5 วิธีเพื่อการหาค่าของข้อมูลซ้ำๆ

ใช้ได้กับ
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Excel 97, 2000, และ 2002

โลโก้มิสเตอร์ Excel บทความนี้ได้นำมาจาก MrExcel.com เข้าไปเยี่ยมชมได้ที่ Web site MrExcel.com สำหรับคำแนะนำต่างๆและเคล็ดลับอีกมากมาย

ขอเกริ่นนำเล็กน้อย ในทุกๆ เดือนคุณต้องสร้างรายการและในแต่ละรายการก็จะต้องมีเลขบัญชีเกิดขึ้นมามากมายในหลายช่วงเวลา เมื่อถึงสิ้นเดือน คุณคงต้องการ การจัดระเบียบข้อมูลทางบัญชี รวมข้อมูลต่างๆ

อย่างน้อยที่สุดก็มี 5 วิธีในการจัดการสิ่งเหล่านี้ได้ และต่อไปนี้จะสอนให้รู้จักกับ ทั้ง 5 วิธี

 หมายเหตุ   ชุดข้อมูลตัวอย่างจะมีเลขที่บัญชีในคอลัมน์ A และจำนวนเงินในคอลัมน์ B ช่วงข้อมูลคือ A2:B100 ( A2 ถึง B100) และขณะนี้ยังไม่มีการจัดเรียงข้อมูล

วิธีที่ 1 : การสร้างประโยค IF ร่วมกับการวางแบบพิเศษ

ตัวอย่าง

มีขั้นตอนดังต่อไปนี้ :

  1. เรียงลำดับข้อมูลบัญชี(คอลัมน์ A)
  2. สร้างสูตรลงในคอลัมน์ C และทำการลากข้อมูลเพื่อให้ได้รวมข้อมูลของบัญชีอื่นๆด้วย ดังตัวอย่าง ในเซลล์ C2: มีสูตรดังนี้
=IF(A2=A1,C1+B2,B2)
  1. สร้างสูตรในคอลัมน์ D สูตรนี้จะระบุรายการแบบเจาะจง ดังตัวอย่าง ในเซลล์ D2: มีสูตรดังนี้
=IF(A2=A3,FALSE,TRUE)
  1. คัดลอกสูตรใน C2 และ D2 ลงในแถวทั้งหมดของคุณ
  2. คัดลอก C2 ถึง D100 ขณะที่ช่วงนี้ยังคงถูกเลือกอยู่ ให้คลิก วางแบบพิเศษ บนเมนู แก้ไข คลิก ค่า และ คลิก ตกลง เพื่อเปลี่ยนสูตรคำนวณในช่วง C2 ถึง D100 ให้เป็นค่า
  3. โดยเรียงลำดับค่าในคอลัมน์ D จากมากไปหาน้อย
  4. สำหรับแถวที่คอลัมน์ D มีค่าเป็น TRUE คุณจะได้รายการเลขที่บัญชีที่ไม่ซ้ำในคอลัมน์ A และรวมข้อมูลสุดท้ายสำหรับเลขที่บัญชีนั้นจะอยู่ในคอลัมน์ C

ข้อดี    วิธีนี้เร็ว ทั้งหมดนี้ต้องการเพียง ไหวพริบ ในการเขียน คำสั่ง IF

ข้อเสีย     ยังมีวิธีอื่นหลายวิธีที่ดีกว่าวิธีนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีที่ 2 : ใช้ตัวกรองขั้นสูง เพื่อหารายการบัญชีที่ไม่ซ้ำ

ตัวอย่าง

วิธีนี้นำมาใช้เพื่อให้ได้รายการเลขที่บัญชีที่ไม่ซ้ำ:

  1. ลากแถบสีเทาในช่วง A1:A100( A1 ถึง A100)
  2. บนเมนู ข้อมูล ชี้ไปที่ ตัวกรอง และคลิกที่ ตัวกรองขั้นสูง
  3. คลิก คัดลอกไปที่ตำแหน่งอื่น
  4. เลือก กล่องกาเครื่องหมาย เฉพาะระเบียนที่แตกต่างเท่านั้น
  5. Incorrect translation: เลือกส่วนที่ว่างของแผ่นงานที่คุณต้องการให้รายการที่ไม่ซ้ำนี้ปรากฏ พิมพ์ตำแหน่งนี้ในกล่อง คัดลอก ไปที่

