แชร์ไซต์หรือเอกสารกับผู้ที่อยู่นอกองค์กรของคุณ

 หมายเหตุ    ถ้าข้อมูลนี้ไม่ตรงกับที่คุณเห็น คุณอาจกำลังใช้ Office 365 ก่อนการอัปเกรดอยู่ ให้ลอง แชร์ไซต์กับผู้ใช้ภายนอก เพื่อค้นหาข้อมูลที่ใช้กับคุณได้
ฉันกำลังใช้ Office 365 รุ่นหลังการอัปเกรดบริการหรือไม่

ถ้าคุณทำงานที่เกี่ยวข้องกับการแชร์เอกสาร หรือการทำงานร่วมกันโดยตรงกับผู้ขาย ผู้ซื้อ หรือลูกค้า คุณอาจต้องการใช้ไซต์ของคุณในการแชร์เนื้อหากับบุคคลที่อยู่นอกองค์กรของคุณที่ไม่มีสิทธิ์การใช้งานสำหรับการสมัครใช้งาน Microsoft Office 365

คุณจะสามารถทำได้สามวิธีการดังนี้

  • คุณสามารถแชร์ทั้งไซต์โดยการเชิญให้ผู้ใช้ภายนอกลงชื่อเข้าใช้ไซต์ของคุณโดยใช้บัญชี Microsoft หรือ ID ผู้ใช้ Microsoft Office 365
  • คุณสามารถแชร์เอกสารแต่ละรายการได้โดยการเชิญให้ผู้ใช้ภายนอกลงชื่อเข้าใช้ไซต์ของคุณโดยใช้ บัญชี Microsoft หรือ ID ผู้ใช้ Microsoft Office 365
  • คุณสามารถโพสต์หรือส่งลิงก์ของผู้เยี่ยมชมให้ผู้ใช้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ดูเอกสารแต่ละรายการบนไซต์ของคุณแบบไม่ระบุชื่อได้

หัวข้อนี้จะอธิบายวิธีการแชร์ไซต์หรือเอกสารกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ

สิ่งที่ควรทราบก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจและแชร์เนื้อหาภายนอก คุณควรรีวิวส่วน หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์โดยไม่แชร์มากเกินไป ถ้าคุณกำลังสงสัยว่าผู้ใช้ชนิดใดถือว่าเป็นผู้ใช้ภายนอกและผู้ใช้ภายนอกมีสิทธิ์อะไรบ้าง ให้ดู ผู้ใช้ภายนอกคืออะไร เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการเปิดและปิดการใช้งานฟีเจอร์การแชร์ภายนอก ให้ดูที่ส่วน จัดการการแชร์ภายนอก

ในบทความนี้


แชร์ไซต์

เมื่อคุณแชร์ไซต์กับผู้ใช้ภายนอก คุณจะส่งการเชิญที่ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อเข้าสู่ระบบไซต์ของคุณ คุณสามารถส่งการเชิญนี้ไปยังที่อยู่อีเมล์ใดๆ ก็ได้ เมื่อผู้รับยอมรับการเชิญ ผู้รับจะสามารถเข้าสู่ระบบโดยใช้ บัญชี Microsoft หรือ ID ผู้ใช้ Office 365 เมื่อคุณแชร์ไซต์ คุณสามารถเลือกชนิดของสิทธิ์ที่คุณต้องการให้บุคคลนั้นมีบนไซต์ได้

ให้ใช้ความระมัดระวังเกี่ยวกับการแชร์ไซต์ทีมของคุณหรือไซต์ใดๆ ที่องค์กรของคุณใช้สำหรับธุรกิจและเอกสารภายในเป็นส่วนใหญ่ เนื่องจากคุณจะให้สิทธิ์ผู้ใช้ภายนอกนั้นเข้าถึงไซต์และไซต์ย่อยใดๆ ที่แชร์สิทธิ์นั้นด้วย คุณอาจให้สิทธิ์ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึงเนื้อหาที่สำคัญได้ ถ้าคุณจำเป็นต้องทำงานร่วมกันกับผู้ที่อยู่นอกองค์กรของคุณอย่างต่อเนื่อง ให้ตั้งค่าไซต์ซึ่งคุณใช้สำหรับการแชร์ภายนอกโดยเฉพาะ และกำหนดค่าไซต์นั้นเพื่อให้มีสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกับส่วนที่เหลือของไซต์ของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสืบทอดสิทธิ์ ให้ดูที่ การสืบทอดสิทธิ์คืออะไร

