คุณสามารถนำข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ไปยังอีกฐานข้อมูลหนึ่งได้หลายวิธี การคัดลอกและการวางเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด แต่การนำเข้าและการเชื่อมโยงจะทำให้คุณมีความยืดหยุ่นและสามารถควบคุมข้อมูลที่คุณนำเข้ารวมถึงวิธีนำข้อมูลนั้นไปยังฐานข้อมูลปลายทางได้ดีกว่า
บทความนี้อธิบายวิธีนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังอีกฐานข้อมูลหนึ่งของ Access
คุณต้องการทำอะไร
ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการนำเข้าและการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในอีกฐานข้อมูลหนึ่งของ Access
เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลจากอีกฐานข้อมูลหนึ่ง Access จะสร้างสำเนาของข้อมูลหรือวัตถุในฐานข้อมูลปลายทางโดยไม่แก้ไขแหล่งข้อมูล ในระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถเลือกวัตถุที่คุณต้องการคัดลอก ควบคุมวิธีนำเข้าตารางและแบบสอบถาม ตลอดจนระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางว่าควรนำเข้าด้วยหรือไม่ เป็นต้น
สถานการณ์สมมติทั่วไปสำหรับการนำเข้าข้อมูลหรือวัตถุจากฐานข้อมูล Access
โดยปกติแล้วคุณนำเข้าข้อมูลด้วยเหตุผลต่อไปนี้
- คุณต้องการผสานฐานข้อมูลสองชุดเข้าด้วยกันด้วยการคัดลอกวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลหนึ่งไปยังอีกฐานข้อมูลหนึ่ง เมื่อคุณนำเข้า คุณสามารถคัดลอกตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูลทั้งหมด พร้อมกับความสัมพันธ์ของตาราง ไปยังอีกฐานข้อมูลหนึ่งในการดำเนินการครั้งเดียว
- คุณต้องสร้างบางตารางที่เหมือนกับตารางซึ่งมีอยู่ในอีกฐานข้อมูลหนึ่ง คุณอาจต้องทำการคัดลอกตารางทั้งหมดหรือเฉพาะข้อกำหนดของตารางเพื่อหลีกเลี่ยงการออกแบบแต่ละตารางเหล่านี้ด้วยตนเอง เมื่อคุณเลือกนำเข้าเฉพาะข้อกำหนดของตาราง คุณจะได้ตารางเปล่า กล่าวคือ เขตข้อมูลและคุณสมบัติเขตข้อมูลจะถูกคัดลอกไปยังฐานข้อมูลปลายทาง แต่ไม่ใช่ข้อมูลในตาราง ข้อดีอีกข้อหนึ่งในการนำเข้า (เปรียบเทียบกับการดำเนินการคัดลอกและวาง) ก็คือคุณสามารถเลือกนำเข้าความสัมพันธ์ระหว่างตารางที่มาพร้อมกับตารางเหล่านี้ได้ด้วย
- คุณต้องคัดลอกชุดของวัตถุที่สัมพันธ์กันไปยังอีกฐานข้อมูลหนึ่ง ตัวอย่างเช่น คุณต้องการคัดลอกตารางพนักงาน และฟอร์มพนักงานไปยังฐานข้อมูลที่สอง การนำเข้าจะทำให้คุณสามารถคัดลอกวัตถุหนึ่งและวัตถุทั้งหมดที่สัมพันธ์กับวัตถุนั้นไปยังอีกฐานข้อมูลหนึ่งในการดำเนินการครั้งเดียว
หมายเหตุ ถ้าเป้าหมายของคุณคือการเพิ่มระเบียนจากฐานข้อมูลหนึ่งไปยังตารางที่มีอยู่ในอีกฐานข้อมูลหนึ่ง คุณควรพิจารณานำเข้าระเบียนนั้นไปยังตารางใหม่ จากนั้นจึงสร้างแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล คุณไม่สามารถผนวกระเบียนต่างๆ ไปยังตารางที่มีอยู่ในระหว่างการดำเนินการนำเข้าได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล ให้ดูบทความ การสร้างแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล
สถานการณ์สมมติทั่วไปสำหรับการเชื่อมโยงไปยังตารางในฐานข้อมูล Access
พิจารณาการเชื่อมโยงกับข้อมูลในสถานการณ์ต่อไปนี้
- องค์กรของคุณใช้ฐานข้อมูล Access หลายฐานข้อมูล แต่มีข้อมูลในบางตาราง เช่น พนักงาน จำเป็นต้องใช้ร่วมกันระหว่างฐานข้อมูลต่างๆ แทนที่จะทำซ้ำตารางในแต่ละฐานข้อมูลดังกล่าว คุณสามารถเก็บตารางนั้นไว้ในฐานข้อมูลเดียวและให้ฐานข้อมูลอื่นเชื่อมโยงเข้ามาได้
- เวิร์กกรุ๊ปหรือแผนกอื่นสามารถเพิ่มและใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณได้ แต่คุณยังเป็นเจ้าของโครงสร้างของตารางเหล่านั้นต่อไป
ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้อธิบายวิธีการนำเข้าและเชื่อมโยงกับวัตถุฐานข้อมูล
ด้านบนของหน้า
นำเข้าข้อมูลจากอีกฐานข้อมูลหนึ่งของ Access
กระบวนการนำเข้าข้อมูลประกอบด้วยขั้นตอนทั่วไปดังต่อไปนี้
- เตรียมการดำเนินการนำเข้า
- เรียกใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้า
- อีกวิธีหนึ่งคือ บันทึกการตั้งค่าการนำเข้าเป็นสเปคนำเข้าสำหรับการนำมาใช้ใหม่ในภายหลัง หรือไม่ทำก็ได้
ชุดขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีดำเนินการแต่ละขั้นตอน
เตรียมการดำเนินการนำเข้า
- ค้นหาตำแหน่งที่ตั้งฐานข้อมูลต้นฉบับ และระบุวัตถุที่คุณต้องการนำเข้า
ถ้าฐานข้อมูลต้นฉบับเป็นแฟ้ม .mdb หรือ .accdb คุณสามารถนำเข้าตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูลได้ ถ้าแฟ้มต้นฉบับเป็นแฟ้ม .mde หรือ .accde คุณจะสามารถนำเข้าได้เฉพาะตารางเท่านั้น
- ถ้าเป็นครั้งแรกที่คุณนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ให้ดูเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในตารางต่อไปนี้
| องค์ประกอบ |
คำอธิบาย |
| วัตถุหลายรายการ |
คุณสามารถนำเข้าวัตถุหลายรายการในการดำเนินการนำเข้าครั้งเดียว |
| วัตถุใหม่ |
การดำเนินการนำเข้าแต่ละครั้งจะสร้างวัตถุใหม่ในฐานข้อมูลปลายทาง คุณไม่สามารถเขียนทับวัตถุที่มีอยู่หรือผนวกระเบียนไปยังตารางที่มีอยู่โดยใช้การดำเนินการนำเข้าได้ |
| การนำเข้าตารางที่เชื่อมโยง |
ถ้าตารางต้นฉบับ (ตัวอย่างเช่น ตารางพนักงาน1 ในฐานข้อมูลการขาย) เป็นตารางที่เชื่อมโยงตามจริง (ตารางหนึ่งที่เชื่อมโยงไปยังตารางพนักงานในฐานข้อมูลบัญชีเงินเดือน) การดำเนินการนำเข้าปัจจุบันจะถูกแทนที่ด้วยการดำเนินการเชื่อมโยง เมื่อสิ้นสุดการดำเนินการ คุณจะเห็นตารางที่เชื่อมโยง (ตัวอย่างเช่น ตารางที่ชื่อ 'พนักงาน1') ซึ่งเชื่อมโยงไปยังตารางต้นฉบับเดิม (ตารางพนักงานในฐานข้อมูลบัญชีเงินเดือน) |
| การข้ามเขตข้อมูลและระเบียน |
คุณไม่สามารถข้ามเขตข้อมูลหรือระเบียนที่ระบุเมื่อนำเข้าข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถาม อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณไม่ต้องการนำเข้าระเบียนใดๆ ในตาราง คุณสามารถเลือกนำเข้าเฉพาะข้อกำหนดของตารางก็ได้ |
