การเปิด แก้ไข และปรับปรุงแฟ้มจากไซต์ SharePoint

คุณสามารถเชื่อต่อไปยังไลบรารีบนไซต์ SharePoint ได้โดยใช้ Microsoft Office Outlook 2007 รวมทั้งเรียกดู แก้ไข และแม้กระทั่งค้นหาแฟ้ม หลังจากที่คุณเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint ของคุณเข้ากับ Outlook คุณสามารถทำงานกับแฟ้มบนฮาร์ดดิสก์ของคุณ ถึงแม้คุณจะไม่อยู่ที่สำนักงานก็ตาม

 หมายเหตุ   คุณลักษณะที่กล่าวถึงในบทความนี้ สามารถทำงานกับไซต์ SharePoint ที่ใช้งาน Windows SharePoint Services 3.0 หรือ Microsoft Office SharePoint Server 2007 หากคุณไม่ทราบรุ่นของผลิตภัณฑ์และเทคโนโลยี Microsoft SharePoint ที่ใช้งานในเซิร์ฟเวอร์ โปรดสอบถามผู้ดูแลระบบของเซิร์ฟเวอร์

ในบทความนี้


ภาพรวม

ถ้าคุณใช้ Outlook ในการจัดการข้อมูลของคุณบ่อยครั้ง คุณอาจต้องการที่จะทำงานกับแฟ้มจากไลบรารี SharePoint ของคุณโดยตรงใน Office Outlook 2007 แทนที่จะเป็นในเว็บเบราว์เซอร์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจตอบกลับอีเมล แล้วต้องการอ้างอิงบางแนวทางของทีมบนไซต์ SharePoint ของคุณ ถ้าคุณได้เชื่อมต่อไลบรารี SharePoint ของคุณกับ Outlook แล้ว คุณสามารถเรียกดูและแสดงแฟ้มในขณะที่คุณอยู่ในข้อความอีเมลได้โดยไม่ต้องออกจาก Outlook

เอกสารจากไลบรารี SharePoint ใน Outlook

บรรยายภาพ 1 คุณสามารถจัดเรียงและเรียงลำดับมุมมองของไลบรารี SharePoint ในแบบต่างๆ ได้ใน Outlook 2007
บรรยายภาพ 2 ลูกศรสีแดงจะปรากฏเมื่อคุณกำลังทำงานกับแฟ้มแบบออฟไลน์ คุณสามารถคลิกที่ลูกศรเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะแฟ้ม เช่น แฟ้มถูกปรับเปลี่ยนเมื่อใด

คุณประโยชน์อื่นของการแก้ไขแฟ้มของคุณจาก Outlook คือ การที่แฟ้มของคุณถูกเก็บไว้บนฮาร์ดดิสก์ของคุณในขณะที่คุณทำงานกับแฟ้มเหล่านั้น ซึ่งโดยปกติจะทำงานได้เร็วกว่าการทำงานบนเซิร์ฟเวอร์

เมื่อใดที่จะทำงานกับแฟ้มใน Outlook

การทำงานกับแฟ้มจากไซต์ SharePoint ของคุณใน Outlook เป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับการเรียกดูและการแก้ไขแฟ้มงานประจำที่คุณเก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร เช่น เอกสาร กระดาษคำนวณ และงานนำเสนอ รวมทั้งคุณยังสามารถเรียกดูแฟ้มต่างๆ ในไลบรารีชนิดอื่นได้ด้วย เช่น ไลบรารีรูปภาพ เป็นต้น การดำเนินการข้อมูลที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การทำงานกับรายการแบบกำหนดเองหรือการปรับปรุงโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลจะสามารถจัดการได้ดีขึ้นบนไซต์ SharePoint โดยตรง ทั้งนี้ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าหรือโครงสร้างของไลบรารี หรือสร้างไลบรารีใหม่ คุณควรทำงานกับไลบรารีบนไซต์ SharePoint โดยตรง

คุณสามารถเปิดแฟ้มจากโปรแกรมประยุกต์ชนิดต่างๆ ใน Office Outlook 2007 ถ้าแฟ้มนั้นเข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services 3.0 หรือ Office SharePoint Server 2007 คุณยังสามารถแก้ไขแฟ้มหรือปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงของคุณบนเซิร์ฟเวอร์เมื่อคุณเสร็จสิ้นการทำงานได้ด้วย ตัวอย่างของแฟ้มที่เข้ากันได้ คือ แผ่นงาน Microsoft Office Excel 2007, งานนำเสนอ Microsoft Office PowerPoint 2007 และเอกสาร Microsoft Office Word 2007