 หมายเหตุ   กล่อง คัดลอกไปที่ จะเป็นสีเทาจนกว่าคุณคลิก คัดลอกไปที่ตำแหน่งอื่น

  1. คลิก ตกลง เลขบัญชีตัวนี้ จะปรากฏในตำแหน่งที่คุณใส่ไว้
  2. ป้อนข้อมูลการเปลี่ยนแปลง อาร์เรย์สูตร การจัดทำเช่นนี้ทำให้คุณสามารถได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

Pros    วิธีนี้เร็วกว่าวิธีที่ 1 ไม่ต้องเรียงข้อมูล

Cons    สูตรอาร์เรย์หลังจากที่คุณสร้างขึ้นจะทำให้หัวหมุนได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีที่ 3 : การใช้คำสั่งรวมข้อมูล

ตัวอย่าง

วิธีนี้จะใช้คำสั่งรวมข้อมูล สิ่งที่คำสั่งต้องการคือ : ตัวเลขทางบัญชีจะอยู่ทางด้านซ้ายของรวมข้อมูล คุณจะต้องตั้งหัวข้อให้อยู่เหนือในแต่ละคอลัมน์ คุณต้องกำหนดชื่อช่วงให้แก่กลุ่มเซลล์ที่ประกอบด้วยเลขบัญชีที่อยู่ในคอลัมน์ซ้ายและหัวข้อทั้งหมดที่อยู่ด้านบน ดังตัวอย่างนี้ ช่วงที่กล่าวถึงคือ A1:B100 (A1 ถึง B100)

  1. เน้นช่วง A1:B100
  2. กำหนดชื่อช่วงให้พื้นที่วางผลลัพธ์โดยการคลิกในกล่อง ชื่อ (ทางด้านซ้ายของแถบสูตรการคำนวณ) และพิมพ์ชื่อ TotalMe (หรืออีกทางหนึ่ง บนเมนู แทรก คลิก ชื่อ)
  3. ใส่ตัวชี้เซลล์ลงในที่ว่างของแผ่นงาน
  4. บน เมนู ข้อมูล คลิก รวมข้อมูล
  5. ใน การอ้างถึง ข้อมูล พิมพ์ลงในส่วนของรวมข้อมูลของฉัน
  6. ภายใต้ ใช้ป้ายชื่อจาก ให้เลือกทั้ง แถวด้านบน และ คอลัมน์ด้านซ้าย
  7. คลิก ตกลง

Pros    ไม่จำเป็นต้องเรียงข้อมูล คุณสามารถทำได้โดยใช้ชุดแป้นพิมพ์ลัดโดยกด ALT+D+N (ชื่อช่วง), ALT+T, ALT+L, ENTER ทำได้ไม่ยาก ถ้าคุณเลือกช่วงคอลัมน์เป็น 12 เดือน คำตอบที่ได้จะให้รวมข้อมูลสำหรับแต่ละเดือนเช่นกัน

Cons    ถ้าคุณใช้คำสั่ง รวมข้อมูล อีกครั้งบนแผ่นงานเดิม คุณจำเป็นต้องล้างค่าชื่อช่วงเก่าออกจาก กล่องการอ้างอิงทั้งหมดก่อนโดยใช้แป้นDELETE ให้คงตัวเลขทางบัญชีไว้ เพื่อทำการคำนวณในครั้งต่อไป วิธีนี้จะทำงานช้ากว่า PivotTable หากข้อมูลมีมากกว่า 10,000 ระเบียน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีที่ 4 : การใช้คำสั่งรวมข้อมูลย่อย

ตัวอย่าง

ขอเสนอผู้ช่วยฝีมือดีอีกตัวหนึ่ง แต่เนื่องจากผลลัพธ์ข้อมูลจัดการได้ไม่ง่าย คุณจึงอาจใช้วิธีนี้น้อยกว่าการใช้คำสั่ง รวมข้อมูล

