การสร้างฐานข้อมูล Access เพื่อใช้ร่วมกันบนเว็บ

คุณสามารถใช้ Access 2010 และ Access Services ซึ่งเป็นคอมโพเนนต์ใหม่ใน SharePoint เพื่อสร้างโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลบนเว็บได้ คอมโพเนนต์นี้จะช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้

  • รักษาความปลอดภัยและจัดการการเข้าถึงข้อมูลของคุณ
  • ใช้ข้อมูลร่วมกันภายในทั้งองค์กรหรือบนอินเทอร์เน็ต

     หมายเหตุ   ต้องมีบัญชีผู้ใช้เพื่อใช้ฐานข้อมูลบนเว็บ ไม่รองรับการเข้าถึงแบบไม่ระบุชื่อ

  • สร้างโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลที่ไม่จำเป็นต้องมี Access เพื่อใช้งาน

บทความนี้จะให้ภาพรวมของการออกแบบฐานข้อมูล Access บนเว็บ สำหรับการแนะนำเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป ให้ดูบทความ การสร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป และ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ในบทความนี้


ภาพรวม

Access 2010 และ Access Services (คอมโพเนนต์ทางเลือกของ SharePoint) มีแพลตฟอร์มสำหรับใช้สร้างฐานข้อมูลที่คุณสามารถใช้บนเว็บได้ โดยคุณทำการออกแบบและประกาศฐานข้อมูลบนเว็บโดยใช้ Access 2010 และ SharePoint จากนั้นผู้ที่มีบัญชี SharePoint จะใช้ฐานข้อมูลบนเว็บในเว็บเบราว์เซอร์

วิธีการทำงาน

เมื่อคุณประกาศฐานข้อมูลเว็บ Access Services จะสร้างไซต์ SharePoint ซึ่งมีฐานข้อมูลนั้นอยู่ วัตถุและข้อมูลของฐานข้อมูลทั้งหมดจะย้ายไปที่รายการ SharePoint ในไซต์นั้น วิดีโอต่อไปนี้อธิบายเกี่ยวกับกระบวนการ

หลังจากที่คุณประกาศ ผู้เยี่ยมชม SharePoint จะสามารถใช้ฐานข้อมูลของคุณได้ ตามสิทธิ์ในการเข้าไซต์ SharePoint ของแต่ละคน

  • ควบคุมทั้งหมด    คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลและการออกแบบ
  • สนับสนุน    คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูล แต่เปลี่ยนแปลงการออกแบบไม่ได้
  • อ่าน    คุณสามารถอ่านข้อมูล แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งใดได้

คุณสามารถเปิดฐานข้อมูลบนเว็บใน Access ตรวจทานแก้ไขการออกแบบ แล้วทำข้อมูลการเปลี่ยนแปลงของคุณให้ตรงกัน ซึ่งก็คือ บันทึกการเปลี่ยนแปลงนั้นไปยังไซต์ SharePoint วิดีโอต่อไปนี้อธิบายกระบวนการเปลี่ยนแปลงการออกแบบหลังจากคุณได้เผยแพร่ฐานข้อมูลบนเว็บไปแล้ว

นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำงานในฐานข้อมูลบนเว็บแบบออฟไลน์ ใช้ฐานข้อมูลรุ่นออฟไลน์ แล้วทำข้อมูลการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลและการออกแบบให้ตรงกันเมื่อคุณกลับมาออนไลน์อีกครั้ง

 หมายเหตุ   ในการสร้างฐานข้อมูลบนเว็บ คุณต้องมีสิทธิ์ ควบคุมทั้งหมด บนไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการประกาศ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ของ SharePoint ให้ดูส่วน ดูเพิ่มเติม

ฟอร์มและรายการทำงานในเบราว์เซอร์

ฟอร์ม รายงาน และแมโครส่วนใหญ่จะทำงานภายในเบราว์เซอร์ ซึ่งจะทำให้ Access ฟื้นฟูข้อมูลบนจอภาพได้โดยไม่ต้องเรียกซ้ำทั้งเพจ

คุณสามารถสร้างฟอร์มเพื่อช่วยให้ผู้อื่นใช้โปรแกรมประยุกต์ของคุณได้ ตัวควบคุมการนำทาง ซึ่งเป็นตัวควบคุมใหม่ จะช่วยให้เพิ่มปุ่มนำทางแบบเว็บมาตรฐานลงในฟอร์มเพื่อจุดประสงค์นี้ได้อย่างง่ายดาย

