เมื่อคุณเปิด Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 หรือ Microsoft Office Access 2007 หรือเมื่อคุณสร้างข้อความใหม่ใน Microsoft Office Outlook 2007 คุณจะสังเกตเห็นว่าหน้าต่างโปรแกรมได้เปลี่ยนแปลงไป เมนูและแถบเครื่องมือแบบเดิมได้ถูกแทนที่ คุณจะใช้การออกแบบใหม่ที่สมบูรณ์นี้ได้อย่างไร อ่านรายละเอียดเพื่อหาคำตอบ  และศึกษาว่า Microsoft Office มีการใช้งานที่ง่ายขึ้นและการปรับปรุงการทำงานที่ดีขึ้นอย่างไร

การใช้งานที่ง่ายที่คุณต้องการ

คุณอาจรู้สึกไม่คุ้นเคยกับการใช้งานโปรแกรม Office ที่คุณใช้บ่อยในครั้งแรก Office ที่คุณเคยใช้มานานมีลักษณะที่เปลี่ยนไปในปัจจุบัน คุณอาจไม่ทราบว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด ไม่ต้องกังกล เตรียมความพร้อมของคุณและศึกษารายละเอียด ใช้เวลาและการศึกษาข้อมูลเพียงเล็กน้อย คุณจะพบว่ารูปแบบใหม่นี้เหมาะสำหรับคุณ ไม่ได้ทำให้คุณทำงานไม่สะดวกแต่อย่างใด รูปแบบใหม่นี้เรียกว่าส่วนติดต่อผู้ใช้ Office Fluent ที่พัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้เช่นคุณ  โปรแกรมที่ใช้งานง่ายพร้อมการค้นหาคำสั่งได้ง่าย

ทำให้คุณสามารถค้นหาคำสั่งได้ง่าย

ตัวอย่างหนึ่งของการทำให้คุณสามารถค้นหาคำสั่งในรุ่น 2007 ได้ง่ายขึ้นคือ การแสดงปุ่มเป็นกลุ่มที่ปรากฏที่ด้านบนของหน้าต่าง คุณจะไม่ต้องใช้ความพยายามในการค้นหาคำสั่งต่างๆ อีกต่อไป สิ่งที่คุณต้องการจะแสดงให้เห็นอย่างเด่นชัดและพร้อมใช้งานในทันที คุณจะมีศุนย์กลางการควบคุมในที่เดียวที่รวมคำสั่งที่สำคัญต่างๆ ไว้ด้วยกันและแสดงให้เห็นอย่างเด่นชัดแทนแถบเครื่องมือที่ซ่อนอยู่ที่ประกอบด้วยคำสั่งต่างๆ ที่อยู่ในเมนูหรือบานหน้าต่างแยกต่างหาก ปุ่มต่างๆ จะไม่หายไปแต่จะแสดงอยู่ที่ด้านบนตลอดเวลา

แสดงเฉพาะคำสั่งที่คุณต้องการใช้

คุณอาจคิดว่า "การแสดงคำสั่งทั้งหมดในที่เดียวน่าจะทำให้ทั้งหน้าต่างเต็มไปด้วยคำสั่ง" นั่นคือความจริง ดังนั้น เป้าหมายต่อไปในการออกแบบ Office ใหม่ของเราคือ การลดจำนวนคำสั่งที่จะแสดงเป็นหลัก ชุดคำสั่งที่ใช้งานได้ และจำกัดขอบเขตไปที่คำสั่งที่คุณใช้งานบ่อย

วิศวกรทดสอบการใช้งานของ Microsoft พบว่าผู้ใช้ Office จะมีการใช้ชุดคำสั่งหลักๆ บางคำสั่งอยู่บ่อยครั้ง คำสั่งเหล่านั้นได้ถูกทำให้้เห็นได้อย่างเด่นชัดในปัจจุบัน

ตัวอย่างเช่น คำสั่ง วาง คือคำสั่งหนึ่งที่มีการใช้งานบ่อยใน Office เหตุใดจึงไม่ทำให้เห็นอย่างเด่นชัดในหน้าต่าง พร้อมแสดงคำสั่งที่เกี่ยวข้อง เช่น ตัด และ คัดลอก ไม่มีความจำเป็นต้องแบ่งพื้นที่กับคำสั่งที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงบนเมนูหรือแถบเครื่องมืออีกต่อไป คำสั่งเหล่านี้มีการใช้งานบ่อยจึงควรจะเป็นคำสั่งที่คุณสามารถเรียกใช้ได้ง่าย คุณลักษณะที่คุณต้องการใช้งานไม่ได้หายไป เพียงแต่มีการจัดเรียงตามลักษณะการใช้งานของคุณ

