การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความรับเข้าขณะไม่อยู่ที่สำนักงาน

เมื่อคุณไม่อยู่ที่เครื่องคอมพิวเตอร์และไม่ได้ตรวจสอบข้อความอีเมล คุณสามารถตั้งค่า Microsoft Office Outlook 2007 ให้ส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปถึงบุคคลบางคนหรือทุกคนที่ส่งข้อความถึงคุณได้

ในบทความนี้


คุณใช้บัญชีผู้ใช้อีเมลชนิดใด

ชนิดของบัญชีผู้ใช้อีเมล (บัญชีผู้ใช้อีเมล: ชื่อเซิร์ฟเวอร์ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน และที่อยู่อีเมลที่ Outlook ใช้ในการเชื่อมต่อไปยังบริการอีเมล คุณสามารถสร้างบัญชีผู้ใช้อีเมลใน Outlook ได้โดยใช้ข้อมูลที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบหรือผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ของคุณ)ที่คุณใช้จะสร้างหน้าที่การใช้งานที่พร้อมใช้งานสำหรับคุณ

  • ถ้าคุณรู้ชนิดของเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่คุณกำลังเชื่อมต่ออยู่ คุณสามารถข้ามไปยังส่วนที่ใช้งานได้
  • ถ้าคุณต้องระบุชนิดของบัญชีผู้ใช้ที่คุณใช้ ให้อ่านส่วนนี้ต่อไป

วิธีที่ง่ายที่สุดในการดูว่าคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้ Exchange หรือไม่ก็คือการตรวจสอบว่ามีคำสั่ง ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ หรือไม่ ดูให้แน่ใจว่าคุณได้คลิกปุ่มขยาย ปุ่มขยาย ที่ด้านล่างของเมนูเพื่อให้คำสั่งทั้งหมดบนเมนู เครื่องมือ แสดงขึ้น

ถ้ามีคำสั่ง ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ และเมื่อคุณคลิกที่คำสั่ง คุณเห็นกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ แสดงว่าคุณมีบัญชีผู้ใช้บน Exchange 2007 หากเป็นเช่นนี้ ให้ไปยังส่วน การตอบกลับอัตโนมัติจากบัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server 2007

กล่องโต้ตอบ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ถ้ามีคำสั่ง ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ และเมื่อคุณคลิกที่คำสั่ง คุณเห็นกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ แสดงว่าคุณมีบัญชีผู้ใช้บน Exchange Server 2003 หรือรุ่นก่อนหน้า หากเป็นเช่นนี้ ให้ไปยังส่วน การตอบกลับอัตโนมัติจากบัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server 5.5-2003

กล่องโต้ตอบ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ถ้าไม่มีคำสั่ง ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ เป็นไปได้ว่าคุณไม่มีบัญชีผู้ใช้ Exchange อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลียนแบบรูปแบบการทำงานของ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ส่วนใหญ่ได้ด้วยการใช้กฏ เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีทำ ให้ไปยังส่วน การตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีผู้ใช้ POP3 และ IMAP

แสดงอีกวิธีหนึ่งในการระบุชนิดของบัญชีผู้ใช้อีเมลที่คุณใช้

คุณสามารถตรวจสอบกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ ใน Outlook เพื่อระบุชนิดของบัญชีผู้ใช้อีเมลที่คุณมีในโปรไฟล์ Outlook ของคุณ

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้
  2. บนแท็บ อีเมล ในคอลัมน์ ชนิด จะแสดงรายการชนิดของบัญชีผู้ใช้สำหรับที่อยู่อีเมลแต่ละรายการ

แท็บ อีเมลการตั้งค่าบัญชีผู้ใช้

บางคุณลักษณะอาจต้องใช้ Microsoft Exchange รุ่นใดรุ่นหนึ่งโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น Outlook Anywhere จำเป็นต้องใช้ Exchange 2003 หรือรุ่นใหม่กว่า

เมื่อต้องการระบุรุ่นของ Exchange ที่คุณกำลังเชื่อมต่ออยู่ ให้ดู ระบุรุ่นของ Microsoft Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่ออยู่

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า


การตอบกลับอัตโนมัติจากบัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server 2007

ในการใช้งานคุณลักษณะนี้ คุณจำเป็นจะต้องมีบัญชีของ Microsoft Exchange 2007 บัญชีที่บ้านและส่วนบุคคลส่วนใหญ่จะไม่ได้ใช้ Exchange

