การเลือกวิธีการทำงานของการตรวจการสะกดและไวยากรณ์

การสะกดและการใช้ไวยากรณ์ผิดๆ อาจทำให้ผู้อ่านไขว้เขวไปจากเนื้อหาสำคัญในเอกสารได้ ดังนั้นคุณจึงจำเป็นต้องกำจัดความผิดพลาดเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม คุณก็อาจมีความพึงพอใจของคุณเองสำหรับการใช้โปรแกรม Microsoft Office ในการช่วยกำจัดความผิดพลาดเหล่านี้ คุณอาจต้องการตรวจการสะกดทั้งหมดในครั้งเดียวเมื่อคุณเขียนเอกสารเสร็จแล้ว หรือคุณอาจต้องการใช้การตรวจการสะกดและไวยากรณ์ (เส้นหยักสีแดง น้ำเงิน และเขียว) เพื่อให้มีความผิดพลาดน้อยที่สุดในขณะที่คุณทำงาน

บทความนี้จะอธิบายถึงวิธีการที่คุณสามารถปรับใช้เครื่องมือพิสูจน์อักษรเพื่อสร้างลักษณะการทำงานในแบบที่คุณต้องการสำหรับโปรแกรม Office ที่คุณกำลังใช้อยู่

คุณต้องการทำสิ่งใด


 หมายเหตุ   เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ในภาษาอื่น

แสดงตัวเลือกการพิสูจน์อักษร

คุณจำเป็นต้องแสดงตัวเลือกการพิสูจน์อักษรเสียก่อนสำหรับกระบวนงานหลายกระบวนงานในบทความนี้

  1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก
    ถ้าคุณใช้ Outlook ให้คลิก จดหมาย จากนั้นคลิก การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ
  2. คลิก การพิสูจน์อักษร

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เลือกตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การแก้ไขตัวพิมพ์ใหญ่โดยอัตโนมัติ การแก้ไขการสะกดอัตโนมัติ และการแทรกข้อความและสัญลักษณ์ และ การแก้ไขการสะกดคำจากพจนานุกรมหลักโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เลือกตัวเลือกการแก้ไขการสะกดที่มีผลต่อโปรแกรม Microsoft Office ทั้งหมด

เมื่อต้องการดูและเปลี่ยนตัวเลือกเหล่านี้ คุณจำเป็นต้องแสดงตัวเลือกการพิสูจน์อักษรก่อน หลังจากนั้น คุณจึงจะสามารถดูและเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้ได้

การเลือกการตั้งค่าตัวตรวจสอบการสะกดของ Office สำหรับส่วนกลาง

ตัวเลือกบางตัวเลือกที่แสดงในหน้าต่างที่แสดงขึ้นจะนำไปใช้กับโปรแกรม Microsoft Office ทั้งหมด การตั้งค่าที่คุณเลือกจะนำไปใช้กับโปรแกรมทั้งหมดโดยไม่คำนึงว่าคุณกำลังใช้โปรแกรมใดในการเปลี่ยนตัวเลือก

ต่อไปนี้เป็นรายการของตัวเลือกกล่องกาเครื่องหมายและสิ่งที่ตัวเลือกเหล่านั้นทำ

เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้
ละเว้นคำที่เป็น UPPERCASE ละเว้นคำที่ตัวอักษรทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ตัวตรวจสอบการสะกดจะไม่ตั้งค่าสถานะของคำว่า ABC ว่าเป็นความผิดพลาด
ละเว้นคำที่มีตัวเลข ละเว้นคำที่มีตัวเลข ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ตัวตรวจสอบการสะกดจะไม่ตั้งค่าสถานะของคำว่า a1b2c3 ว่าเป็นความผิดพลาด
ละเว้นที่อยู่อินเทอร์เน็ตและที่อยู่ไฟล์

ละเว้นคำที่เป็นที่อยู่อินเทอร์เน็ตและที่อยู่ไฟล์ ตัวอย่างของคำที่ตัวตรวจสอบการสะกดจะละเว้นเมื่อเลือกตัวเลือกนี้ มีดังต่อไปนี้

