พื้นที่ทำงานการประชุมคือเว็บไซต์สำหรับเป็นศูนย์กลางรวบรวมวัตถุดิบและข้อมูลทั้งหมดสำหรับการประชุมอย่างน้อยหนึ่งครั้ง

ในบทความนี้

• เกี่ยวกับพื้นที่ทำงานการประชุม

• ส่วนต่างๆ ของไซต์พื้นที่ทำงานการประชุม

• ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้ใช้ และกลุ่มไซต์ในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุม

เกี่ยวกับพื้นที่ทำงานการประชุม

ไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมคือเว็บไซต์ซึ่งเป็นที่เก็บสำหรับวัตถุดิบและข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการประชุมอย่างน้อยหนึ่งครั้ง คุณสามารถตั้งค่าไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมเมื่อตอนที่คุณสร้างการเชิญเข้าประชุมใน Microsoft Office Outlook โดย Outlook จะเพิ่มชื่อเรื่อง ชื่อผู้เข้าร่วมประชุม วันที่ เวลา และสถานที่จากการเรียกประชุมลงในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลนี้ในภายหลัง Outlook จะทำการปรับปรุงไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมด้วยข้อมูลใหม่โดยอัตโนมัติเช่นกัน

 หมายเหตุ   ถ้าคุณปรับปรุงข้อมูลในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมแทน คุณจำเป็นต้องปรับปรุงข้อมูลดังกล่าวในการเรียกประชุมใน Outlook ด้วยตัวคุณเอง

ถ้าคุณตั้งค่าไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมโดยใช้ Outlook ที่มีบัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange การเชื่อมโยงไปยังไซต์จะถูกเพิ่มลงในเนื้อความของการเรียกประชุมของคุณโดยอัตโนมัติ ผู้ได้รับเชิญสามารถคลิกที่การเชื่อมโยงนั้นเพื่อดูและทำงานกับวาระการประชุม เอกสาร และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมได้ ในระหว่างการประชุม คุณสามารถดูไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมและปรับปรุงไซต์ด้วยข้อมูลบางอย่าง เช่น ชื่อของผู้เข้าร่วมประชุม การตัดสินใจที่กระทำ รายการการกระทำหรืองานที่กำหนดให้กับผู้เข้าร่วมประชุม รวมทั้งประกาศบันทึกการประชุม คุณลักษณะเหล่านี้จะช่วยคุณสร้างบันทึกการประชุมที่สมบูรณ์เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตได้

คุณสามารถสร้างไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมได้จากหลายตำแหน่งหาก Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 และไซต์ SharePoint ที่เป็นไซต์แม่พร้อมใช้งาน ไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมใหม่จะถูกสร้างเป็นไซต์ย่อยของไซต์ SharePoint ที่เป็นไซต์แม่ บางตัวอย่างของตำแหน่งในการสร้างไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมได้แก่ Windows SharePoint Services 3.0 ซึ่งเข้ากันได้กับโปรแกรมการจัดกำหนดการและปฏิทิน เช่น Outlook, ไซต์ Windows SharePoint Services 3.0 หรือ Microsoft Office SharePoint Server 2007 บนอินทราเน็ต และไซต์ภายนอกที่โฮสต์ Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 หรือรุ่นสูงกว่า นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมโดยใช้ไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมที่มีอยู่ แต่ในกรณีนี้ ไซต์ใหม่จะไม่สามารถเป็นไซต์ย่อยของไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมที่มีอยู่ได้

ทั้ง Outlook และ Windows SharePoint Services 3.0 สามารถช่วยคุณตั้งค่าไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมสำหรับการประชุมได้มากกว่าหนึ่งครั้ง เช่น สำหรับการประชุมที่เป็นกิจวัตรหรือการประชุมหลายครั้งที่เกี่ยวข้องกันซึ่งทั้งหมดมีการเชื่อมโยงไปยังไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมไซต์เดียวกัน คุณยังสามารถมอบหมายให้ผู้รับมอบสิทธิ์ทำการตั้งค่าไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมแทนคุณได้

 หมายเหตุ   ถาคุณใช้โปรแกรมอีเมลอื่นที่ไม่ใช่ Outlook ให้ดูข้อมูลเพิ่มเติมในเอกสารของโปรแกรมนั้น หรือติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ

คุณสามารถเชิญผู้ใดก็ได้ที่มีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องในโดเมนที่เชื่อถือได้เช่นเดียวกับที่อยู่ของคุณไปยังไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมที่สร้างขึ้นในโดเมนที่เชื่อถือได้ ทุกคนที่มีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องจะสามารถเข้าถึงไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมที่สร้างบนโซต์ภายนอกได้

ถ้าคุณใช้โปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services 3.0 อย่างเช่น Microsoft Windows Live Messenger หรือ Microsoft Office Communicator คุณจะสามารถใช้โปรแกรมนั้นได้จากรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมเพื่อสื่อสารกับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ คุณยังสามารถเชิญผู้เข้าร่วมประชุมที่กำลังออนไลน์ให้มาเยี่ยมชมไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมเพื่อที่คุณจะสามารถทำงานร่วมกันได้

 ด้านบนของหน้า

ส่วนต่างๆ ของไซต์พื้นที่ทำงานการประชุม

ไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมประกอบด้วยเพจอย่างน้อยหนึ่งเพจที่มีข้อมูลเป็นส่วนๆ ซึ่งเรียกว่า Web Parts ตัวอย่างของ Web Parts ได้แก่ รายละเอียดการประชุม และรายการข้อมูลที่เกี่ยวกับการวางแผน การจัดการ หรือการตามงานการประชุม ชื่อเรื่องโดยทั่วไปสำหรับรายการได้แก่ วัตถุประสงค์ วาระการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม การตัดสินใจ และงาน นอกจากรายการต่างๆ แล้ว คุณยังสามารถเพิ่มไลบรารีเอกสารและไลบรารีรูปภาพในตำแหน่งที่ผู้ได้รับเชิญสามารถจัดเก็บวัตถุดิบที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้ รายการและไลบรารีที่แสดงตามค่าเริ่มต้นบนโฮมเพจจะขึ้นอยู่กับแม่แบบที่คุณเลือกขณะที่คุณสร้างไซต์พื้นที่ทำงานการประชุม

ถ้าไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ คุณสามารถกำหนดเองได้เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ วิธีใช้สำหรับไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมจะมีอยู่บนไซต์และใน วิธีใช้ Windows SharePoint Services

 ด้านบนของหน้า

ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้ใช้ และกลุ่มไซต์ในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุม

ถึงแม้ Outlook จะปรับปรุงรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุม แต่จะไม่มีการกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมโดยอัตโนมัติเพื่อให้สามารถเข้าถึงไซต์พื้นที่ทำงานการประชุม การที่จะมีการมอบสิทธิ์ให้โดยอัตโนมัติหรือไม่นั้นจะขึ้นอยู่กับชนิดของไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมของคุณ

ถ้าคุณสร้างไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมใหม่ และส่งการเรียกประชุมพร้อมด้วยการเชื่อมโยงไปยังไซต์นั้น ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับการกำหนดให้อยู่ในกลุ่มไซต์ผู้ให้การสนับสนุนโดยอัตโนมัติ และจะถูกเพิ่มลงในไซต์เป็นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอ่านและเขียนในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุม ในฐานะผู้จัดการประชุม คุณจะได้รับการกำหนดให้อยู่ในกลุ่มไซต์ผู้ดูแล ถ้าคุณพบปัญหาในการมอบสิทธิ์แบบอัตโนมัติให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุม คุณจะได้รับข้อความพร้อมด้วยคำแนะนำเกี่ยวกับตำแหน่งในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมที่คุณสามารถเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมเป็นผู้ใช้

ถ้าคุณเชื่อมโยงไปยังไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมที่มีอยู่หลังจากที่คุณส่งการเรียกประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดจะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงไซต์นั้นโดยอัตโนมัติ ถ้าเงื่อนไขข้อใดต่อไปนี้เป็นจริง

• ไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมได้ถูกสร้างขึ้นพร้อมด้วยสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกันซึ่งแตกต่างจากเว็บไซต์แม่มาตั้งแต่ต้น
• ไซต์พื้นที่ทำงานการประชุมรับการตั้งค่าสิทธิ์เดิมจากไซต์ SharePoint ที่เป็นไซต์แม่มาใช้และผู้เข้าร่วมประชุมมีสิทธิ์ในการเข้าถึงไซต์แม่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู วิธีใช้ ในไซต์พื้นที่ทำงานการประชุม

 ด้านบนของหน้า