| ความสัมพันธ์ |
คุณสามารถเลือกนำเข้าความสัมพันธ์ระหว่างตารางต้นฉบับได้ |
| ข้อกำหนดของตาราง |
คุณสามารถเลือกนำเข้าตารางทั้งหมดหรือเฉพาะข้อกำหนดของตารางได้ เมื่อคุณนำเข้าเฉพาะข้อกำหนดดังกล่าว Access จะสร้างตารางที่มีเขตข้อมูลเหมือนกับตารางต้นฉบับ แต่จะไม่มีข้อมูลอยู่ภายใน |
| วัตถุแหล่งระเบียน |
การนำเข้าแบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงาน ไม่ได้นำเข้าแหล่งระเบียนต้นแบบโดยอัตโนมัติ คุณต้องนำเข้าแหล่งระเบียนต้นแบบทั้งหมด มิฉะนั้นแบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานจะใช้งานไม่ได้ |
| เขตข้อมูลการค้นหา |
ถ้าเขตข้อมูลในตารางต้นฉบับค้นหาค่าในตารางหรือแบบสอบถามอื่น คุณต้องนำเข้าตารางหรือแบบสอบถามที่สัมพันธ์กันถ้าคุณต้องการให้เขตข้อมูลปลายทางแสดงค่าการค้นหา ถ้าคุณไม่ได้นำเข้าตารางหรือแบบสอบถามที่สัมพันธ์กัน เขตข้อมูลปลายทางจะแสดงเฉพาะ ID การค้นหาเท่านั้น |
| ฟอร์มย่อย รายงานย่อย |
เมื่อคุณนำเข้าฟอร์มหรือรายงาน ฟอร์มย่อยและรายงานย่อยที่อยู่ในฟอร์มหรือรายงานไม่ได้ถูกนำเข้าโดยอัตโนมัติ คุณต้องนำเข้าฟอร์มย่อยแต่ละฟอร์ม รายงานย่อยแต่ละรายงาน และแหล่งระเบียนต้นแบบเพื่อให้ฟอร์มหรือรายงานสามารถใช้งานในฐานข้อมูลปลายทางได้ |
| แบบสอบถาม |
คุณสามารถนำเข้าแบบสอบถามให้เป็นแบบสอบถามหรือเป็นตารางได้ ถ้าคุณนำเข้าแบบสอบถามให้เป็นแบบสอบถาม คุณต้องนำเข้าตารางต้นแบบด้วยเช่นกัน |
- ปิดฐานข้อมูลต้นทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีผู้ใช้คนใดเปิดฐานข้อมูลนั้นในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล
- เปิดฐานข้อมูลปลายทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลนั้นไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียวและคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่มวัตถุและข้อมูลไปยังฐานข้อมูลนั้นได้
ถ้าฐานข้อมูลต้นฉบับมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณจะถูกพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่านแต่ละครั้งที่คุณใช้ฐานข้อมูลนั้นเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการดำเนินการนำเข้า
หมายเหตุ ถ้าคุณต้องการนำเข้าข้อมูลไปยังฐานข้อมูลใหม่ คุณต้องสร้างฐานข้อมูลเปล่าที่ไม่มีตาราง ฟอร์ม หรือรายงานใดๆ ก่อนเริ่มการดำเนินการนำเข้า คลิกปุ่ม Microsoft Office 
แล้วคลิก สร้าง
การดำเนินการนำเข้าไม่ได้เขียนทับหรือปรับเปลี่ยนตารางหรือวัตถุที่มีอยู่ใดๆ ถ้าวัตถุหนึ่งที่มีชื่อเหมือนกับวัตถุต้นฉบับมีอยู่ในฐานข้อมูลปลายทางแล้ว Access จะผนวกตัวเลข (1, 2, 3 และต่อไปเรื่อยๆ) ให้กับชื่อของวัตถุนำเข้า ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณนำเข้าตารางประเด็นไปยังฐานข้อมูลหนึ่งที่มีตารางชื่อ 'ประเด็น' อยู่แล้ว ตารางที่นำเข้าจะได้รับการตั้งชื่อเป็น 'ประเด็น1' ถ้าชื่อ 'ประเด็น1' มีการใช้งานอยู่แล้ว ตารางใหม่จะถูกตั้งชื่อเป็น 'ประเด็น2' และเป็นเช่นนี้ไปเรื่อยๆ