  • http://www.proseware.com/
  • \\proseware\public\
  • mailto:andy@proseware.com
ตั้งค่าสถานะคำที่ซ้ำ แจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับคำซ้ำ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ตัวตรวจสอบการสะกดจะตั้งค่าสถานะของคำว่า beep beep ว่าเป็นความผิดพลาด
มีตัวเน้นเสียงบนตัวพิมพ์ใหญ่ในภาษาฝรั่งเศส

แจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับคำในภาษาฝรั่งเศสที่มีตัวพิมพ์ใหญ่ที่เครื่องหมายเน้นเสียงหายไป

ในขณะที่คุณกำลังใช้ภาษา ฝรั่งเศส (แคนาดา) ตามค่าเริ่มต้นแล้วตัวเลือกนี้จะเปิดอยู่เสมอ เนื่องจากพจนานุกรมสำหรับภาษานี้จะมีคำที่อยู่ในรูปแบบตัวพิมพ์ใหญ่พร้อมกับมีตัวกำกับเสียงในภาษานี้ด้วย ซึ่งหมายความว่า จะมีการเลือกตัวเลือกนี้ตามค่าเริ่มต้นเมื่อใดก็ตามที่คุณดำเนินการดังนี้

แนะนำจากพจนานุกรมหลักเท่านั้น แนะนำคำจากพจนานุกรมหลักที่มีอยู่แล้วภายในตัวตรวจสอบการสะกดเท่านั้น ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ คำจากพจนานุกรมแบบกำหนดเองของคุณจะไม่รวมไว้ในรายการของคำที่แนะนำเมื่อคุณตรวจการสะกดของเอกสาร

เลือกโหมดฝรั่งเศส

ตัวเลือกอื่นที่มีผลกระทบต่อโปรแกรม Microsoft Office ทั้งหมดคือ เมนู โหมดฝรั่งเศส ตัวเลือกนี้มีผลเฉพาะข้อความในภาษาฝรั่งเศสเท่านั้น

แสดงคำอธิบายตัวเลือกบนเมนูนี้

ตัวเลือก สิ่งที่เกิดขึ้น
การสะกดแบบใหม่ คลิกตัวเลือกนี้เพื่อใช้กฎการสะกดที่แนะนำโดยศูนย์วิชาการภาษาฝรั่งเศส (The French Academy of Language) ตั้งแต่การปฏิรูปการสะกดในปี 2533 ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ คำที่ไม่ได้สะกดตามกฎเหล่านี้จะถือว่าเป็นความผิดพลาด นอกจากนี้ สำหรับคำที่สะกดผิด ตัวตรวจสอบการสะกดจะแนะนำเฉพาะคำที่สะกดถูกต้องจากพจนานุกรมการสะกดแบบใหม่เท่านั้น ซึ่งจะรวมคำที่ไม่ได้รับผลกระทบจากการปฏิรูปการสะกดด้วย
การสะกดแบบดั้งเดิม คลิกตัวเลือกนี้เพื่อใช้กฎการสะกดที่ใช้ก่อนการปฏิรูปการสะกดในปี 2533 ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ คำที่ไม่ได้สะกดตามกฎเหล่านี้จะถือว่าเป็นความผิดพลาด นอกจากนี้ สำหรับคำที่สะกดผิด ตัวตรวจสอบการสะกดจะแนะนำเฉพาะคำที่สะกดถูกต้องจากพจนานุกรมการสะกดแบบดั้งเดิมเท่านั้น ซึ่งจะรวมคำที่ไม่ได้รับผลกระทบจากการปฏิรูปการสะกดด้วย
การสะกดแบบดั้งเดิมและแบบใหม่ ถ้าคุณคลิกตัวเลือกนี้ ตัวตรวจสอบการสะกดจะยอมรับคำต่างๆ ที่สะกดอย่างถูกต้องโดยไม่คำนึงว่าจะเป็นการสะกดตามการสะกดแบบใหม่หรือแบบดั้งเดิม อีกทั้งคำจากพจนานุกรมการสะกดทั้งแบบใหม่และแบบดั้งเดิมจะได้รับการแนะนำสำหรับคำที่สะกดผิดด้วย

