|
 ต่อไปนี้คืองานพื้นฐานบางอย่างที่คุณสามารถทำได้ใน Microsoft Outlook 2010
|
ในบทความนี้
Outlook คืออะไร
Microsoft Outlook 2010 นำเสนอเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการอีเมลธุรกิจและอีเมลส่วนบุคคลสำหรับผู้ใช้ Microsoft Office มากกว่า 500 ล้านรายทั่วโลก Outlook 2010 รุ่นนี้ จะทำให้คุณได้รับประสบการณ์การใช้งานที่ดียิ่งขึ้นที่สามารถตอบสนองความต้องการด้านการสื่อสารของคุณทั้งที่ทำงาน ที่บ้าน และที่โรงเรียน
Outlook 2010 นำเสนอประสบการณ์การใช้งานระดับโลกให้แก่คุณ เพื่อให้คุณสามารถดำเนินงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อมต่อกับเครือข่ายส่วนบุคคลและธุรกิจได้ตลอดเวลา ด้วยรูปลักษณ์ที่ได้รับการออกแบบใหม่ไปจนถึงคุณลักษณะขั้นสูงต่างๆ ด้านอีเมลองค์กร การค้นหา การติดต่อสื่อสาร และเครือข่ายทางสังคม
ด้านบนของหน้า
การเพิ่มบัญชีผู้ใช้อีเมล
ก่อนที่คุณจะสามารถส่งและรับข้อความอีเมลใน Outlook 2010 ได้ คุณจะต้องเพิ่มและกำหนดค่าบัญชีผู้ใช้อีเมลก่อน ถ้าคุณเคยใช้ Microsoft Outlook รุ่นก่อนหน้าในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกับที่คุณได้ติดตั้ง Outlook 2010 การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้ของคุณจะได้รับการนำเข้าโดยอัตโนมัติ
ถ้าคุณไม่เคยใช้ Outlook มาก่อนหรือกำลังติดตั้ง Outlook 2010 ในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ คุณลักษณะ การตั้งค่าบัญชีผู้ใช้แบบอัตโนมัติ จะเริ่มทำงานและช่วยคุณกำหนดการตั้งค่าบัญชีผู้ใช้สำหรับบัญชีผู้ใช้อีเมลของคุณ การตั้งค่านี้จะใช้เพียงแค่ชื่อ ที่อยู่อีเมล และรหัสผ่านเท่านั้น ถ้าบัญชีผู้ใช้อีเมลของคุณไม่สามารถกำหนดค่าได้โดยอัตโนมัติ คุณต้องใส่ข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นต่างๆ ด้วยตนเอง
- คลิกแท็บ แฟ้ม
- ภายใต้ ข้อมูลบัญชีผู้ใช้ แล้วคลิก เพิ่มบัญชีผู้ใช้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การเพิ่มหรือเอาบัญชีผู้ใช้อีเมลออก
หมายเหตุ เมื่อต้องการเพิ่มบัญชีผู้ใช้ Windows Live Hotmail ให้ดูที่ การใช้บัญชีผู้ใช้ Windows Live Hotmail ใน Outlook
ด้านบนของหน้า
การสร้างข้อความอีเมลใหม่
Outlook 2010 ทำให้คุณสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้รับหนึ่งรายหรือมากกว่านั้นได้ด้วยชุดคุณลักษณะและการกำหนดเองจำนวนมาก
- ใน จดหมาย บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สร้าง ให้คลิก สร้างอีเมล
แป้นพิมพ์ลัด เมื่อต้องการสร้างข้อความอีเมล ให้กด CTRL+SHIFT+M
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การสร้างข้อความอีเมล
ด้านบนของหน้า
การส่งต่อหรือตอบกลับข้อความอีเมล
- บนแท็บ หน้าแรก หรือ ข้อความ ในกลุ่ม ตอบกลับ ให้คลิก ตอบกลับ ตอบกลับทั้งหมด หรือ ส่งต่อ
หมายเหตุ ชื่อของแท็บขึ้นอยู่กับว่ามีการเลือกข้อความในรายการข้อความ หรือมีการเปิดข้อความในหน้าต่างของข้อความเองอยู่หรือไม่
เมื่อต้องการเอาชื่อออกจากบรรทัด ถึง และ สำเนาถึง ให้คลิกที่ชื่อนั้น แล้วกด DELETE เมื่อต้องการเพิ่มผู้รับ ให้คลิกในกล่อง ถึง สำเนาถึง หรือ สำเนาลับถึง แล้วใส่ผู้รับ
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การตอบกลับและส่งต่อข้อความอีเมล
ด้านบนของหน้า
การเพิ่มสิ่งที่แนบไปกับข้อความอีเมล
คุณสามารถแนบแฟ้มไปกับข้อความอีเมลได้ นอกจากนี้ ยังสามารถรวมรายการอื่นๆ ของ Outlook เช่น ข้อความ ที่ติดต่อ หรืองาน ไว้ในข้อความที่คุณส่งได้อีกด้วย