 หมายเหตุ   บานหน้าต่างนำทาง (คุณลักษณะซึ่งคุณใช้ใน Access เพื่อเรียกดูวัตถุในฐานข้อมูล) ไม่มีให้ใช้งานในเว็บเบราว์เซอร์

ข้อมูลเก็บอยู่ในรายการ SharePoint

ตารางทั้งหมดของคุณจะกลายเป็นรายการ SharePoint และระเบียนจะกลายเป็นข้อมูลในรายการ สิ่งนี้จะทำให้คุณสามารถใช้สิทธิ์ของ SharePoint ในการควบคุมการเข้าถึงฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ ตลอดจนสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถอื่นๆ ของ SharePoint ได้ด้วย

ความปลอดภัย  สตริงการเชื่อมต่อสำหรับตารางที่เชื่อมโยงจะไม่มีการเข้ารหัสลับไว้ รวมถึงชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน กรณีที่มีการบันทึกข้อมูลดังกล่าวไว้ (และเป้าหมายการเชื่อมโยงนั้นรองรับบัญชีผู้ใช้) ในฐานข้อมูลที่มีการเชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint และการเชื่อมโยงนั้นมีชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านรวมอยู่ด้วย ผู้ใช้ที่มีเจตนาร้ายอาจเปลี่ยนแปลงรายการที่เป็นเป้าหมายของการเชื่อมโยงได้โดยใช้ข้อมูลประจำตัวที่บันทึกไว้ แม้ว่าจะไม่ได้บันทึกข้อมูลประจำตัวไว้กับสตริงการเชื่อมต่อ แต่ผู้ใช้ที่เจตนาร้ายก็สามารถปรับเปลี่ยนสิทธิ์ในไซต์ SharePoint ได้ด้วยความช่วยเหลือจากผู้ที่ให้ความร่วมมือซึ่งมีสิทธิ์ที่เพียงพออยู่แล้ว โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อคุณต้องแบ่งใช้สำเนาฐานข้อมูลที่มีการเชื่อมโยงไปยังรายการในฐานข้อมูลบนเว็บที่เผยแพร่แล้วร่วมกับผู้อื่น

แบบสอบถามและแมโครข้อมูลทำงานบนเซิร์ฟเวอร์

การประมวลผล SQL ทั้งหมดจะเกิดขึ้นบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของเครือข่ายโดยการจำกัดปริมาณการใช้ที่ชุดผลลัพธ์

อินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต

คุณสามารถประกาศไปยังเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ในอินทราเน็ตของคุณเอง หรือจะประกาศไปยังอินเทอร์เน็ตก็ได้ โดยไมโครซอฟท์กำลังนำเสนอโซลูชัน SharePoint ที่โฮสต์และแสดงทางอินเทอร์เน็ต

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างฐานข้อมูลบนเว็บ

ส่วนนี้อธิบายถึงคุณลักษณะใหม่ๆ ที่สำคัญ และแสดงขั้นตอนสำหรับงานการออกแบบพื้นฐานที่คุณจำเป็นต้องทำในการสร้างฐานข้อมูลบนเว็บ

ในส่วนนี้


ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีงานสองสามอย่างที่คุณควรทำก่อนจะเริ่มออกแบบฐานข้อมูลเว็บ นอกจากนั้น คุณควรทราบถึงความแตกต่างในการออกแบบระหว่างฐานข้อมูลบนเว็บกับฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นนักพัฒนา Access ที่มีประสบการณ์

  • กำหนดวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลของคุณ    วางแผนให้ชัดเจนเพื่อที่คุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเมื่อกำหนดรายละเอียดในการออกแบบ
  • ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องการ    คุณไม่สามารถใช้ตารางที่เชื่อมโยงในฐานข้อมูลบนเว็บได้ ข้อมูลใดๆ ก็ตามที่คุณต้องการใช้และไม่ได้เกิดขึ้นในฐานข้อมูลจะต้องถูกนำเข้าก่อนที่คุณจะทำการประกาศ ถ้าคุณกำหนดข้อมูลของคุณให้ชัดเจนก่อนที่คุณจะเริ่มต้นออกแบบ คุณสามารถหลีกเลี่ยงการที่จะต้องปรับการออกแบบของคุณให้รองรับข้อมูลใหม่ๆ ที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้าได้
  • ระบุไซต์ SharePoint ที่คุณจะใช้ประกาศ    คุณจะไม่สามารถประกาศได้เลยหากไม่มี SharePoint ถ้าคุณต้องการทดสอบการออกแบบของคุณในเบราว์เซอร์ในขณะที่คุณออกแบบฐานข้อมูล (ซึ่งเป็นความคิดที่ไม่เลว) คุณจะต้องประกาศฐานข้อมูลก่อน
  • วางแผนการรักษาความปลอดภัยของคุณ    คุณสามารถใช้ประโยชน์จากการรักษาความปลอดภัยของ SharePoint ในการควบคุมการเข้าถึงฐานข้อมูลเว็บของคุณ วางแผนการรักษาความปลอดภัยแต่เนิ่นๆ เพื่อที่คุณจะได้สร้างระบบความปลอดภัยไว้ในการออกแบบของคุณ

ข้อแตกต่างในการออกแบบระหว่างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปและบนเว็บ

คุณลักษณะฐานข้อมูลบางคุณลักษณะซึ่งคุณสามารถใช้ในฐานข้อมูลเดสก์ท็อป จะไม่พร้อมใช้งานใน Access Services อย่างไรก็ตาม มีคุณลักษณะใหม่ๆ ที่สนับสนุนการทำงานหลายอย่างเหมือนกับที่คุณลักษณะบนเดสก์ท็อปมีอยู่

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการคุณลักษณะที่มีเฉพาะบนเดสก์ท็อปและคุณลักษณะใหม่ที่จะช่วยสนับสนุนการทำงานในสถานการณ์เดียวกัน

สถานการณ์ คุณลักษณะที่มีเฉพาะบนเดสก์ท็อป คุณลักษณะใหม่
การออกแบบวัตถุฐานข้อมูล มุมมองออกแบบ มุมมองแผ่นข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง คือ มุมมองเค้าโครง
การตรวจทานข้อมูลสรุป เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย และการจัดกลุ่ม ฟังก์ชันการจัดกลุ่ม แมโครข้อมูล; ฟังก์ชันการจัดกลุ่มในรายงาน
เหตุการณ์สำหรับการเขียนโปรแกรม VBA แมโครและแมโครข้อมูล ซึ่งเป็นวิธีการออกแบบแมโครแบบใหม่พร้อมด้วย IntelliSense
นำทางไปยังวัตถุฐานข้อมูล บานหน้าต่างนำทาง; สวิตช์บอร์ด ตัวควบคุมการนำทางหรือองค์ประกอบของฟอร์มอื่นๆ

 สิ่งสำคัญ   คุณสามารถสร้างวัตถุไคลเอ็นต์ได้มากมายในฐานข้อมูลบนเว็บ แต่คุณไม่สามารถใช้วัตถุเหล่านั้นในเบราว์เซอร์ได้ อย่างไรก็ตาม วัตถุเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของฐานข้อมูลบนเว็บ และสามารถใช้ใน Access 2010 บนเดสก์ท็อปได้ ผู้ใช้สามารถเปิดฐานข้อมูลเว็บใน Access แล้วใช้วัตถุไคลเอ็นต์ดังกล่าวได้ ซึ่งเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน และยังเปิดโอกาสใหม่ๆ สำหรับการทำงานร่วมกันบนเว็บด้วย โดย SharePoint จะจัดการกับปัญหาเรื่องการเข้าใช้ข้อมูลพร้อมกัน

คุณลักษณะที่มีเฉพาะบนเดสก์ท็อปซึ่งไม่มีสิ่งที่ใช้แทนได้ใน Access Services

 หมายเหตุ   รายการต่อไปนี้ยังไม่ครอบคลุมทั้งหมด

  • แบบสอบถามแบบร่วม
  • แบบสอบถามแบบแท็บไขว้
  • ตัวควบคุมที่ซ้อนทับกันบนฟอร์ม
  • ความสัมพันธ์ตาราง
  • การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
  • แอคชันและนิพจน์ของแมโครต่างๆ

