บทนำสู่การใช้ IRM สำหรับข้อความอีเมล

บทความนี้อธิบายวิธีที่คุณสามารถจำกัดสิทธิ์ในข้อความอีเมลใน Microsoft Office Outlook 2007 โดยใช้การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ซึ่งมีอยู่ใน ระบบ Microsoft Office 2007 สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจำกัดสิทธิ์ในเนื้อหาในเอกสาร สมุดงาน และงานนำเสนอ โปรดดูที่ การจำกัดสิทธิ์ข้อมูลที่เป็นความลับในแฟ้ม Office

ในบทความนี้


จุดประสงค์ของ IRM และข้อจำกัด

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) อนุญาตให้แต่ละบุคคลสามารถระบุสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อความอีเมล การใช้ IRM จะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับถูกพิมพ์ ส่งต่อ หรือคัดลอกโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต หลังจากจำกัดสิทธิ์ในข้อความโดยใช้ IRM แล้ว การเข้าถึงและข้อจำกัดการใช้งานจะถูกบังคับใช้ไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ที่ใด เนื่องจากสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อความอีเมลจะถูกเก็บไว้ในแฟ้มข้อความนั้น

IRM ช่วยให้แต่ละบุคคลบังคับใช้การกำหนดลักษณะส่วนบุคคลของตนในการส่งข้อมูลส่วนบุคคลหรือส่วนตัวได้ IRM ยังช่วยให้องค์กรสามารถบังคับใช้นโยบายบริษัทในการจัดการเกี่ยวกับการควบคุมและการเผยแพร่ข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลภายในของบริษัทได้ด้วย

IRM ช่วยในการทำสิ่งต่อไปนี้

  • ป้องกันไม่ให้ผู้รับที่ได้รับอนุญาตของเนื้อหาที่มีการจำกัดทำการส่งต่อ คัดลอก ปรับเปลี่ยน พิมพ์ ส่งโทรสาร หรือตัดแล้ววางเนื้อหาสำหรับการใช้งานที่ไม่ได้รับอนุญาต
  • ป้องกันเนื้อหาที่มีการจำกัดจากการถูกคัดลอกโดยใช้คุณลักษณะ Print Screen ใน Microsoft Windows
  • จำกัดเนื้อหาไม่ว่าจะส่งไปที่ใดก็ตาม
  • ทำการจำกัดสิทธิ์ในสิ่งที่แนบของอีเมลในระดับเดียวกัน ตราบใดที่สิ่งที่แนบเป็นแฟ้มที่สร้างโดยใช้โปรแกรม Microsoft Office อื่นๆ เช่น Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 หรือ Microsoft Office PowerPoint 2007
  • สนับสนุนวันหมดอายุของแฟ้มเพื่อทำให้ไม่สามารถดูเนื้อหาในเอกสารและข้อความอีเมลได้อีกต่อไปหลังจากพ้นช่วงเวลาที่กำหนด
  • บังคับใช้นโยบายขององค์กรที่ควบคุมการใช้งานและการเผยแพร่เนื้อหาภายในบริษัท

IRM ไม่สามารถป้องกันสิ่งต่อไปนี้

  • ป้องกันเนื้อหาจากการถูกลบ ขโมย หรือจับภาพ และส่งโดยใช้โปรแกรมที่เป็นอันตราย เช่น ม้าโทรจัน โปรแกรมตรวจจับการเคาะแป้นพิมพ์ และสปายแวร์บางชนิด
  • ป้องกันเนื้อหาจากการสูญหายหรือเสียหายเนื่องจากการกระทำของไวรัสคอมพิวเตอร์
  • ป้องกันเนื้อหาที่มีการจำกัดจากการคัดลอกด้วยลายมือหรือพิมพ์ซ้ำ จากข้อมูลที่แสดงบนหน้าจอของผู้รับ
  • ป้องกันผู้รับจากการถ่ายรูปดิจิทัลของเนื้อหาที่มีการจำกัดซึ่งแสดงบนหน้าจอ
  • ป้องกันเนื้อหาที่มีการจำกัดจากการคัดลอกโดยใช้โปรแกรมจับภาพหน้าจอของบริษัทอื่น

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การกำหนดค่าคอมพิวเตอร์ของคุณให้ใช้ IRM

ถ้าคุณใช้คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง Windows Vista ก็จะมี Windows Rights Management Services (RMS) Client ติดตั้งไว้เรียบร้อยแล้ว ถ้าคุณใช้คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง Microsoft Windows XP คุณหรือผู้ดูแล RMS ของคุณจะต้องติดตั้ง Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1) ลงบนคอมพิวเตอร์

ผู้ดูแล RMS สามารถกำหนดค่านโยบาย IRM เฉพาะบริษัทได้ ซึ่งจะกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูล และอนุญาตให้มีการแก้ไขระดับใดสำหรับข้อความอีเมล ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลของบริษัทอาจกำหนดแม่แบบสิทธิ์ที่เรียกว่า "ข้อมูลลับเฉพาะของบริษัท" ซึ่งระบุว่าเฉพาะผู้ใช้ภายในโดเมนของบริษัทเท่านั้นที่สามารถเปิดข้อความอีเมลที่ใช้นโยบายนั้น

การติดตั้ง Windows Rights Management Services (RMS) Client

 หมายเหตุ   ถ้าคุณใช้คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง Windows Vista จะมี Windows Rights Management Services (RMS) Client ติดตั้งไว้อยู่แล้ว

