การเตรียมการเพื่อใช้กล่องจดหมายของไซต์ใน Office 365

คุณสามารถใช้กล่องจดหมายของไซต์ได้จากไซต์ทีม SharePoint เพื่อเก็บและจัดระเบียบอีเมลของทีม อีกทั้งยังสามารถใช้จาก Outlook 2013 ที่รวมอยู่ใน Office 365 ProPlus สำหรับอีเมลของทีม เพื่อเป็นการจัดเก็บสิ่งที่แนบมาและเรียกใช้เอกสารจากไซต์ทีมได้อย่างรวดเร็วด้วย

ก่อนที่จะใช้กล่องจดหมายของไซต์ที่องค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้จาก Outlook ให้อ่านบทความนี้เพื่อทำความเข้าใจข้อกำหนดและข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับการติดตั้ง ดู คำถามที่ถามบ่อย เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับคำถามที่ผู้ใช้อาจถาม และการแก้ไขปัญหาการเข้าถึง

ในบทความนี้


ใช้กล่องจดหมายของไซต์เมื่อใดและอย่างไร

เพื่อเริ่มต้นใช้งาน ให้เรียนรู้วิธีที่กล่องจดหมายของไซต์สามารถช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ เมื่อคุณพร้อมที่จะติดตั้งและใช้กล่องจดหมายของไซต์ ให้ดูรายละเอียดต่อไปนี้

สิทธิ์และข้อกำหนด

สิทธิ์ในการทำงานกับกล่องจดหมายของไซต์จะถูกควบคุมโดยการเพิ่มบุคคลลงในกลุ่มที่ระบุบนไซต์ SharePoint ตารางต่อไปนี้แสดงว่าใครสามารถทำอะไรได้บ้าง

งาน ใครสามารถทำได้
ส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลสำหรับกล่องจดหมายของไซต์ ทุกคน
สร้างกล่องจดหมายของไซต์สำหรับไซต์ ทุกคนในกลุ่มเจ้าของ SharePoint สำหรับไซต์นั้น
อ่าน จัดระเบียบ ตอบกลับ หรือลบอีเมลจากกล่องจดหมายของไซต์ใน SharePoint
  • ทุกคนในกลุ่มเจ้าของเริ่มต้นหรือกลุ่มสมาชิกเริ่มต้นสำหรับไซต์ (บุคคลใดก็ตามที่มีสิทธิ์สนับสนุน) สามารถใช้กล่องจดหมายของไซต์จาก SharePoint ได้ บุคคลสามารถแสดงอยู่ในกลุ่มเจ้าของหรือสมาชิกในฐานะบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือในฐานะส่วนหนึ่งของกลุ่มการรักษาความปลอดภัยก็ได้
ใช้กล่องจดหมายของไซต์จาก Outlook 2013 ที่รวมอยู่ใน Office 365 ProPlus

 สิ่งสำคัญ    คุณควรระวังสิ่งต่อไปนี้

  • จำเป็นต้องมี Outlook 2013 ที่รวมอยู่ใน Office 365 ProPlus
  • Outlook เวอร์ชันอื่นไม่อนุญาตให้คุณใช้กล่องจดหมายของไซต์ ตามที่อธิบายไว้ในนี้
  • Outlook 2013 ที่รวมอยู่ใน Office 365 ProPlus จะมีให้ใช้งานเฉพาะในแผนการสมัครใช้งาน Office 365 บางแผนเท่านั้น
  • ชื่อผู้ใช้ของผู้ใช้แต่ละคนจะต้องแสดงอยู่ในกลุ่มเจ้าของเริ่มต้นหรือกลุ่มสมาชิกเริ่มต้นของ SharePoint
  • ถ้าคุณเพิ่มกลุ่มการรักษาความปลอดภัยที่มีผู้ใช้อยู่ในกลุ่มแล้วลงในกลุ่ม SharePoint พวกเขาจะไม่สามารถเห็นกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook 2013 ที่รวมอยู่ใน Office 365 ProPlus ได้ แม้ว่าพวกเขาจะใช้กล่องจดหมายของไซต์จาก SharePoint ได้ก็ตาม