สิ่งสำคัญที่ควรจดจำก็คือ ถ้าคุณต้องการผนวกระเบียนในตารางต้นฉบับไปยังตารางในฐานข้อมูลปลายทาง คุณต้องใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลแทนการเรียกใช้การดำเนินการนำเข้า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล ให้ดูบทความ การสร้างแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล
นำเข้าข้อมูล
- บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิก Access
หมายเหตุ แท็บ ข้อมูลภายนอก จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อฐานข้อมูลเปิดอยู่เท่านั้น
- ในกล่องข้อความ ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อของฐานข้อมูลต้นฉบับ หรือคลิก เรียกดู เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ เปิดแฟ้ม
- เลือก นําเข้าตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูลเข้ามาในฐานข้อมูลปัจจุบัน แล้วคลิก ตกลง
- ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ ให้คลิกแต่ละแท็บและเลือกวัตถุที่คุณต้องการ
เมื่อต้องการยกเลิกวัตถุที่เลือกไว้ ให้คลิกที่วัตถุอีกครั้ง
- คลิก ตัวเลือก เพื่อระบุการตั้งค่าเพิ่มเติม
ตารางต่อไปนี้จะอธิบายวิธีที่ตัวเลือกแต่ละตัวมีผลกระทบต่อผลลัพธ์ของการดำเนินการ
| องค์ประกอบ |
คำอธิบาย |
| กล่องกาเครื่องหมาย ความสัมพันธ์ |
เลือกเพื่อนำเข้าความสัมพันธ์ระหว่างตารางที่เลือก |
| กล่องกาเครื่องหมาย เมนูและแถบเครื่องมือ |
เลือกเพื่อนำเข้าเมนูและแถบเครื่องมือแบบกำหนดเองใด ๆ ที่มีอยู่ในฐานข้อมูลต้นทาง เมนูและแถบเครื่องมือจะถูกแสดงบนแท็บที่ชื่อ Add-in |
| กล่องกาเครื่องหมาย สเปคนำเข้า/ส่งออก |
เลือกเพื่อนำเข้าสเปคนำเข้าหรือส่งออกที่บันทึกไว้ที่มีอยู่ในฐานข้อมูลต้นทาง |
| กล่องกาเครื่องหมาย กลุ่มบานหน้าต่างนำทาง |
เลือกเพื่อนำเข้ากลุ่มบานหน้าต่างนำทางแบบกำหนดเองที่มีอยู่ในฐานข้อมูลต้นทาง |
| ปุ่มตัวเลือก ข้อกำหนดและข้อมูล |
เลือกเพื่อนำเข้าโครงสร้างและข้อมูลของตารางที่เลือกไว้ทั้งหมด |
| ปุ่มตัวเลือก ข้อกำหนดเท่านั้น |
เลือกเพื่อนำเข้าเฉพาะเขตข้อมูลในตารางที่เลือกไว้ ระเบียนต้นฉบับไม่ได้ถูกนำเข้าด้วย |
| ปุ่มตัวเลือก เป็นแบบสอบถาม |
เลือกเพื่อนำเข้าแบบสอบถามที่เลือกไว้ให้เป็นแบบสอบถาม ในกรณีนี้ โปรดจำไว้ว่าให้นำเข้าตารางต้นแบบทั้งหมดพร้อมทั้งแบบสอบถาม |
| ปุ่มตัวเลือก เป็นแบบตาราง |
เลือกเพื่อนำเข้าแบบสอบถามให้เป็นแบบตาราง ในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องนำเข้าตารางต้นแบบ |
- คลิก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการ
Access จะคัดลอกข้อมูลและแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดถ้าเกิดปัญหาใดๆ ขึ้น ถ้าการดำเนินการนำเข้าข้อมูลประสบผลสำเร็จ หน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างจะให้คุณบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการเป็นสเปคนำเข้าสำหรับใช้ในอนาคต ขั้นตอนถัดไปจะอธิบายวิธีการบันทึกรายละเอียดการดำเนินการไว้ในรูปแบบของสเปค
