คุณสามารถนำข้อมูลจากแฟ้มข้อความไปยัง Microsoft Office Access 2007 ได้สองวิธี ถ้าคุณต้องการสำเนาข้อมูลที่คุณสามารถแก้ไขได้ภายใน Access ให้นำเข้าแฟ้มนั้นไปยังตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่โดยใช้ 'ตัวช่วยนำเข้าข้อความ' แต่ถ้าคุณเพียงต้องการแสดงข้อมูลต้นฉบับชุดล่าสุดใน Access เพื่อให้การทำแบบสอบถามหรือการทำรายงานสมบูรณ์ยิ่งขึ้น ให้สร้างการเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความในฐานข้อมูลของคุณโดยใช้ 'ตัวช่วยเชื่อมโยงข้อความ'

บทความนี้อธิบายวิธีการนำเข้าและเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความโดยใช้ตัวช่วยสร้างเหล่านี้

---

• เกี่ยวกับแฟ้มข้อความและรูปแบบที่สนับสนุน

• นำเข้าข้อมูลจากแฟ้มข้อความ

• แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่นำเข้า

• เชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความ

• แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่เชื่อมโยง

---

เกี่ยวกับแฟ้มข้อความและรูปแบบที่สนับสนุน

แฟ้มข้อความประกอบด้วยอักขระที่สามารถอ่านได้ แต่ไม่ได้จัดรูปแบบ เช่น ตัวอักษรและตัวเลข และอักขระพิเศษ เช่น อักขระแท็บ อักขระเลื่อน และอักขระขึ้นบรรทัดใหม่ Access สนับสนุนส่วนขยายชื่อแฟ้มต่อไปนี้  .txt, .csv, .asc และ .tab

เมื่อต้องการใช้แฟ้มข้อความเป็นแฟ้มต้นฉบับสำหรับการนำเข้าหรือการเชื่อมโยง เนื้อหาของแฟ้มดังกล่าวจะต้องถูกจัดระเบียบในลักษณะที่ทำให้ตัวช่วยการนำเข้าและการเชื่อมโยงสามารถแบ่งเนื้อหาเป็นชุดระเบียน (แถว)และแต่ละระเบียนต้องอยู่ในคอลเลกชันเขตข้อมูล (คอลัมน์) แฟ้มข้อความที่จัดระเบียบอย่างถูกต้องมีสองชนิดด้วยกัน คือ

• แฟ้มที่ใช้ตัวคั่น  ในแฟ้มที่ใช้ตัวคั่น ระเบียนแต่ละระเบียนจะปรากฏบนแต่ละบรรทัดและเขตข้อมูลต่างๆ จะคั่นด้วยอักขระเดี่ยวที่เรียกว่าตัวคั่น โดยตัวคั่นสามารถเป็นอักขระใดๆ ก็ได้ที่ไม่ปรากฏในค่าของเขตข้อมูล เช่น แท็บ เครื่องหมายอัฒภาค (;) เครื่องหมายจุลภาค (,) หรือช่องว่าง เป็นต้น ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นตัวอย่างข้อความที่ใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• แฟ้มที่มีความกว้างคงที่   ในแฟ้มที่มีความกว้างคงที่ ระเบียนแต่ละระเบียนจะปรากฏบนแต่ละบรรทัดและความกว้างของแต่ละเขตข้อมูลจะสอดคล้องกันทั้งระเบียน ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลแรกของทุกระเบียนจะมีความยาว 7 อักขระเสมอ และเขตข้อมูลที่สองของทุกระเบียนจะมีความยาว 12 อักขระเสมอ เป็นต้น แต่ถ้าความยาวจริงของค่าเขตข้อมูลในแต่ละระเบียนไม่เท่ากัน ค่าที่มีความยาวน้อยกว่าความกว้างที่ต้องการจะต้องเพิ่มอักขระช่องว่างต่อท้าย ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นตัวอย่างข้อความที่มีความกว้างคงที่

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludick         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

 ด้านบนของหน้า

นำเข้าข้อมูลจากแฟ้มข้อความ

ถ้าวัตถุประสงค์ของคุณคือการเก็บข้อมูลบางส่วนหรือข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในแฟ้มข้อความไว้ในฐานข้อมูล Access คุณควรนำเข้าเนื้อหาของแฟ้มลงในตารางใหม่ หรือผนวกข้อมูลเข้ากับตารางที่มีอยู่แล้ว คุณสามารถแสดงและแก้ไขข้อมูลที่นำเข้าได้และการเปลี่ยนแปลงที่คุณกระทำกับข้อมูลจะไม่ส่งผลกระทบต่อแฟ้มข้อความต้นฉบับ

ระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุวิธีการจัดระเบียบแฟ้มต้นฉบับ และเลือกได้ว่าคุณต้องการให้สร้างตารางใหม่หรือต้องการผนวกข้อมูลเข้ากับตารางที่มีอยู่แล้ว

 เคล็ดลับ   ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับตาราง หรือวิธีการจัดโครงสร้างฐานข้อมูล ให้ดูในบทความ การสร้างตารางในฐานข้อมูล หรือ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

เมื่อสิ้นสุดการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถเลือกให้บันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าเป็นสเปคได้ สเปคนำเข้าช่วยให้คุณทำซ้ำการดำเนินการในครั้งต่อไปได้โดยไม่ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนของตัวช่วยนำเข้าข้อความทุกครั้งไป

สถานการณ์สมมติโดยทั่วไปสำหรับการนำเข้าแฟ้มข้อความลงใน Access

โดยปกติแล้ว คุณนำเข้าข้อมูลข้อความไปยัง Access ด้วยเหตุผลต่อไปนี้

• ข้อมูลของคุณบางส่วนมีรูปแบบที่ Access ไม่รู้จัก และคุณต้องการใช้ข้อมูลนั้นในฐานข้อมูลใดฐานข้อมูลหนึ่งของคุณ คุณสามารถส่งออกข้อมูลต้นฉบับเป็นแฟ้มข้อความก่อน แล้วจึงนำเข้าเนื้อหาของแฟ้มข้อความลงในตาราง Access
• คุณใช้ Access เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ แต่คุณได้รับข้อมูลในรูปแบบข้อความจากผู้ใช้โปรแกรมอื่นอยู่เป็นประจำ คุณจึงต้องนำเข้าข้อมูลในช่วงปกติ และคุณต้องการปรับปรุงกระบวนการนำเข้าให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเพื่อประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการดำเนินการ

 หมายเหตุ   เมื่อคุณเปิดแฟ้มข้อความใน Access (คลิก ปุ่ม Microsoft Office คลิก เปิด และในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เปลี่ยนกล่องรายการ ชนิดแฟ้ม เป็น แฟ้มทั้งหมด แล้วเลือกแฟ้มข้อความของคุณ) Access จะเริ่ม 'ตัวช่วยเชื่อมโยงข้อความ' ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างการเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความแทนที่จะนำเข้าเนื้อหาของแฟ้มข้อความนั้น การเชื่อมโยงไปยังแฟ้มจะแตกต่างจากการนำเข้าเนื้อหาของแฟ้ม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมโยง ให้ดูที่ส่วน เชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความ ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้

เตรียมแฟ้มต้นฉบับ

1. เปิดแฟ้มต้นฉบับในตัวแก้ไขข้อความ เช่น Notepad

    หมายเหตุ   ระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถนำเข้าแฟ้มได้เพียงหนึ่งแฟ้มเท่านั้น เมื่อต้องการนำเข้าแฟ้มหลายแฟ้ม ให้ทำซ้ำการดำเนินการนำเข้าสำหรับแต่ละแฟ้ม

2. ตรวจทานเนื้อหาของแฟ้มต้นฉบับและปฏิบัติตามคำอธิบายในตารางนี้

   องค์ประกอบ	คำอธิบาย
   มีการใช้ตัวคั่นหรือความกว้างคงที่	ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแฟ้มมีรูปแบบตรงกับรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งอย่างสม่ำเสมอ ถ้าเป็นแฟ้มที่ใช้ตัวคั่น ให้ระบุตัวคั่นนั้น ถ้าแฟ้มมีเขตข้อมูลที่ใช้ความกว้างคงที่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละเขตข้อมูลมีความกว้างเท่ากันในทุกระเบียน
   ตัวระบุข้อความ	แฟ้มที่มีการใช้ตัวคั่นบางแฟ้มอาจมีค่าเขตข้อมูลที่คร่อมด้วยเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่ ตามที่แสดงในที่นี้ "เลิศชัย ตรีธวัชชัย",25,5/4/2549,"นครปฐม "เลิศชัย ตรีธวัชชัยวงศ์",27,2000,"สมุทรปราการ" ตัวอักขระที่คร่อมค่าเขตข้อมูลเรียกว่าตัวระบุข้อความ ซึ่งตัวระบุข้อความนี้อาจไม่จำเป็น แต่ก็สำคัญถ้าข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้เป็นจริง ตัวคั่นเขตข้อมูลปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของค่าเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้ามีการใช้เครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่นเขตข้อมูล และ นครปฐม, สมุทรปราการ เป็นค่าเขตข้อมูลที่ถูกต้อง คุณต้องคร่อมค่าโดยใช้ตัวระบุแบบคู่ เช่น "นครปฐม, สมุทรปราการ" คุณต้องการให้ Access ดำเนินการกับค่าที่ไม่ใช่ข้อความ เช่น 0452934 และ 0034539 เป็นค่าข้อความ และเก็บค่านั้นไว้ในเขตข้อมูล Text ระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุได้ว่าจะให้แฟ้มใช้ตัวระบุหรือไม่ ถ้าคุณต้องการให้ใช้ คุณสามารถระบุอักขระที่จะใช้เป็นตัวระบุได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ตัวระบุข้อความตัวเดียวกันตลอดทั้งแฟ้ม และในคู่ตัวระบุมีเฉพาะค่าข้อความเท่านั้น
   จำนวนเขตข้อมูล	จำนวนของเขตข้อมูลต้นฉบับจะต้องไม่เกิน 255 เขตข้อมูล  Access ไม่สามารถรองรับเขตข้อมูลได้มากกว่า 255 เขตข้อมูลในหนึ่งตาราง
   การข้ามระเบียนและค่า	ถ้าคุณสนใจเฉพาะบางส่วนของแฟ้มข้อความ ให้แก้ไขแฟ้มต้นฉบับก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า คุณไม่สามารถข้ามระเบียนในระหว่างการดำเนินการนำเข้า ถ้าคุณกำลังเพิ่มข้อมูลให้กับตารางใหม่ คุณสามารถข้ามเขตข้อมูลบางเขตข้อมูลได้ แต่ตัวเลือกจะไม่พร้อมใช้งานถ้าคุณกำลังผนวกเนื้อหาเข้ากับตารางที่มีอยู่แล้ว เมื่อคุณผนวกข้อมูลเข้ากับตารางที่มีอยู่แล้ว โครงสร้างของข้อมูลต้นฉบับจะต้องตรงกับโครงสร้างของตารางปลายทาง กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ข้อความต้นฉบับจะต้องมีจำนวนคอลัมน์ตรงกับตารางปลายทาง และชนิดข้อมูลของข้อความต้นฉบับจะต้องตรงกับชนิดข้อมูลของตารางปลายทาง
   บรรทัดว่างและเขตข้อมูลว่าง	ให้ลบบรรทัดว่างที่ไม่จำเป็นในแฟ้มออกทั้งหมด ถ้ามีเขตข้อมูลว่าง ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่ขาดหายไป ถ้าคุณวางแผนที่จะผนวกระเบียนต่างๆ เข้ากับตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางยอมรับค่า Null เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้ามีการตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล จำเป็น เป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันการใช้ค่า Null
   อักขระส่วนที่เกินอยู่	ตรวจทานและเอาอักขระพิเศษออก เช่น อักขระแท็บ อักขระเลื่อน และอักขระขึ้นบรรทัดใหม่
   ชนิดข้อมูล	เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงไม่ให้มีข้อผิดพลาดระหว่างการนำเข้า ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลต้นฉบับแต่ละเขตข้อมูลมีชนิดข้อมูลชนิดเดียวกันในทุกบรรทัด Access จะสแกนข้อมูล 25 แถวแรกของแฟ้มเพื่อกำหนดชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตาราง ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลต้นฉบับ 25 แถวแรกไม่ผสมค่าชนิดข้อมูลอื่นมาปะปนในเขตข้อมูลใดๆ นอกจากนี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าที่ไม่ใช่ข้อความซึ่งเป็นค่าที่จะต้องดำเนินการเหมือนเป็นค่าข้อความอยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่ ถ้าแฟ้มต้นฉบับมีค่าผสมในแถวถัดจากแถวที่ 25 การดำเนินการนำเข้าอาจยังคงข้ามค่าดังกล่าวหรือแปลงค่านั้นอย่างไม่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหา ให้ดูที่ส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้
   ชื่อเขตข้อมูล	สำหรับแฟ้มข้อความที่ใช้ตัวคั่น ถ้าแฟ้มยังไม่มีชื่อเขตข้อมูล คุณควรจะวางชื่อเขตข้อมูลไว้ในแถวแรก และในระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุให้ Access ดำเนินการกับค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูลได้ เมื่อคุณนำเข้าแฟ้มข้อความที่มีความกว้างคงที่ Access จะไม่ให้ตัวเลือกสำหรับการใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล  หมายเหตุ   เมื่อคุณผนวกแฟ้มข้อความที่ใช้ตัวคั่นไปยังตารางที่มีอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของแต่ละคอลัมน์ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันทั้งหมด ถ้าชื่อของคอลัมน์ต่างจากชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง การดำเนินการนำเข้าจะล้มเหลว เมื่อต้องการค้นหาชื่อของเขตข้อมูล ให้เปิดตารางปลายทางในมุมมองออกแบบ

