การสร้างแผนผังองค์กรหรือไดอะแกรมอื่น

ใช้ได้กับ
Microsoft Access 2002
Microsoft Office PowerPoint® 2003
Microsoft Office Word 2003
บทความนี้ปรับปรุงมาจาก Microsoft Office System Inside Out โดย Michael J. Young และ Michael Halvorson

คุณสามารถสร้างรูปภาพร่างเค้าโครงทางความคิดได้เกือบทุกชนิดโดยใช้รูปร่างอัตโนมัติหนึ่งรายการหรือมากกว่า อย่างไรก็ดีใน Word, Excel, หรือ PowerPoint คุณสามารถมุ่งเริ่มต้นสร้างรูปภาพเค้าโครงทางความคิด— เช่น แผนผังองค์กร หรือไดอะแกรม Venn— โดยการแทรกไดอะแกรม Office ที่ทำสำเร็จไว้แล้ว

เมื่อคุณแทรกไดอะแกรม Office จะเพิ่มรูปร่างอัตโนมัติที่จำเป็นทั้งหมดอย่างทันทีและวางลงภายในพื้นที่การวาดสี่เหลี่ยม (ซึ่งจะคล้ายกับผ้าใบวาดภาพใน Word) นอกจากนั้น Office ยังมีเครื่องมือที่ทำให้ง่ายต่อการกำหนดการวาดภาพเองและการเพิ่มข้อความลง

บทความนี้จะอธิบายวิธีการ :

สร้างแผนผังองค์กร

คุณสามารถแทรกแผนผังองค์กรลงในเอกสารเพื่อแสดงภาพประกอบโครงสร้างขององค์กรหรืออธิบายลำดับความสำคัญอื่นๆ— ตัวอย่างเช่น ตระกูล รุ่น พันธุ์ ของลำดับเฉพาะทางชีววิทยาของสิ่งมีชีวิต ในการเพิ่มแผนผังองค์กร ให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้:

  1. บนเมนู แทรกใช้ชี้เมาส์ไปที่ รูปภาพแล้วคลิกที่ แผนภูมิ

    และ Office จะแทรกแผนผังองค์กรด้วยกล่องระดับบนสุดกล่องเดี่ยวและกล่องย่อยสามกล่อง และแถบเครื่องมือ แผนผังองค์กร จะปรากฏขึ้น (แถบเครื่องมือนี้จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกแผนผังองค์กร)

    แผนผังองค์กรพร้อมกับแถบเครื่องมือแผนผังองค์กร
  2. ในการเพิ่มข้อความลงในกล่อง ให้คลิกในกล่องและพิมพ์ข้อความที่ต้องการ
  3. ในการเพิ่มกล่องใหม่ ให้คลิกกล่องที่มีอยู่เพื่อเลือก คลิกที่ลูกศรชี้ลงบนปุ่ม แทรกรูปร่าง บนแถบเครื่องมือ แผนผังองค์กร แล้ว จึงคลิกที่ความสัมพันธ์ที่ต้องการของกล่องใหม่กับกล่องที่เลือก ตามที่แสดงที่ด้านล่าง: เมนูแบบหล่นลงของแทรกรูปร่าง

    หรือในการแทรกกล่องใหม่ด้วยความสัมพันธ์ระดับย่อยให้เพียงคลิกที่ปุ่ม แทรกรูปร่าง (แต่ไม่ใช่บนลูกศรชี้ลง)

    ในการลบกล่อง คลิกที่เส้นขอบเส้นใดเส้นหนึ่งของกล่องเพื่อเลือกกล่อง (เพื่อให้จุดการเคลื่อนไหวแปดจุดปรากฏรอบๆ กล่อง) แล้วจึงกด ลบ

  4. ในการปรับเปลี่ยนโครงสร้างโดยรวมของแผนผังองค์กร ให้คลิกที่ลูกศรชี้ลงบนปุ่ม เค้าโครง บนแถบเครื่องมือ แผนผังองค์กร และเลือกโครงสร้างที่ต้องการ

