หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างและจัดการไซต์ทีม

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ทีม ควรสร้างรูปแบบการควบคุมไซต์เพื่อจัดการกับนโยบาย กระบวนการ บทบาท และหน้าที่ของไซต์

ในบทความนี้


การควบคุมคืออะไร

ส่วนที่สำคัญแต่ไม่สามารถเห็นได้ของแต่ละไซต์คือรูปแบบการควบคุมของไซต์นั้น ซึ่งก็คือนโยบาย บทบาท หน้าที่และกระบวนการชุดหนึ่งที่คุณสร้างขึ้นเพื่อกำหนดว่าคนในกลุ่มของคุณจะใช้ SharePoint อย่างไร

หลายองค์กรมีรูปแบบการควบคุมสำหรับไซต์อยู่แล้วที่ระดับ การดูแลจากศูนย์กลาง หรือระดับไซต์คอลเลกชันที่อาจถูกสร้างขึ้นและดูแลโดยแผนกหรือทีมเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ย่อยในไซต์คอลเลกชัน เช่นไซต์ทีม คุณควรสร้างรูปแบบการควบคุมเพิ่มเติมของคุณขึ้นมาเพื่อจัดการกับปัญหาเฉพาะของคุณ

รูปแบบการควบคุมทำให้เป็นการง่ายมากขึ้นที่จะ

  • ทำให้ผู้ใช้ไซต์รู้ว่าเมื่อใดที่ควรจะสร้างไซต์ย่อยใหม่ขึ้นมา แทนที่จะสร้างรายการหรือเนื้อหาไซต์อื่น
  • ตรวจให้แน่ใจว่าไซต์ย่อยและเนื้อหาถูกเอาออกเมื่อเลิกใช้แล้ว แทนที่จะปล่อยให้พื้นที่เก็บรักษาข้อมูลของคุณมีน้อยลงและทำให้ผลลัพธ์การค้นหามีความแม่นยำน้อยลง
  • ตรวจให้แน่ใจว่าได้ให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาที่ถูกต้องแก่ผู้ที่เหมาะสม
  • แจ้งให้เจ้าของไซต์ย่อยรู้ว่าพวกเขาสามารถใช้เทมเพลตและธีมใดได้บ้าง
  • เปลี่ยนการเป็นเจ้าของไซต์จากคนหนึ่งไปสู่อีกคนหนึ่งได้อย่างราบรื่น

องค์ประกอบของรูปแบบการควบคุม

รูปแบบการควบคุมของคุณจำเป็นต้องระบุสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

  • การสร้างไซต์
  • การจัดการสิทธิ์
  • โครงสร้างข้อมูล
  • วงจรชีวิตและการหมดอายุของไซต์
  • ขีดจำกัดของที่เก็บ
  • การจำแนกประเภทของข้อมูล
  • การกำหนดเอง
  • การป้องกันข้อมูล
  • การนำทาง
  • การค้นหา
  • บทบาทและหน้าที่รับผิดชอบสำหรับการสนับสนุนไซต์

สิ่งที่กล่าวมาเหล่านี้บางอย่างอาจมีการกำหนดค่าไว้แล้วโดยรูปแบบการควบคุมระดับไซต์คอลเลกชันหรือระดับองค์กร เช่น คุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับไซต์ของคุณอยู่เท่าใด และคุณสามารถทำการกำหนดเองใดบ้างเกี่ยวกับลักษณะที่แสดงของไซต์ สิ่งอื่นๆ อาจไม่มีความเกี่ยวข้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าไซต์ทีมของคุณมีความซับซ้อนเพียงใด และมีคนใช้ไซต์นั้นมากเพียงใด แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องตัดสินใจในเรื่องเหล่านั้นก็ตาม แต่คุณก็ควรจะได้ทราบว่ามีการตัดสินใจอย่างไรเพื่อที่คุณจะได้สามารถแจ้งต่อผู้ใช้ไซต์และบังคับใช้นโยบายตามความเหมาะสม

นี่เป็นบางอย่างที่คุณควรพิจารณาเมื่อคุณจัดตั้งไซต์ใหม่

การสร้างไซต์ย่อย

คุณอาจต้องการให้สมาชิกทีมของคุณสามารถสร้างไซต์ย่อยภายใต้ไซต์ทีมเพื่อใช้ในโครงการเฉพาะ