3. ปิดแฟ้มต้นฉบับ ถ้าเปิดอยู่ การเปิดแฟ้มต้นฉบับทิ้งไว้อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการแปลงข้อมูลในระหว่างการดำเนินการนำเข้า

เริ่มต้นกระบวนการนำเข้าใน Access

1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่จะเก็บข้อมูลที่นำเข้า

   ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า

   ฉันจะสร้างฐานข้อมูลเปล่าได้อย่างไร

   คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก สร้าง
2. ก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า ให้ตัดสินใจเลือกว่า คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่
   • สร้างตารางใหม่  ถ้าคุณเลือกที่จะเก็บข้อมูลไว้ในตารางใหม่ Access จะสร้างตารางและเพิ่มข้อมูลที่นำเข้าไว้ในตารางนี้ ถ้ามีตารางที่มีชื่อที่ระบุอยู่แล้ว Access จะเขียนทับเนื้อหาของตารางด้วยข้อมูลที่นำเข้า
   • ผนวกไปยังตารางที่มีอยู่  ถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ กระบวนการนำเข้าก็จะผนวกข้อมูลไปยังตารางที่ระบุ

     ในขณะที่คุณดำเนินการ ควรจำไว้ว่าการดำเนินการผนวกข้อมูลส่วนใหญ่ล้มเหลวเพราะข้อมูลต้นฉบับไม่ตรงกับโครงสร้างและการตั้งค่าเขตข้อมูลของตารางปลายทาง ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว ให้เปิดตารางในมุมมองออกแบบ และตรวจทานสิ่งต่อไปนี้

     • แถวแรก  ถ้าแถวแรกของแฟ้มข้อความต้นฉบับไม่มีชื่อเขตข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ตรงกับตำแหน่งและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางนั้น สำหรับแฟ้มข้อความที่ใช้ตัวคั่น ถ้าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ลำดับของคอลัมน์และเขตข้อมูลไม่จำเป็นต้องตรงกัน แต่ชื่อและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์จะต้องตรงกับชื่อและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันทั้งหมด เมื่อคุณนำเข้าแฟ้มข้อความที่มีความกว้างคงที่ Access จะไม่ให้ตัวเลือกสำหรับการใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล
     • เขตข้อมูลที่ขาดหายไปหรือเกินมา  ถ้าเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลไม่อยู่ในตารางปลายทาง ให้เพิ่มเขตข้อมูลก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า อย่างไรก็ตาม ถ้าตารางปลายทางมีเขตข้อมูลที่ไม่มีอยู่ในแฟ้มต้นฉบับ คุณไม่จำเป็นต้องลบเขตข้อมูลดังกล่าวออกจากตาราง ถ้าเขตข้อมูลยอมรับค่า Null

        เคล็ดลับ   เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติเขตข้อมูล จำเป็น ถูกตั้งเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null

     • คีย์หลัก  ถ้าตารางมีเขตข้อมูลคีย์หลัก แฟ้มต้นฉบับจะต้องมีคอลัมน์ที่มีค่าที่เข้ากันได้กับเขตข้อมูลคีย์หลัก นอกจากนี้ ค่าคีย์ที่นำเข้าจะต้องไม่ซ้ำกัน ถ้าระเบียนที่นำเข้าประกอบด้วยค่าคีย์หลักที่มีอยู่แล้วในตารางปลายทาง การดำเนินการนำเข้าจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณจะต้องแก้ไขข้อมูลต้นฉบับ เพื่อให้มีค่าคีย์ที่ไม่ซ้ำกัน และจากนั้นให้เริ่มการดำเนินการนำเข้าอีกครั้ง
     • เขตข้อมูลที่เป็นดัชนี  ถ้ามีการตั้งค่าคุณสมบัติ ใส่ดัชนี ให้กับเขตข้อมูลในตารางเป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) คอลัมน์ที่สอดคล้องกันในแฟ้มข้อความต้นฉบับจะต้องมีค่าไม่ซ้ำกัน
3. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิก แฟ้มข้อความ

    หมายเหตุ   คำสั่ง นำเข้า จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อฐานข้อมูลเปิดอยู่เท่านั้น

4. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - แฟ้มข้อความ ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อของแฟ้มต้นฉบับ
5. ให้ระบุวิธีการที่คุณต้องการจะเก็บข้อมูลที่นำเข้า
   • เมื่อต้องการเก็บข้อมูลในตารางใหม่ ให้เลือก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณจะถูกพร้อมท์เพื่อตั้งชื่อตารางนี้ในภายหลัง
   • เมื่อต้องการผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ให้เลือก ผนวกสำเนาของระเบียนไปยังตาราง แล้วเลือกตารางจากรายการแบบหล่นลง

 หมายเหตุ   เมื่อต้องการเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลด้วยการสร้างตารางที่เชื่อมโยง ให้ดูที่ส่วน เชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความ ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้

6. ให้คลิก ตกลง

   Access จะสแกนเนื้อหาของแฟ้มและแนะนำวิธีจัดระเบียบแฟ้มที่ควรทำ ถ้าแฟ้มใช้ตัวคั่นเพื่อแยกเขตข้อมูลออกจากกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก มีการใช้ตัวคั่น ไว้ ถ้าแฟ้มมีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก ความกว้างคงที่ ไว้ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าแฟ้มของคุณมีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่หรือใช้ตัวคั่นหรือไม่ ให้ดูที่ส่วน เตรียมแฟ้มต้นฉบับ ก่อนหน้านี้

 หมายเหตุ   ถ้าแฟ้มข้อความต้นฉบับมีอักขระแท็บหรืออักขระพิเศษอื่นๆ ในตัวช่วยนำเข้าข้อความจะแทนอักขระเหล่านี้เป็นกล่องเล็กๆ ระหว่างคอลัมน์ของข้อมูล

7. คลิก ถัดไป

   ข้อมูลที่ตัวช่วยสร้างแสดงขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกตัวเลือก 'มีการใช้ตัวคั่น' หรือ 'ความกว้างคงที่'

   มีการใช้ตัวคั่น

   เลือกหรือระบุอักขระที่คั่นค่าเขตข้อมูล ถ้าแฟ้มใช้ตัวระบุข้อความ ในกล่อง ตัวระบุข้อความ ให้เลือกเครื่องหมายอัญประกาศคู่ (") หรือเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') ถ้าแถวแรกของแฟ้มต้นฉบับมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แถวแรกมีชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ถัดไป

   ความกว้างคงที่

   ตัวช่วยสร้างนี้แสดงเนื้อหาของแฟ้ม ถ้า Access ตรวจพบโครงสร้างแบบคอลัมน์ในข้อมูล Access จะวางเส้นแนวตั้งลงในข้อมูลเพื่อแบ่งเขตข้อมูล ให้ตรวจทานโครงสร้างที่ตัวช่วยสร้างแนะนำ และถ้าจำเป็นให้ปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าตัวช่วยสร้าง เพื่อเพิ่ม ปรับ หรือเอาเส้นแบ่งออก แล้วคลิก ถัดไป
8. ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูล ให้ข้ามขั้นตอนที่ 12 ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลไปยังตารางใหม่ ให้คลิก ถัดไป ในตำแหน่งนี้ คุณควรตรวจทานคุณสมบัติเขตข้อมูลที่แสดงในตัวช่วยสร้าง

    หมายเหตุ   หน้าของตัวช่วยสร้างที่คุณสามารถระบุข้อมูลเกี่ยวกับเขตข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้านั้นจะไม่แสดง ถ้าคุณกำลังผนวกระเบียนลงในตารางที่มีอยู่

9. คลิกคอลัมน์ในครึ่งล่างของหน้าตัวช่วยสร้างเพื่อแสดงคุณสมบัติเขตข้อมูลที่สอดคล้อง ให้ตรวจทานและเปลี่ยนแปลงชื่อกับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทาง (ถ้าต้องการ)

   Access ตรวจทานข้อมูล 25 แถวแรกของแต่ละคอลัมน์เพื่อแนะนำชนิดข้อมูลเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้ามีชนิดค่าอื่น เช่น ค่าข้อความและค่าตัวเลข อยู่ใน 25 แถวแรกของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะแนะนำชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับค่าทั้งหมดหรือค่าส่วนใหญ่ในคอลัมน์นั้น ปกติจะแนะนำให้ใช้ชนิดข้อมูล Text แม้ว่าคุณสามารถเลือกชนิดข้อมูลอื่นได้ แต่โปรดจำไว้ว่า ค่าที่เข้ากันไม่ได้กับชนิดข้อมูลที่คุณเลือกจะถูกละเว้นหรือแปลงค่าอย่างไม่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ดูที่ส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้

10. เมื่อต้องการสร้างดัชนีบนเขตข้อมูล ให้ตั้งค่า ใส่ดัชนี เป็น ใช่ เมื่อต้องการข้ามคอลัมน์ต้นฉบับ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องนำเข้าเขตข้อมูล (ข้าม) แล้วคลิก ถัดไป
11. ถ้ากำลังมีการเพิ่มระเบียนลงในตารางใหม่ ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุคีย์หลักสำหรับตาราง ถ้าคุณเลือก ให้ Access เพิ่มคีย์หลักให้ Access จะเพิ่มเขตข้อมูล AutoNumber เป็นเขตข้อมูลแรกในตารางปลายทาง และจะใส่ข้อมูลลงในตารางด้วย ID ที่ไม่ซ้ำกัน เริ่มจาก 1 ให้คลิก ถัดไป

     หมายเหตุ   หน้าของตัวช่วยสร้างที่คุณสามารถระบุข้อมูลเกี่ยวกับเขตข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้านั้นจะไม่แสดง ถ้าคุณกำลังผนวกระเบียนลงในตารางที่มีอยู่

12. Access แสดงหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ถ้าคุณกำลังนำเข้าระเบียนลงในตารางใหม่ ให้ระบุชื่อสำหรับตารางปลายทาง ในกล่อง นำเข้าไปยังตาราง ให้พิมพ์ชื่อสำหรับตาราง ถ้ามีตารางอยู่แล้ว จะมีพร้อมท์ถามว่าคุณจะเขียนทับเนื้อหาของตารางที่มีอยู่หรือไม่ ให้คลิก ใช่ เพื่อดำเนินการต่อไป หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อระบุชื่ออื่นสำหรับตารางปลายทาง

