การแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

บางองค์กรใช้สมุดงาน Microsoft Office Excel เป็นฟอร์มในการเก็บรวบรวมข้อมูล สมุดงานเหล่านี้มักจะรวมถึงเซลล์ว่างสำหรับให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูล คุณสามารถแปลงสมุดงานไปยังแม่แบบฟอร์มของ Microsoft Office InfoPath ได้โดยการใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าใน InfoPath โดยการแปลงสมุดงานเป็นแม่แบบฟอร์ม ผู้ใช้ของคุณสามารถได้รับประโยชน์จากคุณลักษณะต่างๆ จาก InfoPath เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของ schema, การควบคุมแบบไดนามิก เช่น ส่วนที่ซ้ำกัน และกฎเกณฑ์ทางธุรกิจและการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำให้แม่แบบฟอร์มของคุณใช้งานได้โดยผู้ใช้อื่นๆ ได้โดยการสร้างแม่แบบฟอร์มที่ใช้ได้กับเบราว์เซอร์ โดยการสร้างแม่แบบฟอร์มสำหรับใช้งานกับเบราว์เซอร์ คุณต้องประกาศแม่แบบฟอร์มที่ใช้ได้กับเบราว์เซอร์ไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่รัน InfoPath Forms Services ฟอร์มที่ใช้แม่แบบฟอร์มที่ทำงานกับเบราว์เซอร์ได้ สามารถป้อนข้อมูลโดยใช้เว็บเบราว์เซอร์

เมื่อคุณแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath โดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้นในตัวช่วยสร้างการนำเข้า แม่แบบฟอร์มผลลัพธ์จะมีเค้าโครงของสมุดงาน Excel อยู่ นอกจากนี้ เซลล์ในสมุดงาน Excel ที่ตรงกับเงื่อนไขบางประการจะถูกแปลงเป็นตัวควบคุมกล่องข้อความที่ผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลลงไปโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้าเซลล์ถูกจัดรูปแบบเพื่อแสดงเส้นขอบทุกด้าน เซลล์นั้นจะถูกแปลงเป็นตัวควบคุมกล่องข้อความในแม่แบบฟอร์มผลลัพธ์ ถ้าคุณตัดสินใจที่จะไม่ใช้การตั้งค่าเริ่มต้นในตัวช่วยสร้างการนำเข้า คุณสามารถเลือกที่จะรวมเฉพาะเค้าโครงเมื่อคุณนำเข้าสมุดงาน Excel หรือเลือกที่จะแปลงเฉพาะบางชนิดของเซลล์เป็นตัวควบคุม

บทความนี้จะอธิบายแนวคิดพื้นฐานและขั้นตอนสำหรับการแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath รวมทั้งคุณลักษณะและการตั้งค่าที่ไม่ได้รับการสนับสนุนในขั้นตอนการแปลง

ในบทความนี้


เกี่ยวกับการแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

เมื่อคุณแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath สมุดงานจะถูกใช้เหมือนเป็นแบบพิมพ์เขียวเพื่อสร้างแม่แบบฟอร์มใหม่ โครงสร้างตารางของสมุดงานจะถูกสร้างใหม่เป็นเค้าโครงตาราง (เค้าโครงตาราง: คอลเลกชันของเซลล์ที่ใช้เพื่อจัดเรียงเนื้อหาของฟอร์ม เช่น ข้อความ หรือตัวควบคุม)ในแม่แบบฟอร์ม ถ้าคุณเลือกที่จะรวมเซลล์ที่ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลเมื่อคุณแปลงสมุดงาน ตัวควบคุมกล่องข้อความจะถูกเพิ่มในแม่แบบฟอร์มในเค้าโครงเซลล์ตารางซึ่งสอดคล้องกับตำแหน่งที่ตั้งของเขตข้อมูลในสมุดงาน ขนาดและตำแหน่งของเซลล์ที่สนับสนุน เส้นขอบเซลล์และการแรเงา และเซลล์ที่ถูกผสานและแยกจะถูกรักษาไว้ในแม่แบบฟอร์มผลลัพธ์

