งานพื้นฐานใน Excel 2010

การเริ่มต้นใช้งาน Office 2010 ต่อไปนี้คืองานพื้นฐานบางอย่างที่คุณสามารถทำได้ใน Microsoft Excel 2010

ในบทความนี้


Excel คืออะไร

Excel คือโปรแกรมกระดาษคำนวณในระบบ Microsoft Office คุณสามารถใช้ Excel ในการสร้างและจัดรูปแบบสมุดงาน (คอลเลกชันของกระดาษคำนวณ) เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและทำการตัดสินใจทางธุรกิจด้วยความเข้าใจที่มากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสามารถใช้ Excel ในการติดตามข้อมูล, สร้างตัวแบบต่างๆ สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล, เขียนสูตรเพื่อทำการคำนวณข้อมูลนั้น, ทำ Pivot ข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ และนำเสนอข้อมูลแบบแผนภูมิที่มีลักษณะอย่างมืออาชีพได้อย่างหลากหลาย

สถานการณ์สมมติทั่วไปสำหรับการ Excel มีดังต่อไปนี้

  • บัญชี คุณสามารถใช้คุณลักษณะการคำนวณที่มีประสิทธิภาพของ Excel ในงบการเงินต่างๆ เช่น งบกระแสเงินสด งบรายได้ หรืองบกำไรขาดทุน
  • การจัดทำงบประมาณ ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้ในงานส่วนตัวหรือทางธุรกิจ คุณสามารถสร้างงบประมาณได้ทุกชนิดใน Excel เช่น แผนงบประมาณการตลาด งบประมาณกิจกรรม หรืองบประมาณการเกษียณ
  • การเรียกเก็บเงินและการขาย Excel ยังสามารถใช้ในการจัดการข้อมูลการเรียกเก็บเงินและการขายได้อีกด้วย และคุณสามารถสร้างฟอร์มที่จำเป็นต้องใช้ เช่น ใบแจ้งหนี้การขาย บันทึกการจัดส่ง หรือใบสั่งซื้อ ได้อย่างง่ายดาย
  • การรายงาน คุณสามารถสร้างรายงานชนิดต่างๆ ใน Excel ที่สะท้อนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลหรือสรุปข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น รายงานที่วัดประสิทธิภาพของโครงการ แสดงผลต่างระหว่างผลลัพธ์ที่ประมาณไว้และผลลัพธ์จริง หรือรายงานที่คุณสามารถใช้พยากรณ์ข้อมูลได้
  • การวางแผน Excel เป็นเครื่องมือที่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างแผนแบบมืออาชีพหรือตัววางแผนที่มีประโยชน์ ตัวอย่างเช่น แผนการเรียนประจำสัปดาห์ แผนการวิจัยตลาด แผนภาษีสิ้นปี หรือตัววางแผนที่ช่วยคุณจัดการมื้ออาหารประจำสัปดาห์ งานเลี้ยง หรือวันหยุดพักร้อน
  • การติดตาม คุณสามารถใช้ Excel เพื่อติดตามข้อมูลในใบบันทึกเวลาหรือรายการ ตัวอย่างเช่น ใบบันทึกเวลาสำหรับการติดตามการทำงาน หรือรายการสินค้าคงเหลือสำหรับติดตามอุปกรณ์
  • การใช้ปฏิทิน เนื่องจากพื้นที่ทำงานเป็นแบบเส้นตาราง Excel จึงเหมาะสำหรับการสร้างปฏิทินทุกชนิด ตัวอย่างเช่น ปฏิทินการศึกษาเพื่อติดตามกิจกรรมต่างๆ ในระหว่างปีการศึกษา หรือปฏิทินปีการเงินเพื่อติดตามกิจกรรมและหลักเป้าหมายทางธุรกิจ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การค้นหาและนำแม่แบบไปใช้

Excel 2010 ทำให้คุณสามารถนำแม่แบบที่มีอยู่แล้วภายในหรือแม่แบบที่คุณกำหนดเองไปใช้ได้ ตลอดจนค้นหาได้จากแม่แบบที่หลากหลายบน Office.com Office.com มีแม่แบบ Excel ที่เป็นที่ยอดนิยมซึ่งมีให้เลือกอย่างหลากหลาย รวมถึงแม่แบบงบประมาณด้วย

