เมื่อคุณส่งข้อความที่มีขนาดเกินขนาดข้อความสูงสุดทั้งสำหรับเซิร์ฟเวอร์จดหมายของคุณหรือของผู้รับก็ตาม ข้อความนั้นจะถูกส่งกลับมาที่คุณและส่งไม่ถึงผู้รับ สิ่งที่เกิดขึ้นนี้มักเรียกว่าข้อความ "ตีกลับ"
การปรับขนาดของรูปภาพและสิ่งที่แนบให้เหมาะสมสำหรับอีเมลช่วยให้ข้อความมีขนาดไม่เกินขนาดสูงสุดที่กำหนดสำหรับบัญชีผู้ใช้อีเมลส่วนใหญ่
หมายเหตุ เมื่อส่งข้อความผ่านอินเทอร์เน็ต ขนาดของข้อความนั้นจะใหญ่กว่าผลรวมของตัวข้อความ กราฟิก รูปภาพ และสิ่งที่แนบ การเข้ารหัสข้อความเพื่อส่งผ่านอินเทอร์เน็ตจะทำให้ข้อความมีขนาดใหญ่ขึ้นอีกประมาณหนึ่งในสาม ตัวอย่างเช่น ถ้า Internet service provider (ISP) (ISP: ธุรกิจที่ให้บริการเชื่อมต่อเข้าอินเทอร์เน็ตเพื่อใช้ อีเมล ห้องสนทนา หรือการใช้งานเวิลด์ไวด์เว็บ บาง ISP เป็นลักษณะนานาชาติที่ให้บริการเชื่อมต่อไปยังตำแหน่งอื่นมากมาย ในขณะที่ ISP ที่เหลือจะจำกัดเฉพาะในภูมิภาคที่กำหนด) ของคุณอนุญาตให้คุณส่งข้อความได้ไม่เกิน 10 เมกะไบต์ (MB) และคุณรวมสิ่งที่แนบขนาด 9 MB เข้ามาด้วย ข้อความของคุณน่าจะเกินขนาดสูงสุดแล้ว
นอกเหนือจากขนาดสูงสุดต่อข้อความแล้ว บัญชีผู้ใช้อีเมลหลายบัญชียังมีจำกัดขนาดสูงสุดของกล่องจดหมายหรือที่เก็บของบัญชีด้วย สิ่งที่แนบที่มีขนาดใหญ่นั้นไม่เพียงแต่จะทำให้กล่องจดหมายของผู้รับเต็มเท่านั้น แต่ยังจะเพิ่มขนาดแฟ้มข้อมูล Outlook และกล่องจดหมายของคุณเองด้วย โดยค่าเริ่มต้น สำเนาของแต่ละข้อความที่คุณส่งจะมีการบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ใน Outlook
ในบทความนี้
การลดขนาดของรูปภาพที่แนบ
การลดขนาดของรูปภาพที่คุณแนบไปกับข้อความอีเมลใน Outlook 2010 ทำได้สองวิธี ได้แก่
- ลดสัดส่วนของรูปภาพ กล้องดิจิทัลสามารถสร้างรูปที่มีขนาดใหญ่เกินกว่าขนาดเต็มหน้าจอภาพของคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มาก การบีบอัดรูปให้มีความกว้างและความสูงลดลงสามารถลดขนาดแฟ้มได้อย่างมาก ตัวเลือกนี้สามารถใช้ได้กับรูปภาพที่แนบ แต่ไม่ได้แสดงอยู่ภายในเนื้อหาของข้อความ
- บีบอัดความละเอียดของรูปภาพ โดยการลดจำนวนจุดต่อนิ้ว (DPI) ขนาดของแฟ้มจะลดลง แต่คุณภาพของรูปจะได้รับผลกระทบไปด้วย การแสดงรูปบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ต้องการ DPI ต่ำกว่ารูปที่พิมพ์ออกมา ถ้าผู้รับไม่จำเป็นต้องได้ความละเอียดคุณภาพสูง ให้ใช้ความละเอียดที่น้อยลง ตัวเลือกนี้สามารถใช้ได้กับรูปภาพที่ปรากฏภายในเนื้อหาของข้อความ
