การใช้การล้างข้อมูลการสนทนาเพื่อลบข้อความซ้ำ

คุณสามารถลบข้อความจำนวนหนึ่งในโฟลเดอร์จดหมายของคุณด้วยคุณลักษณะ การล้างข้อมูลการสนทนา ซึ่งเป็นคุณลักษณะใหม่ใน Microsoft Outlook 2010 ข้อความซ้ำภายในการสนทนาจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ

การสนทนาคืออะไร

คุณอาจรู้จักการสนทนาในชื่อ เธรดของอีเมล การสนทนาคือสายโซ่ของข้อความอีเมลซึ่งคล้องยาวตั้งแต่ข้อความแรกรวมไปถึงการตอบสนองทั้งหมด ข้อความต่างๆ ของหนึ่งการสนทนาจะมีชื่อเรื่องเดียวกัน

ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณส่งข้อความให้บุคคลหนึ่งแล้วบุคคลนั้นตอบกลับ ผลลัพธ์คือการสนทนาเรื่องหนึ่ง ในการสนทนาทั้งหลาย อาจมีข้อความตอบกลับไปกลับมาหลายครั้ง หรือแม้แต่มีบุคคลหลายคนตอบกลับในส่วนต่างๆ ของการสนทนา

การล้างข้อมูลการสนทนาทำหน้าที่อะไร

การล้างข้อมูลการสนทนาจะประเมินเนื้อหาของแต่ละข้อความในการสนทนา ถ้าข้อความหนึ่งมีเนื้อหาอยู่ในข้อความตอบกลับอีกข้อความหนึ่งทั้งหมด ข้อความก่อนหน้านี้จะถูกลบ พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้

กิตติส่งข้อความให้สาธินีและสมบัติ สาธินีตอบกลับทั้งกิตติและสมบัติ และในเนื้อหาข้อความ Outlook ของเธอมีข้อความดั้งเดิมทั้งหมดของกิตติอยู่ด้วย เวลานี้ สมบัติเห็นข้อความของสาธินีและตอบกลับทั้งกิตติและสาธินี ข้อความตอบกลับของสมบัติได้รวมข้อความก่อนหน้าทั้งหมดในการสนทนาไว้ การล้างข้อมูลการสนทนาสามารถลบข้อความทั้งหมดยกเว้นข้อความสุดท้ายจากสมบัติ เนื่องจากภายในข้อความดังกล่าวมีสำเนาของข้อความก่อนหน้าทั้งหมดอยู่

การล้างข้อมูลการสนทนามีประโยชน์สูงสุดสำหรับการสนทนาที่มีการโต้ตอบกลับไปกลับมา โดยเฉพาะเมื่อมีผู้รับจำนวนมาก

การเอาข้อความซ้ำออก

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ลบ ให้คลิก ล้างข้อมูล

คำสั่ง ล้างข้อมูล บน Ribbon

  1. คลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • ล้างข้อมูลการสนทนา    การสนทนาปัจจุบันจะได้รับการตรวจทาน และข้อความซ้ำจะถูกลบ
  • ล้างข้อมูลโฟลเดอร์    การสนทนาทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่เลือกจะได้รับการตรวจทาน และข้อความซ้ำจะถูกลบ
  • ล้างข้อมูลโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย    การสนทนาทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่เลือกและโฟลเดอร์ใดๆ ที่อยู่ในโฟลเดอร์นี้จะได้รับการตรวจทาน และข้อความซ้ำจะถูกลบ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเปลี่ยนแปลงตัวเลือกการล้างข้อมูลการสนทนา

คุณสามารถระบุข้อความที่ไม่ต้องการให้ล้างข้อมูล และตำแหน่งที่จะย้ายข้อความไปเมื่อถูกลบได้

  1. คลิกแท็บ แฟ้ม
  2. คลิก ตัวเลือก
  3. คลิก จดหมาย
  4. ภายใต้ การล้างข้อมูลการสนทนา ให้เลือกทำดังต่อไปนี้
  • เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่จะย้ายรายการไป สำหรับ รายการที่ถูกล้างข้อมูลจะไปอยู่ในโฟลเดอร์นี้ ให้คลิก เรียกดู แล้วเลือกโฟลเดอร์ใน Outlook ตามค่าเริ่มต้น ข้อความจะถูกย้ายไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ถ้าคุณมีบัญชีผู้ใช้อีเมลหลายบัญชีในโปรไฟล์ Outlook ของคุณ แต่ละบัญชีผู้ใช้จะมีโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของตัวเอง ข้อความจะถูกย้ายไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ที่สอดคล้องกับบัญชีผู้ใช้อีเมลนั้นๆ
  • เมื่อต้องการจำลองโครงสร้างโฟลเดอร์ของรายการที่ถูกลบด้วยคำสั่ง ล้างข้อมูล (เมื่อใช้คำสั่ง ล้างข้อมูลโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย) ให้เลือก เมื่อทำการล้างข้อมูลโฟลเดอร์ย่อย ให้สร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์นั้นใหม่ในโฟลเดอร์ปลายทาง
  • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่คุณยังไม่ได้อ่านไว้เสมอ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน ขอแนะนำให้คุณไม่เลือกตัวเลือกนี้ ข้อความการสนทนาที่เหลืออยู่จะมีข้อความใดๆ ที่ถูกลบไป รวมถึงข้อความที่คุณอาจยังไม่ได้อ่านด้วย
  • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่ถูกจัดประเภทไว้เสมอ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่ถูกจัดประเภท ขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้ การจัดประเภทจะทำกับข้อความบางข้อความ และการลบข้อความที่ถูกจัดประเภทจะทำให้ข้อความที่ถูกจัดประเภทนั้นสูญหายไป
  • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่ถูกตั้งค่าสถานะไว้เสมอ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่มีการตั้งสถานะ ขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้ การตั้งค่าสถานะจะทำกับข้อความบางข้อความ และการลบข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะอาจทำให้ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะนั้นสูญหายไป
  • เมื่อต้องการเก็บข้อความใดๆ ที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลไว้เสมอ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ย้ายข้อความที่มีลายเซ็นดิจิทัล ขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้
  • เมื่อต้องการเก็บข้อความดั้งเดิมไว้เสมอถ้าเกิดมีผู้แก้ไขข้อความนั้นและรวมไว้ในการตอบกลับ ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย เมื่อการตอบกลับปรับเปลี่ยนข้อความ ไม่ย้ายต้นฉบับ ขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกนี้ การทำเช่นนี้จะทำให้แน่ใจว่าคุณมีบันทึกที่ครบถ้วนของเนื้อหาทั้งหมดในการสนทนาในกรณีที่มีผู้แก้ไขข้อความในการตอบกลับ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Outlook 2010