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิกตัวเลือก การสะกดแบบดั้งเดิม และแก้ไขเอกสารที่มีคำในภาษาฝรั่งเศส bruler ตัวตรวจสอบการสะกดจะถือว่าคำนี้เป็นความผิดพลาด เนื่องจากเป็นการสะกดคำในรูปแบบหลังการปฏิรูป อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณคลิกตัวเลือก การสะกดแบบใหม่ หรือตัวเลือก การสะกดแบบดั้งเดิมและแบบใหม่ คำนี้จะไม่ถือว่าเป็นความผิดพลาด

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนวิธีการทำงานของตัวตรวจสอบการสะกดในเบื้องหลัง

ในขณะที่คุณทำงานในเอกสาร ตัวตรวจสอบการสะกดสามารถค้นหาความผิดพลาดในการทำงานในเบื้องหลังได้ ผลที่ได้ก็คือเมื่อคุณเขียนแบบร่างของเอกสารของคุณเสร็จแล้ว กระบวนการตรวจการสะกดจะดำเนินการได้เร็วขึ้น ซึ่งช่วยคุณประหยัดเวลา โดยเฉพาะกับเอกสารที่มีขนาดใหญ่

 หมายเหตุ    ตัวเลือกเหล่านี้จะไม่พร้อมใช้งานใน Micosoft Access, Microsoft Excel และ Microsoft Project ตัวตรวจสอบการสะกดจะไม่ทำงานในเบื้องหลังในโปรแกรมเหล่านี้

เมื่อต้องการดูและเปลี่ยนตัวเลือกเหล่านี้ คุณจำเป็นต้องแสดงตัวเลือกการพิสูจน์อักษรก่อน หลังจากนั้น คุณจึงจะสามารถดูและเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้ได้

การเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ตรวจการสะกดขณะพิมพ์

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณควรเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตรวจการสะกดขณะพิมพ์ ไว้ สำหรับกรณีที่คุณอาจต้องการล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ มีดังนี้

  • คุณต้องการซ่อนการสะกดคำผิด (เส้นหยักสีแดง) ในรายการของ Microsoft Office Outlook ที่คุณกำลังแก้ไข
  • คุณกำลังใช้คอมพิวเตอร์ที่เรียกใช้งานได้ช้าเนื่องจากขีดจำกัดของฮาร์ดแวร์ (ตัวอย่างเช่น เนื่องจากหน่วยความจำหรือความเร็วของ CPU ไม่พอ) หรือขีดจำกัดของซอฟต์แวร์ (ตัวอย่างเช่น เนื่องจากคุณเรียกใช้โปรแกรมใหญ่หลายโปรแกรมในเวลาเดียวกัน)

เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ซ่อนข้อผิดพลาด (เส้นหยักสีแดง)

ถ้าคุณต้องการให้โปรแกรม Microsoft Office ของคุณตั้งค่าสถานะการสะกดผิดโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณพิมพ์ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ซ่อนการสะกดผิด การล้างตัวเลือกนี้จะทำให้คุณไม่ต้องแก้ไขการสะกดผิดเป็นจำนวนมาก เมื่อคุณเขียนเอกสารของคุณใกล้จะเสร็จแล้ว โปรแกรม Microsoft Office ของคุณจะตั้งค่าสถานะของคำที่สะกดผิดในขณะที่คุณทำงาน เพื่อที่คุณจะสามารถเห็นข้อผิดพลาดนั้นได้อย่างง่ายดาย ดังตัวอย่างต่อไปนี้

คำที่สะกดผิดที่มีเส้นหยักสีแดงอยู่ข้างใต้

เปิดหรือปิดตัวตรวจการสะกดอัตโนมัติ

  1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก
    ถ้าคุณใช้ Outlook ให้คลิก จดหมาย แล้วคลิก การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ
  2. คลิก การพิสูจน์อักษร
  3. การเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ตรวจการสะกดขณะพิมพ์

ถ้าคุณกำลังใช้ Word คุณสามารถ เปิดหรือปิดการตรวจการสะกดอัตโนมัติสำหรับเอกสารทั้งหมดที่คุณจะสร้างตั้งแต่ตอนนี้ได้โดยทำดังนี้

