การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่

คุณสามารถใช้คุณลักษณะการจัดการระเบียนกับเอกสารใดๆ ในไซต์ใดก็ได้ ความสามารถในการจัดการระเบียนในไซต์ใดๆ ทำให้ผู้จัดการระเบียนสามารถควบคุมวิธีการจัดการระเบียนทางธุรกิจและทางกฎหมายที่มีความสำคัญในระยะยาวได้มากยิ่งขึ้น การจัดการระเบียน “ที่มีอยู่” ยังช่วยให้ระเบียนเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงานร่วมกันและอยู่ร่วมกับเอกสารอื่นๆ ที่คุณกำลังทำงานอยู่ได้

คุณสามารถเปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน และคุณยังสามารถปิดใช้งานการประกาศระเบียนด้วยตนเองที่ระดับรายการหรือไลบรารีได้อีกด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างทางองค์กรของโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณ อย่างไรก็ตาม ค่าเริ่มต้นสำหรับรายการและไลบรารีคือ การประกาศระเบียนด้วยตนเองจะเปิดใช้งานเมื่อคุณลักษณะถูกเปิดใช้งานที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

ในบทความนี้


การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับไซต์คอลเลกชัน

ถ้าโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณเป็นโซลูชันระดับรายการหรือไลบรารี ให้ดูที่ การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับรายการหรือไลบรารี ถ้าโซลูชันการจัดการระเบียนของคุณขยายครอบคลุมไซต์หลายไซต์ คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าการจัดการระเบียนได้โดยใช้วิธีต่อไปนี้

  • ระบุชนิดของข้อจำกัดที่จะใช้กับเอกสารเมื่อเอกสารนั้นได้รับการประกาศให้เป็นระเบียน
  • ระบุว่าต้องการให้รายการหรือไลบรารีทั้งหมดในไซต์อนุญาตให้ทำการประกาศระเบียนด้วยตนเองหรือไม่
  • ระบุผู้ที่สามารถประกาศหรือยกเลิกการประกาศเอกสารเป็นระเบียนด้วยตนเองได้

การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับไซต์คอลเลกชัน

 หมายเหตุ    คุณต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชันก่อนจึงจะสามารถดำเนินการกระบวนงานนี้ได้

  1. ไปยังไซต์ระดับบนสุด
  2. บนเมนู การกระทำในไซต์ ให้คลิก การตั้งค่าไซต์
  3. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก การตั้งค่าการประกาศระเบียน
  4. ในเพจ การตั้งค่าการประกาศระเบียน ในส่วน ข้อจำกัดของระเบียน ให้เลือกตัวเลือกที่ระบุชนิดของข้อจำกัดที่จะนำไปใช้กับรายการเมื่อได้รับการประกาศเป็นระเบียนแล้ว การตั้งค่านี้ไม่มีผลต่อรายการที่ได้ประกาศเป็นระเบียนอยู่แล้ว
  • ไม่มีข้อจำกัดเพิ่มเติม    ข้อกำจัดนี้จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณต้องการให้ระเบียนมีนโยบายการรักษาข้อมูลแยกออกจากเอกสารที่ไม่ใช่ระเบียน แต่ต้องการอนุญาตให้ลบหรือแก้ไขระเบียนได้
  • ไม่อนุญาตให้ลบ    นี่คือข้อจำกัดที่เป็นค่าเริ่มต้น
  • ไม่อนุญาตให้แก้ไขและลบ    ข้อจำกัดนี้จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณต้องการล็อกเอกสารโดยสมบูรณ์ ซึ่งทำให้ไม่สามารถแก้ไขหรือลบเอกสารนั้นได้ ไอคอน “แม่กุญแจ” จะแสดงขึ้นที่เอกสารเพื่อระบุว่ารายการนั้นถูกล็อกไว้

ข้อจำกัดของระเบียน

  1. ในส่วน ความสามารถในการประกาศระเบียน ให้เลือกตัวเลือกที่ระบุว่าโดยค่าเริ่มต้นแล้ว จะสามารถประกาศรายการเป็นระเบียนในรายการและไลบรารีด้วยตนเองได้หรือไม่ ถ้าเลือกตัวเลือก ไม่มีอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งทั้งหมดโดยค่าเริ่มต้น จะสามารถประกาศรายการเป็นระเบียนได้โดยใช้นโยบายหรือเวิร์กโฟลว์เท่านั้น