เมื่อต้องการค้นหาแม่แบบใน Excel 2010 ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

  1. บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก สร้าง
  2. ภายใต้ แม่แบบที่มีอยู่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • เมื่อต้องการนำแม่แบบที่คุณได้ใช้ล่าสุดไปใช้ใหม่ ให้คลิก แม่แบบล่าสุด จากนั้นคลิกแม่แบบที่คุณต้องการ แล้วคลิก สร้าง
  • เมื่อต้องการใช้แม่แบบของคุณเองที่คุณได้ติดตั้งไว้แล้ว ให้คลิก แม่แบบของฉัน จากนั้นคลิกแม่แบบที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง
  • เมื่อต้องการค้นหาแม่แบบบน Office.com ภายใต้ แม่แบบ Office.com ให้คลิกประเภทแม่แบบ จากนั้นให้เลือกประเภทแม่แบบที่คุณต้องการ แล้วคลิก ดาวน์โหลด เพื่อดาวน์โหลดแม่แบบจาก Office.com ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ

 หมายเหตุ    คุณยังสามารถค้นหาแม่แบบบน Office.com จากภายใน Excel ได้อีกด้วย ในกล่อง ค้นหาแม่แบบใน Office.com ให้พิมพ์คำที่ใช้ค้นหาอย่างน้อยหนึ่งคำ แล้วคลิกปุ่มลูกศรเพื่อค้นหา

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการค้นหาและนำแม่แบบไปใช้ ให้ดูที่ การสร้างสมุดงานใหม่

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างสมุดงานใหม่

  1. คลิกแท็บ แฟ้ม แล้วคลิก สร้าง
  2. ภายใต้ แม่แบบที่มีอยู่ ให้คลิก สมุดงานเปล่า
  3. คลิก สร้าง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างสมุดงาน ให้ดูที่ การสร้างสมุดงานใหม่

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การบันทึกสมุดงาน

  1. คลิกแท็บ แฟ้ม
  2. คลิก บันทึกเป็น
  3. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ในรายการ บันทึกเป็นชนิด ให้คลิก Excel Workbook
  4. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้ป้อนชื่อสมุดงานของคุณ

กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ของ Excel

  1. คลิก บันทึก เพื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การป้อนข้อมูลในแผ่นงาน

  1. คลิกเซลล์ที่คุณต้องการป้อนข้อมูล
  2. พิมพ์ข้อมูลในเซลล์
  3. กด ENTER หรือ TAB เพื่อย้ายไปยังเซลล์ถัดไป

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการป้อนข้อมูล ให้ดูที่ การป้อนข้อมูลในแผ่นงาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การจัดรูปแบบตัวเลข

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตัวเลข ให้คลิก ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ ที่อยู่ถัดจาก ตัวเลข (หรือเพียงกด CTRL+1)
    ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ ในกลุ่ม ตัวเลข
  3. ในรายการ ประเภท ให้คลิกรูปแบบที่คุณต้องการใช้ จากนั้นปรับการตั้งค่า ถ้าจำเป็น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้รูปแบบสกุลเงิน คุณสามารถเลือกสัญลักษณ์สกุลเงินอื่น แสดงตำแหน่งทศนิยมมากขึ้นหรือน้อยลง หรือเปลี่ยนวิธีการแสดงจำนวนลบได้
    กล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบตัวเลขและรูปแบบตัวเลขที่พร้อมใช้งาน ให้ดูที่ การจัดรูปแบบตัวเลขในแผ่นงาน หรือ รูปแบบตัวเลขที่พร้อมใช้งาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การใช้เส้นขอบเซลล์

  1. เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มเส้นขอบ
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แบบอักษร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก เส้นขอบ แล้วคลิก ลักษณะเส้นขอบที่คุณต้องการ

รูป Ribbon ของ Excel

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำการจัดรูปแบบไปใช้กับแผ่นงาน ให้ดูที่ การจัดรูปแบบแผ่นงาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างตาราง Excel

  1. บนแผ่นงาน ให้เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการรวมไว้ในตาราง เซลล์สามารถมีหรือไม่มีข้อมูลก็ได้
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ลักษณะ ให้คลิก จัดรูปแบบเป็นตาราง แล้วคลิกลักษณะตารางที่คุณต้องการ