บันทึกสเปคนำเข้า
- คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า เพื่อบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ
การบันทึกรายละเอียดดังกล่าวจะช่วยให้คุณสามารถดำเนินการซ้ำในภายหลังโดยไม่ต้องผ่านตัวช่วยสร้างในแต่ละครั้ง
- ในกล่อง บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อของสเปคนำเข้า หรืออีกทางหนึ่ง ให้พิมพ์คำอธิบายในกล่อง คำอธิบาย
- เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างงาน Outlook ถ้าคุณต้องการดำเนินการในช่วงเวลาคงที่ เช่น รายสัปดาห์หรือรายเดือน
วิธีนี้จะสร้างงาน Microsoft Office Outlook 2007 ที่ทำให้คุณสามารถเรียกใช้สเปค
-
คลิก บันทึกการนำข้า
ถ้าคุณไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างงาน Outlook Access จะบันทึกสเปคนำเข้า และจะนำเข้าวัตถุที่คุณระบุ ตอนนี้คุณสามารถตรวจทานตารางที่นำเข้าและวัตถุอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านั้นได้รับการนำเข้าอย่างถูกต้อง
ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างงาน Outlook Access จะเริ่ม Outlook ให้ใช้กระบวนงานนี้เพื่อปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้ให้เสร็จสมบูรณ์
หมายเหตุ ถ้า Outlook ไม่ได้ถูกติดตั้ง Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด ถ้า Outlook ไม่ได้ถูกกำหนดค่าอย่างถูกต้อง ตัวช่วยสร้างการเริ่มต้น Outlook จะเริ่มทำงาน ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างเพื่อกำหนดค่าให้กับ Outlook
- ใน Outlook นั้น ให้ตรวจทานและปรับเปลี่ยนการตั้งค่างาน เช่น วันครบกำหนด และ ตัวเตือน
เมื่อต้องการสร้างงานให้เป็นกิจวัตร ให้คลิก กิจวัตร รูปนี้แสดงให้เห็นตัวกำหนดตารางเวลางานที่มีการตั้งค่าบางอย่างไว้เป็นตัวอย่าง
สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการจัดกำหนดการงาน Outlook ให้ดูบทความการจัดกำหนดการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก
- คลิก บันทึกแล้วปิด
เมื่อต้องการเรียกใช้สเปคในอนาคต ให้เปิดงานใน Outlook และบนแท็บ งาน ในกลุ่ม Microsoft Office Access ให้คลิก เรียกใช้การนำเข้า 
- ใน Access ให้ตรวจทานตารางและวัตถุอื่นๆ ที่นำเข้าเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลและวัตถุทั้งหมดได้รับการคัดลอกแล้ว
ด้านบนของหน้า
เชื่อมโยงไปยังข้อมูลในอีกฐานข้อมูลหนึ่งของ Access
การเชื่อมโยงจะทำให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลในอีกฐานข้อมูลหนึ่งได้โดยไม่ต้องนำเข้า ดังนั้นคุณจึงสามารถดูและปรับเปลี่ยนข้อมูลล่าสุดทั้งในฐานข้อมูลต้นทางและฐานข้อมูลปลายทางโดยไม่ต้องสร้างและเก็บสำเนาทั้งสองของข้อมูลที่เหมือนกัน คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังตารางในฐานข้อมูลอื่นของ Access ได้เท่านั้น คุณไม่สามารถเชื่อมโยงไปยังแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร หรือโมดูลได้
เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังตารางในฐานข้อมูล Access โปรแกรม Access จะสร้างตารางใหม่ที่เรียกว่าตารางที่เชื่อมโยง เพื่อรักษาการเชื่อมโยงไปยังระเบียนและเขตข้อมูลต้นฉบับไว้ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับข้อมูลในฐานข้อมูลต้นทางจะมีผลในตารางที่เชื่อมโยงในฐานข้อมูลปลายทาง และในทางกลับกันก็เช่นกัน อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของตารางที่เชื่อมโยงในฐานข้อมูลปลายทางได้ กล่าวคือ คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงตารางที่เชื่อมโยงได้ เช่น การเพิ่มหรือลบเขตข้อมูล หรือการปรับเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล
จัดเตรียมเพื่อเชื่อมโยงตารางในฐานข้อมูล Access
- ค้นหาตำแหน่งฐานข้อมูลต้นทาง
รูปแบบแฟ้มสามารถเป็น MDB, MDE, ACCDB หรือ ACCDE ถ้าฐานข้อมูลต้นทางมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณจะถูกพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่านในระหว่างการดำเนินการเชื่อมโยง
- ระบุตารางที่คุณต้องการเชื่อมโยง
คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังตารางได้ แต่คุณไม่สามารถเชื่อมโยงไปยังแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แมโคร หรือโมดูลได้
ถ้าคุณกำลังเชื่อมโยงไปยังตารางในอีกฐานข้อมูลหนึ่งของ Access เป็นครั้งแรก ให้อ้างอิงตารางต่อไปนี้สำหรับเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางอย่าง
| องค์ประกอบ |
คำอธิบาย |
| วัตถุหลายรายการ |
คุณสามารถสร้างการเชื่อมโยงไปยังหลายตารางในการดำเนินการเชื่อมโยงครั้งเดียว ตารางที่เชื่อมโยงถูกสร้างขึ้นมาสำหรับแต่ละตารางต้นฉบับ |
| ตารางที่เชื่อมโยงเป็นต้นฉบับ |
คุณไม่สามารถเชื่อมโยงไปยังตารางซึ่งเป็นตารางที่เชื่อมโยงแล้วในฐานข้อมูลต้นทาง ตัวอย่างเช่น ถ้าตารางพนักงาน1 ที่คุณต้องการเชื่อมโยงในฐานข้อมูลการขายเป็นตารางที่เชื่อมโยงตามจริง ซึ่งเชื่อมโยงไปยังตารางพนักงานในฐานข้อมูลบัญชีเงินเดือน คุณไม่สามารถใช้ตารางพนักงาน1 ในฐานข้อมูลการขายเป็นตารางต้นฉบับได้ คุณควรเชื่อมโยงโดยตรงไปยังตารางพนักงานในฐานข้อมูลบัญชีเงินเดือนแทน
|
| ตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่ |
แต่ละการดำเนินการเชื่อมโยงจะสร้างตารางที่เชื่อมโยงใหม่สำหรับแต่ละตารางต้นฉบับ คุณไม่สามารถเขียนทับหรือผนวกเข้ากับตารางที่มีอยู่โดยใช้การดำเนินการเชื่อมโยงได้ |
| ความสัมพันธ์ |
ถ้าคุณเลือกตารางต้นฉบับหลายตาราง ความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่างๆ จะถูกส่งต่อไปยังฐานข้อมูลปลายทางโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบความสัมพันธ์ในฐานข้อมูลปลายทางได้ |
| เขตข้อมูลการค้นหา |
