การปกป้องข้อมูลของคุณด้วยวิธีการสำรองและการคืนค่า

 หมายเหตุ    บทความนี้ไม่นำไปใช้กับแอป Access ซึ่งเป็นชนิดฐานข้อมูลที่คุณออกแบบด้วย Access และประกาศแบบออนไลน์ โปรดดูที่ การสร้างแอป Access สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

คุณจำเป็นต้องใช้สำเนาสำรองของฐานข้อมูลเพื่อคืนค่าทั้งฐานข้อมูลในกรณีที่มีความล้มเหลวเกิดขึ้นในระบบ หรือไม่ก็ใช้เพื่อคืนค่าวัตถุเมื่อคำสั่ง เลิกทำ เพียงคำสั่งเดียวไม่เพียงพอในการแก้ไขความผิดพลาด

ถ้าดูเหมือนว่าสำเนาสำรองของฐานข้อมูลของคุณใช้พื้นที่เก็บข้อมูลไปโดยเสียเปล่า ให้ลองพิจารณาเวลาที่คุณอาจประหยัดได้จากการหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดการสูญเสียข้อมูลและการออกแบบไป การสร้างการสำรองข้อมูลเป็นประจำถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีผู้ใช้หลายรายทำการอัปเดตฐานข้อมูล ถ้าไม่มีสำเนาสำรองไว้ คุณจะไม่สามารถคืนค่าวัตถุที่เสียหายหรือสูญหาย หรือแม้แต่การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับการออกแบบฐานข้อมูลได้

ในบทความนี้


การวางแผนการสำรองตามปกติ

การเปลี่ยนแปลงหรือความผิดพลาดบางอย่างนั้นไม่สามารถย้อนกลับได้ ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องการรอให้ข้อมูลสูญหายไปก่อนแล้วจึงคิดได้ว่าคุณควรสร้างสำเนาสำรองของฐานข้อมูลไว้ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณใช้คิวรีแอคชัน (แบบสอบถามแอคชัน: แบบสอบถามที่ใช้คัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล แบบสอบถามแอคชันต่างๆ ประกอบด้วยแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล แบบใช้ลบข้อมูล แบบใช้สร้างตาราง และแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล แบบสอบถามเหล่านี้จะมีเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) อยู่ถัดจากชื่อของแบบสอบถามในบานหน้าต่างนำทาง)เพื่อลบระเบียน หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล ค่าต่างๆ ที่ได้รับการอัปเดตจากคิวรีนี้จะไม่สามารถคืนค่าโดยใช้ เลิกทำ ได้

 เคล็ดลับ    ให้พิจารณาดำเนินการสำรองข้อมูลก่อนจะเรียกใช้คิวรีแอคชัน โดยเฉพาะเมื่อคิวรีนั้นอาจเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลออกไปได้

ถ้าฐานข้อมูลของคุณมีผู้ใช้หลายคน ก่อนที่คุณจะทำการสำรองข้อมูล คุณต้องแน่ใจว่าผู้ใช้ทั้งหมดได้ปิดฐานข้อมูลของตนแล้วเพื่อให้ระบบสามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้

ต่อไปนี้เป็นแนวทางบางส่วนที่จะช่วยคุณในการตัดสินใจว่าควรจะสำรองฐานข้อมูลของคุณบ่อยครั้งเพียงใด

  • ถ้าเป็นฐานข้อมูลเก็บถาวรหรือใช้สำหรับการอ้างอิงเท่านั้นและมีการเปลี่ยนแปลงน้อยครั้ง การสร้างการสำรองข้อมูลเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับข้อมูลหรือการออกแบบก็เพียงพอแล้ว
  • ถ้าเป็นฐานข้อมูลที่ใช้งานอยู่และมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบ่อยครั้ง คุณควรสร้างกำหนดการสำรองฐานข้อมูลเป็นประจำไว้
  • ถ้าเป็นฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้หลายคน คุณควรสร้างสำเนาสำรองของฐานข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ

 หมายเหตุ    สำหรับข้อมูลใน ตารางที่ลิงก์ (ตารางที่มีการเชื่อมโยง: ตารางที่จัดเก็บอยู่ในแฟ้มที่อยู่ภายนอกฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ที่ซึ่ง Access สามารถเข้าถึงระเบียนได้ คุณสามารถเพิ่ม ลบ และแก้ไขระเบียนในตารางที่มีการเชื่อมโยงได้ แต่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของระเบียนได้) ควรสร้างการสำรองโดยใช้ฟีเจอร์การสำรองใดๆ ที่มีอยู่ในโปรแกรมซึ่งมีตารางที่ลิงก์นั้นอยู่ ถ้าฐานข้อมูลที่มีตารางที่ลิงก์นั้นเป็นฐานข้อมูล Access ให้ทำตามขั้นตอนในส่วน การสำรองฐานข้อมูลแยก

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสำรองฐานข้อมูล

เมื่อคุณสำรองฐานข้อมูล Access ให้บันทึกและปิดวัตถุที่เปิดอยู่ในมุมมองออกแบบแล้วบันทึกสำเนาของไฟล์ฐานข้อมูลโดยใช้ชื่อและตำแหน่งที่ตั้งที่คุณระบุให้

 หมายเหตุ    Access จะเปิดวัตถุอีกครั้งตามที่ระบุโดยค่าของคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของวัตถุ

เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างสำเนาสำรองและทำตามขั้นตอนดังนี้

  1. คลิก ไฟล์ แล้วคลิก บันทึกเป็น
  2. ภายใต้ ชนิดไฟล์ ให้คลิก บันทึกฐานข้อมูลเป็น
  3. ภายใต้ ขั้นสูง ให้คลิก สำรองฐานข้อมูล แล้วคลิก บันทึกเป็น
  4. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ตรวจทานชื่อของการสำรองฐานข้อมูลของคุณ

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้ตามต้องการ แต่ชื่อเริ่มต้นจะประกอบด้วยชื่อของไฟล์ฐานข้อมูลดั้งเดิมและวันที่ที่คุณทำการสำรอง

 เคล็ดลับ    เมื่อคุณคืนค่าข้อมูลหรือวัตถุจากข้อมูลสำรอง บ่อยครั้งที่คุณต้องการทราบว่าการสำรองข้อมูลนี้มาจากฐานข้อมูลใดและเวลาใดที่สร้างการสำรองข้อมูลนี้ ดังนั้น การใช้ชื่อไฟล์เริ่มต้นจึงเหมาะสมกว่า

  1. เลือกชนิดไฟล์ที่คุณต้องการใช้บันทึกฐานข้อมูลสำรองจากรายการ บันทึกเป็นชนิด แล้วคลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสำรองฐานข้อมูลแยก

ฐานข้อมูลแยกโดยทั่วไปมักประกอบด้วยไฟล์ฐานข้อมูลสองไฟล์ ได้แก่ ฐานข้อมูลส่วนหลังซึ่งจะมีเฉพาะข้อมูลในตาราง และฐานข้อมูลส่วนหน้าซึ่งจะมีลิงก์ไปยังตารางในฐานข้อมูลส่วนหลัง ลิงก์ ฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนหลัง วัตถุส่วนติดต่อผู้ใช้ทั้งหมด เช่น คิวรี ฟอร์ม และรายงาน จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนหน้า

การสำรองฐานข้อมูลส่วนหน้าและส่วนหลังนั้นจะเป็นอิสระต่อกันเมื่อคุณต้องดำเนินการกับฐานข้อมูลแยกซึ่งต้องใช้เวลายาวนาน เนื่องจากฐานข้อมูลส่วนหลังมีข้อมูลอยู่ ดังนั้นจึงมีความสำคัญอย่างมากที่จะต้องสำรองฐานข้อมูลของฐานข้อมูลส่วนหลังเป็นประจำ

ทำการสำรองฐานข้อมูลส่วนหน้าเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงการออกแบบของฐานข้อมูล ผู้ใช้แต่ละรายของฐานข้อมูลส่วนหน้าสามารถทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบได้ตามใจชอบ ดังนั้นจึงควรพิจารณาให้ผู้ใช้ต้องสร้างสำเนาสำรองของฐานข้อมูลส่วนหน้าด้วยตนเองไว้ด้วย

สำรองฐานข้อมูลส่วนหลัง

ควรแจ้งให้ผู้ใช้ทราบก่อนที่คุณจะเริ่มต้นกระบวนการสำรองข้อมูล เนื่องจากการเรียกใช้กระบวนการสำรองข้อมูลนั้นจำเป็นต้องใช้เอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลในการเข้าถึงไฟล์ฐานข้อมูล และผู้ใช้อาจไม่สามารถใช้ฐานข้อมูลส่วนหลังในขณะที่ดำเนินกระบวนการสำรองข้อมูลได้

  1. เมื่อต้องการเปิดเฉพาะฐานข้อมูลส่วนหลัง ให้เริ่ม Access
  2. คลิก เปิดไฟล์อื่น > คอมพิวเตอร์ > เรียกดู จากนั้นเลือกไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหลังที่คุณต้องการสำรองข้อมูล
  3. คลิกลูกศรถัดจาก เปิด แล้วคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

กล่องโต้ตอบ เปิด ที่แสดงรายการแบบดรอปดาวน์บนปุ่ม เปิด ที่ขยายออก ตัวชี้อยู่เหนือตัวเลือก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

  1. คลิก ไฟล์ แล้วคลิก บันทึกเป็น
  2. ภายใต้ ชนิดไฟล์ ให้คลิก บันทึกฐานข้อมูลเป็น
  3. ภายใต้ ขั้นสูง ให้คลิก สำรองฐานข้อมูล แล้วคลิก บันทึกเป็น
  4. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ตรวจทานชื่อของการสำรองฐานข้อมูลของคุณ

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้ตามต้องการ แต่ชื่อเริ่มต้นจะประกอบด้วยชื่อของไฟล์ฐานข้อมูลดั้งเดิมและวันที่ที่คุณทำการสำรอง

 เคล็ดลับ    เมื่อคุณคืนค่าข้อมูลหรือวัตถุจากข้อมูลสำรอง บ่อยครั้งที่คุณต้องการทราบว่าข้อมูลสำรองนี้มาจากฐานข้อมูลใดและเวลาใดที่สร้างการสำรองข้อมูลนี้ ดังนั้น การใช้ชื่อไฟล์เริ่มต้นจึงเหมาะสมกว่า

  1. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้เลือกตำแหน่งที่ตั้งที่จะบันทึกสำเนาสำรองของฐานข้อมูลส่วนหลังของคุณ แล้วคลิก บันทึก

สำรองฐานข้อมูลส่วนหน้า

ถ้าต้องการสำรองฐานข้อมูลส่วนหน้าหลังจากเปลี่ยนแปลงการออกแบบ ให้เปิดฐานข้อมูลทิ้งไว้ทันทีหลังจากที่คุณเปลี่ยนแปลงการออกแบบ จากนั้นทำตามขั้นตอนในส่วน การสำรองฐานข้อมูล โดยเริ่มต้นที่ขั้นตอนที่ 2

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การคืนค่าฐานข้อมูล

 หมายเหตุ    คุณสามารถคืนค่าฐานข้อมูลได้เฉพาะเมื่อคุณมีสำเนาสำรองของฐานข้อมูลเท่านั้น

การสำรองถือได้ว่าเป็น "สำเนาฉบับทำงานปกติ" ของไฟล์ฐานข้อมูล กล่าวคือเป็นสำเนาที่คุณสามารถมั่นใจได้ถึงความสมบูรณ์ของข้อมูลและการออกแบบ คุณควรใช้คำสั่ง สำรองฐานข้อมูล ใน Access เพื่อทำการสำรองข้อมูล แต่คุณยังสามารถใช้สำเนาฉบับทำงานปกติเพื่อคืนค่าฐานข้อมูลได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคืนค่าฐานข้อมูลจากสำเนาที่เก็บอยู่บนอุปกรณ์สำรองข้อมูลภายนอก แบบ USB ได้

เมื่อคุณคืนค่าทั้งฐานข้อมูล คุณจะแทนที่ไฟล์ฐานข้อมูลที่เสียหาย มีปัญหาเกี่ยวกับข้อมูล หรือหายไปทั้งหมด ด้วยสำเนาสำรองของฐานข้อมูลนั้น

  1. เปิด File Explorer แล้วเรียกดูสำเนาฉบับทำงานปกติของฐานข้อมูล
  2. คัดลอกสำเนาฉบับทำงานปกติไปยังตำแหน่งที่ตั้งซึ่งจะใช้แทนที่ฐานข้อมูลที่เสียหายหรือสูญหาย

ถ้าคุณถูกพร้อมท์ให้แทนที่ไฟล์ที่มีอยู่ ให้ดำเนินการทันที

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การคืนค่าวัตถุในฐานข้อมูล

ถ้าคุณจำเป็นต้องคืนค่าวัตถุอย่างน้อยหนึ่งวัตถุในฐานข้อมูล ให้นำเข้าวัตถุเหล่านั้นจากสำเนาสำรองของฐานข้อมูลลงในฐานข้อมูลที่มีวัตถุที่คุณต้องการคืนค่า (หรือในฐานข้อมูลที่วัตถุเหล่านั้นหายไป)

 สิ่งสำคัญ    ถ้าฐานข้อมูลหรือโปรแกรมอื่นๆ มีการลิงก์กับวัตถุในฐานข้อมูลที่คุณกำลังคืนค่าอยู่ สิ่งสำคัญก็คือคุณต้องคืนค่าฐานข้อมูลไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่ถูกต้อง ถ้าคุณไม่ทำเช่นนั้น ลิงก์ไปยังวัตถุฐานข้อมูลจะใช้ไม่ได้และจะต้องได้รับการอัปเดต

  1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการคืนค่าวัตถุ
  2. เมื่อต้องการคืนค่าวัตถุที่หายไป ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 3 เมื่อต้องการแทนที่วัตถุที่มีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือข้อมูลหายไป หรือถ้าวัตถุหยุดการทำงานที่ถูกต้อง ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้
    1. ถ้าคุณต้องการรักษาวัตถุปัจจุบันไว้ เพื่อเปรียบเทียบกับเวอร์ชันที่คืนค่าหลังจากทำการคืนค่าแล้ว ให้เปลี่ยนชื่อวัตถุก่อนที่จะคืนค่าวัตถุนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการคืนค่าฟอร์มที่เสียหายที่ชื่อ Checkout คุณสามารถเปลี่ยนชื่อฟอร์มที่เสียหายเป็น Checkout_bad
    2. ลบวัตถุที่คุณต้องการแทนที่

 หมายเหตุ    ดำเนินการด้วยความระมัดระวังเสมอเมื่อคุณลบวัตถุในฐานข้อมูล เนื่องจากวัตถุเหล่านั้นอาจลิงก์กับวัตถุอื่นๆ ในฐานข้อมูลได้

  1. คลิก ข้อมูลภายนอก และในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิก Access
  2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอกเข้าในฐานข้อมูล Access ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาฐานข้อมูลสำรอง แล้วคลิก เปิด
  3. เลือก นําเข้าตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน แมโคร และมอดูลเข้ามาในฐานข้อมูลปัจจุบัน แล้วคลิก ตกลง
  4. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ ให้คลิกแท็บที่สอดคล้องกับชนิดของวัตถุที่คุณต้องการคืนค่า ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการคืนค่าตาราง ให้คลิกแท็บ ตาราง
  5. คลิกวัตถุเพื่อเลือก
  6. ถ้าคุณต้องการคืนค่าวัตถุอื่นๆ ให้ทำซ้ำในขั้นตอนที่ 6 และ 7 จนกว่าคุณจะเลือกวัตถุที่คุณต้องการคืนค่าครบทั้งหมด
  7. เมื่อต้องการตรวจทานตัวเลือกการนำเข้าก่อนจะนำเข้าวัตถุ ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ ให้คลิกปุ่ม ตัวเลือก
  8. หลังจากคุณเลือกวัตถุและตัวเลือกการตั้งค่าการนำเข้าแล้ว ให้คลิก ตกลง เพื่อคืนค่าวัตถุ

เมื่อต้องการสร้างการสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ คุณควรพิจารณาใช้ผลิตภัณฑ์ด้านการสำรองระบบไฟล์แบบอัตโนมัติ เช่น ซอฟต์แวร์การสำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ หรืออุปกรณ์สำรองข้อมูลภายนอกแบบ USB

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2013