การติดตามข้อความอีเมลที่ต้องการการตามงาน

ด้วยการตั้งค่าสถานะข้อความอีเมล คุณสามารถติดตามการตอบกลับไปยังข้อความที่คุณส่งได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถตรวจสอบให้แน่ใจได้ว่ามีการตามงานจากข้อความที่คุณได้รับ ในทั้งสองกรณี คุณสามารถรวมการแจ้งเตือนตัวเตือนเข้าไว้ได้

ในบทความนี้


เกี่ยวกับการติดตามข้อความอีเมลสำหรับการตามงาน

ข้อความอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะจะช่วยให้คุณจัดการจดหมายของคุณได้ดียิ่งขึ้น ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะจะสร้างรายการที่ต้องทำสำหรับคุณเพียงผู้เดียว หรือไม่ก็สำหรับคุณและผู้รับของข้อความอีเมล ยกตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าสถานะข้อความอีเมลที่ร้องขอข้อมูลที่คุณต้องการตามวันที่ที่ระบุ เมื่อผู้รับได้รับข้อความ ค่าสถานะจะปรากฏอยู่กับข้อความดังกล่าว และจะมีข้อความพิเศษปรากฏอยู่บนบนแถบข้อมูลในบานหน้าต่างการอ่านที่ด้านบนของข้อความเมื่อเปิดข้อความใน Outlook

ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะสำหรับตัวคุณเองสามารถช่วยคุณติดตามว่ามีบุคคลใดที่ตอบกลับข้อความ ในสถานการณ์สมมติก่อนหน้านี้ คุณได้ส่งข้อความอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะเพื่อร้องขอข้อมูลตามวันที่ที่ระบุ นอกจากนี้ ด้วยการตั้งค่าสถานะสำหรับตัวคุณเอง คุณจะได้รับการเตือนให้ตรวจหาข้อความตอบกลับ โดย Outlook ยังช่วยคุณค้นหาข้อความตอบกลับถึงข้อความต้นฉบับที่ถูกตั้งค่าสถานะได้โดยอัตโนมัติอีกด้วย

ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะถูกแสดงในแถบรายการที่ต้องทำ ในงาน และในรายการงานประจำวันในปฏิทิน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าสถานะข้อความที่คุณส่งเพื่อเตือนให้ผู้รับตามงาน

คุณต้องการการตอบกลับมายังข้อความอีเมลที่คุณกำลังจะส่ง เมื่อต้องการเตือนผู้รับให้ตอบกลับ คุณสามารถใช้ค่าสถานะเพื่อส่งตัวเตือนไปกับข้อความของคุณ

 เคล็ดลับ   โปรดใช้คุณลักษณะนี้ด้วยดุลยพินิจ ผู้รับบางรายอาจไม่ชอบให้มีตัวเตือนเพิ่มอยู่ใน Microsoft Outlook ของตน

  1. ในข้อความอีเมลใหม่ บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก ตามงานรูปปุ่ม
  2. คลิก ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ
  3. ภายใต้ ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ ให้คลิกประเภทของค่าสถานะในรายการ ตั้งค่าสถานะเป็น
  4. ตามค่าเริ่มต้น ตัวเตือนจะมาพร้อมกับงาน ถ้าคุณต้องการเฉพาะค่าสถานะที่ไม่มีการแจ้งเตือนตัวเตือน ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ตัวเตือน

หลังจากที่คุณคลิก ตกลง แถบข้อมูลจะแสดงตัวเลือกที่คุณเลือก

แถบข้อมูล Outlook

 หมายเหตุ   ข้อความอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะที่ได้รับจะไม่ถูกเพิ่มในงาน แถบรายการที่ต้องทำ หรือรายการงานประจำวันโดยอัตโนมัติ ถ้าตัวเตือนถูกรวมอยู่ด้วย การแจ้งเตือนตัวเตือนจะเปิดใช้งานในเวลาตามที่ระบุ ยกเว้นว่ารายการนั้นเปิดอยู่และตัวเตือนถูกปิดใช้งาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าสถานะข้อความที่คุณส่งเพื่อเตือนให้คุณตรวจหาข้อความตอบกลับในภายหลัง

บางครั้ง คุณทราบว่าคุณต้องการการตอบกลับมายังข้อความอีเมลที่คุณกำลังจะส่ง เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมตรวจหาการตอบกลับของผู้รับ ให้ทำดังนี้

