การจัดตารางเวลาการประชุม

การประชุม คือ การนัดหมายที่คุณเชิญบุคคลหรือสำรองทรัพยากรไว้ คุณสามารถสร้างและส่งการเรียกประชุมและสำรองทรัพยากรสำหรับการประชุมแบบต่อหน้าหรือการประชุมแบบออนไลน์ เมื่อคุณสร้างการประชุม คุณสามารถระบุบุคคลที่จะเชิญและทรัพยากรที่จะสำรอง รวมทั้งเลือกเวลาการประชุม การตอบกลับการเรียกประชุมของคุณจะปรากฏใน กล่องจดหมายเข้า ของคุณ คุณยังสามารถเพิ่มบุคคลลงในการประชุมที่มีอยู่ หรือเปลี่ยนกำหนดการประชุมใหม่ได้

คุณต้องการทำสิ่งใด


จัดกำหนดการประชุมส่วนบุคคล

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้ชี้ไปที่ สร้าง แล้วคลิก การเรียกประชุม

แป้นพิมพ์ลัด  เมื่อต้องการสร้างการเรียกประชุมใหม่ ให้กด CTRL+SHIFT+Q

  1. ในกล่อง เรื่อง ให้พิมพ์คำอธิบาย
  2. ในกล่อง สถานที่ ให้พิมพ์คำอธิบาย หรือคลิก ห้อง เพื่อเลือกห้องที่พร้อมใช้งานสำหรับการจัดกำหนดการโดยอัตโนมัติโดยใช้ Microsoft Exchange
  3. ในรายการ เวลาเริ่มต้น และ เวลาสิ้นสุด ให้เลือกเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดสำหรับการประชุม ถ้าเป็นเหตุการณ์ที่เกิดตลอดทั้งวัน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตลอดทั้งวัน

เหตุการณ์ที่เกิดตลอดทั้งวันเป็นเหตุการณ์ตลอด 24 ชั่วโมงเต็มจากเที่ยงคืนถึงเที่ยงคืน

 หมายเหตุ   ตามค่าเริ่มต้น ระบบจะใช้การตั้งค่าโซนเวลาในปัจจุบันบนระบบคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อจัดกำหนดการประชุม ถ้าคุณต้องการจัดกำหนดการประชุมตามโซนเวลาอื่น บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก โซนเวลา

  1. พิมพ์ข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการใช้ร่วมกับผู้รับ แนบแฟ้มใดๆ หรือสร้างพื้นที่ทำงานการประชุม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพื้นที่ทำงานการประชุม ให้ดูในส่วน ดูเพิ่มเติม

  1. บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม แสดง ให้คลิก ผู้ช่วยจัดกำหนดการ

ผู้ช่วยจัดกำหนดการ จะช่วยคุณค้นหาเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมของคุณ

  1. คลิก เพิ่มรายชื่อ แล้วคลิก เพิ่มจากสมุดที่อยู่
  2. ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้เข้าร่วมประชุมและทรัพยากร ในช่อง ค้นหา ให้ใส่ชื่อของบุคคลหรือทรัพยากรที่คุณต้องการเชิญให้เข้าร่วมการประชุม ถ้าคุณกำลังค้นหาโดยใช้ตัวเลือก คอลัมน์เพิ่มเติม ให้คลิก ไป
  3. เลือกชื่อจากรายการผลลัพธ์ แล้วคลิก ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไป หรือ ทรัพยากร แล้วคลิก ตกลง

ผู้ที่ต้องเข้าร่วมประชุม และ ผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไป ปรากฏอยู่ในกล่อง ถึง บนแท็บ การประชุม และ ทรัพยากร ปรากฏอยู่ในกล่อง สถานที่

ตาราง ว่าง/ไม่ว่าง จะแสดงช่วงเวลาที่ว่างของผู้เข้าร่วมประชุม เส้นแนวตั้งสีเขียวจะแสดงแทนเวลาเริ่มต้นของการประชุม เส้นแนวตั้งสีแดงแสดงแทนเวลาสิ้นสุดของการประชุม

ตาราง ว่าง/ไม่ว่าง

บานหน้าต่าง เวลาที่แนะนำ จะระบุเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมของคุณ ซึ่งถูกกำหนดตามเวลาที่ผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ว่าง เวลาการประชุมที่ดีที่สุดจะปรากฏที่ด้านบนของบานหน้าต่าง เมื่อต้องการเลือกเวลาที่แนะนำใดๆ ให้คลิกข้อเสนอแนะของเวลาในบานหน้าต่าง เวลาที่แนะนำ คุณยังสามารถเลือกเวลาด้วยตนเองบนตาราง ว่าง/ไม่ว่าง ได้เช่นกัน

บานหน้าต่าง เวลาที่แนะนำ

  1. ถ้าคุณทำการประชุมให้เป็นกิจวัตร บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก กิจวัตร จากนั้น ให้เลือกรูปแบบของกิจวัตร แล้วคลิก ตกลง

