บทนำสู่รายงานใน Access

รายงานจะนำเสนอวิธีดู จัดรูปแบบ และสรุปข้อมูลในฐานข้อมูลของ Microsoft Access ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายงานอย่างง่ายของหมายเลขโทรศัพท์สำหรับที่ติดต่อทั้งหมดของคุณ หรือรายงานสรุปเกี่ยวกับยอดขายรวมในภูมิภาคและช่วงเวลาต่างๆ ได้

จากบทความนี้คุณจะได้รับรู้ภาพรวมเกี่ยวกับรายงานใน Access คุณยังจะได้เรียนรู้ถึงพื้นฐานของการสร้างรายงานและการใช้ตัวเลือก เช่น การเรียงลำดับ การจัดกลุ่ม และการสรุปข้อมูล รวมถึงวิธีการแสดงตัวอย่างและการพิมพ์รายงานอีกด้วย

 บันทึกย่อ    ข้อมูลในบทความนี้มีไว้สำหรับใช้กับฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access เท่านั้น

ในบทความนี้


ภาพรวม

คุณสามารถทำอะไรกับรายงานได้บ้าง

รายงานคือวัตถุฐานข้อมูลที่มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการนำเสนอข้อมูลในฐานข้อมูลสำหรับงานใดๆ ต่อไปนี้

  • แสดงหรือแจกแจงข้อมูลโดยสรุป
  • เก็บ Snapshot ของข้อมูล
  • ให้รายละเอียดเกี่ยวกับแต่ละระเบียน
  • สร้างป้ายชื่อ

ส่วนต่างๆ ของรายงาน

แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างรายงานแบบ “ไม่ถูกผูก” ซึ่งไม่ได้แสดงข้อมูล แต่สำหรับวัตถุประสงค์ของบทความนี้ เราจะถือว่ารายงานนี้ถูกผูกไว้กับแหล่งข้อมูลหนึ่ง เช่น ตารางหรือคิวรี การออกแบบของรายงานจะแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ที่คุณจะสามารถดูได้ในมุมมองออกแบบ การทำความเข้าใจวิธีการทำงานของแต่ละส่วนจะช่วยให้คุณสามารถสร้างรายงานได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น ส่วนที่คุณเลือกวางตัวควบคุมที่ใช้คำนวณจะกำหนดวิธีการคำนวณผลลัพธ์ของ Access รายการต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปชนิดของส่วนและการใช้ส่วนเหล่านั้น

ส่วน ลักษณะที่แสดงของส่วนเมื่อพิมพ์ ตำแหน่งที่สามารถใช้ส่วนได้
ส่วนหัวรายงาน ที่ส่วนเริ่มต้นของรายงาน ใช้ส่วนหัวรายงานสำหรับข้อมูลที่ปกติจะปรากฏบนหน้าปก เช่น โลโก้ ชื่อเรื่อง หรือวันที่ เมื่อคุณวางตัวควบคุมที่ใช้คำนวณซึ่งใช้ฟังก์ชันการรวม ผลรวม ในส่วนหัวรายงาน ผลรวมที่คำนวณได้จะเป็นของทั้งรายงาน ส่วนหัวรายงานจะพิมพ์อยู่ก่อนส่วนหัวของหน้า
ส่วนหัวของหน้า ที่ด้านบนสุดของทุกหน้า ใช้ส่วนหัวของหน้าเพื่อพิมพ์ซ้ำชื่อเรื่องของรายงานในทุกหน้า
ส่วนหัวของกลุ่ม ที่ส่วนเริ่มต้นของกลุ่มใหม่แต่ละกลุ่มของระเบียน ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่จัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ให้ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์นั้น เมื่อคุณวางตัวควบคุมที่ใช้คำนวณซึ่งใช้ฟังก์ชันการรวม ผลรวม ในส่วนหัวของกลุ่ม ผลรวมนั้นจะเป็นของกลุ่มปัจจุบัน คุณสามารถมีส่วนหัวของกลุ่มหลายๆ ส่วนอยู่ในรายงานได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนระดับการจัดกลุ่มที่คุณเพิ่มไว้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างส่วนหัวและส่วนท้ายของกลุ่ม ให้ดูในส่วน การเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวม
รายละเอียด ปรากฏครั้งเดียวสำหรับทุกๆ แถวในแหล่งระเบียน ส่วนนี้เป็นตำแหน่งที่คุณวางตัวควบคุมซึ่งสร้างเนื้อความหลักของรายงาน
ส่วนท้ายของกลุ่ม ที่ส่วนท้ายของแต่ละกลุ่มของระเบียน ใช้ส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อพิมพ์ข้อมูลสรุปของกลุ่ม คุณสามารถมีส่วนท้ายของกลุ่มหลายๆ ส่วนอยู่ในรายงานได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนระดับการจัดกลุ่มที่คุณเพิ่มไว้
ส่วนท้ายของหน้า ที่ส่วนท้ายของทุกหน้า ใช้ส่วนท้ายของหน้าเพื่อพิมพ์เลขหน้าหรือข้อมูลต่อหน้า
ส่วนท้ายของรายงาน