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้แฟ้มแบบออฟไลน์เพื่อทำงานบนแฟ้มเหล่านั้น อย่างเช่น ในขณะที่คุณกำลังอยู่บนเครื่องบิน เมื่อคุณกลับมายังสำนักงานแล้ว คุณสามารถปรับปรุงรุ่นบนไซต์ SharePoint ของคุณได้

การเปลี่ยนแปลงของคุณในแฟ้มจะไม่ถูกปรับปรุงบนเซิร์ฟเวอร์โดยอัตโนมัติในขณะที่คุณแก้ไขและบันทึกแฟ้ม ด้วยเหตุนี้จึงทำให้คุณทำงานกับแฟ้มแบบออฟไลน์ได้เร็วยิ่งขึ้นเพราะคอมพิวเตอร์ของคุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ในขณะที่คุณกำลังทำงาน เมื่อคุณปิดแฟ้ม คุณจึงจะถูกพร้อมท์ให้ปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงบนเซิร์ฟเวอร์ เฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับแฟ้มที่ระบุเท่านั้นจึงจะได้รับการปรับปรุง ซึ่งหมายความว่า Outlook ไม่จำเป็นต้องทำให้ข้อมูลทั้งไลบรารีตรงกันกับเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

ถ้ามีบุคคลอื่นทำการเปลี่ยนแปลงแฟ้มก่อนที่คุณจะปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์ โปรแกรมจะพร้อมท์คุณให้ผสานการเปลี่ยนแปลงทั้งสองชุดเมื่อคุณปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์ หรือให้ระบุว่ารุ่นไหนของแฟ้มที่คุณต้องการเก็บไว้ เมื่อต้องการป้องกันบุคคลอื่นไม่ให้ทำการเปลี่ยนแปลงในแฟ้ม คุณสามารถเช็คเอาท์แฟ้มก่อนที่คุณจะทำงานบนแฟ้มนั้นได้

ตำแหน่งที่แฟ้มปรากฏใน Outlook

เมื่อคุณเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint กับ Office Outlook 2007 ไลบรารีจะปรากฏขึ้นในโฟลเดอร์ที่เรียกว่า รายการ SharePoint จากที่นั่น คุณสามารถใช้คุณลักษณะการติดตามและการติดต่อสื่อสารที่คุณใช้กับ Outlook ได้ตามปกติ เช่น การตั้งค่าสถานะแฟ้มเพื่อตามงาน การจัดประเภทแฟ้ม และการส่งต่อแฟ้มไปยังผู้ร่วมงาน ค่าสถานะและประเภทที่คุณนำไปใช้กับ Outlook จะไม่พร้อมใช้งานเมื่อคุณกำลังทำงานบนไซต์ของคุณในเว็บเบราว์เซอร์ แต่จะสามารถช่วยคุณจัดระเบียบงานของคุณได้ใน Outlook

เมื่อคุณกำลังทำงานใน Outlook คุณสามารถค้นหาแฟ้มที่คุณกำลังทำงานอยู่ได้อย่างง่ายดายโดยใช้โฟลเดอร์การค้นหาที่ Outlook จัดเตรียมไว้ให้คุณในโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ตามความเป็นจริงแล้ว โฟลเดอร์การค้นหานั้นไม่ได้เก็บรายการต่างๆ ไว้ แต่เป็นเพียงมุมมองที่ช่วยคุณในการค้นหารายการที่ถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์อื่นได้อย่างรวดเร็ว

เช่นเดียวกับการที่คุณมองเห็นข้อความในกล่องจดหมายเข้าของคุณ คุณจะมองเห็นชื่อแฟ้มในไลบรารีของคุณ ค้นหาและเปิดข้อความเหล่านั้นได้ โครงสร้างโฟลเดอร์ใดๆ ในไลบรารีจะปรากฏใน Outlook ด้วยเช่นกัน โดยแฟ้มเหล่านี้จะไม่เพิ่มขนาดของกล่องจดหมายเข้าของคุณ แต่จะถูกเก็บไว้ในแฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) บนฮาร์ดดิสก์ของคุณแทน