การที่สามารถสร้างไซต์ย่อยใหม่ได้ในเวลาเดียวกันอาจมีประโยชน์อย่างมากสำหรับกลุ่ม แต่การสร้างไซต์ที่ไม่มีการจำกัดอาจทำให้ควบคุมไม่ได้ เมื่อไซต์ย่อยเพิ่มจำนวนขึ้นอย่างรวดเร็วโดยอิสระ อาจเกิดปัญหาขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น

  • เป็นการยากสำหรับผู้ใช้ที่จะพบไซต์ย่อยที่เหมาะสมหรือแน่ได้ใจว่าพวกเขามีไซต์ย่อยนั้นอยู่
  • ข้อมูลอาจมีความซ้ำซ้อนในไซต์ย่อยมากมาย ซึ่งเป็นการใช้พื้นที่จัดเก็บที่มีราคาแพงให้หมดไปและต้องมีการดูแลรักษาที่ซ้ำซ้อน
  • ข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบันสามารถอยู่ในไซต์ย่อยหลายปีและยังคงแสดงในผลลัพธ์การค้นหา อาจเป็นการยากที่จะบอกว่าข้อมูลเวอร์ชันใดมีความถูกต้อง
  • การจัดการสิทธิ์สำหรับไซต์ย่อยมากมายสามารถกลายเป็นงานหลัก และผู้ใช้อาจเข้าถึงข้อมูลที่จริงๆ แล้วพวกเขาไม่ควรเข้าถึงอย่างไม่ตั้งใจ
  • เมื่อพนักงานออกจากกลุ่ม ไซต์ย่อยที่พวกเขาสร้างขึ้นอาจถูกละเลยและสร้างความสับสนให้กับผลลัพธ์การค้นหาสำหรับผู้ใช้ไซต์ที่เหลือ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

คุณสามารถประหยัดเวลาและพลังงานถ้าคุณตั้งนโยบายบางอย่างสำหรับการสร้างไซต์ที่ควบคุมประเด็นต่อไปนี้

  • ใครได้รับอนุญาตให้สร้างไซต์ย่อย
  • ไซต์ย่อยใหม่ต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น อะไรเป็นเกณฑ์การอนุมัติและใครเป็นผู้อนุมัติ
  • ไซต์ย่อยใหม่ควรใช้เทมเพลตและธีมที่ถูกสร้างไว้แล้วหรือไม่
  • สามารถมีข้อมูลเก็บอยู่บนไซต์หนึ่งเท่าไร กล่าวคือ ข้อมูลนั้นสามารถกินพื้นที่ในเซิร์ฟเวอร์ได้เท่าไร
  • กฎในการรวมกลยุทธ์การนำทางบนไซต์คืออะไร
  • ข้อมูลควรถูกเก็บนานเท่าใดบนไซต์ย่อยก่อนที่จะถูกลบหรือเก็บถาวร

การจัดการสิทธิ์

ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สำคัญต่อการปฏิบัติงานขององค์กรของคุณจะขึ้นอยู่กับว่าคุณสร้างไซต์ของคุณให้มีความปลอดภัยมากน้อยเพียงใด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บุคคลที่คุณเลือกให้มีสิทธิ์ในการเข้าถึงไซต์ของคุณ

การให้และจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณเรียกว่าการจัดการสิทธิ์ซึ่งเป็นหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของคุณในฐานะเจ้าของไซต์

