มีอะไรใหม่ใน Microsoft Office Access 2007

เริ่มการติดตามและการใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างรวดเร็ว

Microsoft Office Access 2007 มีชุดเครื่องมือทรงประสิทธิภาพที่จะช่วยให้คุณเริ่มการติดตามข้อมูล, การรายงานข้อมูล และการใช้ข้อมูลร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งคุณยังสามารถสร้างโปรแกรมประยุกต์การติดตามที่สวยงามและใช้ประโยชน์ได้จริงขึ้นมาได้อย่างว่องไวด้วยการปรับแต่งแม่แบบจากหลายรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเอง, การแปลงฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หรือการสร้างฐานข้อมูลใหม่ และคุณสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ความชำนาญด้านฐานข้อมูลอย่างลึกซึ้ง เมื่อใช้ Office Access 2007 การปรับโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลและรายงานการเปลี่ยนแปลงความต้องการทางธุรกิจจะกลายเป็นเรื่องง่ายดายมาก การสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพสำหรับ Windows SharePoint Services 3.0 ใน Office Access 2007 จะช่วยให้คุณแบ่งปัน, จัดการ, ตรวจสอบ และสำรองข้อมูลของคุณได้

ปุ่มทดลองใช้ฟรี 60 วัน

ในบทความนี้


วิธีที่รวดเร็วกว่าในการเริ่มต้นใช้งาน

Office Access 2007 มีแม่แบบที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างฐานข้อมูล ตาราง และเขตข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังมีมุมมองและเครื่องมือออกแบบใหม่ที่จะช่วยให้คุณสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่รวมทั้งการทำงานกับข้อมูลด้วย

แม่แบบฐานข้อมูลสำหรับการสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่สมบูรณ์

Office Access 2007 ประกอบด้วยชุดของแม่แบบฐานข้อมูลที่ได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพสำหรับการติดตามที่ติดต่อ, งาน, เหตุการณ์, นักเรียน และทรัพย์สินที่อยู่ในชนิดของข้อมูลอื่นๆ คุณสามารถใช้แม่แบบเหล่านี้ได้ทันที หรือพัฒนาและปรับปรุงแม่แบบเพื่อให้ติดตามข้อมูลตามคุณต้องการมากที่สุด ใช้เพจ เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ซึ่งจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเริ่มต้น Office Access 2007 ในแต่ละครั้ง และเริ่มต้นการสร้างฐานข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็วด้วยการเปิดแม่แบบใดแม่แบบหนึ่ง

บานหน้าต่างแฟ้มแม่แบบ สินทรัพย์ ที่มีชื่อแฟ้มที่แนะนำ

แม่แบบแต่ละรายการเป็นโปรแกรมประยุกต์สำหรับการติดตามที่สมบูรณ์ซึ่งมีตาราง ฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม แมโคร และความสัมพันธ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เนื่องจากแม่แบบเหล่านี้ถูกออกแบบให้สามารถใช้งานได้ทันทีตั้งแต่ครั้งแรก ดังนั้นคุณจึงสามารถเริ่มต้นและเรียกใช้ได้อย่างรวดเร็ว หากการออกแบบแม่แบบนั้นตรงกับความต้องการของคุณ คุณก็พร้อมทำงานได้ทันที แต่หากยังไม่ตรงนัก คุณก็สามารถใช้แม่แบบนั้นเป็นตัวตั้งต้นเพื่อสร้างฐานข้อมูลที่ตรงกับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของคุณได้ด้วย

ฟอร์มรายละเอียดสินทรัพย์

นอกเหนือไปจากแม่แบบที่มีอยู่ใน Office Access 2007 แล้วนั้น คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับ Microsoft Office Online และดาวน์โหลดแม่แบบเพิ่มเติมได้อีกด้วย

แม่แบบเขตข้อมูลและตาราง

คุณต้องเสียเวลามากมายไปกับการออกแบบเขตข้อมูลของคุณใช่หรือไม่ แทนที่จะต้องใช้เวลามากมายขนาดนั้น ให้คุณใช้แม่แบบเขตข้อมูลใหม่ที่เป็นเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าแทน ซึ่งแต่ละเขตข้อมูลจะมีชื่อ, ชนิดข้อมูล, ความยาว และคุณสมบัติที่กำหนดไว้ คุณสามารถลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการจากบานหน้าต่าง แม่แบบเขตข้อมูล ไปยังแผ่นข้อมูลได้โดยตรง แม่แบบเขตข้อมูลนั้นยึดตามแฟ้ม XML Schema Definition (.xsd) เป็นหลัก ดังนั้นคุณจึงสามารถสร้างข้อกำหนดมาตรฐานของคุณขึ้นมาเองเพื่อใช้ร่วมกันในแผนกหรือใน Workgroup ของคุณก็ได้

บานหน้าต่างแม่แบบเขตข้อมูล

นอกจากนี้ Office Access 2007 ยังมีแม่แบบตารางสำหรับตารางต่างๆ ที่ใช้ทั่วไปในฐานข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แม่แบบตารางที่ติดต่อเพื่อเพิ่มตารางที่ติดต่อลงในฐานข้อมูลของคุณได้ เป็นต้น โดยตารางดังกล่าวนั้นจะมีเขตข้อมูลต่างๆ ที่ใช้ทั่วไป เช่น นามสกุล, ชื่อ และที่อยู่ เป็นต้น อยู่แล้ว ส่วนคุณสมบัติเขตข้อมูลก็ถูกตั้งค่าไว้แล้วเช่นกัน ดังนั้นคุณจึงสามารถเริ่มการใช้งานตารางได้เลยทันที ทั้งนี้ยังมีแม่แบบตารางอื่นให้ใช้งานได้ด้วย เช่น  งาน, ประเด็น, เหตุการณ์ และทรัพย์สิน  ซึ่งมีเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงซึ่งออกแบบมาสำหรับชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการจะเก็บและติดตาม