คุณยังสามารถดาวน์โหลดเพียงแฟ้มหรือโฟลเดอร์เดียว ถ้าแฟ้มหรือโฟลเดอร์นั้นคือทั้งหมดที่คุณต้องการทำงานใน Outlook ถ้าแฟ้มที่คุณกำลังทำงานอยู่ในโฟลเดอร์หลายโฟลเดอร์ Outlook จะดาวน์โหลดโครงสร้างโฟลเดอร์ด้วย อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่สามารถดาวน์โหลดมุมมองที่มีการกรองของไลบรารี เช่น แฟ้มที่ถูกสร้างโดยแผนกที่ระบุได้

การแสดงตัวอย่างแฟ้มใน Outlook

ในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างใน Office Outlook 2007 คุณสามารถแสดงตัวอย่างแฟ้มชนิดต่างๆ ที่ถูกเก็บไว้ในไลบรารี SharePoint รวมทั้งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานะของแฟ้ม เช่น ถูกแก้ไขครั้งล่าสุดเมื่อใด อาจจะปรากฏที่ด้านบนของแฟ้ม

ข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มจากไลบรารี SharePoint ที่ปรากฏในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง

 หมายเหตุ   ถ้าคุณมีไลบรารีขนาดใหญ่ ผู้ดูแลระบบอาจควบคุมว่าส่วนหัว (เช่น ชื่อและคุณสมบัติบางประการ) ของแฟ้มหรือแฟ้มทั้งหมดจะถูกดาวน์โหลดหรือไม่ ถ้ามีการดาวน์โหลดเฉพาะส่วนหัวตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถดาวน์โหลดแต่ละแฟ้มตามที่คุณต้องการได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint กับ Outlook

  1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้เปิดไลบรารีบนไซต์ SharePoint

ถ้าคุณไม่สามารถระบุตำแหน่งไลบรารีของคุณ ให้คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด แล้วคลิกชื่อไลบรารีของคุณ

  1. บนเมนู การกระทำ เมนูการกระทำ ให้คลิก เชื่อมต่อกับ Outlook

เมนูการกระทำในเอกสารที่ใช้ร่วมกัน

  1. เมื่อคุณถูกพร้อมท์ให้ยืนยันว่าคุณต้องการเชื่อมต่อไลบรารีกับ Outlook หรือไม่ ให้คลิก ใช่

ใน Outlook ไลบรารีจะถูกเพิ่มลงในรายการโฟลเดอร์ในโฟลเดอร์ใหม่ที่เรียกว่า รายการ SharePoint

เมื่อคุณคลิกไลบรารีที่ถูกเพิ่ม แฟ้มต่างๆ ในไลบรารีนั้นจะปรากฏในแบบเดียวกับข้อความอีเมล ให้คลิกสองครั้งที่แฟ้มเพื่อเปิดแฟ้ม หรือคลิกขวาที่แฟ้มเพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม

 หมายเหตุ 

  • ถ้าไลบรารีของคุณมีโฟลเดอร์ และคุณต้องการเชื่อมต่อแฟ้มและโฟลเดอร์ทั้งหมดกับ Outlook ให้แสดงไลบรารีที่ระดับบนสุดของไลบรารีก่อนที่คุณจะเชื่อมต่อกับ Outlook ถ้าคุณกำลังเรียกดูเนื้อหาของโฟลเดอร์ในไลบรารีขณะที่คุณเชื่อมต่อ จะมีเฉพาะเนื้อหาของโฟลดเดอร์เท่านั้นที่ถูกเชื่อมต่อ
  • เมื่อต้องการเชื่อมต่อเพียงเนื้อหาของโฟลเดอร์กับ Outlook คุณมีตัวเลือกสองตัวเลือก ถ้าโฟลเดอร์ที่มีแฟ้มของคุณไม่ได้เปิดอยู่ ให้ชี้ไปที่โฟลเดอร์ คลิกลูกศรที่ปรากฏ แล้วคลิก เชื่อมต่อกับ Outlook ถ้าโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเชื่อมต่อนั้นเปิดอยู่แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนเพื่อเชื่อมต่อไลบรารีด้วยการคลิก เชื่อมต่อกับ Outlook บนเมนู การกระทำ