คุณต้องเป็นเจ้าของไซต์หรือมีสิทธิ์แบบควบคุมทั้งหมดจึงจะสามารถแชร์ไซต์กับผู้ใช้ภายนอกได้ นอกจากนี้ ฟีเจอร์การแชร์ภายนอกต้องเปิดใช้งานสำหรับการสมัครสมาชิก Office 365 ของคุณ (ขึ้นอยู่กับแผนที่คุณมี ผู้ดูแลระบบ Office 365 หรือผู้ดูแลระบบ SharePoint Online ของคุณสามารถทำสิ่งนี้ได้)

  1. ไปยังไซต์ที่คุณต้องการแชร์กับผู้ใช้ภายนอก
  2. คลิก แชร์
    รูปของคำสั่งการแชร์ที่ด้านขวาบนของหน้าจอ
  3. ในการกล่องโต้ตอบ แชร์ ให้พิมพ์ชื่อของผู้ใช้ภายนอกที่คุณต้องการเชิญ ตัวอย่างเช่น: someone@outlook.com หรือ someone@contoso.com

    ข้อสังเกต: คุณยังสามารถใช้คำสั่ง แชร์ เพื่อให้สิทธิ์เข้าถึงไซต์แก่ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตภายในได้ ถ้าคุณต้องการทำสิ่งนี้ ให้พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการเชิญ
  4. พิมพ์ข้อความที่จะรวมอยู่กับการเชิญ
  5. เมื่อต้องการกำหนดกลุ่มสิทธิ์ที่ระบุให้ผู้ใช้ภายนอก ให้คลิก แสดงตัวเลือก แล้วเลือกกลุ่มที่คุณต้องการ

    เป็นความคิดที่ดีที่จะให้สิทธิ์ที่น้อยที่สุดที่ผู้ใช้ต้องการใช้เพื่อดำเนินการงานตามที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น ถ้าบุคคลที่คุณจะเชิญมีความจำเป็นเพียงแค่อ่านเนื้อหา ให้กำหนดกลุ่มผู้เยี่ยมชม ซึ่งมีสิทธิ์ในการอ่านตามค่าเริ่มต้นให้กับผู้ใช้นั้น ถ้าผู้ใช้ภายนอกต้องการแก้ไขหรืออัปเดตเนื้อหา ให้เพิ่มผู้ใช้ภายนอกนั้นเข้าไปในกลุ่มสมาชิก ซึ่งมีสิทธิ์ แก้ไข ตามค่าเริ่มต้น ให้ระมัดระวังอย่างมากเกี่ยวกับการเพิ่มผู้ใช้ภายนอกเข้าไปในกลุ่มใดๆ ที่มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมด


    รูปของกล่องโต้ตอบ แชร์ สำหรับไซต์ที่มีข้อมูลชื่อผู้ใช้สำหรับผู้ใช้ภายนอก
  6. คลิก แชร์

ตามค่าเริ่มต้น การเชิญใดๆ ที่คุณส่งให้กับผู้ใช้ภายนอกจะหมดอายุภายใน 7 วัน ถ้าผู้ถูกเชิญไม่ยอมรับการเชิญภายใน 7 วัน และคุณยังคงต้องการให้บุคคลนั้นเข้าถึงไซต์ของคุณ คุณจำเป็นต้องส่งการเชิญใหม่