นี่เป็นคำแนะนำที่ควรตระหนักเมื่อคุณพัฒนากลยุทธ์สิทธิ์

  • ทำตามหลักการให้สิทธิ์น้อยที่สุด กล่าวคือ ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้น้อยที่สุดเพื่อให้สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้เท่านั้น
  • ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้โดยการเพิ่มคนเหล่านั้นเข้าในกลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ) ทำให้คนส่วนใหญ่เป็นสมาชิกของกลุ่ม สมาชิก หรือ ผู้เยี่ยมชม และจำกัดจำนวนคนในกลุ่ม เจ้าของ
  • ใช้การสืบทอดสิทธิ์ ในการสร้างลำดับชั้นที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย กล่าวคือ หลีกเลี่ยงการให้สิทธิ์แก่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง แต่ให้มอบสิทธิ์กับกลุ่มแทน กำหนดให้ไซต์ย่อยสืบทอดสิทธิ์จากไซต์ทีมของคุณ แทนที่จะมีสิทธิ์เฉพาะเมื่อเป็นไปได้
  • จัดการเนื้อหาของคุณให้สามารถใช้ประโยชน์จากการสืบทอดสิทธิ์ โดยพิจารณาแบ่งแยกเนื้อหาตามระดับความปลอดภัย ให้สร้างไซต์หรือไลบรารีโดยเฉพาะสำหรับเอกสารที่สำคัญแทนที่จะปล่อยให้เอกสารนั้นกระจัดกระจายในไลบรารีที่มีขนาดใหญ่กว่า และถูกป้องกันโดยสิทธิ์เฉพาะ

โครงสร้างข้อมูล

สถาปัตยกรรมข้อมูลของไซต์เป็นเหมือนสารบัญสำหรับหนังสือเล่มหนึ่ง ซึ่งกำหนดว่าข้อมูลในไซต์นั้น เช่น เว็บเพจ เอกสาร รายการและข้อมูลถูกจัดการและนำเสนอต่อผู้ใช้ไซต์อย่างไร สถาปัตยกรรมข้อมูลมักถูกบันทึกเป็นเนื้อหาไซต์ที่มีรายการตามลำดับชั้น คำสำคัญในการค้นหา ประเภทข้อมูล และแนวคิดอื่น

ในการสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูล คุณต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่จะถูกนำเสนอในไซต์ นี่เป็นคำถามบางคำถามที่คุณสามารถใช้พัฒนาสถาปัตยกรรมข้อมูล

  • คุณต้องการให้มีเนื้อหาประเภทใดอยู่บนไซต์ เนื้อหานั้นจะแปลเป็นไซต์ย่อย รายการ ไลบรารี และอื่นๆ ได้อย่างไร
  • ข้อมูลจะถูกนำเสนอในไซต์อย่างไร
  • ผู้ใช้ไซต์จะไปยังเนื้อหาต่างๆ ในไซต์ได้อย่างไร
  • ข้อมูลจะถูกมุ่งเป้าไปที่ผู้ชมเฉพาะบางกลุ่มได้อย่างไร
  • การค้นหาจะถูกกำหนดค่าและทำให้มีประสิทธิภาพสูงสุดได้อย่างไร

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณอาจมีการจำแนกข้อมูล

ถ้าข้อมูลที่คุณกำลังจัดการมีมูลค่าสูงต่อบริษัท จำเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยพิเศษ หรือถูกควบคุมด้วยกฎระเบียบการปฏิบัติตาม คุณอาจต้องการตั้งค่าแบบแผนการจำแนกเพื่อระบุเนื้อหาบางประเภทที่คุณจำเป็นต้องจัดการอย่างระมัดระวัง

หลังจากที่คุณจัดข้อมูลให้เป็นรายการและไลบรารีเฉพาะ คุณสามารถใช้ลักษณะการควบคุมเพื่อกำหนดวิธีการจัดการเนื้อหาได้ ตัวอย่างเช่น

ความจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

เมื่อคุณกำหนดให้จำเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะมีผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขไฟล์นั้นได้จนกว่าไฟล์นั้นจะถูกเช็คอิน การกำหนดให้ต้องเช็คเอาท์เอกสารช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้หลายคนทำการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจทำให้เกิดการแก้ไขที่ขัดแย้งกันและเกิดความสับสนได้ การกำหนดให้ต้องเช็คเอาท์ยังสามารถช่วยเตือนสมาชิกในทีมให้เพิ่มข้อคิดเห็นเมื่อพวกเขาเช็คอินไฟล์ เพื่อให้คุณสามารถติดตามได้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดบ้างในเอกสารแต่ละเวอร์ชันได้ง่ายยิ่งขึ้นอีกด้วย

