การทำงานที่เร็วขึ้นด้วยระบบ Office 2007


ดูเพิ่มเติม

เหตุใดจึงทำการเปลี่ยนแปลงในการออกแบบระบบ Office 2007

  • แทนที่จะมีแถบเครื่องมือ 30 แถบหรือกว่านั้นซ่อนอยู่ รวมถึงคำสั่งต่างๆ ที่ฝังอยู่บนเมนูต่างๆ ปัจจุบันคุณจะมีเพียงศูนย์ควบคุมเดียวที่จะนำสิ่งสำคัญรวมเข้าด้วยกันและทำให้แถบเครื่องมือและคำสั่งต่างๆ เห็นได้ชัดเจนมากขึ้น
  • ผู้ที่ใช้ Microsoft Office จะชอบชุดคำสั่งหลักๆ ซึ่งคำสั่งเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก และขณะนี้คำสั่งหลักดังกล่าวมีความโดดเด่นอย่างที่สุดแล้ว
  • บางคำสั่งจะมองไม่เห็นเสมอ แต่จะปรากฏเพื่อตอบสนองเฉพาะการกระทำที่คุณทำ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณแทรกรูปภาพลงใน Word เครื่องมือรูปภาพ จะปรากฏขึ้นและคำสั่งที่คุณต้องการทำงานกับรูปภาพนั้นจะแสดงบนแท็บ รูปแบบ เมื่อคุณทำงานกับรูปภาพเสร็จแล้ว และออกจากรูปภาพนั้น แท็บ เครื่องมือรูปภาพ และ รูปแบบ รวมถึงคำสั่งต่างๆ ของแท็บก็จะหายไปด้วย ถ้าคุณต้องการแท็บนั้นกลับมาอีกครั้ง คุณก็แค่คลิกที่รูปภาพเท่านั้น

วางคำสั่งบนแถบเครื่องมือของคุณเอง

ถ้าคำสั่งที่คุณมักจะใช้งานไม่ได้พร้อมใช้งานอย่างรวดเร็วเหมือนที่คุณต้องการ ให้เพิ่มคำสั่งเหล่านั้นลงในแถบเครื่องมือด่วน ซึ่งอยู่เหนือ Ribbon เมื่อคุณเริ่มต้นโปรแกรม Office ของคุณเป็นครั้งแรก

การกำหนดเองด่วน    

คุณสามารถทำการกำหนดแถบเครื่องมือด่วนเองได้หลายวิธี ดังนี้

  • คุณสามารถเพิ่มปุ่มลงในแถบเครื่องมือด่วนได้ด้วยการคลิกขวาปุ่มใดๆ ที่คุณต้องการ แล้วคลิก เพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน
  • คุณสามารถคลิกคำสั่ง กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง ซึ่งจะปรากฏเมื่อคุณคลิกขวาที่ปุ่มใดๆ โดยในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้นมานั้น ให้เลือกคำสั่งต่างๆ ที่พร้อมใช้งานได้
  • เมื่อต้องการย้ายแถบเครื่องมือไปยังแถวของแถบเครื่องมือนั้นเองใต้ Ribbon ให้คลิกลูกศรที่ส่วนปลายสุดของแถบเครื่องมือ แล้วคลิก แสดงแถบเครื่องมือด่วนด้านล่าง Ribbon เมื่อต้องการย้ายแถบเครื่องมือไปไว้เหนือ Ribbon ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกันแต่ให้คลิก แสดงแถบเครื่องมือด่วนเหนือ Ribbon

ลบปุ่มจากแถบเครื่องมือด่วน

  1. คลิกขวาปุ่มบนแถบเครื่องมือ
  2. คลิก เอาออกจากแถบเครื่องมือด่วน

ตัวเลือกเพิ่มเติมถ้าคุณต้องการ

เมื่อคุณเห็นลูกศรขนาดเล็ก รูปปุ่ม (เรียกว่า ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ) ที่มุมล่างขวาของกลุ่ม หมายความว่ามีตัวเลือกที่มีรายละเอียดเพิ่มเติมหรือตัวเลือกขั้นสูงที่พร้อมใช้งานสำหรับคำสั่งในกลุ่มนั้น ให้คลิกลูกศร รูปปุ่ม เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบหรือบานหน้าต่างงานที่คุณสามารถทำงานกับตัวเลือกที่พร้อมใช้งานนั้นได้