มุมมองแผ่นข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง

การสร้างตารางเป็นเรื่องง่ายขึ้น  เพียงแค่คลิกที่ ตาราง บนแท็บ สร้าง และเริ่มป้อนข้อมูลได้เลย Office Access 2007 จะกำหนดชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ คุณจึงสามารถเริ่มต้นและเรียกใช้ได้ทันที คอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ จะแสดงเพียงตำแหน่งใดที่คุณจะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงไป  และหากคุณต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงชนิดข้อมูลหรือแสดงรูปแบบของเขตข้อมูลใหม่หรือเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดายด้วยการใช้คำสั่งบน Ribbon ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของส่วนติดต่อผู้ใช้ Microsoft Office Fluent อีกทั้ง คุณยังสามารถวางข้อมูลจากตาราง Microsoft Office Excel ลงในแผ่นข้อมูลใหม่ได้อีกด้วย  โดย Office Access 2007 จะสร้างเขตข้อมูลทั้งหมดและจดจำชนิดข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติ

แผ่นข้อมูลที่มีคอลัมน์ 'เพิ่มเขตข้อมูลใหม่'

บรรยายภาพ 1 คอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

สมมุติว่าคุณต้องการที่จะเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้วจากตารางอื่นลงในตารางของคุณ เพียงแค่ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังแผ่นข้อมูลเท่านั้น Access จะสร้างความสัมพันธ์ใดๆ ที่จำเป็นขึ้นมาหรือจะพร้อมท์เพื่อแนะนำคุณไปตลอดทั้งกระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติ

มุมมองเค้าโครงใหม่จะช่วยเร่งความเร็วการออกแบบของฟอร์มและรายงาน

ใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่คุณดูข้อมูลในฟอร์มหรือรายงาน

ฟอร์มในมุมมองเค้าโครงที่แสดงข้อมูลแบบ Live

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางออกแบบได้โดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล หรือคุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติได้ด้วยการใช้แผ่นคุณสมบัติ มุมมองเค้าโครงสนับสนุนเค้าโครงแบบเรียงซ้อนและแบบตารางใหม่  ซึ่งเป็นกลุ่มของตัวควบคุมที่คุณสามารถเคลื่อนย้ายหรือปรับขนาดเป็นหน่วยหนึ่งได้ คุณจึงสามารถจัดเรียงเขตข้อมูล, คอลัมน์, แถว หรือทั้งเค้าโครงได้อย่างง่ายดาย ทั้งนี้ คุณยังสามารถเอาเขตข้อมูลออกหรือเพิ่มการจัดรูปแบบเข้าไปในมุมมองเค้าโครงได้อย่างสะดวก มุมมองออกแบบจะยังคงพร้อมใช้งานอยู่สำหรับงานที่มีรายละเอียดมากขึ้น และเป็นงานที่ได้รับการปรัปปรุงให้สนับสนุนเค้าโครงแบบเรียงซ้อนและแบบตารางได้แล้วด้วย

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่นำไปสู่ผลลัพธ์

ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่นำไปสู่ผลลัพธ์แบบใหม่ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent   ช่วยทำให้คุณทำงานใน Office Access 2007 ได้ง่ายขึ้น คำสั่งและคุณลักษณะที่เคยถูกฝังไว้ในเมนูและแถบเครื่องมือที่ซับซ้อน ก็จะหาได้ง่ายขึ้นบนแท็บที่มุ่งเน้นงานเป็นหลักซึ่งประกอบไปด้วยกลุ่มของคำสั่งและคุณลักษณะแบบตรรกะ ส่วนกล่องโต้ตอบจำนวนมากจะถูกแทนที่ด้วยที่เก็บซึ่งจะแสดงตัวเลือกต่างๆ ที่พร้อมใช้งาน และมีคำแนะนำเครื่องมือแบบอธิบายหรือการแสดงตัวอย่างที่จะช่วยให้คุณเลือกใช้ตัวเลือกได้อย่างถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นกิจกรรมใดก็ตามที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ในส่วนติดต่อผู้ใช้แบบใหม่นี้  ไม่ว่าจะเป็นการสร้างรายงานหรือการป้อนข้อมูล  Access ก็จะแสดงเครื่องมือที่เป็นประโยชน์มากที่สุดเพื่อดำเนินการงานนั้นให้เสร็จสมบูรณ์เรียบร้อย

ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent     ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Office Fluent ใหม่ประกอบไปด้วยพื้นที่มาตรฐานที่เรียกว่า Ribbon ซึ่งจะมีกลุ่มของคำสั่งที่ถูกจัดระเบียบไว้ตามคุณลักษณะและฟังก์ชันการใช้งาน Ribbon จะแทนที่เลเยอร์ของเมนูและแถบเครื่องมือต่างๆ ที่พบใน Access รุ่นก่อนหน้านี้

Ribbon ของ Access

ใช้ Office Fluent Ribbon เพื่อจัดตำแหน่งกลุ่มของคำสั่งที่เกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการที่จะสร้างฟอร์มหรือรายงาน ก็ให้ใช้คำสั่งใดคำสั่งหนึ่งบนแท็บ สร้าง เป็นต้น การออกแบบใหม่นี้ทำให้คุณค้นหาคำสั่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น และคุณจะได้พบกับคุณลักษณะต่างๆ ที่คุณอาจไม่เคยสังเกตเห็นก็เป็นได้ คำสั่งต่างๆ จะวางไว้ใกล้ๆ กับพื้นผิวของหน้าจอ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องค้นหาในเมนูหรือจดจำตำแหน่งที่ตั้งของคำสั่งเหล่านั้นอีกแล้ว

คุณลักษณะหลักของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Office Fluent ประกอบด้วย:

  • แท็บคำสั่ง  แท็บซึ่งแสดงคำสั่งต่างๆ ที่ใช้งานร่วมกันทั่วไป เพื่อให้คุณสามารถค้นหาคำสั่งที่คุณต้องการเมื่อคุณจำเป็นต้องใช้งานได้
  • แท็บคำสั่งตามบริบท  เป็นแท็บคำสั่งที่จะปรากฏขึ้นตามบริบทของคุณ  นั่นก็คือวัตถุที่คุณกำลังทำงานอยู่ด้วยหรืองานที่คุณกำลังดำเนินการอยู่นั่นเอง แท็บคำสั่งตามบริบทจะมีคำสั่งที่เหมาะสำหรับนำไปใช้กับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่มากที่สุด
  • ที่เก็บ  ตัวควบคุมใหม่ซึ่งจะแสดงตัวอย่างของลักษณะหรือตัวเลือก เพื่อให้คุณได้เห็นผลลัพธ์ก่อนที่คุณจะยอมรับทางเลือก ที่เก็บจะถูกใช้ไปตลอดทั้งส่วนติดต่อของ ระบบ Microsoft Office 2007
  • แถบเครื่องมือด่วน  คือแถบเครื่องมือมาตรฐานเดี่ยวที่จะปรากฏขึ้นบน Ribbon เพื่อให้เข้าถึงคำสั่งที่จำเป็นที่สุดได้แบบทันทีในคลิกเดียว เช่น บันทึก และ เลิกทำ เป็นต้น

