ไม่ว่าการส่งจดหมายของคุณจะฉลาดล้ำเพียงใด ก็จะมีผลเพียงน้อยนิดเท่านั้น หากคุณส่งไปหาผู้รับผิดคน คุณสามารถจำกัดรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณให้มีเพียงชื่อและที่อยู่ หรือคุณอาจใส่รายละเอียดเพิ่มขึ้นเกี่ยวกับลูกค้าแต่ละรายเพื่อให้คุณสามารถจัดประเภทลูกค้าเป็นส่วนต่างๆ ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

ยิ่งคุณกำหนดเป้าหมายการส่งจดหมายของคุณไว้ที่ส่วนลูกค้าซึ่งสนใจข้อเสนอแบบเฉพาะเจาะจงได้มากเท่าใด อัตราความสำเร็จของการส่งจดหมายของคุณก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น เมื่อต้องการปรับปรุงรายชื่อผู้รับจหมายของคุณสำหรับการกำหนดเป้าหมายส่วนลูกค้าที่เหมาะสม ให้วางแผนทุ่มเทเวลาและงบประมาณของแคมเปญการส่งจดหมายของคุณในเรื่องนี้ถึงหนึ่งส่วนครึ่งในสามส่วน

---

• วิธีใช้ข้อมูลลูกค้า

• สร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย

• รวมรายชื่อจากหลายแหล่งเป็นรายชื่อเดียว

• ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ

---

วิธีใช้ข้อมูลลูกค้า

หลังจากคุณได้ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าของคุณและลูกค้าที่คาดว่าจะซื้อ การติดตามแอตทริบิวต์ที่ลูกค้ามีเหมือนกันจะเป็นประโยชน์อย่างมาก ยิ่งคุณใส่รายละเอียดไว้ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมากเท่าใด คุณก็จะยิ่งมีตัวเลือกสำหรับการกำหนดเป้าหมายในการส่งจดหมายของคุณมากขึ้นเท่านั้น

แต่โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลรายละเอียดที่คุณติดตามเป็นข้อมูลที่คุณจะใช้ ยิ่งคุณเพิ่มความซับซ้อนลงในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมากเท่าใด คุณก็จะยิ่งมีงานที่ต้องทำเพื่อรักษารายชื่อของคุณมากขึ้นเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะใช้ข้อมูลลูกค้าในวิธีต่อไปนี้

• พิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย   สร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายที่คุณต้องการเพียงข้อมูลชื่อและที่อยู่
• ส่งจดหมายไปยังลูกค้าในตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุ   กรองรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณตามเมืองหรือรหัสไปรษณีย์ เพื่อให้คุณสามารถประกาศการส่งเสริมการขายไปยังลูกค้าที่อาศัยอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งที่กำหนดเท่านั้นได้อย่างง่ายดาย
• เพิ่มคำทักทายที่ปรับเป็นแบบส่วนตัว   ปรับการส่งจดหมายเป็นแบบส่วนตัวด้วยการใส่ชื่อและนามสกุลของผู้รับในบรรทัดแสดงคำทักทาย ด้วยการแยกชื่อไว้ในเขตข้อมูล 'ข้อมูล' ที่ต่า่งกัน คือ คำนำหน้า ชื่อ และ นามสกุล
• มุ่งเน้นผู้รับในอายุที่กำหนด   แจ้งลูกค้าของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เหมาะสมสำหรับช่วงชีวิตของลูกค้าเหล่านั้น (เช่น การวางแผนสำหรับการเกษียณในวัย 20 ปีเทียบกับการวางแผนสำหรับการเกษียณในวัย 50 ปี) ด้วยการรวบรวมวันเกิดของลูกค้าเป็น ปีที่เกิด (เช่น "1945")

  ถ้าคุณต้องการนำเสนอของขวัญส่งเสริมการขายแก่ลูกค้าทั้งหมดที่มีวันเกิดในเดือนปัจจุบัน คุณสามารถรวบรวมวันเกิดในลักษณะ เดือน วัน ปี (เช่น "มกราคม 1, 2000")