ความละเอียดของหน้าจอที่ต่างกันอาจเปลี่ยนแปลงสิ่งที่คุณเห็นได้

ถ้าความละเอียดของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณต่ำ ตัวอย่างเช่น 800x600 กลุ่มจำนวนหนึ่งบน Ribbon อาจแสดงเฉพาะชื่อกลุ่มเท่านั้นแทนที่จะเป็นคำสั่งทั้งหมดในกลุ่ม ในกรณีดังกล่าว ให้คลิกลูกศรบนปุ่มของกลุ่มเพื่อดูคำสั่งต่างๆ ในกลุ่มนั้น

กลุ่มที่แสดงเพียงชื่อบนหน้าจอที่มีการตั้งค่าความละเอียดน้อยกว่านั้นมีแนวโน้มเป็นกลุ่มที่คำสั่งถูกใช้งานไม่บ่อยครั้งนัก

เกิดอะไรขึ้นกับเมนู 'แฟ้ม'

ในโปรแกรมระบบ Office 2007 ทั้งหลาย เมนู แฟ้ม ถูกแทนที่ด้วย ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม คลิกปุ่มนี้ ที่มุมบนซ้ายของหน้าต่าง เพื่อใช้คำสั่งพื้นฐานเดียวกันกับเมนูก่อนหน้านี้ ไม่ว่าจะเป็น เปิด บันทึก และพิมพ์เอกสารของคุณ

นอกจากนี้ คุณยังจะพบการตั้งค่าโปรแกรมที่ควบคุมสิ่งต่างๆ เหมือนอย่างการกำหนดลักษณะของคุณสำหรับการแก้ไขการสะกด

คลิก ตัวเลือกของ Excel หรือ ตัวเลือกของ Word และอื่นๆ ที่ด้านล่างของเมนู จากนั้นคลิกประเภทใดๆ ในรายการที่อยู่ด้านซ้าย ตัวอย่างเช่น ใน Excel ให้คลิก สูตร เพื่อเปิดหรือปิดใช้งานลักษณะการอ้างอิงเซลล์แบบ R1C1 ใน Word ให้คลิก การพิสูจน์อักษร เพื่อเปิดหรือปิดใช้งานคุณลักษณะเพื่อตรวจการสะกดขณะพิมพ์

ใน Office รุ่นก่อนหน้า คุณอาจตั้งค่าตัวเลือกในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก ที่เปิดผ่านเมนู เครื่องมือ ขณะนี้ตัวเลือกเหล่านั้นหลายตัวเลือกอาจพบได้เมื่อคุณคลิก ปุ่ม Microsoft Office ซึ่งมองเห็นและอยู่ใกล้มือกว่าเมื่อคุณเริ่มต้นทำงานกับแฟ้มเดิมหรือแฟ้มใหม่

การใช้แป้นพิมพ์ลัดใหม่

แป้นพิมพ์ลัดใหม่มีชื่อใหม่ว่าเคล็ดลับแป้นพิมพ์ คุณกด ALT เพื่อทำให้ป้ายชื่อเคล็ดลับแป้นพิมพ์ปรากฏ คุณจะเห็นเคล็ดลับแป้นพิมพ์ของแท็บ Ribbon ทั้งหมด แถบเครื่องมือด่วน และปุ่ม Microsoft Office

กดแป้นพิมพ์ของแท็บที่คุณต้องการแสดง ซึ่งทำให้ป้ายชื่อเคล็ดลับแป้นพิมพ์ทั้งหมดของปุ่มของแท็บนั้นปรากฏขึ้น จากนั้นให้กดแป้นพิมพ์ของปุ่มที่คุณต้องการ

แป้นพิมพ์ลัดของรุ่นเดิมที่เริ่มด้วย CTRL ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น CTRL+C ยังใช้คัดลอกไปยังคลิปบอร์ด และ CTRL+V ยังใช้วางจากคลิปบอร์ด