หน้าการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access    หน้านี้จะให้คุณเข้าถึงไลบรารีของแม่แบบฐานข้อมูลที่ได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพอย่างรวดเร็ว นอกเหนือไปจากฐานข้อมูลที่คุณได้เปิดไปล่าสุด และที่คุณเชื่อมต่อไปยังบทความยอดนิยมของ Office Online (หากคุณเชื่อมต่ออยู่กับอินเทอร์เน็ต)

หน้าการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

บานหน้าต่างนำทาง    บานหน้าต่างนี้จะแสดงรายการวัตถุและให้เข้าถึงวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ในขณะนั้น ใช้บานหน้าต่างนำทางเพื่อจัดระเบียบวัตถุของคุณตามชนิดของวัตถุ, วันที่สร้าง, วันที่ปรับปรุง, ตารางที่เกี่ยวข้อง (ยึดตามการขึ้นต่อกันของวัตถุ) หรือในกลุ่มกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้น คุณต้องการพื้นที่เพิ่มขึ้นในการทำงานออกแบบฟอร์มของคุณใช่หรือไม่ คุณสามารถยุบบานหน้าต่างนำทางเพื่อให้มีพื้นที่มากขึ้นอีกเล็กน้อยได้ แต่ก็ยังคงพร้อมใช้งานอยู่ บานหน้าต่างนำทางจะแทนที่หน้าต่างฐานข้อมูลที่ใช้ใน Access รุ่นก่อนที่เก่ากว่า Access 2007

วัตถุในบานหน้าต่างนำทาง

วัตถุแบบแท็บ    ตาราง, แบบสอบถาม, ฟอร์ม, รายงาน และแมโครของคุณจะแสดงเป็นวัตถุแบบแท็บในหน้าต่าง Access

วัตถุแบบแท็บใน Access 2007

ด้วยการคลิกที่แท็บวัตถุ คุณก็สามารถจะสลับไปมาระหว่างวัตถุต่างๆ ที่หลากหลายได้อย่างง่ายดาย

แถบสถานะ    แถบที่อยู่ด้านล่างของหน้าต่างซึ่งจะแสดงข้อมูลสถานะรวมทั้งมีปุ่มต่างๆ ที่ให้คุณสามารถสลับมุมมองได้

แถบเครื่องมือขนาดเล็ก    มีองค์ประกอบคล้ายกับแถบเครื่องมือ ซึ่งจะปรากฏเป็นแบบโปร่งใสอยู่เหนือข้อความที่คุณเลือก เพื่อให้คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบได้อย่างง่ายดาย เช่น ตัวหนาหรือตัวเอียง หรือเปลี่ยนเปลงแบบอักษร เป็นต้น

หน้าต่างวิธีใช้    จะแตกต่างจาก Access รุ่นก่อนหน้านี้ Office Access 2007 จะให้คุณเข้าถึงได้ทั้งวิธีใช้ Access และเนื้อหาการอ้างอิงของผู้พัฒนาจากหน้าต่างวิธีใช้เดียวกันนี้ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงขอบเขตการค้นหาของคุณให้เป็นเฉพาะเนื้อหาการอ้างอิงของผู้พัฒนาได้อย่างสะดวกสบาย เป็นต้น ทั้งนี้ วิธีใช้ Access และเนื้อหาการอ้างอิงของผู้พัฒนาทั้งหมดจะพร้อมใช้งานอยู่เสมอตลอดเวลาบน Office Online โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าที่คุณได้ทำในหน้าต่างวิธีใช้

หน้าต่างวิธีใช้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เครื่องมือการสร้างวัตถุที่ทรงประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

Office Access 2007 มีระบบการทำงานแบบเรียนรู้เองสำหรับการสร้างฟอร์มและรายงาน ทำให้คุณสร้างฟอร์มและรายงานที่แสดงข้อมูลที่เรียงลำดับ, กรอง และจัดกลุ่มได้อย่างรวดเร็ว

สร้างแท็บ

ใช้แท็บ สร้าง เพื่อสร้างฟอร์ม, รายงาน, ตาราง, รายการ Windows SharePoint Services, แบบสอบถาม, แมโคร และโมดูลใหม่ได้อย่างรวดเร็ว หากคุณเลือกตารางหรือแบบสอบถามในบานหน้าต่างนำทาง คุณจะสามารถสร้างฟอร์มหรือรายงานใหม่โดยอาศัยตามวัตถุนั้นๆ เป็นหลักได้ในคลิกเดียวด้วยการใช้คำสั่ง ฟอร์ม หรือ รายงาน ฟอร์มและรายงานใหม่ดังกล่าวที่สร้างขึ้นจากการใช้วิธีการแบบคลิกเดียวนี้จะดึงดูดสายตาได้มากกว่าและสามารถใช้ประโยชน์ได้ในทันทีด้วย เนื่องจากการออกแบบฟอร์มและรายงานใหม่นี้ได้รับการปรับรุ่นแล้ว โดยฟอร์มและรายงานที่สร้างขึ้นแบบอัตโนมัตินี้จะมีรูปลักษณ์การออกแบบที่เป็นมืออาชีพรวมทั้งมีส่วนหัวที่มีโลโก้และชื่อเรื่องด้วย นอกจากนี้ รายงานที่สร้างขึ้นแบบอัตโนมัติยังมีข้อมูลวันที่และเวลา ตลอดจนส่วนท้ายและผลรวมที่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมอีกด้วย

มุมมองบางส่วนของแท็บสร้างบน Ribbon

คุณจะพบว่าวัตถุที่สร้างโดยใช้การสร้างด่วนแบบใหม่นี้ทำให้คุณสามารถทำงานได้มากขึ้นในขณะที่ใช้กำลังน้อยลง

