วิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดขนาดแฟ้มข้อมูล Outlook (.pst) หรือกล่องจดหมาย Exchange ของคุณ ก็คือการเก็บถาวรรายการที่เก่าแล้วอย่างสม่ำเสมอ วิธีการนี้ต่างจากการสำรองข้อมูลแบบดั้งเดิม นั่นคือจะมีการสร้างสำเนาของรายการ Outlook ขึ้นมา จากนั้นรายการที่เก็บถาวรจะถูกย้ายไปยังแฟ้มข้อมูล Outlook (.pst) แยกต่างหาก คุณสามารถเข้าถึงรายการที่เก็บถาวรได้ทุกเมื่อด้วยการเปิดแฟ้มดังกล่าว
ตามค่าเริ่มต้น รายการ Outlook ที่เก่าแล้วจะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติเป็นระยะๆ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ดูที่ การใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อสำรองข้อมูลหรือลบรายการ
นอกจากนี้ คุณยังสามารถสำรองข้อมูลและเก็บถาวรรายการได้ด้วยตนเอง นอกเหนือจาก เก็บถาวรอัตโนมัติ หรือการแทนที่ การเก็บถาวรด้วยตนเองมีความยืดหยุ่นมากว่า และทำให้คุณสามารถระบุได้ว่าจะรวมโฟลเดอร์ใดบ้างไว้ในที่เก็บถาวร และจะใช้แฟ้มข้อมูล Outlook (.pst) ของที่เก็บถาวรใดบ้าง
เมื่อต้องการเก็บถาวรรายการ Outlook ด้วยตนเอง ให้ทำดังนี้
- คลิกแท็บ แฟ้ม
- คลิก เครื่องมือล้าง
- คลิก เก็บถาวร
- คลิกตัวเลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด แล้วคลิกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร โฟลเดอร์ย่อยใดๆ ของโฟลเดอร์ที่คุณเลือกจะรวมอยู่ในการเก็บถาวรด้วยตนเองนี้ด้วย
- ภายใต้ เก็บถาวรรายการที่เก่ากว่า ให้ระบุวันที่
- ถ้าคุณไม่ต้องการใช้แฟ้มหรือตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น ภายใต้ แฟ้มที่เก็บถาวร ให้คลิก เรียกดู เพื่อระบุแฟ้มหรือตำแหน่งที่ตั้งใหม่ เรียกดูเพื่อค้นหาแฟ้มที่คุณต้องการ หรือใส่ชื่อแฟ้ม แล้วคลิก ตกลง ตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มปลายทางจะปรากฏอยู่ในกล่อง แฟ้มที่เก็บถาวร
- เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมรายการที่ถูกเลือกว่า “ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ” ด้วย เพื่อรวมรายการใดๆ ที่อาจถูกทำเครื่องหมายในแต่ละรายการให้ไม่รวมไว้ในการเก็บถาวรอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้ไม่ได้เอาการแยกออกดังกล่าวออกจากรายการเหล่านี้ แต่จะละเว้นกล่องกาเครื่องหมาย ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ สำหรับการดำเนินการเก็บถาวรนี้เท่านั้น
ปิดใช้งานเก็บถาวรอัตโนมัติ
ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรด้วยตนเองเท่านั้น คุณต้องปิดใช้งาน เก็บถาวรอัตโนมัติ โดยการทำดังต่อไปนี้
- คลิกแท็บ แฟ้ม
- คลิก ตัวเลือก
- บนแท็บ ขั้นสูง ใต้ การเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้คลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ
- ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ n วัน
ด้านบนของหน้า
