การเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในเอกสาร Office

หัวข้อนี้จะอธิบายว่าลายเซ็นดิจิทัลคืออะไร สามารถใช้ประโยชน์อะไรจากลายเซ็นดิจิทัลได้บ้าง และคุณสามารถใช้ลายเซ็นดิจิทัลใน Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 และ Microsoft Office PowerPoint 2007 ได้อย่างไร

ในบทความนี้


ลายเซ็นดิจิทัลคืออะไร

คุณสามารถเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในเอกสารด้วยเหตุผลหลายประการเหมือนกับที่คุณเซ็นชื่อลงในเอกสารที่ป็นกระดาษ ลายเซ็นดิจิทัลใช้เพื่อรับรองความถูกต้อง (ตรวจสอบสิทธิ์: ขั้นตอนการตรวจสอบว่า บุคคลและผลิตภัณฑ์นั้นเป็นไปอย่างที่กล่าวอ้าง ตัวอย่างเช่น การยืนยันถึงแหล่งที่มาและการรวมรหัสผู้เผยแพร่ของซอฟต์แวร์ได้ด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของลายเซ็นดิจิทัลที่ใช้ลงนามรหัส)ของข้อมูลดิจิทัล เช่น เอกสาร ข้อความอีเมล และแมโคร โดยใช้การเข้ารหัสลับคอมพิวเตอร์ ลายเซ็นดิจิทัลจะช่วยสร้างความมั่นใจได้ดังต่อไปนี้

  • ความถูกต้อง     ลายเซ็นดิจิทัลช่วยให้แน่ใจได้ว่าผู้เซ็นชื่อเป็นบุคคลที่ผู้เซ็นชื่ออ้าง
  • ความสมบูรณ์     ลายเซ็นดิจิทัลช่วยให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงหรือถูกทำให้เสียหายเนื่องจากมีการเซ็นชื่อแบบดิจิทัล
  • การป้องกันการปฏิเสธความรับผิดชอบต่อข้อมูล     ลายเซ็นดิจิทัลช่วยในการพิสูจน์ให้ทุกฝ่ายทราบถึงแหล่งที่มาของเนื้อหาที่มีลายเซ็น "การปฏิเสธความรับผิดชอบต่อข้อมูล" หมายถึงการที่ผู้เซ็นชื่อปฏิเสธความเกี่ยวข้องใดๆ กับเนื้อหาที่มีลายเซ็นนั้น

เมื่อต้องการสร้างความมั่นใจเหล่านี้ ผู้สร้างเนื้อหาจะต้องเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในเนื้อหาดังกล่าวโดยใช้ลายเซ็นที่เป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้

โปรแกรม ระบบ Microsoft Office 2007 จะตรวจหาเงื่อนไขเหล่านี้ให้คุณ และจะแจ้งเตือนถ้าพบปัญหาเกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่บทความวิธีการที่จะทำให้ทราบว่าลายเซ็นดิจิทัลเชื่อถือได้หรือไม่

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ลายเซ็นดิจิทัลสามารถใช้ในเอกสาร Office ได้อย่างไร

มีวิธีต่างกันสองวิธีที่คุณสามารถใช้ลายเซ็นดิจิทัลเพื่อเซ็นชื่อในเอกสาร Office ได้ คุณสามารถเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • เพิ่มบรรทัดลายเซ็นที่มองเห็นได้ลงในเอกสารเพื่อจับภาพลายเซ็นดิจิทัลอย่างน้อยหนึ่งลายเซ็นจากหน้าจอ
  • เพิ่มบรรทัดลายเซ็นที่มองไม่เห็นลงในเอกสาร

ความแตกต่างระหว่างวิธีสองวิธีนี้และรายละเอียดเกี่ยวกับการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในเอกสารของทั้งสองวิธีนี้จะอธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มบรรทัดลายเซ็นอย่างน้อยหนึ่งบรรทัดลงในเอกสาร

ระบบ Microsoft Office 2007 จะแนะนำความสามารถในการแทรกบรรทัดลายเซ็นลงในเอกสาร คุณสามารถแทรกบรรทัดลายเซ็นลงในเอกสาร Word และสมุดงาน Excel ได้เท่านั้น