  1. ทำตามขั้นตอน 1 ถึง 3 ด้านบน
  2. ภายใต้ ข้อยกเว้นสำหรับ ให้คลิก เอกสารใหม่ทั้งหมด
  3. เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ซ่อนการสะกดผิดในเอกสารนี้เท่านั้น

 หมายเหตุ    ถ้าคุณปิดใช้งานการตรวจการสะกดอัตโนมัติสำหรับไฟล์ที่คุณแชร์กับบุคคลอื่น คุณอาจต้องแจ้งให้คนเหล่านี้ทราบว่าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ปรับปรุงผลลัพธ์ของตัวตรวจสอบการสะกดโดยใช้การสะกดตามบริบท

เมื่อต้องการดูและเปลี่ยนตัวเลือกนี้ คุณจำเป็นต้องแสดงตัวเลือกการพิสูจน์อักษรก่อน

คุณเคยพิมพ์ผิดในลักษณะคล้ายกับตัวอย่างต่อไปนี้ใช่ไหม I will see you their ใน Outlook, PowerPoint, และ Word คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช้การสะกดตามบริบท เพื่อรับวิธีใช้ที่มีการค้นหาและการแก้ไขชนิดความผิดพลาดนี้

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช้การสะกดตามบริบท และ ตรวจการสะกดขณะพิมพ์ และล้างกล่องกาเครื่องหมาย ซ่อนการสะกดผิด ตัวตรวจสอบการสะกดจะทำเครื่องหมายความผิดพลาดนั้นและเสนอคำแนะนำเมื่อคุณคลิกขวาที่คำที่ถูกทำเครื่องหมายนั้น ดังภาพประกอบนี้

คลิกขวาที่ข้อผิดพลาดในการสะกดตามบริบท


 หมายเหตุ 

  • หลังจากที่คุณติดตั้ง Microsoft Office กล่องกาเครื่องหมาย ใช้การสะกดตามบริบท จะถูกล้างตามค่าเริ่มต้นถ้าระบบของคุณมี RAM น้อยกว่า 1 กิกะไบต์ (GB)
  • การเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช้การสะกดตามบริบท บนระบบที่มีหน่วยความจำน้อยอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง ถ้าคุณสังเกตเห็นปัญหาชนิดนี้ในขณะที่คุณใช้ตัวเลือกนี้ คุณอาจต้องการล้างกล่องกาเครื่องหมาย ใช้การสะกดตามบริบท เพื่อแก้ไขปัญหา

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนตัวเลือกการตรวจไวยากรณ์สำหรับ Outlook และ Word

Outlook และ Word มีความสามารถในการตรวจไวยากรณ์และการสะกดที่คุณสามารถเลือกใช้ได้ เมื่อต้องการดูและเปลี่ยนตัวเลือกการตรวจไวยากรณ์ คุณจำเป็นต้องแสดงตัวเลือกการพิสูจน์อักษรก่อน

คุณต้องการทำสิ่งใด


เปิดหรือปิดการตรวจไวยากรณ์อัตโนมัติ

คุณสามารถเลือกที่จะให้ Outlook และ Word ทำการตั้งสถานะที่ไวยากรณ์ที่ผิดโดยอัตโนมัติได้ ดังที่แสดงในภาพประกอบนี้

คลิกขวาที่ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

Outlook

  • เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ตรวจไวยากรณ์ขณะพิมพ์

 หมายเหตุ    ตัวตรวจสอบไวยากรณ์จะพร้อมใช้งานสำหรับรายการทั้งหมด ยกเว้นบันทึกย่อ

Word

เมื่อต้องการเปิดหรือปิดการตรวจสอบไวยากรณ์อัตโนมัติสำหรับเอกสารที่เปิดอยู่ในขณะนี้ ให้ทำดังนี้

  1. ภายใต้ ข้อยกเว้นสำหรับ ให้คลิก ชื่อของไฟล์ที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน
  2. เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ซ่อนการสะกดผิดในเอกสารนี้เท่านั้น

เมื่อต้องการเปิดหรือปิดการตรวจสอบไวยากรณ์อัตโนมัติสำหรับเอกสารทั้งหมดที่คุณสร้างตั้งแต่ตอนนี้ ให้ทำดังนี้