เมื่อผู้ใช้ภายนอกได้รับการเชิญ พวกเขาสามารถคลิกปุ่มที่จะนำไปที่หน้าที่พวกเขาสามารถลงชื่อเข้าใช้ไซต์ SharePoint Online ของคุณโดยใช้บัญชี Microsoft หรือ ID ผู้ใช้ Office 365 ถ้าผู้ใช้ไม่มีบัญชี Microsoft พวกเขาสามารถลงทะเบียนสำหรับบัญชี Microsoft ที่ไม่มีค่าใช้จ่ายได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

แชร์เอกสารโดยการส่งหรือโพสต์ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมแบบไม่ระบุชื่อ

คุณสามารถสร้างลิงก์ของผู้เยี่ยมชมแบบไม่ระบุชื่อ แล้วแชร์ลิงก์นั้นโดยใช้สื่อใดก็ได้ที่เหมาะกับคุณ ตัวอย่างเช่น โพสต์ลิงก์นั้นบนหน้าสื่อทางสังคม หรือวางลิงก์ลงในอีเมล คุณสามารถสร้างลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ให้สิทธิ์ในการแก้ไขหรือสิทธิ์การดูเท่านั้นได้

คุณต้องเป็นเจ้าของไซต์หรือมีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดจึงจะสามารถแชร์เอกสารกับผู้ใช้ภายนอกได้ นอกจากนี้ ฟีเจอร์การแชร์ภายนอกต้องเปิดอยู่ในการตั้งค่าบริการ Office 365 หรือศูนย์การจัดการ SharePoint Online (ขึ้นอยู่กับแผนที่คุณมี) การแชร์ภายนอกต้องถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันของคุณ (แผนระดับองค์กรเท่านั้น)

  1. คลิกที่จุดไข่ปลา (...) ถัดจากเอกสารเพื่อเปิดหน้าต่างคำบรรยาย แล้วคลิก แชร์ได้
    เริ่มแชร์เอกสารในไลบรารี SharePoint
  2. ในกล่องโต้ตอบแชร์ ให้เลือก รับลิงก์
  3. เลือก สร้างลิงก์ สำหรับชนิดของสิทธิ์ที่คุณต้องการมอบหมาย
    URL ของลิงก์ผู้เยี่ยมชมจะถูกสร้างขึ้น
  4. เลือก URL ของลิงก์ผู้เยี่ยมชม แล้วคัดลอก URL นั้น
    สร้างลิงก์ผู้เยี่ยมชมแบบไม่ระบุชื่อและคัดลอกลิงก์นั้น
    ขณะนี้ คุณสามารถวาง URL ของลิงก์ผู้เยี่ยมชมในสื่อที่คุณเลือกได้
  • ถ้าเอกสารอยู่ในไลบรารีไซต์ทีม สมาชิกคนอื่นๆ ของไซต์สามารถค้นหาลิงก์ผู้เยี่ยมชมได้ในกล่องโต้ตอบ แชร์ และส่งลิงก์นั้นไปให้ผู้อื่นได้
  • ถ้าไฟล์ที่คุณกำลังพยายามแชร์อยู่ในไลบรารีที่ใช้ การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล คุณจะไม่สามารถแชร์ไฟล์นั้นกับภายนอกได้
  • ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่ออาจถูกส่งต่อหรือแชร์กับคนอื่นผู้ซึ่งสามารถดูหรือแก้ไขเนื้อหาโดยไม่ลงชื่อเข้าใช้ได้ หลีกเลี่ยงการใช้ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อสำหรับเนื้อหาที่สำคัญ
  • ผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าถึงเอกสารโดยใช้ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อจะสามารถดูหรืออ่านไฟล์ใน Office Online ที่เกี่ยวข้องได้เท่านั้น พวกเขาจะไม่สามารถเปิดไฟล์ในเวอร์ชันเดสก์ท็อปของโปรแกรม Office ที่สัมพันธ์กันได้
  • ถ้าการแชร์ภายนอกถูกปิดใช้งานที่ส่วนกลางในการตั้งค่าบริการ Office 365 หรือศูนย์การจัดการ SharePoint Online ลิงก์ที่แชร์ไว้ใดๆ จะหยุดทำงาน ถ้าฟีเจอร์นี้ได้รับการเปิดใช้งานใหม่ในภายหลัง ลิงก์เหล่านี้จะกลับมาทำงานได้ดังเดิม นอกจากนี้ ยังสามารถปิดใช้งานลิงก์แต่ละลิงก์ที่ได้แชร์ไว้ได้ถ้าคุณต้องการเพิกถอนการเข้าถึงไปยังเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจง ดู ปิดใช้งานลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างลิงก์ผู้เยี่ยมชมกับเอกสารที่คุณแชร์กับพวกเขา

