การเปลี่ยนระยะห่างบรรทัดของข้อความใน Outlook 2002

ปรับใช้กับ
Microsoft Access 2002

อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการจัดรูปแบบของข้อความเพื่อให้ระยะห่างบรรทัดปรากฏบนคอมพิวเตอร์ของผู้รับในลักษณะเดียวกันกับที่คุณได้สร้างไว้

รูปแบบที่คุณเลือกเพื่อส่งข้อความจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณจะสามารถเลือกใช้คำสั่งควบคุมระยะห่างบรรทัด รวมถึงตัวเลือกการจัดรูปแบบอื่นๆ ได้มากน้อยเพียงใด โปรแกรม Microsoft Outlook 2002 สนับสนุนรูปแบบข้อความ 3 แบบ ได้แก่ HTML, ข้อความล้วน และ Outlook Rich Text เนื่องจากโปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่ใช้รูปแบบ HTML จึงขอแนะนำให้คุณใช้รูปแบบดังกล่าวในกรณีที่คุณต้องส่งข้อความส่วนใหญ่ผ่านทางอินเทอร์เน็ตหรือภายในบริษัทที่ใช้ Microsoft Exchange Server

มีแต่รูปแบบข้อความ HTML เท่านั้นที่สนับสนุนการตั้งระยะห่างบรรทัดในหลายรูปแบบ โดย HTML จะเป็นรูปแบบข้อความเริ่มต้นใน Outlook 2002 โดยมี Microsoft Word เป็นโปรแกรมแก้ไขอีเมลค่าเริ่มต้น ด้วยโปรแกรมเหล่านี้ คุณจะสามารถควบคุมระยะห่างบรรทัดได้ตามต้องการ

แสดงการจัดระยะห่างบรรทัดเมื่อใช้ Word เป็นโปรแกรมแก้ไขอีเมล

แสดงใช้ HTML เป็นรูปแบบข้อความ

  1. ในข้อความใหม่ บนเมนู รูปแบบ ให้คลิก ย่อหน้า
  2. ในรายการ ระยะห่าง ให้คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ ถ้าจำเป็น ให้คลิกตัวเลือกในรายการ ขนาด

แสดงเคล็ดลับ

  • วิธีกำหนดระยะห่างบรรทัดเป็น 1 บรรทัด ในข้อความ ให้กด CTRL+1
  • วิธีกำหนดระยะห่างบรรทัดเป็น 2 บรรทัด ในข้อความ ให้กด CTRL+2
  • วิธีกำหนดระยะห่างบรรทัดเป็น 1.5 บรรทัด ในข้อความ ให้กด CTRL+5

 สิ่งสำคัญ    หากโปรแกรมอีเมล์ของผู้รับไม่สนับสนุนรูปแบบที่คุณเลือก โปรแกรมอีเมลของผู้รับอาจพยายามแปลงข้อความเป็นรูปแบบที่มองเห็นได้ อาจแสดงผลข้อความในรูปของสิ่งที่แนบมา หรืออาจไม่สามารถแสดงผลข้อความเหล่านี้เลย หากคุณไม่ทราบว่า ผู้รับใช้โปรแกรมอีเมลใด หรือเวอร์ชั่นใด จะเป็นการดีที่สุดที่จะจัดรูปแบบข้อความเป็นข้อความล้วน แต่การควบคุมการเว้นวรรคระหว่างบรรทัดของคุณ อาจเสียหายรุนแรง เหมือนการควบคุมในรูปแบบ rich text

แสดงใช้ข้อความล้วนเป็นรูปแบบข้อความ

ในการแทรกบรรทัดเปล่าหลังจากบรรทัดที่มีข้อความ ให้กด ENTER สองครั้งหลังจากจบแต่ละบรรทัด โดยควรตรวจดูให้แน่ใจว่าแต่ละบรรทัดมีความยาวไม่เกิน 72 อักขระ เพื่อที่จะได้ไม่มีการปัดข้อความที่เกินไปไว้ในบรรทัดใหม่

 หมายเหตุ   วิธีการนี้ไม่ได้รับประกันว่าระยะห่างบรรทัดจะปรากฏตามที่คุณต้องการเสมอไป

แสดงจะทราบได้อย่างไรว่าผู้รับข้อความสามารถอ่าน HTML ได้?

แสดงสอบถามจากผู้รับ

สอบถามผู้รับของคุณว่าโปรแกรมอีเมลที่เขาใช้สนับสนุนข้อความที่มีจัดรูปแบบเป็น HTML หรือไม่

แสดงตรวจสอบข้อความที่ส่งจากผู้รับ

โปรแกรมรับ-ส่งอีเมลเวอร์ชันล่าสุดส่วนใหญ่สามารถใช้งานกับ HTML แต่คุณก็อาจตรวจสอบส่วนหัวอินเทอร์เน็ตของข้อความเพื่อดูว่าข้อความดังกล่าวใช้โปรแกรมอีเมลชนิดใดในการส่ง

  1. เปิดข้อความ
  2. บนเมนู มุมมอง ให้คลิก ตัวเลือก
  3. ในช่อง ส่วนหัวอินเทอร์เน็ต ให้ค้นหาคำว่า X-Mailer ชื่อของโปรแกรมอีเมลที่ใช้โดยผู้ส่งจะอยู่ตามหลังคำดังกล่าว นอกจากนี้ คำที่ใช้ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับโปรแกรมอีเมลอาจได้แก่ Mail-System-Version, Mailer หรือ Originating-Client ก็ได้ ถ้าข้อความมาจากโปรแกรมกลุ่มข่าว ส่วนหัวจะเป็น X-Newsreader

แสดงหากไม่ได้ใช้ Word เป็นโปรแกรมแก้ไขอีเมล

แสดงใช้ HTML เป็นรูปแบบข้อความ

เมื่อคุณกด ENTER บรรทัดเปล่าจะถูกแทรกลงไปก่อนที่จะขึ้นบรรทัดถัดไปของข้อความ ถ้าคุณไม่ต้องการแทรกบรรทัดเปล่า เช่น ข้อความในย่อหน้าเดียวกัน ให้ใช้วิธีขึ้นบรรทัดใหม่โดยกด SHIFT+ENTER

แสดงใช้ข้อความล้วนเป็นรูปแบบข้อความ

ในการแทรกบรรทัดเปล่าหลังจากบรรทัดที่มีข้อความ ให้กด ENTER สองครั้งหลังจากจบแต่ละบรรทัด โดยควรตรวจดูให้แน่ใจว่าแต่ละบรรทัดมีความยาวไม่เกิน 72 อักขระ เพื่อที่จะได้ไม่มีการปัดข้อความที่เกินไปไว้ในบรรทัดใหม่

 หมายเหตุ   วิธีการนี้ไม่ได้รับประกันว่าระยะห่างบรรทัดจะปรากฏตามที่คุณต้องการเสมอไป