• ปรับส่งจดหมายแบบแยกตามเพศ   ประกาศสายผลิตภัณฑ์ใหม่ให้กับเฉพาะผู้ชายหรือเฉพาะผู้หญิงด้วยการให้มีเพศ ("ชาย" หรือ "หญิง") ของลูกค้าแต่ละคนในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
• ใช้ประวัติการซื้อ   ส่งการประกาศพิเศษไปยังบุคคลที่เพิ่งซื้อครั้งใหญ่ล่าสุด หรือแจ้งลูกค้าเมื่อคุณมีรุ่นใหม่ของตราสินค้าที่ลูกค้าโปรดปราน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องติดตามประวัติการซื้อของลูกค้า นอกจากนี้คุณยังสามารถแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกันได้อีกด้วย ("ลูกค้าที่ซื้อสินค้าของคุณเห็นว่าสินค้านี้ก็มีประโยชน์ด้วย")
• ส่งอีเมลเพื่อประหยัดค่าแสตมป์   ประหยัดค่าส่งจดหมายสำหรับเหตุการณ์ที่ต้องส่งบัตรเชิญเท่านั้นด้วยการส่งบัตรเชิญทางอีเมลถึงลูกค้าที่ได้ให้ที่อยู่อีเมลของตนไว้ ในขั้นแรก คุณสามารถใส่ที่อยู่ลงในบัตรเชิญที่พิมพ์ด้วยการทำจดหมายเวียนและกรองลูกค้าที่ไม่มีที่อยู่อีเมล จากนั้นคุณสามารถสร้างบัตรเชิญทางอีเมลด้วยการทำจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์และกรองลูกค้าที่มีที่อยู่อีเมล

 ด้านบนของหน้า

สร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย

โดยพื้นฐานส่วนใหญ่ รายชื่อผู้รับจดหมายเป็นแฟ้มข้อความที่แยกระเบียนผู้รับลงในเขตข้อมูลทั่วไป รายชื่อเหล่านี้โดยปกติจะใช้ฟอร์มของแผ่นงานหรือตารางที่มีระเบียนแต่ละระเบียนอยู่ในแถวของตนเอง แล้วแยกลงในคอลัมน์ที่มีเขตข้อมูล 'ข้อมูล' แต่ละเขตข้อมูล เช่นเดียวกับรายชื่อผู้รับจดหมายพื้นฐานแสดงรูปที่นี่

รายการที่ซับซ้อนอาจมีเขตข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ขนาดผลิตภัณฑ์ และการกำหนดลักษณะสี ประวัติการซื้อ วันเกิด และเพศ

ถ้าคุณกำลังจะสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายเป็นครั้งแรก คุณสามารถสร้างรายชื่อได้โดยไม่ต้องออกจาก Microsoft Office Publisher

สร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย

1. เปิดสิ่งพิมพ์
2. บนเมนู เครื่องมือ ชี้ไปที่ จดหมายและแค็ตตาล็อก แล้วคลิก สร้างรายการที่อยู่
3. ก่อนที่คุณจะเริ่มพิมพ์ข้อมูลสำหรับรายการของคุณ คุณสามารถกำหนดเขตข้อมูลเองได้ด้วยการเพิ่ม เอาออก เปลี่ยนชื่อ หรือจัดลำดับเขตข้อมูลใหม่ที่ปรากฏในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่

   วิธีการ

   1. คลิก กำหนดคอลัมน์เอง แล้วให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
   • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูล ให้คลิก เพิ่ม จากนั้น ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มเขตข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อสำหรับเขตข้อมูลใหม่ แล้วคลิก ตกลง
   • เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออก ให้เลือกเขตข้อมูลนั้นใต้ ชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ลบ จากนั้นคลิก ใช่
   • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลภายใต้ ชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก เปลี่ยนชื่อ ในกล่องโต้ตอบ เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อใหม่ในกล่อง ถึง แล้วคลิก ตกลง
   • เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการย้าย จากนั้นคลิก ย้ายขึ้น หรือ ย้ายลง จนกระทั่งย้ายไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ
   2. ทำขั้นตอนเหล่านี้ซ้ำจนเสร็จสิ้นการแก้ไขรายชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ตกลง
4. ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ให้พิมพ์ข้อมูลสำหรับรายการแรกในเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (ตำแหน่ง ชื่อ นามสกุล และอื่นๆ)
5. เมื่อคุณใส่ข้อมูลสำหรับรายการแรกเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก รายการใหม่ หรือกด TAB
6. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4 จนกว่าคุณได้เพิ่มรายการจนเสร็จสิ้น
7. คลิก ตกลง
8. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่ในช่อง ชื่อแฟ้ม

   ตามค่าเริ่มต้นแล้ว รายการที่อยู่จะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ My Data Sources จึงขอแนะนำว่าควรเก็บรายการที่อยู่ไว้ที่นี่ เนื่องจากเป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นที่ Microsoft Publisher ใช้ค้นหาแหล่งข้อมูล

9. คลิก บันทึก

 ด้านบนของหน้า

รวมรายการจากหลายแหล่ง

ไม่ว่าคุณมีราชื่อผู้รับจดหมายหรือคุณซื้อรายชื้อผู้รับจดหมายมาก็ตาม Publisher ทำให้เป็นเรื่องง่ายที่จะรวมและแก้ไขรายการลูกค้าจากหลายแหล่งใน Publisher คุณสามารถเลือกสิ่งที่ใช้ได้ดีที่่สุดสำหรับคุณด้วยการรวบรวมรายชื่อผู้รับจดหมายใน Publisher ของคุณจากการรวมรายชื่ออื่นๆ ที่สร้างในโปรแกรมต่อไปนี้