การติดตามเวอร์ชันเอกสาร

ถ้าคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าไว้ ไลบรารีสามารถช่วยคุณติดตาม เก็บ และคืนค่าไฟล์ได้ คุณอาจเลือกติดตามเวอร์ชันเอกสารทั้งหมดด้วยวิธีเดียวกัน หรือคุณอาจเลือกกำหนดให้บางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันหลัก เช่น เวอร์ชันที่มีการเพิ่มบทใหม่ในคู่มือ และกำหนดให้บางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันรอง เช่น เวอร์ชันที่มีการแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกด ก็ได้เช่นกัน เพื่อช่วยจัดการพื้นที่เก็บข้อมูล คุณสามารถเลือกจำนวนของเวอร์ชันแต่ละชนิดที่คุณต้องการจัดเก็บได้

การอนุมัติเอกสาร

คุณสามารถระบุว่าจำเป็นต้องมีการอนุมัติเอกสาร เอกสารจะอยู่ในสถานะค้างอยู่จนกว่าจะได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธโดยผู้ที่มีสิทธิ์ในการดำเนินการ คุณสามารถควบคุมว่าต้องการให้ผู้ใช้กลุ่มใดสามารถดูเอกสารก่อนที่เอกสารจะได้รับการอนุมัติได้ ฟีเจอร์นี้จะเป็นประโยชน์ในกรณีที่ไลบรารีของคุณมีคู่มือหรือกระบวนงานที่สำคัญที่ต้องทำให้เป็นขั้นสุดท้ายก่อนจึงจะสามารถให้ผู้อื่นดูได้

การได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ เสมอ

ไลบรารีสนับสนุนเทคโนโลยี RSS ซึ่งทำให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับและดูการอัปเดต หรือ ตัวดึงข้อมูลของข่าวสารและข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งเดียวร่วมกันได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้เทคโนโลยี RSS เพื่อแจ้งเตือนให้คุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในไลบรารีได้ เช่น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับไฟล์ที่เก็บไว้ในไลบรารี เป็นต้น ตัวดึงข้อมูล RSS ทำให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถดูรายการรวมของไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมล เพื่อที่คุณจะได้รับแจ้งเมื่อไฟล์มีการเปลี่ยนแปลงได้อีกด้วย

การสร้างเวิร์กโฟลว์

ไลบรารีเอกสารหรือชนิดเนื้อหาสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่องค์กรของคุณกำหนดไว้สำหรับกระบวนการทางธุรกิจได้ เช่น การจัดการการอนุมัติหรือการตรวจทานเอกสาร กลุ่มของคุณสามารถนำกระบวนการทางธุรกิจไปใช้กับเอกสารของกลุ่ม (ที่เรียกว่า เวิร์กโฟลว์) ซึ่งระบุการกระทำที่ต้องดำเนินการตามลำดับ เช่น การอนุมัติ หรือการแปลเอกสาร เวิร์กโฟลว์เป็นวิธีการแบบอัตโนมัติในการย้ายเอกสารหรือรายการไปตามลำดับของการกระทำหรืองานต่างๆ ตามค่าเริ่มต้น มีเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานในไลบรารีอยู่สามชนิดด้วยกัน นั่นคือ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ซึ่งจะเวียนส่งเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อทำการอนุมัติ, เวิร์กโฟลว์รวบรวมคำติชม ซึ่งจะเวียนส่งเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อรับคำติชมและส่งเอกสารคืนไปยังผู้ที่สร้างเวิร์กโฟลว์เป็นการคอมไพล์ สุดท้ายคือเวิร์กโฟลว์เก็บรวบรวมลายเซ็น ซึ่งจะเวียนส่งเอกสารไปยังกลุ่มบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา

กำหนดชนิดเนื้อหา

ถ้ากลุ่มของคุณทำงานกับไฟล์หลายชนิด เช่น แผ่นงาน งานนำเสนอ และเอกสาร คุณสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานของไลบรารีได้ด้วยการเปิดใช้งานและกำหนดชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาต่างๆ จะเพิ่มความยืดหยุ่นและความสอดคล้องกันระหว่างไลบรารีต่างๆ โดยเนื้อหาแต่ละชนิดสามารถระบุเทมเพลตและกระบวนการของเวิร์กโฟลว์ได้ เทมเพลตจะทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการจัดรูปแบบและข้อความต้นแบบ และสำหรับคุณสมบัติที่นำไปใช้กับเอกสารชนิดนั้น เช่น ชื่อแผนก หรือเลขที่สัญญา