- สร้างข้อความใหม่ หรือสำหรับข้อความที่มีอยู่แล้ว ให้คลิก ตอบกลับ ตอบกลับทั้งหมด หรือ ส่งต่อ
- ในหน้าต่างข้อความ บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม รวม ให้คลิก แนบแฟ้ม
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การแนบแฟ้มหรือรายการอื่นไปกับข้อความอีเมล
ด้านบนของหน้า
การเปิดหรือบันทึกสิ่งที่แนบมากับข้อความอีเมล
คุณสามารถเปิดสิ่งที่แนบมาได้จากบานหน้าต่างการอ่าน (บานหน้าต่างการอ่าน: หน้าต่างใน Outlook ที่ ๆ คุณสามารถแสดงตัวอย่างรายการนั้นโดยไม่ต้องเปิดออกดู หากต้องการแสดงผลรายการในบานหน้าต่างการอ่าน ให้คลิกที่รายการนั้น) หรือจากข้อความที่เปิดอยู่ หลังที่เปิดและดูสิ่งที่แนบมาแล้ว คุณสามารถเลือกบันทึกสิ่งที่แนบมาลงในดิสก์ไดรฟ์ได้ ถ้าข้อความมีสิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่งรายการ คุณสามารถบันทึกสิ่งที่แนบมาหลายๆ รายการนั้นเป็นกลุ่มหรือทีละรายการก็ได้
การเปิดสิ่งที่แนบมา
- คลิกสองครั้งที่สิ่งที่แนบมา
การบันทึกสิ่งที่แนบมา
- คลิกสิ่งที่แนบมาในบานหน้าต่างการอ่านหรือในข้อความที่เปิดอยู่
- บนแท็บ สิ่งที่แนบมา ในกลุ่ม การกระทำ ให้คลิก บันทึกเป็น คุณยังสามารถคลิกขวาที่สิ่งที่แนบมา แล้วคลิก บันทึกเป็น ได้อีกด้วย
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การเปิดและบันทึกสิ่งที่แนบมา
ด้านบนของหน้า
การเพิ่มลายเซ็นอีเมลลงในข้อความ
คุณสามารถสร้างลายเซ็นที่ปรับให้เป็นแบบส่วนตัวสำหรับข้อความอีเมลของคุณ ซึ่งรวมถึงข้อความ รูป นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ (นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์: มุมมองของข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับที่ติดต่อในรูปแบบที่คล้ายกับนามบัตรกระดาษ ซึ่งสามารถแทรกลงในข้อความได้) โลโก้ หรือแม้แต่รูปลายเซ็นแบบลายมือของคุณได้
การสร้างลายเซ็น
- เปิดข้อความใหม่ บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม รวม ให้คลิก ลายเซ็น แล้วคลิก ลายเซ็น
- บนแท็บ ลายเซ็นอีเมล ให้คลิก สร้าง
การเพิ่มลายเซ็น
- ในข้อความใหม่ บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม รวม ให้คลิก ลายเซ็น แล้วคลิกลายเซ็นที่คุณต้องการ
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การสร้างและเพิ่มลายเซ็นข้อความอีเมล
ด้านบนของหน้า
การสร้างการนัดหมายในปฏิทิน
การนัดหมายเป็นกิจกรรมที่คุณจัดกำหนดการไว้ในปฏิทินของคุณ ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการเชิญบุคคลอื่นหรือการสงวนทรัพยากรไว้
- ใน ปฏิทิน บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สร้าง ให้คลิก สร้างการนัดหมาย หรือคุณอาจคลิกขวาที่ช่วงเวลาในตารางปฏิทินของคุณ แล้วคลิก สร้างการนัดหมาย ก็ได้
แป้นพิมพ์ลัด เมื่อต้องการสร้างการนัดหมาย ให้กด CTRL+SHIFT+A
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การจัดกำหนดการนัดหมาย
ด้านบนของหน้า
การจัดกำหนดการประชุมกับบุคคลอื่น
การประชุมคือการนัดหมายที่บุคคลอื่นเข้าร่วมด้วย และสามารถระบุถึงทรัพยากร เช่น ห้องประชุม ได้ การตอบกลับการเรียกประชุมของคุณจะปรากฏขึ้นใน กล่องจดหมายเข้า ของคุณ
- ใน ปฏิทิน บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สร้าง ให้คลิก สร้างการประชุม
แป้นพิมพ์ลัด เมื่อต้องการสร้างการเรียกประชุมใหม่จากโฟลเดอร์ใดๆ ใน Outlook ให้กด CTRL+SHIFT+Q
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การจัดกำหนดการประชุมกับบุคคลอื่น
ด้านบนของหน้า