 เคล็ดลับ   หลังจากที่คุณเชื่อมต่อไลบรารีกับ Outlook แล้ว คุณสามารถส่งข้อความที่ใช้ร่วมกันไปยังสมาชิกคนอื่นๆ ของทีมเพื่อขอเชิญพวกเขาเชื่อมต่อกับไลบรารี คลิกขวาที่ชื่อไลบรารีใน Outlook แล้วคลิก ใช้ ชื่อไลบรารี ร่วมกัน การทำเช่นนี้จะสร้างข้อความอีเมลที่มีการเชื่อมโยงและคำสั่งเพื่อเชื่อมต่อกับไลบรารี

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การดาวน์โหลดแฟ้มจากไลบรารี SharePoint มาที่ Outlook

สำหรับไลบรารีที่มีขนาดใหญ่มากๆ Outlook อาจดาวน์โหลดเฉพาะรายการของแฟ้มที่พร้อมใช้งานเท่านั้น เพื่อให้คุณสามารถดาวน์โหลดเฉพาะแฟ้มที่คุณต้องการ หรืออาจดาวน์โหลดเพียงรายการของแฟ้มก่อน แล้วจึงดาวน์โหลดแฟ้มทั้งหมดในเวลาต่อมา การทำเช่นนี้ทำให้คุณเห็นรายการของแฟ้มของคุณได้เร็วยิ่งขึ้น ผู้ดูแลระบบของคุณยังสามารถระบุได้ว่าแฟ้มทั้งหมดจะไม่ถูกดาวน์โหลดโดยอัตโนมัติ

ถ้าคุณยังไม่ได้ดาวน์โหลดแฟ้ม แฟ้มจะปรากฏขึ้นในกลุ่ม มีให้สำหรับการดาวน์โหลด ในรายการข้อความ คุณสามารถทำเครื่องหมายแฟ้มที่จะถูกดาวน์โหลดในระหว่างคำสั่ง ส่ง/รับ ถัดไป หรือคุณสามารถดาวน์โหลดแฟ้มนั้นทันทีถ้าคุณมีการเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint

  1. ในรายการข้อความ ในกลุ่ม มีให้สำหรับการดาวน์โหลด ให้คลิกขวาที่แฟ้มที่คุณต้องการดาวน์โหลด

 เคล็ดลับ   คุณสามารถเลือกหลายแฟ้มในครั้งเดียวได้ด้วยการกด CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิก ส่วนหัวของแฟ้ม

  1. คลิก ทำเครื่องหมายเพื่อดาวน์โหลดเอกสาร บนเมนูทางลัด

 หมายเหตุ   ในการแสดงตัวอย่างของแฟ้มที่ยังไม่ได้ดาวน์โหลด คุณอาจเห็นปุ่ม ดาวน์โหลดเอกสารนี้ ซึ่งคุณสามารถคลิกเพื่อดาวน์โหลดเอกสารได้ถ้าคุณมีการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเปิดแฟ้มจากไลบรารี SharePoint โดยใช้ Outlook

เมื่อต้องการเปิดแฟ้มใน Office Outlook 2007 อันดับแรกคุณต้องเชื่อมต่อไลบรารีกับ Outlook สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint กับ Outlook ในบทความนี้

หลังจากที่คุณดาวน์โหลดแฟ้มไปยัง Outlook คุณจะสามารถเปิดแฟ้มที่ทำงานอยู่แบบออฟไลน์ได้ เมื่อต้องการตรวจสอบว่าแฟ้มนั้นสามารถใช้ได้ ให้สลับไปยังมุมมองที่จัดเรียงแฟ้มตามความพร้อมในการใช้งาน แฟ้มที่ไม่ได้ดาวน์โหลดจะปรากฏในกลุ่ม มีไว้สำหรับดาวน์โหลด ให้ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการจัดเรียงมุมมองใน Outlook ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

  1. ใน จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง ให้ขยายโฟลเดอร์ รายการ SharePoint แล้วเลือกชื่อของไลบรารี SharePoint ของคุณ

ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ให้คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับ รายการจดหมายทั้งหมด และตรวจสอบว่า รายการ SharePoint ถูกเลือกอยู่