จัดระเบียบคำสั่งต่างๆ เพื่อสนับสนุนงานหลัก

คำสั่งต่างๆ มีการแสดงให้เห็นอย่างเด่นชัดมากขึ้นและมีการลดจำนวนลงตามความนิยมในการใช้งาน แต่เราควรจัดระเบียบคำสั่งเหล่านั้นอย่างไร

คำสั่งเหล่านี้จะถูกจัดวางไว้รอบๆ งานหลัก ที่คุณจะทำในโปรแกรม Office โดยการใช้ Ribbon  ซึ่งมีลักษณะเป็นแถบตามแนวนอนที่ปรากฏอยู่ที่ด้านบนของหน้าต่างที่มีคำสั่งต่างๆ ทั้งหมด  โดยแบ่งตามงานหลักในแต่ละโปรแกรม และแต่งานจะแสดงเป็น แท็บ ตัวอย่างเช่น งานหลักใน Word คือการเขียน และแท็บที่ปรากฏเป็นแท็บแรกในโปรแกรมนั้นคือแท็บ เขียน คำสั่งที่สำคัญที่คุณต้องใช้เมื่อต้องการเขียนเอกสารจะถูกรวบรวมไว้ในแท็บนี้ เช่น การจัดรูปแบบแบบอักษรและลักษณะแบบอักษร

หมายเหตุ   คำสั่ง วาง, ตัด และ คัดลอก จะปรากฏในแท็บนี้ คำสั่งเหล่านี้เป็นคำสั่งที่มีการใช้งานบ่อย และจะแสดงพร้อมกับงานหลักของ Word โดยทั่วไป เช่น การเขียน เมื่อคุณคลิกแท็บเพิ่มเติม Ribbon จะเปลี่ยนไป เพื่อแสดงให้เห็นคำสั่งมากขึ้น ซึ่งเป็นคำสั่งที่เกี่ยวกับงานหลักอื่นๆ ใน Word ตัวอย่างเช่น คำสั่งต่างๆ ที่เกี่ยวกับคุณลักษณะของแท็บ แทรก ที่รวบรวมองค์ประกอบต่างๆ ที่คุณสามารถแทรก รวมถึงกราฟิกและรูปร่าง การเชื่อมโยงหลายมิติ หัวกระดาษ และ WordArt แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ ที่อยู่ถัดออกไปจะมีคำสั่งทั้งหมดสำหรับการจัดระเบียบและจัดรูปแบบหน้ากระดาษ

คุณจะเห็นการจัดระเบียบรายการในลักษณะเดียวกันในโปรแกรมต่างๆ ของระบบ Microsoft Office 2007 ซึ่งแท็บแรกจะประกอบด้วยคำสั่งสำหรับงานที่มีความสำคัญมากที่สุด ตัวอย่างเช่น แท็บแรกใน Excel คือ แผ่นงาน แท็บแรกใน PowerPoint คือ ภาพนิ่ง สำหรับ Access แท็บแรกคือ ข้อมูล และสำหรับ Outlook แท็บแรกคือ เขียน เพื่อใช้ในการเขียนข้อความใหม่

กลุ่ม: คำสั่งต่างๆ ในงานที่มีรายละเอียดมากขึ้น

ทีนี้มาลองดูรายละเอียดที่อยู่ในแต่ละแท็บ คำสั่งโดยส่วนใหญ่จะถูกจัดเรียงเป็นชุดตามฟังก์ชันการทำงาน ชุดรายการดังกล่าวเราเรียกว่า กลุ่ม ซึ่งอาจนำไปเปรียบเทียบกับแถบเครื่องมือในอดีต แต่มีข้อได้เปรียบในเรื่องการรวมคำสั่งต่างๆ ทั้งหมดที่คุณต้องการใช้สำหรับงานแต่ละอย่างไว้ด้วยกัน รวมถึงเครื่องมือช่วยให้มองเห็นภาพได้อย่างสมบูรณ์

ตัวอย่างเช่น แท็บ เขียน จะมีกลุ่มที่เรียกว่า การจัดรูปแบบด่วน ซึ่งแสดงลักษณะข้อความในรูปแบบต่างๆ พร้อมภาพตัวอย่าง รวมถึงการแสดงตัวอย่างของข้อความที่เลือกในลักษณะที่คุณต้องการ

