| คำเตือน: คุณกำลังพยายามที่จะดูเพจนี้ด้วยรุ่นของเว็บเบราว์เซอร์ที่ไม่สนับสนุน เว็บไซต์นี้จะทำงานได้ดีที่สุดกับ Microsoft Internet Explorer 6.0 หรือรุ่นใหม่กว่าหรือ Firefox 1.5 หรือ Netscape Navigator 8.0 หรือรุ่นใหม่กว่า ศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับเบราว์เซอร์ที่สนับสนุน การเริ่มใช้ Access 2003
นำไปใช้กับ: Microsoft Office Access 2003
คุณสามารถเริ่มการใช้ Microsoft Office Access 2003 ได้หลายวิธีด้วยกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของคุณ
คุณสามารถใช้ฐานข้อมูล Microsoft Access 2000 (ฐานข้อมูล Microsoft Access: ชุดของข้อมูลและวัตถุ (เช่น ตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม) ที่สัมพันธ์กับหัวข้อหรือจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง โดยมี Microsoft Jet database engine จัดการกับข้อมูล) หรือโครงการ Access 2000 (โครงการ Microsoft Access: แฟ้ม Access ที่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Microsoft SQL Server และใช้ในการสร้างโปรแกรมประยุกต์แบบไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์ แฟ้มโครงการจะไม่มีวัตถุข้อมูลหรือวัตถุที่ยึดตามข้อกำหนดของข้อมูล เช่น ตาราง และ มุมมอง) ได้ทั้งใน Access 2003 และ Access 2000 แม้ว่าแฟ้มนั้นจะเป็นฐานข้อมูล Access ที่สนับสนุนการรักษาความปลอดภัยก็ตาม และถ้าคุณต้องการทำให้ผู้ใช้ Access 97 หรือรุ่นก่อนหน้าสามารถใช้งานฐานข้อมูล Access ได้ ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งกระบวนงาน
ถ้าฐานข้อมูล Microsoft Access (ฐานข้อมูล: กลุ่มของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวเรื่องหรือวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งภายในฐานข้อมูล ข้อมูลที่เกี่ยวกับเอนทิตีเฉพาะ เช่น พนักงานหรือใบสั่งซื้อจะถูกจัดประเภทเข้าไปในตาราง ระเบียน และเขตข้อมูล) ของคุณอยู่ในแฟ้มเดียว และคุณต้องการใช้ฐานข้อมูลนั้นใน Microsoft Access หลายๆ รุ่น ให้แปลงฐานข้อมูลนั้นเป็นโปรแกรมประยุกต์แบบ Front-End/Back-End (โปรแกรมประยุกต์แบบ Front-end/Back-end: โปรแกรมประยุกต์ที่ประกอบด้วยแฟ้มฐานข้อมูล "back-end" ที่มีตารางต่างๆ และสำเนาของแฟ้มฐานข้อมูล "front-end" ที่มีวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมดซึ่งมีการเชื่อมโยงไปยังตาราง "back-end") ซึ่งข้อมูลจะยังคงเป็น Access รุ่นเก่าที่สุด และคุณจะใช้ส่วน Front End ที่ได้ถูกแปลงเป็น Access 2000 หรือ Access 2003
ถ้าฐานข้อมูล Microsoft Access (ฐานข้อมูล: กลุ่มของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวเรื่องหรือวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งภายในฐานข้อมูล ข้อมูลที่เกี่ยวกับเอนทิตีเฉพาะ เช่น พนักงานหรือใบสั่งซื้อจะถูกจัดประเภทเข้าไปในตาราง ระเบียน และเขตข้อมูล) ของคุณเป็น โปรแกรมประยุกต์แบบ Front-End/Back-End (โปรแกรมประยุกต์แบบ Front-end/Back-end: โปรแกรมประยุกต์ที่ประกอบด้วยแฟ้มฐานข้อมูล "back-end" ที่มีตารางต่างๆ และสำเนาของแฟ้มฐานข้อมูล "front-end" ที่มีวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมดซึ่งมีการเชื่อมโยงไปยังตาราง "back-end") คุณเพียงแค่แปลงส่วน Front End ให้เป็นรูปแบบแฟ้ม Access 2000 หรือ Access 2002-2003 เท่านั้น
คุณสามารถเปิดฐานข้อมูล Microsoft Access (ฐานข้อมูล Microsoft Access: ชุดของข้อมูลและวัตถุ (เช่น ตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม) ที่สัมพันธ์กับหัวข้อหรือจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง โดยมี Microsoft Jet database engine จัดการกับข้อมูล) ที่สร้างขึ้นใน Access 97 หรือรุ่นก่อนหน้านี้โดยไม่ต้องแปลงฐานข้อมูลนั้น
Microsoft Access สามารถเปิดการใช้งาน (ฐานข้อมูลที่เปิดใช้งาน: ฐานข้อมูลรุ่นก่อนหน้าที่เปิดใน Access 2000 หรือรุ่นที่ใหม่กว่าโดยไม่มีการแปลงรูปแบบของฐานข้อมูล เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงการออกแบบฐานข้อมูล คุณจะต้องเปิดฐานข้อมูลใน Access รุ่นที่ใช้สร้างฐานข้อมูลนั้น)ฐานข้อมูลรุ่นก่อนหน้าได้ด้วยการจัดเก็บข้อมูลเพิ่มเติมลงในแฟ้มเพื่อให้เหมาะสมกับรูปแบบแฟ้มเริ่มต้นที่ระบุไว้บนแท็บ ขั้นสูง ของกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก โดยฐานข้อมูลที่มีการเปิดใช้งานดังกล่าวจะยังคงสามารถเปิดได้ด้วย Microsoft Access รุ่นเดิม
ข้อยกเว้นประการหนึ่งคือ ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการใช้ฐานข้อมูลที่สนับสนุนการรักษาความปลอดภัยร่วมกันระหว่าง Microsoft Access มากกว่าหนึ่งรุ่น จะเป็นปัญหาเดียวกับการใช้ฐานข้อมูลที่ไม่มีการรักษาความปลอดภัยร่วมกันระหว่าง Access มากกว่าหนึ่งรุ่น ข้อยกเว้นประการดังกล่าวเกี่ยวข้องกับวิธีจัดการแฟ้มข้อมูล Workgroup (แฟ้มข้อมูล Workgroup: แฟ้มที่ Access อ่านเมื่อเริ่มต้นโปรแกรมซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใช้ใน Workgroup ข้อมูลนี้ประกอบด้วยชื่อบัญชีผู้ใช้ รหัสผ่านของบัญชีผู้ใช้ และกลุ่มที่บัญชีผู้ใช้เป็นสมาชิก) ที่ใช้กับฐานข้อมูลที่สนับสนุนการรักษาความปลอดภัย
ถ้าคุณคุ้นเคยกับโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลหรือโปรแกรมประยุกต์กระดาษคำนวณอื่นๆ แล้วคุณอาจจะรู้พื้นฐานการทำงานของโปรแกรมประยุกต์เหล่านั้นและฐานข้อมูลที่ใช้ทำงานด้วย Microsoft Access จะมีความแตกต่างจากโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลอื่นๆ ตรงที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์: ชนิดของฐานข้อมูลที่จัดเก็บข้อมูลในตาราง โดยใช้ค่าที่ตรงกันจากสองตารางเพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลในตารางหนึ่งกับข้อมูลในอีกตารางหนึ่ง ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ปกติคุณจะเก็บชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเพียงครั้งเดียว)ได้ นอกจากนี้ Access ยังให้ตัวเลือกมากมายสำหรับการทำงานกับโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นๆ เช่น Microsoft SQL Server หลังจากที่คุณสร้างตารางต่างๆ สำหรับแต่ละหัวเรื่องในฐานข้อมูล Microsoft Access (ฐานข้อมูล Microsoft Access: ชุดของข้อมูลและวัตถุ (เช่น ตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม) ที่สัมพันธ์กับหัวข้อหรือจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง โดยมี Microsoft Jet database engine จัดการกับข้อมูล)ของคุณแล้ว คุณจำเป็นต้องระบุวิธีการให้ Microsoft Access นำข้อมูลนั้นมารวมกันอีกครั้ง ขั้นตอนแรกในกระบวนการนี้ คือการกำหนดความสัมพันธ์ (ความสัมพันธ์: ความเกี่ยวข้องกันที่สร้างขึ้นระหว่างเขตข้อมูล (คอลัมน์) ต่างๆ ในตารางสองตาราง โดยความสัมพันธ์สามารถเป็นแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หนึ่งต่อกลุ่ม หรือกลุ่มต่อกลุ่ม)ระหว่างตารางของคุณ หลังจากดำเนินการดังกล่าวแล้ว คุณจะสามารถสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานเพื่อแสดงข้อมูลจากหลายๆ ตารางได้ในครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น ฟอร์มนี้ประกอบด้วยข้อมูลจากสี่ตาราง
ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ เขตข้อมูลในตารางทั้งสี่ตารางจะต้องประสานกันเพื่อให้แสดงข้อมูลในลำดับเดียวกัน การประสานกันนี้จะสำเร็จได้ด้วยการใช้ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ความสัมพันธ์จะมีการทำงานโดยใช้ข้อมูลที่ตรงกันในเขตข้อมูลคีย์ ซึ่งมักจะเป็นเขตข้อมูลที่มีชื่อเดียวกันในทั้งสองตาราง ส่วนใหญ่แล้ว เขตข้อมูลที่ตรงกันจะเป็นคีย์หลัก (คีย์หลัก: เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล (คอลัมน์) ซึ่งค่าของเขตข้อมูลนั้นจะระบุแต่ละระเบียนในตารางโดยไม่ให้ซ้ำกัน คีย์หลักไม่อนุญาตให้มีค่าเป็น Null และต้องมีดัชนีที่ไม่ซ้ำเสมอ คีย์หลักจะใช้เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของตารางกับ Foreign Keys ในตารางอื่น)จากหนึ่งตาราง ซึ่งเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำสำหรับแต่ละระเบียน และเป็นForeign Key (Foreign Key: อย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลตาราง (คอลัมน์) ที่อ้างอิงถึงเขตข้อมูลคีย์หลักหรือเขตข้อมูลในตารางอื่น โดย Foreign Key จะบ่งชี้ถึงวิธีที่ตารางต่างๆ สัมพันธ์กัน)ในอีกตารางหนึ่ง ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถสัมพันธ์กับใบสั่งซื้อซึ่งพนักงานคนนั้นรับผิดชอบได้ด้วยการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเขตข้อมูล EmployeeID
ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มเป็นความสัมพันธ์ชนิดที่ธรรมดาที่สุด ในความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ระเบียนในตาราง A สามารถมีระเบียนที่ตรงกับในตาราง B ได้หลายระเบียน แต่ระเบียนในตาราง B จะมีระเบียนที่ตรงกับตาราง A ได้เพียงหนึ่งระเบียนเท่านั้น
ในความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม ระเบียนในตาราง A สามารถมีระเบียนที่ตรงกับในตาราง B ได้หลายระเบียน และระเบียนในตาราง B สามารถมีระเบียนที่ตรงกับในตาราง A ได้หลายระเบียน ความสัมพันธ์ชนิดนี้จะเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อมีการกำหนดตารางที่สามขึ้นมา (เรียกว่าตารางเชื่อมต่อ) โดยมีคีย์หลัก (คีย์หลัก: เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล (คอลัมน์) ซึ่งค่าของเขตข้อมูลนั้นจะระบุแต่ละระเบียนในตารางโดยไม่ให้ซ้ำกัน คีย์หลักไม่อนุญาตให้มีค่าเป็น Null และต้องมีดัชนีที่ไม่ซ้ำเสมอ คีย์หลักจะใช้เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของตารางกับ Foreign Keys ในตารางอื่น)ประกอบด้วยเขตข้อมูลสองเขตข้อมูล คือ Foreign Key (Foreign Key: อย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลตาราง (คอลัมน์) ที่อ้างอิงถึงเขตข้อมูลคีย์หลักหรือเขตข้อมูลในตารางอื่น โดย Foreign Key จะบ่งชี้ถึงวิธีที่ตารางต่างๆ สัมพันธ์กัน) จากทั้งตาราง A และตาราง B ในความเป็นจริงแล้ว ความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม คือความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม สองความสัมพันธ์ที่มีตารางที่สาม ตัวอย่างเช่น ตารางใบสั่งซื้อและตารางผลิตภัณฑ์มีความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่มที่กำหนดด้วยการสร้างความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มขึ้นมาสองความสัมพันธ์และเชื่อมไปยังตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ ซึ่งใบสั่งซื้อแต่ละใบสามารถมีผลิตภัณฑ์ได้หลายชนิด และผลิตภัณฑ์แต่ละชนิดสามารถจะปรากฏได้ในใบสั่งซื้อหลายใบ
ในความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง แต่ละระเบียนในตาราง A สามารถมีระเบียนตรงกับในตาราง B ได้เพียงระเบียนเดียว และแต่ละระเบียนในตาราง B สามารถมีระเบียนที่ตรงกับในตาราง A ได้เพียงระเบียนเดียวเช่นกัน ความสัมพันธ์ชนิดนี้ไม่ใช่ความสัมพันธ์ทั่วไป เพราะว่าข้อมูลส่วนใหญ่ที่สัมพันธ์กันในลักษณะนี้อาจจะอยู่ในตารางเดียว คุณอาจจะใช้ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่งเพื่อแบ่งตารางที่มีหลายๆ เขตข้อมูล หรือเพื่อแยกบางส่วนของตารางออกมาเนื่องจากเหตุผลด้านความปลอดภัย หรือเพื่อเก็บข้อมูลที่ใช้เฉพาะกับชุดย่อยของตารางหลัก ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการสร้างตารางเพื่อติดตามพนักงานที่เข้าร่วมการทายผลฟุตบอล นักฟุตบอลแต่ละคนในตารางนักฟุตบอลจะมีระเบียนที่ตรงกับในตารางพนักงานเพียงหนึ่งระเบียน
ชนิดของความสัมพันธ์ที่ Microsoft Access สร้างขึ้นจะสัมพันธ์กับวิธีการกำหนดเขตข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน
คุณยังสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางกับตัวตารางเองได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในสถานการณ์ที่คุณจำเป็นต้องทำการค้นหาภายในตารางเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในตารางพนักงาน คุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างเขตข้อมูล EmployeeID และเขตข้อมูล ReportsTo เพื่อให้เขตข้อมูล ReportsTo สามารถแสดงข้อมูลพนักงานจาก EmployeeID ที่ตรงกันได้ หมายเหตุ ถ้าคุณลากเขตข้อมูลที่ไม่ใช่คีย์หลัก และไม่มีดัชนีที่ไม่มีค่าซ้ำไปยังอีกเขตข้อมูลหนึ่งซึ่งไม่ใช่คีย์หลัก และไม่มีดัชนีที่ไม่มีค่าซ้ำแล้ว จะมีการสร้างความสัมพันธ์ที่ไม่สามารถกำหนดได้แน่นอนขึ้น ในแบบสอบถามซึ่งมีตารางที่มีความสัมพันธ์ที่ไม่สามารถกำหนดได้แน่นอน Microsoft Access จะแสดงเส้นรวม (การรวม: การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามหนึ่ง กับเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลเหมือนกันในอีกตารางหรือแบบสอบถามหนึ่ง การรวมจะบอกโปรแกรมว่าข้อมูลสัมพันธ์กันอย่างไร ระเบียนที่ไม่ตรงกันอาจจะถูกรวมหรือไม่รวมไว้ก็ได้ ขึ้นกับชนิดของการรวม)ที่เป็นค่าเริ่มต้นระหว่างตาราง แต่ไม่บังคับให้มี Referential Integrity (Referential Integrity: กฎที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่กำหนดขึ้นระหว่างตารางต่างๆ เมื่อคุณใส่หรือลบระเบียนต่างๆ) และไม่มีการรับประกันว่าระเบียนจะไม่มีค่าซ้ำในทั้งสองตาราง Referential Integrity คือระบบของกฎต่างๆ ที่ Microsoft Access ใช้เพื่อให้มั่นใจว่าความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนในตารางที่สัมพันธ์กันนั้นมีความถูกต้อง และเพื่อไม่ให้คุณลบหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันโดยบังเอิญ คุณสามารถกำหนด Referential Integrity ได้เมื่อตารางและเขตข้อมูลเป็นไปตามเงื่อนไขทั้งหมดต่อไปนี้
จะมีการใช้กฎดังต่อไปนี้ เมื่อคุณใช้ Referential Integrity
สำหรับความสัมพันธ์ที่ถูกบังคับให้มี Referential Integrity (Referential Integrity: กฎที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่กำหนดขึ้นระหว่างตารางต่างๆ เมื่อคุณใส่หรือลบระเบียนต่างๆ) คุณสามารถระบุว่าได้ว่าคุณต้องการให้ Microsoft Access ปรับปรุงระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (การปรับปรุงระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด: สำหรับความสัมพันธ์ที่บังคับใช้ Referential Integrity ระหว่างตาราง การปรับปรุงระเบียนที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดในตารางหนึ่งหรือหลายตารางที่สัมพันธ์กันเมื่อระเบียนในตารางหลักเปลี่ยนแปลงไป) และลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (การลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด: สำหรับความสัมพันธ์ที่บังคับใช้ Referential Integrity ระหว่างตาราง การลบระเบียนที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดในตารางหนึ่งหรือหลายตารางที่สัมพันธ์กันเมื่อระเบียนในตารางหลักถูกลบ)หรือไม่ ถ้าคุณตั้งค่าตัวเลือกเหล่านี้ คุณจะสามารถทำการลบและการปรับปรุงซึ่งตามปกติแล้วอาจถูกป้องกันโดยกฎของ Referential Integrity ได้ เมื่อคุณลบระเบียน หรือเปลี่ยนแปลงค่าคีย์หลัก (คีย์หลัก: เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล (คอลัมน์) ซึ่งค่าของเขตข้อมูลนั้นจะระบุแต่ละระเบียนในตารางโดยไม่ให้ซ้ำกัน คีย์หลักไม่อนุญาตให้มีค่าเป็น Null และต้องมีดัชนีที่ไม่ซ้ำเสมอ คีย์หลักจะใช้เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของตารางกับ Foreign Keys ในตารางอื่น)ในตารางหลัก (ตารางหลัก: ด้าน"หนึ่ง" ของสองตารางที่เกี่ยวข้องกันในความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม ตารางหลักนี้ควรจะมีคีย์หลักและแต่ละระเบียนควรจะไม่ซ้ำ) Microsoft Access จะทำการเปลี่ยนแปลงตารางที่มีความสัมพันธ์เท่าที่จำเป็นเพื่อรักษา Referential Integrity ไว้ ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เมื่อกำหนดความสัมพันธ์ ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนแปลงคีย์หลักของระเบียนในตารางหลัก Microsoft Access จะปรับปรุงคีย์หลักในระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันทั้งหมดให้เป็นค่าใหม่โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปลี่ยนหมายเลขประจำตัวของลูกค้าในตารางลูกค้า จะมีการปรับปรุงเขตข้อมูล CustomerID ในตารางใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติสำหรับใบสั่งซื้อทุกใบที่เป็นของลูกค้ารายนั้นเพื่อไม่ให้ความสัมพันธ์ขาดช่วง ทั้งนี้ Microsoft Access จะทำการปรับปรุงระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยไม่มีการแสดงข้อความใดๆ หมายเหตุ ถ้าคีย์หลักในตารางหลักเป็นเขตข้อมูล AutoNumber (ชนิดข้อมูล AutoNumber: ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในฐานข้อมูล Microsoft Access ซึ่งจัดเก็บหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันให้กับแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติในขณะที่ระเบียนนั้นๆ ถูกเพิ่มเข้าไปในตาราง โดยชนิดของหมายเลขที่สามารถสร้างขึ้นได้คือ แบบเรียงตามลำดับ แบบสุ่ม และแบบ Replication ID) การตั้งค่ากล่องกาเครื่องหมาย ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด จะไม่มีผลใดๆ เนื่องจากคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงค่าในเขตข้อมูล AutoNumber ได้ ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เมื่อกำหนดความสัมพันธ์ ทุกครั้งที่คุณลบระเบียนในตารางหลัก Microsoft Access จะลบระเบียนที่สัมพันธ์กันในตารางที่มีความสัมพันธ์กันโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลบระเบียนลูกค้าจากตารางลูกค้า จะมีการลบใบสั่งซื้อทั้งหมดของลูกค้าออกจากตารางใบสั่งซื้อ (รวมทั้งระเบียนในตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อที่สัมพันธ์กับระเบียนในตารางใบสั่งซื้อด้วย) เมื่อคุณลบระเบียนออกจากฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล โดยมีการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด Microsoft Access จะเตือนคุณว่าระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันอาจจะถูกลบไปด้วย อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณลบระเบียนโดยใช้แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูล (แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูล: แบบสอบถาม (คำสั่ง SQL) ที่เอาแถวที่ตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุออกจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง) Microsoft Access จะลบระเบียนในตารางที่มีความสัมพันธ์กันโดยอัตโนมัติ โดยไม่มีการแสดงข้อความเตือน
Microsoft Access 2003 มีคุณลักษณะสำหรับการทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่นหลายประการ
การทำงานกับฐานข้อมูลและวัตถุฐานข้อมูลนั้นอาจจะเป็นงานที่ยุ่งยากเมื่อคุณเริ่มต้นเป็นครั้งแรก ข้อมูลต่อไปนี้อาจจะช่วยให้คุณคุ้นเคยกับ องค์ประกอบต่างๆ ของฐานข้อมูล Microsoft Access มากยิ่งขึ้น
ฐานข้อมูล คือ กลุ่มของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือจุดประสงค์เฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น การติดตามการสั่งซื้อของลูกค้า หรือการเก็บข้อมูลเพลงที่สะสมไว้ เป็นต้น ถ้าคุณไม่ได้เก็บฐานข้อมูลไว้บนคอมพิวเตอร์หรือเก็บฐานข้อมูลไว้เพียงบางส่วน คุณอาจจะต้องติดตามข้อมูลจากหลายแหล่ง ซึ่งคุณจำเป็นต้องประสานงานหรือจัดระเบียบด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเก็บหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จำหน่ายไว้หลายตำแหน่ง เช่น ในแฟ้มนามบัตรที่มีหมายเลขโทรศัพท์ผู้จำหน่าย ในแฟ้มข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่อยู่ในตู้เก็บแฟ้ม และในกระดาษคำนวณที่มีข้อมูลการสั่งซื้อ ถ้าหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จำหน่ายมีการเปลี่ยนแปลง คุณอาจจะต้องปรับปรุงข้อมูลนั้นทั้งสามตำแหน่ง อย่างไรก็ตาม ในฐานข้อมูล คุณเพียงปรับปรุงข้อมูลนั้นเพียงหนึ่งตำแหน่งเท่านั้นก็จะมีการปรับปรุงหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จำหน่ายโดยอัตโนมัติในทุกๆ ฐานข้อมูลที่ใช้หมายเลขโทรศัพท์ดังกล่าว การใช้ Microsoft Access คุณสามารถจัดการข้อมูลทั้งหมดของคุณได้จากแฟ้มฐานข้อมูลเดี่ยว ซึ่งภายในแฟ้มฐานข้อมูลนั้น คุณสามารถใช้รายการต่อไปนี้
เมื่อต้องการเก็บข้อมูลของคุณ ให้สร้างตารางหนึ่งตารางสำหรับข้อมูลแต่ละชนิดที่ต้องการติดตาม เมื่อต้องการนำข้อมูลจากหลายตารางมาใช้พร้อมกันในแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน หรือ Data Access Page ให้กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางเหล่านั้น
เมื่อต้องการค้นหาและเรียกเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุ ซึ่งรวมถึงข้อมูลจากหลายๆ ตาราง ให้สร้างแบบสอบถาม ทั้งนี้แบบสอบถามสามารถปรับปรุงหรือลบระเบียนได้หลายระเบียนในเวลาเดียวกัน และสามารถทำการคำนวณที่ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าหรือการคำนวณแบบกำหนดเองกับข้อมูลของคุณได้
เมื่อต้องการดู ป้อน และเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยตรงในตาราง ให้สร้างฟอร์ม เมื่อคุณเปิดฟอร์ม Microsoft Access จะเรียกข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง และแสดงข้อมูลดังกล่าวบนหน้าจอตามเค้าโครงที่คุณเลือกในตัวช่วยสร้างฟอร์ม หรือตามเค้าโครงที่คุณสร้างขึ้นด้วยตนเองในมุมมองออกแบบ (มุมมองออกแบบ: หน้าต่างที่แสดงการออกแบบของวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ได้แก่ ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และ Data Access Pages ในมุมมองออกแบบคุณสามารถสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และปรับเปลี่ยนการออกแบบของวัตถุที่มีอยู่แล้วได้)
เมื่อต้องการวิเคราะห์ข้อมูล หรือนำเสนอข้อมูลด้วยรูปแบบเอกสารที่พิมพ์ ให้สร้างรายงาน ตัวอย่างเช่น คุณอาจพิมพ์รายงานหนึ่งฉบับที่จัดกลุ่มข้อมูลและคำนวณผลรวม และรายงานอีกฉบับหนึ่งที่มีข้อมูลแตกต่างออกไปโดยมีการจัดรูปแบบสำหรับการพิมพ์ป้ายผนึกจดหมาย
เมื่อต้องการทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานบนอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ตสำหรับรายงานเชิงโต้ตอบ การป้อนข้อมูล หรือการวิเคราะห์ข้อมูล ให้ใช้ Data Access Page ซึ่ง Microsoft Access จะเรียกข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง และแสดงข้อมูลดังกล่าวบนหน้าจอตามเค้าโครงที่คุณได้สร้างไว้ด้วยตัวคุณเองในมุมมองออกแบบ หรือตามเค้าโครงที่คุณเลือกไว้ในตัวช่วยสร้างเพจ
ตารางคือ ชุดของข้อมูลที่เกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ เช่น ผลิตภัณฑ์หรือผู้จำหน่าย การแยกใช้หนึ่งตารางสำหรับแต่ละหัวข้อจะทำให้คุณเก็บข้อมูลดังกล่าวเพียงตำแหน่งเดียว ซึ่งทำให้ฐานข้อมูลของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล
ในตารางจะมีการจัดระเบียบข้อมูลเป็นคอลัมน์ (เรียกว่าเขตข้อมูล) และแถว (เรียกว่าระเบียน) ตัวอย่างเช่น แต่ละเขตข้อมูลในตารางผลิตภัณฑ์จะมีข้อมูลชนิดเดียวกันสำหรับทุกๆ ผลิตภัณฑ์ เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์ และสำหรับแต่ละระเบียนในตารางจะมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นั้น เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์ รหัสผู้จำหน่าย จำนวนผลิตภัณฑ์ในคลังสินค้า และอื่นๆ ในมุมมองออกแบบตาราง คุณสามารถสร้างตารางด้วยตนเองทั้งหมดตั้งแต่ต้น หรือทำการเพิ่ม ลบ หรือกำหนดเขตข้อมูลต่างๆ ในตารางที่มีอยู่แล้ว
เขตข้อมูลร่วมจะเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างสองตารางเพื่อให้ Microsoft Access สามารถนำข้อมูลจากทั้งสองตารางมาใช้สำหรับดู แก้ไข หรือพิมพ์ได้ โดยในตารางหนึ่ง เขตข้อมูลจะเป็นคีย์หลัก (คีย์หลัก: เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล (คอลัมน์) ซึ่งค่าของเขตข้อมูลนั้นจะระบุแต่ละระเบียนในตารางโดยไม่ให้ซ้ำกัน คีย์หลักไม่อนุญาตให้มีค่าเป็น Null และต้องมีดัชนีที่ไม่ซ้ำเสมอ คีย์หลักจะใช้เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของตารางกับ Foreign Keys ในตารางอื่น)ที่คุณได้ตั้งค่าไว้ในมุมมองออกแบบ (มุมมองออกแบบ: หน้าต่างที่แสดงการออกแบบของวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ได้แก่ ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และ Data Access Pages ในมุมมองออกแบบคุณสามารถสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และปรับเปลี่ยนการออกแบบของวัตถุที่มีอยู่แล้วได้)ของตาราง และเขตข้อมูลเดียวกันนี้จะอยู่ในอีกตารางที่มีความสัมพันธ์กันโดยเป็น Foreign Key (Foreign Key: อย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลตาราง (คอลัมน์) ที่อ้างอิงถึงเขตข้อมูลคีย์หลักหรือเขตข้อมูลในตารางอื่น โดย Foreign Key จะบ่งชี้ถึงวิธีที่ตารางต่างๆ สัมพันธ์กัน)
สำหรับในตารางหรือแบบสอบถาม มุมมองแผ่นข้อมูล (มุมมองแผ่นข้อมูล: หน้าต่างที่แสดงข้อมูลจากตาราง ฟอร์ม แบบสอบถาม วิว หรือกระบวนงานที่เก็บไว้ซึ่งถูกแสดงในรูปแบบของแถวและคอลัมน์ ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถแก้ไขเขตข้อมูล เพิ่มและลบข้อมูล และค้นหาข้อมูลได้) ได้มีการจัดเตรียมเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานกับข้อมูลไว้แล้ว
แถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ )ของ แผ่นข้อมูลตาราง และแถบเครื่องมือของ แผ่นข้อมูลแบบสอบถาม ได้มีการจัดเตรียมเครื่องมือที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการค้นหา แก้ไข หรือพิมพ์ระเบียนไว้จำนวนมาก
คุณสามารถค้นหาเครื่องมือสำหรับการทำงานกับคอลัมน์ แถว และแผ่นข้อมูลย่อย (แผ่นข้อมูลย่อย: แผ่นข้อมูลที่ซ้อนอยู่ภายในแผ่นข้อมูลอื่นและที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือที่รวมอยู่กับแผ่นข้อมูลแรก)จากภายในแผ่นข้อมูลนั้น หรือคลิกขวาที่ตัวเลือกคอลัมน์ (ตัวเลือกคอลัมน์: แถบแนวนอนที่ส่วนบนของคอลัมน์ คุณสามารถคลิกตัวเลือกคอลัมน์เพื่อเลือกทั้งคอลัมน์ในตารางออกแบบแบบสอบถามหรือตารางออกแบบตัวกรอง) 
คุณสามารถใช้แถบเครื่องมือนำทางเพื่อย้ายไปมาระหว่างระเบียนในแผ่นข้อมูล 
คุณสามารถใช้แบบสอบถามในการแสดง เปลี่ยนแปลง และวิเคราะห์ข้อมูลได้หลายวิธี และยังสามารถใช้แบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์ม รายงาน และ Data Access Page (Data Access Page: เว็บเพจที่ประกาศจาก Access ซึ่งจะเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล ใน Data Access Page นี้ คุณจะสามารถดู เพิ่ม แก้ไข และจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลได้ นอกจากนี้ เพจนี้ยังรวมข้อมูลจากหลายๆ แหล่งข้อมูลได้ด้วย เช่น Excel) ทั้งนี้ Microsoft Access มีแบบสอบถามหลายชนิดด้วยกัน แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลเป็นแบบสอบถามชนิดที่ใช้กันบ่อยที่สุด แบบสอบถามชนิดนี้จะดึงข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง และแสดงผลลัพธ์ในแผ่นข้อมูลที่ซึ่งคุณสามารถปรับปรุงระเบียนได้ (โดยมีข้อบังคับบางประการ) นอกจากนี้ คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลในการจัดกลุ่มระเบียน และคำนวณผลรวม นับจำนวน คำนวณค่าเฉลี่ย และผลรวมชนิดอื่นๆ แบบสอบถามพารามิเตอร์ คือ แบบสอบถามที่มีการแสดงกล่องโต้ตอบเพื่อถามข้อมูลจากคุณ เช่น เงื่อนไข (เกณฑ์: เงื่อนไขที่คุณระบุเพื่อจำกัดจำนวนระเบียนที่จะถูกรวมอยู่ในชุดผลลัพธ์ของแบบสอบถามหรือตัวกรอง)สำหรับการเรียกระเบียน หรือค่าที่คุณต้องการแทรกในเขตข้อมูล คุณสามารถออกแบบแบบสอบถามที่ถามข้อมูลจากคุณมากกว่าหนึ่งข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถออกแบบแบบสอบถามให้ถามวันที่สองวันที่จากคุณ แล้ว Access จะเรียกระเบียนทั้งหมดที่อยู่ระหว่างสองวันนั้น นอกจากนี้ แบบสอบถามพารามิเตอร์ยังเป็นประโยชน์เมื่อใช้เป็นฐานสำหรับฟอร์ม รายงาน และ Data Access Page ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายงานรายได้ต่อเดือนที่ยึดตามแบบสอบถามพารามิเตอร์ เมื่อคุณพิมพ์รายงาน Access จะแสดงกล่องโต้ตอบที่จะถามชื่อเดือนที่คุณต้องการให้รายงานนั้นครอบคลุม เมื่อคุณป้อนชื่อเดือนแล้ว Access จะพิมพ์รายงานที่เหมาะสมให้ คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบแท็บไขว้เพื่อคำนวณและจัดโครงสร้างข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลที่สะดวกยิ่งขึ้น แบบสอบถามแบบแท็บไขว้จะคำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย นับจำนวน หรือผลรวมชนิดอื่นสำหรับข้อมูลที่ถูกจัดกลุ่มตามข้อมูลสองชนิด โดยข้อมูลชนิดหนึ่งจะเรียงลงมาทางด้านซ้ายของแผ่นข้อมูล และอีกชนิดหนึ่งเรียงจากซ้ายไปขวาทางด้านบน แบบสอบถามแอคชันคือแบบสอบถามที่ทำการเปลี่ยนแปลงหรือเคลื่อนย้ายระเบียนหลายๆ ระเบียนในการดำเนินการเพียงหนึ่งครั้ง แบบสอบถามแอคชันมีสี่ชนิดคือ
แบบสอบถาม SQL คือ แบบสอบถามที่คุณสร้างโดยใช้คำสั่ง SQL (สายอักขระ/คำสั่ง SQL: นิพจน์ที่กำหนดคำสั่ง SQL เช่น SELECT, UPDATEหรือ DELETEและรวมถึงส่วนคำสั่ง เช่น WHERE และ ORDER BY โดยทั่วไปจะใช้สายอักขระ/คำสั่ง SQL ในแบบสอบถามและในฟังก์ชันการรวม) คุณสามารถใช้ Structured Query Language (SQL) ในการสอบถาม ปรับปรุง และจัดการฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น Access เมื่อคุณสร้างแบบสอบถามในมุมมองออกแบบ (มุมมองออกแบบ: หน้าต่างที่แสดงการออกแบบของวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ได้แก่ ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และ Data Access Pages ในมุมมองออกแบบคุณสามารถสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และปรับเปลี่ยนการออกแบบของวัตถุที่มีอยู่แล้วได้) ของแบบสอบถาม Access จะสร้างคำสั่ง SQL ที่สอดคล้องกันอยู่เบื้องหลัง คุณสมบัติแบบสอบถามส่วนใหญ่ในแผ่นคุณสมบัติในมุมมองออกแบบของแบบสอบถามจะมีส่วนคำสั่งและตัวเลือกที่ใช้ได้เทียบเท่ากันในมุมมอง SQL (มุมมอง SQL: หน้าต่างที่แสดงคำสั่ง SQL สำหรับแบบสอบถามปัจจุบันหรือหน้าต่างที่ใช้ในการสร้างแบบสอบถามแบบระบุเป็น SQL (แบบร่วม แบบพาส-ทรู หรือแบบสร้างข้อกำหนดข้อมูล) เมื่อคุณสร้างแบบสอบถามในมุมมองออกแบบ Access จะสร้าง SQL ที่เทียบเท่ากันในมุมมอง SQL) คุณสามารถเรียกดูหรือแก้ไขคำสั่ง SQL ในมุมมอง SQL ได้ถ้าคุณต้องการ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณได้แก้ไขแบบสอบถามในมุมมอง SQL แล้ว แบบสอบถามอาจจะไม่แสดงตามที่ได้แสดงในมุมมองออกแบบก่อนหน้านี้ แบบสอบถาม SQL บางแบบสอบถามเรียกว่าแบบสอบถามเฉพาะสำหรับ SQL (แบบสอบถามแบบระบุเป็น SQL: แบบสอบถามที่ประกอบด้วยคำสั่ง SQL โดยแบบสอบถามย่อย แบบสอบถามแบบพาส-ทรู แบบสอบถามแบบร่วม แบบสอบถามแบบสร้างข้อกำหนดข้อมูลจะเป็น แบบสอบถามแบบระบุเป็น SQL) ซึ่งจะไม่สามารถสร้างได้ในตารางออกแบบ (ตารางออกแบบ: ตารางที่คุณใช้เพื่อออกแบบแบบสอบถามหรือตัวกรองในมุมมองออกแบบแบบสอบถามหรือในหน้าต่างตัวกรอง/การเรียงลำดับขั้นสูง ตารางนี้เคยเรียกกันว่า ตาราง QBE) สำหรับแบบสอบถามแบบพาส-ทรู (แบบสอบถามแบบพาส-ทรู: แบบสอบถามแบบระบุเป็น SQL ที่คุณใช้ส่งคำสั่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล ODBC โดยตรง ด้วยการใช้แบบสอบถามแบบพาส-ทรู คุณจะทำงานกับตารางบนเซิร์ฟเวอร์โดยตรงแทนที่จะต้องให้ Microsoft Jet Database Engine ดำเนินการกับข้อมูลนั้น) แบบสร้างข้อกำหนดข้อมูล (แบบสอบถามแบบสร้างข้อกำหนดข้อมูล: แบบสอบถามแบบระบุเป็น SQL ที่มีคำสั่ง Data Definition Language (DDL) คำสั่งหล่านี้จะอนุญาตให้คุณสร้างหรือเปลี่ยนแปลงวัตถุในฐานข้อมูลได้) และแบบสอบถามแบบร่วม (แบบสอบถามแบบร่วม: แบบสอบถามที่ใช้ตัวดำเนินการ UNION เพื่อรวมผลลัพธ์ของแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลอย่างน้อยสองแบบสอบถาม) คุณจะต้องสร้างคำสั่ง SQL โดยตรงในมุมมอง SQL สำหรับแบบสอบถามย่อย (แบบสอบถามย่อย: คำสั่ง SQL SELECT ที่อยู่ภายในแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลหรือแบบสอบถามแอคชันอื่น)นั้น คุณจะต้องป้อน SQL ในแถว เขตข้อมูล หรือในแถว เงื่อนไข ของตารางออกแบบแบบสอบถาม
ฟอร์มเป็นชนิดของวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการป้อนหรือแสดงข้อมูลในฐานข้อมูลเป็นหลัก คุณสามารถใช้ฟอร์มเป็นสวิตช์บอร์ดซึ่งเปิดฟอร์มและรายงานอื่นในฐานข้อมูล หรือเป็นกล่องโต้ตอบแบบกำหนดเองที่รับค่าข้อมูลจากผู้ใช้ และดำเนินการแอคชันโดยยึดตามข้อมูลที่รับเข้า
ฟอร์มส่วนใหญ่จะผูกอยู่กับตารางและแบบสอบถาม (แบบสอบถาม: คำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่จัดเก็บในตารางของคุณหรือการร้องขอเพื่อดำเนินการกระทำบางอย่างกับข้อมูลนั้น แบบสอบถามสามารถรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ ตารางเพื่อใช้เป็นแหล่งของข้อมูลสำหรับฟอร์ม รายงาน หรือ Data Access Page)ในฐานข้อมูล แหล่งระเบียน (แหล่งระเบียน: แหล่งของข้อมูลต้นแบบสำหรับฟอร์ม รายงาน หรือ Data Access Page โดยในฐานข้อมูล Access แหล่งระเบียนสามารถเป็นตาราง แบบสอบถาม หรือคำสั่ง SQL ส่วนในโครงการ Access แหล่งระเบียนสามารถเป็นตาราง วิว คำสั่ง SQL หรือกระบวนงานที่เก็บไว้)ของฟอร์มจะอ้างถึงเขตข้อมูลในตารางและแบบสอบถามต้นแบบ ฟอร์มไม่จำเป็นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถามที่ฟอร์มนั้นยึดเป็นแบบ ฟอร์มที่มีการผูกไว้จะเก็บหรือรับข้อมูลจากแหล่งระเบียนต้นแบบของฟอร์มนั้น ข้อมูลอื่นๆ บนฟอร์ม เช่น ชื่อเรื่อง วันที่ และหมายเลขหน้า จะเก็บอยู่ในการออกแบบของฟอร์ม
คุณสามารถสร้างการเชื่อมโยงระหว่างฟอร์มและแหล่งระเบียนของฟอร์มได้โดยใช้วัตถุที่เป็นกราฟิกซึ่งเรียกว่าตัวควบคุม (ตัวควบคุม: วัตถุที่ติดต่อกับผู้ใช้แบบรูปภาพ เช่นกล่องข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย แถบเลื่อน หรือปุ่มคำสั่ง ที่ยอมให้ผู้ใช้ควบคุมโปรแกรม คุณใช้ตัวควบคุมในการแสดงข้อมูลหรือตัวเลือก แสดงการกระทำ หรือทำส่วนติดต่อกับผู้ใช้ให้อ่านง่ายขึ้น) ตัวควบคุมชนิดที่ใช้กันมากที่สุดเพื่อแสดงและป้อนข้อมูลคือกล่องข้อความ
คุณสามารถเปิดฟอร์มในมุมมอง PivotTable หรือมุมมอง PivotChart เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลได้ ในมุมมองเหล่านี้ คุณสามารถเปลี่ยนเค้าโครงของฟอร์มได้อย่างต่อเนื่องเพื่อนำเสนอข้อมูลในหลายๆ วิธีที่แตกต่างกัน คุณสามารถจัดเรียงหัวแถว หัวคอลัมน์ และเขตข้อมูลตัวกรองได้ใหม่จนกว่าคุณจะได้เค้าโครงตามที่ต้องการ แต่ละครั้งที่คุณเปลี่ยนเค้าโครง ฟอร์มจะคำนวณข้อมูลอีกครั้งตามการจัดเรียงใหม่นี้ทันที
คุณสามารถสร้างฟอร์มได้อย่างรวดเร็วโดยใช้คำสั่ง 'ฟอร์มอัตโนมัติ' หรือตัวช่วยสร้างฟอร์ม 'ฟอร์มอัตโนมัติ' จะสร้างฟอร์มซึ่งแสดงเขตข้อมูลทั้งหมด และระเบียนในตารางต้นแบบ หรือแบบสอบถาม (แบบสอบถาม: คำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่จัดเก็บในตารางของคุณหรือการร้องขอเพื่อดำเนินการกระทำบางอย่างกับข้อมูลนั้น แบบสอบถามสามารถรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ ตารางเพื่อใช้เป็นแหล่งของข้อมูลสำหรับฟอร์ม รายงาน หรือ Data Access Page)ต้นแบบ ตัวช่วยสร้างจะถามคำถามและสร้างฟอร์มจากคำตอบของคุณ จากนั้น คุณจะสามารถกำหนดฟอร์มในแบบที่คุณต้องการได้ในมุมมองออกแบบ (มุมมองออกแบบ: หน้าต่างที่แสดงการออกแบบของวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ได้แก่ ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และ Data Access Pages ในมุมมองออกแบบคุณสามารถสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และปรับเปลี่ยนการออกแบบของวัตถุที่มีอยู่แล้วได้) คุณสามารถกำหนดฟอร์มในมุมมองออกแบบด้วยตนเองได้โดยใช้วิธีต่อไปนี้ แหล่งระเบียน เปลี่ยนแปลงตารางและแบบสอบถามที่เป็นพื้นฐานของฟอร์ม ควบคุมและช่วยเหลือผู้ใช้ คุณสามารถตั้งคุณสมบัติฟอร์มให้อนุญาตหรือไม่อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขระเบียนที่แสดงในฟอร์ม นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่ม 'วิธีใช้' แบบกำหนดเองเพื่อช่วยผู้ใช้ของคุณในการใช้ฟอร์ม หน้าต่างฟอร์ม คุณสามารถเพิ่มหรือเอาปุ่ม ขยายใหญ่สุด ปุ่ม ย่อเล็กสุด เมนูทางลัด และองค์ประกอบอื่นๆ ของหน้าต่างฟอร์มออกได้ ส่วน คุณสามารถเพิ่ม เอาออก ซ่อน หรือปรับขนาดส่วนหัว ส่วนท้าย และส่วนรายละเอียดของฟอร์มได้ นอกจากนี้ คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของส่วนต่างๆ เพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและการพิมพ์ของฟอร์ม ตัวควบคุม คุณสามารถย้าย ปรับขนาด หรือตั้งค่าคุณสมบัติแบบอักษรของตัวควบคุมได้ นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมเพื่อแสดงค่าที่คำนวณ ผลรวม วันที่และเวลาปัจจุบัน และข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ในฟอร์ม
คุณสามารถกำหนดฟอร์มในมุมมอง PivotTable หรือ PivotChart ด้วยตนเองโดยใช้วิธีต่อไปนี้ เพิ่ม เคลื่อนย้าย หรือเอาเขตข้อมูลออก คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในพื้นที่ตัวกรอง พื้นที่แถว พื้นที่คอลัมน์ และพื้นที่รายละเอียดในมุมมอง PivotTable สำหรับในมุมมอง PivotChart คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในพื้นที่ตัวกรอง พื้นที่ประเภท พื้นที่ชุดข้อมูล และพื้นที่ข้อมูล นอกจากนี้ คุณสามารถเคลื่อนย้ายเขตข้อมูลจากพื้นที่หนึ่งไปอีกพื้นที่หนึ่ง และเอาเขตข้อมูลออกจากมุมมองได้ กรองระเบียน คุณสามารถกรองข้อมูลที่แสดงในมุมมองได้ด้วยการเพิ่มหรือเคลื่อนย้ายเขตข้อมูลไปยังพื้นที่ตัวกรอง นอกจากนี้ คุณสามารถกรองเขตข้อมูลในพื้นที่แถวหรือพื้นที่คอลัมน์ได้ เรียงลำดับระเบียน คุณสามารถเรียงลำดับรายการในเขตข้อมูลแถวหรือคอลัมน์ในลำดับจากน้อยไปหามากหรือมากไปหาน้อย นอกจากนี้ คุณสามารถเรียงลำดับรายการในลำดับแบบกำหนดเองในมุมมอง PivotTable ได้ จัดกลุ่มระเบียน คุณสามารถจัดกลุ่มรายการในเขตข้อมูลแถวหรือคอลัมน์บนช่วง หรือสร้างกลุ่มแบบกำหนดเอง จัดรูปแบบองค์ประกอบและเปลี่ยนแปลงป้ายคำอธิบาย ในมุมมอง PivotTable คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าแบบอักษร การจัดตำแหน่ง สีพื้นหลัง และรูปแบบตัวเลขของเขตข้อมูล นอกจากนี้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงป้ายคำอธิบายของเขตข้อมูลและจัดกลุ่มแบบกำหนดเอง สำหรับในมุมมอง PivotChart คุณสามารถเปลี่ยนแปลงชนิดของแผนภูมิ จัดรูปแบบเครื่องหมายแสดงข้อมูล และอื่นๆ ได้
รายงานเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการนำเสนอข้อมูลของคุณในรูปแบบที่มีการพิมพ์ เนื่องจากคุณสามารถควบคุมขนาดและลักษณะที่ปรากฏของทุกสิ่งบนรายงานได้ คุณจึงสามารถแสดงข้อมูลได้ตามรูปแบบที่คุณต้องการ
รายงานส่วนใหญ่จะผูกอยู่กับตารางและแบบสอบถาม (แบบสอบถาม: คำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่จัดเก็บในตารางของคุณหรือการร้องขอเพื่อดำเนินการกระทำบางอย่างกับข้อมูลนั้น แบบสอบถามสามารถรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ ตารางเพื่อใช้เป็นแหล่งของข้อมูลสำหรับฟอร์ม รายงาน หรือ Data Access Page)ในฐานข้อมูล แหล่งระเบียนของรายงานจะอ้างถึงเขตข้อมูลในตารางและแบบสอบถามต้นแบบ รายงานไม่จำเป็นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถามที่รายงานนั้นยึดเป็นแบบ รายงานที่ผูกไว้จะได้รับข้อมูลจากแหล่งระเบียนต้นแบบของรายงานนั้น รายละเอียดอื่นๆ บนฟอร์ม เช่น ชื่อเรื่อง วันที่ และหมายเลขหน้า จะเก็บอยู่ในการออกแบบของรายงาน
คุณต้องสร้างการเชื่อมโยงระหว่างรายงานและแหล่งระเบียนของรายงานโดยใช้วัตถุที่เป็นกราฟิกซึ่งเรียกว่าตัวควบคุม (ตัวควบคุม: วัตถุที่ติดต่อกับผู้ใช้แบบรูปภาพ เช่นกล่องข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย แถบเลื่อน หรือปุ่มคำสั่ง ที่ยอมให้ผู้ใช้ควบคุมโปรแกรม คุณใช้ตัวควบคุมในการแสดงข้อมูลหรือตัวเลือก แสดงการกระทำ หรือทำส่วนติดต่อกับผู้ใช้ให้อ่านง่ายขึ้น) ตัวควบคุมอาจเป็นกล่องข้อความที่แสดงชื่อและตัวเลข ป้ายชื่อที่แสดงชื่อเรื่อง หรือเส้นที่ใช้สำหรับตกแต่งซึ่งจะจัดระเบียบข้อมูลแบบกราฟิกและทำให้รายงานน่าสนใจยิ่งขึ้น
คุณสามารถสร้างรายงานชนิดต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวช่วยสร้าง ใช้ 'ตัวช่วยสร้างป้ายผนึก' ในการสร้างป้ายผนึกจดหมาย ใช้ 'ตัวช่วยสร้างแผนภูมิ' ในการสร้างแผนภูมิ หรือใช้ 'ตัวช่วยสร้างรายงาน' ในการสร้างรายงานแบบมาตรฐาน ตัวช่วยสร้างจะถามคำถามคุณ แล้วสร้างรายงานโดยยึดตามคำตอบของคุณ จากนั้นคุณสามารถกำหนดรายงานตามแบบที่คุณต้องการได้ในมุมมองออกแบบ (มุมมองออกแบบ: หน้าต่างที่แสดงการออกแบบของวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ได้แก่ ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และ Data Access Pages ในมุมมองออกแบบคุณสามารถสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และปรับเปลี่ยนการออกแบบของวัตถุที่มีอยู่แล้วได้) คุณสามารถกำหนดรายงานด้วยตนเองได้โดยใช้วิธีดังต่อไปนี้ แหล่งระเบียน เปลี่ยนตารางและแบบสอบถามที่รายงานยึดเป็นแบบการเรียงลำดับและการจัดกลุ่มข้อมูล คุณสามารถเรียงลำดับข้อมูลในแบบลำดับจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย นอกจากนี้ คุณยังสามารถจัดกลุ่มระเบียนเขตข้อมูลหนึ่งเขตหรือหลายเขต และแสดงผลรวมย่อยและผลรวมทั้งหมดของรายงานได้ หน้าต่างรายงาน คุณสามารถเพิ่มหรือเอาปุ่ม ขยายใหญ่สุด และปุ่ม ย่อเล็กสุด ออก หรือเปลี่ยนข้อความบนแถบชื่อเรื่องและองค์ประกอบอื่นของหน้าต่างรายงานได้ ส่วน คุณสามารถเพิ่ม เอาออก ซ่อน หรือปรับขนาดส่วนหัว ส่วนท้าย และส่วนรายละเอียดของรายงานได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของส่วนเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและการพิมพ์ของรายงานได้ ตัวควบคุม คุณสามารถย้าย ปรับขนาด หรือตั้งค่าคุณสมบัติแบบอักษรของตัวควบคุมได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มตัวควบคุมเพื่อแสดงค่าที่มีการคำนวณ ผลรวม วันที่และเวลาปัจจุบัน และข้อมูลที่มีประโยชน์อื่นๆ บนรายงานได้
Data Access Page คือรูปแบบพิเศษของเว็บเพจที่ได้รับการออกแบบมาสำหรับแสดงและทำงานกับข้อมูลจากอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต ข้อมูลจะเก็บอยู่ในฐานข้อมูล Microsoft Access (ฐานข้อมูล Microsoft Access: ชุดของข้อมูลและวัตถุ (เช่น ตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม) ที่สัมพันธ์กับหัวข้อหรือจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง โดยมี Microsoft Jet database engine จัดการกับข้อมูล) หรือฐานข้อมูล Microsoft SQL Server (ฐานข้อมูลแบบ Microsoft SQL Server: ฐานข้อมูลใน Microsoft SQL Server ซึ่งประกอบด้วย ตาราง วิว ดัชนี กระบวนงานที่เก็บไว้ ฟังก์ชัน และทริกเกอร์) โดย Data Access Page อาจรวมข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ ด้วย เช่น จาก Microsoft Excel การใช้ Data Access Page คล้ายกับการใช้ฟอร์ม คือ คุณสามารถแสดง ป้อน แก้ไข และลบข้อมูลในฐานข้อมูลได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เพจภายนอกฐานข้อมูล Microsoft Access (ฐานข้อมูล Microsoft Access: ชุดของข้อมูลและวัตถุ (เช่น ตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม) ที่สัมพันธ์กับหัวข้อหรือจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง โดยมี Microsoft Jet database engine จัดการกับข้อมูล) ได้อีกด้วย ดังนั้นผู้ใช้จึงสามารถปรับปรุงหรือดูข้อมูลได้ทั้งอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต ภาพต่อไปนี้จะแสดงลักษณะที่ Data Access Page ที่ชื่อ Product ซึ่งใช้สำหรับป้อนและปรับปรุงข้อมูลผลิตภัณฑ์จะปรากฏในมุมมองเพจ (มุมมองเพจ: หน้าต่างของ Access ที่ซึ่งคุณสามารถเรียกดูเนื้อหาของ Data Access Page ได้ โดยเพจต่างๆ ในมุมมองเพจจะมีหน้าที่การใช้งานแบบเดียวกับเพจที่อยู่ใน Internet Explorer 5.0 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า) หรือใน Microsoft Internet Explorer 5.01 ที่ติดตั้ง Service Pack 2 (SP2) หรือรุ่นที่ใหม่กว่า
ภาพประกอบต่อไปนี้แสดง Data Access Page ชื่อ Products ในมุมมองออกแบบ (มุมมองออกแบบ: หน้าต่างที่แสดงการออกแบบของวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ได้แก่ ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และ Data Access Pages ในมุมมองออกแบบคุณสามารถสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และปรับเปลี่ยนการออกแบบของวัตถุที่มีอยู่แล้วได้)
เนื้อความ เนื้อความเป็นการออกแบบพื้นฐานของ Data Access Page บนเพจที่สนับสนุนการป้อนข้อมูล คุณสามารถใช้เพจเพื่อแสดงข้อความรายละเอียด ตัวควบคุมที่ผูกกับข้อมูล และส่วน ส่วน คุณใช้ส่วนเพื่อแสดงข้อความ ข้อมูลจากฐานข้อมูล และแถบเครื่องมือ ส่วน (ส่วน: ส่วนของฟอร์ม รายงาน หรือ Data Access Page เช่น ส่วนหัว ส่วนท้าย หรือส่วนรายละเอียด) ที่ใช้กันโดยทั่วไปบนเพจที่สนับสนุนการป้อนข้อมูลมีสองชนิด คือ ส่วนหัวของกลุ่ม และส่วน Record Navigation ทั้งนี้เพจสามารถมีส่วนท้ายและส่วนป้ายคำอธิบายได้
ระดับของกลุ่มแต่ละระดับใน Data Access Page จะมีแหล่งระเบียน (แหล่งระเบียน: แหล่งของข้อมูลต้นแบบสำหรับฟอร์ม รายงาน หรือ Data Access Page โดยในฐานข้อมูล Access แหล่งระเบียนสามารถเป็นตาราง แบบสอบถาม หรือคำสั่ง SQL ส่วนในโครงการ Access แหล่งระเบียนสามารถเป็นตาราง วิว คำสั่ง SQL หรือกระบวนงานที่เก็บไว้) โดยจะมีการแสดงชื่อของแหล่งระเบียนบนแถบส่วน (แถบส่วน: แถบแนวนอนที่อยู่เหนือส่วนของ Data Access Page ในมุมมองออกแบบ แถบส่วนนี้จะแสดงชนิดและชื่อของส่วน ให้ใช้แถบส่วนเพื่อเข้าถึงแผ่นคุณสมบัติของส่วน)ของแต่ละส่วนที่ใช้สำหรับระดับกลุ่ม
คุณออกแบบ Data Access Page ในมุมมองออกแบบ (มุมมองออกแบบ: หน้าต่างที่แสดงการออกแบบของวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ได้แก่ ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และ Data Access Pages ในมุมมองออกแบบคุณสามารถสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และปรับเปลี่ยนการออกแบบของวัตถุที่มีอยู่แล้วได้)ใน Microsoft Access ซึ่งเพจก็คือแฟ้มที่อยู่แยกต่างหากนอก Access อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณสร้างแฟ้มนี้แล้ว Access จะเพิ่มทางลัดที่จะไปยังแฟ้มนี้ในหน้าต่างฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ การออกแบบ Data Access Page จะคล้ายกับการออกแบบฟอร์มและรายงาน กล่าวคือ คุณจะใช้รายการเขตข้อมูล (รายการเขตข้อมูล: หน้าต่างที่แสดงเขตข้อมูลทั้งหมดในระเบียนหรือวัตถุฐานข้อมูลต้นแบบ ยกเว้นในมุมมองออกแบบของ Data Access Page ในมุมมองออกแบบของ Data Access Page รายการเขตข้อมูลจะแสดงแหล่งระเบียนและเขตข้อมูลของแหล่งระเบียนทั้งหมดในฐานข้อมูลต้นแบบ) กล่องเครื่องมือ (กล่องเครื่องมือ: ชุดของเครื่องมือที่มีอยู่ในมุมมองออกแบบเพื่อเพิ่มตัวควบคุมลงในฟอร์ม รายงาน หรือ Data Access Page ชุดเครื่องมือที่มีอยู่ในมุมมองออกแบบเพจจะแตกต่างจากชุดเครื่องมือที่มีอยู่ในมุมมองออกแบบฟอร์มและมุมมองออกแบบรายงาน) ตัวควบคุม (ตัวควบคุม: วัตถุที่ติดต่อกับผู้ใช้แบบรูปภาพ เช่นกล่องข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย แถบเลื่อน หรือปุ่มคำสั่ง ที่ยอมให้ผู้ใช้ควบคุมโปรแกรม คุณใช้ตัวควบคุมในการแสดงข้อมูลหรือตัวเลือก แสดงการกระทำ หรือทำส่วนติดต่อกับผู้ใช้ให้อ่านง่ายขึ้น) และอื่นๆ ได้ อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างที่เห็นได้ชัดบางประการเกี่ยวกับวิธีที่คุณออกแบบและโต้ตอบกับ Data Access Page ซึ่งตรงกันข้ามกับการออกแบบฟอร์มและรายงาน ซึ่งคุณจะออกแบบเพจอย่างไรนั้นจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้เพจ
Data Access Page จะเชื่อมต่อโดยตรงกับฐานข้อมูล เมื่อผู้ใช้แสดง Data Access Page ใน Internet Explorer จะเป็นการดูสำเนา Data Access Page ของตัวเองอยู่ นั่นหมายถึง การกรอง การเรียงลำดับ หรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำเพื่อเปลี่ยนแปลงลักษณะการแสดงข้อมูล รวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับรายการ PivotTable (รายการ PivotTable: Microsoft Office Web Component ที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลบนเว็บเพจแบบที่สามารถโต้ตอบได้ โดยข้อมูลที่แสดงอยู่ในรูปแบบแถวและคอลัมน์จะสามารถย้าย กรอง เรียงลำดับ และคำนวณในลักษณะต่างๆ ที่มีความหมายสำหรับผู้ชมของคุณ) หรือกระดาษคำนวณ (คอมโพเนนต์กระดาษคำนวณ: เป็น Microsoft Office Web Component ที่ให้การทำงานแบบตอบโต้ของแผ่นงานบนเว็บเพจ คุณสามารถใส่ข้อมูล เพิ่มสูตรและฟังก์ชัน ใช้ตัวกรอง เปลี่ยนการจัดรูปแบบ และคำนวณใหม่ได้) จะมีผลเฉพาะกับสำเนา Data Access Page ของผู้ใช้เองเท่านั้น อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงที่ผู้ใช้ทำกับข้อมูล เช่น การเปลี่ยนแปลงค่า และการเพิ่มหรือลบข้อมูล จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลต้นแบบ ดังนั้นผู้ใช้ทุกคนที่แสดง Data Access Page จะสามารถใช้เพจดังกล่าวได้ ผู้ใช้สามารถดู 'วิธีใช้' เกี่ยวกับวิธีการทำงานกับเพจใน Internet Explorer ได้ด้วยการคลิกปุ่ม วิธีใช้ หมายเหตุ เมื่อต้องการแสดงและทำงานกับ Data Access Page บนอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต ผู้ใช้ต้องมีโปรแกรม Internet Explorer 5.01 ที่ติดตั้ง Service Pack 2 (SP2) หรือรุ่นที่ใหม่กว่า
คุณสามารถทำงานกับ Data Access Page ในมุมมองเพจ (มุมมองเพจ: หน้าต่างของ Access ที่ซึ่งคุณสามารถเรียกดูเนื้อหาของ Data Access Page ได้ โดยเพจต่างๆ ในมุมมองเพจจะมีหน้าที่การใช้งานแบบเดียวกับเพจที่อยู่ใน Internet Explorer 5.0 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า)ใน Access ได้เช่นกัน โดย Data Access Page สามารถนำไปเพิ่มเติมให้กับฟอร์มและรายงานที่คุณใช้ในโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลของคุณได้ เมื่อตัดสินใจว่าจะออกแบบ Data Access Page ฟอร์ม หรือรายงาน ควรพิจารณาถึงงานที่คุณต้องการจะทำ คุณสามารถดู 'วิธีใช้' เกี่ยวกับการทำงานกับเพจในมุมมองเพจได้ด้วยการคลิกปุ่ม วิธีใช้
ฐานข้อมูล Microsoft Access หรือฐานข้อมูล Microsoft SQL Server (ฐานข้อมูลแบบ Microsoft SQL Server: ฐานข้อมูลใน Microsoft SQL Server ซึ่งประกอบด้วย ตาราง วิว ดัชนี กระบวนงานที่เก็บไว้ ฟังก์ชัน และทริกเกอร์) รุ่น 6.5 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า เมื่อต้องการออกแบบเพจโดยใช้ข้อมูลจากหนึ่งในฐานข้อมูลเหล่านี้ เพจต้องถูกเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล ถ้าคุณได้เปิดฐานข้อมูล Access หรือโครงการ Access (โครงการ Microsoft Access: แฟ้ม Access ที่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Microsoft SQL Server และใช้ในการสร้างโปรแกรมประยุกต์แบบไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์ แฟ้มโครงการจะไม่มีวัตถุข้อมูลหรือวัตถุที่ยึดตามข้อกำหนดของข้อมูล เช่น ตาราง และ มุมมอง) ที่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูล SQL Server ไว้แล้ว Data Access Page ที่คุณสร้างจะเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลปัจจุบันโดยอัตโนมัติ และจะเก็บเส้นทางนั้นไว้ในคุณสมบัติ สายอักขระการเชื่อมต่อ ของ Data Access Page และเมื่อผู้ใช้เรียกเพจดูใน Microsoft Internet Explorer 5.01 ที่ติดตั้ง Service Pack 2 (SP2) หรือรุ่นที่ใหม่กว่า หรือแสดงเพจในมุมมองเพจ (มุมมองเพจ: หน้าต่างของ Access ที่ซึ่งคุณสามารถเรียกดูเนื้อหาของ Data Access Page ได้ โดยเพจต่างๆ ในมุมมองเพจจะมีหน้าที่การใช้งานแบบเดียวกับเพจที่อยู่ใน Internet Explorer 5.0 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า) เพจจะแสดงข้อมูลปัจจุบันจากฐานข้อมูลต้นแบบโดยใช้เส้นทางที่ระบุไว้ในคุณสมบัติ สายอักขระการเชื่อมต่อ ถ้าคุณออกแบบ Data Access Page ขณะที่ฐานข้อมูลอยู่บนไดรฟ์ภายในเครื่อง Access จะใช้เส้นทางภายในเครื่องซึ่งหมายความว่าผู้อื่นจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นที่คุณจะต้องย้ายหรือคัดลอกฐานข้อมูลไปยังตำแหน่งที่ตั้งบนเครือข่ายที่ผู้ใช้เพจของคุณสามารถเข้าถึงได้ และเมื่อฐานข้อมูลอยู่บนเครือข่ายที่ใช้ร่วมกันแล้ว ให้เปิดฐานข้อมูลโดยใช้ที่อยู่ UNC (แบบแผนการตั้งชื่อแบบสากล (Universal Naming Convention - UNC): แบบแผนการตั้งชื่อแฟ้มโดยไม่ขึ้นกับตำแหน่งของแฟ้ม UNC จะตั้งชื่อแฟ้มโดยใช้ไวยากรณ์ \\server\share\path\filename แทนการระบุชื่อไดรฟ์และเส้นทาง) ถ้าคุณย้ายหรือคัดลอกฐานข้อมูลหลังจากที่คุณได้ออกแบบเพจแล้ว คุณจะต้องปรับปรุงเส้นทางในคุณสมบัติ สายอักขระการเชื่อมต่อ ให้ชี้ไปยังตำแหน่งที่ตั้งใหม่ คุณสามารถเลือกสร้างแฟ้มการเชื่อมต่อแทนการปรับปรุงคุณสมบัติ ConnectionString ของแต่ละเพจในฐานข้อมูลที่แยกกัน แฟ้มการเชื่อมต่อจะเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อสำหรับ Data Access Page และ Data Access Page หลายๆ เพจ สามารถใช้แฟ้มดังกล่าวร่วมกันได้ เมื่อคุณเปิด Data Access Page ที่ใช้แฟ้มการเชื่อมต่อ เพจจะอ่านแฟ้มการเชื่อมต่อและเชื่อมต่อไปยังฐานข้อมูลที่เหมาะสม หลังจากสร้างแฟ้มการเชื่อมต่อ ถ้าคุณทำการย้ายหรือคัดลอกฐานข้อมูล สิ่งที่คุณต้องทำก็คือแก้ไขข้อมูลการเชื่อมต่อในแฟ้มการเชื่อมต่อ
แม้ว่า Data Access Page จะได้รับข้อมูลของตัวเองจากฐานข้อมูล Microsoft Access (ฐานข้อมูล Microsoft Access: ชุดของข้อมูลและวัตถุ (เช่น ตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม) ที่สัมพันธ์กับหัวข้อหรือจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง โดยมี Microsoft Jet database engine จัดการกับข้อมูล) หรือฐานข้อมูล Microsoft SQL Server (ฐานข้อมูลแบบ Microsoft SQL Server: ฐานข้อมูลใน Microsoft SQL Server ซึ่งประกอบด้วย ตาราง วิว ดัชนี กระบวนงานที่เก็บไว้ ฟังก์ชัน และทริกเกอร์) ตัวควบคุม Microsoft Office Web Component (Microsoft Office Web Components: คอมโพเนนต์แบบโต้ตอบ เช่น แผ่นงาน แผนภูมิ และรายการ PivotTable บนเว็บเพจต่างๆ ที่ให้ความสะดวกในการวิเคราะห์ข้อมูล เมื่อต้องการใช้คอมโพเนนต์เหล่านี้ คุณต้องมีใบอนุญาตให้ใช้ Microsoft Office) บนเพจจะสามารถแสดงข้อมูลได้ทั้งจากฐานข้อมูลเหล่านี้หรือจากแหล่งอื่น ตัวอย่างเช่น เพจอาจจะมีรายการ PivotTable (รายการ PivotTable: Microsoft Office Web Component ที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลบนเว็บเพจแบบที่สามารถโต้ตอบได้ โดยข้อมูลที่แสดงอยู่ในรูปแบบแถวและคอลัมน์จะสามารถย้าย กรอง เรียงลำดับ และคำนวณในลักษณะต่างๆ ที่มีความหมายสำหรับผู้ชมของคุณ) กระดาษคำนวณ (คอมโพเนนต์กระดาษคำนวณ: เป็น Microsoft Office Web Component ที่ให้การทำงานแบบตอบโต้ของแผ่นงานบนเว็บเพจ คุณสามารถใส่ข้อมูล เพิ่มสูตรและฟังก์ชัน ใช้ตัวกรอง เปลี่ยนการจัดรูปแบบ และคำนวณใหม่ได้) หรือแผนภูมิ (แผนภูมิ: การนำเสนอข้อมูลในแบบกราฟิกในฟอร์ม รายงาน หรือ Data Access Page)ที่มีข้อมูลจากแผ่นงานของ Microsoft Excel หรือฐานข้อมูลอื่นนอกเหนือจาก Access หรือ SQL Server ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูล ข้อมูลในตัวควบคุมเหล่านี้อาจจะเป็น Snapshot ของข้อมูลดั้งเดิม หรืออาจจะเป็นข้อมูลสดที่แสดงผ่านการเชื่อมต่ออื่นที่ตัวควบคุมมีพร้อมกับแหล่งข้อมูลของตัวควบคุมเอง เมื่อต้องการสร้าง Office Web Component ด้วยข้อมูลจากแหล่งอื่นที่ไม่ใช่ฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณอาจต้องใช้โปรแกรมอื่นนอกเหนือจาก Access เพื่อประกาศข้อมูลครั้งแรกไปยังเว็บเพจ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างรายการ PivotTable ที่ประกอบด้วยข้อมูลจากแผ่นงาน Excel คุณต้องประกาศข้อมูลจาก Excel จากนั้น ใน Access คุณจะสามารถเปิดเว็บเพจ และเปลี่ยนเว็บเพจนั้นให้เป็น Data Access Page ด้วยการเพิ่มตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้กับ Access หรือฐานข้อมูล SQL Server คุณสามารถกำหนดเพจต่อไปได้เองด้วยการเพิ่มป้ายชื่อ รูปภาพ หรือคุณลักษณะอื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของเพจ ใน Access คุณสามารถสร้างรายการ PivotTable ที่ใช้ข้อมูลจากแหล่งภายนอกอื่นนอกเหนือจาก Excel ได้
แมโครเป็นชุดของแอคชันที่คุณสามารถสร้างขึ้นเพื่อช่วยคุณในการจัดการงานทั่วไปโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณใช้กลุ่มแมโคร คุณจะสามารถปฏิบัติงานได้หลายชนิดในคราวเดียวกัน แมโคร คือชุดของแอคชัน (แอคชัน: กลุ่มของแมโครที่สร้างขึ้นเป็นพื้นฐาน เป็นคำสั่งที่บรรจุภายในตัวที่สามารถถูกรวมด้วยแอคชันอื่นเพื่อทำงานให้เป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งบางครั้งเรียกว่าคำสั่งในภาษาแมโครอื่น)อย่างน้อยหนึ่งแอคชัน โดยแต่ละแอคชันจะดำเนินการที่เฉพาะเจาะจง เช่น การเปิดฟอร์ม หรือการพิมพ์รายงาน แมโครสามารถช่วยคุณปฏิบัติงานทั่วไปได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียกใช้แมโครที่พิมพ์รายงาน เมื่อผู้ใช้คลิกปุ่มคำสั่ง
แมโครสามารถเป็นแมโครเดี่ยวที่ประกอบด้วยแอคชันต่อเนื่อง หรือสามารถเป็นกลุ่มแมโคร (กลุ่มแมโคร: ชุดของแมโครที่สัมพันธ์กันซึ่งจัดเก็บไว้ภายใต้ชื่อแมโครเพียงชื่อเดียว โดยชุดนี้มักจะเรียกกันอย่างง่ายๆ ว่าแมโคร) นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้นิพจน์เงื่อนไข (นิพจน์เงื่อนไข: นิพจน์ที่ประเมินและเปรียบเทียบค่า ตัวอย่างเช่น คำสั่ง If...Then และ Select Case ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไข จะมีอย่างน้อยหนึ่งการดำเนินการเกิดขึ้น แต่ถ้าไม่เป็นไปตามเงื่อนไข การดำเนินการจะถูกข้ามไป)ในการตัดสินว่าในบางกรณีจะให้มีการดำเนินการแอคชันหรือไม่ เมื่อแมโครทำงาน แมโครต่อไปนี้ประกอบด้วยชุดแอคชัน Microsoft Access ดำเนินการแอคชันเหล่านี้ทุกครั้งที่แมโครทำงาน เมื่อต้องการเรียกใช้แมโครนี้ ให้อ้างอิงถึงแมโครชื่อ Review Products ถ้าคุณมีแมโครจำนวนมาก การจัดกลุ่มแมโครที่สัมพันธ์กันให้เป็นกลุ่มแมโคร (กลุ่มแมโคร: ชุดของแมโครที่สัมพันธ์กันซึ่งจัดเก็บไว้ภายใต้ชื่อแมโครเพียงชื่อเดียว โดยชุดนี้มักจะเรียกกันอย่างง่ายๆ ว่าแมโคร)จะสามารถช่วยให้คุณจัดการกับฐานข้อมูลของคุณได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น กลุ่มแมโครต่อไปนี้ชื่อว่า Buttons ซึ่งประกอบด้วยแมโครที่สัมพันธ์กัน 3 แมโคร คือ Employees, Products และ Reps โดยแต่ละแมโครจะดำเนินการแอคชัน OpenForm นอกจากนี้แล้วแมโคร Products ยังดำเนินการแอคชัน MoveSize ด้วย ชื่อในคอลัมน์ ชื่อแมโคร จะระบุถึงแมโครแต่ละแมโคร เมื่อคุณเรียกใช้แมโครใดแมโครหนึ่งในกลุ่มแมโคร Microsoft Access จะดำเนินการแอคชันในคอลัมน์แอคชัน รวมทั้งแอคชันใดก็ตามที่มีคอลัมน์ ชื่อแมโคร ว่างๆ ตามมา คุณสามารถเรียกใช้แมโครในกลุ่มแมโครในเหตุการณ์ หรือในกระบวนงานเหตุการณ์ (กระบวนงานเหตุการณ์: กระบวนงานที่ทำงานโดยอัตโนมัติในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เริ่มโดยผู้ใช้หรือโปรแกรมโค้ด หรือระบบเป็นตัวสร้างเหตุการณ์) ได้โดยพิมพ์ชื่อของกลุ่มแมโครตามด้วยเครื่องหมายมหัพภาค (.) แล้วจึงตามด้วยชื่อของแมโคร ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ เมื่อต้องการอ้างถึงแมโคร Employees ในกลุ่มแมโคร Buttons คุณจะต้องพิมพ์ Buttons.Employees ในบางกรณี คุณอาจต้องการดำเนินการแอคชันหรือชุดของแอคชันในแมโครก็ต่อเมื่อเงื่อนไข (เงื่อนไข: ส่วนของเกณฑ์ที่เขตข้อมูลใช้ในการค้นหาหรือกรองข้อมูล บางเงื่อนไขจำเป็นต้องใช้ร่วมกับค่า เช่น เขตข้อมูล Author ใช้กับเงื่อนไข equals ร่วมกับค่า Jane)ที่ใช้เป็นจริง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังใช้แมโครเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในฟอร์ม คุณอาจต้องการแสดงข้อความหนึ่งเพื่อตอบสนองชุดของค่าที่ป้อนในระเบียน และอีกข้อความหนึ่งเพื่อตอบสนองชุดของค่าอื่น ในกรณีเช่นนี้ คุณสามารถใช้เงื่อนไขต่างๆ เพื่อควบคุมการทำงานของแมโครได้ เงื่อนไข เป็นนิพจน์ (นิพจน์: การรวมกันของตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์หรือทางตรรกศาสตร์ ค่าคงที่ ฟังก์ชัน และชื่อของเขตข้อมูล ตัวควบคุม และคุณสมบัติต่างๆ ซึ่งจะประเมินออกมาให้ได้เพียงค่าเดียว นิพจน์สามารถใช้ในการคำนวณ การจัดการตัวอักขระ หรือการทดสอบข้อมูล)แบบตรรกะที่มีการประเมินค่าเป็น