ในส่วนนี้


เปิดหรือปิดใช้งาน ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

เมื่อคุณใช้ Outlook พร้อมด้วยบัญชี Exchange 2007 คุณจะสามารถเข้าถึงหน้าที่การใช้งานใหม่ของ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน และส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ได้รับการปรับปรุงใหม่ คุณลักษณะใหม่ต่างๆ เหล่านี้ได้แก่

  • การจัดรูปแบบ Rich text     ใช้แบบอักษร สี และการจัดรูปแบบในข้อความตอบกลับของคุณ
  • ส่งการตอบกลับอัตโนมัติถึงบุคคลที่อยู่ภายนอกองค์กรของคุณ     การตอบกลับอัตโนมัติ ไม่อยู่ที่สำนักงาน สามารถกำหนดให้กับผู้รับที่อยู่ทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการส่งข้อความทั่วไปออกไปภายนอกบริษัทของคุณ ซึ่งอาจเป็นผู้ที่ไม่อยู่ในรายการชื่อที่ติดต่อ หมายเลขโทรศัพท์ หรือที่อยู่อีเมล
  • จัดกำหนดการให้กับการตอบกลับอัตโนมัติ ไม่อยู่ที่สำนักงาน ล่วงหน้าโดยมีเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด     คุณจะไม่ลืมที่จะเปิด (หรือปิด) ใช้งานฟังก์ชันการตอบกลับอัตโนมัติ ไม่อยู่ที่สำนักงาน ของคุณอีกต่อไป ด้วยการจัดกำหนดการวันที่และเวลาสำหรับการส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คำสั่ง เมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ

  1. คลิก ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ 'ขณะไม่อยู่ที่สำนักงาน'
  2. บนแท็บ ภายในองค์กรของฉัน ให้พิมพ์การตอบกลับที่คุณต้องการส่งในขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน

คุณสามารถใช้ตัวควบคุมเพื่อเปลี่ยนแบบอักษร ขนาดของแบบอักษร และการจัดรูปแบบข้อความอื่นๆ

หรืออีกทางหนึ่ง คุณสามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติถึงบุคคลที่อยู่ภายนอกองค์กรของคุณ คุณสามารถเลือกว่าจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติถึงแต่ละบุคคลที่ส่งข้อความอีเมลถึงคุณ หรือส่งถึงเฉพาะบุคคลที่อยู่ในรายการที่ติดต่อของคุณก็ได้

 หมายเหตุ   ที่ติดต่อจะต้องอยู่ในโฟลเดอร์ ที่ติดต่อ Exchange ของคุณ ถ้าที่ติดต่อมีอยู่เฉพาะในโฟลเดอร์ที่เป็นส่วนหนึ่งของแฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) การตอบกลับอัตโนมัติจะไม่ถูกส่งไป

  1. บนแท็บ ภายนอกองค์กรของฉัน ให้พิมพ์การตอบกลับที่คุณต้องการส่งในขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน

คุณสามารถใช้ตัวควบคุมเพื่อเปลี่ยนแบบอักษร ขนาดของแบบอักษร และการจัดรูปแบบข้อความอื่นๆ

  1. ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ที่อยู่ภายนอกองค์กรของฉัน
  2. คลิก ที่ติดต่อของฉันเท่านั้น หรือ ทุกคนที่อยู่ภายนอกองค์กรของฉัน เพื่อระบุบุคคลที่จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปถึง

เมื่อกล่องกาเครื่องหมาย ตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ที่อยู่ภายนอกองค์กรของฉัน ถูกเลือก แท็บ ภายนอกองค์กรของฉัน จะแสดง (เปิด) อยู่ติดกับชื่อแท็บ

ใช้กฎกับ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ในการใช้งานคุณลักษณะนี้ คุณจำเป็นจะต้องมีบัญชีของ Microsoft Exchange Server 2000, 2003 หรือ 2007 บัญชีที่บ้านและส่วนบุคคลส่วนใหญ่จะไม่ได้ใช้ Exchange เมื่อต้องการระบุรุ่นของ Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของคุณเชื่อมต่ออยู่ ให้ดู ระบุรุ่นของ Microsoft Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่ออยู่