บรรทัดลายเซ็นจะดูเหมือนตัวยึดลายเซ็นทั่วๆ ไปที่อาจปรากฏในเอกสารที่พิมพ์ แต่บรรทัดลายเซ็นจะทำงานต่างออกไป เมื่อบรรทัดลายเซ็นถูกแทรกลงในเอกสาร Office ผู้สร้างเอกสารจะสามารถระบุข้อมูลเกี่ยวกับผู้เซ็นชื่อที่ตั้งใจไว้ รวมทั้งคำแนะนำสำหรับผู้เซ็นชื่อ เมื่อสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารถูกส่งถึงผู้เซ็นชื่อที่ตั้งใจไว้ บุคคลผู้นี้จะเห็นบรรทัดลายเซ็นและการแจ้งให้ทราบว่าต้องการลายเซ็นจากเขา ผู้เซ็นชื่อสามารถคลิกบรรทัดลายเซ็นเพื่อเซ็นชื่อแบบดิจิทัลให้กับเอกสาร จากนั้นผู้เซ็นชื่อสามารถพิมพ์ลายเซ็น เลือกรูปดิจิทัลของตน หรือเขียนลายเซ็นโดยใช้คุณลักษณะการใช้หมึกของแท็บเล็ตพีซีได้ เมื่อผู้เซ็นชื่อเพิ่มลายเซ็นที่มองเห็นได้ของตนลงในเอกสาร ในเวลาเดียวกันลายเซ็นดิจิทัลจะถูกเพิ่มเพื่อรับรองความถูกต้องของรหัสประจำตัวของผู้เซ็นชื่อ หลังจากเอกสารได้รับการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลแล้ว จะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อป้องกันการปรับเปลี่ยนเนื้อหา

เอกสารที่มีบรรทัดลายเซ็นที่เซ็นชื่อแล้ว

ความสามารถในการจับลายเซ็นดิจิทัลโดยใช้บรรทัดลายเซ็นในเอกสาร Office ทำให้องค์กรสามารถใช้ในการดำเนินการการรับรองโดยไม่ต้องใช้กระดาษเหมือนกับการทำสัญญาหรือข้อตกลงอื่นๆ ซึ่งไม่เหมือนกับลายเซ็นบนกระดาษ ลายเซ็นดิจิทัลสามารถจัดให้มีบันทึกของสิ่งที่ถูกรับรองอย่างถูกต้องและอนุญาตให้ลายเซ็นสามารถที่จะถูกตรวจสอบได้ในอนาคต

เมื่อต้องการเพิ่มบรรทัดลายเซ็นลงในเอกสาร

  1. วางตัวชี้ในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มบรรทัดลายเซ็นในเอกสารของคุณ
  2. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้ชี้ไปยังลูกศรที่ติดกับ บรรทัดลายเซ็น แล้วคลิก บรรทัดลายเซ็นของ Microsoft Office
  3. ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าลายเซ็น ให้พิมพ์ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่จะเซ็นชื่อบนบรรทัดลายเซ็น ข้อมูลนี้จะแสดงโดยตรงภายใต้บรรทัดลายเซ็นในเอกสาร ให้เลือกทำดังต่อไปนี้
    • พิมพ์ชื่อของผู้เซ็นชื่อในกล่อง ผู้เซ็นชื่อที่แนะนำ
    • พิมพ์ตำแหน่งในองค์กร (ถ้ามี) ของผู้เซ็นชื่อในกล่อง ตำแหน่งของผู้เซ็นชื่อที่แนะนำ
    • พิมพ์ที่อยู่อีเมล (ถ้ามี) ของผู้เซ็นชื่อในกล่อง ที่อยู่อีเมลของผู้เซ็นชื่อที่แนะนำ
  4. ถ้าคุณต้องการจัดเตรียมคำแนะนำไว้ให้แก่ผู้เซ็นชื่อ ให้พิมพ์คำแนะนำเหล่านี้ในกล่อง คำแนะนำสำหรับผู้เซ็นชื่อ คำแนะนำดังกล่าวจะแสดงในกล่องโต้ตอบ ลายเซ็น ที่ผู้เซ็นชื่อใช้เพื่อเซ็นชื่อในเอกสาร
  5. ถ้าคุณต้องการให้ผู้เซ็นชื่อสามารถเพิ่มข้อคิดเห็นไปพร้อมกับลายเซ็นได้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ให้ผู้เซ็นชื่อเพิ่มข้อคิดเห็นลงในกล่องโต้ตอบ 'การเซ็นชื่อ'
  6. ถ้าคุณต้องการแสดงวันที่ที่เพิ่มลายเซ็นลงในบรรทัดลายเซ็น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงวันที่เซ็นชื่อในบรรทัดลายเซ็น
  7. คลิก ตกลง
  8. เมื่อต้องการเพิ่มบรรทัดลายเซ็นเพิ่มเติม ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 ถึง 7

