บทนำสู่คิวรี

การใช้คิวรีทำให้การดู เพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณเป็นไปได้ง่ายขึ้น เหตุผลอื่นๆ บางประการสำหรับการใช้คิวรี มีดังนี้

  • ค้นหาข้อมูลเฉพาะได้อย่างรวดเร็วโดยการกรองด้วยเกณฑ์ที่เฉพาะเจาะจง (เงื่อนไข)
  • คำนวณหรือสรุปข้อมูล
  • ทำให้งานด้านการจัดการข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น การรีวิวข้อมูลล่าสุดเป็นประจำ

คุณจะได้รับชุดตัวเลือกคิวรีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณทำงานกับฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access แต่แอป Access จะมีตัวเลือกคิวรีบางตัวเลือกแสดงไว้ที่ด้านล่าง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอป Access ซึ่งเป็นฐานข้อมูลชนิดใหม่ที่คุณออกแบบด้วย Access แล้วประกาศแบบออนไลน์ ให้ดูที่ สร้างแอป Access

 หมายเหตุ    ถ้าคุณต้องการลองใช้คิวรีในตัวอย่าง ให้ใช้ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access



คิวรีช่วยให้คุณค้นหาและทำงานกับข้อมูลของคุณ

ในฐานข้อมูลที่มีการออกแบบที่ดี ข้อมูลที่คุณต้องการแสดงผ่านทางฟอร์มหรือรายงานมักจะอยู่ในตารางต่างๆ หลายตาราง คิวรีสามารถดึงข้อมูลออกมาจากตารางต่างๆ ได้ แล้วประกอบข้อมูลเหล่านั้นเพื่อแสดงในฟอร์มหรือในรายงาน คิวรีสามารถเป็นการร้องขอผลลัพธ์ที่เป็นข้อมูลจากฐานข้อมูลของคุณหรือเป็นการร้องขอการกระทำกับข้อมูล หรือทั้งสองแบบก็ได้ คิวรีสามารถให้คำตอบต่อคำถามง่ายๆ กับคุณ ทำการคำนวณ รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลออกจากฐานข้อมูลได้ เนื่องจากคิวรีมีประโยชน์หลายอย่าง คิวรีจึงมีอยู่หลายชนิดและคุณจะต้องสร้างชนิดของคิวรีโดยยึดตามงานนั้น

ชนิดหลักๆ ของคิวรี ให้ใช้
ให้เลือก เมื่อต้องการเรียกใช้ข้อมูลจากตารางหรือทำการคำนวณ
การกระทำ เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูล แต่ละงานจะมีชนิดคิวรีแอคชันที่เฉพาะเจาะจง คิวรีแอคชันจะไม่พร้อมใช้งานในโปรแกรม Access

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

ถ้าคุณต้องการตรวจทานข้อมูลจากเฉพาะบางเขตข้อมูลในตารางเท่านั้น หรือตรวจทานข้อมูลจากหลายตารางพร้อมๆ กัน หรืออาจจะเพียงดูข้อมูลตามเกณฑ์บางเกณฑ์ ชนิดของคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลจะเป็นตัวเลือกของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

ตรวจทานข้อมูลจากเขตข้อมูลเลือก

ตัวอย่างเช่น ถ้าฐานข้อมูลของคุณมีตารางที่มีข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมากเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ต่างๆ และคุณต้องการตรวจทานรายการของผลิตภัณฑ์พร้อมด้วยราคาของผลิตภัณฑ์ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณจะสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อให้ส่งกลับเฉพาะชื่อผลิตภัณฑ์และราคาของผลิตภัณฑ์นั้น

  1. เปิดฐานข้อมูลขึ้นมาและบนแท็บ สร้าง ให้คลิก การออกแบบคิวรี
  2. ในกล่อง แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง คลิกสองครั้งที่ตาราง ผลิตภัณฑ์ แล้วปิดกล่องโต้ตอบนี้
  3. ในตาราง ผลิตภัณฑ์ สมมติว่าคุณมีเขตข้อมูล ชื่อผลิตภัณฑ์ และ ราคาตั้ง อยู่ ให้คลิกสองครั้งที่ ชื่อผลิตภัณฑ์ และ ราคาตั้ง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปที่ ตารางออกแบบ (ตารางออกแบบ: ตารางที่คุณใช้เพื่อออกแบบแบบสอบถามหรือตัวกรองในมุมมองออกแบบแบบสอบถามหรือในหน้าต่างตัวกรอง/การเรียงลำดับขั้นสูง ตารางนี้เคยเรียกกันว่า ตาราง QBE)คิวรี
  4. บนแท็บ ออกแบบ คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทำงาน จากนั้นจะแสดงรายการของผลิตภัณฑ์พร้อมด้วยราคาของผลิตภัณฑ์