มุมมองใหม่: มุมมองรายงานและมุมมองเค้าโครง

มุมมองใหม่ทั้งสองชนิดนี้จะช่วยให้คุณสามารถทำงานกับฟอร์มและรายงานแบบโต้ตอบได้ ด้วยการใช้มุมมองรายงาน คุณสามารถเรียกดูการแสดงผลที่ถูกต้องของรายงานของคุณได้ทันทีโดยไม่ต้องพิมพ์หรือแสดงผลรายงานในหน้าแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ เมื่อต้องการมุ่งเน้นไปที่บางระเบียน ให้ใช้คุณลักษณะตัวกรอง หรือใช้การดำเนินการค้นหาเพื่อค้นหาข้อความที่ตรงกัน คุณสามารถใช้คำสั่ง คัดลอก เพื่อคัดลอกข้อความไปยังคลิปบอร์ด หรือคลิกการเชื่อมโยงหลายมิติที่ใช้งานอยู่ซึ่งแสดงอยู่ในรายงานของคุณ เพื่อติดตามการเชื่อมโยงในเบราว์เซอร์ของคุณได้

มุมมองรายงานจะเพิ่มความสามารถในการเรียกดู แต่มุมมองเค้าโครงจะให้คุณเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่คุณเรียกดูได้ คุณสามารถใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบทั่วไปจำนวนมากได้ในขณะที่คุณดูข้อมูลในฟอร์มหรือรายงาน ตัวอย่างเช่น เพิ่มเขตข้อมูลโดยการลากชื่อเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติโดยการใช้แผ่นคุณสมบัติ เป็นต้น ส่วนมุมมองเค้าโครงจะสนับสนุนเค้าโครงแบบเรียงซ้อนและแบบตารางใหม่  ซึ่งก็คือกลุ่มของตัวควบคุมที่คุณสามารถปรับให้เป็นหน่วยเดียวได้ ทำให้คุณสามารถจัดเรียงเขตข้อมูล, คอลัมน์, แถว หรือทั้งเค้าโครงได้อย่างง่ายดาย ทั้งนี้ คุณยังสามารถเอาเขตข้อมูลออกหรือเพิ่มการจัดรูปแบบเข้าไปในมุมมองเค้าโครงได้อย่างง่ายดายอีกด้วย สำหรับมุมมองออกแบบจะยังคงพร้อมใช้งานสำหรับงานที่มีรายละเอียดมากขึ้น และเป็นงานที่ได้รับการปรัปปรุงให้สนับสนุนเค้าโครงแล้ว

รายงานในมุมมองเค้าโครง

การสร้างกลุ่มและการเรียงลำดับที่เข้าใจง่ายในรายงาน

สิ่งใหม่ใน Office Access 2007 คือวิธีจัดกลุ่มและการเรียงลำดับในรายงานรวมถึงการหาผลรวมที่ดีขึ้นและสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น คุณจะพบว่าส่วนติดต่อผู้ใช้โฉมใหม่นั้นง่ายขึ้นสำหรับใช้นำทางและสร้างความเข้าใจ และเมื่อถูกใช้งานร่วมกับมุมมองเค้าโครงใหม่ คุณจะเห็นผลที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงของคุณในทันที

บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

สมมติว่าคุณต้องการที่จะดูยอดขายทั้งหมดตามภูมิภาคในรายงาน ให้ใช้มุมมองเค้าโครงและบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ใหม่ เพื่อเพิ่มระดับกลุ่มและร้องขอผลรวม   และดูการเปลี่ยนแปลงแบบ Live ในรายงานของคุณได้ แถวผลรวมแบบใหม่ทำให้ง่ายต่อการเพิ่มผลรวม, ค่าเฉลี่ย, จำนวน, ค่าสูงสุด หรือค่าต่ำสุดลงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของรายงาน ผลรวมแบบง่ายไม่จำเป็นต้องสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณด้วยตนเองอีกต่อไป คุณเพียงแต่ชี้แล้วก็คลิกเท่านั้น

การสร้างผลรวมในรายงาน

เค้าโครงตัวควบคุมใหม่ที่ช่วยในการสร้างฟอร์มและรายงานที่สวยงาม

ฟอร์มและรายงานมักจะมีข้อมูลแบบตารางอยู่ เช่น คอลัมน์ที่มีชื่อของลูกค้า หรือแถวที่มีเขตข้อมูลทั้งหมดสำหรับลูกค้า เป็นต้น คุณสามารถใช้ Office Access 2007 เพื่อจัดกลุ่มตัวควบคุมเหล่านี้เป็นเค้าโครงซึ่งสามารถปรับให้เป็นหน่วยเดียวได้อย่างง่ายดาย รวมทั้งป้ายชื่อด้วย

คำสั่งในกลุ่มเค้าโครงตัวควบคุมบนแท็บจัดเรียง

เนื่องจากคุณสามารถเลือกตัวควบคุมได้จากส่วนที่แตกต่างกันได้ เช่น ป้ายชื่อในส่วนหัวหรือส่วนท้าย เป็นต้น กล่าวคือมีความยืดหยุ่นอยู่สูงมากนั่นเอง ดังนั้นคุณจึงสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย

  • ย้ายหรือปรับขนาดเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ย้ายคอลัมน์ไปทางซ้ายหรือทางขวา
  • จัดรูปแบบเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าคอลัมน์ชื่อลูกค้าให้เป็นแบบตัวหนาเพื่อให้มองเห็นได้อย่างชัดเจน
  • เพิ่มคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ลงในเค้าโครง
  • ลบคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ออกจากเค้าโครง

การย้ายคอลัมน์ในมุมมองเค้าโครง

เค้าโครงจะถูกบันทึกพร้อมกับการออกแบบของคุณเพื่อให้พร้อมใช้งานได้

ฟอร์มแยกแบบใหม่สำหรับการเรียกดูข้อมูลอย่างรวดเร็ว

ใช้ฟอร์มแยกแบบใหม่นี้เพื่อสร้างฟอร์มที่รวมมุมมองแผ่นข้อมูลและมุมมองฟอร์มเข้าไว้ด้วยกัน คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อกำหนดให้ Access วางแผ่นข้อมูลไว้ที่บริเวณด้านบน ด้านล่าง ด้านซ้าย หรือด้านขวาก็ได้

ฟอร์มแยก

แมโครฝังตัวในฟอร์มและรายงาน

ใช้แมโครฝังตัวแบบใหม่ที่เชื่อถือได้นี้เพื่อหลี่กเลี่ยงการเขียนโค้ด แมโครฝังตัวจะถูกเก็บไว้ในคุณสมบัติและเป็นส่วนหนึ่งของวัตถุที่เป็นเจ้าของแมโครนั้น คุณสามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบแมโครฝังตัวได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะมีตัวควบคุมอื่นเข้ามาใช้แมโครนั้นได้  แมโครฝังตัวแต่ละตัวจะเป็นอิสระ แมโครฝังตัวนั้นเชื่อถือได้ เนื่องจากได้รับการป้องกันโดยอัตโนมัติไม่ให้ดำเนินการใดๆ ที่เสี่ยงต่อความปลอดภัยได้