สำหรับการกำหนดค่าไฮบริด เมื่อต้องการดูกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook 2013 ที่รวมอยู่ใน Office 365 ProPlus ผู้ใช้จะต้องมีกล่องจดหมาย Exchange ใน Outlook 2013 ที่มาพร้อมกับ Office 365 ProPlus

ส่งอีเมลจากที่อยู่อีเมลของกล่องจดหมายของไซต์ ตามค่าเริ่มต้น อีเมลที่ส่งจากกล่องจดหมายของไซต์มีที่อยู่ จาก ของบุคคลแต่ละคนที่ส่งอีเมลนั้น เมื่อต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ใช้ที่อยู่อีเมลของกล่องจดหมายของไซต์เป็นที่อยู่ จาก คุณสามารถให้สิทธิ์ ส่งเป็น กับผู้ใช้สำหรับที่อยู่อีเมลของกล่องจดหมายของไซต์ได้

คำถามที่ถามบ่อยเกี่ยวกับการจัดการกล่องจดหมายของไซต์

ต่อไปนี้เป็นคำตอบของคำถามทั่วไปที่อาจเกิดขึ้นเมื่อคุณเริ่มใช้กล่องจดหมายของไซต์ในองค์กรของคุณ

การใช้กล่องจดหมายของไซต์

แสดงสมาชิกของไซต์จะค้นหาได้อย่างไรว่าใครสามารถเห็นกล่องจดหมายของไซต์บ้าง

ใน Outlook ให้คลิกขวาที่ชื่อบัญชีผู้ใช้ของคุณบนบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก จัดการกล่องจดหมายของไซต์ทั้งหมด หน้าต่างใหม่ที่เปิดขึ้นจะแสดงรายการกล่องจดหมายของไซต์ทั้งหมดที่คุณสามารถเข้าถึงได้ ดับเบิลคลิกที่กล่องจดหมายของไซต์ แล้วคลิก ผู้ใช้

คุณยังสามารถใช้ Outlook Web App ได้ด้วย ที่มุมบนขวา ให้คลิก การตั้งค่า การตั้งค่า: อัปเดตโปรไฟล์ของคุณ ติดตั้งซอฟต์แวร์ และเชื่อมต่อเข้ากับ Cloud คลิก ตัวเลือก คลิก กล่องจดหมายของไซต์ ให้ดับเบิลคลิกที่กล่องจดหมายของไซต์ แล้วคลิก ผู้ใช้

แสดงฉันสามารถคัดลอกอีเมลมายังกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook แทนที่จะย้ายมาได้ไหม

เมื่อคุณลากอีเมลจากกล่องจดหมายของคุณมายังกล่องจดหมายของไซต์ อีเมลจะถูกย้ายไปยังกล่องจดหมายของไซต์ เมื่อต้องการคัดลอก ให้คลิกขวาที่อีเมลเพื่อลากไปยังกล่องจดหมายของไซต์ แล้วคลิก คัดลอก

แสดงจะเกิดอะไรขึ้นถ้าผู้ใช้สองคนพยายามอัปโหลดเอกสารเดียวกันไปยังกล่องจดหมายของไซต์โดยใช้ Outlook

เอกสารแต่ละรายการจะต้องมีชื่อไม่ซ้ำกัน ผู้ใช้คนที่สองจะได้รับอีเมลแจ้งว่าไม่สามารถเพิ่มไฟล์นี้ได้เพราะมีไฟล์ที่มีชื่อเดียวกันอยู่แล้ว อีเมลนี้จะมีสิ่งที่แนบมารวมอยู่ด้วย