ในทุกกรณีดังกล่าว แฟ้มรูปภาพต้นฉบับที่บันทึกในฮาร์ดดิสก์คอมพิวเตอร์หรือในอุปกรณ์หน่วยความจำของคุณจะไม่ถูกปรับเปลี่ยน เฉพาะสำเนาของรูปภาพที่กำลังจะส่งเท่านั้นที่จะถูกลดขนาดลง
แฟ้มรูปภาพที่แนบภายใน Outlook
เมื่อคุณเพิ่มสิ่งที่แนบใน Outlook คุณสามารถลดขนาดรูปภาพที่แนบโดยดำเนินการเฉพาะแต่ละข้อความได้ เมื่อคุณเลือกที่จะลดขนาดรูปขนาดใหญ่ รูปที่แนบใดๆ จะถูกลดขนาดเป็นความละเอียดสูงสุดไม่เกิน 1024x768 พิกเซล
หมายเหตุ ถ้าคุณฝังรูปภาพไว้ในเนื้อหาของข้อความ ซึ่งคือรูปภาพที่ปรากฏขึ้นในข้อความ ด้วยการใช้คำสั่ง รูปภาพ ในกลุ่ม ภาพประกอบ คุณลักษณะการปรับขนาดรูปที่แนบจะไม่สามารถใช้งานได้
- สร้างข้อความอีเมลใหม่ใน Outlook
- บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม รวม ให้คลิก แนบแฟ้ม
เคล็ดลับ คุณสามารถลากแล้วปล่อยรูปภาพจาก Windows Explorer ได้เช่นกัน แฟ้มรูปภาพจะถูกแนบไปกับข้อความอีเมล
- ในหน้าต่างข้อความ ให้คลิกแท็บ แฟ้ม
- ภายใต้ รูปที่แนบ ให้คลิก ปรับขนาดของรูปที่มีขนาดใหญ่ เมื่อฉันส่งข้อความนี้
- คลิกแท็บ ข้อความ เพื่อกลับไปยังข้อความของคุณ
- เมื่อคุณเขียนข้อความอีเมลเสร็จสิ้น ให้คลิกที่ ส่ง
แฟ้มรูปภาพที่ส่งจาก Windows Explorer ด้วยคุณลักษณะ ส่งไปยัง
เมื่อคุณใช้ Windows Explorer เพื่อเลือกแฟ้มรูปภาพแล้วสร้างข้อความอีเมลขึ้น คุณมีทางเลือกในการปรับขนาดได้หลายทาง
- เปิด Windows Explorer โดยคลิก เริ่ม จากนั้นคลิกสองครั้งที่ คอมพิวเตอร์
หมายเหตุ คลิกสองครั้งที่ คอมพิวเตอร์ของฉัน ใน Windows XP
แป้นพิมพ์ลัด เมื่อต้องการเปิด Windows Explorer ให้กดแป้นโลโก้ Windows +E
- ไปที่โฟลเดอร์ที่มีรูปภาพที่คุณต้องการส่ง
- เลือกรูปภาพ เมื่อต้องการเลือกหลายแฟ้ม ให้กด CTRL ค้างไว้ในขณะคลิกแต่ละแฟ้ม
- คลิกขวาแฟ้มที่เลือก ชี้ไปที่ ส่งไปยัง แล้วคลิก ผู้รับจดหมาย
ใน Windows 7 กล่องโต้ตอบ แนบแฟ้ม จะปรากฏขึ้น ใน Windows Vista และ Windows XP กล่องโต้ตอบที่คล้ายกันจะปรากฏขึ้น
- ในรายการ ขนาดรูปภาพ ให้คลิกขนาดรูปที่คุณต้องการ
ขนาดแฟ้มใหม่โดยประมาณจะปรากฏขึ้น
หน้าต่างข้อความ Outlook หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมด้วยรูปภาพที่แนบ
ด้านบนของหน้า
การลดขนาดแฟ้มรูปภาพโดยการลดคุณภาพความละเอียดของรูปภาพที่แนบ