  1. ในข้อความอีเมลใหม่ บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก ตามงานรูปปุ่ม
  2. ระบุว่าคุณต้องการให้เตือนเกี่ยวกับข้อความนี้

ตามค่าเริ่มต้น ค่าสถานะ วันที่เริ่ม วันครบกำหนด และตัวเตือนต่อไปนี้จะพร้อมใช้งาน

ค่าสถานะ วันที่เริ่ม วันครบกำหนด ตัวเตือน
วันนี้ วันที่ปัจจุบัน วันที่ปัจจุบัน หนึ่งชั่วโมงก่อนเวลาสิ้นสุดวันทำงานของวันนี้
พรุ่งนี้ วันที่ปัจจุบันบวกหนึ่งวัน วันที่ปัจจุบันบวกหนึ่งวัน เวลาเริ่มต้นของวันปัจจุบันบวกหนึ่งวันทำงาน
สัปดาห์นี้ วันที่ปัจจุบันบวกสองวัน แต่ไม่ใช่หลังจากวันทำงานวันสุดท้ายของสัปดาห์นี้ วันทำงานวันสุดท้ายของสัปดาห์นี้ เวลาเริ่มต้นของวันปัจจุบันบวกสองวันทำงาน
สัปดาห์หน้า วันทำงานวันแรกของสัปดาห์หน้า วันทำงานวันสุดท้ายของสัปดาห์หน้า เวลาเริ่มต้นของวันทำงานวันแรกของสัปดาห์หน้า
ไม่มีวันที่ ไม่มีวันที่ ไม่มีวันที่ วันที่ปัจจุบัน
กำหนดเอง วันที่ปัจจุบัน วันที่ปัจจุบัน วันที่ปัจจุบัน

อีกวิธีหนึ่งคือ ให้คลิก กำหนดเอง เพื่อสร้าง วันที่เริ่ม และ วันครบกำหนด ที่ไม่ปรากฏในรายการ แล้วคลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

แถบข้อมูลแสดงตัวเลือกที่คุณเลือก

 หมายเหตุ   ถ้าคุณต้องการกำหนดการตั้งค่าเพิ่มเติมของคุณเองด้วยการระบุวันที่เริ่มและวันครบกำหนด หรือเปลี่ยนแปลงการแจ้งเตือนตัวเตือน ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนในส่วน ตั้งค่าสถานะข้อความสำหรับทั้งตัวคุณเองและผู้อื่น โดยคุณสามารถล้างกล่องกาเครื่องหมาย ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ เพื่อกำหนดการตั้งค่าสำหรับตัวคุณเองได้ทุกเมื่อ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าสถานะข้อความที่คุณส่งเพื่อเตือนให้ผู้รับตามงาน และเตือนให้คุณตรวจหาข้อความตอบกลับในภายหลัง

เมื่อต้องการตั้งค่าสถานะข้อความทั้งสำหรับตัวคุณเองและผู้รับควบคู่กันไป ให้ทำดังนี้

  1. ในข้อความอีเมลใหม่ บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก ตามงานรูปปุ่ม
  2. คลิก ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ

กล่องกาเครื่องหมาย ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ หรือ ตัวเตือน สำหรับลูกค้าจะถูกเลือก ถ้าคุณต้องการให้ผู้รับได้รับค่าสถานะ แต่ไม่ได้รับการแจ้งเตือนตัวเตือน ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ตัวเตือน

  1. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตั้งค่าสถานะสำหรับฉัน และถ้าคุณต้องการ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตัวเตือน ด้วย
  2. คุณสามารถระบุ วันที่เริ่ม และ วันครบกำหนด ให้กับ ตั้งค่าสถานะสำหรับฉัน ได้
  3. ไม่ว่าจะสำหรับตัวคุณเองหรือผู้รับ คุณสามารถใส่ข้อความค่าสถานะที่คุณต้องการแสดงได้ ถ้ารายการ ตั้งค่าสถานะเป็น ไม่มีข้อความที่คุณต้องการอยู่ ให้พิมพ์รายการใหม่ลงในกล่องข้อความ แล้วกด ENTER
  4. ถ้ากล่องกาเครื่องหมาย ตัวเตือน สำหรับ ตั้งค่าสถานะสำหรับฉัน หรือ ตั้งค่าสถานะสำหรับผู้รับ กล่องใดกล่องหนึ่งถูกเลือก คุณสามารถระบุเวลาให้ตัวเตือนถูกเปิดใช้งานได้
  5. คลิก ตกลง