ถ้าคุณจะไม่ทำการตรวจสอบข้อความอีเมลในระหว่างที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน ให้ใช้ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน พร้อมด้วยกฎเพื่อจัดการกับข้อความรับเข้าโดยอัตโนมัติด้วยการระบุว่าจะให้ Outlook ทำการกระทำใดกับข้อความรับเข้าเหล่านั้น เช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อย้ายหรือคัดลอกข้อความไปยังโฟลเดอร์อื่นๆ โดยอัตโนมัติ ลบข้อความ ส่งข้อความตอบกลับแบบกำหนดเอง และอื่นๆ ได้

ถ้าคุณสร้างกฎ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจวิธีที่จะนำกฎเหล่านั้นไปใช้ใน Outlook

  • กฎจะถูกนำไปใช้ตามลำดับที่ปรากฏจากบนลงล่างในรายการกฎ
  • ถ้าคุณเลือกมากกว่าหนึ่งเงื่อนไขในกล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎ กฎจะถูกนำไปใช้เฉพาะกับข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขที่เลือกทั้งหมดเท่านั้น เช่น ถ้าคุณระบุว่า พรรณรัตน์ พัฒนาพิทักษ์กุล เป็นผู้ส่ง (เงื่อนไข) และ "การประชุมการตลาด" (เงื่อนไข) ในกล่อง เรื่อง กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความที่ตรงตามทั้งสองเงื่อนไขเท่านั้น
  • อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณกำหนดเกณฑ์หลายเกณฑ์สำหรับเงื่อนไขเดียว กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความใดๆ ที่ตรงกับเกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งเกณฑ์สำหรับเงื่อนไขนั้น เช่น ถ้าคุณระบุว่า "พรรณรัตน์ พัฒนาพิทักษ์กุล;สุทธา ชาญเชิงค้า" ในกล่อง จาก กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความที่มาจาก พรรณรัตน์ พัฒนาพิทักษ์กุล หรือสุทธา ชาญเชิงค้า
  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
  2. คลิก เพิ่มกฎ
  3. ภายใต้ เมื่อได้รับข้อความซึ่งตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้ ให้ระบุเงื่อนไขที่ต้องตรงกับข้อความเพื่อที่จะนำกฎไปใช้
  4. ถ้าคุณต้องการระบุเงื่อนไขเพิ่มเติม ให้คลิก ขั้นสูง จากนั้นเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วคลิกตกลง
  5. ถ้าคุณต้องการระบุว่ากฎนี้ต้องนำไปใช้หลังสุด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องประมวลผลกฎที่ตามมา
  6. ภายใต้ ทำการกระทำต่อไปนี้ ให้เลือกการกระทำที่คุณต้องการ คุณสามารถเลือกการกระทำมากกว่าหนึ่งการกระทำ

 หมายเหตุ   ถ้าคุณระบุว่าให้ลบข้อความออก กฎที่ตามหลังกฎการลบในรายการกฎที่อยู่ในกล่องโต้ตอบ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน จะไม่มีผลต่อข้อความ

แก้ไขกฎที่ใช้กับ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ในการใช้งานคุณลักษณะนี้ คุณจำเป็นจะต้องมีบัญชีของ Microsoft Exchange Server 2000, 2003 หรือ 2007 บัญชีที่บ้านและส่วนบุคคลส่วนใหญ่จะไม่ได้ใช้ Exchange เมื่อต้องการระบุรุ่นของ Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของคุณเชื่อมต่ออยู่ ให้ดู ระบุรุ่นของ Microsoft Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่ออยู่

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คำสั่ง ขณะไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ

  1. เมื่อต้องการแก้ไขกฎ ให้เลือกทำดังต่อไปนี้
    • เปลี่ยนกฎที่ระบุ    
      1. คลิก กฎ แล้วเลือกกฏ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ
      2. ทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขและการกระทำสำหรับกฎ
    • เปลี่ยนลำดับที่กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความรับเข้า    
  1. ภายใต้ กฎเหล่านี้จะนำมาใช้กับข้อความรับเข้าขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน ให้คลิกกฎที่คุณต้องการย้ายขึ้นหรือลงในรายการ
  2. คลิก ย้ายขึ้น หรือ ย้ายลง
  • ลบกฎ    
  1. ภายใต้ กฎเหล่านี้จะนำมาใช้กับข้อความรับเข้าขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน ให้คลิกกฎที่คุณต้องการลบ
  2. คลิก ลบกฎ