แสดงจะเกิดอะไรขึ้นถ้าผู้ใช้สองคนแก้ไขอีเมลแบบร่างพร้อมกันในกล่องจดหมายของไซต์โดยใช้ แอปกล่องจดหมายของไซต์ ของไซต์ SharePoint

การแก้ไขของผู้ใช้คนที่สองจะเขียนทับการเปลี่ยนแปลงของผู้ใช้คนแรก

การทำงานกับเอกสารจาก Outlook

แสดงผู้ใช้สามารถเช็คเอาท์ไฟล์จาก Outlook ได้ไหม

ไม่ได้ เมื่อต้องการเช็คเอาท์ไฟล์ คุณต้องไปที่ไซต์ทีมใน SharePoint

ถ้าเวิร์กโฟลว์ SharePoint ของคุณจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์เอกสาร เอกสารนั้นจะไม่สามารถแก้ไขได้จาก Outlook

แสดงจะเกิดอะไรขึ้นถ้าผู้ใช้สองคนแก้ไขเอกสารเดียวกันจากกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook

SharePoint จะจัดการการตรวจทานและผสานการเปลี่ยนแปลง

แสดงMetadata ของ SharePoint จะถูกตั้งค่าอย่างไรเมื่อผู้ใช้ลากเอกสารหรือสิ่งที่แนบมาไปยังกล่องจดหมายของไซต์

เมื่อผู้ใช้ลากสิ่งที่แนบมาหรือเอกสารไปยังกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาหรือเอกสารจะได้รับการบันทึก ตารางต่อไปนี้แสดงคุณสมบัติ Outlook ที่จะถูกบันทึกเป็น Metadata ของ SharePoint

ชื่อคุณสมบัติของ Outlook Metadata ของ SharePoint

Subject

ชื่อไฟล์

From

ปรับเปลี่ยนล่าสุดโดย

LastModifiedBy

ปรับเปลี่ยนล่าสุดโดย

ReceiveTime

แก้ไขล่าสุดเมื่อ

Document size

ขนาดเอกสาร

Checked out to

เช็คเอาท์ไปยัง

ถ้าไลบรารีเอกสารของคุณต้องการ Metadata เพิ่มเติม และผู้ใช้ลากเอกสารลงในไซต์โดยใช้ Outlook เอกสารจะแสดงเป็นเช็คเอาท์ใน SharePoint จนกว่าผู้ใช้คนเดียวกันนั้นจะไปที่ SharePoint และเพิ่ม Metadata ที่จำเป็น

แสดงOutlook ซิงโครไนซ์กับกล่องจดหมายของไซต์บ่อยแค่ไหน

เมื่อกล่องจดหมายของไซต์เปิดใน Outlook หรือใน SharePoint ข้อมูลจะได้รับการซิงโครไนซ์ทุกๆ 15 นาที ข้อมูลกล่องจดหมายของไซต์ของ Outlook จะได้รับการซิงโครไนซ์เมื่อ Outlook เปิดขึ้นในแต่ละครั้ง

ถ้าจำเป็นต้องมีการซิงค์ด้วยตนเอง ผู้ใช้สามารถเริ่มต้นการซิงค์ได้จาก Outlook หรือ Outlook Web App ใน Outlook ให้คลิกขวาที่ชื่อบัญชีผู้ใช้ของคุณบนบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก จัดการกล่องจดหมายของไซต์ทั้งหมด หน้าต่างใหม่จะเปิดพร้อมกับรายการของกล่องจดหมายของไซต์ทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์ในการเข้าถึง ดับเบิลคลิกที่กล่องจดหมายของไซต์ คลิก สถานะการซิงค์ แล้วคลิก เริ่มซิงค์ ใน Outlook Web App ที่มุมบนขวา ให้คลิก การตั้งค่า การตั้งค่า: อัปเดตโปรไฟล์ของคุณ ติดตั้งซอฟต์แวร์ และเชื่อมต่อเข้ากับ Cloud แล้วคลิก ตัวเลือก จากนั้นคลิก กล่องจดหมายของไซต์ ดับเบิลคลิกที่กล่องจดหมายของไซต์ คลิก สถานะการซิงค์ แล้วคลิก เริ่มทำการซิงค์

แสดงจะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันลากสิ่งที่แนบมาหรือเอกสารที่อยู่ใน Outlook ไปยังกล่องจดหมายของไซต์ และ SharePoint ไม่สามารถบันทึกเอกสารนั้นได้

เอกสารจะถูกบันทึกไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ถ้าเอกสารนั้นสามารถบันทึกได้ ถ้าเอกสารไม่สามารถบันทึกได้ คุณจะได้รับอีเมลที่มีเอกสารถูกบันทึกเป็นสิ่งที่แนบมา

แสดงฉันควรทำอย่างไร ถ้าฉันเห็นโฟลเดอร์ปัญหาในการซิงค์ในกล่องจดหมายของไซต์ของฉัน

โฟลเดอร์ ปัญหาในการซิงค์ จะปรากฏขึ้นถ้าการซิงค์โครไนซ์ล้มเหลว หรือเอกสารไม่สามารถอัปโหลดหรือลบได้ ถ้าคุณไม่สามารถอัปโหลดหรือลบไฟล์ออกจาก Outlook ให้ลองใช้ไซต์ SharePoint เพื่ออัปโหลดหรือลบไฟล์ของคุณบนไซต์ SharePoint เมื่อต้องการไปยังไซต์ SharePoint จากกล่องจดหมายของไซต์ของคุณใน Outlook ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์เอกสารของคุณ แล้วคลิก เปิดในเว็บเบราว์เซอร์

ถ้าเอกสารไม่สามารถซิงโครไนซ์จากไซต์ SharePoint ไปยังกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook ได้ ให้ลองซิงค์ด้วยตนเองเพื่อดูว่าจะแก้ปัญหาได้หรือไม่ การซิงค์ด้วยตนเองต้องทำจาก Outlook Web App สำหรับบัญชีผู้ใช้ของคุณ ไม่ใช่จาก SharePoint ใน Outlook Web App ให้คลิก การตั้งค่า การตั้งค่า: อัปเดตโปรไฟล์ของคุณ ติดตั้งซอฟต์แวร์ และเชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ แล้วคลิก ตัวเลือก จากนั้นคลิก กล่องจดหมายของไซต์) ดับเบิลคลิกที่กล่องจดหมายของไซต์ แล้วคลิก สถานะการซิงค์ จากนั้นคลิก เริ่มทำการซิงค์ ถ้าไม่สำเร็จให้คลิก ส่งอีเมลรายละเอียดให้ฉัน จากนั้นแก้ไขปัญหาของคุณ และติดต่อฝ่ายสนับสนุนถ้าจำเป็น

การสร้างและการเอากล่องจดหมายของไซต์ออก

แสดงฉันต้องกำหนดสิทธิ์การใช้งานที่อยู่อีเมลกล่องจดหมายของไซต์หรือไม่

ไม่ต้อง ที่อยู่อีเมลของไซต์ไม่จำเป็นต้องใช้สิทธิ์การใช้งาน Exchange

แสดงมีสถานการณ์ใดบ้างไหมที่ฉันไม่ควรใช้กล่องจดหมายของไซต์

มีบางสถานการณ์ที่กล่องจดหมายของไซต์อาจไม่เหมาะสมที่จะใช้ดังนี้

  • ในกรณีการรักษาความลับ ซึ่งอีเมลใดๆ ในกล่องจดหมายของไซต์สามารถถูกอ่านหรือส่งต่อโดยสมาชิกของไซต์คนใดก็ได้
  • เนื่องจากกล่องจดหมายของไซต์เป็นเวิร์กสเปซที่แชร์ ผู้ใช้กล่องจดหมายของไซต์ใดๆ สามารถจัดเรียงอีเมลใหม่และลบอีเมลได้