กลุ่ม ลักษณะ บนแท็บ หน้าแรก

  1. ถ้าช่วงที่เลือกมีข้อมูลที่คุณต้องการแสดงเป็นส่วนหัวของตาราง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตารางของฉันมีส่วนหัวของตาราง ในกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเป็นตาราง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างตาราง ให้ดูที่ การสร้างตาราง Excel

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การแรเงาเซลล์

  1. เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการแรเงา
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แบบอักษร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก สีเติม รูปปุ่ม จากนั้น ภายใต้ สีของชุดรูปแบบ หรือ สีมาตรฐาน ให้คลิกสีที่คุณต้องการ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำการจัดรูปแบบไปใช้กับแผ่นงาน ให้ดูที่ การจัดรูปแบบแผ่นงาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การกรองข้อมูลของคุณ

  1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง
  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ตัวกรอง

กลุ่ม เรียงลำดับและกรอง บนแท็บ ข้อมูล

  1. คลิกลูกศร ลูกศรแบบหล่นลงต้วกรอง ในส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อแสดงรายการที่คุณสามารถเลือกตัวกรองได้
  2. เมื่อต้องการเลือกตามค่า ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย (เลือกทั้งหมด) ในรายการ การทำดังนี้จะเอาเครื่องหมายถูกออกจากกล่องกาเครื่องหมายทั้งหมด จากนั้น ให้เลือกเฉพาะค่าที่คุณต้องการเห็น แล้วคลิก ตกลง เพื่อให้แสดงผล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการกรองข้อมูล ให้ดูที่ การกรองข้อมูลโดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเรียงลำดับข้อมูลของคุณ

เมื่อต้องการเรียงลำดับข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็ว ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

  1. เลือกช่วงข้อมูล เช่น A1:L5 (หลายแถวและหลายคอลัมน์) หรือ C1:C80 (คอลัมน์เดียว) ช่วงอาจมีชื่อเรื่องที่คุณสร้างขึ้นเพื่อระบุคอลัมน์หรือแถวได้
  2. เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ
  3. คลิก รูปปุ่ม เพื่อทำการเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก (จาก A ไปยัง Z หรือจำนวนน้อยที่สุดไปยังจำนวนที่มากที่สุด)

ปุ่มเรียงลำดับอย่างรวดเร็วในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ในแท็บ ข้อมูล

  1. คลิก รูปปุ่ม เพื่อทำการเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย (จาก Z ไปยัง A หรือจากจำนวนที่มากที่สุดไปยังจำนวนที่น้อยที่สุด)

เมื่อต้องการเรียงลำดับตามเกณฑ์ที่เฉพาะเจาะจง ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

  1. เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในช่วงที่คุณต้องการเรียงลำดับ
  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก เรียงลำดับ

คำสั่งเรียงลำดับในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ในแท็บ ข้อมูล

กล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ จะปรากฏขึ้น

  1. ในรายการ เรียงลำดับตาม ให้เลือกคอลัมน์แรกที่คุณต้องการเรียงลำดับ
  2. ในรายการ เรียงลำดับ ให้เลือก ค่า สีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือ ไอคอนของเซลล์ อย่างใดอย่างหนึ่ง
  3. ในรายการ ลำดับ ให้เลือกลำดับที่คุณต้องการนำไปใช้ในการเรียงลำดับ ซึ่งได้แก่ การเรียงลำดับตัวอักษรหรือตัวเลขจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย (นั่นคือจาก A ไป Z หรือจาก Z ไป A สำหรับข้อความ หรือจากจำนวนน้อยไปหาจำนวนมากหรือจากจำนวนมากไปหาจำนวนน้อยสำหรับตัวเลข)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเรียงลำดับข้อมูล ให้ดูที่ การเรียงลำดับข้อมูลโดยใช้ตัวกรองอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างสูตร