แถบข้อมูลแสดงตัวเลือกที่คุณเลือก

แถบข้อมูล Outlook

 หมายเหตุ   ถ้าคุณกำลังใช้บัญชีผู้ใช้อีเมล IMAP อยู่ คุณไม่สามารถเปลี่ยนข้อความค่าสถานะหรือตั้งค่าวันที่เริ่มและวันครบกำหนดได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การค้นหาการตอบกลับไปยังข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะที่คุณได้ส่งไป

คุณลักษณะนี้ต้องการให้คุณบันทึกข้อความอีเมลของคุณที่ส่งไปแล้ว ตามค่าเริ่มต้น ข้อความที่ถูกส่งจะบันทึกอยู่ในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง ถ้าตำแหน่งการนำส่งเริ่มต้นของคุณ  ซึ่งเป็นตำแหน่งที่บันทึกจดหมายรับเข้า  คือเซิร์ฟเวอร์ที่ติดตั้ง Microsoft Exchange ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ย้ายรายการที่ถูกส่งของคุณไปที่แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) (แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst): แฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อความและรายการอื่นๆ ไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถกำหนดแฟ้ม .pst เป็นตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นสำหรับการส่งข้อความอีเมล และสามารถใช้แฟ้ม .pst เพื่อจัดระเบียบและสำรองรายการสำหรับการเก็บรักษาอย่างปลอดภัย) บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ทั้งด้วยตนเองหรือทางการเก็บถาวรอัตโนมัติ การทำเช่นนั้นจะทำให้คุณลักษณะนี้ไม่ทำงาน

  1. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • เปิดข้อความต้นฉบับในโฟลเดอร์ รายการที่ถูกส่ง
    • เปิดข้อความที่ส่งที่ถูกตั้งค่าสถานะใน แถบรายการที่ต้องทำ
    • เปิดข้อความอีเมลใดๆ ที่เป็นการตอบกลับข้อความต้นฉบับ ให้คลิกที่แถบข้อมูล แล้วคลิก เปิดข้อความต้นฉบับที่ถูกตั้งค่าสถานะ
  2. คลิกแถบข้อมูล จากนั้นคลิก ค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้อง

กล่องโต้ตอบ การค้นหาขั้นสูง เปิดขึ้น และเริ่มต้นค้นหาข้อความอีเมลที่เกี่ยวข้องกัน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การหยุดการติดตามการสนทนาในอีเมล

คุณสามารถเลือกปิดการใช้งานค่าสถานะการติดตามในข้อความได้ทุกเมื่อ

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • คุณได้เรียบเรียงข้อความอีเมลและได้เลือกค่าสถานะ แต่ตอนนี้คุณต้องการเอาค่าสถานะออก    
    1. ในแบบร่างข้อความ บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก ตามงานรูปปุ่ม
    2. คลิก ล้างค่าสถานะ
  • คุณได้ส่งข้อความอีเมลที่คุณได้ตั้งค่าสถานะสำหรับตัวคุณเองและผู้อื่น แต่ตอนนี้คุณต้องการเอาค่าสถานะออก    

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • ลบข้อความอีเมลต้นฉบับที่ถูกตั้งค่าสถานะจากแถบรายการที่ต้องทำ

การทำเช่นนี้จะลบข้อความอีเมลออกจากโฟลเดอร์จดหมายด้วย

  • คลิกขวาที่ข้อความตรงจุดใดก็ได้ที่ปรากฏขึ้น แล้วคลิก ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ หรือ ล้างค่าสถานะ

 หมายเหตุ   ผู้รับข้อความอีเมลของคุณจะยังคงเห็นค่าสถานะ การเอาค่าสถานะออกจะมีผลกับสิ่งที่คุณเห็นเท่านั้น

  • ตัวเตือนของค่าสถานะปรากฏขึ้น และคุณต้องการเอาค่าสถานะออก    
  • เมื่อการแจ้งเตือนตัวเตือนปรากฏขึ้น ให้คลิกขวาที่การแจ้งเตือนตัวเตือน แล้วคลิก ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ หรือ ล้างค่าสถานะ

แสดงคลิกที่นี่เพื่อเรียนรู้ว่า ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ และ ล้างค่าสถานะ แตกต่างกันอย่างไร

