เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูล คุณได้เก็บข้อมูลในตาราง ซึ่งเป็นรายการของแถวและคอลัมน์ที่แบ่งตามเรื่อง ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างตารางที่ติดต่อเพื่อเก็บรายการของชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ หรือสร้างตารางผลิตภัณฑ์เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ คุณควรเริ่มการออกแบบฐานข้อมูลด้วยการสร้างตารางก่อนเสมอ  และสร้างตารางก่อนที่คุณจะสร้างวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ

บทความนี้อธิบายถึงวิธีการสร้างตาราง โดยคุณจะได้เรียนรู้วิธีการสร้างตาราง วิธีเพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง และวิธีตั้งค่าคีย์หลักของตาราง นอกจากนี้คุณยังจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับชนิดข้อมูล และวิธีตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลและตารางด้วย

ก่อนที่คุณจะสร้างตาราง คุณควรตรวจสอบความต้องการของคุณและวางแผนฐานข้อมูลของคุณอย่างถี่ถ้วนเพื่อให้ได้ข้อสรุปว่าคุณต้องการตารางอะไรบ้าง สำหรับบทนำสู่การวางแผนและออกแบบฐานข้อมูล ให้ดูที่บทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

---

• ตารางคืออะไร

• สร้างตารางใหม่

• สร้างตารางจากแม่แบบตาราง

• นำเข้าหรือเชื่อมโยงเพื่อสร้างตาราง

• สร้างตารางจากรายการ SharePoint

• เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

• เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้แม่แบบเขตข้อมูล

• เพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่มีอยู่

• ตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล

• บันทึกตาราง

• ตั้งค่าคีย์หลัก

• ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล

• ตั้งค่าคุณสมบัติตาราง

---

ตารางคืออะไร

ตารางจะมีข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องๆ หนึ่งโดยเฉพาะ เช่น พนักงานหรือผลิตภัณฑ์ แต่ละระเบียนในตารางจะประกอบด้วยข้อมูลของรายการเพียงรายการเดียว เช่น ข้อมูลของพนักงานหนึ่งคน ระเบียนประกอบด้วยเขตข้อมูล เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ โดยทั่วไป มักเรียกระเบียนว่าแถว และเรียกเขตข้อมูลว่าคอลัมน์

ฐานข้อมูลของคุณสามารถมีตารางได้หลายตาราง โดยแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลของเรื่องที่แตกต่างกัน แต่ละตารางสามารถมีเขตข้อมูลได้หลายชนิด ได้แก่ ข้อความ ตัวเลข วันที่ และรูปภาพ

รายการต่อไปนี้แสดงให้เห็นตัวอย่างทั่วไปของตารางที่คุณอาจสร้าง

• ตารางลูกค้าที่แสดงรายการลูกค้าของบริษัทคุณ และที่อยู่ของลูกค้าเหล่านั้น
• แค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์ที่คุณจำหน่าย ประกอบด้วยราคาและรูปภาพของผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ
• ตารางงานที่ใช้ติดตามงานและวันครบกำหนด
• รายการสินค้าคงคลังหรือสินค้าที่มีอยู่ในมือ

คุณควรวางแผนและออกแบบฐานข้อมูลอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและจะได้ไม่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงในภายหลังมากเกินไป สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนและออกแบบฐานข้อมูลของคุณ ให้ดูที่บทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

 ด้านบนของหน้า

สร้างตารางใหม่

ฐานข้อมูลอย่างง่าย เช่น รายการที่ติดต่อ อาจใช้ตารางเพียงตารางเดียว อย่างไรก็ตาม ฐานข้อมูลจำนวนมากใช้ตารางหลายตาราง เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ คุณได้สร้างแฟ้มใหม่ในคอมพิวเตอร์ของคุณที่เป็นเสมือนที่จัดเก็บวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ รวมทั้งตารางของคุณด้วย

คุณสามารถสร้างตารางด้วยการสร้างฐานข้อมูลใหม่ ด้วยการแทรกตารางลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือด้วยการนำเข้าหรือเชื่อมโยงตารางจากแหล่งข้อมูลอื่น เช่น สมุดงาน Microsoft Office Excel 2007 เอกสาร Microsoft Office Word 2007 แฟ้มข้อความ หรือฐานข้อมูลอื่น เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าขึ้นใหม่ ตารางใหม่ที่ว่างเปล่าจะถูกแทรกให้คุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถป้อนข้อมูลเพื่อเริ่มการกำหนดเขตข้อมูลของคุณได้

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

1. คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก สร้าง
2. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อแฟ้ม เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งของแฟ้ม ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเรียกดู
3. คลิก สร้าง

   ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดออก ตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก สร้าง
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูล
3. บนแท็บแทรก ในกลุ่มรายงาน (อ่านและพิมพ์ข้อมูล) คลิก ออกแบบรายงาน

   

   ตารางใหม่จะถูกแทรกในฐานข้อมูลและตารางจะเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

 ด้านบนของหน้า

สร้างตารางจากแม่แบบตาราง

เมื่อต้องการสร้างตารางที่ติดต่อ งาน ประเด็น เหตุการณ์ หรือสินทรัพย์ คุณอาจต้องการเริ่มด้วยการใช้แม่แบบตารางที่เกี่ยวข้องกับเรื่องดังกล่าว ซึ่งมีให้อยู่แล้วใน Office Access 2007 แม่แบบตารางถูกออกแบบมาเพื่อให้เข้ากันได้กับรายการของ Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ในชื่อเดียวกัน