  1. ให้เรียงลำดับคอลัมน์ A จากน้อยไปหามาก
  2. เลือกเซลล์ใดๆ ในช่วงข้อมูล
  3. บนเมนู ข้อมูล คลิก ผลรวมย่อย
  4. โดยค่าพื้นฐานแล้ว Excel จะให้ทำข้อมูลจนถึงคอลัมน์สุดท้ายในการทำรวมข้อมูลย่อย ทำให้คุณไม่ต้องเลื่อนบ่อย ๆ ในการทำงาน เพิ่มรวมข้อมูลที่ ให้คุณเลือกรายการที่ต้องการ
  5. คลิก ตกลง Excel จะแทรกแถวใหม่เมื่อมีการเปลี่ยนหมายเลขบัญชี พร้อมคำนวณผลรวมย่อยให้

หลังจากที่คุณได้รวมข้อมูลย่อยแล้วคุณจะเห็นเครื่องหมายเล็กๆ หมายเลข 1หมายเลข 2 และ หมายเลข 3 จะปรากฏปุ่มอยู่ด้านล่างกล่อง คลิกบน หมายเลข 2 จะเห็นรวมข้อมูลทั้งหมด1แถวและรวมข้อมูลย่อยบัญชี คลิกบน 3 เพื่อดูรายละเอียดทั้งหมด

เป็นมืออาชีพ    เยี่ยม เหมาะสำหรับการทำรายงานสรุปรวมและยังมีการคั่นหลังจากสิ้นสุดการคำนวณในแต่ละอันอีกด้วย

Cons    ในการทำรวมข้อมูลย่อยข้อมูลต้องเรียงลำดับเสียก่อน ทำให้ช้าลงหากข้อมูลมีเป็นจำนวนมาก คุณต้องใช้คำสั่ง ไปที่ (เมนู แก้ไข ) จากนั้นคลิก พิเศษ เพื่อเลือกเฉพาะเซลล์ที่แสดงอยู่เมื่อนั้นคุณสามารถย้ายผลรวมไปยังที่อื่นได้ คุณต้องใช้คำสั่ง ผลรวมย่อย (เมนู ข้อมูล) จากนั้นคลิก เอาออกทั้งหมด แล้วคุณจะได้ข้อมูลกลับมาเหมือนเดิม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีที่ 5 : การใช้ PivotTable

ตัวอย่าง

PivotTables คือเครื่องมือที่มีความสามารถสูงช่วยในการแก้ปัญหาได้ โดยข้อมูลของคุณไม่จำเป็นต้องมีการเรียงข้อมูลมาก่อน คอลัมน์ที่เป็นตัวเลขสามารถจัดให้อยู่ทางด้านซ้ายหรือด้านขวาของตัวเลขทางบัญชีได้ คุณสามารถดึงข้อมูลทางบัญชีจากแผ่นงานปัจจุบันหรือ ข้ามไปยังแผ่นงานอื่นก็ได้

  1. เลือกเซลล์ใดๆภายในขอบเขตข้อมูล
  2. บนเมนู ข้อมูล คลิก รายงาน PivotTable และ PivotChart
  3. คลิก ถัดไป หน้าจอแสดงค่าพื้นฐานในการสร้างรายงานให้ผู้ใช้ยอมรับในขั้นตอนที่1
  4. ในขั้นตอนที่2 ทำให้แน่ใจว่าช่วงข้อมูลที่เลือกไว้ถูกต้องหรือไม่(ซึ่งเป็นปกติของการตรวจสอบ) หลังจากนั้น คลิก ถัดไป
  5. คลิกปุ่ม เค้าโครง ในขั้นที่ 3 (ผู้ใช้ Excel 97 จะไปที่เค้าโครงในขั้นที่ 3 โดยอัตโนมัติ)
  6. ในกล่องโต้ตอบ เค้าโครง ลากปุ่ม บัญชี จากด้านขวามาไว้ในพื้นที่ แถว
  7. ลากปุ่ม จำนวน จากด้านขวามาไว้ในพื้นที่ ข้อมูล
  8. คลิก ตกลง (หากเป็น Excel 97 ให้คลิก ถัดไป)
  9. ระบุว่าคุณต้องการแสดงผลลัพธ์ไว้ในแผ่นงานใหม่ หรือในส่วนที่ระบุของแผ่นงานที่มีอยู่แล้ว จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น

ข้อดี     รวดเร็ว เปลี่ยนแปลงได้ ความสามารถสูง ทันใจ แม้ข้อมูลจำนวนมาก

ข้อเสีย    ความกังวลลงได้ค่อนข้างมาก

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Excel 2003