  1. ในเซลล์ ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อเริ่มสูตร
  2. พิมพ์ตัวเลขและตัวดำเนินการรวมกัน ตัวอย่างเช่น 3+7
  3. ใช้เมาส์เพื่อเลือกเซลล์อื่นๆ (แทรกตัวดำเนินการระหว่างเซลล์) ตัวอย่างเช่น เลือก B1 แล้วพิมพ์เครื่องหมายบวก (+) เลือก C1 แล้วพิมพ์ + แล้วเลือก D1
  4. กด ENTER เมื่อคุณพิมพ์เสร็จแล้วเพื่อทำสูตรให้เสร็จสมบูรณ์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างสูตร ให้ดูที่ การสร้างสูตร

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างแผนภูมิจากข้อมูลของคุณ

  1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการใช้สร้างแผนภูมิ
  2. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม แผนภูมิ ให้คลิกชนิดแผนภูมิที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิกชนิดย่อยของแผนภูมิ
    รูป Ribbon ของ Excel
  3. ใช้ เครื่องมือแผนภูมิ เพื่อเพิ่มองค์ประกอบของแผนภูมิ เช่น ชื่อและป้ายชื่อข้อมูล และเพื่อเปลี่ยนแปลงการออกแบบ เค้าโครง หรือรูปแบบของแผนภูมิของคุณ
    เครื่องมือแผนภูมิ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างแผนภูมิ ให้ดูที่ การสร้างแผนภูมิจากข้อมูลของคุณ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การพิมพ์แผ่นงาน

  1. คลิกแผ่นงานหรือเลือกแผ่นงานที่คุณต้องการแสดงตัวอย่าง
  2. คลิก แฟ้ม แล้วคลิก พิมพ์

แป้นพิมพ์ลัด  คุณยังสามารถกด CTRL+P ได้อีกด้วย

หมายเหตุ    หน้าต่างแสดงตัวอย่างจะแสดงผลเป็นสีขาวดำเท่านั้น ไม่ว่าแผ่นงานของคุณจะมีสีหรือไม่ก็ตาม เว้นแต่คุณจะกำหนดค่าให้พิมพ์บนเครื่องพิมพ์สี

  1. เมื่อต้องการแสดงตัวอย่างหน้าถัดไปและหน้าก่อนหน้า ให้คลิก หน้าถัดไป และ หน้าก่อน ที่ด้านล่างของหน้าต่างแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
  2. เมื่อต้องการตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์ ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้
  • เมื่อต้องการเปลี่ยนเครื่องพิมพ์ ให้คลิกกล่องแบบหล่นลงภายใต้ เครื่องพิมพ์ และเลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการ
  • เมื่อต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ รวมถึงการเปลี่ยนการวางแนวหน้ากระดาษ ขนาดกระดาษ และระยะขอบกระดาษ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการภายใต้ การตั้งค่า
  • เมื่อต้องการปรับขนาดให้สามารถพิมพ์ทั้งแผ่นงานได้พอดีในหน้าเดียว ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการในกล่องแบบหล่นลงตัวเลือกการปรับขนาด
  1. เมื่อต้องการพิมพ์สมุดงาน ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้
  • เมื่อต้องการพิมพ์บางส่วนของแผ่นงาน ให้คลิกแผ่นงาน แล้วเลือกช่วงของข้อมูลที่คุณต้องการพิมพ์
  • เมื่อต้องการพิมพ์แผ่นงานทั้งหมด ให้คลิกแผ่นงานเพื่อเรียกใช้แผ่นงาน
  1. คลิก พิมพ์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการพิมพ์ ให้ดูที่ การพิมพ์แผ่นงาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเปิดใช้งานและใช้ Add-in

  1. คลิกแท็บ แฟ้ม
  2. คลิก ตัวเลือก แล้วคลิกประเภท Add-In
  3. ที่ใกล้ๆ ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Excel ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก Excel Add-in ไว้ในกล่อง จัดการ จากนั้นให้คลิก ไป
  4. ในกล่องโต้ตอบ Add-in ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจาก Add-in ที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก ตกลง
  5. ถ้า Excel แสดงข้อความที่ระบุว่าไม่สามารถเรียกใช้ Add-in นี้ได้และพร้อมท์ให้คุณทำการติดตั้ง ให้คลิก ใช่ เพื่อติดตั้ง Add-in นั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ Add-in ให้ดูที่ เริ่มต้นใช้งานด่วน: การเปิดใช้งานและใช้ Add-in

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Excel 2010