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก สร้าง
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูล
3. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก แม่แบบตาราง และคลิกเพื่อเลือกแม่แบบจากรายการแม่แบบที่พร้อมใช้งาน

   

   ตารางใหม่ที่สร้างจากแม่แบบตารางที่คุณเลือกจะถูกแทรก

 ด้านบนของหน้า

นำเข้าหรือเชื่อมโยงเพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางด้วยการนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่เก็บไว้ที่อื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในแผ่นงาน Excel รายการ SharePoint แฟ้ม XML ฐานข้อมูลอื่นของ Access โฟลเดอร์ของ Microsoft Office Outlook 2007 และแหล่งอื่นๆ อีกจำนวนมาก เมื่อคุณนำเข้าข้อมูล คุณได้สร้างสำเนาของข้อมูลในตารางใหม่ภายในฐานข้อมูลปัจจุบัน ในทางกลับกัน เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังข้อมูล คุณได้สร้างตารางที่เชื่อมโยงในฐานข้อมูลปัจจุบันซึ่งเป็นการเชื่อมโยง ณ ปัจจุบันไปยังข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งเก็บไว้ที่อื่น ดังนั้นเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางที่เชื่อมโยง คุณยังเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูลต้นฉบับด้วยเช่นกัน (มีข้อยกเว้นบางประการ  ให้ดูหมายเหตุด้านล่าง) เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูลต้นฉบับโดยใช้โปรแกรมอื่น การเปลี่ยนแปลงนั้นจะสามารถมองเห็นได้ในตารางที่เชื่อมโยง

 หมายเหตุ   ในบางกรณี คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูลผ่านตารางที่เชื่อมโยงได้ ซึ่งพบได้บ่อยเมื่อแหล่งข้อมูลเป็นแผ่นงาน Excel

สร้างตารางใหม่ด้วยการนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลภายนอก

1. เมื่อต้องการใช้ฐานข้อมูลที่มีอยู่ บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก เปิด
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูล
3. เมื่อต้องการสร้างฐานข้อมูลใหม่ บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก สร้าง
   • ในกล่องข้อความ ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อแฟ้ม เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้ง ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์
   • คลิก สร้าง

     ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดออก ตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

4. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิกแหล่งข้อมูลใดแหล่งข้อหนึ่งที่พร้อมใช้งาน

   

5. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบ

   Access จะสร้างตารางใหม่และแสดงตารางนั้นในบานหน้าต่างนำทาง

 หมายเหตุ   นอกจากนี้ คุณยังสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint โดยใช้คำสั่งบนแท็บ สร้าง ได้ด้วย สำหรับคำแนะนำโดยละเอียด ให้ดูในส่วนต่อไปนี้

 ด้านบนของหน้า

สร้างตารางจากรายการ SharePoint

คุณสามารถสร้างตารางในฐานข้อมูลของคุณที่มาจากการนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint รายการนั้นอาจจะมีอยู่ก่อนแล้ว ซึ่งคุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงได้เลย หรือคุณสามารถสร้างรายการใหม่ที่กำหนดเอง หรือสร้างรายการใหม่จากแม่แบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แม่แบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Office Access 2007 ได้แก่ ที่ติดต่อ งาน ประเด็น และเหตุการณ์

ก่อนอื่นให้เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตาราง

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก สร้าง
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูล
3. บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ตารางและรายการ ให้คลิก รายการ SharePoint

   

จากนั้น ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

สร้างรายการจากแม่แบบ

1. คลิก ที่ติดต่อ งาน ประเด็น หรือ เหตุการณ์
2. ในกล่องโต้ตอบ การสร้างรายการใหม่ ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการเก็บรายการไว้ และป้อนชื่อของรายการ SharePoint ใหม่รวมทั้งคำอธิบาย
3. ถ้าคุณต้องการให้ตารางที่เชื่อมโยงเปิดหลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดรายการเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น (ถูกเลือกอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้น) หรือมิฉะนั้น ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย
4. ให้คลิก ตกลง

สร้างรายการใหม่ที่กำหนดเอง

1. คลิก กำหนดเอง
2. ในกล่องโต้ตอบ การสร้างรายการใหม่ ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการเก็บรายการไว้ แล้วป้อนชื่อของรายการ SharePoint ใหม่รวมทั้งคำอธิบาย
3. ถ้าคุณต้องการให้ตารางที่เชื่อมโยงเปิดหลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดรายการเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น (ถูกเลือกอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้น) หรือมิฉะนั้น ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย
4. ให้คลิก ตกลง

นำเข้าข้อมูลจากรายการที่มีอยู่

1. คลิก รายการ SharePoint ที่มีอยู่
2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่มีรายการที่ต้องการ
3. คลิก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน
4. คลิก ถัดไป
5. ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากรายการ SharePoint ที่คุณต้องการนำเข้า
6. ให้คลิก ตกลง

เชื่อมโยงไปยังรายการที่มีอยู่

1. คลิก รายการ SharePoint ที่มีอยู่
2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่มีรายการที่ต้องการ
3. คลิก เชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่เชื่อมโยง
4. คลิก ถัดไป
5. เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากรายการ SharePoint ที่คุณต้องการเชื่อมโยง
6. ให้คลิก ตกลง

 ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

คุณเก็บรายการข้อมูลที่คุณต้องการติดตามไว้ในเขตข้อมูล (หรือเรียกว่า คอลัมน์) ตัวอย่างเช่น ในตารางที่ติดต่อ คุณอาจสร้างเขตข้อมูลสำหรับ นามสกุล ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ ขณะที่ตารางผลิตภัณฑ์ คุณอาจสร้าง ชื่อผลิตภัณฑ์ หมายเลขผลิตภัณฑ์ และราคา