ที่ส่วนท้ายของรายงาน

 บันทึกย่อ    ในมุมมองออกแบบ ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏอยู่ใต้ส่วนท้ายของหน้า อย่างไรก็ตามในมุมมองอื่นๆ ทั้งหมด (เช่น มุมมองเค้าโครง หรือเมื่อรายงานถูกพิมพ์หรือแสดงตัวอย่าง) ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏที่ด้านบนของส่วนท้ายของหน้า หลังส่วนท้ายของกลุ่มสุดท้าย หรือบรรทัดรายละเอียดบนหน้าสุดท้าย

ใช้ส่วนท้ายของรายงานเพื่อพิมพ์ผลรวมของรายงาน หรือข้อมูลสรุปอื่นๆ สำหรับรายงานทั้งหมด

คุณจะพบว่าการสร้างรายงานที่สื่อความหมายจะง่ายขึ้นมาก เมื่อฐานข้อมูลของคุณมีโครงสร้างตารางและความสัมพันธ์ที่ออกแบบมาเป็นอย่างดี สำหรับบทนำสู่การวางแผนและการออกแบบฐานข้อมูล ให้ดูบทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างรายงาน

คุณสามารถสร้างรายงานสำหรับฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปของคุณ โดยทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้

ขั้นตอนที่ 1 เลือกแหล่งระเบียน

แหล่งระเบียนของรายงานอาจเป็นตาราง คิวรีที่มีชื่อ หรือคิวรีที่ฝังตัวก็ได้ แหล่งระเบียนต้องมีแถวและคอลัมน์ทั้งหมดของข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในรายงาน

  • ถ้าข้อมูลมาจากตารางหรือคิวรีที่มีอยู่แล้ว ให้เลือกตารางหรือคิวรีนั้นในบานหน้าต่างนำทาง แล้วดำเนินการต่อใน ขั้นตอนที่ 2
  • ถ้ายังไม่มีแหล่งระเบียน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • ดำเนินการต่อใน ขั้นตอนที่ 2 และใช้เครื่องมือ รายงานเปล่า

หรือ

  • สร้างตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลที่จำเป็น เลือกคิวรีหรือตารางในบานหน้าต่างนำทาง แล้วดำเนินการต่อใน ขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2 เลือกเครื่องมือรายงาน

เครื่องมือรายงานอยู่ในแท็บ สร้าง ของ Ribbon ในกลุ่ม รายงาน ตารางต่อไปนี้จะอธิบายถึงตัวเลือกต่างๆ

เครื่องมือ คำอธิบาย

รายงาน

สร้างรายงานแบบตารางอย่างง่าย ซึ่งมีเขตข้อมูลทั้งหมดในแหล่งระเบียนที่คุณเลือกใน บานหน้าต่างนำทาง

ออกแบบรายงาน

เปิดรายงานเปล่าในมุมมองออกแบบ ที่ซึ่งคุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลและตัวควบคุมที่คุณต้องการได้