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การติดตามการตรวจสอบ

ถ้าคุณมีไฟล์เอกสารสำคัญอยู่กลุ่มหนึ่ง การทราบว่าเอกสารเหล่านั้นถูกใช้งานอย่างไรอาจเป็นประโยชน์อย่างมาก ซึ่งคุณสามารถกำหนดนโยบายที่ทำให้คุณสามารถเปิดใช้การติดตาม 'การตรวจสอบ' สำหรับเหตุการณ์ต่างๆ เช่น การเปลี่ยนแปลง คัดลอก หรือลบไฟล์ได้

วงจรชีวิตและการหมดอายุของไซต์

ไซต์เช่นไซต์งานเอกสารและไซต์การอภิปรายมักจะยังคงอยู่ถึงแม้ไม่มีประโยชน์อีกต่อไปแล้ว และกินพื้นที่การจัดเก็บที่มีค่าอย่างไร้ประโยชน์และทำให้ผลลัพธ์การค้นหาสับสน ควรตั้งกำหนดการตรวจทานไซต์และเนื้อหาของไซต์ (อย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อปี) เพื่อตรวจดูว่าคุ้มค่าที่จะเก็บเนื้อหาเหล่านี้ไว้หรือไม่

ควรจำไว้ว่ารูปแบบการควบคุมที่ใหญ่กว่าขององค์กรของคุณอาจกำลังมองหาไซต์ที่ไม่มีประโยชน์แล้วเช่นเดียวกัน ตัวอย่างเช่นผู้ดูแลระบบคนหนึ่งอาจลบไซต์ที่ไม่ถูกใช้งานภายในช่วง 90 วันโดยอัตโนมัติ ในฐานะเป็นเจ้าของไซต์ คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนคุณว่าจะมีการลบไซต์ของคุณ

ขีดจำกัดของที่เก็บ

ผู้ดูแลระบบอาจตั้งขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูลที่กลุ่มคุณสามารถใช้ได้ คุณจำเป็นต้องทราบว่ามีขีดจำกัดนั้นหรือไม่ และถ้ามี คุณต้องตัดสินใจว่าคุณจะจัดสรรไซต์ หน้า และไลบรารีของคุณอย่างไร

ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Server ตั้งขีดจำกัดสำหรับขนาดเอกสารหนึ่งฉบับที่สามารถอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารได้ไว้ที่ 50 เมกะไบต์ นอกจากนี้ ตามค่าเริ่มต้น เจ้าของไซต์ทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อพื้นที่เก็บข้อมูลถูกใช้ไปแล้ว 90% ของโควตา

หลังจากที่คุณทราบว่าขีดจำกัดของคุณคือเท่าไร คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ เช่น การติดตามเวอร์ชัน หรือ การติดตามการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไซต์ของคุณอยู่ในขีดจำกัดเหล่านั้น

การกำหนดเอง

สิ่งที่อาจเกิดขึ้นคือองค์กรของคุณจะมีการกำหนดรูปลักษณ์มาตรฐาน เทมเพลตไซต์ หรือเค้าโครงไซต์ที่เป็นที่ต้องการมากกว่าหรือมีความจำเป็น ผู้ใช้สามารถกำหนดค่าลักษณะของไซต์และหน้าของพวกเขาได้มากเพียงใด

ในการควบคุมการกำหนดค่าเอง คุณอาจตัดสินใจจำกัดคนในทีมที่มีสิทธิ์กำหนดค่าเอง หรือคุณอาจเลือกใช้เค้าโครงหน้ามาตรฐานเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อบังคับบางประการ เช่นการให้แสดงเจ้าของไซต์ที่มุงบนซ้ายของไซต์ทั้งหมด

คุณยังอาจต้องการตั้งค่าแนวทางเกี่ยวกับฟังก์ชันที่ผู้ใช้สามารถใช้ได้บนไซต์ย่อยของพวกเขา ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการขอไม่ให้ผู้ใช้ใช้ Web Part ที่จำเป็นต้องใช้โค้ดที่กำหนดเอง

ในทางตรงกันข้ามคุณอาจจัดหา SharePoint Designer ให้ทุกคนในทีมของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการได้

