งานพื้นฐานสำหรับฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access 2013

ฐานข้อมูล Access สามารถช่วยให้คุณจัดเก็บและติดตามข้อมูลชนิดใดก็ได้ เช่น สินค้าคงคลัง ที่ติดต่อ หรือกระบวนการทางธุรกิจ มาเข้าสู่เส้นทางของขั้นตอนที่คุณจะสามารถสร้างฐานข้อมูลบนเดกส์ท็อปของ Access เพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูลได้ แล้วเรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนต่อๆ ไปในการกำหนดและใช้ฐานข้อมูลใหม่ของคุณ

 บันทึกย่อ    ถ้าคุณสนใจในแอป Access ชนิดใหม่ที่ได้รับการดีไซน์สำหรับเว็บ ให้ดูที่ วิธีสร้างแอป Access และ เรียนรู้เกี่ยวกับงานพื้นฐานสำหรับแอป Access

สำหรับฟีเจอร์ใหม่ที่พร้อมใช้งานเพิ่มเติม ให้ดูที่ มีอะไรใหม่ใน Access 2013

เลือกเทมเพลต

เทมเพลต Access มีตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงานแบบที่พร้อมให้ใช้งานได้แบบในตัว ตัวเลือกของเทมเพลตคือสิ่งแรกที่คุณจะเห็นเมื่อคุณเริ่ม Access และคุณสามารถค้นหาออนไลน์สำหรับเทมเพลตเพิ่มเติมได้อีกด้วย

มุมมองเทมเพลตบนหน้าจอเริ่มต้น

  1. ใน Access คลิก ไฟล์ > ใหม่
  2. เลือกเทมเพลตฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปและใส่ชื่อให้ฐานข้อมูลของคุณภายใต้ ชื่อไฟล์ (ถ้าคุณไม่เห็นเทมเพลตที่จะใช้สำหรับคุณ ให้ใช้กล่อง ค้นหาเทมเพลตออนไลน์)
  3. คุณสามารถใช้ตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือคลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้ง
  4. คลิก สร้าง

สร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปจากเทมเพลต

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลต คุณอาจจำเป็นต้องเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน

  • ถ้า Access แสดงกล่องโต้ตอบ เข้าสู่ระบบ โดยที่รายชื่อผู้ใช้ว่างเปล่า ให้ทำดังนี้
  1. คลิก ผู้ใช้ใหม่
  2. ใส่ข้อมูลในฟอร์ม รายละเอียดผู้ใช้
  3. คลิก บันทึกแล้วปิด
  4. เลือกชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งใส่ แล้วคลิก เข้าสู่ระบบ
  • ถ้า Access แสดงข้อความ คำเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัย ในแถบข้อความ และคุณไว้ใจที่มาของเทมเพลตนั้น ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา ถ้าฐานข้อมูลกำหนดให้ต้องเข้าสู่ระบบ ให้ทำการเข้าสู่ระบบอีกครั้ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access จากเทมเพลต

สร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

ถ้าไม่มีเทมเพลตที่ตรงกับความต้องการของคุณ คุณอาจเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปเปล่าได้

  1. จาก Access ให้คลิก ใหม่ > ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า
  2. พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์
  3. คุณสามารถใช้ตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือคลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้ง
  4. คลิก สร้าง

เพิ่มตาราง

ในฐานข้อมูล ข้อมูลของคุณจะถูกเก็บไว้ในหลายตารางที่เกี่ยวข้อง เมื่อต้องการสร้างตาราง ให้ทำดังนี้

  1. เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลของคุณเป็นครั้งแรก คุณจะเห็นตารางเปล่าในมุมมอง แผ่นข้อมูล ที่คุณสามารถเพิ่มข้อมูลได้ เมื่อต้องการเพิ่มตารางอื่น ให้คลิกแท็บ สร้าง > ตาราง คุณสามารถเริ่มใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลว่าง (เซลล์) หรือวางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Excel ได้
  2. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้ดับเบิลคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อคอลัมน์ใหม่

 เคล็ดลับ    ชื่อที่มีความหมายช่วยให้คุณทราบว่าเขตข้อมูลแต่ละเขตมีอะไรโดยไม่ต้องดูเนื้อหาของเขตข้อมูลนั้นเลย

  1. คลิก ไฟล์ > บันทึก
  • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลอีก ให้พิมพ์ลงในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม
  • เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ให้เลือกคอลัมน์นั้นด้วยการคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ทั้งหมดไปไว้ในตำแหน่งใหม่พร้อมกันได้อีกด้วย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ บทนำสู่ตาราง

คัดลอกและวางข้อมูล

คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลจากโปรแกรมอื่น เช่น Excel หรือ Word ลงในตาราง Access ได้ วิธีนี้จะใช้งานได้ดีที่สุดในกรณีที่แยกข้อมูลออกเป็นคอลัมน์ ถ้าข้อมูลอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Word ให้ใช้แท็กเพื่อแยกคอลัมน์หรือแปลงไปเป็นรูปแบบตารางก่อนการคัดลอก