แสดงฉันสามารถเปลี่ยนชื่อกล่องจดหมายของไซต์ได้ไหม

ชื่อที่ใช้แสดงของกล่องจดหมายของไซต์คือชื่อที่ใช้แสดงของไซต์ทีม SharePoint ถ้าคุณเปลี่ยนชื่อที่ใช้แสดงของไซต์ใน SharePoint ชื่อที่ใช้แสดงจะเปลี่ยนใน Outlook ด้วย อย่างไรก็ตาม ที่อยู่อีเมลของไซต์จะไม่เปลี่ยนแปลง

แสดงฉันสามารถเปลี่ยนที่อยู่อีเมลกล่องจดหมายของไซต์ได้ไหม

ไม่ได้ ที่อยู่อีเมลสำหรับไซต์จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หลังจากที่สร้างขึ้นแล้ว ที่อยู่อีเมลถูกสร้างขึ้นจากชื่อที่ใช้แสดงสำหรับไซต์เมื่อกล่องจดหมายของไซต์ถูกสร้างขึ้น

ถ้าชื่อที่ใช้แสดงของไซต์ใช้อักขระที่ไม่ใช่ตัวอักษรภาษาอังกฤษ หรือมีอักขระจากตัวอักษรภาษาอังกฤษจำนวนสามอักขระหรือน้อยกว่า ชื่อที่ใช้แสดงจะไม่ถูกใช้เป็นที่อยู่อีเมล แต่ที่อยู่อีเมลจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เพื่อให้แน่ใจว่าจะใช้งานได้ ที่อยู่อีเมลที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจะเริ่มด้วยคำนำหน้า SM ตามด้วยปีแบบเลขสองหลัก เลขของวันในหนึ่งปีจำนวนสามหลัก และตัวอักษรแบบสุ่มสี่ตัว

แสดงฉันสามารถเพิ่มคำนำหน้าให้กับที่อยู่กล่องจดหมายของไซต์สำหรับไซต์ใหม่ได้ไหม

คุณสามารถใช้ cmdlet Set-SiteMailboxProvisioningPolicy Exchange Online Windows PowerShell กับพารามิเตอร์ –AliasPrefix เพื่อสร้างคำนำหน้าที่ใช้กับกล่องจดหมายของไซต์ใหม่ทั้งหมดได้

แสดงฉันสามารถลบกล่องจดหมายของไซต์ได้ไหม

เมื่อไซต์ถูกปิดหรือถูกลบด้วยตนเอง หรือเป็นผลจากนโยบายการปิดไซต์ กล่องจดหมายของไซต์จะถูกปิดหรือถูกลบด้วย

คุณสามารถป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายของไซต์แสดงบนไซต์ SharePoint ได้ แต่คุณไม่สามารถลบเฉพาะกล่องจดหมายของไซต์ได้

แสดงฉันสามารถสร้างกล่องจดหมายของไซต์โดยอัตโนมัติได้ไหม

ได้

  1. ในการสร้างกล่องจดหมายของไซต์สำหรับไซต์ SharePoint ที่มีอยู่โดยใช้ระบบการเตรียมใช้งานโดยอัตโนมัติของคุณ ให้คุณติดตั้งแอปกล่องจดหมายของไซต์
  2. เมื่อใช้ Windows PowerShell กับ cmdlet Exchange Online ให้รันคำสั่งต่อไปนี้เพื่อสร้างกล่องจดหมายของไซต์และตั้งค่าชื่อที่ใช้แสดง

New-SiteMailbox –DisplayName “<ชื่อที่ใช้แสดงของไซต์>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของวิธีการตั้งค่ากล่องจดหมายของไซต์ใหม่บนไซต์ทีมการตลาด