ทำเครื่องหมายเสร็จสมบูรณ์     รายการยังคงถูกทำเครื่องหมายด้วยค่าสถานะเพื่อตามงาน อย่างไรก็ตาม ตอนนี้รายการถูกขีดทับ ถ้าแถบรายการที่ต้องทำหรืองานถูกกำหนดค่าให้แสดงงานและรายการที่ต้องทำทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงว่าเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ คุณจะยังคงเห็นข้อความจนกระทั่งคุณได้ลบข้อความออกจากโฟลเดอร์จดหมายของคุณ

ล้างค่าสถานะ     ค่าสถานะได้รับการเอาออกจากข้อความอีเมลและไม่มีระเบียนของข้อความดังกล่าวว่าได้เคยปรากฏในมุมมอง เช่น แถบรายการที่ต้องทำและงาน

ถ้าคุณต้องการเก็บระเบียนของรายการที่เสร็จสมบูรณ์ ให้ใช้ ค่าสถานะเสร็จสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณลบข้อความอีเมล รายการดังกล่าวจะหายไปจากมุมมอง Outlook ทั้งหมด

  • การตอบกลับอีเมลไปยัง ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะมาถึง และคุณต้องการเอาค่าสถานะออก    
  1. ในบานหน้าต่างการอ่านหรือในข้อความที่เปิดอยู่ ให้คลิกแถบข้อมูล แล้วคลิก เปิดข้อความต้นฉบับที่ถูกตั้งค่าสถานะ
  2. บนแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม การติดตาม ให้คลิก ตามงานรูปปุ่ม
  3. คลิก ล้างค่าสถานะ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าสถานะข้อความที่คุณได้รับ

คุณสามารถตั้งค่าสถานะข้อความอีเมลที่คุณได้รับเพื่อเตือนตัวคุณเองให้ตามงานหรือดำเนินการในภายหลัง เมื่อต้องการตั้งค่าสถานะข้อความที่ได้รับ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  1. ในรายการข้อความ ให้คลิกคอลัมน์ของค่าสถานะถัดจากข้อความเพื่อตั้งค่าสถานะข้อความด้วยค่าสถานะเริ่มต้น

ยกเว้นว่าคุณได้เปลี่ยนค่าสถานะเริ่มต้น จะมีทั้งวันที่เริ่มและวันครบกำหนดเป็นวันนี้

  1. ในรายการข้อความ ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ของค่าสถานะที่อยู่ถัดจากข้อความ
  2. เลือกวันครบกำหนดของงาน ตัวอย่างเช่น การเลือก สัปดาห์หน้า จะระบุวันที่เริ่มเป็นวันจันทร์หน้าและวันครบกำหนดเป็นวันศุกร์หน้า คลิก กำหนดเอง เพื่อสร้างวันที่เริ่มและวันครบกำหนดที่ไม่ปรากฏอยู่ในรายการ

หลังจากที่คุณคลิก ตกลง แถบข้อมูลจะแสดงตัวเลือกที่คุณเลือก

ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะของคุณจะปรากฏในแถบรายการที่ต้องทำ ในงาน และในรายการงานประจำวันในปฏิทิน

ตามค่าเริ่มต้นแล้ว วันที่เริ่ม วันครบกำหนด และตัวเตือนของค่าสถานะต่อไปนี้จะพร้อมใช้งาน

ค่าสถานะ วันที่เริ่ม วันครบกำหนด ตัวเตือน
วันนี้ วันที่ปัจจุบัน วันที่ปัจจุบัน หนึ่งชั่วโมงก่อนเวลาสิ้นสุดวันทำงานของวันนี้
พรุ่งนี้ วันที่ปัจจุบันบวกหนึ่งวัน วันที่ปัจจุบันบวกหนึ่งวัน เวลาเริ่มต้นของวันปัจจุบันบวกหนึ่งวันทำงาน
สัปดาห์นี้ วันที่ปัจจุบันบวกสองวัน แต่ไม่ใช่หลังจากวันทำงานวันสุดท้ายของสัปดาห์นี้ วันทำงานวันสุดท้ายของสัปดาห์นี้ เวลาเริ่มต้นของวันปัจจุบันบวกสองวันทำงาน
สัปดาห์หน้า วันทำงานวันแรกของสัปดาห์หน้า วันทำงานวันสุดท้ายของสัปดาห์หน้า เวลาเริ่มต้นของวันทำงานวันแรกของสัปดาห์หน้า
ไม่มีวันที่ ไม่มีวันที่ ไม่มีวันที่ วันที่ปัจจุบัน
กำหนดเอง วันที่ปัจจุบัน วันที่ปัจจุบัน วันที่ปัจจุบัน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Outlook 2007