ตั้งค่าการประชุม Lync

ถ้าคุณใช้ Outlook หรือ Outlook Web App คุณสามารถจัดกำหนดการประชุมแบบออนไลน์ที่เป็นกิจวัตรหรือครั้งเดียวก็ได้ คล้ายกับวิธีที่คุณใช้ Outlook จัดกำหนดการประชุมตามปกติ ลิงก์ของการประชุม Lync จะถูกเพิ่มลงในการเรียกประชุมของคุณโดยอัตโนมัติ และถ้าบัญชีผู้ใช้ของคุณได้รับการกำหนดค่าสำหรับการโทรเข้าการประชุม การเรียกประชุมจะรวมข้อมูลการโทรเข้า (หมายเลขโทรศัพท์และ ID การประชุม) เอาไว้ด้วย

ถ้าคุณไม่ได้ใช้โปรแกรม Outlook (หรือ Windows) คุณสามารถตั้งค่าการประชุมใหม่ได้โดยใช้ Lync Web Scheduler โดยเข้าไปได้ที่ https://sched.lync.com หรือเรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่ Lync Web Scheduler

เมื่อต้องการตั้งค่าการประชุมแบบออนไลน์โดยใช้ Outlook Web App

   
  1. ในพอร์ทัล Office 365 ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • เมื่อต้องการตั้งค่าการประชุมตามวันที่ ให้คลิกแท็บ ปฏิทิน และที่มุมบนซ้าย ให้คลิก เหตุการณ์ใหม่
  • เมื่อต้องการตั้งค่าการประชุมตามบุคคลที่คุณต้องการเชิญ ให้คลิกแท็บ บุคคล คลิกที่ติดต่อหรือกลุ่มในรายการที่ติดต่อของคุณ จากนั้น ภายใต้ชื่อของบุคคลหรือชื่อของกลุ่ม ให้คลิก จัดกำหนดการประชุม

 เคล็ดลับ    เมื่อต้องการเพิ่มที่ติดต่อหรือกลุ่ม บนแท็บ บุคคล ที่มุมบนซ้าย ให้คลิก ใหม่ และคลิก สร้างที่ติดต่อ และพิมพ์ข้อมูลที่ได้รับการร้องขอ หรือคลิก สร้างกลุ่ม แล้วพิมพ์ชื่อกลุ่ม จากนั้นคลิกกล่องข้อความ เพิ่มสมาชิก และพิมพ์ที่อยู่อีเมลของแต่ละบุคคลที่คุณต้องการเพิ่ม ขณะที่คุณพิมพ์ คำแนะนำจากรายการที่ติดต่อของคุณจะปรากฏขึ้นภายใต้กล่องข้อความ ถ้าคุณเห็นชื่อของที่ติดต่อตรงนั้น ให้คลิกได้เลย

  1. ตรงกลางของหน้าต่างการประชุม เหนือพื้นที่ข้อความ ให้คลิก การประชุมแบบออนไลน์ รายละเอียดการโทรเข้าจะปรากฏในพื้นที่ข้อความ ถ้าบัญชีผู้ใช้ของคุณถูกกำหนดค่าสำหรับการโทรเข้าการประชุม และคุณจะเห็น การประชุมแบบออนไลน์ ใน ตำแหน่งที่ตั้ง
  2. ตั้งค่าการประชุมตามปกติ กล่าวคือ โดยการตั้งชื่อเหตุการณ์นั้น การเพิ่มหรือการเอาผู้เข้าร่วมประชุมออก การเลือกเวลาเริ่มต้นและระยะเวลาการประชุม และอื่นๆ ถ้าคุณจะมีผู้เข้าร่วมประชุมที่เข้าร่วมด้วยตนเอง ใน ตำแหน่งที่ตั้ง ให้พิมพ์สถานที่สำหรับการประชุมนั้น เช่น ห้องประชุม หรือคลิก เพิ่มห้อง เพื่อช่วยค้นหาห้องประชุม

 เคล็ดลับ    เมื่อต้องการค้นหาเวลาที่เหมาะสมกับทุกคน ให้คลิก ผู้ช่วยจัดกำหนดการ ที่ด้านบนของหน้าต่างการประชุม