  1. คลิกสองครั้งที่ชื่อแฟ้มของคุณเพื่อเปิดแฟ้มนั้น ถ้าคุณถูกพร้อมท์ให้ตรวจสอบความถูกต้องของแหล่งที่มาของแฟ้ม ให้คลิก เปิด หากคุณคิดว่าแฟ้มปลอดภัยที่จะเปิด
  2. ถ้าแฟ้มถูกปรับปรุงบนเซิร์ฟเวอร์หลังจากที่คุณดาวน์โหลดแฟ้มลงใน Outlook แล้ว คุณอาจถูกพร้อมท์ให้เลือกว่าคุณต้องการเปิดแฟ้มรุ่นใหม่ล่าสุดหรือไม่ ให้คลิก ใช่ หรือ ไม่ใช่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเปิดสำเนาบนฮาร์ดดิสก์ของคุณหรือสำเนาจากเซิร์ฟเวอร์
  3. แฟ้มจะเปิดขึ้นในโปรแกรมที่สร้างแฟ้มนั้น ถ้าคุณได้ติดตั้งโปรแกรมนั้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การแก้ไขแฟ้มจากไลบรารี SharePoint โดยใช้ Outlook

เมื่อต้องการแก้ไขแฟ้มใน Office Outlook 2007 คุณต้องเชื่อมต่อไลบรารีกับ Outlook ก่อน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การเชื่อมต่อไลบรารี SharePoint กับ Outlook ในบทความนี้

 เคล็ดลับ   เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้คนอื่นทำการเปลี่ยนแปลงแฟ้มในขณะที่คุณกำลังทำงานกับแฟ้มนั้น คุณสามารถเช็คเอาท์แฟ้มจากไลบรารีบนไซต์ SharePoint ก่อน ถ้าคุณเช็คเอาท์แฟ้มก่อนที่คุณจะเปิดแฟ้มนั้น แฟ้มจะเปิดขึ้นในโหมดการแก้ไข และคุณสามารถเริ่มต้นทำการเปลี่ยนแปลงได้ทันที่

หลังจากที่คุณดาวน์โหลดแฟ้มไปยัง Outlook คุณจะสามารถเปิดแฟ้มที่ทำงานอยู่แบบออฟไลน์ได้ เมื่อต้องการตรวจสอบว่าแฟ้มนั้นสามารถใช้ได้ ให้สลับไปยังมุมมองที่จัดเรียงแฟ้มตามความพร้อมในการใช้งาน แฟ้มที่ไม่ได้ดาวน์โหลดจะปรากฏในกลุ่ม มีไว้สำหรับดาวน์โหลด ให้ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการจัดเรียงมุมมองใน Outlook ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

  1. ใน จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง ให้ขยายโฟลเดอร์ รายการ SharePoint แล้วเลือกชื่อของไลบรารี SharePoint ของคุณ

ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ให้คลิกลูกศรที่อยู่ติดกับ รายการจดหมายทั้งหมด และตรวจสอบว่า รายการ SharePoint ถูกเลือกอยู่

  1. คลิกสองครั้งที่ชื่อแฟ้มของคุณเพื่อเปิดแฟ้มนั้น ถ้าคุณถูกพร้อมท์ให้ตรวจสอบความถูกต้องของแหล่งที่มาของแฟ้ม ให้คลิก เปิด หากคุณคิดว่าแฟ้มปลอดภัยที่จะเปิด
  2. ถ้าแฟ้มถูกปรับปรุงบนเซิร์ฟเวอร์หลังจากที่คุณดาวน์โหลดแฟ้มลงใน Outlook แล้ว คุณอาจถูกพร้อมท์ให้เลือกว่าคุณต้องการเปิดแฟ้มรุ่นใหม่ล่าสุดหรือไม่ ให้คลิก ใช่ หรือ ไม่ใช่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเปิดสำเนาบนฮาร์ดดิสก์ของคุณหรือสำเนาจากเซิร์ฟเวอร์
  3. แฟ้มจะเปิดขึ้นในโปรแกรมที่สร้างแฟ้มนั้น ถ้าคุณได้ติดตั้งโปรแกรมนั้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