หมายเหตุ ตัวเลือกนี้มีให้ใช้กับรูปภาพที่ปรากฏในเนื้อหาของข้อความเท่านั้น
เมื่อคุณไม่จำเป็นต้องใช้ทุกๆ พิกเซล (พิกเซล: หน่วยการวัดหนึ่งหน่วยที่ฮาร์ดแวร์สำหรับแสดงผลของคอมพิวเตอร์ของคุณใช้ในการวาดรูปบนหน้าจอ หน่วยดังกล่าวนี้ที่มักปรากฏเป็นจุดเล็กๆ จะประกอบกันเป็นรูปที่แสดงบนหน้าจอ) ในรูปเพื่อให้เป็นที่ยอมรับได้สำหรับปลายทางเป้าหมายของคุณ คุณสามารถลดหรือเปลี่ยนแปลงความละเอียดได้ การลดหรือเปลี่ยนแปลงความละเอียดจะมีประสิทธิภาพกับรูปที่คุณได้ปรับมาตราส่วนให้เล็กลง เนื่องจากรูปเหล่านี้จะมีจำนวนจุดต่อนิ้ว (dpi) เพิ่มขึ้น การเปลี่ยนแปลงความละเอียดจะส่งผลต่อคุณภาพของรูป
- คลิกรูปภาพหนึ่งรูปหรือหลายรูปที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง ความละเอียด (ความละเอียด: รายละเอียดของรูปภาพหรือข้อความที่สร้างโดยจอภาพหรือเครื่องพิมพ์)
- ภายใต้ เครื่องมือรูปภาพ บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม ปรับ ให้คลิก บีบอัดรูปภาพ
ถ้าคุณไม่เห็นแท็บ เครื่องมือรูปภาพ และแท็บ รูปแบบ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกรูปภาพแล้ว คุณอาจต้องคลิกสองครั้งที่รูปภาพเพื่อเลือกรูปภาพนั้นและเปิดแท็บ รูปแบบ
- เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงความละเอียดสำหรับรูปภาพที่เลือกเท่านั้น ไม่รวมถึงรูปภาพทั้งหมดในเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย นำไปใช้กับรูปภาพนี้เท่านั้น
- ภายใต้ ผลลัพธ์ที่ต้องการ ให้คลิกความละเอียดที่คุณต้องการ
สิ่งสำคัญ การบีบอัดรูปภาพเพื่อลดขนาดแฟ้มจะเปลี่ยนแปลงปริมาณรายละเอียดที่มีอยู่ในรูปภาพต้นฉบับ ซึ่งหมายความว่า หลังจากบีบอัดแล้ว รูปภาพอาจดูแตกต่างจากก่อนการบีบอัด ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรบีบอัดรูปภาพก่อนนำลักษณะพิเศษแนวศิลป์ไปใช้
ด้านบนของหน้า
การลดขนาดของแฟ้มที่แนบ
ขนาดที่ลดได้ขึ้นกับชนิดของรูปแบบแฟ้มและเนื้อหา ตัวอย่างเช่น แฟ้ม .txt ของ Notepad จะลดขนาดได้ค่อนข้างมาก เอกสาร Microsoft Word 2010 ในรูปแบบแฟ้ม .docx นั้นถูกบีบอัดอยู่แล้ว การบีบอัดเพิ่มเติมจะมีผลต่อขนาดแฟ้มเพียงเล็กน้อย
หมายเหตุ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลดขนาดแฟ้มรูปภาพ ให้ดูที่ส่วน การลดขนาดของรูปภาพที่แนบ
- เปิด Windows Explorer โดยคลิก เริ่ม จากนั้นคลิกสองครั้งที่ คอมพิวเตอร์