การกำหนดแมโครฝังตัวให้กับเหตุการณ์แบบเมื่อคลิกสองครั้ง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ชนิดข้อมูลและตัวควบคุมข้อมูลใหม่

Office Access 2007 จะมีชนิดข้อมูลและตัวควบคุมใหม่ที่ได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพดีขึ้น ซึ่งทำให้คุณสามารถเก็บชนิดข้อมูลได้มากขึ้น รวมทั้งคุณสามารถป้อนชนิดของข้อมูลได้ง่ายขึ้นด้วย

เขตข้อมูลแบบหลายค่าสำหรับข้อมูลที่ซับซ้อน

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่มีค่าหลายค่าได้ หรือที่เรียกว่าข้อมูลที่ซับซ้อน สมมติว่าคุณต้องการที่จะมอบหมายงานชิ้นหนึ่งให้กับพนักงานหรือผู้ว่าจ้างของคุณหนึ่งราย แต่คุณต้องการจะมอบหมายงานนั้นให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งราย ในระบบการจัดการฐานข้อมูลส่วนใหญ่และใน Access รุ่นก่อนหน้านี้ คุณจำเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์ขึ้นมามากมาย ์เพื่อให้ดำเนินการได้อย่างถูกต้อง ใน Office Access 2007 เราได้จัดเตรียมส่วนที่ยากที่สุดไว้ให้คุณแล้ว เมื่อคุณเลือกเขตข้อมูลที่คุณตั้งค่าเพื่อให้ยอมรับค่าหลายค่า เขตข้อมูลแบบหลายค่าจะเหมาะสมอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้ Office Access 2007เพื่อทำงานกับรายการ SharePoint ที่มีชนิดเขตข้อมูลแบบหลายค่าหนึ่งชนิดที่ใช้อยู่ใน Windows SharePoint ServicesOffice Access 2007 เข้ากันได้กับชนิดข้อมูลเหล่านี้

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

เขตข้อมูลสิ่งที่แนบสำหรับแฟ้ม

ชนิดข้อมูลสิ่งที่แนบแบบใหม่นี้จะทำให้คุณสามารถเก็บเอกสารและแฟ้มไบนารีทุกชนิดในฐานข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยไม่ทำให้ฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่เกินไปโดยไม่จำเป็น Office Access 2007 จะบีบอัดสิ่งที่แนบมาโดยอัตโนมัติ เพื่อลดการใช้พื้นที่ให้เหลือน้อยที่สุด คุณต้องการที่จะแนบเอกสาร Microsoft Office Word 2007 ลงในระเบียน หรือบันทึกชุดข้อมูลของรูปภาพดิจิทัลในฐานข้อมูลของคุณหรือไม่ การใช้สิ่งที่แนบช่วยให้สามารถทำงานเหล่านี้ได้ง่ายขึ้นมาก คุณสามารถเพิ่มแม้แต่สิ่งที่แนบหลายรายการลงในระเบียนเดียวได้เลยทีเดียว

กล่องโต้ตอบสิ่งที่แนบ

เขตข้อมูล Memo สามารถเก็บ Rich Text และสนับสนุนประวัติการตรวจทานแก้ไขได้แล้ว

ด้วยการสนับสนุนข้อความ Rich Text แบบใหม่ใน Office Access 2007 คุณจึงไม่ถูกจำกัดให้ใช้แต่ข้อความธรรมดาในระเบียนของคุณอีกต่อไป คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความด้วยตัวเลือกต่างๆ (เช่น ตัวหนา ตัวเอียง แบบอักษร และสีที่แตกต่างกัน ตลอดจนตัวเลือกการจัดรูปแบบทั่วไปอื่นๆ) อีกทั้งยังสามารถเก็บข้อความนั้นในฐานข้อมูลของคุณได้ด้วย ข้อความที่จัดรูปแบบ Rich Text จะถูกเก็บอยู่ในเขตข้อมูล Memo ในรูปแบบของ HTML ที่เข้ากันได้กับชนิดข้อมูล Rich Text ใน Windows SharePoint Services คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ TextFormat ใหม่ให้เป็น RichText หรือ ข้อความธรรมดา อย่างใดอย่างหนึ่งก็ได้ จากนั้นข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบอย่างเหมาะสมในตัวควบคุมกล่องข้อความและในมุมมองแผ่นข้อมูล

เขตข้อมูล Memo มีประโยชน์สำหรับการเก็บข้อมูลจำนวนมาก ด้วย Office Access 2007 คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น เพื่อเก็บรักษาประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไว้ในเขตข้อมูล Memo และคุณสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ ทั้งนี้คุณลักษณะดังกล่าวยังสนับสนุนคุณลักษณะการติดตามใน Windows SharePoint Services อีกด้วย คุณจึงสามารถใช้ Access เพื่อแสดงประวัติเนื้อหารายการ SharePoint ของคุณได้เช่นกัน

ปฏิทินสำหรับการเลือกวันที่

เขตข้อมูลและตัวควบคุมที่ใช้ชนิดข้อมูลวันที่/เวลา จะได้รับคุณลักษณะใหม่โดยอัตโนมัติ นั่นคือการสนับสนุนปฏิทินแบบโต้ตอบที่มีอยู่แล้วภายในสำหรับการเลือกวันที่ ปุ่มปฏิทินจะปรากฏขึ้นอัตโนมัติทางด้านขวาของวันที่ คุณต้องการรู้วันที่ของวันศุกร์ที่จะถึงนี้หรือไม่ คลิกที่ปุ่มนั้นแล้วปฏิทินก็จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณค้นหาและเลือกวันที่ดังกล่าว คุณสามารถเลือกที่จะปิดใช้งานปฏิทินสำหรับเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมได้โดยใช้คุณสมบัติ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เครื่องมือออกแบบและวิเคราะห์ที่ได้รับการปรับปรุง

เครื่องมือใหม่ใน Office Access 2007 จะช่วยให้คุณสร้างวัตถุฐานข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และจากนั้นก็ทำให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้ง่ายขึ้นด้วย