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เซ็นชื่อบนบรรทัดลายเซ็นในเอกสาร

เมื่อคุณเซ็นชื่อบนบรรทัดลายเซ็นในเอกสาร Office นั่นเท่ากับว่าคุณได้เพิ่มทั้งการแสดงที่มองเห็นได้ของลายเซ็นของคุณและลายเซ็นดิจิทัล

  1. ในเอกสาร ให้คลิกสองครั้งที่บรรทัดลายเซ็นในตำแหน่งที่ต้องการลายเซ็นของคุณ
  2. ในกล่องโต้ตอบ การเซ็นชื่อ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • เมื่อต้องการเพิ่มลายเซ็นรุ่นที่พิมพ์ออกมาของคุณ ให้พิมพ์ชื่อของคุณลงในกล่องถัดจาก X
    • เมื่อต้องการเลือกรูปลายเซ็นที่เขียนขึ้นของคุณ ให้คลิก เลือกรูป ในกล่องโต้ตอบ เลือกรูปลายเซ็น ค้นหาตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มรูปลายเซ็นของคุณ เลือกแฟ้มที่คุณต้องการ แล้วคลิก เลือก
    • เพิ่มลายเซ็นแบบลายมือ (เฉพาะผู้ใช้ แท็บเล็ตพีซี) เซ็นชื่อของคุณในกล่องถัดจาก X ด้วยการใช้คุณลักษณะการใช้หมึก
    • คลิก เซ็นชื่อ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นลงในเอกสาร

ถ้าคุณไม่ต้องการแทรกบรรทัดลายเซ็นที่มองเห็นได้ลงในเอกสาร แต่คุณยังคงต้องการให้ความมั่นใจเกี่ยวกับความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และที่มาของเอกสาร คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่ไม่สามารถมองเห็นได้ลงในเอกสาร คุณสามาถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นลงในเอกสาร Word สมุดงาน Excel และงานนำเสนอ PowerPoint

ลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นจะแตกต่างกับบรรทัดลายเซ็นของ Office คือ ลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นจะไม่สามารถมองเห็นได้ภายในเนื้อหาของเอกสาร แต่ผู้รับเอกสารดังกล่าวสามารถรู้ได้ว่าเอกสารนั้นได้รับการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลด้วยการแสดงลายเซ็นดิจิทัลของเอกสารหรือด้วยการมองหาปุ่ม ลายเซ็น บนแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าจอ

ปุ่มลายเซ็นบนแถบสถานะ

หลังจากที่เอกสารได้รับการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลแล้ว เอกสารจะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อป้องกันการปรับเปลี่ยน

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม ให้ชี้ไปที่ จัดเตรียม จากนั้นคลิก เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล
  2. ถ้าคุณต้องการกำหนดวัตถุประสงค์ของคุณในการเซ็นเอกสาร ให้พิมพ์ข้อมูลนี้ลงในกล่องภายใต้ วัตถุประสงค์ในการเซ็นเอกสารนี้ ในกล่องโต้ตอบ การเซ็นชื่อ
  3. คลิก เซ็นชื่อ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007