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ตรวจทานข้อมูลจากตารางที่เกี่ยวข้องกันหลายตารางพร้อมกัน

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีฐานข้อมูลของร้านค้าที่ขายสินค้าอาหารและคุณต้องการตรวจทานใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าที่อาศัยอยู่ในเมืองใดเมืองหนึ่งโดยเฉพาะ สมมติว่าข้อมูลเกี่ยวกับใบสั่งซื้อและข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าถูกเก็บเอาไว้ในตารางสองตารางที่มีชื่อว่า ลูกค้า กับ ใบสั่งซื้อ ตามลำดับ ถ้าแต่ละตารางมีเขตข้อมูล ID ประจำตัวลูกค้า ซึ่งเป็นฐานของ ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-หลาย (ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม: ความสัมพันธ์ระหว่างสองตารางที่มีค่าคีย์หลักของแต่ละระเบียนในตารางหลักสัมพันธ์กับค่าในเขตข้อมูลที่ตรงกัน หรือเขตข้อมูลของหลายระเบียนในตารางที่สัมพันธ์กัน) ระหว่างตารางทั้งสอง คุณสามารถสร้างคิวรีที่จะส่งกลับใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในเมืองเมืองหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ลาสเวกัส ได้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. เปิดฐานข้อมูล บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ ลูกค้า และ ใบสั่งซื้อ
  3. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้สังเกตเส้น (ซึ่งเรียกว่า เส้นเชื่อมโยง) ที่เชื่อมเขตข้อมูล ID ในตาราง ลูกค้า เข้ากับเขตข้อมูล ID ประจำตัวลูกค้า ในตาราง ใบสั่งซื้อ เส้นนี้จะแสดงความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสองตาราง
  4. ในตาราง ลูกค้า ให้คลิกสองครั้งที่ บริษัท และ เมือง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยังตารางออกแบบคิวรี
  5. ในตารางออกแบบคิวรี ในคอลัมน์ เมือง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง
  6. ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ เมือง ให้พิมพ์ ลาสเวกัส

การล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดง จะป้องกันไม่ให้คิวรีแสดงเมืองดังกล่าวในผลลัพธ์ และการพิมพ์ ลาสเวกัส ในแถว เกณฑ์ จะระบุว่าคุณต้องการดูเฉพาะระเบียนที่มีค่าของเขตข้อมูล เมือง เป็นลาสเวกัส ในกรณีนี้ คิวรีจะส่งกลับเฉพาะข้อมูลลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัสเท่านั้น คุณไม่จำเป็นต้องแสดงเขตข้อมูลเพื่อใช้กับเกณฑ์ก็ได้

  1. ในตาราง ใบสั่งซื้อ ให้คลิกสองครั้งที่ ID ใบสั่งซื้อ และ วันที่สั่งซื้อ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ในสองคอลัมน์ถัดไปของตารางออกแบบคิวรี
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทำงาน จากนั้นแสดงรายการใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในลาสเวกัส
  3. กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างคิวรีพารามิเตอร์

ถ้าคุณต้องการเรียกใช้คิวรีที่เฉพาะเจาะจงที่ผันแปรได้บ่อยครั้ง ให้พิจารณาใช้คิวรีพารามิเตอร์ เมื่อคุณเรียกใช้คิวรีพารามิเตอร์ คิวรีจะพร้อมท์คุณให้ใส่ค่าเขตข้อมูล จากนั้นจะใช้ค่าที่คุณใส่เพื่อสร้างเกณฑ์สำหรับคิวรีของคุณ

 หมายเหตุ    คุณไม่สามารถสร้างคิวรีพารามิเตอร์ในแอป Access ได้

ต่อเนื่องจากตัวอย่างก่อนหน้านี้ที่คุณได้เรียนรู้ถึงการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่ส่งกลับใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าที่อยู่ในเมืองลาสเวกัส คุณสามารถปรับเปลี่ยนคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลนี้เพื่อให้พร้อมท์คุณให้ระบุเมืองในทุกครั้งที่คุณเรียกใช้คิวรีดังกล่าวนี้ได้ ทั้งนี้ให้เปิดฐานข้อมูลที่คุณได้สร้างขึ้นในตัวอย่างก่อนหน้านี้

  1. ในบานหน้าต่าง Navigation ให้คลิกขวาที่คิวรีชื่อ ใบสั่งซื้อตามเมือง (ซึ่งคุณสร้างขึ้นในส่วนก่อนหน้านี้) จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
  2. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ เมือง ให้ลบ ลาสเวกัส ออก แล้วพิมพ์ [สำหรับเมืองใด]

สตริง [สำหรับเมืองใด] เป็นพร้อมท์พารามิเตอร์ของคุณ วงเล็บเหลี่ยมแสดงว่าคุณต้องการให้คิวรีขอข้อมูลป้อนเข้า และข้อความ (ในกรณีนี้ ได้แก่ สำหรับเมืองใด) คือคำถามที่พร้อมท์พารามิเตอร์จะแสดง

 หมายเหตุ   คุณไม่สามารถใช้จุด (.) หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) เป็นข้อความในพร้อมท์พารามิเตอร์ได้เลย

  1. เลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง ของคอลัมน์ เมือง เพื่อให้ผลลัพธ์ของคิวรีแสดงเมือง
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะแสดงพร้อมท์ให้คุณใส่ค่า เมือง
  3. พิมพ์ นิวยอร์ก แล้วกด ENTER เพื่อดูใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในนิวยอร์ก

จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่รู้ว่าค่าใดบ้างที่จะสามารถระบุลงไปได้ คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนเป็นส่วนหนึ่งของพร้อมท์ได้ดังนี้

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
  2. ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ เมือง ให้พิมพ์ Like [สำหรับเมืองใด]&"*"

ในพร้อมท์พารามิเตอร์นี้ คำสำคัญ Like เครื่องหมายและ (&) และเครื่องหมายดอกจัน (*) ที่อยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศจะอนุญาตให้ผู้ใช้พิมพ์อักขระผสม ซึ่งรวมถึงอักขระตัวแทน เพื่อส่งกลับผลลัพธ์แบบต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ใช้พิมพ์ * คิวรีจะส่งกลับเมืองทั้งหมด ถ้าผู้ใช้พิมพ์ L คิวรีจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยอักษร "L" และถ้าผู้ใช้พิมพ์ *s* คิวรีจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่มีอักษร "s"

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ คลิก เรียกใช้ และที่พร้อมท์ของคิวรี ให้พิมพ์ สร้าง แล้วกด ENTER

คิวรีจะทำงาน จากนั้นแสดงใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในนิวยอร์ก

การระบุชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์

นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุชนิดของข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับได้ แม้ว่าคุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์ใดก็ได้ แต่สิ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่ง คือ การตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับข้อมูลที่เป็นตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลา เมื่อคุณระบุชนิดข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับ ผู้ใช้จะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่เป็นประโยชน์ ถ้าผู้ใช้ป้อนชนิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เช่น ใส่ข้อความในที่ที่ควรใส่สกุลเงิน

 หมายเหตุ   ถ้าตั้งค่าพารามิเตอร์เพื่อยอมรับข้อมูลประเภทข้อความ การใส่ข้อมูลใดๆ จะถูกตีความเป็นข้อความ และไม่แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

เมื่อต้องการระบุชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ในคิวรี ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เมื่อเปิดคิวรีในมุมมอง ออกแบบ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก พารามิเตอร์
  2. ในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์ของคิวรี ในคอลัมน์ พารามิเตอร์ ให้พิมพ์พร้อมท์สำหรับแต่ละพารามิเตอร์ที่คุณต้องการระบุชนิดข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละพารามิเตอร์ตรงกับพร้อมท์ที่คุณใช้ในแถว เกณฑ์ ของตารางออกแบบคิวรี
  3. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละพารามิเตอร์

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้พารามิเตอร์เพื่อร้องขอการใส่ข้อมูลเมื่อเรียกใช้คิวรี

สร้างคิวรีแบบใช้หาผลรวม

แม้ว่าแถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลจะมีประโยชน์มาก แต่สำหรับคำถามที่มีความซับซ้อนมากขึ้น คุณควรใช้คิวรีแบบใช้หาผลรวม คิวรีแบบใช้หาผลรวมเป็นคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มและสรุปข้อมูลได้ เช่น เมื่อคุณต้องการดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์ ในคิวรีแบบใช้หาผลรวม คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน ผลรวม (ซึ่งเป็นฟังก์ชันการรวม) เพื่อดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์ได้

 หมายเหตุ    คุณไม่สามารถใช้ฟังก์ชันการรวมในแอป Access ได้

ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อปรับเปลี่ยนคิวรี ผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ ที่คุณได้สร้างขึ้นในตัวอย่างก่อนหน้านี้เพื่อให้สรุปผลรวมย่อยตามผลิตภัณฑ์

  1. บนแท็บ หน้าแรก คลิก มุมมอง > มุมมองออกแบบ

คิวรีผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์จะเปิดขึ้นในมุมมองออกแบบ

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม

แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบคิวรี

 หมายเหตุ    แม้ว่าจะมีชื่อคล้ายกัน แต่แถว ผลรวม ในตารางออกแบบและแถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลนั้นไม่เหมือนกัน คือ

  • คุณสามารถจัดกลุ่มตามค่าของเขตข้อมูล โดยใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ
  • คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ของแผ่นข้อมูลไปยังผลลัพธ์ของคิวรีแบบใช้หาผลรวม
  • เมื่อคุณใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ คุณต้องเลือกฟังก์ชันการรวมสำหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าคุณไม่ต้องการทำการคำนวณบนเขตข้อมูล คุณสามารถจัดกลุ่มตามเขตข้อมูลนั้นได้
  1. ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ในแถว ผลรวม ให้เลือก ผลรวม จากรายการดรอปดาวน์
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมด้วยผลรวมย่อย
  3. กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี ให้เปิดคิวรีทิ้งไว้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู การรวมค่าบนแผ่นข้อมูลด้วยแถวผลรวม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ดำเนินการคำนวณจากข้อมูลของคุณ

โดยปกติแล้วคุณจะไม่ใช้ตารางเพื่อเก็บค่าที่คำนวณแล้ว เช่น ผลรวมย่อย แม้ว่าค่าที่คำนวณแล้วจะยึดตามข้อมูลในฐานข้อมูลเดียวกันก็ตาม เนื่องจากค่าที่คำนวณแล้วอาจกลายเป็นล้าสมัยได้ถ้าค่าที่คำนวณแล้วนั้นยึดตามการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น คุณจะไม่เก็บอายุของบุคคลไว้ในตาราง เนื่องจากคุณจะต้องอัปเดตค่าดังกล่าวทุกปี แต่คุณควรเก็บวันเกิดของบุคคลเอาไว้ แล้วใช้คิวรีเพื่อคำนวณอายุของบุคคลนั้นๆ แทน

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีฐานข้อมูลของผลิตภัณฑ์จำนวนหนึ่งที่คุณต้องการขาย ฐานข้อมูลนี้จะมีตารางชื่อว่า รายละเอียดใบสั่งซื้อ ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์อยู่ในเขตข้อมูลต่างๆ เช่น ราคาและปริมาณของผลิตภัณฑ์แต่ละอย่าง คุณสามารถคำนวณหาผลรวมย่อยได้โดยใช้คิวรีที่คูณปริมาณของแต่ละผลิตภัณฑ์ด้วยราคาต่อหน่วยของผลิตภัณฑ์นั้น คูณปริมาณของแต่ละผลิตภัณฑ์ด้วยราคาต่อหน่วยและส่วนลดของผลิตภัณฑ์นั้น แล้วเอาผลรวมส่วนลดออกจากผลรวมราคาต่อหน่วย ถ้าคุณได้สร้างฐานข้อมูลตัวอย่างในตัวอย่างก่อนหน้านี้ ให้เปิดฐานข้อมูลนั้นแล้วทำดังนี้

  1. บนแท็บ สร้าง คลิก การออกแบบคิวรี
  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ ลูกค้า และ ใบสั่งซื้อ
  3. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง
  4. ในตาราง รายละเอียดใบสั่งซื้อ ให้คลิกสองครั้งที่ หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ไปยังคอลัมน์แรกของตารางออกแบบคิวรี
  5. ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล จากนั้นคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด
  6. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางดังต่อไปนี้: ผลรวมย่อย: ([ปริมาณ]*[ราคาต่อหน่วย])-([ปริมาณ]*[ราคาต่อหน่วย]*[ส่วนลด])
  7. คลิก ตกลง
  8. บนแท็บ ออกแบบ คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมผลรวมย่อยต่อใบสั่งซื้อ
  9. กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี จากนั้นตั้งชื่อคิวรี ผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์

โปรดดูเพิ่มเติม การรวมค่าบนแผ่นข้อมูลด้วยแถวผลรวม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

แสดงข้อมูลสรุปหรือข้อมูลผลรวม

เมื่อคุณใช้ตารางเพื่อบันทึกทรานแซคชันหรือเก็บข้อมูลตัวเลขที่เกิดขึ้นเป็นประจำ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งถ้าคุณสามารถตรวจทานข้อมูลนั้นในการรวม เช่น ผลรวมหรือค่าเฉลี่ย ใน Access คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ลงในแผ่นข้อมูล (แผ่นข้อมูล: ข้อมูลจากตาราง ฟอร์ม แบบสอบถาม วิว หรือกระบวนงานที่เก็บไว้ซึ่งถูกแสดงในรูปแบบของแถวและคอลัมน์)ได้ แถว ผลรวม คือแถวที่อยู่ด้านล่างสุดของแผ่นข้อมูล ซึ่งสามารถแสดงผลรวมสะสมหรือค่ารวมอื่นๆ ได้

  1. เรียกใช้คิวรี ผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ และเปิดผลลัพธ์ทิ้งไว้ใน มุมมองแผ่นข้อมูล (มุมมองแผ่นข้อมูล: มุมมองที่แสดงข้อมูลจากตาราง ฟอร์ม แบบสอบถาม วิว หรือ Stored Procedure ในรูปแบบของแถวและคอลัมน์ ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถแก้ไขเขตข้อมูล เพิ่มและลบข้อมูล และค้นหาข้อมูลได้)
  2. บนแท็บ หน้าแรก คลิก ผลรวม แถวใหม่จะปรากฏที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล พร้อมกับคำว่า ผลรวม ในคอลัมน์แรก
  3. คลิกเซลล์ในแถวสุดท้ายของแผ่นข้อมูลที่ชื่อ ผลรวม
  4. คลิกลูกศรเพื่อดูฟังก์ชันการรวมที่สามารถใช้ได้ เนื่องจากคอลัมน์นี้มีข้อมูลชนิดข้อความ จึงมีเพียงสองตัวเลือก ซึ่งคือ ไม่มี และ จำนวน
  5. เลือก จำนวน เนื้อหาของเซลล์จะเปลี่ยนจาก ผลรวม เป็นจำนวนของค่าในคอลัมน์
  6. คลิกเซลล์ที่อยู่ติดกัน (คอลัมน์ที่สอง) โปรดทราบว่าลูกศรจะปรากฏในเซลล์
  7. คลิกลูกศร จากนั้นคลิก ผลรวม เขตข้อมูลจะแสดงผลรวมของค่าในคอลัมน์
  8. เปิดคิวรีทิ้งไว้ในมุมมองแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีแบบตาราง

ขณะนี้ สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ แต่ต้องการรวมตามเดือนด้วย เพื่อให้แต่ละแถวจะแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ และแต่ละคอลัมน์จะแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สำหรับหนึ่งเดือน เมื่อต้องการแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์และแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สำหรับหนึ่งเดือน ให้ใช้คิวรีแบบตาราง (แบบสอบถามแบบตาราง: แบบสอบถามที่คำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย การนับจำนวน หรือชนิดของผลรวมอื่นๆ ให้กับระเบียน แล้วจัดกลุ่มผลลัพธ์นั้นตามข้อมูลสองชนิด โดยข้อมูลชนิดหนึ่งจะเรียงลงมาทางด้านซ้ายของแผ่นข้อมูล และอีกชนิดหนึ่งเรียงจากซ้ายไปขวาทางด้านบน)

 หมายเหตุ   คิวรีแบบตารางไม่สามารถแสดงในโปรแกรม Access ได้

คุณสามารถปรับเปลี่ยนคิวรี ผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์ อีกครั้งเพื่อให้คิวรีส่งกลับแถวของผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์และคอลัมน์ของผลรวมย่อยรายเดือน

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
  2. ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิก แสดงตาราง
  3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ ใบสั่งซื้อ แล้วคลิก ปิด
  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก แท็บไขว้ ในตารางออกแบบ แถว แสดง จะถูกซ่อนไว้ และแถว แบบตาราง จะปรากฏขึ้น
  1. ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล จากนั้นคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด กล่อง ย่อ/ขยาย จะเปิดออก
  2. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางดังนี้ เดือน: "เดือน " & DatePart("m", [วันที่สั่งซื้อ])
  3. คลิก ตกลง
  4. ในแถว แบบตาราง ให้เลือกค่าต่อไปนี้จากรายการดรอปดาวน์ ส่วนหัวของแถว สำหรับคอลัมน์แรก ค่า สำหรับคอลัมน์ที่สอง และ ส่วนหัวของคอลัมน์ สำหรับคอลัมน์ที่สาม
  5. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้ คิวรีจะทำงาน จากนั้นแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ ซึ่งรวมตามเดือน
  6. กด CTRL+S เพื่อบันทึกคิวรี

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่

สร้างคิวรีแบบใช้สร้างตาราง

คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้สร้างตารางเพื่อสร้างตารางใหม่จากข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางอื่นได้

 หมายเหตุ    คิวรีแบบใช้สร้างตารางจะไม่พร้อมใช้งานในโปรแกรม Access

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการส่งข้อมูลคำสั่งซื้อสำหรับชิคาโกไปยังคู่ค้าทางธุรกิจในชิคาโกที่ใช้ Access เพื่อเตรียมรายงาน แทนที่จะส่งข้อมูลคำสั่งซื้อทั้งหมดของคุณ คุณต้องการจำกัดข้อมูลที่คุณส่งให้เป็นเฉพาะข้อมูลใบสั่งซื้อของชิคาโกเท่านั้น

คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลซึ่งมีข้อมูลใบสั่งซื้อของชิคาโก จากนั้นใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อสร้างตารางใหม่โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. เปิดฐานข้อมูลตัวอย่างจากตัวอย่างก่อนหน้านี้

เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรีแบบใช้สร้างตาราง คุณอาจจำเป็นต้องเปิดใช้งานเนื้อหาของฐานข้อมูล

 หมายเหตุ    ถ้าคุณเห็นข้อความอยู่ด้านล่าง Ribbon เกี่ยวกับการเปิดใช้งานฐานข้อมูล ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา ถ้าฐานข้อมูลของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้อยู่แล้ว คุณจะไม่เห็นแถบข้อความนี้

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง คลิกสองครั้งที่ รายละเอียดใบสั่งซื้อ และ ใบสั่งซื้อ แล้วปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง
  3. ในตาราง ใบสั่งซื้อ ให้คลิกสองครั้งที่ ID ประจำตัวลูกค้า และ เมืองที่จัดส่ง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยังตารางออกแบบ
  4. ในตาราง รายละเอียดใบสั่งซื้อ ให้คลิกสองครั้งที่ ID ใบสั่งซื้อ, หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ, ปริมาณ, ราคาต่อหน่วย และ ส่วนลด เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยังตารางออกแบบ
  5. ในคอลัมน์ เมืองที่จัดส่ง ของตารางออกแบบ ให้ล้างกล่องในแถว แสดง ในแถว เกณฑ์ ให้พิมพ์ 'ชิคาโก' (รวมทั้งเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวด้วย) ตรวจสอบผลลัพธ์ของคิวรีก่อนที่คุณจะใช้ในการสร้างตาราง
  6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
  7. กด Ctrl + S เพื่อบันทึกคิวรี
  8. ในกล่อง ชื่อคิวรี ให้พิมพ์ คิวรีใบสั่งซื้อของชิคาโก จากนั้นคลิก ตกลง
  9. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
  10. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก สร้างตาราง
  1. ในกล่องโต้ตอบ การสร้างตาราง ในกล่อง ชื่อตาราง ให้พิมพ์ ใบสั่งซื้อของชิคาโก จากนั้นคลิก ตกลง
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้
  3. ในกล่องโต้ตอบการยืนยัน ให้คลิก ใช่ และจะเห็นตารางใหม่แสดงใน บานหน้าต่างนำทาง

 หมายเหตุ   ถ้ามีตารางที่มีชื่อเดียวกันกับตารางที่คุณได้ระบุ Access จะลบตารางนั้นก่อนที่จะเรียกใช้คิวรีนี้

สร้างคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเรียกข้อมูลจากตารางหนึ่งหรือหลายตาราง และเพิ่มข้อมูลนั้นไปยังตารางอื่น

 หมายเหตุ    คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูลจะไม่พร้อมใช้งานในแอป Access

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณได้สร้างตารางเพื่อใช้ร่วมกันกับผู้ร่วมธุรกิจรายหนึ่งในชิคาโก แต่คุณพบว่าผู้ร่วมธุรกิจรายนั้นยังทำงานกับลูกค้าในพื้นที่มิลวอกี้ด้วย คุณต้องการเพิ่มแถวที่มีข้อมูลพื้นที่มิลวอกี้ลงในตารางก่อนที่คุณจะใช้ตารางร่วมกันกับผู้ร่วมธุรกิจของคุณรายนั้น คุณสามารถเพิ่มข้อมูลของพื้นที่มิลวอกี้ไปยังตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ ได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. เปิดคิวรีชื่อ "คิวรีใบสั่งซื้อจากชิคาโก้" ในมุมมอง ออกแบบ
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ผนวก กล่องโต้ตอบ แบบใช้ผนวกข้อมูล จะปรากฏ
  1. ในกล่องโต้ตอบ แบบใช้ผนวกข้อมูล ให้คลิกลูกศรในกล่อง ชื่อตาราง เลือก ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ จากรายการแบบดรอปดาวน์แล้วคลิก ตกลง
  2. ในตารางออกแบบ ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ เมืองที่จัดส่ง ให้ลบ 'ชิคาโก' จากนั้นพิมพ์ 'มิลวอกี้'
  3. ในแถว ผนวกไปยัง ให้เลือกเขตข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละคอลัมน์

ในตัวอย่างนี้ ค่าของแถว ผนวกไปยัง ควรตรงกับค่าของแถว เขตข้อมูล แต่ไม่จำเป็นสำหรับการทำงานของคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

 หมายเหตุ    ขณะเรียกใช้คิวรีที่ส่งกลับข้อมูลจำนวนมาก คุณอาจได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุว่าคุณจะไม่สามารถเลิกทำคิวรีได้ ลองเพิ่มขีดจำกัดของขนาดหน่วยความจำเป็น 3 เมกะไบต์ เพื่อให้คิวรีสามารถดำเนินการได้

สร้างคิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูล

คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางของคุณ และคุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อใส่เกณฑ์สำหรับระบุแถวที่ควรได้รับการอัปเดตได้ด้วย คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลจะทำให้คุณมีโอกาสในการตรวจทานข้อมูลที่อัปเดตก่อนที่ดำเนินการอัปเดตได้

 สิ่งสำคัญ    คิวรีแอคชันไม่สามารถยกเลิกการทำงานได้ คุณควรพิจารณาสำรองข้อมูลของตารางใดๆ ที่คุณจะอัปเดตโดยใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูล

 หมายเหตุ    คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลจะไม่พร้อมใช้งานในแอป Access

ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ คุณได้ผนวกแถวลงในตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ ในตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ เขตข้อมูล หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ จะแสดงหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่เป็นตัวเลข เมื่อต้องการให้ข้อมูลเป็นประโยชน์ยิ่งขึ้นในรายงาน คุณสามารถแทนที่ หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ ด้วยชื่อของผลิตภัณฑ์ก็ได้ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. เปิดตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ ในมุมมอง ออกแบบ
  2. ในแถว หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ ให้เปลี่ยนชนิดข้อมูลจาก ตัวเลข เป็น ข้อความ
  3. บันทึกและปิดตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้
  4. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี
  5. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง คลิกสองครั้งที่ ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ และ ผลิตภัณฑ์ แล้วปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง
  6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ปรับปรุง
  1. ในตารางออกแบบ แถว เรียงลำดับ และ แสดง จะหายไป และแถว อัปเดตเป็น จะปรากฏขึ้น
  2. ในตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ ให้คลิกสองครั้งที่ หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ไปยังตารางออกแบบ
  3. ในตารางออกแบบ ในแถว อัปเดตเป็น ของคอลัมน์ หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ ให้พิมพ์หรือวางดังนี้ [ผลิตภัณฑ์].[ชื่อผลิตภัณฑ์]

 เคล็ดลับ    คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลเพื่อลบค่าของเขตข้อมูลโดยใช้สตริงว่างเปล่า ("") หรือ NULL ในแถว อัปเดตป็น

  1. ในแถว เกณฑ์ ให้พิมพ์หรือวางดังนี้ [หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ] Like ([ผลิตภัณฑ์].[ID])
  2. คุณสามารถตรวจทานว่าค่าใดจะมีการเปลี่ยนแปลงโดยคิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูลได้ โดยดูคิวรีในมุมมองแผ่นข้อมูล
  3. บนแท็บ ออกแบบ คลิก มุมมอง > มุมมองแผ่นข้อมูล คิวรีจะส่งกลับรายการของหมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ ที่จะมีการอัปเดต
  4. บนแท็บ ออกแบบ คลิก เรียกใช้

เมื่อคุณเปิดตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ คุณจะพบว่าค่าตัวเลขในเขตข้อมูล หมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณ ถูกแทนที่ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์จากตาราง ผลิตภัณฑ์ โปรดดู การสร้างคิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูล

สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อลบข้อมูลจากตารางของคุณ และคุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อใส่เกณฑ์เพื่อระบุแถวที่ควรถูกลบได้ด้วย คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลจะทำให้คุณมีโอกาสในการตรวจทานแถวที่จะถูกลบก่อนที่คุณจะดำเนินการลบได้

 หมายเหตุ    ตัวเลือกคิวรีแบบใช้ลบข้อมูลจะไม่พร้อมใช้งานในแอป Access

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าในขณะที่คุณกำลังเตรียมที่จะส่งตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ จากตัวอย่างก่อนหน้านี้ให้กับผู้ร่วมธุรกิจของคุณในชิคาโก คุณจะสังเกตเห็นว่าบางแถวจะมีเขตข้อมูลที่ว่างเปล่าอยู่จำนวนหนึ่ง คุณตัดสินใจแล้วว่าจะเอาแถวเหล่านี้ออกก่อนที่คุณจะส่งตารางนี้ คุณสามารถเปิดตารางนี้แล้วลบแถวได้ด้วยตนเองก็ได้ แต่ถ้าคุณมีแถวจำนวนมากที่จะต้องลบและคุณมีเกณฑ์ที่ชัดเจนว่าแถวใดบ้างที่ควรจะถูกลบออกไป คุณอาจพบว่าการใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลจะช่วยคุณได้มาก

คุณสามารถใช้คิวรีเพื่อลบแถวในตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ ที่ไม่มีค่าสำหรับ ID ใบสั่งซื้อ ได้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. บนแท็บ สร้าง คลิก การออกแบบคิวรี
  2. ในกล่อง แสดงตาราง คลิกสองครั้งที่ ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ แล้วปิดกล่อง แสดงตาราง
  3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ลบ ในตารางออกแบบ แถว เรียงลำดับ และ แสดง จะหายไป และแถว ลบ จะปรากฏขึ้น
  1. ในตาราง ใบสั่งซื้อจากชิคาโก้ ให้คลิกสองครั้งที่ ID ใบสั่งซื้อ เพื่อเพิ่มไปยังตารางออกแบบ
  2. ในตารางออกแบบ ในแถว เกณฑ์ ของคอลัมน์ ID ใบสั่งซื้อ ให้พิมพ์ เป็น Null
  3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ตรวจสอบ การสร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2013