เปิดหรือปิดใช้งานกฎที่ใช้กับ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ในการใช้งานคุณลักษณะนี้ คุณจำเป็นจะต้องมีบัญชีของ Microsoft Exchange Server 2000, 2003 หรือ 2007 บัญชีที่บ้านและส่วนบุคคลส่วนใหญ่จะไม่ได้ใช้ Exchange เมื่อต้องการระบุรุ่นของ Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของคุณเชื่อมต่ออยู่ ให้ดู ระบุรุ่นของ Microsoft Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่ออยู่

  1. เมื่อต้องการเปิดหรือปิดใช้งานกฎเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คำสั่ง ขณะไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ

  1. คลิก กฎ
  2. ในคอลัมน์ สถานะ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับกฎที่คุณต้องการเปิดหรือปิดใช้งาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า


การตอบกลับอัตโนมัติจากบัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server 2000 และ Exchange Server 2003

คุณลักษณะนี้จำเป็นต้องใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange 2000 หรือ 2003 บัญชีผู้ใช้ส่วนตัวหรือบัญชีผู้ใช้ที่บ้านมักจะไม่ใช้ Exchange เมื่อต้องการระบุรุ่นของ Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของคุณเชื่อมต่ออยู่ ให้ดู ระบุรุ่นของ Microsoft Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่ออยู่

ในส่วนนี้


เปิดหรือปิดใช้งาน ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
  2. คลิก ขณะนี้ฉัน 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน'
  3. ในกล่อง ตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ส่งแต่ละรายเพียงหนึ่งครั้งด้วยข้อความต่อไปนี้ ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งถึงบุคคลอื่นในขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน
  4. คุณสามารถสร้างกฎเพื่อจัดการกับจดหมายรับเข้าของคุณได้ ถ้าต้องการ
    1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คำสั่ง ขณะไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ

 หมายเหตุ   คำสั่ง ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน จะไม่ปรากฏหากคุณไม่ได้ใช้บัญชีผู้ใช้อีเมล Exchange Server

  1. คลิก เพิ่มกฎ
  2. ภายใต้ เมื่อได้รับข้อความซึ่งตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้ให้ระบุเงื่อนไขที่ต้องตรงกับข้อความเพื่อให้การกระทำที่เกี่ยวข้องกับกฎเกิดขึ้น
  3. ถ้าคุณต้องการระบุเงื่อนไขเพิ่มเติม ให้คลิก ขั้นสูง จากนั้นเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วคลิกตกลง
  4. ถ้าคุณต้องการระบุว่ากฎนี้ต้องนำไปใช้หลังสุด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องประมวลผลกฎที่ตามมา
  5. ภายใต้ ทำการกระทำต่อไปนี้ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ คุณสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งตัวเลือก

 หมายเหตุ   ถ้าคุณระบุว่าให้ลบข้อความออก กฎที่ตามหลังกฎการลบในรายการกฎที่อยู่ในกล่องโต้ตอบ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน จะไม่มีผลต่อข้อความ

ใช้กฎกับ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คุณลักษณะนี้จำเป็นต้องใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange 2000 หรือ 2003 เมื่อต้องการระบุรุ่นของ Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของคุณเชื่อมต่ออยู่ ให้ดู ระบุรุ่นของ Microsoft Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่ออยู่

ถ้าคุณจะไม่ทำการตรวจสอบข้อความอีเมลในระหว่างที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน ให้ใช้ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน พร้อมด้วยกฎเพื่อจัดการกับข้อความรับเข้าโดยอัตโนมัติด้วยการระบุว่าจะให้ Outlook ทำการกระทำใดกับข้อความรับเข้าเหล่านั้น เช่น คุณสามารถสร้างกฎเพื่อย้ายหรือคัดลอกข้อความไปยังโฟลเดอร์อื่นๆ โดยอัตโนมัติ ลบข้อความ ส่งข้อความตอบกลับแบบกำหนดเอง และอื่นๆ ได้

ถ้าคุณสร้างกฎ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจวิธีที่จะนำกฎเหล่านั้นไปใช้ใน Outlook