คุณอาจต้องการแชร์เอกสารบางรายการอย่างกว้างขวาง แต่ในความเป็นจริงแล้ว คุณอาจต้องการกระตุ้นให้ผู้อื่นแชร์เอกสารนั้นใหม่ สำหรับเอกสารดังกล่าว คุณสามารถอนุญาตให้ผู้อื่นสร้างลิงก์ผู้เยี่ยมชมแบบไม่ระบุชื่อกับเอกสารที่คุณแชร์กับพวกเขาได้

เมื่อต้องการอนุญาตความสามารถนี้ คุณต้องมีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมด

  1. ไปที่ไลบรารีที่คุณต้องการอนุญาตให้ผู้อื่นสร้างลิงก์ผู้เยี่ยมชม
  2. เลือกไอคอนเกียร์ และเลือก การตั้งค่าไซต์
  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ ผู้ใช้และสิทธิ์ ให้เลือก สิทธิ์ของไซต์
  4. บนแท็บ สิทธิ์ ให้เลือก การตั้งค่าการร้องขอการเข้าถึง
  5. ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าการร้องขอการเข้าถึง ให้เลือก อนุญาตให้สมาชิกแชร์ไซต์และไฟล์และโฟลเดอร์แต่ละรายการ

เมื่อผู้ใช้เลือกเอกสารที่คุณแชร์กับพวกเขา และเปิดกล่องโต้ตอบ แชร์ พวกเขาจะสามารถสร้างลิงก์ผู้เยี่ยมชมได้ โปรดสังเกตว่า พวกเขาจะสามารถสร้างได้เฉพาะลิงก์ผู้เยี่ยมชมที่อนุญาตให้ผู้เยี่ยมชมแก้ไขเอกสาร ถ้าคุณให้สิทธิ์แก้ไขกับพวกเขาเมื่อคุณแชร์เอกสารในครั้งแรก ถ้าพวกเขามีเพียงสิทธิ์ในการดู พวกเขาจะสามารถสร้างได้เฉพาะลิงก์ผู้เยี่ยมชมที่อนุญาตสิทธิ์ในการดูเท่านั้น

สำหรับภาพรวมของ การตั้งค่าการร้องขอการเข้าถึง ให้ดูที่ วิดีโอ: แชร์ไซต์โดยไม่มีการร้องขอการเข้าถึง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

แชร์เอกสารที่ต้องลงชื่อเข้าใช้ไซต์ของคุณ

คุณต้องเป็นเจ้าของไซต์หรือมีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมดจึงจะสามารถแชร์เอกสารกับผู้ใช้ภายนอกได้ นอกจากนี้ ฟีเจอร์การแชร์ภายนอกต้องเปิดอยู่ในการตั้งค่าบริการ Office 365 หรือศูนย์การจัดการ SharePoint Online (ขึ้นอยู่กับแผนที่คุณมี) การแชร์ภายนอกต้องถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันของคุณ (แผนระดับองค์กรเท่านั้น)