ถ้าสมุดงานของคุณมีหลายแผ่นงาน ข้อมูลและการจัดรูปแบบในแผ่นงานแรกจะถูกเพิ่มในมุมมอง (มุมมอง: การตั้งค่าการแสดงผลเฉพาะฟอร์มที่สามารถถูกบันทึกกับแม่แบบฟอร์ม และสามารถนำไปใช้ในข้อมูลฟอร์มเมื่อมีการป้อนข้อมูลในฟอร์ม ผู้ใช้สามารถสลับระหว่างมุมมองได้ เมื่อต้องการเลือกจำนวนข้อมูลที่จะแสดงในฟอร์ม)เริ่มต้นในแม่แบบฟอร์มใหม่ และแผ่นงานเพิ่มเติมจะถูกแปลงเป็นมุมมองที่สอดคล้องในแม่แบบฟอร์ม ชื่อเรื่องของแต่ละมุมมองเพิ่มเติมจะตรงกับชื่อเรื่องของแผ่นงาน

เมื่อต้องการทำความเข้าใจเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างสมุดงานที่คุณแปลงโดยใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้า InfoPath และแม่แบบฟอร์มผลลัพธ์ให้มากขึ้น ให้ลองจินตนาการว่าคุณเป็นตัวแทนประกันภัยที่มีสมุดงานที่ตั้งชื่อว่า Claims.xls ซึ่งมี 2 อยู่แผ่นงาน แผ่นงานแรกตั้งชื่อว่า Home และแผ่นงานที่สองตั้งชื่อว่า Automobile ระหว่างคอลัมน์บนแต่ละแผ่นงานเป็นคอลัมน์ที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ Type, Description, Loan Amount และ Purchase Price ทั้งนี้คอลัมน์ Loan Amount และ Purchase Price บนแต่ละแผ่นงานจะถูกจัดรูปแบบเป็นชนิดข้อมูลสกุลเงิน ส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความตัวหนาสีน้ำเงิน แผ่นงาน Home มีสูตรเพื่อคำนวณกำหนดการผ่อนชำระ เซลล์เดี่ยวที่นำการจัดรูปแบบเส้นขอบไปใช้กับทุกด้านจะถูกใช้เพื่อใส่ชื่อลูกค้า

ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าเพื่อแปลง Claims.xls เป็นแม่แบบฟอร์ม ให้คุณสร้างแม่แบบฟอร์มที่มีชื่อว่า Claims.xsn


สมุดงาน Excel ก่อนและหลังจากที่ถูกแปลงเป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

เมื่อสมุดงาน Excel ถูกแปลงเป็นแม่แบบฟอร์ม เค้าโครงและองค์ประกอบอื่นจะถูกรักษาไว้

แม่แบบฟอร์มใหม่นี้มี 2 มุมมอง มุมมองเริ่มต้นที่ชื่อว่า Home (ค่าเริ่มต้น) มีเค้าโครงและการจัดรูปแบบจากแผ่นงาน Home มุมมองที่สองที่ชื่อว่า Automobile มีเค้าโครงและการจัดรูปแบบจากแผ่นงาน Automobile แต่ละมุมมองมีตารางที่ส่วนหัวของคอลัมน์ Type, Description, Loan Amount และ Purchase Price ซึ่งถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความตัวหนาสีน้ำเงินเหมือนในสมุดงานดั้งเดิม อย่างไรก็ตาม บางคุณลักษณะอาจต่างกันในแม่แบบฟอร์มผลลัพธ์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่คุณเลือกในตัวช่วยสร้างการนำเข้า

  • ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าเพื่อแปลง Claims.xls เป็นแม่แบบฟอร์มด้วยการรักษาเฉพาะเค้าโครง    แม่แบบฟอร์มผลลัพธ์จะมีเค้าโครงตารางที่สอดคล้องกับตารางในสมุดงาน Excel แม่แบบฟอร์มจะไม่มีตัวควบคุมกล่องข้อความใดๆ อยู่
  • ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าเพื่อนำเข้า Claims.xls ทั้งด้วยการรักษาเค้าโครงและด้วยการแปลงเซลล์เป็นตัวควบคุม     แม่แบบฟอร์มผลลัพธ์จะมีตารางเสริมแถว โดยเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไข เช่น เซลล์ที่นำการจัดรูปแบบเส้นขอบไปใช้กับทุกด้าน และเซลล์ที่มีหรืออ้างอิงสูตรสำหรับการคำนวณกำหนดการผ่อนชำระจะถูกแปลงเป็นตัวควบคุมกล่องข้อความ