ปุ่ม ขั้นสูง ใช้ทำอะไร

ปุ่ม ขั้นสูง ในตัวช่วยนำเข้าข้อความอนุญาตให้คุณสร้างหรือเปิดสเปคนำเข้าในรูปแบบที่ Access รุ่นก่อนหน้านี้ใช้ อย่างไรก็ดี เราไม่แนะนำให้คุณใช้ปุ่ม ขั้นสูง ยกเว้นคุณมีสเปคนำเข้าจาก Access รุ่นก่อนหน้านี้ที่คุณต้องการใช้ใน Office Access 2007 ถ้าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้านี้ คุณควรดำเนินการตามขั้นตอนที่ 13 ถึงขั้นตอนที่ 20 เนื่องจากสเปคนำเข้าที่สร้างขึ้นใน Access รุ่นก่อนหน้านี้เข้ากันไม่ได้กับสเปคนำเข้าที่สร้างใน Office Access 2007

---

13. คลิก เสร็จสิ้น เพื่อนำเข้าข้อมูล

    Access พยายามนำเข้าข้อมูล ถ้ามีการนำเข้าข้อมูล ตัวช่วยสร้างจะแสดงกล่องโต้ตอบแจ้งสถานะการดำเนินการนำเข้า ในทางกลับกัน ถ้าการดำเนินการล้มเหลวอย่างสิ้นเชิง Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนำเข้าแฟ้ม

14. เปิดตารางปลายทางในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้เปรียบเทียบข้อมูลในตารางกับแฟ้มต้นฉบับ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ปรากฏนั้นถูกต้อง

บันทึกการตั้งค่าการนำเข้าเป็นสเปค

1. บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยนำเข้าข้อความ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกขั้นตอนการนำเข้า

   ชุดของตัวควบคุมเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น

2. ในกล่อง บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อสำหรับสเปคนำเข้า
3. หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ให้พิมพ์คำอธิบายในกล่อง คำอธิบาย หรือไม่พิมพ์ก็ได้
4. คลิก บันทึกการนำข้า

   หรือ

   เมื่อต้องการเรียกใช้การดำเนินการนำเข้าในช่วงเวลาที่แน่นอน (เช่น รายสัปดาห์ หรือรายเดือน) ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างงาน Outlook แล้วคลิก บันทึกการนำเข้า วิธีนี้จะสร้างงาน Microsoft Office Outlook 2007 ที่ให้คุณเรียกใช้สเปคดังกล่าวได้ในภายหลัง

ถ้าคุณไม่ได้สร้างงาน Office Outlook 2007 Access จะบันทึกสเปค ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างงาน Outlook โปรแกรม Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ นำเข้า-ชื่อ - งาน ไปยังขั้นตอนถัดไปสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้กล่องโต้ตอบนี้

 หมายเหตุ   ถ้า Outlook ไม่ได้รับการติดตั้ง Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อคุณคลิก บันทึกการนำเข้า ถ้า Outlook ไม่ได้รับการกำหนดค่าอย่างเหมาะสม ตัวช่วยสร้างการกำหนดค่า Outlook จะเริ่มขึ้น ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างเพื่อกำหนดค่า Outlook

สร้างงาน Outlook

1. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้า-ชื่อ - งาน ใน Outlook ให้ตรวจทานและปรับเปลี่ยนการตั้งค่างาน เช่น วันครบกำหนด และ ตัวเตือน

   เมื่อต้องการสร้างงานให้เป็นกิจวัตร ให้คลิก กิจวัตร รูปนี้แสดงให้เห็นตัวกำหนดตารางเวลางานที่มีการตั้งค่าบางอย่างไว้เป็นตัวอย่าง

   

   สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการจัดกำหนดการงาน Outlook ให้ดูในบทความ การจัดกำหนดการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก

2. คลิก บันทึกแล้วปิด

เรียกใช้งานที่บันทึกไว้

1. ในบานหน้าต่างนำทาง Outlook ให้คลิก งาน แล้วคลิกสองครั้งที่งานที่คุณต้องการเรียกใช้
2. บนแท็บ งาน ในกลุ่ม Microsoft Office Access ให้คลิก เรียกใช้การนำเข้า
3. เปิดตารางและตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา

ดูส่วนถัดไปสำหรับการแก้ไขปัญหาค่าที่หายไปและค่าที่ไม่ถูกต้อง

 ด้านบนของหน้า

แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่นำเข้า

ถ้าคุณเห็นข้อความ มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนำเข้าแฟ้ม แสดงว่าการดำเนินการนำเข้าล้มเหลวอย่างสิ้นเชิง ในทางตรงกันข้าม ถ้าการดำเนินการนำเข้าแสดงหน้าพร้อมท์ให้คุณบันทึกรายละเอียดการดำเนินการ แสดงว่าการดำเนินการได้จัดการนำเข้าข้อมูลทั้งหมดหรือข้อมูลบางส่วนแล้ว นอกจากนี้ ข้อความบอกสถานะยังกล่าวถึงชื่อของตารางบันทึกข้อผิดพลาดที่มีคำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดต่างๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการนำเข้า

สิ่งสำคัญคือ แม้ว่าข้อความบอกสถานะระบุว่าการดำเนินการประสบความสำเร็จแล้วก็ตาม คุณควรตรวจทานเนื้อหาและโครงสร้างของตารางเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องก่อนที่คุณจะเริ่มใช้ตารางดังกล่าว

เปิดตารางปลายทางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อดูว่ามีการเพิ่มข้อมูลทั้งหมดไปยังตารางอย่างสมบูรณ์แล้วหรือไม่ จากนั้นคุณควรเปิดตารางในมุมมองออกแบบเพื่อตรวจทานชนิดข้อมูลและการตั้งค่าคุณสมบัติอื่นๆ ของเขตข้อมูล

ตารางต่อไปนี้อธิบายขั้นตอนในการแก้ไขค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง

 เคล็ดลับ   ขณะแก้ไขปัญหา ถ้าคุณพบว่ามีค่าที่หายไปเพียงไม่กี่ค่า คุณควรเพิ่มค่าลงในตารางโดยตรงในมุมมองแผ่นข้อมูล ในทางกลับกัน ถ้าคุณพบว่ามีค่าที่หายไปหรือค่าที่นำเข้าไม่ถูกต้องทั้งคอลัมน์หรือมีจำนวนมาก ให้แก้ไขปัญหาในแฟ้มต้นฉบับ เมื่อคุณคิดว่าคุณได้แก้ไขปัญหาทั้งหมดที่ทราบแล้ว ให้ทำซ้ำการดำเนินการนำเข้าอีกครั้ง

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการตรวจทานตารางบันทึกข้อผิดพลาดจากหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างในมุมมองแผ่นข้อมูล ตารางหนึ่งประกอบด้วยเขตข้อมูลสามเขตข้อมูลด้วยกัน คือ ข้อผิดพลาด เขตข้อมูล และแถว แต่ละแถวมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดเฉพาะ และเนื้อหาของเขตข้อมูล 'ข้อผิดพลาด' จะช่วยคุณแก้ไขปัญหา

ทำรายการทั้งหมดของสตริงข้อผิดพลาดและคำแนะนำการแก้ไขปัญหาให้เสร็จสมบูรณ์

ข้อผิดพลาด	คำอธิบาย
การตัดทอนเขตข้อมูล	ค่าในแฟ้มใหญ่เกินไปสำหรับการตั้งค่าคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล ของเขตข้อมูลนี้
การแปลงชนิดล้มเหลว	ค่าในแฟ้มข้อความหรือแผ่นงานเป็นชนิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องสำหรับเขตข้อมูลนี้ ค่าดังกล่าวอาจขาดหายไปหรืออาจปรากฏไม่ถูกต้องในเขตข้อมูลปลายทาง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหานี้ ให้ดูรายการในตารางก่อนหน้า
การละเมิดคีย์	ค่าคีย์หลักของระเบียนเป็นค่าที่ซ้ำกัน กล่าวคือ เป็นค่าที่มีอยู่แล้วในตาราง
กฎการตรวจสอบล้มเหลว	ค่าใดค่าหนึ่งไม่เป็นไปตามกฎที่ตั้งค่าโดยใช้คุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ สำหรับเขตข้อมูลนี้หรือตารางนี้
มีค่า Null ในเขตข้อมูล 'จำเป็น'	ไม่อนุญาตให้มีค่า Null ในเขตข้อมูลนี้เนื่องจากมีการตั้งค่าคุณสมบัติ จำเป็น สำหรับเขตข้อมูลเป็น ใช่
มีค่า Null ในเขตข้อมูล AutoNumber	ข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้ามีค่า Null ซึ่งเป็นค่าที่คุณพยายามผนวกไปยังเขตข้อมูล AutoNumber
ระเบียนที่แยกไม่ได้	ค่าข้อความมีอักขระตัวคั่นข้อความ (ปกติเป็นเครื่องหมายอัญประกาศคู่) เมื่อใดก็ตามที่ค่ามีอักขระตัวคั่น อักขระนั้นจะต้องซ้ำกันสองครั้งในแฟ้มข้อความ ตัวอย่างเช่น 10 - 3 1/2"" ดิสก์/กล่อง

---

 ด้านบนของหน้า

เชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความ

คุณใช้การเชื่อมโยงเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลในแฟ้มอื่นโดยไม่ต้องนำเข้าข้อมูล   เมื่อต้องการทำขั้นตอนดังกล่าว คุณสามารถดูข้อมูลล่าสุดได้ในโปรแกรมเดิมและในแฟ้ม Access โดยไม่ต้องสร้างและเก็บสำเนาไว้ใน Access ถ้าคุณไม่ต้องการคัดลอกเนื้อหาของแฟ้มข้อความลงในฐานข้อมูล Access ของคุณ แต่คุณต้องการเรียกใช้แบบสอบถามและสร้างรายงานโดยยึดตามข้อมูลนั้น คุณควรเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความแทนที่จะนำเข้าแฟ้มข้อความ

เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความ Access จะสร้างตารางใหม่ที่เชื่อมโยงไปยังแฟ้มต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณกระทำในแฟ้มต้นฉบับจะส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงในตารางที่เชื่อมโยง อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของตารางที่สอดคล้องใน Access ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาหรือโครงสร้างของข้อมูล คุณก็ควรเปิดแฟ้มต้นฉบับและทำการเปลี่ยนแปลงในนั้น

สถานการณ์สมมติโดยทั่วไปสำหรับการเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความใน Access

• คุณใช้โปรแกรมที่ให้ผลลัพธ์ข้อมูลในรูปแบบข้อความ แต่คุณต้องการใช้ข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์และการรายงานต่อไปโดยใช้โปรแกรมประยุกต์หลายโปรแกรม และหนึ่งในโปรแกรมนั้นคือ Access
• ข้อมูลที่คุณต้องการทำงานอยู่ในความดูแลของแผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปอื่น คุณต้องการดูข้อมูลล่าสุดแต่ไม่ต้องการแก้ไขหรือเก็บสำเนาข้อมูลของคุณเอง

ถ้าคุณกำลังเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความเป็นครั้งแรก

• เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความ Access จะสร้างตารางใหม่ ซึ่งมักจะเรียกว่าตารางที่เชื่อมโยง ตารางที่เชื่อมโยงแสดงข้อมูลจากแฟ้มต้นฉบับ แต่ไม่ได้เก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลจริงๆ
• คุณไม่สามารถเชื่อมโยงแฟ้มข้อความไปยังตารางที่มีอยู่ในฐานข้อมูลได้ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ คุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ด้วยการดำเนินการเชื่อมโยงได้
• ฐานข้อมูลสามารถมีตารางที่เชื่อมโยงได้หลายตาราง
• การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับแฟ้มต้นฉบับจะส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงในตารางที่เชื่อมโยงโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม เนื้อหาและโครงสร้างของตารางที่เชื่อมโยงใน Access เป็นแบบอ่านอย่างเดียว
• เมื่อคุณเปิดแฟ้มข้อความใน Access จากนั้น Access จะสร้างฐานข้อมูลเปล่าและเริ่มตัวช่วยเชื่อมโยงข้อความโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนสำหรับการเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความ

1. ค้นหาตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มข้อความ และเปิดแฟ้มนั้นในโปรแกรมการประมวลผลคำ เช่น Word หรือ Notepad

   โปรดสังเกตว่า ในระหว่างการดำเนินการเชื่อมโยง คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความได้เพียงครั้งละหนึ่งแฟ้มเท่านั้น เมื่อต้องการเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความหลายแฟ้ม ให้ทำซ้ำการดำเนินการเชื่อมโยงสำหรับแต่ละแฟ้ม

2. ตรวจทานเนื้อหาของแฟ้มต้นฉบับ และดำเนินการตามที่อธิบายไว้ในตารางต่อไปนี้

   องค์ประกอบ	คำอธิบาย
   มีการใช้ตัวคั่นหรือความกว้างคงที่	ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแฟ้มมีรูปแบบตรงกับรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งอย่างสม่ำเสมอ ถ้าเป็นแฟ้มที่ใช้ตัวคั่น ให้ระบุอักขระตัวคั่น ถ้าแฟ้มมีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลในทุกระเบียนมีความกว้างเท่ากัน
   ตัวระบุข้อความ	แฟ้มที่มีการใช้ตัวคั่นบางแฟ้มอาจมีค่าเขตข้อมูลที่คร่อมด้วยเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่ ตามที่แสดงในที่นี้ "เลิศชัย ตรีธวัชชัย",25,5/4/2544,"นครปฐม" "เลิศชัย ตรีธวัชชัยวงศ์",27,2000,"สมุทรปราการ" ตัวอักขระที่คร่อมค่าเขตข้อมูลเรียกว่าตัวระบุข้อความ ซึ่งตัวระบุข้อความนี้อาจไม่จำเป็น แต่ก็สำคัญถ้า ตัวคั่นเขตข้อมูลปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของค่าเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้ามีการใช้เครื่องหมายจุลภาคเป็นตัวคั่นเขตข้อมูล และ นครปฐม, สมุทรปราการ เป็นค่าเขตข้อมูลที่ถูกต้อง คุณต้องคร่อมค่าโดยใช้ตัวระบุแบบคู่ เช่น "นครปฐม, สมุทรปราการ" คุณต้องการให้ Access ดำเนินการกับค่าที่ไม่ใช่ข้อความ เช่น 0452934 และ 0034539 เป็นค่าข้อความ และเก็บค่านั้นไว้ในเขตข้อมูลข้อความ ระหว่างการดำเนินการเชื่อมโยง คุณสามารถระบุได้ว่าจะให้แฟ้มใช้ตัวระบุหรือไม่ ถ้าคุณต้องการให้ใช้ คุณสามารถระบุอักขระที่จะใช้เป็นตัวระบุได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ตัวระบุข้อความตัวเดียวกันตลอดทั้งแฟ้ม และในคู่ตัวระบุมีเฉพาะค่าข้อความเท่านั้น
   จำนวนเขตข้อมูล	จำนวนของเขตข้อมูลต้นฉบับจะต้องไม่เกิน 255 เขตข้อมูล  Access ไม่สามารถรองรับเขตข้อมูลได้มากกว่า 255 เขตข้อมูลในหนึ่งตาราง
   การข้ามระเบียนและเขตข้อมูล	คุณสามารถข้ามเขตข้อมูลบางอันได้ แต่คุณไม่สามารถข้ามระเบียนได้
   บรรทัดว่างและเขตข้อมูลว่าง	ให้ลบบรรทัดว่างที่ไม่จำเป็นในแฟ้มออกทั้งหมด ถ้ามีเขตข้อมูลว่าง ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่ขาดหายไปในแฟ้มต้นฉบับ
   อักขระส่วนที่เกินอยู่	ตรวจทานและเอาอักขระพิเศษออก เช่น อักขระแท็บ อักขระเลื่อน และอักขระขึ้นบรรทัดใหม่
   ชนิดข้อมูล	เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงไม่ให้มีข้อผิดพลาดระหว่างการเชื่อมโยง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลต้นฉบับแต่ละเขตข้อมูลมีข้อมูลชนิดเดียวกันในทุกบรรทัด Access จะสแกนข้อมูล 25 แถวแรกของแฟ้มเพื่อกำหนดชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตาราง ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลต้นฉบับ 25 แถวแรกไม่ผสมค่าชนิดข้อมูลอื่นมาปะปนในเขตข้อมูลใดๆ นอกจากนี้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าที่ไม่ใช่ข้อความซึ่งเป็นค่าที่จะต้องดำเนินการเหมือนเป็นค่าข้อความอยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่ ถ้าแฟ้มต้นฉบับมีค่าผสมในแถวถัดจากแถวที่ 25 การดำเนินการนำเข้าอาจแสดงค่าความผิดพลาดหรือแปลงค่านั้นอย่างไม่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหา ให้ดูที่ส่วน แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่เชื่อมโยง ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้
   ชื่อเขตข้อมูล	สำหรับแฟ้มข้อความที่ใช้ตัวคั่น ถ้าแฟ้มยังไม่มีชื่อเขตข้อมูล คุณควรจะวางชื่อเขตข้อมูลไว้ในแถวแรก และในระหว่างการดำเนินการเชื่อมโยง คุณสามารถระบุให้ Access ดำเนินการกับค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูลได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณนำเข้าแฟ้มข้อความที่มีความกว้างคงที่ Access จะไม่ให้ตัวเลือกสำหรับการใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล

3. ถ้าแฟ้มต้นฉบับเปิดอยู่ ให้ปิดแฟ้ม
4. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างการเชื่อมโยง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และะตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับสิทธิ์ที่จะเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูล

   ถ้าคุณไม่ต้องการเก็บการเชื่อมโยงไว้ในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า

   ฉันจะสร้างฐานข้อมูลเปล่าได้อย่างไร

   คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก สร้าง
5. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิก แฟ้มข้อความ

    หมายเหตุ   คำสั่ง นำเข้า จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อฐานข้อมูลเปิดอยู่เท่านั้น

6. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลจากภายนอก - แฟ้มข้อความ ให้ระบุชื่อแฟ้มข้อความที่มีข้อมูลซึ่งคุณต้องการเชื่อมโยงในกล่อง ชื่อแฟ้ม
7. เลือก เชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่เชื่อมโยง จากนั้นคลิก ตกลง

   ตัวช่วยเชื่อมโยงข้อความจะเริ่มทำงาน ตัวช่วยนี้จะให้คำแนะนำคุณตลอดกระบวนการเชื่อมโยง

8. Access จะสแกนเนื้อหาของแฟ้มและแนะนำวิธีจัดระเบียบแฟ้มที่ควรทำ ถ้าแฟ้มใช้อักขระตัวคั่นเพื่อแยกเขตข้อมูลออกจากกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก มีการใช้ตัวคั่น ไว้ ถ้าแฟ้มมีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก ความกว้างคงที่ ไว้
9. คลิก ถัดไป
10. การแสดงหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้างขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกตัวเลือกที่ใช้ตัวคั่น หรือตัวเลือกความกว้างคงที่

    แฟ้มที่ใช้ตัวคั่น  เลือกหรือระบุอักขระที่คั่นค่าเขตข้อมูล ถ้าแฟ้มใช้ตัวระบุข้อความ ในกล่อง ตัวระบุข้อความ ให้เลือก " หรือ ' ถ้าแถวแรกของแฟ้มต้นฉบับมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แถวแรกมีชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ถัดไป

    แฟ้มที่มีความกว้างคงที่  ตัวช่วยสร้างแสดงเนื้อหาของแฟ้ม ถ้า Access ตรวจพบโครงสร้างแบบคอลัมน์ในข้อมูล Access จะวางเส้นแนวตั้งลงในข้อมูลเพื่อแบ่งเขตข้อมูล ให้ตรวจทานโครงสร้างที่ตัวช่วยสร้างแนะนำ และถ้าจำเป็นให้ปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าตัวช่วยสร้าง เพื่อเพิ่ม ปรับ หรือเอาเส้นแบ่งออก แล้วคลิก ถัดไป

11. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง Access จะแสดงคุณสมบัติเขตข้อมูล ให้คลิกคอลัมน์ในครึ่งล่างของหน้าตัวช่วยสร้างเพื่อแสดงคุณสมบัติเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ให้ตรวจทานและเปลี่ยนแปลงชื่อกับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทาง (ถ้าต้องการ)

    Access ตรวจทานข้อมูล 25 แถวแรกของแต่ละคอลัมน์เพื่อแนะนำชนิดข้อมูลเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้ามีชนิดค่าอื่น เช่น ค่าข้อความและค่าตัวเลข อยู่ใน 25 แถวแรกของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะแนะนำชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับค่าทั้งหมดหรือค่าส่วนใหญ่ในคอลัมน์นั้น ในกรณีส่วนใหญ่จะแนะนำให้ใช้ชนิดข้อมูล Text แม้ว่าคุณสามารถเลือกชนิดข้อมูลอื่นได้ แต่โปรดจำไว้ว่า ค่าที่เข้ากันไม่ได้กับชนิดข้อมูลที่คุณเลือกจะทำให้เกิดค่าความผิดพลาด หรือถูกแปลงค่าอย่างไม่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ดูในส่วน แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่เชื่อมโยง

ปุ่ม ขั้นสูง ใช้ทำอะไร

ปุ่ม ขั้นสูง ในตัวช่วยนำเข้าข้อความอนุญาตให้คุณสร้างหรือเปิดสเปคการเชื่อมโยงในรูปแบบที่ Access รุ่นก่อนหน้านี้ใช้ Office Access 2007 ไม่มีวิธีบันทึกสเปคการเชื่อมโยง ซึ่งต่างกับการดำเนินการนำเข้าและส่งออก ดังนั้นถ้าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของสเปคการเชื่อมโยง ให้คลิกปุ่ม ขั้นสูง ตั้งค่าตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วคลิก บันทึกเป็น
12. คลิก ถัดไป
13. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้ระบุชื่อสำหรับตารางที่เชื่อมโยง แล้วคลิก เสร็จสิ้น ถ้ามีตารางที่มีชื่อนั้นอยู่แล้ว Access จะถามว่าคุณต้องการเขียนทับตารางที่มีอยู่หรือไม่ ให้คลิก ใช่ ถ้าคุณต้องการเขียนทับ หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อระบุชื่อตารางที่ต่างออกไป

    Access พยายามสร้างตารางที่เชื่อมโยง ถ้าสร้างตารางได้สำเร็จ Access ก็จะแสดงข้อความ เชื่อมโยงตาราง...เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เปิดตารางที่เชื่อมโยง และตรวจทานเขตข้อมูลและข้อมูลเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเห็นข้อมูลที่ถูกต้องในเขตข้อมูลทั้งหมด

 ด้านบนของหน้า

แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่เชื่อมโยง

แม้ว่าคุณจะเห็นข้อความ เชื่อมโยงตารางเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็ตาม คุณก็ยังควรเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อตรวจสอบว่าแถวและคอลัมน์ทั้งหมดแสดงข้อมูลที่ถูกต้อง

ถ้าคุณเห็นข้อมูลแสดงข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในที่ใดก็ตามในตาราง ให้ดำเนินการแก้ไขตามที่อธิบายไว้ในตารางต่อไปนี้ และลองเชื่อมโยงอีกครั้ง โปรดจดจำว่าคุณจะไม่สามารถเพิ่มค่าลงในตารางที่เชื่อมโยงได้โดยตรง เนื่องจากตารางนี้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว

 ด้านบนของหน้า