บทความนี้แสดงชนิดของข้อมูลที่คุณสามารถนำเข้าและส่งออกโดยการใช้ Access และแสดงให้คุณเห็นขั้นตอนพื้นฐานในการเริ่มทำงานกับการนำเข้าหรือส่งออก
คุณลักษณะที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งของ Access คือความสามารถในการทำงานกับข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ มากมาย จนเป็นการยากที่จะสรุปวิธีการทั้งหมดที่คุณสามารถย้ายข้อมูลเข้าหรือออกจาก Access ไว้ได้ในบทความเดียว ตัวอย่างเช่น ต่อไปนี้เป็นเพียงสองสามวิธีที่คุณอาจใช้คุณลักษณะการแลกเปลี่ยนข้อมูลของ Access ได้ กล่าวคือ
- เพื่อรวมข้อมูลที่สร้างในโปรแกรมอื่น
- เพื่อโอนย้ายข้อมูลระหว่างโปรแกรมอื่นสองโปรแกรม
- เพื่อรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลเป็นระยะเวลานาน และส่งออกข้อมูลไปยังโปรแกรมอื่นเช่น Excel เพื่อทำการวิเคราะห์เป็นครั้งคราว
ภาพรวมของการดำเนินการข้อมูลภายนอกใน Access
ในหลายโปรแกรม คุณจะใช้คำสั่ง บันทึกเป็น เพื่อบันทึกเอกสารในรูปแบบอื่น เพื่อที่คุณจะสามารถเปิดเอกสารนั้นในโปรแกรมอื่นได้ อย่างไรก็ดี ใน Access คำสั่ง บันทึกเป็น ไม่ได้ใช้ในลักษณะเดียวกัน คุณสามารถบันทึกวัตถุ Access หนึ่งเป็นวัตถุ Access อื่น และคุณสามารถบันทึกฐานข้อมูล Access เป็นฐานข้อมูล Access รุ่นก่อนหน้า แต่คุณไม่สามารถบันทึกฐานข้อมูล Access เป็นเอกสารรูปแบบอื่นได้ เช่น แฟ้มกระดาษคำนวณ เป็นต้น เช่นเดียวกัน คุณไม่สามารถบันทึกแฟ้มกระดาษคำนวณเป็นแฟ้ม Access (.accdb) ได้ แต่คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บ ข้อมูลภายนอก ใน Access เพื่อนำเข้าหรือส่งออกข้อมูลระหว่างรูปแบบแฟ้มอื่นๆ
หมายเหตุ คุณยังสามารถเขียนแมโครหรือโค้ด Visual Basic for Applications (VBA) เพื่อดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะมีให้ใช้งานบนแท็บ ข้อมูลภายนอก
ด้านบนของหน้า
ชนิดข้อมูลที่ Access สามารถนำเข้า เชื่อมโยงไปยัง หรือ ส่งออก
วิธีเรียนรู้อย่างรวดเร็วเกี่ยวกับรูปแบบข้อมูลที่ Access สามารถนำเข้าหรือส่งออกคือการเปิดฐานข้อมูล แล้วดูที่แท็บ ข้อมูลภายนอก บน Ribbon
กลุ่ม
นำเข้าและเชื่อมโยง แสดงไอคอนสำหรับรูปแบบข้อมูลที่ Access สามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปถึง
กลุ่ม
ส่งออก จะแสดงไอคอนสำหรับรูปแบบทั้งหมดที่ Access สามารถส่งข้อมูลออกไปได้
ในแต่ละกลุ่ม คุณสามารถคลิก
เพิ่มเติม เพื่อดูรูปแบบเพิ่มเติมที่สามารถใช้กับ Access ได้
ถ้าคุณไม่เห็นโปรแกรมหรือชนิดข้อมูลที่ตรงกับที่คุณต้องการ ยังมีโอกาสที่ข้อมูลของคุณจะสามารถถูกส่งออกโดยโปรแกรมอื่นไปเป็นรูปแบบที่ Access เข้าใจ ตัวอย่างเช่น โปรแกรมส่วนมากสามารถส่งออกข้อมูลแบบคอลัมน์ไปเป็นข้อความที่คั่นด้วยเครื่องหมายวรรคตอน ซึ่งจะถูกนำเข้าไปใน Access ได้อย่างง่ายดาย
ตารางต่อไปนี้แสดงรูปแบบที่ Access สามารถนำเข้า เชื่อมโยงไปยัง หรือส่งออกได้
| โปรแกรมหรือรูปแบบ |
อนุญาตให้นำเข้าหรือไม่ |
อนุญาตให้เชื่อมโยงหรือไม่ |
อนุญาตให้ส่งออกหรือไม่ |
| Microsoft Office Excel |
ใช่ |
ใช่ |
ใช่ |
| Microsoft Office Access |
ใช่ |
ใช่ |
ใช่ |
| ฐานข้อมูล ODBC (ตัวอย่างเช่น SQL Server) |
ใช่ |
ใช่ |
ใช่ |
| แฟ้มข้อความ (ที่ใช้ตัวคั่น หรือความกว้างคงที่) |
ใช่ |
ใช่ |
ใช่ |
| แฟ้ม XML |
ใช่ |
ไม่ใช่ |
ใช่ |
| แฟ้ม PDF หรือ XPS |
ไม่ใช่ |
ไม่ใช่ |
ใช่ |
| อีเมล (แฟ้มที่แนบมา) |
ไม่ใช่ |
ไม่ใช่ |
ใช่ |
| Microsoft Office Word |
ไม่ใช่ แต่คุณสามารถบันทึกแฟ้ม Word เป็นแฟ้มข้อความแล้วนำเข้าแฟ้มข้อความนั้น |
ไม่ใช่ แต่คุณสามารถบันทึกแฟ้ม Word เป็นแฟ้มข้อความแล้วเชื่อมโยงไปยังแฟ้มข้อความนั้น |
ใช่ (คุณสามารถส่งออกเป็น Word Merge หรือเป็น Rich Text) |
| รายการ SharePoint |
ใช่ |
ใช่ |
ใช่ |
| บริการข้อมูล (ดูหมายเหตุ) |
ไม่ใช่ |
ใช่ |
ไม่ใช่ |
| เอกสาร HTML |
ใช่ |
ใช่ |
ใช่ |
| โฟลเดอร์ Outlook |
ใช่ |
ใช่ |
ไม่ใช่ แต่คุณสามารถส่งออกเป็นแฟ้มข้อความ แล้วนำเข้าแฟ้มข้อความนั้นลงใน Outlook |
| แฟ้ม dBase |
ใช่ |
ใช่ |
ใช่ |
หมายเหตุ เมื่อต้องการเปิดใช้งานปุ่ม บริการข้อมูล จะต้องติดตั้ง Microsoft .NET 3.5 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า
ด้านบนของหน้า
การนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในรูปแบบอื่น
