ฉันควรบันทึกเอกสารของฉันใน OneDrive for Business หรือไซต์ทีม

ซึ่งจะพยายามบันทึกเอกสารทั้งหมดของคุณไปยัง OneDrive for Business ลิงก์ไปยังไลบรารี OneDrive for Business ของคุณจะอยู่ที่ด้านบนสุดของหน้า คุณจึงสามารถอัปโหลดหรือสร้างเอกสารใหม่ได้ตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม คุณจำเป็นต้องคิดเกี่ยวกับบุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสารที่คุณบันทึกไปยัง OneDrive for Business ด้วย ถ้าเอกสารเป็นการทำงานร่วมกันซึ่งเกี่ยวข้องกับโครงการหนึ่ง การบันทึกไปยังไซต์ทีมอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า บทความนี้จะให้แนวทางบางอย่างที่ช่วยคุณตัดสินใจเลือกเส้นทางที่คุณจะใช้ได้ถูกต้อง

บันทึกเอกสารไปยัง OneDrive for Business เมื่อ...

  • คุณไม่มีแผนที่จะแชร์เอกสารนั้น
    เอกสารที่คุณวางใน OneDrive for Business จะเป็นแบบส่วนตัวตามค่าเริ่มต้น ยกเว้นเอกสารที่คุณวางในโฟลเดอร์ แชร์กับทุกคน ด้วยเหตุนี้ OneDrive for Business จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารแบบร่างหรือเอกสารส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็นต้องให้บุคคลอื่นเห็น
  • คุณวางแผนที่จะแชร์เอกสาร แต่จะมีขอบเขตหรือวงจรชีวิตที่จำกัด
    ในบางครั้งคุณอาจทำงานบนเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณเป็นส่วนใหญ่ แต่คุณก็ยังคงต้องการแชร์อยู่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะกำลังเขียนบทความให้ปรากฏในบล็อก และคุณต้องการขอให้เพื่อนร่วมงานที่เลือกไว้เข้ามาตรวจทานและแก้ไขก่อนที่คุณจะติดประกาศ ในกรณีนี้ คุณคาดหวังให้บุคคลอื่นใช้เอกสารเพียงครั้งเดียวแล้วจึงเสร็จสิ้นการทำงานนั้น บุคคลนั้นไม่ต้องการข้อมูลบริบทเพิ่มเติมใดๆ หรือจำเป็นต้องรู้ว่าคุณเก็บเอกสารไว้ที่ใด สิ่งที่พวกเขาต้องการ คือลิงก์ไปยังเอกสารนั้นและสิทธิ์ในการแก้ไข
  • คุณจะไม่สามารถระบุไซต์ทีมที่มีอยู่ซึ่งเป็นที่เก็บเอกสารของคุณได้ และคุณไม่ต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของการสร้างการรับประกันต่างๆ ในเอกสารขึ้นมาใหม่

บันทึกเอกสารไปยังไลบรารีไซต์ทีมเมื่อ...

  • คุณต้องการให้สมาชิกทีมจดจำเอกสารว่าเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่
  • คุณต้องการกระจายความเป็นเจ้าของและสิทธิ์ต่างๆ ระหว่างคอลเลกชันของบุคคลที่กว้างขวางขึ้น ถ้าเอกสารนั้นมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะใช้ที่นี่เพื่อให้บุคคลอื่นนอกจากตัวคุณเอง สามารถควบคุมสิ่งที่เกิดขึ้นบนไซต์ได้
  • คุณจึงต้องการให้สิทธิ์สำหรับไซต์ แทนที่จะเป็นสิทธิ์ในแต่ละเอกสาร ถ้าบุคคลมีสิทธิ์ในการเข้าถึงไซต์ทีม บุคคลนั้นก็จะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารที่เก็บไว้ในไซต์
  • เอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการจะถูกบันทึกไว้ในไลบรารีไซต์ทีมเรียบร้อยแล้ว และบุคคลอื่นคาดหวังว่าจะพบเอกสารต่างๆ จากในนั้นได้
  • คุณจึงต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์การเช็คอินที่จะกำหนดเอกสารให้กับใครบางคนได้

การย้ายเอกสารจาก OneDrive for Business ไปยังไซต์ทีม

ในบางครั้งเอกสารแต่ละเอกสารจะขยายความสำคัญและกลายเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เมื่อเป็นเช่นนี้ จึงอาจเหมาะที่จะย้ายเอกสารทั้งหมดจาก OneDrive for Business ไปยังไซต์ทีม

การย้ายเอกสารจาก OneDrive for Business ไปยังไลบรารีไซต์ทีมเป็นการดำเนินการด้วยตนเอง คุณสามารถคัดลอกหรือตัดแล้ววางเอกสารได้ วิธีที่ง่ายที่สุดในการย้ายไฟล์ระหว่างไลบรารีคือการใช้ Explorer ในไลบรารี ให้คลิก แท็บ ไลบรารี แล้วเลือก เปิดด้วย Explorer

คำสั่ง เปิดด้วย Explorer บนแท็บ ไลบรารี ของ Ribbon

ต่อไปนี้เป็นวิดีโอการฝึกอบรมระยะสั้นที่สาธิตการย้ายเอกสาร

หมายเหตุ ในขณะนี้ SkyDrive คือ OneDrive และ SkyDrive Pro คือ OneDrive for Business อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ได้ที่ จาก SkyDrive เป็น OneDrive

แก้ไขปัญหาการย้ายเอกสารจาก OneDrive for Business

มีสองสามประเด็นที่ควรระวังเมื่อทำการย้ายเอกสารจาก OneDrive for Business ไปยังไลบรารีไซต์ทีม ดังนี้

  • ไฮเปอร์ลิงก์ไปยังเอกสารต้นฉบับหยุดการทำงาน เนื่องจากคุณได้ลบเอกสารใน OneDrive for Business ไปแล้ว คุณอาจต้องการแชร์เอกสารที่คุณย้ายไปยังไซต์ทีมเพื่อให้บุคคลบนไซต์ได้รับลิงก์ที่อัปเดตและทำงาน
  • ถ้าบุคคลติดตามเอกสารต้นฉบับ ลิงก์ในตัวดึงข้อมูลข่าวสารของพวกเขาเพื่อไปยังเอกสารนั้นจะหยุดการทำงาน เมื่อต้องการคืนค่าความสัมพันธ์นี้ บุคคลนั้นจำเป็นต้องติดตามเอกสารในตำแหน่งที่ตั้งใหม่ของเอกสารนั้น
 
 
นำไปใช้กับ:
SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard, เว็บไซต์ SharePoint Online