ลองพิจารณาใช้แม่แบบ

เมื่อคุณตัดสินใจว่าโปรแกรมประยุกต์ของคุณต้องทำอะไรบ้าง ให้ลองพิจารณาว่าจะใช้แม่แบบฐานข้อมูลได้หรือไม่ แม่แบบฐานข้อมูลเป็นโปรแกรมประยุกต์ที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อให้คุณสามารถใช้ได้ทันทีหรือปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณ

คุณสามารถตรวจทานแม่แบบที่มีอยู่บนแท็บ สร้าง ในมุมมอง Backstage สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแม่แบบที่มาพร้อมกับ Access 2010 ให้ดูบทความ การเลือกและใช้แม่แบบ Access

การเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลเว็บเปล่า

  • บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก สร้าง

แท็บ สร้าง ในมุมมอง Backstage

แท็บ แฟ้ม จะเปิดมุมมอง Backstage ซึ่งเป็นส่วนใหม่ในส่วนติดต่อของ Access ที่คุณจะพบคำสั่งที่จะนำไปใช้กับทั้งฐานข้อมูล เช่น ประกาศไปยัง SharePoint

ในมุมมอง Backstage แท็บ สร้าง มีคำสั่งต่างๆ สำหรับการสร้างฐานข้อมูล

คุณลักษณะของแท็บ สร้าง ในมุมมอง Backstage

บรรยายภาพ 1 ภายใต้ แม่แบบที่มีอยู่ ให้คลิก ฐานข้อมูลเว็บเปล่า
บรรยายภาพ 2 ตรวจทานชื่อแฟ้มที่เสนอให้ในกล่อง ชื่อแฟ้ม และเส้นทางสำหรับแฟ้มฐานข้อมูลที่แสดงด้านล่าง คุณสามารถเปลี่ยนชื่อแฟ้มได้ด้วยการพิมพ์ลงในกล่อง ชื่อแฟ้ม
บรรยายภาพ 3 เมื่อต้องการเปลี่ยนเส้นทาง ให้คลิกไอคอนรูปโฟลเดอร์ถัดจากกล่อง ชื่อแฟ้ม เพื่อเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งที่ให้แฟ้มฐานข้อมูลของคุณอยู่
บรรยายภาพ 4 คลิก สร้าง ฐานข้อมูลเว็บใหม่ของคุณจะเปิดขึ้นและแสดงตารางใหม่ที่ว่างเปล่า

การออกแบบตารางบนเว็บ

 หมายเหตุ   คุณใช้มุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อออกแบบตารางบนเว็บ

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเว็บเปล่าเป็นครั้งแรก Access จะสร้างตารางใหม่และเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บ เขตข้อมูล และแท็บ ตาราง เพื่อเพิ่มเขตข้อมูล ดัชนี กฎการตรวจสอบ และแมโครข้อมูล ซึ่งเป็นคุณลักษณะใหม่ที่ทำให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยยึดตามเหตุการณ์ได้

หลังจากที่คุณแก้ไขและใช้ตารางใหม่แล้ว เป็นไปได้มากว่าคุณจะต้องการสร้างตารางเพิ่มอีก

สร้างตารางบนเว็บใหม่

ในขณะที่ฐานข้อมูลบนเว็บของคุณเปิดอยู่

  • บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

เมื่อคุณเริ่มสร้างตาราง ในตารางจะมีหนึ่งเขตข้อมูล คือเขตข้อมูล ID ที่เป็นชนิด AutoNumber (ชนิดของข้อมูล AutoNumber: ชนิดของข้อมูลของเขตข้อมูลในฐานข้อมูล Microsoft Access ซึ่งจัดเก็บหมายเลขที่ไม่ซ้ำกันให้กับแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติในขณะที่ระเบียนนั้นๆ ถูกเพิ่มเข้าไปในตาราง โดยชนิดของหมายเลขที่สามารถสร้างขึ้นได้แบ่งออกเป็นสามชนิด คือ แบบเรียงตามลำดับ แบบสุ่ม และแบบ Replication ID) คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลใหม่เพื่อเก็บรายการข้อมูลให้ตรงตามหัวข้อตารางได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่เก็บวันที่ที่คุณเริ่มติดตามบางสิ่งบางอย่าง