  1. คลิกที่จุดไข่ปลา (...) ถัดจากเอกสารเพื่อเปิดหน้าต่างคำบรรยาย แล้วคลิก แชร์ได้
    เริ่มแชร์เอกสารในไลบรารี SharePoint
  2. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณกำลังเชิญให้แชร์เอกสาร ตัวอย่างเช่น someone@outlook.com หรือ somebody@gmail.com หรือ externaluser@contoso.com
  3. ในรายการดรอปดาวน์ ให้เลือกระดับสิทธิ์ที่คุณต้องการให้กับผู้ใช้เหล่านี้
  4. ถ้าคุณต้องการ ให้พิมพ์ข้อความที่จะรวมไว้ในอีเมล ข้อความอาจรวมข้อมูลหรือคำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารที่คุณแชร์
  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้

 ข้อควรระวัง    ถ้าคุณไม่เลือกกล่องกาเครื่องหมาย จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ อีเมลจะมีลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อไปยังเอกสาร ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่ออาจถูกส่งต่อหรือแชร์กับคนอื่น ผู้ซึ่งสามารถดูหรือแก้ไขเนื้อหาโดยไม่ลงชื่อเข้าใช้ได้

  1. คลิก แชร์

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีการแชร์โดยไม่แชร์มากเกินไป

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์ไซต์

ถ้าคุณได้แชร์ทั้งไซต์กับผู้ใช้ ผู้ใช้รายนั้นจะสามารถเข้าสู่ระบบไซต์และจะทำงานได้เหมือนเป็นสมาชิกที่มีสิทธิ์เต็มของไซต์นั้น ผู้ใช้จะสามารถเรียกดู ค้นหา ดู และแก้ไขเนื้อหาได้ (ขึ้นอยู่กับกลุ่มสิทธิ์ที่คุณได้กำหนดไว้ให้กับผู้ใช้นั้น) ผู้ใช้จะสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น ดูชื่อของผู้ใช้ไซต์อื่นๆ ใน ตัวเลือกบุคคล หรือดู Metadata เอกสารได้ ผู้ใช้ภายนอกจะปรากฏขึ้นใน ตัวเลือกบุคคล ในฐานะผู้ใช้ไซต์ ซึ่งหมายความว่า ผู้อื่นที่ใช้ไซต์ของคุณอาจให้สิทธิ์ที่แตกต่างแก่ผู้ใช้เหล่านี้จากที่คุณได้อนุญาตไว้ในเบื้องต้นเมื่อคุณแชร์ไซต์กับพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้ภายนอกก่อนที่คุณจะเชิญไปยังไซต์ของคุณ

ถ้าคุณเชิญผู้ใช้ภายนอกไปยังไซต์ทีมของคุณ พวกเขาจะสามารถดูเนื้อหาบนไซต์ทีมและไซต์ย่อยทั้งหมดได้ ถ้าคุณต้องการหลีกเลี่ยงการให้ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึงเนื้อหาที่สำคัญหรือเป็นความลับบนไซต์ทีมของคุณ คุณควรสร้างไซต์ย่อยของไซต์ทีมของคุณที่มีสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกันและแชร์เฉพาะไซต์ย่อยนั้นกับผู้ใช้ภายนอก เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสืบทอดสิทธิ์ ให้ดูที่ การสืบทอดสิทธิ์คืออะไร

ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณต้องการแชร์ไซต์ย่อยซึ่งคุณได้สร้างขึ้นบนตำแหน่งที่ตั้ง OneDrive for Business ของคุณ คุณอาจต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ย่อยนั้นมีสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกัน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ให้สิทธิ์ไปยังไซต์หรือเนื้อหาเพิ่มเติมกับผู้ใช้บน ไซต์ของฉัน ของคุณโดยไม่ตั้งใจ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์เอกสาร

ถ้าคุณแชร์เอกสารโดยใช้ลิงก์ผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อ อาจเป็นไปได้ที่ผู้รับที่ได้รับการเชิญจะแชร์ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมเหล่านั้นกับคนอื่นๆ ซึ่งสามารถใช้ลิงก์เหล่านั้นดูเนื้อหาได้ ห้ามใช้ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมในการแชร์เอกสารที่มีความสำคัญ ถ้าคุณต้องการลดความเสี่ยงที่ใครบางคนอาจแชร์ลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อ ให้แชร์เอกสารโดยการกำหนดให้มีการลงชื่อเข้าใช้แทน

การตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการแชร์

เมื่อจะพิจารณาว่าคุณต้องการแชร์เนื้อหาภายนอกหรือไม่และอย่างไร ให้คำนึงถึงสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

  • คุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ทีมของคุณและไซต์ย่อยใดๆ แก่ใคร และคุณต้องการให้พวกเขาสามารถทำอะไรได้บ้าง
  • คุณต้องการให้สิทธิ์ในการแชร์เนื้อหาภายนอกแก่บุคคลใดในองค์กรของคุณ
  • มีเนื้อหาที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าบุคคลภายนอกองค์กรของคุณจะไม่สามารถดูได้เลยหรือไม่

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้จะช่วยคุณในการวางแผนกลยุทธ์การแชร์เนื้อหา

ให้ลองทำดังนี้ ถ้าคุณจำเป็นต้อง

การแชร์ไซต์

ถ้าคุณต้องการแชร์ไซต์ แต่คุณก็ต้องการจำกัดไม่ให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถเข้าถึงเนื้อหาภายในบางรายการขององค์กรของคุณ ให้พิจารณาสร้างไซต์ย่อยที่มีสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกันที่คุณใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการแชร์กับภายนอกโดยเฉพาะ

ให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณบางคนมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลและเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างต่อเนื่อง พวกเขาต้องสามารถดำเนินการได้เหมือนกับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เต็มสำหรับไซต์ของคุณ และสามารถสร้าง แก้ไข และดูเนื้อหาได้
แชร์เอกสารและกำหนดให้ต้องลงชื่อเข้าใช้ ให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณสามารถเข้าถึงเอกสารเฉพาะเพื่อรีวิวหรือทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัย แต่บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงเนื้อหาอื่นๆ บนไซต์ภายในของคุณอย่างต่อเนื่อง
แชร์เอกสารโดยใช้ลิงก์ผู้เยี่ยมชมแบบไม่ระบุชื่อ แชร์ลิงก์ไปยังเอกสารที่ไม่สำคัญหรือไม่เป็นความลับกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถดูหรืออัปเดตเอกสารพร้อมให้คำติชมได้ บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์ในการเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ภายในของคุณอย่างต่อเนื่อง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ดูว่าใครสามารถเข้าถึงไซต์หรือเอกสารที่ระบุได้บ้าง

คุณยังสามารถใช้คำสั่ง แชร์ เพื่อดูรายการของบุคคลที่ได้แชร์เอกสารไว้อย่างรวดเร็ว

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • เมื่อต้องการดูว่าใครสามารถเข้าถึงไซต์ได้บ้าง ให้คลิก แชร์ ที่ด้านบนขวาของหน้า แล้วคลิกลิงก์ที่อยู่หลัง แชร์กับ ในกล่องโต้ตอบ แชร์ เพื่อดูรายการของบุคคลที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงไซต์นั้น
  • เมื่อต้องการดูว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสาร โฟลเดอร์ หรือชุดเอกสารได้บ้าง ให้เลือกรายการในไลบรารีเอกสาร แล้วตวัด แชร์กับ บนแท็บ ไฟล์

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ยกเลิกการเชิญ

ถ้าคุณต้องการถอนการเชิญที่คุณได้ส่งไปยังผู้ใช้ภายนอก คุณสามารถยกเลิกการเชิญก่อนที่จะได้รับการยอมรับได้

ไปยังไซต์ที่คุณต้องการถอนการเชิญ

  1. ไปที่ การตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่า > การตั้งค่าไซต์
  2. ภายใต้ ผู้ใช้และสิทธิ์ ให้คลิก การร้องขอและการเชิญการเข้าถึง
  3. ภายใต้ การเชิญผู้ใช้ภายนอก ให้ค้นหาบุคคลที่คุณต้องการยกเลิกการเชิญไปยังไซต์และคลิก เปิดเมนู
  4. ในหน้าต่างคุณสมบัติ ให้คลิก ยกเลิก

