การบันทึกข้อความ

Microsoft Office Outlook 2007 มีทางเลือกให้คุณมากมายในการบันทึกข้อความอีเมล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบันทึกข้อความที่ได้รับเป็นแฟ้มบนฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ หรือบันทึกข้อความที่คุณเรียบเรียงเป็นแบบร่างและเขียนให้เสร็จสิ้นในภายหลัง

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์อื่น การเก็บถาวรรายการ Outlook หรือการสำรองข้อมูล Outlook ทั้งหมดของคุณ โปรดดูที่ส่วน ดูเพิ่มเติม ที่อยู่ติดกับบทความนี้

คุณต้องการทำสิ่งใด


บันทึกข้อความที่ได้รับเป็นแฟ้ม

  1. คลิกรายการที่คุณต้องการบันทึกเป็นแฟ้ม
  2. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึกเป็น

 หมายเหตุ   ถ้าคุณเปิดข้อความไว้และข้อความนั้นปรากฏอยู่ในหน้าต่างแยก ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึกเป็น

  1. ในรายการ บันทึกใน ให้คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกแฟ้ม
  2. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อสำหรับแฟ้ม
  3. ในรายการ บันทึกเป็นชนิด ให้คลิกชนิดแฟ้มที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนรูปแบบแฟ้มเริ่มต้นสำหรับการบันทึกข้อความ

Office Outlook 2007 สนับสนุน Unicode ซึ่งเป็นมาตรฐานการเข้ารหัสอักขระที่สามารถแสดงภาษาเขียนได้แทบทุกภาษาในโลกโดยใช้ชุดอักขระชุดเดียว ถ้าคุณทำงานในองค์กรนานาชาติหรือใช้ข้อความและรายการร่วมกับบุคคลที่ใช้ Outlook บนคอมพิวเตอร์ที่ทำงานในภาษาอื่นๆ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการสนับสนุน Unicode ใน Outlook ได้

ถ้าคุณต้องการบันทึกข้อความของคุณในการเข้ารหัส Unicode ตามค่าเริ่มต้น ให้ทำดังนี้

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือก
  2. บนแท็บ อื่นๆ ให้คลิก ตัวเลือกขั้นสูง
  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช้ 'รูปแบบข้อความ Unicode' ในการบันทึกข้อความ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

บันทึกข้อความที่ได้รับเป็นเอกสาร Microsoft Office Word

Outlook 2007 ไม่สามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็นแฟ้มเอกสาร Microsoft Office Word โดยตรงได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถคัดลอกเนื้อหาของข้อความไปยังเอกสาร Word ได้

คุณสามารถคัดลอกเฉพาะเนื้อหาข้อความ หรือรวมข้อมูลส่วนหัวด้วย ข้อมูลส่วนหัวประกอบด้วยข้อมูลในบรรทัด จาก ถึง สำเนาถึง และ เรื่อง

คัดลอกเนื้อหาข้อความ

  1. เปิดข้อความอีเมลหรือคลิกเนื้อหาข้อความในบานหน้าต่างการอ่าน
  2. กด CTRL+A เพื่อเลือกเนื้อความทั้งหมดของข้อความ
  3. กด CTRL+C เพื่อคัดลอกเนื้อหาลงในคลิปบอร์ดของ Windows
  4. เปิดเอกสาร Office Word
  5. กด CTRL+V เพื่อวางเนื้อหาจากคลิปบอร์ดของ Windows ลงในเอกสาร
  6. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก

 หมายเหตุ   ถ้าคุณกำลังใช้งาน Microsoft Office Word 2003 หรือรุ่นก่อนหน้า บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึก

บันทึกส่วนหัวและเนื้อความ

  1. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

 หมายเหตุ   ขั้นตอนนี้จะวางข้อมูลส่วนหัวลงในเนื้อหาข้อความเพื่อให้คุณสามารถคัดลอกข้อมูลทั้งสองส่วนในขั้นตอนต่อๆ ไป คุณจะยังไม่ได้ส่งต่อข้อความจริงๆ

  • ถ้าคุณยังไม่ได้เปิดข้อความขึ้นในหน้าต่างแยก บนแถบเครื่องมือ มาตรฐาน ให้คลิก ส่งต่อ
  • ถ้าคุณเปิดข้อความขึ้นในหน้าต่างแยกไว้แล้ว ในแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม การตอบกลับ ให้คลิก ส่งต่อ
  1. กด CTRL+A เพื่อเลือกเนื้อความทั้งหมดของข้อความ
  2. กด CTRL+C เพื่อคัดลอกเนื้อหาลงในคลิปบอร์ดของ Windows
  3. เปิดเอกสาร Office Word
  4. กด CTRL+V เพื่อวางเนื้อหาจากคลิปบอร์ดของ Windows ลงในเอกสาร
  5. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก

 หมายเหตุ   ถ้าคุณกำลังใช้งาน Microsoft Office Word 2003 หรือรุ่นก่อนหน้า บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก บันทึก

  1. คุณสามารถปิดหน้าต่าง Outlook ที่มีเนื้อหาข้อความที่คุณคัดลอกไว้ได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