    เมนูแบบหล่นลงของเค้าโครง

    คุณสามารถเลื่อนกล่องเฉพาะภายในแผนผังโดยการลากเส้นขอบของกล่องเส้นใดเส้นหนึ่งและวางกล่องดังกล่าวบนกล่องอื่น

    คำแนะนำ   คำสั่ง เค้าโครงอัตโนมัติ บนเมนูแบบหล่นลง เค้าโครงซึ่งเปิดโดยค่าเริ่มต้น) จะทำให้ Office รักษาโดยอัตโนมัติในตำแหน่งและขนาดของวัตถุรูปร่างอัตโนมัติแต่ละรายการที่รวมกันเป็นแผนผังองค์กร (หรือหนึ่งใน ชนิดไดอะแกรมอื่นๆ ที่จะได้อธิบายต่อไป) ตัวเลือกนี้จะจำกัดวิธีการที่คุณจะสามารถปรับเปลี่ยนรูปร่างอัตโนมัติ— ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่สามารถลากรูปร่างอัตโนมัติไปยังตำแหน่งเฉพาะในกรณีที่ตัวเลือกนี้เปิดอยู่ ในกรณีที่คุณกำลังกำหนดไดอะแกรมเองและไม่สามารถปรับเปลี่ยนรูปร่างอัตโนมัติตามวิธีที่คุณต้องการ ให้ลองปิดตัวเลือกนี้ดู หรือมิเช่นนั้นคุณก็ควรปล่อยให้ตัวเลือกนี้เปิดไว้

  5. ในการปรับเปลี่ยนลักษณะโดยทั่วไปของแผนผังองค์กร ให้คลิกที่ปุ่ม จัดรูปแบบอัตโนมัติ บนแถบเครื่องมือ แผนผังองค์กรและเลือกลักษณะในกล่องโต้ตอบ ที่เก็บลักษณะแผนผังองค์กร

    เพื่อดูชื่อปุ่มแถบเครื่องมือในคำแนะนำบนหน้าจอ ให้วางตัวชี้เมาส์ไว้บนปุ่มดังกล่าว  

    กล่องโต้ตอบที่เก็บลักษณะแผนผังองค์กร

การสร้างไดอะแกรมชนิดอื่น

ในการแทรกไดอะแกรมวงกลม ไดอะแกรมรัศมี ไดอะแกรมปิรามิด ไดอะแกรม Venn หรือไดอะแกรมเป้าหมาย ให้ทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้:

  1. บนเมนู แทรก ให้คลิกที่ ไดอะแกรม
  2. ในกล่องโต้ตอบ ที่เก็บไดอะแกรมให้คลิกที่ชนิดเฉพาะของใดอะแกรมที่คุณต้องการสร้าง แล้วจึงคลิกที่ปุ่ม ตกลง หรือเพียงคลิกสองครั้งที่ชนิดไดอะแกรม

    การเลือกชนิดไดอะแกรม แผนผังองค์กร จะมีผลเหมือนกันกับการเลือกเมนู แทรกให้ชี้เมาส์ไปที่ รูปภาพแล้วจึงคลิกที่แผนผังองค์กร ขั้นตอนสำหรับการสร้างแผนผังองค์กรจะมีความแตกต่างจากการสร้างไดอะแกรมชนิดอื่น ในกรณีที่คุณต้องการสร้างแผนผังองค์กร ให้ทำตาม ขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ข้างต้น

    กล่องโต้ตอบที่เก็บไดอะแกรม

    Office จะแทรกไดอะแกรมพื้นฐานและแสดงแถบเครื่องมือ ไดอะแกรม (แถบเครื่องมือนี้จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกไดอะแกรมอื่นนอกจากแผนผังองค์กร) ไดอะแกรมจะประกอบด้วยชุดรูปร่างอัตโนมัติ ซึ่งทั้งหมดอยู่ภายในพื้นที่การวาดสี่เหลี่ยม (โปรดดูที่ด้านล่าง)

