เกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูล

ด้วยการนำเข้าข้อมูล คุณไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ใน Microsoft Excel ใหม่อีกครั้ง คุณยังสามารถปรับปรุงรายงานและการสรุปของคุณโดยอัตโนมัติจากฐานข้อมูลแหล่งที่มาดั้งเดิมเมื่อใดก็ตามที่ฐานข้อมูลถูกปรับปรุงด้วยข้อมูลใหม่

การนำเข้าข้อมูล

แสดงการนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูลและแฟ้ม

คุณสามารถนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel จากแหล่งข้อมูลโดยการชี้ไปยัง นำข้อมูลภายนอกเข้า บนเมนู ข้อมูล คลิก นำเข้าข้อมูล จากนั้นเลือกข้อมูลที่คุณต้องการที่จะนำเข้าในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล

ตัวช่วยการเชื่อมต่อข้อมูลพร้อมใช้งานเมื่อคุณคลิก แหล่งข้อมูลใหม่ ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ทำให้เป็นไปได้ในการนำเข้าข้อมูลจากการเชื่อมต่อภายนอกที่ไม่พร้อมใช้งานจากกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล แหล่งนี้อาจจะรวมแหล่งที่มาข้อมูล OLE DB (รวมทั้ง OLAP cubes และ exchange servers) และแหล่งที่มาข้อมูลที่ผู้ดูแลระบบได้จัดหาไว้ คุณไม่สามารถกรองหรือใช้ข้อมูลร่วมกันในตัวช่วยการเชื่อมโยง

วิธีการเชื่อมต่อเริ่มต้นเมื่อคุณนำเข้าโดยใช้ตัวช่วยการเชื่อมต่อข้อมูลโดยใช้ OLE DB providers แฟ้ม resulting .odc (office data connection) สามารถถูกเปิดเพื่อดูใน Internet Explorer และแก้ไขใน Excel, Notepad และโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office อื่นๆ ถ้าแฟ้มดังกล่าวไม่ได้ชี้ไปยังแหล่งข้อมูล OLAP

นอกจากนี้ ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลยังช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูล ซึ่งเรียกว่า บริการเรียกข้อมูล บริการเรียกข้อมูลเป็นบริการเว็บที่ติดตั้งบน Windows SharePoint Services ใช้สำหรับการเชื่อมต่อและเรียกข้อมูล เมื่อต้องการใช้บริการเรียกข้อมูล โปรแกรมประยุกต์ไคลเอ็นต์ เช่น Excel จะส่งการร้องขอแบบสอบถามผ่าน HTTP (HTTP: โพรโทคอลสำหรับอินเทอร์เน็ตที่ส่งข้อมูลในเวิลด์ไวด์เว็บ โดยจะทำให้ผู้ใช้ที่มีโปรแกรมไคลเอ็นต์สามารถใส่ URL (หรือคลิกที่การเชื่อมโยงหลายมิติ) เพื่อรับข้อความ กราฟิก เสียง และข้อมูลดิจิทัลอื่นๆ จากเว็บเซิร์ฟเวอร์) ไปยังบริการเรียกข้อมูลบน Windows SharePoint Services จากนั้นบริการเรียกข้อมูลก็จะส่งการร้องขอไปยังแหล่งข้อมูล แล้วส่งผ่านข้อมูลที่ได้รับกลับมาจากแหล่งข้อมูลไปยังโปรแกรมประยุกต์ไคลเอ็นต์ในรูปแบบ XML การนำเข้าข้อมูลจากบริการเรียกข้อมูลใน Excel จะสร้างรายการ XML ที่ผูกกับข้อมูลในสมุดงานของคุณโดยอัตโนมัติ หลังจากที่เพิ่มรายการ XML ที่ผูกกับข้อมูลไว้ในสมุดงานของคุณแล้ว คุณจะสามารถใช้คำสั่งต่างๆ บนเมนูย่อย XML ของเมนู ข้อมูล หรือแถบเครื่องมือ XML และรายการ เพื่อฟื้นฟูข้อมูล แก้ไขแบบสอบถาม หรือตั้งค่าคุณสมบัติของแมป XML ที่สัมพันธ์กับรายการ XML

การติดตั้ง Windows SharePoint Services ตามค่าเริ่มต้นจะมีบริการเรียกข้อมูลสำหรับการเชื่อมต่อไปยังข้อมูลในรายการ SharePoint ผู้ดูแลไซต์ SharePoint สามารถติดตั้ง Microsoft Office Web Parts and Components เพื่อเพิ่มบริการเรียกข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับ Microsoft SQL Server และ Microsoft Business Solutions โปรแกรมติดตั้งสำหรับ Microsoft Office Web Parts and Components มีอยู่ที่ Downloads บน Microsoft Office Online