หมายเหตุ     ALT+ ทางลัดไปยังเมนูของเดิมส่วนใหญ่ยังคงใช้งานได้ อย่างไรก็ตาม คุณจำเป็นต้องรู้ทางลัดฉบับเต็มที่มีอยู่ในความทรงจำ นั่นคือ คุณจะไม่มีตัวเตือนหน้าจอว่าจะกดตัวอักษรใดบ้างอีกแล้ว

คิดย้อนกลับไปยัง Office รุ่นก่อนหน้า เมื่อคุณกด ALT+E เพื่อเปิดเมนู แก้ไข แล้วคุณกดตัวอักษรที่ขีดเส้นใต้ของคำสั่งใดคำสั่งหนึ่งบนเมนู คุณยังสามารถกด ALT และกดแป้นในเมนูเดิมตัวใดตัวหนึ่งได้ เช่น E (แก้ไข), V (มุมมอง), I (แทรก) และอื่นๆ แต่เมนูจะไม่เปิดขึ้น จะมีกล่องผุดขึ้นมาบอกคุณว่าคุณกำลังใช้แป้นพิมพ์ลัดของ Office 2007 แทน ถ้าคุณรู้ลำดับคีย์ทั้งหมด ก็แค่ดำเนินการต่อไปและเริ่มต้นคำสั่ง แต่ถ้าคุณไม่รู้ลำดับ ให้กด ESC และใช้ป้ายชื่อเคล็ดลับแป้นพิมพ์แทน

เกี่ยวกับรูปแบบแฟ้มใหม่

ใน Word, Excel, และ PowerPoint 2007 มีรูปแบบแฟ้มใหม่ ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น ก็เพราะต้องการเพิ่มความปลอดภัยให้กับแฟ้มของคุณ ลดโอกาสในการเกิดความเสียหายของแฟ้ม ลดขนาดแฟ้ม และคุณลักษณะใหม่ๆ

  • คุณสามารถเปิดแฟ้มที่สร้างใน Office 95 ถึง 2003 ได้
  • เมื่อคุณบันทึกแฟ้มที่สร้างขึ้นในรุ่นก่อนหน้า ค่าเริ่มต้นในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะเป็นการบันทึกแฟ้มนั้นเป็นรุ่นก่อนหน้า นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกที่จะบันทึกแฟ้มเป็นรุ่น 2007 ได้ด้วย
  • เมื่อคุณบันทึกแฟ้มให้เป็นรุ่นก่อนหน้า ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้จะแจ้งให้คุณทราบถึงคุณลักษณะใดๆ ของ 2007 ว่าอาจใช้งานไม่ได้ หรือได้พยายามทำให้ใกล้เคียงกับรุ่นเก่าให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้แล้ว
  • ผู้ร่วมงานที่มี Excel รุ่น 2000 ถึง 2003 (และมีโปรแกรมแก้ไข รวมถึง Service Pack ล่าสุด) สามารถทำงานในแฟ้ม 2007 ได้ เมื่อผู้ร่วมงานคลิกเอกสารของคุณ พวกเขาจะถูกถามว่าต้องการดาวน์โหลดตัวแปลงที่จะช่วยให้เปิดเอกสารของคุณได้หรือไม่

นอกจากนี้ Access ยังมีรูปแบบแฟ้มใหม่ นั่นคือ .accdb. ฐานข้อมูลใหม่ที่คุณสร้างใน Access 2007 จะใช้รูปแบบดังกล่าวโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปิดและทำงานกับรูปแบบ .mdb รูปแบบเดิม ถ้าแฟ้มเหล่านั้นถูกบันทึกใน Access 2000 หรือ Access 2002-2003 อย่างไรก็ตามเมื่อต้องการใช้คุณลักษณะ Access 2007 ใหม่ในแฟ้ม .mdb คุณต้องใช้ บันทึกเป็น ก่อนเพื่อแปลงฐานข้อมูลให้เป็นรูปแบบใหม่ คุณไม่สามารถเปิดรูปแบบใหม่ด้วยรุ่นใดๆ ของ Access ยกเว้นรุ่น Access 2007