 หมายเหตุ   ถึงแม้ว่าเซลล์ที่มีหรืออ้างอิงสูตรจะถูกแปลงเป็นตัวควบคุมกล่องข้อความ แต่สูตรจะไม่ถูกรักษาในแม่แบบฟอร์มผลลัพธ์ คุณต้องสร้างหน้าที่การใช้งานใหม่ที่สูตรมีให้โดยใช้คุณลักษณะที่เหมาะสมใน InfoPath

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

คุณลักษณะและการตั้งค่าที่ไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่ในระหว่างการแปลง

การตั้งค่าและการจัดรูปแบบบางอย่างในสมุดงาน Excel จะไม่ได้รับการสนับสนุนโดย InfoPath เมื่อคุณแปลงสมุดงานที่มีการตั้งค่า แม่แบบฟอร์มผลลัพธ์ของ InfoPath จะไม่มีคุณลักษณะหรือการตั้งค่าเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าสมุดงานของคุณมีหัวกระดาษที่มีรูป รูปดังกล่าวจะไม่ถูกรักษาในแม่แบบฟอร์มผลลัพธ์ของ InfoPath เพราะ InfoPath ไม่สนับสนุนรูปในหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

รายการต่อไปนี้เป็นรายการคุณลักษณะและการตั้งค่าที่จะไม่ถูกรักษาเมื่อคุณแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

  • เซลล์ที่มีการจัดรูปแบบ "ย่อให้พอดี"
  • รูปพื้นหลังของเซลล์
  • ลวดลายพื้นหลังของเซลล์
  • การไล่ระดับสีของเซลล์
  • การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
  • การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  • สูตร
  • แมโคร
  • การตั้งค่าการพิมพ์ (รวมไปถึงการเปลี่ยนขนาดของกระดาษ A4 ขาวดำ กึ่งกลางหน้ากระดาษ หมายเลขหน้าแรก ลำดับของหน้า รูปภาพ พิมพ์เส้นตาราง คุณภาพการพิมพ์ ส่วนหัวของหัวแถวและของคอลัมน์ แถวและคอลัมน์ในทุกหน้า การปรับมาตราส่วน และกำหนดพื้นที่พิมพ์)
  • การจัดแนวข้อความตามแนวตั้ง
  • แถวที่แคบกว่าความสูงของแบบอักษรเริ่มต้น 10pt
  • อักษรศิลป์

รายการต่อไปนี้จะอธิบายคุณลักษณะและการตั้งค่าที่ได้รับการสนันสนุนเพียงบางส่วนเมื่อคุณแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

เซลล์ที่มีการจัดรูปแบบข้อมูล     ลักษณะหรือสีที่นำไปใช้กับเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบข้อมูลจะไม่ถูกแปลง ตัวอย่างเช่น ถ้าเซลล์ได้รับการจัดรูปแบบเพื่อแสดงจำนวนลบเป็นข้อความสีแดง ค่าตัวเลขจะถูกแปลง แต่การจัดรูปแบบข้อความเป็นสีแดงจะไม่ถูกแปลง

การเชื่อมโยงหลายมิติที่อ้างอิงโพรโทคอลซึ่งไม่ได้รับการสนับสนุน     การเชื่อมโยงหลายมิติทั้งหมดจะถูกแปลง แต่ถ้าการเชื่อมโยงหลายมิติใช้โพรโทคอลอื่นที่ไม่ใช่ http:, https:, ftp: หรือ mailto: การเชื่อมโยงหลายมิติจะไม่ทำงานเมื่อผู้ใช้คลิกการเชื่อมโยง