คำสั่งเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณต้องการเท่านั้น

คำสั่งอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในกลุ่มรายการหลักบนแท็บต่างๆ อยู่ที่ใด แทนที่จะแสดงคำสั่งทั้งหมดไว้ให้ใช้งานตลอดเวลา ในปัจจุบัน บางคำสั่งจะปรากฏตามการกระทำที่คุณเลือกเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ใน PowerPoint เมื่อคุณแทรกรูปภาพ คุณจะเห็นคำสั่งเกี่ยวกับการจัดแนวรูปร่างและการจัดลำดับทั้งหมด คำสั่งเหล่านี้ไม่ได้อยู่ในเมนูย่อยอีกต่อไป

เมื่อคุณต้องการบันทึกหรือเลิกทำ

Office ไม่ได้ละทิ้งแถบเครื่องมือทั้งหมด ในการสนับสนุนการกระทำที่คุณใช้งานบ่อย เช่น การบันทึกและเลิกทำ เรามี แถบเครื่องมือด่วน (QAT) โดยค่าเริ่มต้นจะมีเพียงไม่กี่คำสั่งเท่านั้น แต่คุณสามารถกำหนดแถบเครื่องมือนี้เองเพื่อวางคำสั่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย เพียงคลิกขวาที่คำสั่งที่คุณต้องการเพิ่ม แล้วเลือก เพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน คุณจะเห็นไอคอนของคำสั่งนั้นปรากฏที่ด้านซ้ายของแท็บแรก

สลับมุมมอง

สำหรับผู้ใช้ Office ที่มีความเชี่ยวชาญที่มักมีการเปลี่ยนมุมมองในหน้าต่างโปรแกรม เช่น การเปลี่ยนระหว่างมุมมองปกติและมุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ใน Word หรือมุมมองปกติและมมมองการนำเสนอภาพนิ่งใน PowerPoint ในปัจุบัน โปรแกรม Office แต่ละโปรแกรมมี ตัวเลือกมุมมอง ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง ซึ่งมาพร้อมกับเมนู มุมมอง ที่มีคำสั่งต่างๆ สำหรับการจัดเรียงหน้าต่างภายในหน้าต่างโปรแกรม

รายการที่คุ้นเคย

เมนู แฟ้ม ยังคงอยู่ พร้อมด้วยคำสั่งต่างๆ ที่คุณคุ้นเคย นอกจากนี้ ยังมีตัวเลือกใหม่ๆ สำหรับการจัดการแฟ้ม การล้างข้อมูล และการแจกจ่าย คุณสามารถเปิด กล่องโต้ตอบ ที่คุ้นเคยได้โดยการคลิกที่เครื่องหมายบวกที่กลุ่มบางกลุ่ม เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมหรือตัวเลือกขั้นสูงของคำสั่งในกลุ่ม ในบางครั้ง บานหน้าต่างงาน ที่คุณคุ้นเคย แม้ว่าจะถูกย่อให้เล็กลงอยู่   เช่น บานหน้าต่างงาน ลักษณะ ใน Word  จะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณคลิกคำสั่ง เพื่อช่วยคุณในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์

ลักษณะของหน้าจอส่งผลกระทบอย่างไร

Ribbon เป็นแถบที่ปรับขนาดได้ ซึ่งสามารถปรับเข้ากับหน้าจอขนาดแท็บเล็ต โดยจะแสดงแท็บและกลุ่มในรูปแบบที่เล็กลงเมื่อความละเอียดของหน้าจอลดลง Ribbon จะทำงานได้ดีในหน้าจอขนาดใหญ่ที่มีความละเอียดสูง แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพและความละเอียดของการออกแบบ

ทำความคุ้นเคยกับคุณลักษณะใหม่ๆ

ในรุ่น 2007 นี้ยังมีคุณลักษณะอื่นๆ ที่จะสร้างความประทับใจให้กับคุณอีกมาก คุณจะทราบรายละเอียดเมื่อคุณใช้โปรแกรมต่างๆ มากขึ้น

• เริ่มต้นแฟ้มของคุณ

  เมื่อคุณเริ่มเอกสาร แผ่นงาน การนำเสนอภาพนิ่ง หรือฐานข้อมูลใหม่ หน้าต่างขนาดใหญ่ที่มีสีสันสำหรับการเริ่มต้นใช้งานจะปรากฏขึ้น ให้เลือกจากแค็ตตาล็อกแม่แบบหรือการเชื่อมโยงของบทความไปยัง Office Online เพื่อเริ่มต้นสร้างรายการของคุณ หรือเริ่มต้นด้วยแฟ้มใหม่หรือแฟ้มที่มีอยู่ในลักษณะที่คุณคุ้นเคย

• การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์

  ในปัจจุบัน คุณสามารถใช้เมนู แฟ้ม ได้อย่างหลากหลายมากขึ้น เมนูนี้จะอยู่ที่มุมซ้ายบนของ Ribbon ซึ่งมีคำสั่งพื้นฐานที่คุณต้องการใช้ เช่น บันทึก บันทึกเป็นแฟ้มใหม่ และพิมพ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกการตั้งค่าสำหรับโปรแกรม เช่น สำหรับการพิมพ์ ตรวจการสะกด และมุมมองแฟ้มเริ่มต้น

  นอกจากนี้ ยังมีการสนับสนุนสำหรับการตรวจสอบว่าไม่มีเครื่องหมายการตรวจทานอยู่ในแฟ้มหรือข้อมูลส่วนตัวอื่นๆ และการแจกจ่ายแฟ้มไปยังพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกัน

• แป้นพิมพ์ลัด

  แป้นพิมพ์ลัดเดิมทั้งหมดที่เริ่มต้นด้วย CTRL ยังคงใช้งานได้ รวมถึงแป้นฟังก์ชันด้วย

  แป้นพิมพ์ลัดใหม่ที่เริ่มต้นด้วย ALT จะแสดงให้เห็นเด่นชัดบนหน้าจอ เพียงกดแป้น ALT ค้างไว้ และ Office จะแสดงตัวอักษรของแท็บ กลุ่ม และคำสั่งแต่ละรายการ

  หมายเหตุ:   คุณสามารถเลือกการตั้งค่าโปรแกรมเพื่อเปิดใช้งานแป้นพิมพ์ลัดที่เริ่มต้นด้วย ALT ที่ใช้ใน Office 2003 ได้ตามต้องการ

• รูปแบบแฟ้ม

  ในรุ่น 2007 โปรแกรม Word, Excel และ PowerPoint ได้รวมรูปแบบ Microsoft Office Open XML ไว้ด้วย ซึ่งหมายความว่ารูปแบบแฟ้มเริ่มต้นในปัจจุบันมีการอ้างอิงรูปแบบ Extensible Markup Language (XML) การเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับแฟ้มของคุณ ลดความเสี่ยงที่แฟ้มจะเสียหาย ขนาดแฟ้มลดลง และสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันในระบบการจัดเก็บและเรียกข้อมูลต่างๆ คุณสามารถบันทึกระบบ Microsoft Office 2007 ในรูปแบบเดิมตามความต้องการของคุณ แต่คุณจะไม่ได้ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะนี้

  สำหรับเอกสาร กระดาษคำนวณ และงานนำเสนอ รูปแบบแฟ้มเริ่มต้นในปัจจุบันจะมีตัวอักษร "x" ต่อท้ายนามสกุลแฟ้มเพื่อแสดงว่าเป็น XML ถ้าคุณบันทึกแฟ้มเป็นแม่แบบ เช่นเดียวกัน คุณจะมีนามสกุลแฟ้มของแม่แบบในรูปแบบเดิม และมีตัวอักษร "x" ต่อท้าย เช่น .xlsx ใน Excel เป็นต้น ถ้าแฟ้มของคุณมีโค้ดหรือแมโคร คุณต้องบันทึกโดยใช้รูปแบบแฟ้มใหม่ที่ใช้แมโคร สำหรับเอกสาร Word จะแปลงเป็น .docm และแม่แบบ Word จะเป็น .dotm แฟ้มที่มีการบีบอัดจะมีอยู่สองแบบคือ  แบบไม่ใช้โค้ด (.docx, .xlsx และ .pptx) และแบบใช้แมโคร (.docm, .xlsm, .pptm และรูปแบบอื่นๆ)

• ความเข้ากันได้ของรุ่น

  ถ้าคุณเปิดแฟ้มที่สร้างขึ้นในรุ่นก่อนหน้าของ Office คุณจะได้รับข้อความว่าคุณต้องการแปลงเป็นรูปแบบใหม่หรือไม่ ถ้าคุณตอบ ใช่ เอกสารจะถูกบันทึกในรูปแบบ XML ใหม่ ถ้าคุณเลือกที่จะไม่แปลงแฟ้ม แฟ้มดังกล่าวจะอยู่ในรูปแบบเดิม คุณสามารถเปิดและปรับเปลี่ยนข้อมูลได้ในระบบ Microsoft Office 2007 แต่จะไม่สามารถใช้คุณลักษณะบางอย่างของรุ่น 2007 ได้

  ถ้าคุณใช้รุ่นก่อนหน้าของ Office และได้รับแฟ้มที่สร้างขึ้นในรุ่น 2007 คุณจำเป็นต้องดาวน์โหลดตัวแปลงในการอ่านและแก้ไขแฟ้มในระบบ Microsoft Office 2007 คุณสามารถดาวน์โหลดตัวแปลงได้ที่นี่