การนำทาง

องค์ประกอบการนำทางช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกดูเนื้อหาต่างๆ ที่ต้องการได้ รายการนำทางที่คุณสามารถกำหนดเองได้มีอยู่ด้วยกันสองรายการ นั่นคือ แถบลิงก์บนสุด และเปิดใช้ด่วน

ซึ่งคุณสามารถเลือกรายการและไลบรารีที่คุณต้องการให้ปรากฏขึ้นบน เปิดใช้ด่วน ได้โดยใช้หน้าการตั้งค่าสำหรับแต่ละรายการ หรือแต่ละไลบรารี คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงลำดับของลิงก์ เพิ่มหรือลบลิงก์ และเพิ่มหรือลบส่วนเพื่อจัดระเบียบลิงก์ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีรายการอยู่ในส่วน รายการ เป็นจำนวนมากเกินไป คุณสามารถเพิ่มส่วนใหม่สำหรับ รายการงาน ซึ่งคุณสามารถรวมลิงก์ลงในรายการงานของคุณได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

แถบลิงก์บนสุดจะมีวิธีการต่างๆ ให้แก่ผู้ใช้ไซต์ของคุณในการไปยังไซต์อื่นๆ ในไซต์คอลเลกชันด้วยการแสดงแถวของแท็บที่ด้านบนสุดของทุกๆ หน้าในไซต์ เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการที่จะรวมไซต์ไว้บนแถบลิงก์บนสุดของไซต์แม่ และใช้แถบลิงก์บนสุดจากไซต์แม่หรือไม่

การค้นหา

เนื้อหาจะปรากฏในหลายๆ ที่ รวมถึง ไซต์ รายการ ไลบรารี Web Part และคอลัมน์ ตามค่าเริ่มต้น เมื่อบางคนค้นหาไซต์ของคุณ เนื้อหาทั้งหมดบนไซต์ของไซต์ย่อยใดก็ตามจะปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ คุณสามารถเลือกว่าจะให้แสดงเนื้อหาบนไซต์ของคุณในผลลัพธ์การค้นหาหรือไม่ เมื่อคุณป้องกันไม่ให้แสดงเนื้อหาของไซต์ในผลลัพธ์การค้นหา เนื้อหาในไซต์ย่อยทั้งหมดของไซต์นั้นจะถูกบล็อกไม่ให้แสดงในผลลัพธ์การค้นหาด้วย

ตามค่าเริ่มต้น เนื้อหาที่มีสิทธิ์จำกัดจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาสำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์อ่านเนื้อหานั้น คุณสามารถเปลี่ยนเพื่อให้เนื้อหาที่ถูกจำกัดปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาได้ แต่ผู้ใช้จะไม่สามารถเปิดเนื้อหาที่พวกเขาไม่มีสิทธิ์เปิดได้

บทบาทและหน้าที่รับผิดชอบสำหรับการสนับสนุนไซต์

ควรกำหนดบทบาทและหน้าที่เพื่อลดความวุ่นวายที่สามารถตามมาบนไซต์เมื่อสมาชิกทีมหมุนเวียนเข้าออกทีม เหล่านี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับหน้าที่ของแต่ละคนในไซต์ของคุณ

  • การอบรม: การอบรมเรื่องการนำทางเบื้องต้น การค้นหา และการจัดการเอกสารสามารถมีประโยชน์มากสำหรับคนที่เพิ่งเริ่มใช้ผลิตภัณฑ์
  • การสนับสนุน: คุณอาจต้องการผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับมอบหมายในทีมของคุณให้แก้ปัญหาและเป็นผู้ประสานงานกับผู้ดูแลระบบ
  • การปฏิบัติตามแนวทางด้านกฎหมายหรือข้อปฏิบัติขององค์กร: บางครั้งนี่อาจเป็นเพียงการดูแลให้หน้าข้อปฏิบัติที่เหมาะสมมีลิงก์ที่ทันสมัยอยู่เสมอ แต่ก็เป็นการดีที่จะมีใครบางคนที่รับผิดชอบ

การป้องกันข้อมูล

ฟีเจอร์การสำรองและการกู้คืนข้อมูลป้องกันไม่ให้คุณสูญเสียข้อมูลโดยบังเอิญได้ ความถี่ของการสำรองข้อมูล รวมถึงความเร็วและระดับของการกู้คืนถูกตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Enterprise (E3 & E4), SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard