การซ่อมแซมแฟ้มที่ชำรุดเสียหายในโปรแกรม Excel

ใช้ได้กับ
Microsoft Access 2002

โปรแกรม Microsoft Excel 2002 มาพร้อมกับคุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติ สำหรับแฟ้มที่เสียหาย ด้วยการพยายามเปิดแฟ้มดังกล่าว และซ่อมแซมแฟ้มนั้นไปพร้อม ๆ กัน โปรแกรม Excel จะบ่งบอกว่าได้เปลี่ยนแปลงอะไรในแฟ้มนั้นบ้าง ในขณะที่กำลังซ่อม หากซ่อมแซมไม่สำเร็จ โปรแกรม Excel จะพยายามเปิดแฟ้มนี้แทน แต่แทนที่จะพยายามซ่อม โปรแกรมจะแยกค่าของเซลล์ และสูตรออกมา ให้เหลือเพียงข้อมูล อย่างไรก็ดี ภายใต้สถานการณ์บางอย่าง โปรแกรม Excel อาจจะไม่เข้าสู่โหมดการกู้คืนให้เองโดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้ ผู้ใช้อาจต้องกู้คืนแฟ้มด้วยตัวเอง

ถ้าต้องการซ่อมแซมแฟ้มด้วยตัวเอง

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก เปิด
  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกแฟ้มที่คุณต้องการเปิด และคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด
  3. คลิกที่คำว่า เปิดและซ่อมแซม และเลือกวิธีที่คุณต้องการใช้เพื่อกู้คืนสมุดงานของคุณ

วิธีการกู้คืนข้อมูลจากสมุดงานที่ชำรุดเสียหาย

ต่อไปนี้คือวิธีการเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่คุณสามารถนำมาใช้เพื่อกู้คืนข้อมูลจากแฟ้มที่ชำรุดเสียหายด้วยตัวเอง ภายใต้สถานการณ์บางอย่าง ข้อผิดพลาดของแผ่นดิสก์ หรือความผิดพลาดของเครือข่าย อาจทำให้คุณเปิดแฟ้มไม่ได้ ในสถานการณ์เช่นนั้น คุณควรย้ายแฟ้มไปไว้ที่ดิสก์ไดร์ฟอื่น หรือจากเครือข่ายหนึ่งไปยังดิสก์ท้องถิ่น ก่อนเลือกใช้ตัวเลือกการกู้คืนที่ปรากฏในบทความชิ้นนี้

วิธีการที่จะอธิบายต่อไปนี้ คือ โอกาสของการบันทึกข้อมูลที่อาจสูญหาย ดังนั้น หากใช้วิธีการหนึ่งไม่สำเร็จ ลองใช้อีกวิธีหนึ่ง คุณอาจเลือกลองใช้วิธีแก้ปัญหาของบริษัทอื่น เพื่อกู้คืนข้อมูลในแฟ้ม หากคุณไม่สามารถกู้คืนข้อมูลโดยใช้วิธีการเหล่านี้

หากคุณสามารถเปิดแฟ้มในโปรแกรม Excel

แสดงใช้คำสั่ง Revert To Saved Document

หากคุณกำลังแก้ไขแผ่นงานในโปรแกรม Microsoft Excel และแฟ้มเกิดเสียก่อนที่คุณจะได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำลงในแฟ้ม คุณสามารถกู้คืนแผ่นงานต้นฉบับ ได้ด้วยการปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิกที่คำว่า เปิด และเลือกชื่อของแฟ้มที่คุณกำลังแก้ไข

กล่องโต้ตอบจะปรากฏพร้อมข้อความ "Revert to Saved Document?"

  1. คลิกที่คำว่า ตกลง แฟ้มที่คุณกำลังแก้ไขจะถูกแปลงกลับเป็นแฟ้มที่ถูกบันทึกไว้ครั้งล่าสุด

แสดงบันทึกแฟ้มในรูปแบบ SYLK

มักมีการใช้วิธีบันทึกแฟ้มในรูปแบบ SYLK เพื่อย้ายการขัดจังหวะของเครื่องพิมพ์ออก หากคุณสามารถเปิดแฟ้มโปรแกรม Microsoft Excel ที่คุณจะสามารถ "กรอง" แฟ้มนี้ หากคุณบันทึกไว้ในรูปแบบ SYLK ปิดแฟ้ม และเปิดอีกครั้งตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิกที่คำว่า บันทึกเป็น
  2. ในรายการ เก็บเป็นชนิด ให้คลิกที่คำว่า SYLK (Symbolic Link) และคลิกที่คำว่า บันทึ

 หมายเหตุ   มีเฉพาะแผ่นงานที่เปิดใช้อยู่ในสมุดงานเท่านั้นที่จะถูกบันทึก เมื่อคุณใช้รูปแบบแฟ้ม SYLK คลิก ตกลง เมื่อข้อความหนึ่งปรากฏ และแจ้งให้คุณทราบว่า ชนิดแฟ้มที่เลือกไม่สนับสนุนสมุดงาน คลิก ใช่ เมื่อข้อความหนึ่งปรากฏ และแจ้งให้คุณทราบว่า แฟ้มอาจประกอบด้วยคุณลักษณะที่ไม่เข้ากับรูปแบบ SYLK

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิกที่คำว่า ปิด
  2. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิกที่คำว่า เปิด
  3. เลือกแฟ้มนามสกุล .slk ที่คุณบันทึก และคลิกที่คำว่า เปิด

 หมายเหตุ    ถ้าต้องการดูแฟ้มนามสกุล .slk คุณอาจต้องคลิกที่คำว่า แฟ้มทั้งหมด ในรายการ ชนิดแฟ้ม

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิกที่คำว่า บันทึกเป็น
  2. ในช่อง เก็บเป็นชนิด ให้คลิกที่คำว่า สมุดงาน Microsoft Excel และคลิกที่คำว่า บันทึก

 หมายเหตุ   เนื่องด้วยรูปแบบนี้รองรับเฉพาะแผ่นงานที่เปิดใช้อยู่ในปัจจุบัน คุณจึงต้องเปิดแฟ้มที่เสียซ้ำไปซ้ำมา และบันทึกแผ่นงานแต่ละแผ่นแยกกัน

แสดงบันทึกแฟ้มในรูปแบบ Hypertext Markup Language (HTML)

หากคุณสามารถเปิดแฟ้ม Microsoft Excel ที่เสีย คุณจะสามารถ "กรอง" แฟ้มนี้ ถ้าคุณบันทึกไว้ในรูปแบบ HTML ปิดแฟ้ม และเปิดอีกครั้งตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. เปิดเมนู แฟ้ม คลิกที่คำว่า บันทึกเป็น ในรายการ เก็บเป็นชนิด ให้คลิกที่คำว่า Web Page (*.htm, *.html)
  2. ใต้คำว่า บันทึก ให้คลิก ทั้งสมุดงาน และคลิก บันทึก
  3. ปิดแฟ้ม
  4. เปิดแฟ้มอีกครั้งในโปรแกรม Excel
  5. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิกที่คำว่า บันทึกเป็น ในรายการ เก็บเป็นชนิด ให้คลิกที่คำว่า สมุดงาน Microsoft Excel เปลี่ยนชื่อแฟ้ม เพื่อสร้างสำเนาแฟ้มใหม่ "ที่กรองแล้ว" โดยไม่แทนที่แฟ้มต้นฉบับ

 หมายเหตุ   คุณลักษณะบางประการอาจหายไป เมื่อคุณบันทึกในรูปแบบ HTML

หากคุณไม่สามารถเปิดแฟ้มในโปรแกรม Excel

แสดงตั้งตัวเลือกการคำนวณซ้ำในโปรแกรม Excel เป็นแบบกำหนดด้วยตนเอง

  1. เริ่มต้นโปรแกรม Excel และเปิดสมุดงานเปล่า หากยังไม่ได้เปิดบนหน้าจอ
  2. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิกที่คำว่า ตัวเลือก
  3. คลิกแท็บ การคำนวณ
  4. ในส่วนของ การคำนวณ ให้คลิกที่คำว่า ด้วยตนเอง และคลิกตกลง
  5. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก เปิด และลองพยายามเปิดแฟ้ม

แสดงใช้การอ้างอิงภายนอกเพื่อเชื่อมโยงเข้ากับแฟ้มที่เสีย

วิธีนี้จะกู้คืนเฉพาะข้อมูลจากสมุดงาน แต่จะไม่กู้คืนสูตรหรือค่า

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิกที่คำว่า เปิด หลังจากนั้น จึงเรียกดูจากโฟลเดอร์ปัจจุบัน ไปยังโฟลเดอร์ที่มีแฟ้มที่เสียอยู่ และคลิกที่คำว่า ยกเลิก
  2. คลิกที่คำว่าสร้าง บนเมนู แฟ้ม คลิกที่คำว่า สมุดงาน และคลิก ตกลง
  3. พิมพ์คำว่า = ชื่อแฟ้ม!A1 ในเซลล์ A1 ของสมุดงานเล่มใหม่ โดยที่คำว่า ชื่อแฟ้ม หมายถึง ชื่อของสมุดงานที่เสีย หากกล่องโต้ตอบ เลือกแผ่นงาน ปรากฏ ให้เลือกแผ่นงานที่เหมาะสม และคลิก ตกลง
  4. เลือกเซลล์ A1 และเมื่ออยู่บนเมนู แก้ไข ให้คลิกที่คำว่า คัดลอก และเลือกพื้นที่ที่มีขนาดเท่ากับช่วงของเซลล์ที่ประกอบด้วยข้อมูลในแฟ้มที่เสีย และคลิก วาง บนเมนู แก้ไข
  5. ในขณะที่ยังเลือกช่วงของเซลล์ค้างอยู่ ให้คลิกที่คำว่า คัดลอก บนเมนู แก้ไข
  6. บนเมนู แก้ไข ให้คลิก วางแบบพิเศษ เลือก ค่า และคลิก ตกลง

ขั้นตอนนี้จะช่วยย้ายการเชื่อมโยงไปยังแฟ้มที่เสีย และคงเฉพาะข้อมูลเอาไว้

แสดงเปิดแฟ้มในโปรแกรม Microsoft Word หรือ WordPad

หากคุณได้ติดตั้งตัวแปลงโปรแกรม Microsoft Excel ไว้ภายในเครื่อง คุณอาจจะสามารถเปิดสมุดงานโปรแกรม Excel บนโปรแกรม Microsoft Word ได้ หากเปิดแฟ้มในโปรแกรม Word ได้แล้ว คุณจะไม่สามารถกู้คืนแผ่นงานโมดูล แผ่นงานโต้ตอบ แผ่นงานแผนภูมิ แผ่นงานแมโคร หรือแผนภูมิฝังตัว นอกจากนั้น คุณยังจะไม่สามารถกู้คืนสูตรในเซลล์ใด ๆ คุณกู้คืนได้เฉพาะผลลัพธ์จากสูตรเหล่านั้น ที่อยู่ในเซลล์ ณ เวลานั้น

คุณยังสามารถเปิดสมุดงานโปรแกรม Excel workbook ใน WordPad หากเปิดแฟ้มแล้ว คุณอาจกู้คืนรหัส Microsoft Visual Basic ในโมดูลและคลาสโมดูลได้ ใช้คำว่า "Sub" หรือ "Function" เพื่อค้นหารหัสของคุณ

แสดงเปิดแฟ้มใน Microsoft Excel Viewer

หากคุณติดตั้งโปรแกรม Microsoft Excel Viewer คุณอาจจะสามารถเปิดสมุดงานโปรแกรม Microsoft Excel ใน Microsoft Excel Viewer ก่อนคัดลอกเซลล์ และวางเซลล์ลงในสมุดงานเล่มใหม่ อย่างไรก็ดี คุณจะไม่สามารถกู้คืนแผ่นโมดูล แผ่นโต้ตอบ แผ่นแผนภูมิ หรือแผ่นแมโคร ทั้งยังจะไม่สามารถกู้คืนสูตรในเซลล์ใด กู้คืนได้เฉพาะผลลัพธ์ของสูตรเหล่านั้น ที่กำลังอยู่ในเซลล์

ถ้าต้องการดาวน์โหลด Microsoft Excel Viewer หรือรายละเอียดอื่น ๆ ให้ดูที่ ศูนย์ดาวน์โหลด

แสดงหากแผนภูมิถูกเชื่อมโยงเข้ากับแฟ้มที่เสีย ให้ลองใช้แมโครเพื่อแยกข้อมูลออกมา

  1. ป้อนรหัสแมโครต่อไปนี้ลงในแผ่นโมดูล:
 Sub GetChartValues97() 
 Dim NumberOfRows As Integer 
 Dim X As Object 
 Counter = 2 
 
 ' คำนวนจำนวนแถวของข้อมูล 
 NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values) 
 
 Worksheets("ChartData").Cells(1, 1) = "X Values" 
 
 ' เขียนค่าของแกน x ลงในแผ่นงาน 
 With Worksheets("ChartData") 
 .Range(.Cells(2, 1), _ 
 .Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _ 
 Application.Transpose(ActiveChart.SeriesCollection(1).XValues) 
 End With 
 
 ' เคลื่อนผ่านชุดข้อมูลทั้งหมดในแผนภูมิและเขียนค่าลงใน 
 
 
 ' แผ่นงาน 
 For Each X In ActiveChart.SeriesCollection 
 Worksheets("ChartData").Cells(1, Counter) = X.Name 
 
 With Worksheets("ChartData") 
 .Range(.Cells(2, Counter), _ 
 .Cells(NumberOfRows + 1, Counter)) = _ 
 Application.Transpose(X.Values) 
 End With 
 
 Counter = Counter + 1 
 Next 
 
 End Sub
  1. แทรกแผ่นงานแผ่นใหม่ลงในสมุดงาน และเปลี่ยนชื่อเป็น ChartData
  2. เลือกแผนภูมิที่คุณต้องการแยกค่าของข้อมูลออกมา

 หมายเหตุ   แผนภูมิดังกล่าวอาจเป็นแผนภูมิฝังตัวบนแผ่นงาน หรือบนแผ่นแผนภูมิอีกแผ่นหนึ่ง

  1. เรียกใช้แมโคร GetChartValues97

ข้อมูลจากแผนภูมิจะถูกนำมาวางไว้ในแผ่นงาน ChartData

การบันทึกสำเนาแฟ้มสำรอง

เพื่อเป็นมาตรการป้องกัน คุณอาจต้องการบันทึกแฟ้มบ่อย ๆ และสร้างแฟ้มสำรองทุกครั้งที่คุณบันทึกข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น (เมนู แฟ้ม คำสั่ง บันทึกเป็น) คลิก เครื่องมือ คลิก ตัวเลือกทั่วไป และเลือกกาเครื่องหมายในช่อง สร้างแฟ้มสำรองทุกครั้ง ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีสำเนาที่ดีของแฟ้มเอาไว้ใช้ ในกรณีที่แฟ้มต้นฉบับถูกลบหรือชำรุดเสียหายโดยบังเอิญ

คุณยังสามารถสร้างความมั่นใจว่า โปรแกรม Excel จะสร้างแฟ้มกู้คืนให้โดยอัตโนมัติตามระยะเวลาที่คุณกำหนด ไปที่กล่องโต้ตอบ ตัวเลือก (เมนู เครื่องมือ คำสั่ง ตัวเลือก) บนแท็บ บันทึก ให้เลือกกาเครื่องหมายในช่อง บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ ก่อนระบุจำนวนเป็นนาที ในกล่อง ตำแหน่งสำหรับบันทึกการกู้คืนอัตโนมัติ ให้ระบุตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกแฟ้มกู้คืน ดูให้แน่ใจว่าไม่ได้กาเครื่องหมายในกล่อง ปิดการใช้งานการกู้คืนอัตโนมัติ (ใต้ ตัวเลือกสมุดงาน)

 
 
นำไปใช้กับ:
Excel 2003