• Microsoft Office Excel
• Microsoft Office Outlook
• Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager
• Microsoft Office Access

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้รายการที่คุณซื้อ เช่น รายการที่มาจาก Microsoft List Builder ได้

การระบุรายการที่จะเพิ่ม

1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก จดหมายและแค็ตตาล็อก จากนั้นคลิก จดหมายเวียน เพื่อเปิดบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน

   ถ้าสิ่งพิมพ์เชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ ให้ยืนยันการเชื่อมต่อ จากนั้นคลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ถ้าสิ่งพิมพ์ดังกล่าวไม่ได้เชื่อมต่ออยู่กับรายชื่อผู้รับที่มีอยู่ ให้คลิกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งใน สร้างรายชื่อผู้รับ คลิก ถัดไป: สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ จากนั้นเลือกรายชื่อที่คุณต้องการ

2. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ภายใต้ เพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
• คลิก เลือกรายการที่มีอยู่ ให้เลือกแหล่งข้อมูลในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล แล้วคลิก เปิด
• คลิก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook (ถ้าคุณถูกพร้อมท์ให้เลือกโปรไฟล์จดหมาย ให้คลิกโปรไฟล์ที่คุณต้องการ) แล้วคลิก ตกลง เลือกโฟลเดอร์หรือรายชื่อการแจกจ่ายในกล่องโต้ตอบ เลือกที่ติดต่อ แล้วคลิก ตกลง
• คลิก พิมพ์รายการใหม่ เพิ่มรายการที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ แล้วคลิก ตกลง

การแก้ไขความขัดแย้งเมื่อรวมรายการ

เมื่อคุณเพิ่มรายชื่อผู้รับจดหมายหนึ่งรายชื่อไปยังอีกรายการหนึ่ง เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในรายการที่เพิ่มอาจไม่ตรงกับรายการที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น รายการที่อยู่ที่คุณกำลังเพิ่มอาจมีเขตข้อมูล ชื่อบริษัท แต่รายการต้นฉบับอาจไม่มี

Publisher จะพร้อมท์ให้คุณแก้ไขเขตข้อมูลในรายการต้นฉบับต่างๆ ที่ไม่ตรงกัน ด้วยการเปิดกล่องโต้ตอบ เพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ

1. ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ ให้เลือกเขตข้อมูลที่ไม่ได้กาเครื่องหมายในคอลัมน์ จับคู่ ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้สอดคล้องในรายการ เขตข้อมูลรายชื่อผู้รับที่มีเขตข้อมูลที่จับคู่ แล้วคลิก จับคู่
2. ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ตรวจสอบว่ามีเขตข้อมูลที่คุณเลือกอยู่ในรายการใต้ จับคู่กับเขตข้อมูลรายชื่อผู้รับ หรือไม่ หรือเลือกรายการอื่น จากนั้นคลิก ตกลง
3. ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในรายชื่อผู้รับของคุณเพื่อจับคู่ ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มในรายการใหม่ (รายการด้านซ้ายในกล่องโต้ตอบ เพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ) คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง เขตข้อมูลที่เพิ่มแสดงภายใต้ เขตข้อมูลใหม่ที่จะเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ

 เคล็ดลับ   วิธีเอาเขตข้อมูลที่เพิ่มเข้ามาออก คือเลือกเขตข้อมูลในกล่อง เขตข้อมูลใหม่ที่จะเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ แล้วคลิก เอาออก

ฉันจะจับคู่เขตข้อมูลเมื่อ Publisher ไม่พร้อมท์ให้ฉันได้อย่างไร

• ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ภายใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก เขตข้อมูลที่อยู่ จากนั้นคลิก จับคู่เขตข้อมูล

การบันทึกทางลัดลงในรายการรวม

คุณสามารถสร้างทางลัดลงในรายการรวมสำหรับใช้ในการส่งจดหมายอื่น เมื่อไรก็ตามที่คุณแก้ไขรายการแต่ละรายการในรายการรวม รายการที่แก้ไขจะปรับปรุงในแฟ้มต้นฉบับหากแฟ้มนั้นพร้อมใช้งานสำหรับการแก้ไข ถ้าคุณไม่ต้องการปรับปรุงแฟ้มต้นฉบับ ให้ส่งออกรายชื่อผู้รับไปยังแฟ้มใหม่

1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน (ขั้นตอนที่ 3: เลือกผลลัพธ์ของจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์) ภายใต้ เตรียมติดตามผลในการส่งอีเมลนี้ ให้คลิก บันทึกทางลัดไปยังรายชื่อผู้รับ
2. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่รวมในกล่อง ชื่อแฟ้ม