สิ่งสำคัญคือคุณต้องเลือกเขตข้อมูลอย่างระมัดระวัง ตัวอย่างเช่น เป็นความคิดที่ไม่ดีแน่หากจะสร้างเขตข้อมูลเพื่อจัดเก็บค่าที่มีการคำนวณ โดยปกติคุณสามารถให้ Office Access 2007 คำนวณค่าแทนเมื่อต้องการ เมื่อเลือกเขตข้อมูล ให้พยายามจัดเก็บข้อมูลลงในส่วนที่เล็กที่สุดที่ใช้ประโยชน์ได้ เช่น แทนที่จะใช้ชื่อเต็ม ให้จัดเก็บเป็นนามสกุลและชื่อแทน โดยทั่วไป ถ้าคุณต้องการรายงาน เรียงลำดับ ค้นหา หรือคำนวณรายการข้อมูลหนึ่งๆ ให้ใส่รายการนั้นลงในคอลัมน์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลและการเลือกเขตข้อมูล ให้ดูที่บทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

เขตข้อมูลจะมีคุณลักษณะที่กำหนดไว้แน่นอน ตัวอย่างเช่น ทุกเขตข้อมูลจะมีชื่อที่ระบุเขตข้อมูลไม่ซ้ำกันภายในตารางหนึ่ง นอกจากนี้เขตข้อมูลหนึ่งจะมีชนิดข้อมูลที่ถูกเลือกให้ตรงกับข้อมูลที่จะจัดเก็บ ชนิดข้อมูลจะกำหนดค่าที่จัดเก็บได้และการดำเนินการที่จะสามารถใช้ได้ รวมทั้งพื้นที่จัดเก็บจำนวนเท่าใดที่จะต้องกันไว้สำหรับแต่ละค่า ทุกเขตข้อมูลจะมีกลุ่มของการตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเรียกว่า คุณสมบัติ โดยจะกำหนดลักษณะที่ปรากฏหรือคุณลักษณะการทำงานของเขตข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น คุณสมบัติรูปแบบจะกำหนดเค้าโครงการแสดงผลของเขตข้อมูลนั้น นั่นคือ ลักษณะที่ปรากฏของเขตข้อมูลนั้นเมื่อแสดง

เมื่อคุณสร้างตารางใหม่ ตารางจะเปิดใน 'มุมมองแผ่นข้อมูล' คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้ทันทีด้วยการพิมพ์ข้อมูลบางอย่างลงในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในตารางที่มีอยู่

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก สร้าง
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกแล้วเปิดฐานข้อมูล
3. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางใดตารางหนึ่งที่มีอยู่เพื่อเปิด
4. พิมพ์ข้อมูลของคุณในเซลล์ใต้ส่วนหัวคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในตารางใหม่

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก สร้าง
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกแล้วเปิดฐานข้อมูล
3. บนแท็บแทรก ในกลุ่มรายงาน (อ่านและพิมพ์ข้อมูล) คลิก ออกแบบรายงาน

   

   Access จะแทรกตารางใหม่ในฐานข้อมูลแล้วเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

4. พิมพ์ข้อมูลของคุณในเซลล์ใต้ส่วนหัวคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

เมื่อคุณป้อนข้อมูลลงในคอลัมน์ใหม่ Office Access 2007 จะใช้ข้อมูลที่คุณพิมพ์เป็นตัวกำหนดชนิดข้อมูลที่เหมาะสมให้กับเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณพิมพ์วันที่ในคอลัมน์ เช่น 1/1/2549 Office Access 2007 จะพิจารณาข้อมูลที่คุณป้อน เมื่อรู้ว่าเป็นวันที่ ก็จะตั้งชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลให้เป็น Date/Time ถ้าข้อมูลที่คุณป้อนมีไม่มากพอที่ Access จะใช้เดาชนิดของข้อมูลได้ ชนิดข้อมูลจะถูกตั้งให้เป็น Text

ตารางต่อไปนี้แสดงให้เห็นวิธีการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติในมุมมองแผ่นข้อมูล

นอกจากการกำหนดชนิดข้อมูล Office Access 2007 อาจตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ โดยขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณป้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณพิมพ์ 10:50 am แล้ว Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Date/Time และตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ เป็น Medium Time

ถ้าคุณต้องการตั้งค่าชนิดข้อมูลและรูปแบบสำหรับเขตข้อมูลให้ชัดเจนโดยแทนที่ตัวเลือกที่ Office Access 2007 สร้างไว้ คุณสามารถทำได้โดยใช้คำสั่งในกลุ่ม ชนิดข้อมูล & การจัดรูปแบบ บนแท็บ แผ่นข้อมูล

ตั้งค่าชนิดข้อมูลอย่างชัดเจน

1. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้คลิก ชนิดข้อมูล

   

2. คลิกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการ

ตั้งค่ารูปแบบอย่างชัดเจน

1. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้คลิก รูปแบบ
2. คลิกรูปแบบที่คุณต้องการ

เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลด้วยการพิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์ใต้ส่วนหัว เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ Office Access 2007 จะกำหนดชื่อให้กับเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ ชื่อเหล่านี้จะเริ่มด้วย Field1 สำหรับเขตข้อมูลแรก Field2 สำหรับเขตข้อมูลที่สอง และเป็นเช่นนี้ไปเรื่อยๆ จะเป็นการดีหากคุณใช้ชื่อเขตข้อมูลที่สื่อความหมายกว่า คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลด้วยการคลิกขวาที่ส่วนหัวของเขตข้อมูล แล้วคลิก เปลี่ยนชื่อคอลัมน์ บนเมนูทางลัด