เมื่อคุณเพิ่มรูปแบบของกิจวัตรลงในการเรียกประชุม แท็บ การประชุม จะเปลี่ยนไปเป็น การประชุมที่เป็นกิจวัตร

  1. บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม แสดง ให้คลิก การนัดหมาย
  2. คลิก ส่ง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนการประชุม

  1. เปิดการประชุมที่คุณต้องการเปลี่ยน
  2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • เปลี่ยนตัวเลือกสำหรับการประชุมที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของชุดเหตุการณ์    
      1. เปลี่ยนตัวเลือก เช่น เรื่อง สถานที่ และเวลาที่คุณต้องการเปลี่ยน
      2. คลิก ส่งการปรับปรุง
    • เปลี่ยนตัวเลือกสำหรับการประชุมทั้งหมดในชุดเหตุการณ์    
  1. คลิก เปิดชุดเหตุการณ์
  2. เปลี่ยนตัวเลือกใดๆ เช่น เรื่อง สถานที่ และเวลาที่คุณต้องการเปลี่ยน
  3. เมื่อต้องการเปลี่ยนตัวเลือกกิจวัตร บนแท็บ การประชุมที่เป็นกิจวัตร ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก กิจวัตร จากนั้นเปลี่ยนตัวเลือก เช่น เวลา รูปแบบของกิจวัตร หรือช่วงของกิจวัตร แล้วคลิก ตกลง
  4. คลิก ส่งการปรับปรุง
  • เปลี่ยนตัวเลือกสำหรับการประชุมเดียวที่เป็นส่วนหนึ่งของชุดเหตุการณ์    
  1. คลิก เปิดเหตุการณ์นี้
  2. บนแท็บ การประชุมที่เป็นกิจวัตร ให้ปลี่ยนตัวเลือก เช่น เรื่อง สถานที่ และเวลาที่คุณต้องการ
  3. คลิก ส่งการปรับปรุง

 เคล็ดลับ   ใน ปฏิทิน คุณสามารถลากการประชุมไปยังวันที่อื่นได้ และคุณยังสามารถแก้ไขเรื่องได้ด้วยการคลิกเนื้อหาคำอธิบาย กด F2 แล้วพิมพ์เรื่องที่คุณต้องการเปลี่ยน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ทำการประชุมให้เป็นกิจวัตร

  1. เปิดการประชุมที่คุณต้องการทำให้เป็นกิจวัตร
  2. บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก กิจวัตร
  3. คลิกความถี่ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือ รายปี ที่คุณต้องการให้การประชุมเกิดเป็นกิจวัตร จากนั้นเลือกตัวเลือกสำหรับความถี่ แล้วคลิก ตกลง
  4. คลิก ส่งการปรับปรุง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ทำการประชุมให้เป็นแบบส่วนตัว

  1. สร้างหรือเปิดการประชุมที่คุณต้องการทำให้เป็นแบบส่วนตัว
  2. บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก ตัวเลือก แล้วคลิก ส่วนตัว

 สิ่งสำคัญ   คุณไม่ควรใช้คุณลักษณะส่วนตัวเพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นเข้าถึงรายละเอียดของการประชุม ที่ติดต่อ หรืองาน เมื่อต้องการให้แน่ใจว่าบุคคลอื่นไม่สามารถอ่านรายการที่คุณทำเครื่องหมายเป็นส่วนตัว อย่าให้สิทธิ์การอ่านในโฟลเดอร์ ปฏิทิน ที่ติดต่อ หรือ งาน ของคุณแก่พวกเขา บุคคลที่มีสิทธิ์การอ่านเพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์ของคุณจะสามารถใช้วิธีทางโปรแกรมหรือใช้โปรแกรมประยุกต์อีเมลอื่นๆ เพื่อดูรายละเอียดของรายการส่วนตัว ให้ใช้คุณลักษณะส่วนตัวเฉพาะเมื่อคุณใช้โฟลเดอร์ร่วมกับบุคคลอื่นที่คุณเชื่อถือ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าหรือเอาตัวเตือนออก

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • สำหรับการประชุมใหม่ทั้งหมดที่คุณจะสร้าง    
    1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวเลือก
    2. เมื่อต้องการเปิดหรือปิดใช้งานตัวเตือนโดยอัตโนมัติสำหรับการประชุมใหม่ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ตัวเตือนเริ่มต้น
    3. เมื่อคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ให้ใส่ระยะเวลาก่อนการประชุมที่คุณต้องการให้ตัวเตือนปรากฏ
  • สำหรับการประชุมที่มีอยู่    
  1. เปิดการประชุมหรือชุดเหตุการณ์ถ้าการประชุมเป็นกิจวัตร
  2. เมื่อต้องการเปิดหรือปิดใช้งานตัวเตือน บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้เลือก ไม่มี หรือเวลาเตือนที่แสดงรายการ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Outlook 2007