  1. ถ้าข้อมูลนั้นต้องการการแก้ไข เช่น แยกชื่อเต็มเป็นชื่อและนามสกุล ให้ทำสิ่งนั้นก่อนในโปรแกรมต้นฉบับ
  2. เปิดแหล่งข้อมูลและคัดลอก (Ctrl + C) ข้อมูล
  3. เปิดตาราง Access ที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลและวางข้อมูล (Ctrl + V)
  4. ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์และพิมพ์ชื่อที่สื่อความหมาย
  5. คลิก ไฟล์ > บันทึก และตั้งชื่อให้กับตารางใหม่ของคุณ

 บันทึกย่อ    Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลแต่ละเขตตามข้อมูลที่คุณวางลงในแถวแรกของคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ ดังนั้น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลในแถวที่ตามมาสอดคล้องกับแถวแรก

นำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูล

คุณสามารถ นำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น หรือคุณสามารถ เชื่อมโยงไปยังข้อมูล จาก Access โดยไม่ต้องย้ายข้อมูลจากที่ที่ข้อมูลนั้นถูกเก็บไว้ก็ได้ การลิงก์อาจเป็นทางเลือกที่ดีถ้าคุณมีผู้ใช้หลายคนอัปเดตข้อมูล และคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังดูเวอร์ชันล่าสุดอยู่ หรือถ้าคุณต้องการประหยัดเนื้อที่เก็บข้อมูล คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการจะเชื่อมโยงหรือนำเข้าข้อมูลสำหรับรูปแบบส่วนใหญ่

ตัวเลือกแท็บข้อมูลภายนอก

กระบวนการเหล่านี้จะแตกต่างกันเล็กน้อย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณให้สามารถเริ่มต้นใช้งานได้

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ให้คลิกรูปแบบข้อมูลที่คุณจะนำเข้าหรือเชื่อมโยง ถ้าคุณไม่เห็นรูปแบบที่ถูกต้อง ให้คลิก เพิ่มเติม

 บันทึกย่อ    ถ้าคุณยังไม่พบรูปแบบที่ถูกต้อง คุณอาจต้องส่งออกข้อมูลให้เป็นรูปแบบไฟล์ที่ Access สนับสนุนก่อน (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น (แฟ้มข้อความที่มีตัวคั่น: แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่ค่าในเขตข้อมูลแต่ละเขตถูกแบ่งด้วยตัวอักขระตัวหนึ่ง เช่น จุลภาคหรือแท็บ))

  1. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณทำการเชื่อมโยง บางรูปแบบจะพร้อมใช้งานเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ต่อไปนี้เป็นแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงได้

นำเข้า ลิงก์
Microsoft Excel ใช่ ใช่
(อ่านอย่างเดียว)
Microsoft Access ใช่ ใช่
ฐานข้อมูล ODBC เช่น SQL Server ใช่ ใช่
ไฟล์ค่าที่คั่นด้วยข้อความหรือเครื่องหมายจุลภาค (CSV) ใช่ ใช่
(เพิ่มระเบียนใหม่เท่านั้น)
รายการ SharePoint ใช่ ใช่
XML ใช่
บริการข้อมูล ใช่
(อ่านอย่างเดียว)
เอกสาร HTML ใช่ ใช่
โฟลเดอร์ Outlook ใช่ ใช่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ นำเข้าข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access และ นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access

จัดระเบียบข้อมูลด้วยตัววิเคราะห์ตาราง

คุณสามารถใช้ตัวช่วยวิเคราะห์ตารางเพื่อระบุข้อมูลที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นตัวช่วยจะนำเสนอวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบข้อมูลดังกล่าวเป็นตารางที่แยกกันได้ Access จะเก็บตารางต้นฉบับไว้เป็นข้อมูลสำรอง

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีตารางที่คุณต้องการวิเคราะห์
  2. คลิก เครื่องมือฐานข้อมูล > วิเคราะห์ตาราง

ในสองหน้าแรกของตัวช่วยจะมีบทช่วยสอนสั้นๆ พร้อมกับตัวอย่าง ถ้าคุณเห็นกล่องกาเครื่องหมายที่ระบุว่า แสดงหน้าอารัมภบทหรือไม่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนั้น แล้วคลิก ย้อนกลับ สองครั้งเพื่อดูบทนำ ถ้าคุณไม่ต้องการดูหน้าอารัมภบทอีก ให้ยกเลิกการเลือก แสดงหน้าอารัมภบทหรือไม่

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนต่อไป

ส่วนที่เหลือของกระบวนการดีไซน์จะแตกต่างกันออกไปตามสิ่งที่คุณทำ แต่บางทีคุณอาจต้องการพิจารณาสร้างคิวรี ฟอร์ม รายงาน และแมโคร บทความเหล่านี้สามารถช่วยในเรื่องดังนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2013