ถ้าผู้ใช้ภายนอกได้ยอมรับการเชิญแล้ว และคุณต้องการเอาผู้ใช้นั้นออกจากไซต์ของคุณ คุณสามารถทำได้โดยเอาผู้ใช้เหล่านั้นออกจากกลุ่มสิทธิ์ของ SharePoint ที่คุณกำหนดให้กับบุคคลเหล่านั้น บุคคลในองค์กรของคุณที่มีสิทธิ์เป็นผู้ดูแลระบบ Office 365 หรือผู้ดูแลระบบ SharePoint Online อาจเอาบุคคลเหล่านั้นออกจากรายการผู้ใช้สำหรับสภาพแวดล้อมของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่บทความที่แสดงรายการอยู่ในส่วน จัดการการแชร์ภายนอก

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ปิดใช้งานลิงก์ของผู้เยี่ยมชมที่ไม่ระบุชื่อ

เมื่อเอกสารถูกแชร์ผ่านลิงก์ผู้เยี่ยมชม คุณสามารถดูข้อมูลนี้ในคำบรรยายเอกสารได้

กล่องโต้ตอบคุณสมบัติที่แสดงว่าเอกสารถูกแชร์ไว้กับลิงก์ของผู้เยี่ยมชม

คุณสามารถเพิกถอนการเข้าถึงเอกสารที่แชร์ไว้ผ่านลิงก์ของผู้เยี่ยมชมได้โดยการปิดใช้งานลิงก์นั้น

  1. ไปยังไลบรารีที่มีเอกสารที่คุณต้องการเอาลิงก์ของผู้เยี่ยมชมออก
  2. ชี้ไปที่เอกสารแล้วคลิก เปิดเมนู
  3. คลิก ลิงก์ของผู้เยี่ยมชม ในประโยค เปิดให้ทุกคนที่มีลิงก์ของผู้เยี่ยมชม
  4. ถัดจาก URL สำหรับลิงก์ของผู้เยี่ยมชม ให้คลิกปุ่ม ปิดใช้งาน
  5. เมื่อคุณถูกถามว่าคุณต้องการให้ลิงก์ถูกปิดใช้งานหรือไม่ ให้คลิก ปิดใช้งานลิงก์
    กล่องโต้ตอบจะถามว่าคุณต้องการให้ปิดใช้งานลิงก์ของผู้เยี่ยมชมสำหรับเอกสารที่แชร์ไว้เพื่อไม่ให้ลิงก์นั้นทำงานอีกต่อไปหรือไม่

เมื่อบุคคลที่อยู่นอกองค์กรของคุณพยายามเข้าถึงเนื้อหาโดยใช้ลิงก์ของผู้เยี่ยมชม บุคคลเหล่านั้นจะเห็นข้อความที่ระบุว่าพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงเนื้อหาได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

จัดการการแชร์ภายนอก

การตั้งค่าการดูแลสำหรับการแชร์ภายนอกจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแผน Office 365 ที่องค์กรของคุณสมัครใช้งาน สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเปิดหรือปิดฟีเจอร์การแชร์ภายนอก หรือการกำหนดค่าฟีเจอร์นั้น ให้ดูที่หัวข้อต่อไปนี้

ถ้าองค์กรของคุณใช้ Office 365 Small Business ให้ดู การจัดการการแชร์กับผู้ใช้ภายนอก

ถ้าองค์กรของคุณใช้แผน Office 365 ระดับองค์กรแผนใดแผนหนึ่ง ให้ดูที่ จัดการการแชร์ภายนอกสำหรับสภาพแวดล้อม SharePoint Online ของคุณ

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าและการจัดการการร้องขอการเข้าถึงไซต์ ให้ดูที่ ตั้งค่าและจัดการการร้องขอการเข้าถึง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, ศูนย์การจัดการ SharePoint