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ที่ได้รับการพัฒนาปรับปรุงเพิ่มขึ้น

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล แบบใหม่นี้มีอะไรมากกว่าตัวใช้เลือกเขตข้อมูลที่พบใน Access รุ่นก่อนหน้านี้ เนื่องจากได้รวมเอาเขตข้อมูลจากตารางอื่นๆ มาใว้ให้ด้วย คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากตารางลงในแหล่งระเบียนของคุณ, จากตารางที่เกี่ยวข้อง หรือจากตารางที่ไม่เกี่ยวข้องกันที่อยู่ในฐานข้อมูลได้ Office Access 2007 พร้อมแล้วสำหรับการสร้างสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว ดังนั้นถ้าจำเป็นต้องมีความสัมพันธ์ระหว่างตาราง โปรแกรมจะสร้างความสัมพันธ์ให้โดยอัตโนมัติ หรือพร้อมท์เพื่อแนะนำคุณตลอดทั้งกระบวนการ

บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

เครื่องมือการเรียงลำดับและการกรองที่ได้รับการปรับปรุง

สมมติว่าคุณต้องการที่จะค้นหาค่าที่ตรงกันหรือเรียงลำดับคอลัมน์ของข้อมูลอย่างรวดเร็ว คุณลักษณะตัวกรองอัตโนมัติของ Office Access 2007 ใหม่นี้ได้เพิ่มประสิทธิภาพความสามารถด้านการกรองแล้ว ดังนั้นคุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถเลือกจากค่าที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ได้อย่างง่ายได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากเมื่อคุณไม่สามารถจำชื่อที่คุณต้องการได้ หรือคุณสามารถเรียงลำดับค่าได้ด้วยการใช้ตัวเลือกเมนูบริบทในภาษาสามัญ เช่น เรียงลำดับจากเก่าสุดไปใหม่สุด หรือเรียงลำดับจากเล็กสุดไปใหญ่สุด เป็นต้น

ตัวกรองอัตโนมัติ

ตัวเลือกการกรองที่ใช้งานบ่อยที่สุดนั้นมีอยู่แล้วในคำสั่งบนเมนู หรือคุณสามารถใช้ตัวกรองด่วนเพื่อจำกัดข้อมูลโดยยึดตามข้อมูลที่คุณป้อนได้ ตัวเลือกตัวกรองด่วนจะเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติตามชนิดข้อมูลนั้น ดังนั้นคุณจึงเห็นตัวเลือกที่เหมาะกับข้อมูลแบบข้อความ วันที่ และตัวเลขได้

เมนูตัวกรองวันที่

คุณลักษณะการกรองและการเรียงลำดับแบบใหม่นี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณได้รู้สึกถึงความสอดคล้อง ไม่ว่าคุณจะกำลังใช้งาน Office Access 2007 หรือ Microsoft Office Excel 2007 อยู่ก็ตาม

ผลรวมและการสลับสีพื้นหลังในแผ่นข้อมูล

คุณลักษณะใหม่ที่เพิ่มมาในมุมมองแผ่นข้อมูล คือ แถวผลรวม ซึ่งคุณสามารถแสดงผลรวม, จำนวน, ค่าเฉลี่ย, ค่าสูงสุด, ค่าต่ำสุด, ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน หรือค่าความแปรปรวนได้ หลังจากที่คุณเพิ่มแถวผลรวมเข้าไปแล้ว ให้คุณชี้ไปที่ลูกศรในเซลล์ของคอลัมน์และเลือกการคำนวณที่คุณต้องการ

แถวผลรวมในแผ่นข้อมูล

แผ่นข้อมูล, รายงาน และฟอร์มที่ต่อเนื่องจะสนับสนุนการสลับสีพื้นหลังสำหรับแถว ซึ่งคุณสามารถที่จะตั้งค่าให้แตกต่างจากสีพื้นหลังเริ่มต้นได้อย่างอิสระ ส่วนการแรเงาแถวเว้นแถวนั้นก็ไม่ใช่เรื่องยาก และคุณสามารถเลือกใช้สีใดก็ได้

แผ่นข้อมูลที่ใช้การสลับสีแถว

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น

คุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่ดีขึ้นของ Office Access 2007 และการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับ Windows SharePoint Services จะทำให้คุณสามารถจัดการและดูแลความปลอดภัยให้กับโปรแกรมประยุกต์การติดตามข้อมูลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการเก็บข้อมูลโปรแกรมประยุกต์การติดตามของคุณไว้ในรายการบน Windows SharePoint Services คุณจึงสามารถตรวจสอบประวัติการตรวจทานแก้ไข กู้คืนข้อมูลที่ลบทิ้ง และตั้งค่าสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้

ในการทำให้ Office Access 2007 มีความปลอดภัยเพิ่มขึ้น และเพื่อคงความสอดคล้องกับผลิตภัณฑ์อื่นของ Office รุ่น 2007 จึงเป็นเหตุผลให้ Office Access 2007 รวมเอาคุณลักษณะด้านความปลอดภัยใหม่ที่ได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีการผสานการตัดสินใจที่เชื่อถือได้เข้ากับ Microsoft Office Trust Center ทั้งนี้ ตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้จะทำให้ง่ายต่อการเชื่อถือฐานข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในโฟลเดอร์ที่ปลอดภัยด้วย คุณสามารถโหลดโปรแกรมประยุกต์ Office Access 2007 พร้อมรหัสหรือแมโครที่ปิดใช้งานเพื่อให้เกิดการใช้งานแบบ Sandbox ที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น (นั่นก็คือคำสั่งที่ไม่ปลอดภัยจะไม่สามารถเรียกใช้งานได้) โดยแมโครที่เชื่อถือได้จะถูกเรียกใช้ในโหมด Sandbox

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีการใหม่ในการใช้ข้อมูลร่วมกันและร่วมมือกับผู้อื่น

ด้วยการใช้คุณลักษณะด้านความร่วมมือใหม่ของ Office Access 2007 คุณสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากผู้อื่นแล้วใช้ข้อมูลนั้นร่วมกันบนเว็บที่มีความปลอดภัยที่ดียิ่งขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การรวมกันกับ Windows SharePoint Services

Office Access 2007 รวมกันกับ Windows SharePoint Services ได้หลายวิธี ซึ่งช่วยให้คุณใช้คุณประโยชน์ของคุณลักษณะการทำงานร่วมกันมากมายใน Windows SharePoint Services

การติดตามการตรวจทานแก้ไขข้อมูล    คุณสามารถแสดงประวัติการตรวจทานแก้ไขในระดับระเบียนได้ด้วยความช่วยเหลือของ Windows SharePoint Services สมมติว่าคุณต้องการทราบว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงแถวหรือแถวนั้นมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด คุณก็สามารถค้นหาได้จากการดูประวัติการตรวจทานแก้ไข

การตั้งค่าสิทธิ์    คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงรายการ SharePoint ได้ด้วยความช่วยเหลือของ Windows SharePoint Services ซึ่งทำให้คุณสามารถเลือกที่จะอนุญาตหรือปฏิเสธการเข้าถึงของผู้ใช้บางรายได้ ทั้งนี้ คุณสามารถจำกัดสิทธิ์ในการอ่านหรือให้สิทธิ์อย่างเต็มที่กับผู้ใช้ในการแก้ไขได้ด้วย

เรียกคืนข้อมูลจากถังรีไซเคิล    คุณสามารถใช้ถังรีไซเคิลใหม่ใน Windows SharePoint Services เพื่อดูระเบียนที่ถูกลบไปแล้วได้อย่างง่ายดายและสามารถกู้คืนข้อมูลที่ถูกลบทิ้งโดยไม่ได้ตั้งใจได้ด้วย

การเปิดฟอร์มและรายงาน Access ใน Windows SharePoint Services    ผู้ใช้ Windows SharePoint Services สามารถเปิดรายการในมุมมอง Access ที่สมบูรณ์ได้โดยตรงจากไซต์ SharePoint site โดยฟอร์ม รายงาน และแผ่นข้อมูลของ Office Access 2007 จะปรากฏเป็นรายการควบคู่ไปกับมุมมองอื่นบนไซต์ SharePoint เมื่อคุณเลือกมุมมอง Access Office Access 2007 จะเริ่มต้นและเปิดฟอร์ม, รายงาน หรือแผ่นข้อมูลที่ต้องการ ซึ่งทำให้คุณสามารถเรียกใช้รายงาน Office Access 2007 ที่สมบูรณ์ได้บนไซต์ SharePoint โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มต้น Office Access 2007 ขึ้นมาก่อน นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกที่จะเปิดรายการใน Access ได้ และหากไม่มีฐานข้อมูลอยู่ ก็จะมีการสร้างฐานข้อมูลขึ้นให้โดยอัตโนมัติและจะป้อนข้อมูลชุดของฟอร์มและรายงานตามรายการของคุณให้ก่อนล่วงหน้า

ความสามารถในการย้ายฐานข้อมูลของคุณไปยังไซต์ SharePoint    คุณสามารถเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูลแบบสแตนด์อโลนของคุณเป็นโซลูชันที่ใช้ร่วมกันของ Windows SharePoint Services ซึ่งเก็บข้อมูลในรายการ SharePoint ที่มีการเชื่อมโยง นอกจากนี้ ตัวช่วยสร้างการย้ายไปยังไซต์ SharePoint นั้นถูกเตรียมพร้อมไว้เรียบร้อยแล้วและจะย้ายคีย์หลักและความสัมพันธ์ด้วยวิธีการที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ

ประโยชน์ของโซลูชันที่ใช้ร่วมกันของ Windows SharePoint Services ได้แก่ การเข้าถึงโดยเบราว์เซอร์ที่ใช้ร่วมกัน, การสำรองข้อมูลส่วนกลาง, การปรับใช้ฐานข้อมูลตามไซต์ SharePoint และคุณประโยชน์ทั้งหมดของการใช้ไคลเอ็นต์ที่ใช้ Access ที่สมบูรณ์ในโซลูชันบนเซิร์ฟเวอร์ แผนกไอทีสามารถคาดการณ์และควบคุมการทำงานได้ด้วยการเข้าถึงฐานข้อมูลบนไซต์ SharePoint และผู้ใช้สามารถสมัครใช้บริการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีการเพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนแปลงระเบียนในรายการ SharePoint ได้

การรวมกันกับเวิร์กโฟลว์ Windows SharePoint Services    Office Access 2007 สนับสนุนเวิร์กโฟลว์โดยใช้ Windows Workflow Services ที่มีอยู่ใน Windows SharePoint Services ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโซลูชันที่ใช้การกำหนดเส้นทางของเวิร์กโฟลว์และการอนุมัติ ซึ่งจะมอบหมายงานให้ผู้ใช้อื่นโดยอัตโนมัติ, รายงานสถานะของโครงการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่างานนั้นเสร็จตรงเวลา เป็นต้น

ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นของตารางที่เชื่อมโยงไปยังไซต์ SharePoint    การปรับการประมวลผลภายในของตารางที่เชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint ให้เหมาะสมที่สุดที่คุณทำ ส่งผลให้เกิดการทำงานที่เร็วขึ้นและราบรื่นยิ่งขึ้น

ชนิดข้อมูลทั้งหมดของ Windows SharePoint Services แมปเข้ากับชนิดข้อมูล Access แล้วในขณะนี้    ด้วยการสนับสนุนใหม่สำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าและสิ่งที่แนบ ขณะนี้ Office Access 2007 ได้สนับสนุนชนิดข้อมูลทั้งหมดที่พบใน Windows SharePoint Services จึงทำให้การออกแบบและการสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้ร่วมกันของ Windows SharePoint Services SharePoint เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น

ความสามารถในการทำให้รายการ SharePoint ออฟไลน์ด้วย Access    ถ้าคุณต้องการนำงานบางชิ้นกลับไปทำที่บ้าน คุณสามารถทำให้รายการ SharePoint ออฟไลน์ได้ด้วยการคลิกครั้งเดียว คุณสามารถทำงานกับข้อมูลของคุณใน Access แล้วจากนั้นก็ทำข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงให้ตรงกัน หรือเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint อีกครั้งในภายหลัง

การเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยการใช้ฟอร์ม InfoPath และ Outlook

ด้วยการใช้คุณลักษณะด้านการเก็บรวบรวมข้อมูลแบบใหม่นี้ Office Access 2007 จะสามารถสร้างฟอร์ม Microsoft Office InfoPath 2007 หรือฟอร์ม HTML และฝังฟอร์มนั้นลงในเนื้อหาของข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณก็สามารถส่งฟอร์มดังกล่าวไปยังผู้รับที่เลือกจากที่ติดต่อ Outlook ของคุณ หรือไปยังชื่อของผู้รับที่เก็บไว้ในเขตข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณก็ได้

