การสร้างสูตรให้เร็วยิ่งขึ้นในโปรแกรม Excel 2002

ปรับใช้กับ
Microsoft Access 2002

โปรแกรม Microsoft Excel 2002 มาพร้อมกับเครื่องมือใหม่ ๆ เพิ่มเติม ที่จะช่วยให้คุณสร้างสูตรต่าง ๆ เพื่อการใช้ฟังก์ชันของโปรแกรมให้ได้เร็วขึ้น และง่ายขึ้นกว่าแต่ก่อน

ไม่ใช่แค่ผลรวมอัตโนมัติ — AutoAverage, AutoCount และอื่น ๆ!

โปรแกรม Excel ในรุ่นก่อนนี้ รวมปุ่มผลรวมอัตโนมัติไว้ด้วย ปุ่มนี้จะช่วยให้คุณสามารถคำนวณค่าในช่วงหนึ่งของเซลล์ ได้ด้วยการคลิกที่ปุ่ม ตอนนี้ การคลิกที่ปุ่มเดียวกันนี้ ยังจะเปิดโอกาสให้คุณหาค่าเฉลี่ย จำนวนนับ หรือรับค่าต่ำสุดหรือสูงสุดในเซลล์ช่วงหนึ่ง ๆ ที่เลือกได้โดยอัตโนมัติ เพียงแค่เลือกช่วงของค่าที่ต้องการ และคลิกลูกศรบนปุ่ม ผลรวมอัตโนมัติ และคลิกการดำเนินการที่คุณต้องการ เช่น — ผลรวม, ค่าเฉลี่ย, จำนวน, ค่ามากที่สุด หรือ ค่าน้อยที่สุด

ผลรวมอัตโนมัติที่ปรับปรุงให้ดีขึ้น

เข้าสู่อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชันได้อย่างสบายใจ — ScreenTips จะคอยช่วยเหลือ!

ตอนนี้ เมื่อคุณเริ่มพิมพ์สูตรที่รวมฟังก์ชันไว้ภายในด้วย โปรแกรม Excel จะช่วยเหลือคุณได้ด้วยการแสดงผลลูกเล่นหน้าจอ ลูกเล่นหน้าจอนี้จะแสดงอาร์กิวเมนต์ที่จำเป็นสำหรับฟังก์ชัน ทุกครั้งที่คุณเข้าสู่อาร์กิวเมนต์ อาร์กิวเมนต์ถัดไปในฟังก์ชันจะถูกเน้นให้สว่างขึ้น นอกจากนั้น หากคุณคลิกที่ชื่อฟังก์ชันในลูกเล่นหน้าจอ หัวข้อวิธีใช้พร้อมรายละเอียดเพิ่มเติม และตัวอย่างการใช้ฟังก์ชันนั้น ก็จะปรากฏ

ลูกเล่นหน้าจอที่แสดงผลอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน

ให้โปรแกรม Excel บอกตำแหน่งข้อผิดพลาด

โปรแกรม Excel 2002 เหมือนกับฟังก์ชันการสะกดและไวยากรณ์ เพราะภายในโปรแกรมนี้ มีฟังก์ชันการตรวจสอบข้อผิดพลาดรวมอยู่ด้วย คุณสามารถเริ่มต้นใช้การตรวจสอบข้อผิดพลาดได้ด้วยตัวเอง โดยการคลิกที่คำว่า ตรวจสอบการผิดพลาด บนเมนู เครื่องมือ ฟังก์ชันนี้จะตรวจสอบความถูกต้องของสูตรสำหรับทุกค่าที่เกิดข้อผิดพลาด รวมถึงตัวเลขที่จัดเก็บในรูปของข้อความ หรือสูตรที่อ้างอิงถึงเซลล์ว่าง และอื่น ๆ