ชื่อเขตข้อมูลสามารถประกอบด้วยอักขระถึง 64 ตัว (ตัวอักษรหรือตัวเลข) รวมทั้งช่องว่างด้วย คุณควรพยายามตั้งชื่อเขตข้อมูลให้มีความหมาย ซึ่งจะทำให้คุณสามารถระบุเขตข้อมูลได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณจะดูหรือแก้ไขระเบียน ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ชื่อเขตข้อมูล เช่น นามสกุล ที่อยู่ และโทรศัพท์บ้าน

 ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้แม่แบบเขตข้อมูล

บางครั้งการเลือกจากรายการของเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะง่ายกว่าการสร้างเขตข้อมูลด้วยตัวเอง คุณสามารถใช้บานหน้าต่างงาน 'แม่แบบเขตข้อมูล' เพื่อเลือกจากรายการของเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้า Office Access 2007 มีชุดแม่แบบเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้วภายในซึ่งสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากเมื่อคุณสร้างเขตข้อมูล เมื่อต้องการสร้างเขตข้อมูลใหม่โดยใช้แม่แบบเขตข้อมูล คุณจะแสดงบานหน้าต่าง แม่แบบเขตข้อมูล จากนั้นให้ลากแล้วปล่อยแม่แบบอย่างน้อยหนึ่งแม่แบบลงในตารางที่เปิดไว้ในมุมมองแผ่นข้อมูล

แม่แบบเขตข้อมูลเป็นชุดของคุณลักษณะและคุณสมบัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งใช้อธิบายเขตข้อมูล ข้อกำหนดแม่แบบเขตข้อมูลประกอบด้วย ชื่อเขตข้อมูล ชนิดข้อมูล การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัติรูปแบบของเขตข้อมูล และคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นๆ จำนวนหนึ่ง เมื่อนำมารวมกันจะเป็นแบบจำลองที่เป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างเขตข้อมูลใหม่ได้

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางของคุณอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล
2. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่

   

   บานหน้าต่าง แม่แบบเขตข้อมูล จะปรากฏ

3. เลือกเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในบานหน้าต่าง แม่แบบเขตข้อมูล แล้วลากไปที่ตาราง เมื่อเส้นการแทรกปรากฏขึ้น ให้วางเขตข้อมูลดังกล่าวที่ตำแหน่งนั้น

   เขตข้อมูลจะปรากฎในแผ่นข้อมูล

แม่แบบเขตข้อมูลเป็นตัวแบบซึ่งเป็นพื้นฐานให้คุณสร้างเขตข้อมูลใหม่ แต่ไม่ได้เป็นวิธีเดียวที่คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่ได้ นอกจากการสร้างเขตข้อมูลใหม่จากแม่แบบเขตข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่จากเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางอื่นได้เช่นกัน

 ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่มีอยู่

ถ้าคุณใช้ฐานข้อมูลที่มีหลายตาราง คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางอื่นได้ ในความเป็นจริงแล้ว นับเป็นโอกาสที่ดีเพราะตารางเหล่านั้นจะมีบางตารางที่สัมพันธ์กัน ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คุณเก็บข้อมูลไว้ในตารางที่แบ่งตามเรื่องแล้วจึงกำหนดความสัมพันธ์เพื่อให้ระบบการจัดการฐานข้อมูลสามารถนำข้อมูลมารวมกันได้เมื่อต้องการ Office Access 2007 อนุญาตให้คุณสร้างเขตข้อมูลใหม่ด้วยการเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางอื่นที่สัมพันธ์กัน หรือด้วยการเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางอื่นที่คุณไม่ได้สร้างความสัมพันธ์ไว้ คุณเพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้รายการเขตข้อมูล ซึ่งจะแสดงเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานจากตารางอื่นๆ ในฐานข้อมูลของคุณ

เปิดบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก สร้าง
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูล
3. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

   ตารางจะเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

4. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว

   

   บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ปรากฏขึ้น

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงรายการตารางอื่นๆ ทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณโดยจัดกลุ่มเป็นประเภท เมื่อคุณทำงานกับตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล จะมีรายการสองประเภทปรากฏในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล คือ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางที่สัมพันธ์กัน และ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางอื่น ประเภทแรกจะแสดงรายการตารางทั้งหมดที่มีความสัมพันธ์กับตารางที่คุณเปิดอยู่ ประเภทที่สองจะแสดงรายการตารางทั้งหมดที่ไม่ได้มีความสัมพันธ์กับตารางของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของตาราง ให้ดูที่บทความ การสร้าง แก้ไข หรือลบความสัมพันธ์

เมื่อคุณคลิกเครื่องหมายบวก (+) ซึ่งอยู่ถัดจากตารางนั้น คุณจะเห็นรายการเขตข้อมูลทั้งหมดที่พร้อมให้ใช้งานในตารางนั้น เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางของคุณ ให้ลากแล้ววางเขตข้อมูลที่คุณต้องการจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ลงในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

เพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก สร้าง
2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูล
3. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

   ตารางจะเปิดในมุมมอง 'แผ่นข้อมูล'

4. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว

   

   บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ปรากฏขึ้น

5. ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) ที่อยู่ถัดจากตารางเพื่อแสดงรายการเขตข้อมูลในตารางนั้น
6. ลากเขตข้อมูลที่คุณต้องการจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล
7. เมื่อเส้นการแทรกปรากฏ ให้วางเขตข้อมูลในตำแหน่งที่ต้องการ

   

   ตัวช่วยสร้างการค้นหาเริ่มทำงาน

8. ทำตามคำแนะนำของตัวช่วยสร้างจนเสร็จสมบูรณ์

หลังจากที่คุณใช้ตัวช่วยสร้างเสร็จสิ้นแล้ว เขตข้อมูลจะปรากฏอยู่ในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

 หมายเหตุ   เมื่อคุณลากแล้วปล่อยเขตข้อมูลจากตารางที่ไม่สัมพันธ์กัน แล้วทำให้ตัวช่วยสร้างการค้นหาเสร็จสมบูรณ์ ความสัมพันธ์ใหม่แบบหนึ่งต่อกลุ่มก็จะถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติระหว่างตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล กับตารางที่คุณได้เปิดไว้

 ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล

Office Access 2007 จะตรวจพบชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่คุณสร้างในมุมมองแผ่นข้อมูลโดยอัตโนมัติได้เป็นอย่างดี อย่างไรก็ตาม ในบางครั้ง คุณอาจจำเป็นต้องแทนค่าที่ Access ทำไว้ให้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะมีหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่ซึ่งใช้ระบุถึงผลิตภัณฑ์ที่คุณขายอยู่แล้ว ถ้าคุณพิมพ์ค่าหมายเลขประจำตัวผลิตภัณฑ์เป็นตัวเลข เช่น 1003 ลงในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลแล้ว คุณลักษณะการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติจะตั้งค่าชนิดข้อมูลแบบตัวเลขให้กับเขตข้อมูลนั้น อย่างไรก็ตาม คุณควรใช้เพียงชนิดข้อมูลแบบตัวเลขสำหรับเขตข้อมูลที่จะต้องเกี่ยวข้องกับการคำนวณทางคณิตศาสตร์เท่านั้น โดยปกติแล้ว ตัวระบุค่า เช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์ควรเก็บเป็นชนิดข้อมูล Text

ถ้าคุณต้องการตั้งค่าชนิดข้อมูลและรูปแบบสำหรับเขตข้อมูลให้ชัดเจนโดยแทนที่ตัวเลือกที่ Office Access 2007 สร้างไว้ คุณสามารถทำได้โดยใช้คำสั่งในกลุ่ม ชนิดข้อมูล & การจัดรูปแบบ บนแท็บ ข้อมูล

ตั้งค่าชนิดข้อมูลอย่างชัดเจน

1. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้คลิก ชนิดข้อมูล

   

2. คลิกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการ

ใช้ตารางต่อไปนี้กำหนดชนิดข้อมูลที่ถูกต้อง

ตั้งค่ารูปแบบอย่างชัดเจน

1. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้คลิก รูปแบบ
2. คลิกรูปแบบที่คุณต้องการ

ตารางต่อไปนี้จะอธิบายถึงชนิดข้อมูลที่พร้อมใช้งานได้กับเขตข้อมูลใน Office Access 2007

 เคล็ดลับ   สำหรับหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขชิ้นส่วน และหมายเลขอื่นๆ ที่คุณไม่ได้ตั้งใจจะใช้เพื่อการคำนวณทางคณิตศาสตร์ คุณควรเลือกชนิดข้อมูล Text แทนที่จะเป็นชนิดข้อมูล Number

สำหรับชนิดข้อมูล Text และ Number คุณสามารถระบุขนาดของเขตข้อมูลหรือชนิดข้อมูลได้อย่างเจาะจงขึ้นด้วยการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล

 ด้านบนของหน้า

บันทึกตาราง

หลังจากคุณเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางแล้ว คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางใหม่เป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงข้อมูลที่มีอยู่ภายใน คุณสามารถตั้งชื่อด้วยอักขระที่มีความยาวสูงสุด 64 ตัว (ตัวอักษรหรือตัวเลข) รวมทั้งช่องว่าง ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วนสินค้าคงคลัง หรือ ผลิตภัณฑ์

1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก บันทึก

หรือ

คลิกขวาที่แท็บเอกสารของตาราง แล้วคลิก บันทึก บนเมนูทางลัด

หรือ

คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน

2. ถ้าคุณกำลังบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้พิมพ์ชื่อตาราง จากนั้นคลิก ตกลง

 ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคีย์หลัก

คีย์หลักของตารางประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตที่ใช้ระบุข้อมูลแต่ละแถวที่คุณเก็บในตารางได้โดยไม่ซ้ำกัน คีย์หลักมักจะใช้เป็นหมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน เช่น หมายเลข ID หมายเลขผลิตภัณฑ์ หรือโค้ด ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางลูกค้า ซึ่งลูกค้าแต่ละรายมีหมายเลข ID ประจำตัวลูกค้าที่ไม่ซ้ำกัน เขตข้อมูล ID ประจำตัวลูกค้าจึงเป็นคีย์หลักของตาราง

ตัวเลือกที่ดีที่จะใช้เป็นคีย์หลักมีคุณลักษณะหลายประการ ประการแรก ต้องสามารถระบุทุกแถวได้โดยไม่ซ้ำกัน ประการที่สอง ต้องไม่เป็นค่าว่างหรือ Null  นั่นคือจะต้องมีค่าอยู่เสมอ ประการที่สาม ต้องไม่เปลี่ยนแปลงบ่อยนัก (ถ้าให้ดีไม่ควรเปลี่ยนเลย) Access จะใช้เขตข้อมูลคีย์หลักเพื่อรวบรวมข้อมูลจากหลายตารางอย่างรวดเร็ว