ตัวเลือกในส่วนนี้ทำให้คุณสามารถกำหนดได้ว่าต้องการให้ปุ่ม ประกาศระเบียน ปรากฏบน Ribbon สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชันหรือไม่ ถ้าปุ่มนี้ปรากฏบน Ribbon ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมจะสามารถประกาศเอกสารเป็นระเบียนได้ รายการแต่ละรายการหรือไลบรารีแต่ละไลบรารีจะมีเพจ การตั้งค่าการประกาศระเบียน ของตัวเองซึ่งทำให้ “เป็นอิสระ” จากการตั้งค่าของไซต์คอลเลกชัน โดยจะสามารถแสดงหรือซ่อนปุ่มการประกาศระเบียนบน Ribbon ได้ ถ้าไม่มีการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารี จะใช้การตั้งค่าของไซต์คอลเลกชันตามค่าเริ่มต้น

ความสามารถในการประกาศระเบียน

  1. ในส่วน บทบาทสำหรับการประกาศ ให้ระบุชนิดของผู้ใช้ที่สามารถประกาศหรือยกเลิกการประกาศรายการเป็นระเบียนได้
  • ผู้สนับสนุนและผู้ดูแลรายการทั้งหมด    ผู้ใช้ใดๆ ที่มีสิทธิ์ “แก้ไขรายการ” ในรายการจะสามารถประกาศและยกเลิกการประกาศรายการเป็นระเบียนได้
  • เฉพาะผู้ดูแลรายการ    เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ “จัดการรายการ” ในรายการเท่านั้นที่จะสามารถประกาศและยกเลิกการประกาศรายการเป็นระเบียนได้
  • เฉพาะการกระทำเกี่ยวกับนโยบาย    เฉพาะการกระทำเกี่ยวกับนโยบายหรือโค้ดแบบกำหนดเองที่ทำงานเป็น บัญชีระบบ เท่านั้นที่จะสามารถประกาศและยกเลิกการประกาศรายการเป็นระเบียนได้

บทบาทสำหรับการประกาศ

  1. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าการจัดการระเบียนเพื่ออนุญาตหรือป้องกันการสร้างระเบียนภายในรายการหรือไลบรารีที่เฉพาะเจาะจงบนไซต์ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดค่ารายการหรือไลบรารีเพื่อให้รายการทั้งหมดที่เพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีนั้นๆ ได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติได้อีกด้วย

การกำหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่สำหรับรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกำหนดค่าสำหรับการจัดการระเบียน
  2. สำหรับไลบรารี ภายใต้ เครื่องมือไลบรารี ให้คลิกแท็บ ไลบรารี สำหรับรายการ ภายใต้ เครื่องมือรายการ ให้คลิกแท็บ รายการ
  3. บน Ribbon ของไลบรารี ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารี สำหรับรายการ ให้คลิก การตั้งค่ารายการ

     หมายเหตุ    ถ้าคุณไม่เห็นปุ่ม Ribbon ที่อ้างถึงในกระบวนงานนี้ คุณอาจจำเป็นต้องปรับความละเอียดหน้าจอหรือขนาดหน้าต่างเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อขยายปุ่ม Ribbon ที่พร้อมใช้งานทั้งหมด คุณยังสามารถคลิกที่ปุ่มกลุ่มเพื่อขยายการเลือกปุ่มของกลุ่มได้เช่นกัน

  4. ในเพจ การตั้งค่ารายการ ให้คลิก การตั้งค่าการประกาศระเบียน

เพจ การตั้งค่าการประกาศระเบียนของไลบรารี

  1. ในส่วน ความสามารถในการประกาศระเบียนด้วยตนเอง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • เลือกว่าคุณต้องการใช้การตั้งค่าเริ่มต้นของไซต์คอลเลกชันหรือไม่
  • อนุญาตการประกาศระเบียนด้วยตนเองสำหรับรายการหรือไลบรารีนี้
  • ไม่อนุญาตการประกาศระเบียนด้วยตนเองสำหรับรายการหรือไลบรารีนี้
  1. ในส่วน การประกาศอัตโนมัติ ให้เลือกว่าคุณต้องการให้รายการที่เพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีนี้ได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติหรือไม่
  2. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
SharePoint Online สำหรับองค์กร