ถ้าเขตข้อมูลในตารางต้นฉบับค้นหาค่าในตารางอื่น คุณต้องจำไว้ว่าให้เชื่อมโยงไปยังตารางที่สัมพันธ์กันถ้าคุณต้องการให้เขตข้อมูลปลายทางแสดงค่าการค้นหา ถ้าคุณไม่เชื่อมโยงไปยังตารางหรือแบบสอบถามที่สัมพันธ์กัน เขตข้อมูลปลายทางจะแสดงเฉพาะ ID การค้นหาเท่านั้น |
- ปิดฐานข้อมูลต้นทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีผู้ใช้คนใดเปิดฐานข้อมูลนั้นในโหมดเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล
- เปิดฐานข้อมูลปลายทาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลนั้นไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียวและคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการเพิ่มวัตถุและข้อมูลไปยังฐานข้อมูลนั้นได้
หมายเหตุ ถ้าคุณต้องการสร้างการเชื่อมโยงในฐานข้อมูลใหม่ คุณจะต้องสร้างฐานข้อมูลเปล่า (ซึ่งไม่มีตาราง ฟอร์ม หรือรายงานใดๆ) ก่อนที่จะเริ่มการดำเนินการนำเข้า
คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก สร้าง
การดำเนินการดังกล่าวไม่ได้เขียนทับหรือปรับเปลี่ยนตารางหรือวัตถุที่มีอยู่ ถ้าวัตถุที่มีชื่อเดียวกันกับวัตถุต้นฉบับมีอยู่แล้วในฐานข้อมูลปลายทาง Access ก็จะผนวกหมายเลข (1, 2, 3 และอื่นๆ) เข้ากับชื่อของตารางที่เชื่อมโยง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเชื่อมโยงไปยังตาราง 'ประเด็น' จากฐานข้อมูลที่มีตารางชื่อ 'ประเด็น' อยู่แล้ว ตารางที่เชื่อมโยงก็จะถูกตั้งชื่อว่า 'ประเด็น1' ถ้าชื่อ 'ประเด็น1' ถูกใช้งานอยู่แล้ว ตารางใหม่ก็จะถูกตั้งชื่อว่า 'ประเด็น2' และอื่นๆ
โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณต้องการผนวกระเบียนในตารางต้นฉบับเข้ากับตารางในฐานข้อมูลปลายทาง คุณต้องใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลแทนที่จะเรียกใช้การดำเนินการเชื่อมโยง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล ให้ดูบทความ การสร้างแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล
เชื่อมโยงไปยังข้อมูล
- บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิก Access
หมายเหตุ แท็บ ข้อมูลภายนอก จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อฐานข้อมูลเปิดอยู่เท่านั้น
- ในกล่องข้อความ ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อของฐานข้อมูลต้นฉบับ หรือคลิก เรียกดู เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ เปิดแฟ้ม
- คลิก เชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่เชื่อมโยง แล้วคลิก ตกลง
- ในกล่องโต้ตอบ เชื่อมโยงตาราง ให้เลือกตารางที่คุณต้องการเชื่อมโยง
เมื่อต้องการยกเลิกสิ่งที่เลือก ให้คลิกที่ตารางอีกครั้ง
- คลิก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการ
Access จะสร้างตารางที่เชื่อมโยง
- เปิดตารางที่เชื่อมโยงนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้อง
ด้านบนของหน้า
ประเทศไทย
รูปแบบที่พิมพ์ง่าย