เมื่อเปิดใช้งานการตรวจสอบข้อผิดพลาดแบบเบื้องหลัง (กำหนดเป็นค่าเริ่มต้นไว้แล้ว) คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นการตรวจสอบข้อผิดพลาดด้วยตนเอง โปรแกรม Excel จะแสดงให้ทราบว่า สูตรใดสูตรหนึ่งไม่ได้ปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ ด้วยการวางรูปสามเหลี่ยมสีเขียวไว้ในเซลล์ที่เป็นไปได้ว่า อาจมีข้อผิดพลาด หากคุณเลือกเซลล์ สมาร์กแท็ก ตัวเลือกการตรวจสอบข้อผิดพลาด ก็จะแสดงผล และคุณสามารถคลิกที่ลูกศรบนสมาร์กแท็กนั้น เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม หรือดูรายการตัวเลือกต่าง ๆ เช่น คำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดนี้, แสดงขั้นตอนการคำนวณ และ ละเว้นข้อผิดพลาด

ตัวบ่งชี้ข้อผิดพลาดภายในเซลล์

โปรแกรม Excel ยังประกอบด้วยเครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของสูตร ถือเป็นตัวเลือกหนึ่งที่ช่วยให้คุณติดตามเซลล์อ้างอิงในรูปของกราฟิก (เซลล์พร้อมสูตรที่อ้างถึงเซลล์ที่คุณกำลังตรวจสอบความถูกต้อง) และเซลล์ที่ถูกอ้างอิง (เซลล์ที่เซลล์ที่คุณกำลังตรวจสอบความถูกต้องอ้างอิงถึง) ในภาพประกอบต่อไปนี้ ตัวบ่งชี้สีฟ้าจะชี้ไปที่เซลล์อ้างอิง หรือเซลล์ที่ถูกอ้างอิง

แผ่นงานพร้อมลูกศรติดตาม

เราจะแนะนำฟังก์ชันได้หรือไม่

พิมพ์คำถามในภาษาของคุณ ลงในกล่องโต้ตอบ แทรกฟังก์ชัน และโปรแกรม Excel จะแสดงรายการฟังก์ชันต่าง ๆ ที่น่าจะตรงกับความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่น พิมพ์คำว่า "how do I calculate monthly payments on a loan" และโปรแกรม Excel จะแนะนำให้ใช้ฟังก์ชัน PMT (ที่ทำหน้าที่คำนวณการชำระเงินกู้) หรือฟังก์ชัน NPER (ซึ่งจะแสดงระยะเวลาสำหรับการลงทุน)

กล่องโต้ตอบแทรกฟังก์ชัน

ตัดและวางตัวอย่างฟังก์ชันจากวิธีใช้ออนไลน์

ในขณะนี้ วิธีใช้ออนไลน์ได้เสนอความช่วยเหลือให้กับคุณได้มากยิ่งขึ้น! ลองค้นหาฟังก์ชัน และดูตัวอย่างที่ด้านล่างของบานหน้าต่างวิธีใช้ คุณสามารถทำได้แม้กระทั่งการตัดและวางตัวอย่าง ที่รวมสูตรและข้อมูล ได้โดยตรงจากวิธีใช้ ลงบนแผ่นงาน และเฝ้าดูขณะที่โปรแกรมคำนวณ จนท้ายที่สุด จะเห็นว่า ฟังก์ชันต่าง ๆ ทำงานได้ดียิ่งขึ้นเพียงใด ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงให้เห็นภาพของตัวอย่างดังกล่าว

ตัวอย่างวิธีใช้

ดูผลลัพธ์ในเซลล์โดยไม่ต้องเลื่อนดู

ตัวเลือก Watch Window คือหน้าต่างแยกเดี่ยว ๆ ที่ช่วยให้คุณสามารถใช้ดูสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นในเซลล์ โดยไม่จำเป็นต้องเลื่อนเข้าออกภายในเซลล์เหล่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณกำลังป้อนข้อมูลลงในแถวที่ 162 ที่อาจกระทบต่อผลลัพธ์ของสูตรในเซลล์ A10 แทนที่จะเลื่อนกลับไปที่เซลล์ A10 เพื่อดูผลลัพธ์ของสูตร คุณสามารถ "เฝ้าดู" ค่าของเซลล์ที่เปลี่ยนไปจากภายในหน้าต่างนี้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ ณ ตำแหน่งใดบนแผ่นงาน คุณสามารถแม้กระทั่งดูค่าบนแผ่นงานอื่น ๆ หรือในสมุดงานเล่มอื่น นอกจากนั้น คุณยังสามารถคลิกที่การอ้างอิงเซลล์ใน Watch Window เพื่อย้ายสิ่งที่คุณเลือกไปยังเซลล์ที่คุณกำลังเฝ้าดู ถ้าต้องการดูเซลล์ คุณเพียงแค่คลิกขวาที่เซลล์ และคลิก Add Watch

Watch window

ประเมินสูตรในแต่ละครั้ง

แม้เมื่อป้อนสูตรได้อย่างถูกต้อง ลำดับของฟังก์ชันหรือการดำเนินการอาจจะไม่ถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ คุณลักษณะ Evaluate Formula พร้อมสำหรับการคำนวณส่วนต่าง ๆ ของสูตร โดยเฉพาะสูตรแบบซ้อน ในลำดับที่สูตรจะทำหน้าที่ประเมิน จนคุณสามารถดูรายละเอียดในส่วนเฉพาะของสูตรที่อาจไม่ทำงานในแบบที่คุณคาดหวังให้เป็น

การประเมินสูตรเหมือนกับการใช้เครื่องมือถอดรหัสในสภาพแวดล้อมของโปรแกรม คุณลักษณะนี้เปิดโอกาสให้คุณก้าวเข้าหรือก้าวออกจากแต่ละส่วนของสูตร และประเมินส่วนที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น คุณมีสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ D5 ดังต่อไปนี้:

=IF(AVERAGE(B2:B5)<50,SUM(C2:C5),0)

สูตรนี้กล่าวว่า ถ้าค่าเฉลี่ยของค่าในเซลล์ B2 ถึง B5 น้อยกว่า 50 ย่อมทำให้ผลรวมของค่าในเซลล์ C2 ถึง C5 กลายเป็น 0

คุณสามารถใช้คุณลักษณะ Evaluate Formula เพื่อดูสูตรที่ประเมินนิพจน์หนึ่งในแต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเปิดกล่องโต้ตอบ Evaluate Formula เป็นครั้งแรก คุณจะเห็นสูตรพร้อมนิพจน์แรกที่ขีดเส้นใต้ในลักษณะนี้:

=IF(AVERAGE(B2:B5)<50,SUM(C2:C5),0)

เมื่อคุณคลิกที่คำว่า Evaluate นิพจน์ที่ขีดเส้นใต้จะถูกคำนวณ และผลลัพธ์จะปรากฏดังที่เห็นนี้ (สมมุติว่า ค่าใน B2:B5 คือ 51, 49,39 และ 68):

=IF(51.75<50,SUM(C2:C5),0)

คลิกที่คำว่า Evaluate อีกครั้ง และจะเห็นว่า เนื่องจาก 51.75 นั้นมากกว่า 50 นิพจน์นั้นจึงประเมินเป็น FALSE:

=IF(FALSE,SUM(C2:C5),0)

และเนื่องจากนิพจน์ประเมินเป็น FALSE นิพจน์ทั้งหมดจึงประเมินเป็นศูนย์

ถ้าต้องการประเมินสูตร ให้ชี้ไปที่คำว่า Formula Auditing บนเมนู เครื่องมือ และคลิกที่คำว่า Evaluate Formula

 หมายเหตุ   ตัวเลือกที่ชื่อ แสดงขั้นตอนการคำนวณ จะนำมาใช้ได้เมื่ออยู่บนเมนูสมาร์ทแท็ก ตัวเลือกการตรวจสอบข้อผิดพลาด ตัวเลือกนี้คล้ายกับตัวเลือก Evaluate Formula แตกต่างกันเฉพาะข้อที่ว่า นิพจน์แรกจะถูกประเมินเรียบร้อยแล้วเมื่อกล่องโต้ตอบแสดงผล