ถ้าแฟ้มถูกสร้างในโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services 3.0 เช่น Word 2007, Excel 2007 หรือ PowerPoint 2007แถบข้อความ อาจปรากฏที่ด้านบนของแฟ้ม โดย แถบข้อความ จะปรากฏที่ใต้แถบชื่อเรื่องของแฟ้มและแถบเครื่องมือใดๆ ที่แสดงอยู่ที่ด้านบนของแฟ้ม แถบข้อความ จะมีข้อความ เอกสารเซิร์ฟเวอร์แบบออฟไลน์ และปุ่ม แก้ไขแบบออฟไลน์ อยู่

  1. คลิกปุ่ม แก้ไขแบบออฟไลน์

อาจมีข้อความปรากฏขึ้นเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานแบบออฟไลน์ เช่น การเชื่อมโยงไปยังโฟลเดอร์แบบร่าง SharePoint บนฮาร์ดดิสก์ของคุณ และไปยัง ตัวเลือกการแก้ไขแบบออฟไลน์ สำหรับโปรแกรมของคุณ

  1. ทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการในแฟ้ม แล้วทำการบันทึกแฟ้มตามปกติ
  2. ปิดแฟ้ม

ถ้าคุณเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ขณะที่คุณปิดแฟ้ม กล่องโต้ตอบ แก้ไขแบบออฟไลน์ อาจปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ แต่ถ้าคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์สำหรับไซต์ SharePoint ของคุณ กล่องโต้ตอบก็จะไม่ปรากฏขึ้นขณะที่คุณปิดแฟ้ม แต่อาจจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเชื่อมต่อใหม่และเปิดแฟ้มใหม่อีกครั้ง

  1. คลิก ปรับปรุง ถ้าคุณพร้อมที่จะปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์
  2. ถ้าแฟ้มถูกเช็คเอาท์ บุคคลอื่นจะไม่สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงบนเซิร์ฟเวอร์ได้จนกว่าคุณจะเช็คอินแฟ้มกลับมา ถ้าแฟ้มถูกเช็คเอาท์ คุณอาจถูกพร้อมท์ให้เช็คอินแฟ้ม ถ้าคุณพร้อมที่จะเช็คอินแฟ้ม ให้คลิก ใช่

คุณอาจถูกพร้อมท์ให้ป้อนข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ทำไป หรือรายละเอียดอื่นเกี่ยวกับแฟ้ม

  1. ถ้าคุณทำงานกับแฟ้มในขณะที่คุณถูกยกเลิกการเชื่อมต่อจากเซิร์ฟเวอร์ คุณจะไม่ถูกพร้อมท์เพื่อให้ปรับปรุงแฟ้มขณะที่คุณปิดแฟ้ม เมื่อคุณพร้อมที่จะปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์ ให้เปิดแฟ้มอีกครั้ง ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการ แล้วปิดแฟ้ม เมื่อกล่องโต้ตอบ แก้ไขแบบออฟไลน์ ปรากฏขึ้น ให้คลิก ปรับปรุง

 หมายเหตุ   ถ้าคุณไม่ได้เช็คเอาท์แฟ้มก่อนที่จะทำงานกับแฟ้มนั้น และมีบุคคลอื่นได้ทำการปรับปรุงแฟ้มบนเซิร์ฟเวอร์ในขณะที่คุณกำลังทำงานกับแฟ้มนั้นอยู่ ข้อความแสดงข้อขัดแย้งของเซิร์ฟเวอร์จะปรากฏขึ้น ให้ทำตามคำแนะนำเพื่อปรับการเปลี่ยนแปลงให้เข้ากัน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเอาแฟ้ม SharePoint ออกจาก Outlook

ถ้าไลบรารีมีขนาดใหญ่ คุณอาจไม่ต้องการดูแฟ้มทั้งหมดของไลบรารีใน Outlook 2007 คุณสามารถเอาแต่ละแฟ้มหรือโฟลเดอร์ออกจากโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ใน Outlook ได้ ถ้าคุณไม่ต้องการทำงานกับแฟ้มหรือโฟลเดอร์เหล่านั้น กระบวนงานนี้จะไม่ลบแฟ้มออกจากไลบรารี SharePoint

  1. ใน จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง ในโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ให้เลือกไลบรารีที่คุณต้องการเอาแฟ้มออกอย่างน้อยหนึ่งแฟ้ม
  2. ในรายการข้อความ ให้เลือกแฟ้มที่คุณต้องการเอาออก