  1. ภายใต้ ข้อยกเว้นสำหรับ ให้คลิก เอกสารใหม่ทั้งหมด
  2. เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ซ่อนการสะกดผิดในเอกสารนี้เท่านั้น

 สิ่งสำคัญ    ถ้าคุณปิดใช้งานการตรวจไวยากรณ์อัตโนมัติสำหรับไฟล์ที่คุณแชร์กับผู้อื่น คุณอาจต้องแจ้งให้คนเหล่านั้นทราบว่าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เปิดใช้งานการตรวจไวยากรณ์ทั้งหมดในครั้งเดียว

ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตรวจไวยากรณ์และการสะกด ถ้าคุณต้องการรวมไวยากรณ์ที่ผิดเมื่อคุณตรวจการสะกดทั้งหมดในครั้งเดียว (ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกด F7)

แสดงสถิติความยากง่ายในการอ่าน

เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงสถิติที่ได้จากความยากง่ายในการอ่าน ถ้าคุณต้องการแสดงสถิติที่ได้จากความยากง่ายในการอ่านหลังจากที่คุณเสร็จสิ้นการตรวจการสะกดทั้งหมดในครั้งเดียว (ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกด F7) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์นี้ ให้ดูที่ การทดสอบความยากง่ายในการอ่านเอกสารของคุณ

ควบคุมกฎที่ตัวตรวจสอบไวยากรณ์นำไปใช้กับการเขียนของคุณ

คุณสามารถเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจากสองตัวในเมนู สไตล์การเขียน นั่นคือ ไวยากรณ์เท่านั้น หรือ ไวยากรณ์และสไตล์ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนชนิดของไวยากรณ์และกฎของสไตล์ที่ตัวตรวจสอบไวยากรณ์ใช้เมื่อตรวจการเขียนของคุณ ให้คลิก การตั้งค่า คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าไวยากรณ์ เพื่อดูการตั้งค่าและทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การเลือกตัวเลือกสไตล์ไวยากรณ์และการเขียน

แสดงทำไมปุ่ม สไตล์การเขียน และ การตั้งค่า จึงไม่พร้อมใช้งานใน Outlook

มีปัญหาที่ทราบแล้วที่ทำให้เมนูและปุ่มนี้ไม่พร้อมใช้งานใน Microsoft Outlook คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้ด้วยการดูตัวเลือกการพิสูจน์อักษรจากรายการที่เปิดอยู่

 หมายเหตุ    การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับการตั้งค่าเหล่านี้จะนำไปใช้กับรายการทั้งหมดที่คุณแก้ไข ไม่ใช่เฉพาะรายการที่คุณกำลังทำงานอยู่ในขณะนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เลือกตัวเลือกการสะกดของ Outlook

  • บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก แล้วคลิก จดหมาย
    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้ตัวตรวจสอบการสะกดทั้งหมดในครั้งเดียวเมื่อคุณคลิก ส่ง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตรวจการสะกดก่อนที่จะส่งเสมอ
    • เมื่อต้องการระบุว่าข้อความต้นฉบับไม่ได้รับการตรวจการสะกดเมื่อคุณตอบกลับหรือส่งต่อข้อความนั้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ละเว้นข้อความต้นฉบับเมื่อตอบกลับหรือส่งต่อ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เปิดหรือปิดเขตข้อมูลสำหรับตัวตรวจสอบการสะกดใน Project

คุณอาจมีเขตข้อมูลบางรายการใน Microsoft Project ที่คุณไม่ต้องการให้ตัวตรวจสอบการสะกดทำการตรวจสอบ

  1. คลิกแท็บ ไฟล์ จากนั้นคลิก ตัวเลือก แล้วคลิก การพิสูจน์อักษร
  2. ภายใต้ เมื่อแก้ไขการสะกดใน Project ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายทั้งหมดในเขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการให้ตัวตรวจสอบการสะกดทำการตรวจสอบ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2013, Excel 2013, Office Shared 2013, OneNote 2013, Outlook 2013, PowerPoint 2013, Publisher 2013, Visio 2013, Visio Professional 2013, Word 2013, Access 2010, Excel 2010, OneNote 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010, Project 2010, Publisher 2010, Word 2010