หมายเหตุ  เมื่อต้องการนำข้อมูลภายนอก (ข้อมูลจากภายนอก: ข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ภายนอก Excel ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลที่สร้างใน Access, dBASE, SQL Server หรือบนเว็บเซิร์ฟเวอร์)เข้ามายัง Microsoft Excel คุณต้องเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้ ถ้าแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเข้าถึงไม่ได้อยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณอาจต้องติดต่อผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลเพื่อขอรหัสผ่าน สิทธิ์ใช้งานของผู้ใช้ หรือข้อมูลการเชื่อมต่ออื่นๆ

แสดงการนำเข้าข้อมูลด้วย Microsoft Query

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลโดยใช้คำสั่ง นำเข้าข้อมูล ดังที่อธิบายไว้ในส่วนข้างต้น ใช้ Query หรือโปรแกรมอื่นก็ต่อเมื่อคุณจำเป็นต้องใช้งานแบบสอบถามที่มีความชำนาญดังเช่นต่อไปนี้

Microsoft Query มีการเข้าถึงอย่างง่ายที่เบื้องหน้าการทำงานจากภายใน Excel เพื่อดำเนินการงานแบบสอบถามที่เป็นแบบเฉพาะเหล่านี้

คุณสามารถใช้ Query เพื่อตั้งค่าแหล่งข้อมูล ODBC ที่จะรับข้อมูล ใน Query คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามเพื่อสร้างแบบสอบถาม (แบบสอบถาม: วิธีการค้นหาระเบียนต่างๆ ใน Query หรือ Access ซึ่งจะทำให้ได้คำตอบสำหรับคำถามที่คุณถามเกี่ยวกับข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูล)แบบง่ายๆ หรือคุณสามารถใช้เกณฑ์ขั้นสูงในแบบสอบถามเพื่อสร้างแบบสอบถามที่ซับซ้อนขึ้น คุณสามารถเข้าถึง Query ได้จาก Excel หรือไม่คุณก็สามารถสร้างแบบสอบถามจากภายใน PivotTable และ PivotChart Wizard

คุณยังสามารถใช้ Dynamic Data Exchange (DDE) (Dynamic Data Exchange (DDE): โพรโทคอลที่กำหนดขึ้นสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างโปรแกรมที่ทำงานบน Microsoft Windows) กับแบบสอบถามสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DDE โปรดดูวิธีใช้แบบสอบถาม

เมื่อต้องการนำเข้าข้อมูลโดยใช้แบบสอบถาม สิ่งที่คุณต้องทำก่อนคือ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูวิธีใช้ Query

แสดงการนำเข้าข้อมูลจากเว็บ

คุณสามารถนำเข้าข้อมูลที่มีแหล่งที่มาจากเว็บเพจได้โดยชี้ไปที่ นำเข้าข้อมูลจากภายนอก บนเมนู ข้อมูล และคลิก สร้างแบบสอบถามเว็บ คุณต้องสามารถเข้าใช้ เวิลด์ไวด์เว็บ (เวิลด์ไวด์เว็บ (WWW): เป็นการใช้งานอินเทอร์เน็ตในรูปแบบของมัลติมีเดียซึ่งไม่ได้แสดงเพียงแค่ข้อความ แต่ยังแสดงกราฟิก เสียง และวิดีโอด้วย เมื่ออยู่บนเว็บ ผู้ใช้สามารถข้ามจากรายการหนึ่งไปยังอีกรายการหนึ่ง เพจหนึ่งไปยังอีกเพจหนึ่ง หรือไซต์หนึ่งไปยังอีกไซต์หนึ่งได้อย่างง่ายดายโดยใช้การเชื่อมโยงหลายมิติ) ได้โดยใช้อินทราเน็ตของบริษัทหรือโมเด็มในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือจากเครือข่าย หรือไม่คุณก็สามารถทำแบบสอบถามไปยังแหล่ง HTML หรือ XML ของเครือข่ายภายในได้

แสดงการนำเข้าข้อมูลด้วย Visual Basic for Applications (VBA)

คุณสามารถใช้แมโครของ Visual Basic for Applications (VBA: รุ่นภาษาแมโครของ Microsoft Visual Basic ที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมประยุกต์ของ Windows และรวมอยู่ในโปรแกรมประยุกต์ของ Microsoft หลายโปรแกรม) Visual Basic for Applications (แมโคร: การกระทำหรือชุดของการกระทำที่คุณสามารถใช้งานอัตโนมัติ แมโครจะถูกเก็บไว้ใน Visual Basic สำหรับภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมประยุกต์) เพื่อเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก

ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูล คุณจะใช้ ActiveX Data Objects (ActiveX Data Objects (ADO): อินเทอร์เฟซสำหรับเข้าถึงข้อมูลที่ใช้ติดต่อสื่อสารกับแหล่งข้อมูลที่เข้ากันได้กับ OLE DB เพื่อเชื่อมต่อ ดึง จัดการและปรับปรุงข้อมูล) หรือ Data Access Objects (Data Access Objects (DAO): ส่วนอินเทอร์เฟซการเข้าถึงข้อมูลที่ติดต่อสื่อสารกับแหล่งข้อมูลที่ใช้ Microsoft Jet และ ODBC เพื่อเชื่อมต่อ นำกลับมาแก้ไข จัดการ และปรับปรุงข้อมูลและโครงสร้างฐานข้อมูล) เพื่อรับข้อมูลโดยใช้ VBA