 เคล็ดลับ    เมื่อต้องการดูการตั้งค่าสำหรับผู้ที่สามารถเข้าถึงการประชุมแบบออนไลน์ได้ ผู้ที่ต้องรอให้คุณอนุญาตให้เข้าร่วมการประชุม และผู้ที่สามารถนำเสนอในระหว่างการประชุมได้ ให้คลิก การตั้งค่าการประชุมแบบออนไลน์

  1. ในพื้นที่การประชุม ให้พิมพ์วาระการประชุม ระวังอย่าให้มีการเปลี่ยนข้อมูลการประชุมแบบออนไลน์ใดๆ
  2. (ทำหรือไม่ก็ได้) เมื่อต้องการเพิ่มรูปภาพหรือสิ่งที่แนบมาเข้ากับวาระการประชุม ที่ด้านบนของหน้าต่างการประชุม ให้คลิกไอคอน การกระทำเพิ่มเติม (...) ทางด้านขวาของ ผู้ช่วยจัดกำหนดการ คลิก แทรก แล้วคลิก สิ่งที่แนบมา หรือ รูปภาพ
  3. ที่ด้านบนสุดของหน้าต่างการประชุม ให้คลิก ส่ง

เมื่อต้องการตั้งค่าการประชุม Lync โดยใช้ Outlook 2013

   
  1. ให้เปิด Outlook แล้วไปที่ปฏิทินของคุณ
  2. บนแท็บ หน้าแรก บน Ribbon การประชุม Lync ให้คลิก การประชุม Lync ใหม่
  3. ตั้งค่าการประชุมอย่างที่คุณจะทำตามปกติ นั่นคือ
  • ในกล่อง ถึง ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของแต่ละบุคคลที่คุณกำลังเชิญ คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
  • ในกล่อง เรื่อง ให้พิมพ์ชื่อสำหรับการประชุม
  • ถ้าคุณจะมีผู้เข้าร่วมประชุมที่เข้าร่วมด้วยตนเอง ให้เลือกคลิก ตัวค้นหาห้อง ใน Ribbon ตัวเลือก ของแท็บ การประชุม แล้วค้นหาห้องประชุม หรือ ในกล่อง สถานที่ ให้พิมพ์สถานที่ประชุม เช่น ชื่อห้องประชุม
  • เลือกเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด

 หมายเหตุ    เมื่อต้องการค้นหาเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคน ให้คลิก ผู้ช่วยจัดกำหนดการ ใน Ribbon แสดง ของแท็บ การประชุม

  1. ในพื้นที่การประชุม ให้พิมพ์วาระการประชุม ให้ระวังไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลการประชุม Lync ใดๆ
  2. (ทำหรือไม่ก็ได้) บน Ribbon ของ Outlook ให้คลิก ผู้ช่วยจัดกำหนดการ เพื่อให้คุณแน่ใจได้ว่าคุณจะมีเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุม
  3. คลิก ส่ง

 สิ่งสำคัญ    การจัดกำหนดการการประชุมด้วยตัวเลือกเริ่มต้น เหมือนกับที่เราเพิ่งทำไปนั้น จะเหมาะกับการประชุมภายในขนาดเล็ก เช่น การประชุมที่ไม่เป็นทางการกับผู้ร่วมงานไม่กี่คน ถ้าคุณมีการประชุมกับบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ หรือคุณจะจัดกำหนดการการประชุมขนาดใหญ่ ให้เปลี่ยนตัวเลือกการประชุมก่อนที่จะส่งการเชิญเพื่อให้เหมาะกับข้อกำหนดของการประชุมนั้นๆ มากขึ้น ในการเรียกประชุม บน Ribbon การประชุม Lync ของแท็บ การประชุม ให้คลิก ตัวเลือกการประชุม แล้วเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เมื่อต้องการเริ่มต้นการประชุมโดยไม่มีกำหนดการล่วงหน้าโดยใช้ Lync

ถ้าคุณจำเป็นต้องปรึกษากันในเรื่องที่ต้องพิจารณาโดยด่วน คุณสามารถเริ่มต้นการประชุมแบบเฉพาะกิจด้วย Lync ได้อย่างรวดเร็ว ให้ดูที่ เริ่มต้นการประชุม Lync โดยไม่มีกำหนดการล่วงหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
SharePoint Online Enterprise (E1 & E2)