รายงานเปล่า

เปิดรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครงและแสดงรายการเขตข้อมูลจากตำแหน่งที่คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในรายงานได้

ตัวช่วยสร้างรายงาน

แสดงตัวช่วยสร้างหลายขั้นตอน ซึ่งทำให้คุณสามารถระบุเขตข้อมูล ระดับการจัดกลุ่ม/การเรียงลำดับ และตัวเลือกเค้าโครงได้

ป้ายชื่อ

แสดงตัวช่วยสร้างที่ช่วยให้คุณสามารถเลือกขนาดของป้ายชื่อมาตรฐานหรือป้ายชื่อกำหนดเอง และเขตข้อมูลที่คุณต้องการแสดง รวมทั้งวิธีเรียงลำดับเขตข้อมูลเหล่านั้น


ขั้นตอนที่ 3 สร้างรายงาน

  1. คลิกปุ่มของเครื่องมือที่คุณต้องการใช้ ถ้าตัวช่วยสร้างปรากฏขึ้น ให้ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง และคลิก เสร็จสิ้น ในหน้าสุดท้าย
    Access จะแสดงรายงานนั้นในมุมมองเค้าโครง
  2. จัดรูปแบบรายงานเพื่อให้ได้ลักษณะที่คุณต้องการ
  • ปรับขนาดเขตข้อมูลและป้ายชื่อด้วยการเลือกเขตข้อมูลและป้ายชื่อเหล่านั้น แล้วลากที่ขอบจนกว่าจะได้ขนาดที่คุณต้องการ
  • ย้ายเขตข้อมูลด้วยการเลือกเขตข้อมูลนั้น (และป้ายชื่อของเขตข้อมูล ถ้ามี) แล้วลากไปยังตำแหน่งใหม่
  • คลิกขวาที่เขตข้อมูลและใช้คำสั่งบนเมนูทางลัดเพื่อรวมหรือแยกเซลล์ ลบหรือเลือกเขตข้อมูล และทำการจัดรูปแบบอื่นๆ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ฟีเจอร์ที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้ เพื่อปรับแต่งให้รายงานของคุณดูน่าสนใจและอ่านง่ายยิ่งขึ้นได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวม

วิธีที่เร็วที่สุดในการเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวมลงในรายงานฐานข้อมูลเดสก์ท็อป คือ คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่ม เรียงลำดับ หรือเพิ่มผลรวม แล้วคลิกคำสั่งที่ต้องการบนเมนูทางลัด

คุณยังสามารถเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวมได้ด้วยการใช้บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ในขณะที่เปิดรายงานอยู่ในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ

  1. ถ้าบานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวมยังไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิก จัดกลุ่มและเรียงลำดับ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม
  2. คลิกที่ เพิ่มกลุ่ม หรือ เพิ่มการเรียงลำดับ แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่มหรือเรียงลำดับ
  3. คลิก เพิ่มเติม บนบรรทัดการจัดกลุ่มหรือการเรียงลำดับเพื่อตั้งค่าตัวเลือกเพิ่มเติม และเพิ่มผลรวม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และผลรวม ให้ดูบทความ การสร้างรายงานที่มีการจัดกลุ่มหรือรายงานสรุป

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เน้นข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Access รวมเครื่องมือสำหรับการเน้นข้อมูลในรายงาน คุณสามารถเพิ่มกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับตัวควบคุมแต่ละตัวหรือกลุ่มตัวควบคุมแต่ละกลุ่ม และในรายงานไคลเอ็นต์ คุณยังสามารถเพิ่มแถบข้อมูลเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลได้ด้วย

เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับตัวควบคุม ให้ทำดังนี้

  1. คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
  2. เลือกตัวควบคุมที่จำเป็นและบนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม การจัดรูปแบบตัวควบคุม ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

 เคล็ดลับ    เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมหลายตัว ให้กดปุ่ม CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกตัวควบคุม

  1. ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่
  2. ในกล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ ให้เลือกค่าภายใต้ เลือกชนิดกฎ
  • เมื่อต้องการสร้างกฎที่ใช้ประเมินแยกกันสำหรับแต่ละระเบียน ให้เลือก เลือกค่าในระเบียนปัจจุบันหรือใช้นิพจน์
  • เมื่อต้องการสร้างกฎที่ใช้เปรียบเทียบระหว่างระเบียนต่างๆ โดยใช้แถบข้อมูล ให้คลิก เปรียบเทียบกับระเบียนอื่น
  1. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้ระบุกฎสำหรับการจัดรูปแบบที่จะนำไปใช้ รวมถึงการจัดรูปแบบที่จะนำไปใช้แล้วคลิก ตกลง
  2. เมื่อต้องการสร้างกฎเพิ่มเติมสำหรับตัวควบคุมหรือชุดของตัวควบคุมเดียวกัน ให้ทำซ้ำตั้งแต่ขั้นตอนที่ 4

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การกำหนดสีและฟอนต์เอง

ลองใช้ตัวเลือก ธีมแอป ในการกำหนดสีและฟอนต์

  1. เปิดรายงานในมุมมองเค้าโครงด้วยการคลิกขวาที่รายงานนั้นในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
  2. จากตัวเลือก เครื่องมือเค้าโครงรายงาน บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิก ธีม และชี้เคอร์เซอร์เหนือธีมต่างๆ ในแกลเลอรีเพื่อแสดงตัวอย่างเอฟเฟ็กต์ คลิกที่ธีมหนึ่งเพื่อเลือก จากนั้นบันทึกรายงานของคุณ
  3. ใช้แกลเลอรี สี หรือ ฟอนต์ เพื่อตั้งค่าสีหรือฟอนต์


ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเพิ่มโลโก้หรือรูปพื้นหลัง   

คุณสามารถเพิ่มโลโก้หรือรูปพื้นหลังลงในรายงานได้ และถ้าคุณทำการอัปเดตรูป การอัปเดตนั้นจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติในทุกที่ที่มีการใช้รูปนั้นในฐานข้อมูล

เมื่อต้องการเพิ่มหรือเอารูปออกให้ทำดังต่อไปนี้

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
  2. ในรายงาน ให้คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มรูป และบนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก โลโก้
  3. ไปที่รูปแล้วคลิก เปิด Access จะเพิ่มรูปลงในรายงาน
  4. เมื่อต้องการเอารูปออก ให้คลิกขวาที่รูปแล้วคลิก ลบ จากเมนูทางลัด

เมื่อต้องการเพิ่มรูปพื้นหลัง

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
  2. บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม พื้นหลัง ให้คลิก รูปพื้นหลัง
  3. เลือกรูปจากรายการ แกลเลอรีรูป หรือคลิก เรียกดู เลือกรูปแล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การแสดงตัวอย่างและพิมพ์รายงาน

การแสดงตัวอย่างรายงาน

  1. คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อทำดังต่อไปนี้
  • พิมพ์รายงาน
  • ปรับขนาดหรือเค้าโครงของหน้า
  • ย่อหรือขยาย หรือดูหลายๆ หน้าพร้อมกันในคราวเดียว
  • รีเฟรชข้อมูลในรายงาน
  • ส่งออกรายงานเป็นไฟล์รูปแบบอื่น
  1. คลิก ปิดการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

การพิมพ์รายงาน

เมื่อต้องการพิมพ์รายงานโดยไม่แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้ทำดังนี้

  • คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก พิมพ์ รายงานจะถูกส่งไปยังเครื่องพิมพ์เริ่มต้นของคุณ

 บันทึกย่อ    ถ้าคุณเลือกรายงานในบานหน้าต่างนำทางและเลือก พิมพ์ จากแท็บ ไฟล์ คุณสามารถเลือกตัวเลือกการพิมพ์อื่นๆ ได้ เช่น จำนวนหน้าและสำเนา รวมถึงยังสามารถระบุเครื่องพิมพ์ได้อีกด้วย

  • เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบเพื่อเลือกเครื่องพิมพ์ ระบุจำนวนสำเนา และอื่นๆ ให้คลิกที่ พิมพ์

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2013