  1. ใน Windows XP ให้คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม
  2. คลิก เพิ่มหรือเอาโปรแกรมออก แล้วคลิก เพิ่มหรือเอาโปรแกรมออก
  3. คลิก เพิ่มโปรแกรมใหม่
  4. คลิก Windows Rights Management Services Client จากรายการโปรแกรม แล้วคลิก เพิ่ม

 หมายเหตุ   ในมุมมองแบบคลาสสิก ให้คลิกสองครั้งที่ เพิ่มหรือเอาโปรแกรมออก จากนั้นในบานหน้าต่างซ้ายมือ ให้คลิก เพิ่มโปรแกรมใหม่ คลิก Windows Rights Management Services Client จากรายการโปรแกรม แล้วคลิก เพิ่ม

หรืออีกทางเลือกหนึ่ง เมื่อคุณพยายามเปิดแฟ้มที่มีการจัดการสิทธิ์โดยใช้ IRM เป็นครั้งแรก Office รุ่น 2007 จะพร้อมท์ให้คุณดาวน์โหลด Windows Rights Management Services Client ถ้าคุณกำลังใช้คอมพิวเตอร์ที่ไม่มีซอฟต์แวร์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Windows Rights Management Services Client โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ Windows Rights Management Services

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สิทธิ์ในการดาวน์โหลด

ในครั้งแรกที่คุณลองเปิดข้อความอีเมลที่ใช้สิทธิ์แบบจำกัด คุณต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ที่มีสิทธิ์การใช้งานเพื่อตรวจสอบข้อมูลประจำตัวของคุณและดาวน์โหลดสิทธิ์การใช้งาน สิทธิ์การใช้งานจะกำหนดระดับการเข้าถึงที่คุณมีต่อแฟ้ม กระบวนการนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับแต่ละแฟ้มที่ใช้สิทธิ์แบบจำกัด อีกนัยหนึ่งคือ เนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจำกัดจะไม่สามารถเปิดขึ้นได้โดยไม่มีสิทธิ์การใช้งาน การดาวน์โหลดสิทธิ์ต้องการให้ Microsoft Office ส่งข้อมูลประจำตัวของคุณ (ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมลของคุณ) และข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์ของคุณที่มีต่อเซิร์ฟเวอร์การออกสิทธิ์การใช้งาน ข้อมูลที่อยู่ในข้อความอีเมลจะไม่ถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์การออกสิทธิ์การใช้งาน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอ่านที่ คำชี้แจงสิทธิส่วนบุคคล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การดูข้อความโดยไม่มี IRM

ถ้าคุณต้องการอ่านหรือเปิดเนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจำกัด แต่คอมพิวเตอร์ที่คุณกำลังใช้งานไม่มี Office รุ่น 2007 อยู่ คุณสามารถดาวน์โหลด Rights Management Add-on for Internet Explorer ซึ่งทำให้คุณสามารถดูข้อความใน Microsoft Windows Internet Explorer ได้ เมื่อใช้โปรแกรม Add-on นี้ ผู้รับจะสามารถดูข้อความได้เท่านั้น ผู้รับไม่สามารถตอบกลับ ส่งต่อ คัดลอก หรือพิมพ์ข้อความได้

 หมายเหตุ   ขณะที่ใช้ Rights Management Add-on ดูข้อความ จะไม่สามารถดูสิ่งที่แนบซึ่งอาจส่งมาพร้อมกับข้อความได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ชนิดแฟ้มที่อยู่ภายใต้นโยบาย IRM เมื่อแนบมากับข้อความ

เมื่อชนิดแฟ้มต่อไปนี้ถูกแนบมากับข้อความอีเมลที่มีการจัดการสิทธิ์ใน Office Outlook 2007 แฟ้มเหล่านั้นจะมีการจัดการสิทธิ์ไปด้วยโดยอัตโนมัติ

 หมายเหตุ   เมื่อคุณแนบแฟ้มข้อความ (.msg) ไปกับข้อความอีเมลที่มีการจัดการสิทธิ์ ข้อความที่แนบจะไม่มีการจัดการสิทธิ์ เพราะ IRM ไม่จัดการสิทธิ์ให้กับชนิดแฟ้ม .msg

แฟ้ม Word

ชนิดแฟ้ม นามสกุล
เอกสาร .doc
เอกสาร .docx
เอกสารที่เปิดใช้งานแมโครได้ .docm
แม่แบบ .dot
แม่แบบ .dotx
แม่แบบที่เปิดใช้งานแมโครได้ .dotm

แฟ้ม Excel

ชนิดแฟ้ม นามสกุล
สมุดงาน .xls
สมุดงาน .xlsx
สมุดงานที่เปิดใช้งานแมโครได้ .xlsm
แม่แบบ .xlt
แม่แบบ .xltx
แม่แบบที่เปิดใช้งานแมโครได้ .xltm
สมุดงานไบนารีที่ไม่ใช่ XML .xlsb
Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ .xla
Add-in ที่เปิดใช้งานแมโครได้ .xlam

แฟ้ม PowerPoint

ชนิดแฟ้ม นามสกุล
งานนำเสนอ .ppt
งานนำเสนอ .pptx
งานนำเสนอที่เปิดใช้งานแมโครได้ .pptm
แม่แบบ .pot
แม่แบบ .potx
แม่แบบที่เปิดใช้งานแมโครได้ .potm
การนำเสนอ .pps
การนำเสนอ .ppsx
การนำเสนอที่เปิดใช้งานแมโครได้ .ppsm
ชุดรูปแบบของ Office .thmx

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Outlook 2007