  • กฎจะถูกนำไปใช้ตามลำดับที่ปรากฏจากบนลงล่างในรายการกฎ
  • ถ้าคุณเลือกเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งเงื่อนไขในกล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎ กฎจะถูกนำไปใช้เฉพาะกับข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขที่เลือกทั้งหมดเท่านั้น เช่น ถ้าคุณระบุว่า พรรณรัตน์ พัฒนาพิทักษ์กุล เป็นผู้ส่ง (เงื่อนไข) และ "การประชุมการตลาด" (เงื่อนไข) ในกล่อง เรื่อง กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความที่ตรงตามทั้งสองเงื่อนไขเท่านั้น
  • อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณกำหนดเกณฑ์หลายเกณฑ์สำหรับเงื่อนไขเดียว กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความใดๆ ที่ตรงกับเกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งเกณฑ์สำหรับเงื่อนไขนั้น เช่น ถ้าคุณระบุว่า "พรรณรัตน์ พัฒนาพิทักษ์กุล;สุทธา ชาญเชิงค้า" ในกล่อง จาก กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความที่มาจาก พรรณรัตน์ พัฒนาพิทักษ์กุล หรือสุทธา ชาญเชิงค้า
  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คำสั่ง ขณะไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ

  1. คลิก กฎ
  2. คลิก เพิ่มกฎ
  3. ภายใต้ เมื่อได้รับข้อความซึ่งตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้ให้ระบุเงื่อนไขที่ต้องตรงกับข้อความเพื่อให้การกระทำที่เกี่ยวข้องกับกฎเกิดขึ้น
  4. ถ้าคุณต้องการระบุเงื่อนไขเพิ่มเติม ให้คลิก ขั้นสูง จากนั้นเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วคลิกตกลง
  5. ถ้าคุณต้องการระบุว่ากฎนี้ต้องนำไปใช้หลังสุด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องประมวลผลกฎที่ตามมา
  6. ภายใต้ ทำการกระทำต่อไปนี้ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ คุณสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งตัวเลือก

 หมายเหตุ   ถ้าคุณระบุว่าให้ลบข้อความออก กฎที่ตามหลังกฎการลบในรายการกฎที่อยู่ในกล่องโต้ตอบ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน จะไม่มีผลต่อข้อความ

แก้ไขกฎที่ใช้กับ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คุณลักษณะนี้จำเป็นต้องใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange 2000 หรือ 2003 เมื่อต้องการระบุรุ่นของ Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของคุณเชื่อมต่ออยู่ ให้ดู ระบุรุ่นของ Microsoft Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่ออยู่

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คำสั่ง ขณะไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ

คำสั่ง ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะไม่ปรากฏหากคุณไม่ได้ใช้บัญชีผู้ใช้อีเมล Exchange Server

  1. เมื่อต้องการแก้ไขกฎ ให้เลือกทำดังต่อไปนี้
    • เปลี่ยนกฎที่ระบุ    
      1. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ
      2. ทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขและการกระทำสำหรับกฎ
    • เปลี่ยนลำดับที่กฎจะถูกนำไปใช้กับข้อความรับเข้า    
  1. ภายใต้ กฎเหล่านี้จะนำมาใช้กับข้อความรับเข้าขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน ให้คลิกกฎที่คุณต้องการย้ายขึ้นหรือลงในรายการ
  2. คลิก ย้ายขึ้น หรือ ย้ายลง
  • ลบกฎ    
  1. ภายใต้ กฎเหล่านี้จะนำมาใช้กับข้อความรับเข้าขณะที่คุณไม่อยู่ที่สำนักงาน ให้คลิกกฎที่คุณต้องการลบ
  2. คลิก ลบกฎ

เปิดหรือปิดใช้งานกฎที่ใช้กับ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คุณลักษณะนี้จำเป็นต้องใช้บัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange 2000 หรือ 2003 เมื่อต้องการระบุรุ่นของ Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของคุณเชื่อมต่ออยู่ ให้ดู ระบุรุ่นของ Microsoft Exchange ที่บัญชีผู้ใช้ของฉันเชื่อมต่ออยู่

  1. เมื่อต้องการเปิดหรือปิดใช้งานกฎเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

คำสั่ง ขณะไม่อยู่ที่สำนักงาน บนเมนู เครื่องมือ

  1. ในคอลัมน์ สถานะ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากกฎที่คุณต้องการเปิดหรือปิดใช้งาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า