ถ้าคุณต้องการใช้แมโครที่คุณสร้างใน Excel รุ่น 5.0 หรือรุ่นก่อนหน้า คลิก Add-Ins บนเมนู เครื่องมือ จากนั้นตรวจสอบว่ากล่องกาเครื่องหมาย ODBC Add-In ได้ถูกเลือก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแมโคร Visual Basic for Applications โปรดดูวิธีใช้ Visual Basic (วิธีใช้ Microsoft Visual Basic: เมื่อต้องการดูวิธีใช้สำหรับ Visual Basic ใน Excel ให้ชี้ไปที่ แมโคร บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิก Visual Basic Editor หลังจากนั้นบนเมนู Help ให้คลิก Microsoft Visual Basic Help)

หมายเหตุ  ขณะที่คุณกำลังบันทึกแมโครที่มีแบบสอบถามอยู่นั้น Excel จะไม่สามารถเรียกใช้แบบสอบถามแบบทำงานเบื้องหลังได้ แม้ว่าคุณจะเลือกให้เรียกใช้แบบวิธีนี้ก็ตาม เมื่อต้องการเปลี่ยนแมโครที่บันทึกไว้เพื่อให้เรียกใช้แบบทำงานเบื้องหลังได้ ให้แก้ไขแมโครนั้นใน Visual Basic Editor และเปลี่ยนวิธีฟื้นฟูสำหรับวัตถุ QueryTable จาก "BackgroundQuery := False" ให้เป็น "BackgroundQuery := True"

การฟื้นฟูข้อมูลและการตั้งชื่อช่วง

แสดงการฟื้นฟูข้อมูล

Excel ให้ตัวเลือกหลายตัวเลือกสำหรับการฟื้นฟูข้อมูลนำเข้า รวมทั้งการฟื้นฟูข้อมูลเมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดสมุดงานหรือฟื้นฟูข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนดโดยอัตโนมัติ คุณสามารถที่จะทำงานใน Excel ต่อไปได้ขณะที่กำลังฟื้นฟูข้อมูล และคุณยังสามารถตรวจสอบสถานะของการฟื้นฟูดังกล่าวขณะที่กำลังฟื้นฟูข้อมูล

ถ้าแหล่งข้อมูล (แหล่งข้อมูล: ชุดของข้อมูล"ต้นฉบับ" ที่จัดเก็บไว้ซึ่งถูกใช้ในการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล แหล่งข้อมูลสามารถรวมไปถึงชื่อและตำแหน่งที่ตั้งของเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล ชื่อของโปรแกรมควบคุมฐานข้อมูล และข้อมูลที่ฐานข้อมูลต้องการเมื่อคุณเข้าสู่ระบบ)ภายนอกของคุณต้องใช้รหัสผ่าน (รหัสผ่าน: คำ วลี หรือสายอักขระที่ใช้ป้องกันการเข้าถึงฐานข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต เมื่อต้องการเข้าถึงฐานข้อมูล คุณจะต้องใส่รหัสผ่านที่ถูกต้อง)เพื่อเข้าถึงข้อมูล คุณสามารถกำหนดให้รหัสผ่านต้องถูกป้อนทุกครั้งที่ช่วงข้อมูลภายนอก (ช่วงข้อมูลจากภายนอก: ช่วงของข้อมูลที่ถูกนำเข้ามาในแผ่นงาน แต่ถูกสร้างขึ้นจากภายนอก Excel เช่น ในฐานข้อมูลหรือแฟ้มข้อความ ใน Excel คุณสามารถจัดรูปแบบข้อมูลหรือใช้ข้อมูลนั้นในการคำนวณได้เช่นเดียวกับข้อมูลอื่นๆ)ถูกฟื้นฟู

เมื่อช่วงข้อมูลภายนอกมีการขยายและได้ส่งกลับระเบียนเพิ่มเติม Excel สามารถเติมสูตรลงในคอลัมน์ที่ติดกันหรือภายในช่วงข้อมูลเพื่อให้สูตรยังคงอยู่ถัดจากข้อมูลที่เหมาะสม

คุณยังสามารถเลือกวิธีที่จะเพิ่มข้อมูลใหม่ไปยังแผ่นงาน

แสดงการตั้งชื่อช่วงข้อมูลภายนอก

Excel ตั้งชื่อช่วงข้อมูลภายนอกให้โดยอัตโนมัติดังต่อไปนี้

ถ้าแผ่นงานของคุณมีช่วงข้อมูลภายนอกมากกว่าหนึ่งช่วงที่มาจากแหล่งที่มาเดียวกัน ช่วงข้อมูลดังกล่าวจะมีหมายเลขกำกับ ตัวอย่างเช่น MyText, MyText_1, MyText_2 ฯลฯ

คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อช่วงข้อมูลภายนอกในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติของช่วงข้อมูล

 
 
นำไปใช้กับ:
Excel 2003, Office 2003, Excel