การจัดแนวและการจัดรูปแบบหัวกระดาษและท้ายกระดาษ     หัวกระดาษและท้ายกระดาษในสมุดงาน Excel สามารถมีส่วนซ้าย ตรงกลาง และขวาได้ ส่วนเหล่านี้จะเชื่อมต่อกันเมื่อนำเข้าไปยัง InfoPath ตัวอย่างเช่น สมุดงานที่มีหัวกระดาษด้านซ้ายที่ชื่อ "พรรณรัตน์ พัฒนาพิทักษ์กุล" หัวกระดาษตรงกลางที่มีชื่อเรื่อง "รายงานสถานะ" และหัวกระดาษด้านขวาที่มีวันที่ "13 ตุลาคม 2550" จะถูกแปลงเป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath ที่มีหัวกระดาษเดียวด้วยข้อความดังนี้ "พรรณรัตน์ พัฒนาพิทักษ์กุล รายงานสถานะ 13 ตุลาคม 2550" ถ้าเพียงส่วนเดียวในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษของสมุดงานเท่านั้นที่มีข้อความ ข้อความผลลัพธ์ในแม่แบบฟอร์มจะจัดแนวตามอย่างสอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าเฉพาะส่วนขวาของหัวกระดาษเท่านั้นที่มีข้อความในสมุดงาน ข้อความที่สอดคล้องในแม่แบบฟอร์มจะจัดชิดขวา ไม่เช่นนั้น หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษทั้งหมดจะจัดชิดซ้ายเมื่อถูกนำเข้า การตั้งค่าแบบอักษรที่นำไปใช้กับส่วนของหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษแรกในสมุดงานจะถูกนำไปใช้กับหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษทั้งหมดในแม่แบบฟอร์มผลลัพธ์ของ InfoPath

การแปลงแบบอักษร    ถึงแม้ว่า InfoPath จะนำเข้าแบบอักษรจากสมุดงานเมื่อทำการสร้างแม่แบบฟอร์มใหม่ แต่ถ้าไม่มีแบบอักษรในสมุดงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่คุณดำเนินการการนำเข้า จะมีการเลือกแบบอักษรสำรองให้กับแม่แบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ

เซลล์ที่ผสานโดยนัย     ใน Excel ถ้าคุณพิมพ์ข้อความเกินกว่าที่จะจัดพอดีในเซลล์ปัจจุบัน ข้อความจะปรากฏที่ด้านบนของเซลล์ที่ตามมาประหนึ่งว่าเซลล์ได้ถูกผสานกันแล้ว InfoPath จะไม่สนับสนุนคุณลักษณะนี้ ถ้าเซลล์ที่แปลงมีข้อความมากกว่าความกว้างของเซลล์ที่สามารถจัดให้เหมาะสมได้ ข้อความจะตัดคำเป็นบรรทัดถัดไปใน InfoPath เมื่อต้องการป้องกันเหตุการณ์เช่นนี้ ก่อนที่คุณจะนำเข้าสมุดงานของคุณ ให้เลือกเซลล์และเซลล์ที่ตามมามากเท่าที่จำเป็นเพื่อบรรจุข้อความ และผสานเซลล์เพื่อให้ข้อความพอดีกับภายในเซลล์ที่ผสาน

รายงาน PivotTable     รายงาน PivotTable จะถูกแปลงเป็นเค้าโครงตาราง

ตารางขนาดใหญ่     InfoPath สนับสนุนตารางที่กว้างไม่เกิน 63 คอลัมน์และยาวไม่เกิน 999 แถว ถ้าสมุดงาน Excel มีเกินกว่าขีดจำกัดเหล่านี้ จะทำการแปลงเฉพาะ 63 คอลัมน์แรกและ 999 แถวแรกเท่านั้น

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การแปลงสมุดงาน Excel เป็นแม่แบบฟอร์ม InfoPath

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก นำเข้าฟอร์ม
  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวช่วยสร้างการนำเข้า ให้คลิก InfoPath importer for Excel workbooks แล้วคลิก ถัดไป
  3. คลิก เรียกดู
  4. ค้นหาแล้วคลิกสมุดงาน Excel ที่คุณต้องการแปลง จากนั้นคลิก เปิด
  5. เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะการทำงานในการนำเข้าเริ่มต้น ให้คลิก ตัวเลือก แล้วเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ
  6. คลิก เสร็จสิ้น

 หมายเหตุ   Depending on the layout and complexity of your Excel workbook, some layout elements or controls might not appear as you expected in the resulting InfoPath form template. As a result, you may need to make adjustments to your new form template after you convert it.

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
InfoPath 2007