เมื่อต้องการเลือกหลายแฟ้ม ให้กด CTRL ค้างไว้ในขณะที่คุณคลิกส่วนหัวของแฟ้ม เมื่อต้องการเลือกแฟ้มทั้งหมด ให้กด CTRL+A

  1. คลิกขวาที่ส่วนที่เลือก แล้วคลิก เอาสำเนาแบบออฟไลน์ออก

จากนั้นส่วนหัวของแฟ้มที่ถูกเอาออกจะย้ายจากกลุ่ม เอกสารที่ดาวน์โหลด ไปอยู่ที่กลุ่ม มีให้สำหรับการดาวน์โหลด เมื่อคุณคลิกส่วนหัวของแฟ้มที่ถูกเอาออก บานหน้าต่างการอ่านจะไม่แสดงตัวอย่างเพราะสำเนาภายในเครื่องได้ถูกเอาออกไปแล้ว

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเอาไลบรารี SharePoint ออกจาก Outlook

  1. ใน จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง ในโฟลเดอร์ รายการ SharePoint ให้เลือกไลบรารีที่คุณต้องการเอาออก
  2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วคลิก ลบ ชื่อไลบรารี บนเมนูทางลัด
  3. เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันการลบ ให้คลิก ใช่

 หมายเหตุ   กระบวนการนี้จะเอาไลบรารีออกจาก Outlook เท่านั้น ไม่ใช่จากไซต์ SharePoint

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเพิ่มแฟ้มลงในไลบรารี SharePoint ด้วยการส่งอีเมล

ถ้าไลบรารีและไซต์ SharePoint ของคุณถูกตั้งค่าเพื่อรับอีเมล คุณสามารถเพิ่มแฟ้มในไลบรารีด้วยการส่งแฟ้มนั้นเป็นสิ่งที่แนบในข้อความอีเมล เช่นเดียวกับวิธีที่คุณส่งสิ่งที่แนบในข้อความอีเมลไปยังผู้ร่วมงาน คุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อไลบรารีของคุณกับ Outlook

ก่อนที่คุณจะสามารถส่งอีเมลไปยังไลบรารี คุณต้องรู้ว่าไลบรารีถูกตั้งค่าเพื่อรับอีเมลหรือไม่ ถ้าใช้ ให้ขอรับที่อยู่

  1. ให้ทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้เพื่อขอรับที่อยู่อีเมลสำหรับไลบรารี
    • ดูในสมุดรายชื่อ ถ้าไม่มีที่อยู่อีเมลในนี้ คุณสามารถขอรับที่อยู่จากบุคคลที่ตั้งค่าไลบรารี จากนั้นคุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลนั้นลงในรายการที่ติดต่อของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ง่ายในภายหลัง
    • แสดงคำอธิบายของไลบรารีบนไซต์ SharePoint ซึ่งปรากฏใต้ชื่อของไลบรารี เจ้าของไซต์ของคุณอาจเพิ่มที่อยู่อีเมลของไลบรารีในคำอธิบายของไลบรารี
    • แสดงการตั้งค่าอีเมลสำหรับไลบรารี ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการแสดงการตั้งค่าไลบรารี
      1. บนไซต์ของคุณในเบราว์เซอร์ ให้คลิกชื่อของไลบรารีเพื่อเปิดไลบรารี

ถ้าชื่อไลบรารีของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก แสดงเนื้อหาไซต์ทั้งหมด แล้วคลิกชื่อไลบรารีของคุณ

  1. บนเมนู การตั้งค่ารูปเมนู ให้คลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด

ตัวอย่างเช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

  1. ถ้าไลบรารีถูกเปิดใช้งานเพื่อรับอีเมล ที่อยู่ของไลบรารีจะปรากฏภายใต้ ข้อมูลรายการ ที่อยู่ติดกับ ที่อยู่อีเมล
  1. ใน Outlook ให้แนบแฟ้ม เช่น เอกสารหรือแผ่นงาน ในข้อความอีเมล
  2. ในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง ให้เพิ่มที่อยู่ของไลบรารี ถ้ากลุ่ม SharePoint ของคุณรวมไลบรารีไว้เรียบร้อยแล้ว ให้เพิ่มที่อยู่อีเมลของกลุ่ม SharePoint แทน
  3. คลิก ส่ง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Outlook 2007