กระบวนการทั่วไปสำหรับการนำเข้าหรือเชื่อมโยงข้อมูลมีดังนี้
- เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้าหรือเชื่อมโยงข้อมูลเข้าไป
- บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ให้คลิกที่ชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้าหรือเชื่อมโยงไป ตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณอยู่ในสมุดงาน Microsoft Excel ให้คลิก Excel
- ส่วนใหญ่แล้ว Access จะเริ่มตัวช่วยสร้าง รับข้อมูลภายนอก ในตัวช่วยสร้างดังกล่าว คุณอาจถูกถามถึงข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดต่อไปนี้
- ระบุแหล่งข้อมูล (ตำแหน่งที่ตั้งของข้อมูลบนดิสก์)
- เลือกว่าต้องการนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูล
- ถ้าเป็นการนำเข้า ให้เลือกว่าจะผนวกข้อมูลนั้นเข้าไปที่ตารางที่มีอยู่แล้ว หรือต้องการสร้างตารางใหม่
- ระบุข้อมูลในเอกสารที่คุณต้องการนำเข้าหรือเชื่อมโยงให้ชัดเจน
- ระบุว่าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ หรือให้ถือว่าเป็นข้อมูล
- ระบุชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์
- เลือกว่าต้องการนำเข้าแต่โครงสร้างเท่านั้น หรือนำเข้าทั้งโครงสร้างและข้อมูล
- ถ้าเป็นการนำเข้า ให้ระบุว่าคุณต้องการให้ Access เพิ่มคีย์หลักไปยังตารางใหม่นั้น หรือใช้คีย์ที่มีอยู่แล้ว
- บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ปกติแล้ว Access จะถามคุณว่าต้องการจะบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าหรือการเชื่อมโยงหรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะต้องการดำเนินการเช่นเดิมอีกบ่อยครั้ง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกขั้นตอนการนำเข้า กรอกข้อมูล แล้วคลิก ปิด จากนั้น คุณสามารถคลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ บนแท็บ ข้อมูลภายนอก เพื่อดำเนินการซ้ำอีกครั้ง
หลังจากที่คุณได้ดำเนินการตัวช่วยสร้างเสร็จสมบูรณ์ Access จะแจ้งให้คุณทราบถึงปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการนำเข้า ในบางกรณี Access อาจสร้างตารางใหม่ที่เรียกว่า ImportErrors ซึ่งมีข้อมูลใดๆ ที่ไม่สามารถนำเข้าได้สำเร็จ คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลในตารางนี้เพื่อพยายามค้นหาสาเหตุการไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้าหรือการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ให้ค้นหาบทความและวิดีโอที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบนั้นในระบบ วิธีใช้ Access
ด้านบนของหน้า
การส่งออกข้อมูลไปยังรูปแบบอื่น
กระบวนการทั่วไปสำหรับการส่งออกข้อมูลจาก Access เป็นดังนี้
- เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกข้อมูล
- ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกวัตถุที่มีข้อมูลที่คุณต้องการส่งออก คุณสามารถส่งออกข้อมูลจากวัตถุตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานได้ แต่ตัวเลือกการส่งออกบางอย่างจะไม่สามารถใช้ได้กับชนิดวัตถุบางชนิด
- บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ให้คลิกชนิดข้อมูลปลายทางของการส่งออก ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการส่งออกข้อมูลในรูปแบบที่สามารถเปิดได้โดย Microsoft Excel ให้คลิก Excel
ในกรณีส่วนมาก Access จะเริ่มตัวช่วยสร้าง ส่งออก ในตัวช่วยสร้างดังกล่าว คุณอาจถูกถามถึงข้อมูลต่างๆ เช่น ชื่อและรูปแบบแฟ้มปลายทาง จะรวมการจัดรูปแบบและเค้าโครงหรือไม่ ระเบียนที่จะส่งออก และอื่นๆ
- บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ปกติแล้ว Access จะถามคุณว่าต้องการจะบันทึกรายละเอียดของการส่งออกหรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะต้องการดำเนินการเช่นเดิมอีกบ่อยครั้ง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกขั้นตอนการส่งออก กรอกข้อมูล แล้วคลิก ปิด จากนั้น คุณสามารถคลิก การส่งออกที่บันทึกไว้ บนแท็บ ข้อมูลภายนอก เพื่อดำเนินการซ้ำอีกครั้ง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งออกไปเป็นข้อมูลในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ให้ค้นหาบทความและวิดีโอที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบนั้นในระบบ วิธีใช้ Access
ด้านบนของหน้า