    ไดอะแกรมวงกลมจะแสดงแถบเครื่องมือไดอะแกรม

  3. ในการเพิ่มข้อความลงในไดอะแกรม ให้คลิกในรูปร่างอัตโนมัติอันใดก็ได้ที่มีป้าย "คลิกเพื่อเพิ่มข้อความ" และพิมพ์ข้อความของคุณลง
  4. ในการเพิ่มรูปร่างใหม่ลงในไดอะแกรม (ตัวอย่างเช่น ส่วนใหม่ของไดอะแกรมวงกลมหรือระดับใหม่ลงในไดอะแกรมปิรามิด)ให้คลิกที่ปุ่ม แทรกรูปร่างบนแถบเครื่องมือ ไดอะแกรม

    ในการลบรูปร่าง ให้คลิกที่เส้นขอบของรูปร่างอัตโนมัติเส้นใดเส้นหนึ่งและกดลบ

  5. ในการจัดระเบียบป้ายชื่อข้อความของคุณใหม่ภายในไดอะแกรม ให้เลือกรูปร่างอัตโนมัติที่มีป้ายชื่อเฉพาะที่คุณต้องการเลื่อน และลบแถบเครื่องมือ ไดอะแกรมให้คลิกที่ปุ่ม เลื่อนรูปร่างย้อนกลับ เพื่อเลื่อนป้ายชื่อภายในไดอะแกรมในทิศทางหนึ่ง หรือปุ่ม เลื่อนรูปร่างไปข้างหน้าเพื่อเลื่อนรูปร่างไปในทิศทางอื่น

    ในการดูชื่อของปุ่มแถบเครื่องมือในคำแนะนำบนหน้าจอ ให้พักตัวชี้เมาส์ไว้บนปุ่มดังกล่าว  

  6. ในการย้อนกลับลำดับของป้ายชื่อในไดอะแกรม ให้คลิกที่ปุ่ม ย้อนกลับไดอะแกรม บนแถบเครื่องมือ ไดอะแกรม
  7. ในการปรับขนาดของพื้นที่การวาดที่มีไดอะแกรม ให้คลิกที่ปุ่ม เค้าโครง บนแถบเครื่องมือ ไดอะแกรมแล้วจึงเลือกตัวเลือก

    เมนูแบบหล่นลงของเค้าโครง

    คำสั่ง ทำให้ไดอะแกรมพอดีกับเนื้อหา และ ขยายไดอะแกรม จะเป็นการเปลี่ยนขนาดโดยรวมของพื้นที่การวาดที่มีไดอะแกรมโดยไม่ได้ดูมาตราส่วนของไดอะแกรม

    หมายเหตุ  คำสั่ง ปรับขนาดไดอะแกรม และ เค้าโครงอัตโนมัติ บนเมนูแบบหล่นลง เค้าโครง จะทำงานเหมือนกันกับคำสั่ง ปรับขนาดแผนผังองค์กร และ เค้าโครงอัตโนมัติ บนเมนู เค้าโครง สำหรับแผนผังองค์กร ตามที่ได้อธิบายแล้วข้างต้น

  8. ในการปรับเปลี่ยนลักษณะโดยรวมของไดอะแกรม ให้คลิกที่ปุ่ม จัดรูปแบบอัตโนมัติและคลิกที่ลักษณะในกล่องโต้ตอบ ที่เก็บลักษณะไดอะแกรม

    กล่องโต้ตอบที่เก็บลักษณะไดอะแกรม

  9. ในการแปลงไดอะแกรมไปเป็นไดอะแกรมชนิดอื่น (ตัวอย่างเช่น เปลี่ยนไดอะแกรมวงกลมไปเป็นไดอะแกรม Venn) ในขณะที่ต้องรักษาป้ายชื่อข้อความของคุณ ให้คลิกที่ปุ่ม เปลี่ยนเป็น บนแถบเครื่องมือ ไดอะแกรม และเลือกชนิดการวาดที่คุณต้องการตามที่จะแสดงต่อไปนี้:
เมนูแบบหล่นลงของเปลี่ยนเป็น
 
 
นำไปใช้กับ:
Office 2003, PowerPoint 2003, PowerPoint