คุณควรระบุคีย์หลักในตารางเสมอ Access จะสร้างดัชนีสำหรับคีย์หลักโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความเร็วให้กับการสอบถามและการดำเนินการอื่นๆ Access ยังมีการตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าทุกระเบียนมีค่าในเขตข้อมูลคีย์หลักหนึ่งค่า และค่านั้นต้องไม่ซ้ำกัน

เมื่อคุณสร้างตารางใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะสร้างคีย์หลักให้คุณโดยอัตโนมัติ และตั้งชื่อเขตข้อมูลคีย์หลักนั้นว่า ID และมีชนิดข้อมูลเป็น AutoNumber เขตข้อมูลนี้จะถูกซ่อนในมุมมองแผ่นข้อมูล แต่คุณสามารถดูได้เมื่อสลับไปยังมุมมองออกแบบ

สลับไปยังมุมมองออกแบบ

1. คลิกขวาที่แท็บเอกสาร แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

หรือ

คลิกขวาที่ชื่อตารางในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

หรือ

คลิก มุมมองออกแบบ ในแถบสถานะของ Access

เมื่อต้องการเปลี่ยนหรือเอาคีย์หลักออก หรือต้องการตั้งค่าคีย์หลักให้กับตารางที่ยังไม่มีคีย์หลัก คุณต้องใช้มุมมองออกแบบ

ตั้งค่าหรือเปลี่ยนคีย์หลัก

1. เปิดตารางใน 'มุมมองออกแบบ'
2. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เป็นคีย์หลักอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล

   เมื่อต้องการเลือกหนึ่งเขตข้อมูล ให้คลิกตัวเลือกแถวสำหรับเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

   เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้แล้วคลิกตัวเลือกแถวของแต่ละเขตข้อมูล

3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกที่ คีย์หลัก

   

   ตัวบ่งชี้คีย์จะถูกเพิ่มลงในด้านซ้ายของเขตข้อมูลที่คุณระบุให้เป็นคีย์หลัก

เอาคีย์หลักออก

1. เปิดตารางใน 'มุมมองออกแบบ'
2. คลิกที่ตัวเลือกแถวที่มีคีย์หลักปัจจุบัน

   ถ้าคีย์หลักประกอบด้วยเขตข้อมูลเดียว ให้คลิกตัวเลือกแถวของเขตข้อมูลนั้น

   ถ้าคีย์หลักประกอบด้วยเขตข้อมูลหลายเขต ให้คลิกตัวเลือกแถวสำหรับเขตข้อมูลใดๆ ในคีย์หลัก

3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกที่ คีย์หลัก

   

   ตัวบ่งชี้คีย์จะถูกเอาออกจากเขตข้อมูลที่คุณเคยระบุให้เป็นคีย์หลัก

 หมายเหตุ   เมื่อคุณบันทึกตารางใหม่โดยไม่มีการตั้งค่าคีย์หลัก Access จะพร้อมท์ให้คุณสร้างคีย์หลัก ถ้าคุณเลือก ใช่ Access จะสร้างเขตข้อมูล ID ที่ใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber เพื่อให้ค่าที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละระเบียน ถ้าตารางของคุณมีเขตข้อมูล AutoNumber อยู่แล้ว Access จะใช้เขตข้อมูลนั้นเป็นคีย์หลัก

 ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล

คุณสามารถควบคุมลักษณะที่ปรากฏของข้อมูล ป้องกันไม่ให้ป้อนค่าที่ไม่ถูกต้อง ระบุค่าเริ่มต้น เพิ่มความเร็วในการค้นหาและเรียงลำดับ รวมทั้งควบคุมลักษณะที่ปรากฏ หรือคุณลักษณะการทำงานอื่นๆ ได้ด้วยการตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดรูปแบบตัวเลขเพื่อให้อ่านง่าย หรือคุณสามารถกำหนดกฎการตรวจสอบความถูกต้องซึ่งข้อมูลที่ป้อนลงในเขตข้อมูลต้องผ่านการตรวจสอบก่อน

ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าได้ ตัวอย่างเช่น คุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อเขตข้อมูลนั้นตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูล Memo คุณไม่สามารถตั้งค่าคุณสมบัตินี้ในเขตข้อมูลชนิดอื่นได้

Access ใช้การตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเมื่อคุณดูหรือแก้ไขข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสมบัติ รูปแบบ รูปแบบการป้อนข้อมูล และ ป้ายคำอธิบาย มีผลต่อการแสดงข้อมูลในตารางและแผ่นข้อมูลแบบสอบถาม นอกจากนี้ ตัวควบคุมใดๆ ในฟอร์มหรือรายงานใหม่ที่ยึดตามเขตข้อมูลในตารางจะสืบทอดการตั้งค่าคุณสมบัติเดียวกันนี้ตามค่าเริ่มต้น คุณจะใช้คุณสมบัติอื่นๆ เพื่อตั้งค่าเริ่มต้นของเขตข้อมูลหรือบังคับให้ผู้ใช้ป้อนค่า ซึ่ง Access จะมีการบังคับใช้เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในตาราง

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลของตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

1. เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล
2. คลิกในเขตข้อมูลที่คุณต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ
3. บนแท็บแผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูล & การจัดรูปแบบ ให้เลือกคำสั่งอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   