หมายเหตุ คลิกสองครั้งที่ คอมพิวเตอร์ของฉัน ใน Windows XP
แป้นพิมพ์ลัด เมื่อต้องการเปิด Windows Explorer ให้กดแป้นโลโก้ Windows +E
- ไปที่โฟลเดอร์ที่มีแฟ้มที่คุณต้องการส่ง
- เลือกแฟ้ม เมื่อต้องการเลือกหลายแฟ้ม ให้กด CTRL ค้างไว้ในขณะคลิกแต่ละแฟ้ม
- คลิกขวารายการที่เลือก ชี้ไปที่ ส่งไปยัง แล้วคลิก โฟลเดอร์ที่บีบอัด
- เลือกแฟ้มบีบอัดที่เพิ่งสร้างขึ้นนี้
ชื่อแฟ้มจะเหมือนกับชื่อแฟ้มเดิม แต่ไอคอนจะแตกต่างกัน ถ้าคุณได้กำหนดค่า Windows ให้แสดงนามสกุลแฟ้ม ชื่อแฟ้มจะลงท้ายด้วยนามสกุล.zip
- ชี้ไปที่ ส่งไปยัง แล้วคลิก ผู้รับจดหมาย
หน้าต่างข้อความ Outlook หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้น
ด้านบนของหน้า
วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการขนาดเมื่อส่งรูปภาพและสิ่งที่แนบ
ต่อไปนี้เป็นรายการวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อใช้ในการส่งรูปภาพและสิ่งที่แนบ
- ติดประกาศหรือประกาศสิ่งที่แนบขนาดใหญ่ ถ้าคุณกำลังส่งสิ่งที่แนบหรือรูปภาพให้กับบุคคลที่อยู่ภายในองค์กรของคุณ ให้ใช้พื้นที่สำหรับใช้แฟ้มร่วมกับบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือใช้ทรัพยากรเครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน คุณสามารถส่งการเชื่อมโยงไปยังตำแหน่งที่ตั้งนั้นในข้อความอีเมลของคุณได้ หรือถ้าองค์กรของคุณใช้ Windows SharePoint Services 3.0ให้ติดประกาศสิ่งที่แนบไว้ในพื้นที่ทำงานเอกสารหรือในไลบรารี SharePoint แล้วแจ้งให้ผู้ใช้ไปที่นั่น ไม่ว่าจะเป็นวิธีใด ผู้ใช้ทุกคนจะใช้เพียงสำเนาเดียวของแฟ้ม
- จำกัดขนาดสิ่งที่แนบของคุณไว้ไม่เกิน 5 เมกะไบต์ (MB) นี่เป็นแนวทางโดยทั่วไป สำหรับการเชื่อมต่อผ่านสายโทรศัพท์ที่มีความเร็วต่ำ คุณควรใช้ขนาดที่เล็กกว่านี้มาก เช่น 250 กิโลไบต์ (KB) ถ้าคุณจำเป็นต้องส่งสิ่งที่แนบที่มีขนาดใหญ่ ให้ตรวจสอบขนาดข้อความสูงสุดที่คุณสามารถส่งได้ ผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์จดหมายหรือ ISP ของคุณจะสามารถบอกคุณได้ และให้ถามผู้รับถึงขนาดสูงสุดด้วยเช่นเดียวกัน สุดท้าย ให้พิจารณาความเร็วในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของผู้รับ การดาวน์โหลดสิ่งที่แนบขนาดใหญ่ผ่านการเชื่อมต่อผ่านสายโทรศัพท์นั้นอาจใช้เวลานานมาก