การใช้ข้อความอีเมลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล

ไม่ว่าคุณเลือกที่จะเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่หรือจะปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ผู้รับก็จะกรอกฟอร์มให้ครบถ้วน และส่งฟอร์มนั้นกลับคืนมา Office Outlook 2007 จะจดจำฟอร์มขาเข้าและบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล Office Access 2007 ของคุณโดยอัตโนมัติ  โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

ส่งออกเป็น PDF และ XPS

คุณสามารถส่งออกข้อมูลเป็นรูปแบบแฟ้ม PDF (Portable Document Format) หรือ XPS (XML Paper Specification) ที่มีให้ สำหรับการพิมพ์ การประกาศ และการกระจายอีเมลได้ โดยคุณต้องติดตั้ง Add-in จัดพิมพ์เป็น PDF หรือ XPS ก่อน ทั้งนี้การส่งออกฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูลเป็นแฟ้ม PDF หรือ XPS จะทำให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลในรูปแบบที่ง่ายต่อการแจกจ่าย ในขณะที่คุณลักษณะการจัดรูปแบบของคุณทั้งหมดยังคงอยู่ และผู้ใช้คนอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Access ในเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อพิมพ์หรือตรวจทานผลลัพธ์ของคุณเลย

  • Portable Document Format    PDF คือ รูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเค้าโครงคงที่ ซึ่งเก็บรักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยให้สามารถใช้แฟ้มร่วมกัน รูปแบบ PDF ทำให้มั่นใจได้ว่าเมื่อแฟ้มถูกแสดงแบบออนไลน์หรือถูกพิมพ์ แฟ้มจะยังคงมีรูปแบบตรงกับที่คุณต้องการทุกประการ และทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลในแฟ้มนั้นไม่สามารถถูกคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงได้โดยง่าย นอกจากนี้ รูปแบบ PDF ยังเป็นประโยชน์สำหรับเอกสารที่จะถูกผลิตซ้ำโดยใช้วิธีการพิมพ์เชิงพาณิชย์
  • XML Paper Specification    XPS เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษาการจัดรูปแบบเอกสารและทำให้สามารถใช้แฟ้มร่วมกันได้ รูปแบบ XPS ทำให้มั่นใจได้ว่าเมื่อแฟ้มถูกแสดงแบบออนไลน์หรือถูกพิมพ์ แฟ้มจะยังคงมีรูปแบบตรงกับที่คุณต้องการทุกประการ และทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลในแฟ้มนั้นไม่สามารถถูกคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงได้โดยง่าย

คุณสามารถส่งออกข้อมูลเป็นแฟ้มรูปแบบ .pdf หรือ .xps จาก Office Access 2007 เฉพาะหลังจากที่คุณติดตั้ง Add-in แล้วเท่านั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูเปิดใช้งานการสนับสนุนรูปแบบแฟ้มอื่นๆ เช่น PDF และ XPS

การทำงานกับข้อมูลภายนอกให้ง่ายขึ้น

คุณลักษณะใหม่ใน Office Access 2007 ทำให้การนำเข้าและส่งออกข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น คุณสามารถบันทึกการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก จากนั้นนำการดำเนินการที่บันทึกไว้นั้นไปใช้ซ้ำในครั้งต่อไปที่คุณต้องการทำงานแบบเดิม ตัวช่วยนำเข้ากระดาษคำนวณจะทำให้คุณสามารถแทนที่ชนิดข้อมูลที่ Access เลือกไว้ได้ และคุณสามารถนำเข้า ส่งออก และเชื่อมโยงไปยังรูปแบบแฟ้ม Office Excel 2007 ใหม่ได้ด้วย

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีที่ดีกว่าในการแก้ไขปัญหาต่างๆ

การวินิจฉัย Microsoft Office เป็นชุดการทดสอบเพื่อวิเคราะห์ซึ่งสามารถช่วยให้คุณค้นพบสาเหตุที่คอมพิวเตอร์ของคุณหยุดทำงาน การทดสอบเพื่อวิเคราะห์สามารถแก้ปัญหาหลายอย่างได้โดยตรง และอาจระบุวิธีที่คุณสามารถแก้ปัญหาอื่น การวินิจฉัย Microsoft Office มาแทนที่คุณลักษณะต่อไปนี้ของ Microsoft Office 2003 นั่นคือตรวจหาและซ่อมแซม และการกู้คืนโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ วิเคราะห์และซ่อมแซมโปรแกรม Office ที่หยุดทำงานโดยใช้ Office Diagnostics

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เครื่องมือพิสูจน์อักษรที่ได้รับการปรับปรุง

คุณลักษณะใหม่บางประการของตัวตรวจสอบการสะกดมีดังต่อไปนี้

  • ตัวตรวจสอบการสะกดในโปรแกรมต่างๆ ของ ระบบ Microsoft Office 2007 มีความสอดคล้องระหว่างกันมากขึ้น ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงนี้รวมถึง
  • ตัวตรวจสอบการสะกดใน Office รุ่น 2007 มีพจนานุกรมภาษาฝรั่งเศสฉบับการเปลี่ยนรูปใหม่ภายหลัง ซึ่งใน Microsoft Office 2003 พจนานุกรมนี้เป็นโปรแกรม Add-in ที่ต้องติดตั้งแยกต่างหาก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ เลือกวิธีทำงานของการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
  • พจนานุกรมที่คัดออกจะสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในครั้งแรกที่ใช้งานภาษานั้น คุณสามารถใช้พจนานุกรมที่คัดออกเพื่อบังคับ ให้ตัวตรวจสอบการสะกดแจ้งค่าสถานะคำต่างๆ ที่คุณต้องการจะหลีกเลี่ยงการใช้งานได้ พจนานุกรมที่คัดออกนั้นใช้งานเพื่อหลีกเลี่ยงคำต่างๆ ที่ไม่สุภาพหรือที่ไม่ตรงกับแนวทางลักษณะของคุณได้อย่างสะดวกง่ายดาย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ ใช้พจนานุกรมที่คัดออกเพื่อระบุการสะกดคำที่ต้องการ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ปุ่มทดลองใช้ฟรี 60 วัน

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2007