   ตามค่าเริ่มต้นนั้น รายการที่อยู่จะถูกบันทึกอยู่ในโฟลเดอร์ My Data Sources ตำแหน่งนี้คือตำแหน่งที่ดีที่สุดสำหรับการจัดเก็บรายการที่อยู่ เนื่องจากเป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นที่ Microsoft Office Publisher ใช้ในการค้นหาแหล่งข้อมูล

3. คลิก บันทึก

 ด้านบนของหน้า

การปรับปรุงรายชื่อผู้รับ

เมื่อเขตข้อมูลในรายการต้นฉบับต่างๆ ตรงกัน ระเบียนทั้งหมดจะปรากฏในรายการที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ที่คุณสามารถกรอง เรียงลำดับ และเลือกผู้รับเมื่อต้องการให้รวมอยู่ในจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากผู้รับแต่ละคนที่คุณต้องการรวม และล้างกล่องกาเครื่องหมายถัดจากผู้รับแต่ละคนที่คุณต้องการแยกออก

การเลือกหรือล้างรายการทั้งหมด

• เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถวหัวเรื่อง

กรองรายการในชุดรายการ

ถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะรายการบางรายการในรายการของคุณเท่านั้น คุณสามารถกรองรายการตามเขตข้อมูลหรือเกณฑ์ที่ระบุ หลังจากคุณกรองรายการแล้ว คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายเมื่อต้องการรวมหรือแยกระเบียน

1. คลิกลูกศรที่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการกรอง
2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
   • คลิก (ว่าง) เพื่อแสดงระเบียนทั้งหมดที่เขตข้อมูลที่สอดคล้องนั้นว่าง
   • คลิก (ไม่ว่าง) เพื่อแสดงระเบียนทั้งหมดที่เขตข้อมูลที่สอดคล้องมีข้อมูล
   • คลิก (ขั้นสูง) เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลำดับ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อกรองตามเกณฑ์หลายเกณฑ์ได้

      หมายเหตุ   นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปิดกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลำดับ ด้วยการคลิก กรอง ใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน

    เคล็ดลับ   ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณมีระเบียนซึ่งใช้ข้อมูลเดียวกันร่วมกัน และมีค่าที่ไม่ซ้ำ 10 ค่าหรือน้อยกว่านั้นในคอลัมน์ คุณสามารถกรองด้วยข้อมูลเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีที่อยู่หลายที่ซึ่งแสดงรายการออสเตรเลียเป็นประเทศหรือภูมิภาค คุณสามารถกรองด้วย ออสเตรเลีย ได้

3. กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน จะแสดงเฉพาะระเบียนที่กำหนดเท่านั้น เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิก (ทั้งหมด)

เรียงลำดับรายการในชุดรายการ

ถ้าคุณต้องการดูรายการตามลำดับตัวอักษร ก็สามารถเรียงลำดับรายการในชุดรายการได้

• ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการเรียงลำดับตาม

  ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงรายการตามลำดับตัวอักษรของนามสกุล ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ นามสกุล

• เมื่อต้องการเรียงลำดับโดยใช้เกณฑ์หลายเกณฑ์ ให้คลิก เรียงลำดับ ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลำดับ ให้เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้ในการเรียงลำดับ

การค้นหารายการที่ซ้ำกัน

เมื่อต้องการป้องกันการส่งจดหมายซ้ำ คุณสามารถค้นหาและกำจัดระเบียนออกไปในรายการรวมของคุณสำหรับการจับคู่เขตข้อมูลส่วนมาก (แต่ไม่จำเป็นต้องทั้งหมด)

1. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิก การค้นหารายการที่ซ้ำกัน
2. ในกล่องโต้ตอบ การค้นหารายการที่ซ้ำกัน ให้ปล่อยที่กาเครื่องหมายไว้เฉพาะรายการที่คุณต้องการรวม แล้วคลิก ตกลง

การค้นหาผู้รับหรือกลุ่มของผู้รับที่ระบุที่ใช้แอตทริบิวต์ที่เหมือนกันร่วมกัน

เมื่อต้องการระบุบุคคลหรือกลุ่มของบุคคลที่ใช้แอตทริบิวต์ที่เหมือนกันร่วมกัน (เช่น นามสกุล รหัสไปรษณีย์ หรือเดือนเกิด) คุณสามารถค้นหารายการได้

1. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิก ค้นหาผู้รับ
2. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหารายการ ให้ป้อนแอตทริบิวต์ที่คุณต้องการค้นหาในกล่องโต้ตอบ ค้นหา ระบุเขตข้อมูลนั้นหรือมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลที่คุณต้องการจะค้นหา แล้วคลิก ค้นหาถัดไป

 ด้านบนของหน้า