4. • ค่าไม่ซ้ำกัน เป็นการตั้งค่าคุณสมบัติ ใส่ดัชนี
   • ต้องระบุ เป็นการสลับการตั้งค่าของคุณสมบัติ จำเป็น ถ้าตั้งค่าไว้เป็น ใช่ จะสลับไปเป็น ไม่ใช่ ถ้าตั้งค่าไว้เป็น ไม่ใช่ จะสลับไปเป็น ใช่

   คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในมุมมองแผ่นข้อมูลได้เพียงไม่กี่รายการเท่านั้น เมื่อต้องการตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพิ่มเติม คุณต้องเปิดตารางในมุมมองออกแบบ

เมื่อต้องการเข้าถึงและตั้งค่ารายการเสร็จสมบูรณ์ของคุณสมบัติเขตข้อมูลทั้งหมด คุณต้องใช้มุมมองออกแบบ

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลของตารางในมุมมองออกแบบ

1. เปิดตารางใน 'มุมมองออกแบบ'
2. ในส่วนบนของตารางออกแบบตาราง ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ (หรือย้ายไปยังเขตข้อมูลนั้นโดยใช้แป้นลูกศร)
3. Access จะแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลนี้ในส่วนล่างของตารางออกแบบ ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดคุณสมบัติต่างๆ ที่คุณสามารถตั้งค่าได้
4. ในส่วนล่างของหน้าต่าง ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล ให้คลิกกล่องของคุณสมบัติเขตข้อมูลที่คุณต้องการตั้งค่า อีกทางเลือกคือ คุณสามารถกด F6 แล้วย้ายไปยังคุณสมบัตินั้นโดยใช้แป้นลูกศร
5. พิมพ์การตั้งค่าของคุณสมบัตินั้น หรือถ้ามีลูกศรปรากฏทางด้านขวาของกล่องคุณสมบัติ ให้คลิกลูกศรเพื่อเลือกจากรายการการตั้งค่าของคุณสมบัตินั้น

   ตารางต่อไปนี้แสดงรายการคุณสมบัติเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน

   
   

   ใช้คุณสมบัติ เขตข้อมูลนี้	เป็น
   ขนาดเขตข้อมูล	ตั้งค่าขนาดสูงสุดของข้อมูลที่เก็บเป็นชนิดข้อมูล Text, Number หรือ AutoNumber
   รูปแบบ	กำหนดลักษณะที่เขตข้อมูลจะแสดงผลบนหน้าจอหรือเมื่อพิมพ์ออกมาเอง
   ตำแหน่งทศนิยม	ระบุจำนวนของตำแหน่งทศนิยมที่ใช้เมื่อแสดงตัวเลข
   ค่าใหม่	ตั้งค่าว่าจะให้เขตข้อมูล AutoNumber เพิ่มค่าหรือกำหนดด้วยค่าสุ่ม
   รูปแบบการป้อนข้อมูล	แสดงการแก้ไขอักขระเพื่อเป็นแนวทางในการป้อนข้อมูล
   ป้ายคำอธิบาย	ตั้งค่าข้อความที่แสดงตามค่าเริ่มต้นในป้ายชื่อของฟอร์ม รายงาน และแบบสอบถาม
   ค่าเริ่มต้น	กำหนดค่าเริ่มต้นให้กับเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มระเบียนใหม่
   กฏการตรวจสอบ	ใส่นิพจน์ที่ต้องเป็นจริงเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือเปลี่ยนค่าในเขตข้อมูลนี้
   ข้อความตรวจสอบ	ป้อนข้อความที่จะปรากฏเมื่อค่าละเมิดนิพจน์กฎการตรวจสอบ
   ต้องการ	บังคับให้ต้องป้อนข้อมูลในเขตข้อมูล
   อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์	อนุญาตให้ป้อนสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ("") (ด้วยการตั้งค่า 'ใช่' ) ในเขตข้อมูลชนิด Text หรือ Memo
   ใส่ดัชนี	เพิ่มความเร็วในการเข้าถึงข้อมูลในเขตข้อมูลนี้ด้วยการสร้างและใช้ดัชนี
   การบีบ Unicode	บีบข้อความที่เก็บในเขตข้อมูลนี้เมื่อข้อความที่เก็บมีขนาดใหญ่ (> 4,096 อักขระ)
   IME Mode	ควบคุมการแปลงอักขระใน Windows รุ่นที่ใช้สำหรับชาวเอเชีย
   IME Sentence Mode	ควบคุมการแปลงอักขระใน Windows รุ่นที่ใช้สำหรับชาวเอเชีย
   สมาร์ทแท็ก	แนบสมาร์ทแท็กในเขตข้อมูลนี้
   ผนวกเท่านั้น	อนุญาตให้มีการจัดลำดับรุ่นของเขตข้อมูล Memo (ด้วยการตั้งค่า 'ใช่' )
   รูปแบบข้อความ	เลือก Rich Text เพื่อเก็บข้อความเป็น HTML และอนุญาตให้มีการจัดรูปแบบ Rich Text ได้ หรือเลือก 'ข้อความธรรมดา' เพื่อเก็บเฉพาะข้อความเท่านั้น
   จัดแนวข้อความ	ระบุค่าเริ่มต้นการจัดแนวของข้อความภายในตัวควบคุม
   ความแม่นยำ	ระบุจำนวนรวมของตัวเลขที่อนุญาตให้มี รวมถึงจำนวนด้านขวาและด้านซ้ายของจุดทศนิยมด้วย
   มาตราส่วน	ระบุจำนวนตัวเลขสูงสุดที่สามารถเก็บไว้ได้ที่ด้านขวาของตัวคั่นทศนิยม

   
   

   ถ้าคุณต้องการพื้นที่มากขึ้นเพื่อป้อนหรือแก้ไขการตั้งค่าคุณสมบัติในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย ถ้าคุณกำลังป้อนค่ารูปแบบการป้อนข้อมูลหรือนิพจน์การตรวจสอบและต้องการความช่วยเหลือ ให้คลิก ที่อยู่ติดกับกล่องคุณสมบัติเพื่อแสดงตัวสร้างที่เหมาะสม.

6. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน

หรือ

คลิกขวาที่แท็บเอกสารของตาราง แล้วคลิก บันทึก บนเมนูทางลัด

หรือ

คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก บันทึก

ตารางต่อไปนี้ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติเขตข้อมูล ขนาดเขตข้อมูล รูปแบบ และ ค่าใหม่

 ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติตาราง

นอกจากคุณสมบัติเขตข้อมูลแล้ว คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติที่นำไปใช้กับตารางทั้งตารางและระเบียนทั้งระเบียนได้ คุณตั้งค่าคุณสมบัติเหล่านี้ในแผ่นคุณสมบัติของตาราง

ตั้งค่าคุณสมบัติตาราง

1. เปิดตารางใน 'มุมมองออกแบบ'
2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

   

   แผ่นคุณสมบัติของตารางจะปรากฏขึ้น

3. คลิกกล่องคุณสมบัติที่คุณต้องการตั้งค่า
4. พิมพ์การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัตินั้น

   ตารางต่อไปนี้แสดงรายการคุณสมบัติตารางที่พร้อมใช้งาน

   ใช้คุณสมบัติตารางนี้	เป็น
   คำอธิบาย	ให้คำอธิบายของตาราง
   มุมมองเริ่มต้น	ตั้งค่าเป็นแผ่นข้อมูล PivotTable หรือ PivotChart เพื่อให้เป็นมุมมองเริ่มต้นเมื่อคุณเปิดตาราง
   กฏการตรวจสอบ	ใส่นิพจน์ที่ต้องเป็นจริงเสมอเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มระเบียนหรือแก้ไขระเบียน
   ข้อความตรวจสอบ	ป้อนข้อความที่จะปรากฏเมื่อระเบียนละเมิดนิพจน์กฎการตรวจสอบ
   ตัวกรอง	กำหนดเงื่อนไขที่จะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเงื่อนไขในมุมมองแผ่นข้อมูล
   ลำดับตาม	เลือกเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตเพื่อระบุลำดับการจัดเรียงเริ่มต้นของแถวในมุมมองแผ่นข้อมูล
   ชื่อแผ่นข้อมูลย่อย	ระบุว่าแผ่นข้อมูลย่อยควรปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือไม่ ถ้าปรากฏ ตารางหรือแบบสอบถามใดควรแสดงแถวในแผ่นข้อมูลย่อย
   เชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก	แสดงรายการเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามที่ใช้ในแผ่นข้อมูลย่อยซึ่งตรงกับเขตข้อมูลคีย์หลักของตารางนี้
   เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก	แสดงรายการเขตข้อมูลคีย์หลักในตารางนี้ซึ่งตรงกับเขตข้อมูลลูกในแผ่นข้อมูลย่อย
   ความสูงแผ่นข้อมูลย่อย	ระบุว่าจะขยายเพื่อแสดงแถวของแผ่นข้อมูลย่อยทั้งหมดที่พร้อมใช้งาน (ตามค่าเริ่มต้น) เมื่อเปิด หรือตั้งค่าความสูงของหน้าต่างแผ่นข้อมูลย่อยที่จะแสดงเมื่อเปิด
   แผ่นข้อมูลถูกขยายออก	ตั้งค่าว่าจะขยายแผ่นข้อมูลย่อยทั้งหมดเมื่อเปิดตารางหรือไม่
   การวางแนว	ตั้งค่าการวางแนวของมุมมอง ขึ้นอยู่กับว่าภาษาของคุณอ่านจากซ้ายไปขวาหรือขวาไปซ้าย
   แสดงมุมมองบนไซต์ SharePoint	ระบุว่าฟอร์มและรายงานที่เกี่ยวโยงกับตารางนี้ควรจะพร้อมใช้งานในเมนู มุมมอง ใน Windows SharePoint Services หรือไม่ถ้าฐานข้อมูลถูกประกาศไปยังไซต์ SharePoint
   ใช้ตัวกรองเมื่อโหลด	ใช้เงื่อนไขตัวกรองในคุณสมบัติ 'ตัวกรอง' (ด้วยการตั้งค่าเป็น 'ใช่' ) โดยอัตโนมัติ เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล
   ใช้การจัดลำดับตามเมื่อโหลด	ใช้เกณฑ์การเรียงลำดับในคุณสมบัติ 'ลำดับตาม' (ด้วยการตั้งค่าเป็น 'ใช่' ) โดยอัตโนมัติ เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

   ถ้าคุณต้องการพื้นที่มากขึ้นเพื่อป้อนหรือแก้ไขการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย ถ้าคุณกำลังตั้งค่าคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ เป็นนิพจน์และต้องการความช่วยเหลือในการสร้างกฏ ให้คลิก ที่อยู่ติดกับกล่องคุณสมบัติ กฏการตรวจสอบ เพื่อแสดงตัวสร้างนิพจน์

5. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้คลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน

หรือ

คลิกขวาที่แท็บเอกสารของตาราง จากนั้นคลิก บันทึก บนเมนูทางลัด

หรือ

คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก บันทึก

 ด้านบนของหน้า