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ cmdlet ที่ใช้สำหรับการจัดการกล่องจดหมายของไซต์ให้ดูที่ cmdlet การแชร์และการทำงานร่วมกัน

แสดงฉันจะควบคุมขนาดสูงสุดของกล่องจดหมายได้อย่างไร

คุณสามารถใช้ cmdlet Set-SiteMailboxProvisioningPolicy Exchange Online Windows PowerShell เพื่อควบคุมขนาดสูงสุดของข้อความอีเมลที่สามารถรับได้ เมื่อมีคำเตือนขนาดของกล่องจดหมายและขนาดสูงสุดของกล่องจดหมาย

แสดงมีสถิติการใช้กล่องจดหมายของไซต์ไหม

มี คุณสามารถใช้ cmdlets Windows PowerShell ต่อไปนี้เพื่อรับข้อมูลการใช้ได้ดังนี้

  • Get-SiteMailbox: รับข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับกล่องจดหมาย
  • Get-MailboxFolderStatistics: ดูจำนวนรายการและขนาดโฟลเดอร์
  • Get-MailboxStatistics: ดูเวลาลงชื่อเข้าใช้ล่าสุด

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ cmdlet เหล่านี้ ให้ดูที่ cmdlet การแชร์และการทำงานร่วมกัน

การแก้ไขปัญหาการเข้าถึงกล่องจดหมายของไซต์

แสดงทำไมผู้ใช้จึงไม่สามารถมองเห็นกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook แม้ว่าผู้ใช้จะมองเห็นใน SharePoint

อาจมีหลายสาเหตุที่ทำให้ผู้ใช้เห็นกล่องจดหมายของไซต์ใน SharePoint แต่ไม่เห็นใน Outlook ตรวจสอบรายการต่อไปนี้

  • ดูให้แน่ใจว่าผู้ใช้กำลังใช้ Outlook เวอร์ชันที่ได้รับการสนับสนุน
  • ดูให้แน่ใจว่าผู้ใช้ได้ถูกเพิ่มลงในกลุ่มเจ้าของไซต์หรือสมาชิกของไซต์ในฐานะผู้ใช้ แทนที่จะเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มการรักษาความปลอดภัย
  • คุณสามารถใช้กล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook ได้เพียง 10 รายการเท่านั้นในแต่ละครั้ง ถ้าผู้ใช้มี 10 กล่องจดหมายของไซต์ที่ตั้งค่าแล้ว และต้องการดูเพิ่มเติม ผู้ใช้ต้องซ่อนกล่องจดหมายของไซต์บางกล่องก่อน สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีล้าง แสดงใน Outlookกล่องกาเครื่องหมาย ให้ดู เข้าถึงโครงการอีเมลและเอกสารจากที่เดียว

แสดงทำไมผู้ใช้สามารถดูเอกสารใน SharePoint แต่ไม่สามารถดูได้ในกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook

สำหรับเอกสารที่สามารถดูได้ในกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook ไลบรารีเอกสารที่มีเอกสารนั้นต้องถูกตรึงไปยังไซต์ เปิดใช้ด่วน

แสดงทำไมผู้ใช้สามารถดูเอกสารในกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook แต่ไม่สามารถดูได้ใน SharePoint

Outlook จะแสดงรายการเอกสารทั้งหมด แต่ SharePoint จะแสดงเฉพาะรายการเอกสารที่ผู้ใช้มีสิทธิ์ในการอ่านเท่านั้น ถ้าผู้ใช้ ไม่มีสิทธิ์ การอ่านสำหรับ เอกสารเฉพาะชื่อของเอกสารจะถูกแสดงในกล่องจดหมายของไซต์ใน Outlook แต่ผู้ใช้ Outlook จะไม่สามารถเปิดเอกสารได้

 
 
นำไปใช้กับ:
Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business, ผู้ดูแลระบบ Office 365 Enterprise, ผู้ดูแลระบบ Office 365 Midsize Business