True/False หรือ Yes/No แมโครจะใช้เส้นทางที่ต่างกันไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขว่าเป็นจริงหรือเท็จ เมื่อคุณเรียกใช้แมโคร Microsoft Access จะทำการประเมินค่า นิพจน์เงื่อนไข (นิพจน์เงื่อนไข: นิพจน์ที่ประเมินและเปรียบเทียบค่า ตัวอย่างเช่น คำสั่ง If...Then และ Select Case ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไข จะมีอย่างน้อยหนึ่งการดำเนินการเกิดขึ้น แต่ถ้าไม่เป็นไปตามเงื่อนไข การดำเนินการจะถูกข้ามไป)แรก ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง Microsoft Access จะดำเนินการแอคชันในแถวนั้น รวมทั้งดำเนินการแอคชันที่ตามมาซึ่งเป็นแอคชันที่นำหน้าด้วยเครื่องหมายจุดไข่ปลา (...) ในคอลัมน์ เงื่อนไข จากนั้น Microsoft Access จะดำเนินการแอคชันอื่นๆ เพิ่มเติมในแมโครที่มีคอลัมน์ เงื่อนไข ว่างอยู่ โดย Microsoft Access จะดำเนินการต่อไปจนกว่าจะถึงนิพจน์อีกนิพจน์หนึ่ง ชื่อแมโครอีกชื่อหนึ่ง หรือจนกว่าสิ้นสุดแมโคร ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ Microsoft Access จะละเว้นแอคชันในแถวนั้นรวมทั้งละเว้นแอคชันที่ตามมาซึ่งเป็นแอคชันที่นำหน้าด้วยเครื่องหมายจุดไข่ปลา (...) ในคอลัมน์ เงื่อนไข ต่อจากนั้นจะย้ายไปยังแถวแอคชัน (แถวแอคชัน: แถวในส่วนบนของหน้าต่างแมโครที่ซึ่งคุณใช้ใส่ชื่อแมโคร แอคชัน เงื่อนไข และหมายเหตุต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับแมโครหรือกลุ่มแมโครบางแมโครหรือบางกลุ่ม)ถัดไปที่มีเงื่อนไขอื่น หรือที่มีคอลัมน์ เงื่อนไข ที่ว่างอยู่ แมโครต่อไปนี้ดำเนินการแอคชัน MsgBox และแอคชัน StopMacro ก็ต่อเมื่อนิพจน์ในคอลัมน์ เงื่อนไข เป็นจริง (เมื่อมีค่า Null (Null: ค่าที่คุณสามารถป้อนลงในเขตข้อมูลหรือใช้ในนิพจน์หรือแบบสอบถามเพื่อบ่งชี้ถึงข้อมูลที่หายไปหรือข้อมูลที่ไม่รู้จัก ใน Visual Basic คำสำคัญ Null จะหมายถึงค่า Null โดยบางเขตข้อมูล เช่น เขตข้อมูลคีย์หลักจะไม่สามารถมี Nullได้) ในเขตข้อมูล SupplierID) อาร์กิวเมนต์แอคชันเป็นข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นต้องมีสำหรับแอคชันแมโครบางแอคชัน ตัวอย่างเช่น วัตถุที่ได้รับผลกระทบจากแอคชัน หรือเงื่อนไขพิเศษที่ทำให้มีการดำเนินการแอคชัน หลังจากที่คุณเพิ่มแอคชันให้กับแมโครแล้ว คุณจะต้องตั้งค่าอาร์กิวเมนต์สำหรับแอคชันที่ส่วนล่างของหน้าต่างแมโคร (หน้าต่างแมโคร: หน้าต่างที่คุณใช้สร้างและปรับเปลี่ยนแมโคร) ซึ่งอาร์กิวเมนต์เหล่านี้จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมกับ Microsoft Access เกี่ยวกับวิธีการดำเนินการแอคชัน เคล็ดลับสำหรับการตั้งค่าอาร์กิวเมนต์แอคชัน มีดังต่อไปนี้
โดยรวมแล้ว โมดูล คือชุดของการประกาศค่า คำสั่ง และกระบวนงาน ซึ่งถูกเก็บรวมเป็นชื่อหน่วยเดียวกันเพื่อการจัดระเบียบโค้ด Microsoft Visual Basic (Microsoft Visual Basic: รุ่นของภาษา Basic ที่มีระดับสูงและเขียนโปรแกรมด้วยภาพ Visual Basic ได้รับการพัฒนาโดย Microsoft เพื่อสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้งานบน Windows) ของคุณ Microsoft Access มีโมดูลสองชนิด คือโมดูลมาตรฐาน (โมดูลมาตรฐาน: โมดูลที่คุณสามารถวางกระบวนงาน Sub และ Function ที่คุณต้องการให้กระบวนงานอื่นสามารถเรียกใช้ผ่านฐานข้อมูลของคุณได้) และคลาสโมดูล (คลาสโมดูล: โมดูลที่สามารถมีข้อกำหนดสำหรับวัตถุใหม่ แต่ละอินสแตนซ์ของคลาสจะสร้างวัตถุใหม่ กระบวนงานที่ถูกกำหนดไว้ในโมดูลจะกลายเป็นคุณสมบัติและเมธอดของวัตถุนั้น คลาสโมดูลสามารถมีอยู่พร้อมกับฟอร์มและรายงานหรือมีเฉพาะคลาสโมดูลเท่านั้นก็ได้) โมดูลคือชุดของกระบวนงานและการประกาศค่าทาง Visual Basic ที่ถูกเก็บไว้รวมกันเป็นหน่วย
โมดูลฟอร์ม (โมดูลของฟอร์ม: โมดูลที่รวมโค้ดสำหรับกระบวนงานเหตุการณ์ทั้งหมดที่ถูกทริกเกอร์โดยเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบนฟอร์มหรือตัวควบคุมของฟอร์มที่เฉพาะเจาะจง)และโมดูลรายงาน (โมดูลรายงาน: โมดูลที่รวมโค้ดสำหรับกระบวนงานเหตุการณ์ทั้งหมดที่ถูกทริกเกอร์โดยเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบนรายงานหรือตัวควบคุมของรายงานที่เฉพาะเจาะจง)เป็นคลาสโมดูลที่ใช้ร่วมกับฟอร์มหรือรายงานเฉพาะ ส่วนใหญ่โมดูลฟอร์มและโมดูลรายงานจะประกอบด้วยกระบวนงานเหตุการณ์ (กระบวนงานเหตุการณ์: กระบวนงานที่ทำงานโดยอัตโนมัติในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เริ่มโดยผู้ใช้หรือโปรแกรมโค้ด หรือระบบเป็นตัวสร้างเหตุการณ์)จะทำงานเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์บนฟอร์มหรือรายงาน คุณสามารถใช้กระบวนงานเหตุการณ์เพื่อควบคุมรูปแบบของฟอร์มและรายงานของคุณ และควบคุมการตอบสนองต่อการกระทำของผู้ใช้ เช่น การคลิกเมาส์บนปุ่มคำสั่ง เมื่อคุณสร้างกระบวนงานเหตุการณ์แรกสำหรับฟอร์มหรือรายงาน Microsoft Access จะสร้างโมดูลฟอร์มหรือโมดูลรายงานที่เกี่ยวข้องให้โดยอัตโนมัติ
กระบวนงานในโมดูลฟอร์มและรายงานสามารถเรียกกระบวนงานที่คุณได้เพิ่มในโมดูลมาตรฐานได้ ใน Access 97 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า คลาสโมดูลสามารถอยู่เป็นอิสระจากฟอร์มหรือรายงานได้ และคลาสโมดูลชนิดนี้จะแสดงอยู่ในรายการของหน้าต่างฐานข้อมูล (หน้าต่างฐานข้อมูล: หน้าต่างที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูล Access หรือเปิดโครงการ Access หน้าต่างฐานข้อมูลจะแสดงทางลัดสำหรับการสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และการเปิดวัตถุที่มีอยู่แล้ว) คุณสามารถใช้คลาสโมดูลเพื่อสร้างข้อกำหนดสำหรับวัตถุแบบกำหนดเองได้ ใน Access 95 คลาสโมดูลจะมีอยู่ในการใช้งานร่วมกับฟอร์มหรือรายงานเท่านั้น โมดูลมาตรฐานจะมีกระบวนงานทั่วไปที่ไม่ได้ใช้ร่วมกับวัตถุอื่น และมักใช้กระบวนงานที่สามารถเรียกใช้จากที่ใดก็ได้ในฐานข้อมูลของคุณ ความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างโมดูลมาตรฐานและคลาสโมดูลที่ไม่ได้ใช้ร่วมกับวัตถุใดวัตถุหนึ่งโดยเฉพาะ คือขอบเขตและช่วงเวลาการใช้งาน ค่าของตัวแปรหรือค่าคงที่ใดๆ ที่มีการประกาศหรือมีอยู่แล้วในคลาสโมดูลโดยไม่มีการใช้ค่านั้นร่วมกับวัตถุใด จะสามารถใช้ได้เฉพาะในขณะที่โค้ดนั้นกำลังทำงาน และสามารถใช้ได้เฉพาะจากวัตถุดังกล่าวเท่านั้น
โมดูลมาตรฐานจะแสดงเป็นรายการอยู่ใน โมดูล ภายใต้ วัตถุ ในหน้าต่างฐานข้อมูล (หน้าต่างฐานข้อมูล: หน้าต่างที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูล Access หรือเปิดโครงการ Access หน้าต่างฐานข้อมูลจะแสดงทางลัดสำหรับการสร้างวัตถุฐานข้อมูลใหม่และการเปิดวัตถุที่มีอยู่แล้ว) นอกจากนี้ ฟอร์ม รายงาน และโมดูลมาตรฐานยังแสดงเป็นรายการอยู่ใน เบราว์เซอร์วัตถุ (เบราว์เซอร์วัตถุ: กล่องโต้ตอบที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุ คุณสมบัติ เมธอด และค่าคงที่ต่างๆ ในโครงการปัจจุบัน และในไลบรารีวัตถุที่อ้างอิง และยังให้คุณใช้ค้นหาองค์ประกอบ ความช่วยเหลือ หรือวางกล่องโต้ตอบลงในโมดูล) ด้วยเช่นกัน หลังจากที่คุณติดตั้งตารางต่างๆ สำหรับแต่ละหัวเรื่องในฐานข้อมูล Microsoft Access (ฐานข้อมูล Microsoft Access: ชุดของข้อมูลและวัตถุ (เช่น ตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม) ที่สัมพันธ์กับหัวข้อหรือจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง โดยมี Microsoft Jet database engine จัดการกับข้อมูล) ของคุณแล้ว คุณจำเป็นต้องระบุวิธีการให้ Microsoft Access นำข้อมูลนั้นมารวมกันอีกครั้ง ขั้นตอนแรกในกระบวนการนี้ คือการกำหนดความสัมพันธ์ (ความสัมพันธ์: ความเกี่ยวข้องกันที่สร้างขึ้นระหว่างเขตข้อมูล (คอลัมน์) ต่างๆ ในตารางสองตาราง โดยความสัมพันธ์สามารถเป็นแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หนึ่งต่อกลุ่ม หรือกลุ่มต่อกลุ่ม)ระหว่างตารางของคุณ หลังจากดำเนินการดังกล่าวแล้ว คุณจะสามารถสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานเพื่อแสดงข้อมูลจากหลายๆ ตารางในครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น ฟอร์มนี้ประกอบด้วยข้อมูลจากสี่ตาราง
ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ เขตข้อมูลในตารางทั้งสี่ตารางจะต้องประสานกันเพื่อให้แสดงข้อมูลในลำดับเดียวกัน การประสานกันนี้จะสำเร็จได้ด้วยการใช้ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ความสัมพันธ์จะมีการทำงานโดยใช้ข้อมูลที่ตรงกันในเขตข้อมูลคีย์ ซึ่งมักจะเป็นเขตข้อมูลที่มีชื่อเดียวกันในทั้งสองตาราง ส่วนใหญ่แล้ว เขตข้อมูลที่ตรงกันจะเป็นคีย์หลัก (คีย์หลัก: เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล (คอลัมน์) ซึ่งค่าของเขตข้อมูลนั้นจะระบุแต่ละระเบียนในตารางโดยไม่ให้ซ้ำกัน คีย์หลักไม่อนุญาตให้มีค่าเป็น Null และต้องมีดัชนีที่ไม่ซ้ำเสมอ คีย์หลักจะใช้เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของตารางกับ Foreign Keys ในตารางอื่น)จากหนึ่งตาราง ซึ่งเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำสำหรับแต่ละระเบียน และเป็นForeign Key (Foreign Key: อย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลตาราง (คอลัมน์) ที่อ้างอิงถึงเขตข้อมูลคีย์หลักหรือเขตข้อมูลในตารางอื่น โดย Foreign Key จะบ่งชี้ถึงวิธีที่ตารางต่างๆ สัมพันธ์กัน)ในอีกตารางหนึ่ง ตัวอย่างเช่น พนักงานสามารถสัมพันธ์กับใบสั่งซื้อซึ่งพนักงานคนนั้นรับผิดชอบได้ด้วยการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเขตข้อมูล EmployeeID
ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มเป็นความสัมพันธ์ชนิดที่ธรรมดาที่สุด ในความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ระเบียนในตาราง A สามารถมีระเบียนที่ตรงกับในตาราง B ได้หลายระเบียน แต่ระเบียนในตาราง B จะมีระเบียนที่ตรงกับตาราง A ได้เพียงหนึ่งระเบียนเท่านั้น
ในความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม ระเบียนในตาราง A สามารถมีระเบียนที่ตรงกับในตาราง B ได้หลายระเบียน และระเบียนในตาราง B สามารถมีระเบียนที่ตรงกับในตาราง A ได้หลายระเบียน ความสัมพันธ์ชนิดนี้จะเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อมีการกำหนดตารางที่สามขึ้นมา (เรียกว่าตารางเชื่อมต่อ) โดยมีคีย์หลัก (คีย์หลัก: เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล (คอลัมน์) ซึ่งค่าของเขตข้อมูลนั้นจะระบุแต่ละระเบียนในตารางโดยไม่ให้ซ้ำกัน คีย์หลักไม่อนุญาตให้มีค่าเป็น Null และต้องมีดัชนีที่ไม่ซ้ำเสมอ คีย์หลักจะใช้เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของตารางกับ Foreign Keys ในตารางอื่น)ประกอบด้วยเขตข้อมูลสองเขตข้อมูล คือ Foreign Key (Foreign Key: อย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลตาราง (คอลัมน์) ที่อ้างอิงถึงเขตข้อมูลคีย์หลักหรือเขตข้อมูลในตารางอื่น โดย Foreign Key จะบ่งชี้ถึงวิธีที่ตารางต่างๆ สัมพันธ์กัน) จากทั้งตาราง A และตาราง B ในความเป็นจริงแล้ว ความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่ม คือความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม สองความสัมพันธ์และมีตารางที่สาม ตัวอย่างเช่น ตารางใบสั่งซื้อและตารางผลิตภัณฑ์มีความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่มที่กำหนดด้วยการสร้างความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มขึ้นมาสองความสัมพันธ์และเชื่อมไปยังตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ ซึ่งใบสั่งซื้อแต่ละใบสามารถมีผลิตภัณฑ์ได้หลายชนิด และผลิตภัณฑ์แต่ละชนิดสามารถจะปรากฏได้ในใบสั่งซื้อหลายใบ
ในความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง แต่ละระเบียนในตาราง A สามารถมีระเบียนตรงกับในตาราง B ได้เพียงระเบียนเดียว และแต่ละระเบียนในตาราง B สามารถมีระเบียนที่ตรงกับในตาราง A ได้เพียงระเบียนเดียวเช่นกัน ความสัมพันธ์ชนิดนี้ไม่ใช่ความสัมพันธ์ทั่วไป เพราะว่าข้อมูลส่วนใหญ่ที่สัมพันธ์กันในลักษณะนี้อาจจะอยู่ในตารางเดียว คุณอาจจะใช้ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่งเพื่อแบ่งตารางที่มีหลายๆ เขตข้อมูล หรือเพื่อแยกบางส่วนของตารางออกมาเนื่องจากเหตุผลด้านความปลอดภัย หรือเพื่อเก็บข้อมูลที่ใช้เฉพาะกับชุดย่อยของตารางหลัก ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการสร้างตารางเพื่อติดตามพนักงานที่เข้าร่วมการทายผลฟุตบอล นักฟุตบอลแต่ละคนในตารางนักฟุตบอลจะมีระเบียนที่ตรงกับในตารางพนักงานเพียงหนึ่งระเบียน
ชนิดของความสัมพันธ์ที่ Microsoft Access สร้างขึ้นจะสัมพันธ์กับวิธีการกำหนดเขตข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน
คุณยังสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางกับตัวตารางเองได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในสถานการณ์ที่คุณจำเป็นต้องทำการค้นหาภายในตารางเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในตารางพนักงาน คุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างเขตข้อมูล EmployeeID และเขตข้อมูล ReportsTo เพื่อให้เขตข้อมูล ReportsTo สามารถแสดงข้อมูลพนักงานจาก EmployeeID ที่ตรงกันได้ หมายเหตุ ถ้าคุณลากเขตข้อมูลที่ไม่ใช่คีย์หลัก และไม่มีดัชนีที่ไม่มีค่าซ้ำไปยังอีกเขตข้อมูลหนึ่งซึ่งไม่ใช่คีย์หลัก และไม่มีดัชนีที่ไม่มีค่าซ้ำแล้ว จะมีการสร้างความสัมพันธ์ที่ไม่สามารถกำหนดได้แน่นอนขึ้น ในแบบสอบถามซึ่งมีตารางที่มีความสัมพันธ์ที่ไม่สามารถกำหนดได้แน่นอน Microsoft Access จะแสดงเส้นรวม (การรวม: การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามหนึ่ง กับเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลเหมือนกันในอีกตารางหรือแบบสอบถามหนึ่ง การรวมจะบอกโปรแกรมว่าข้อมูลสัมพันธ์กันอย่างไร ระเบียนที่ไม่ตรงกันอาจจะถูกรวมหรือไม่รวมไว้ก็ได้ ขึ้นกับชนิดของการรวม)ที่เป็นค่าเริ่มต้นระหว่างตาราง แต่ไม่บังคับให้มี Referential Integrity (Referential Integrity: กฎที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่กำหนดขึ้นระหว่างตารางต่างๆ เมื่อคุณใส่หรือลบระเบียนต่างๆ) และไม่มีการรับประกันว่าระเบียนจะไม่มีค่าซ้ำในทั้งสองตาราง Referential Integrity คือระบบของกฎต่างๆ ที่ Microsoft Access ใช้เพื่อให้มั่นใจว่าความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนในตารางที่สัมพันธ์กันนั้นมีความถูกต้อง และเพื่อไม่ให้คุณลบหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันโดยบังเอิญ คุณสามารถกำหนด Referential Integrity ได้เมื่อตารางและเขตข้อมูลเป็นไปตามเงื่อนไขทั้งหมดต่อไปนี้
จะมีการใช้กฎดังต่อไปนี้ เมื่อคุณใช้ Referential Integrity
สำหรับความสัมพันธ์ที่ถูกบังคับให้มี Referential Integrity (Referential Integrity: กฎที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่กำหนดขึ้นระหว่างตารางต่างๆ เมื่อคุณใส่หรือลบระเบียนต่างๆ) คุณสามารถระบุว่าได้ว่าคุณต้องการให้ Microsoft Access ปรับปรุงระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (การปรับปรุงระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด: สำหรับความสัมพันธ์ที่บังคับใช้ Referential Integrity ระหว่างตาราง การปรับปรุงระเบียนที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดในตารางหนึ่งหรือหลายตารางที่สัมพันธ์กันเมื่อระเบียนในตารางหลักเปลี่ยนแปลงไป) และลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (การลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด: สำหรับความสัมพันธ์ที่บังคับใช้ Referential Integrity ระหว่างตาราง การลบระเบียนที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดในตารางหนึ่งหรือหลายตารางที่สัมพันธ์กันเมื่อระเบียนในตารางหลักถูกลบ)หรือไม่ ถ้าคุณตั้งค่าตัวเลือกเหล่านี้ คุณจะสามารถทำการลบและการปรับปรุงซึ่งตามปกติแล้วอาจถูกป้องกันโดยกฎของ Referential Integrity ได้ เมื่อคุณลบระเบียน หรือเปลี่ยนแปลงค่าคีย์หลัก (คีย์หลัก: เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล (คอลัมน์) ซึ่งค่าของเขตข้อมูลนั้นจะระบุแต่ละระเบียนในตารางโดยไม่ให้ซ้ำกัน คีย์หลักไม่อนุญาตให้มีค่าเป็น Null และต้องมีดัชนีที่ไม่ซ้ำเสมอ คีย์หลักจะใช้เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของตารางกับ Foreign Keys ในตารางอื่น)ในตารางหลัก (ตารางหลัก: ด้าน"หนึ่ง" ของสองตารางที่เกี่ยวข้องกันในความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม ตารางหลักนี้ควรจะมีคีย์หลักและแต่ละระเบียนควรจะไม่ซ้ำ) Microsoft Access จะทำการเปลี่ยนแปลงตารางที่มีความสัมพันธ์เท่าที่จำเป็นเพื่อรักษา Referential Integrity ไว้ ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เมื่อกำหนดความสัมพันธ์ ทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนแปลงคีย์หลักของระเบียนในตารางหลัก Microsoft Access จะปรับปรุงคีย์หลักในระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันทั้งหมดให้เป็นค่าใหม่โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปลี่ยนหมายเลขประจำตัวของลูกค้าในตารางลูกค้า จะมีการปรับปรุงเขตข้อมูล CustomerID ในตารางใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติสำหรับใบสั่งซื้อทุกใบที่เป็นของลูกค้ารายนั้นเพื่อไม่ให้ความสัมพันธ์ขาดช่วง ทั้งนี้ Microsoft Access จะทำการปรับปรุงระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยไม่มีการแสดงข้อความใดๆ หมายเหตุ ถ้าคีย์หลักในตารางหลักเป็นเขตข้อมูล AutoNumber (ชนิดข้อมูล AutoNumber: ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในฐานข้อมูล Microsoft Access ซึ่งจัดเก็บหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันให้กับแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติในขณะที่ระเบียนนั้นๆ ถูกเพิ่มเข้าไปในตาราง โดยชนิดของหมายเลขที่สามารถสร้างขึ้นได้คือ แบบเรียงตามลำดับ แบบสุ่ม และแบบ Replication ID) การตั้งค่ากล่องกาเครื่องหมาย ปรับปรุงเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด จะไม่มีผลใดๆ เนื่องจากคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงค่าในเขตข้อมูล AutoNumber ได้ ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เมื่อกำหนดความสัมพันธ์ ทุกครั้งที่คุณลบระเบียนในตารางหลัก Microsoft Access จะลบระเบียนที่สัมพันธ์กันในตารางที่มีความสัมพันธ์กันโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลบระเบียนลูกค้าจากตารางลูกค้า จะมีการลบใบสั่งซื้อทั้งหมดของลูกค้าออกจากตารางใบสั่งซื้อ (รวมทั้งระเบียนในตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อที่สัมพันธ์กับระเบียนในตารางใบสั่งซื้อด้วย) เมื่อคุณลบระเบียนออกจากฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล โดยมีการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ลบระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด Microsoft Access จะเตือนคุณว่าระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันอาจจะถูกลบไปด้วย อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณลบระเบียนโดยใช้แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูล (แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูล: แบบสอบถาม (คำสั่ง SQL) ที่เอาแถวที่ตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุออกจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง) Microsoft Access จะลบระเบียนในตารางที่มีความสัมพันธ์กันโดยอัตโนมัติ โดยไม่มีการแสดงข้อความเตือน |
รูปแบบที่พิมพ์ง่าย
แสดงทั้งหมด
ซ่อนทั้งหมด
บนแถบเครื่องมือ ฐานข้อมูล
ตารางลูกค้า
ตารางใบสั่งซื้อ
ตารางผลิตภัณฑ์
ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ
แสดงข้อมูลใน Data Access Page
เพิ่มหรือลบระเบียน
บนแถบเครื่องมือ Record Navigation แฟ้มวิธีใช้ที่ปรากฏนั้นจะถูกรวมไว้โดยอัตโนมัติกับ Data Access Page ที่มีการประกาศพร้อมกับแถบเครื่องมือ Record Navigation ทั้งนี้ ถ้าคุณลบแถบเครื่องมือ Record Navigation หรือถ้าคุณปิดการใช้งานปุ่ม วิธีใช้ ของแถบเครื่องมือนั้น คุณควรเตรียมขั้นตอนการใช้เพจไว้สำหรับผู้ที่จะใช้เพจ