บันทึกข้อความที่ได้รับเป็นแฟ้ม PDF หรือ XPS

คุณไม่สามารถบันทึกข้อความอีเมลเป็นแฟ้ม PDF ด้วย Outlook 2007 โดยตรงได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ข้อมูลในส่วน บันทึกข้อความที่ได้รับเป็นเอกสาร Microsoft Office Word เพื่อบันทึกข้อความของคุณในรูปแบบ Microsoft Office Word 2007 แล้วบันทึกเอกสารใหม่เป็นแฟ้ม PDF ได้

ระบบ Microsoft Office 2007 มี Add-in ฟรีสำหรับบันทึกหรือส่งออกแฟ้มชนิดนี้ แต่คุณต้องติดตั้ง Add-in นั้นก่อน จึงจะสามารถใช้งานได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานการสนับสนุนสำหรับรูปแบบแฟ้ม PDF และ XPS ใน Office Word 2007 โปรดดูที่ การเปิดใช้งานการสนับสนุนสำหรับรูปแบบแฟ้มอื่นๆ เช่น PDF และ XPS

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

บันทึกข้อความเป็นแม่แบบ

ใช้แม่แบบอีเมลในการส่งข้อความที่มีข้อมูลที่ไม่ได้เปลี่ยนแปลงจากข้อความหนึ่งไปเป็นอีกข้อความหนึ่ง คุณสามารถเรียบเรียงและบันทึกข้อความเป็นแม่แบบได้ จากนั้นใช้แม่แบบดังกล่าวทุกครั้งที่คุณต้องการ เพียงเพิ่มข้อมูลใหม่ใดๆ ก่อนส่งแม่แบบเป็นข้อความอีเมล

 เคล็ดลับ   สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แม่แบบ โปรดดูที่ ส่งข้อความอีเมลโดยยึดตามแม่แบบ

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้ชี้ไปที่ สร้าง แล้วคลิก ข้อความจดหมาย

แป้นพิมพ์ลัด  เมื่อต้องการสร้างข้อความอีเมลใหม่ ให้กด Ctrl+Shift+M

  1. ในเนื้อหาข้อความ ให้ใส่เนื้อหาที่คุณต้องการ
  2. ในหน้าต่างข้อความ ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึกเป็น
  3. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ในรายการ บันทึกเป็นชนิด ให้คลิก Outlook Template (*.oft)
  4. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อสำหรับแม่แบบของคุณ แล้วคลิก บันทึก

ตามค่าเริ่มต้น แม่แบบจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ต่อไปนี้

  • Windows Vista     c:\users\ชื่อผู้ใช้\appdata\roaming\microsoft\templates
  • Microsoft Windows XP     c:\documents and settings\ชื่อผู้ใช้\application data\roaming\microsoft\templates

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

บันทึกแบบร่างของข้อความที่คุณต้องการเขียนให้เสร็จในภายหลัง

ตามค่าเริ่มต้นแแล้ว Microsoft Office Outlook จะพยายามบันทึกข้อความอีเมลใดๆ ที่คุณสร้างขึ้นแต่ไม่ได้ส่งโดยอัตโนมัติ คุณจึงสามารถกลับไปยัง Outlook ในภายหลัง และค้นหาข้อความที่ไม่ถูกส่งได้

เมื่อต้องการบันทึกแบบร่างของข้อความด้วยตนเอง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน

รูปแถบเครื่องมือด่วน

  • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก

เมื่อต้องการกลับไปยังแบบร่างที่บันทึกไว้เพื่อที่คุณจะสามารถเรียบเรียงข้อความต่อได้ ให้ทำดังต่อไปนี้

  • ใน จดหมาย ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิก แบบร่าง แล้วคลิกสองครั้งที่ข้อความ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนช่วงเวลาหรือตำแหน่งสำหรับการบันทึกรายการที่ยังไม่เสร็จ

Microsoft Outlook จะบันทึกข้อความที่ยังเขียนไม่เสร็จทั้งหมดให้คุณ ตามค่าเริ่มต้น ข้อความที่ยังเขียนไม่เสร็จจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ แบบร่าง ทุกๆ สามนาที อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนแปลงช่วงของเวลาหรือตำแหน่งนี้ได้

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือก
  2. คลิก ตัวเลือกอีเมล แล้วคลิก ตัวเลือกอีเมลขั้นสูง
  3. ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้
    • เปลี่ยนตำแหน่งที่ใช้ในการบันทึกแบบร่าง    
      • ภายใต้ บันทึกข้อความ ในรายการ บันทึกรายการที่ยังไม่ส่งใน ให้คลิก แบบร่าง, กล่องจดหมายเข้า, จดหมายที่ถูกส่ง หรือ กล่องจดหมายออก
    • เปลี่ยนความถี่ในการบันทึกแบบร่าง    
      • ภายใต้ บันทึกข้อความ ในกล่อง บันทึกข้อความที่ยังไม่ได้ส่งโดยอัตโนมัติทุกๆ x นาที ให้พิมพ์ตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 99

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Outlook 2007