การตั้งระบบเตือน
คุณสามารถตั้งค่าหรือเอาตัวเตือนออกสำหรับรายการต่างๆ รวมทั้งข้อความอีเมล การนัดหมาย และที่ติดต่อได้
สำหรับการนัดหมายหรือการประชุม
ในรายการที่เปิดอยู่ บนแท็บ การนัดหมาย หรือ การประชุม ในกลุ่ม ตัวเลือก ในรายการแบบหล่นลงของ ตัวเตือน ให้เลือกระยะเวลาก่อนการนัดหมายหรือการประชุมที่คุณต้องการให้ตัวเตือนปรากฏขึ้น เมื่อต้องการปิดตัวเตือน ให้เลือก ไม่มี
สำหรับข้อความอีเมล ที่ติดต่อ และงาน
- บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แท็ก ให้คลิก ตามงาน แล้วคลิก เพิ่มตัวเตือน
เคล็ดลับ คุณสามารถกำหนดค่าสถานะของข้อความอีเมลให้เป็นรายการที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวเตือน ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ ตัวแสดงสถานะ ในรายการข้อความ หรือถ้าคุณเปิดข้อความอยู่ บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม การติดตาม ให้คลิก ตามงาน แล้วคลิก เพิ่มตัวเตือน
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การตั้งค่าหรือเอาตัวเตือนออก
ด้านบนของหน้า
การสร้างที่ติดต่อ
ที่ติดต่ออาจมีแค่ชื่อและที่อยู่อีเมล หรือจะรวมข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมไว้ด้วยก็ได้ เช่น ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ต่างๆ รูปภาพ วันเกิด และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับที่ติดต่อรายนั้น
- ใน ที่ติดต่อ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สร้าง ให้คลิก สร้างที่ติดต่อ
แป้นพิมพ์ลัด เมื่อต้องการสร้างที่ติดต่อจากโฟลเดอร์ใดๆ ใน Outlook ให้กด CTRL+SHIFT+C
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การสร้างหรือเพิ่มที่ติดต่อ
ด้านบนของหน้า
การสร้างงาน
คนส่วนใหญ่มักจะจดรายการสิ่งที่ต้องทำไว้ บนกระดาษ ในกระดาษคำนวณ หรือโดยใช้กระดาษร่วมกับวิธีทางอิเล็กทรอนิกส์ ใน Microsoft Outlook คุณสามารถรวมรายการที่หลากหลายเข้าด้วยกันเป็นรายการเดียว รับการเตือนจากตัวเตือน และติดตามความคืบหน้าของงานได้
- ใน งาน บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สร้าง ให้คลิก สร้างงาน
แป้นพิมพ์ลัด เมื่อต้องการสร้างงานใหม่ ให้กด CTRL+SHIFT+K
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การสร้างงานและรายการที่ต้องทำ
ด้านบนของหน้า
การสร้างบันทึกย่อ
บันทึกย่อคือกระดาษโน้ตติดกาวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถใช้บันทึกย่อเพื่อจดคำถาม ความคิด ตัวเตือน และสิ่งต่างๆ ที่คุณต้องการเขียนบนกระดาษ
- ใน บันทึกย่อ ในกลุ่ม สร้าง ให้คลิก สร้างบันทึกย่อ
แป้นพิมพ์ลัด เมื่อต้องการสร้างบันทึกย่อ ให้กด CTRL+SHIFT+N
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การสร้างบันทึกย่อ
ด้านบนของหน้า
การพิมพ์ข้อความอีเมล ที่ติดต่อ รายการปฏิทิน หรืองาน
คุณสามารถพิมพ์รายการแต่ละรายการ เช่น ข้อความอีเมล ที่ติดต่อ หรือรายการปฏิทิน หรือพิมพ์มุมมองขนาดใหญ่ เช่น ปฏิทิน สมุดรายชื่อ หรือรายการเนื้อหาของโฟลเดอร์จดหมายได้
กระบวนงานการพิมพ์สำหรับจดหมาย ปฏิทิน หรือโฟลเดอร์อื่นๆ ใน Microsoft Outlook จะเหมือนกัน โดยการตั้งค่าการพิมพ์และหน้าที่การใช้งานทั้งหมดจะอยู่ในมุมมอง Backstage คลิกแท็บ แฟ้ม เพื่อเปิดมุมมอง Backstage
- คลิกที่รายการหรือโฟลเดอร์ใน Outlook ที่คุณต้องการพิมพ์
- คลิกแท็บ แฟ้ม
- คลิก พิมพ์
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การพิมพ์รายการใน Outlook
ด้านบนของหน้า