ข้อความตอบกลับอัตโนมัติจากบัญชีผู้ใช้ POP3 และ IMAP

ถ้าโปรไฟล์ของคุณไม่มีบัญชีผู้ใช้อีเมล Exchange Server คุณสามารถรวมแม่แบบอีเมล Outlook เข้ากับกฎ Outlook เพื่อสร้างหน้าที่การใช้งานของ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ขึ้นมาใหม่ โดยใช้การรวมกันนี้ คุณสามารถใช้บัญชีผู้ใช้อีเมล POP3 หรือ IMAP ของคุณในการส่งการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความรับเข้าได้

 สิ่งสำคัญ   คุณจะต้องเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ทิ้งไว้ และให้ Outlook ทำงานเพื่อที่จะสามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติ

ในส่วนนี้


สร้างแม่แบบข้อความ

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้ชี้ไปที่ สร้าง แล้วคลิก ข้อความจดหมาย
  2. บนแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม รูปแบบ ให้คลิก ข้อความธรรมดา
  3. ในเนื้อหาข้อความ ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ
  4. ในหน้าต่างข้อความ ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึกเป็น
  5. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ในรายการ บันทึกเป็นชนิด ให้คลิก Outlook Template (*.oft)
  6. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อสำหรับแม่แบบข้อความของคุณ แล้วคลิก บันทึก

สร้างกฎเพื่อตอบกลับข้อความอีเมลใหม่โดยอัตโนมัติ

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก กฎและการแจ้งเตือน
  1. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้คลิก สร้างกฎ
  2. ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้คลิก ตรวจสอบข้อความเมื่อมีข้อความมาถึง แล้วคลิก ถัดไป
  3. ภายใต้ คุณต้องการตรวจสอบเงื่อนไขใด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ส่งให้ฉันเท่านั้น และเกณฑ์อื่นๆ ที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก ถัดไป
  4. เมื่อคุณเห็นกล่องโต้ตอบที่แจ้งให้คุณทราบว่ากฎนี้จะถูกนำไปใช้กับข้อความทุกข้อความที่คุณได้รับ ให้คลิก ใช่
  5. ภายใต้ คุณต้องการทำสิ่งใดกับข้อความนี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตอบกลับโดยใช้แม่แบบที่ระบุ
  6. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้) ให้คลิก แม่แบบที่ระบุ
  7. ในกล่องโต้ตอบ เลือกแม่แบบการตอบกลับ ในกล่อง มองหาใน ให้คลิก แม่แบบผู้ใช้ในแฟ้มระบบ
  8. ให้เลือกแม่แบบที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้า แล้วคลิก เปิด
  9. คลิก ถัดไป 
  10. หรืออีกทางหนึ่ง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับข้อยกเว้นอื่นๆ ของกฎการตอบกลับอัตโนมัติ
  11. คลิก ถัดไป 
  12. ภายใต้ ขั้นที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับกฎการตอบกลับอัตโนมัติ แล้วคลิก เสร็จสิ้น

กฎ ตอบกลับโดยใช้แม่แบบที่ระบุ ในตัวช่วยสร้างกฎจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติของคุณเพียงหนึ่งครั้งถึงผู้รับแต่ละรายในช่วงการทำงานหนึ่งช่วง กฎนี้จะป้องกันไม่ให้ Outlook ส่งการตอบกลับซ้ำๆ ถึงผู้ส่งรายเดียวเมื่อคุณได้รับข้อความหลายข้อความจากผู้ส่งรายนั้น ในระหว่างช่วงการทำงานนั้น Outlook จะติดตามรายชื่อผู้ใช้ที่โปรแกรมได้ทำการตอบกลับแล้ว อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณออกจาก Outlook แล้วเริ่มต้นการทำงานใหม่ รายชื่อผู้ส่งที่ได้รับการตอบกลับอัตโนมัติจะถูกตั้งค่าใหม่

 สิ่งสำคัญ   เพื่อให้ตัวช่วยสร้างกฎสามารถส่งการตอบกลับโดยอัตโนมัติ Outlook จะต้องทำงานอยู่และได้รับการกำหนดค่าให้มีการตรวจสอบเป็นระยะๆ เพื่อหาข้อความใหม่

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Outlook 2007