- ส่งสิ่งที่แนบหลายรายการโดยใช้ข้อความอีเมลหลายข้อความ ข้อความขนาดเล็กหลายข้อความมีความเป็นไปได้ที่จะส่งผ่านไปได้มากกว่าข้อความขนาดใหญ่หนึ่งข้อความ เทคนิคนี้อาจช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงขนาดสูงสุดต่อหนึ่งข้อความได้ แต่ก็ยังอาจเกินขีดจำกัดของกล่องจดหมายของผู้รับได้เช่นเดิม ข้อความใดๆ ที่ได้รับหลังจากกล่องจดหมายมีขนาดเกินขีดจำกัดพื้นที่เก็บแล้วมักจะถูกปฏิเสธ
- ใช้รูปแบบแฟ้มกราฟิกที่บีบอัด รูปแบบแฟ้มกราฟิกนั้นมีมากมายเกินกว่าจะแสดงไว้ที่นี่ แต่รูปแบบแฟ้มรูปภาพที่ดีที่สุดและใช้บ่อยที่สุดสำหรับอีเมลได้แก่ .jpg, .png และ .gif รูปแบบแฟ้มกราฟิกที่มีขนาดใหญ่ คือรูปแบบที่ไม่ได้บันทึกในรูปแบบแฟ้มที่บีบอัด เช่น .tif และ .bmp (รูปแบบเริ่มต้นของ Windows Paint)
- ใช้แฟ้มต้นฉบับที่มีขนาดเล็ก โดยทั่วไป รูปที่ถ่ายจากกล้องดิจิทัลจะมีขนาดใหญ่ แม้จะบันทึกในรูปแบบแฟ้มที่บีบอัดอย่าง .jpg ก็ตาม เป็นเรื่องปกติที่รูปภาพหนึ่งรูปจะมีขนาดหลายเมกะไบต์ โปรดอย่าลืมว่าขนาดของข้อความอีเมลจะเพิ่มขึ้นอีกประมาณหนึ่งในสามขณะส่งผ่านอินเทอร์เน็ต ให้ใช้การตั้งค่าความละเอียดต่ำในกล้องของคุณเมื่อถ่ายภาพดิจิทัล ใช้รูปแบบแฟ้มที่บีบอัด เช่น .jpg ในโปรแกรมกราฟิก ให้ครอบตัดรูปถ่ายโดยคงไว้เฉพาะส่วนที่มีความสำคัญ
- ใช้โปรแกรมอรรถประโยชน์ในการบีบอัดแฟ้ม นอกจากโปรแกรมอรรถประโยชน์ของบริษัทอื่นๆ แล้ว Windows ยังมีโปรแกรมอรรถประโยชน์สำหรับบีบอัดแฟ้มที่ใช้รูปแบบแฟ้ม .zip ที่บีบอัด คุณสามารถลดขนาดรูปแบบแฟ้มที่แนบหลายประเภทได้โดยใช้โปรแกรมอรรถประโยชน์สำหรับบีบอัด สำหรับแฟ้มบางรูปแบบที่บันทึกในรูปแบบที่บีบอัดอยู่แล้ว ขนาดจะลดลงน้อยมาก ตัวอย่างเช่น ขนาดของแฟ้มข้อความ .txt ของ Notepad จะลดลงไปค่อนข้างมาก ในขณะที่ขนาดของรูป .jpg จะลดลงไม่มากนัก รูปแบบแฟ้ม .jpg เป็นรูปแบบแฟ้มที่มีการบีบอัดอยู่แล้ว คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้การบีบอัดแฟ้มได้ใน วิธีใช้ ของ Windows
- ตรวจทานโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ของคุณ โดยค่าเริ่มต้น สำเนาของแต่ละข้อความที่คุณส่งจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ซึ่งจะเพิ่มขนาดของแฟ้มข้อมูล Outlook (.pst) ของคุณ ซึ่งสำหรับบางบัญชีผู้ใช้ อาจถูกนับรวมไปเทียบกับขนาดสูงสุดของกล่องจดหมายเนื่องจากรายการที่ถูกส่งนั้นจะถูกบันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์จดหมายของคุณด้วย
ด้านบนของหน้า