เพิ่มเขตข้อมูลจากแกลเลอรีเขตข้อมูล

คุณสามารถเลือกจากเขตข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบล่วงหน้าหลากหลายรูปแบบ และเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านั้นลงในตารางโดยใช้แกลเลอรีเขตข้อมูล

  • บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม เพิ่มและลบ ให้คลิกชนิดเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

เพิ่มเขตข้อมูลโดยคลิกแผ่นข้อมูล

  1. เมื่อตารางเปิด ให้คลิก คลิกเพื่อเพิ่ม แล้วจึงเลือกชนิดเขตข้อมูล
  2. ตั้งชื่อเขตข้อมูลที่สื่อถึงเนื้อหา

 เคล็ดลับ   เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อของเขตข้อมูลที่มีอยู่ ให้คลิกสองครั้งที่ชื่อเขตข้อมูล

  1. ทำซ้ำสำหรับแต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการสร้าง

เปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของเขตข้อมูล

การจัดรูปแบบและคุณสมบัติจะกำหนดลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล เช่น ชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลสามารถจัดเก็บ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ เพื่อให้เขตข้อมูลเหล่านั้นทำงานตามที่คุณต้องการ

  1. เลือกเขตข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบและคุณสมบัติที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง
  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล
  3. ใช้คำสั่งในกลุ่ม การจัดรูปแบบ และ คุณสมบัติ เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า

การเพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่แสดงค่าที่คำนวณจากข้อมูลอื่นในตารางเดียวกัน แต่จะไม่สามารถใช้ข้อมูลจากตารางอื่นเป็นแหล่งข้อมูลของการคำนวณได้ นอกจากนี้ เขตข้อมูลจากการคำนวณจะไม่สนับสนุนบางนิพจน์

  1. ในขณะที่ตารางเปิดอยู่ ให้คลิก คลิกเพื่อเพิ่ม
  2. ชี้ไปที่ เขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วจึงคลิกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับเขตข้อมูล

ตัวสร้างนิพจน์จะเปิดขึ้น

  1. ใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างการคำนวณสำหรับเขตข้อมูล อย่าลืมว่า คุณสามารถใช้เขตข้อมูลอื่นจากตารางเดียวกันเท่านั้น เพื่อเป็นแหล่งข้อมูลของการคำนวณ สำหรับวิธีใช้ตัวสร้างนิพจน์ ให้ดูบทความ การใช้ตัวสร้างนิพจน์

การตั้งค่ากฎการตรวจสอบข้อมูล

คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนสำหรับเขตข้อมูลส่วนใหญ่ได้ คุณยังสามารถใช้นิพจน์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในตารางได้ ซึ่งจะมีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในเขตข้อมูลที่ไม่สนับสนุนการตรวจสอบความถูกต้อง หรือในกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าของเขตข้อมูลอื่นในตาราง สำหรับคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้อง ให้ดูบทความ การจำกัดการป้อนข้อมูลโดยใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้อง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุข้อความที่จะแสดงขึ้นเมื่อกฎการตรวจสอบไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลได้ หรือที่รู้จักกันว่าข้อความแสดงการตรวจสอบความถูกต้อง

ตั้งค่ากฎการตรวจสอบและข้อความแสดงการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

  1. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มกฎการตรวจสอบ
  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล
  3. ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

ตัวสร้างนิพจน์จะเปิดขึ้น

  1. การใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างกฎการตรวจสอบ สำหรับวิธีใช้ตัวสร้างนิพจน์ ให้ดูบทความ การใช้ตัวสร้างนิพจน์
  2. ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล
  3. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดงเมื่อข้อมูลนำเข้าไม่ถูกต้อง แล้วคลิก ตกลง

ตั้งค่ากฎและข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน

คุณสามารถใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียนเพื่อป้องกันระเบียนซ้ำ หรือเพื่อกำหนดความต้องการให้ระเบียนมีลักษณะบางอย่างเป็นจริง เช่น [Start Date] มากกว่าวันที่ 1 มกราคม 2010 และน้อยกว่า [End Date]

  1. เปิดตารางที่คุณต้องการเพิ่มกฎการตรวจสอบ
  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล
  3. ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก กฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน

ตัวสร้างนิพจน์จะเปิดขึ้น

  1. การใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างกฎการตรวจสอบ สำหรับวิธีใช้ตัวสร้างนิพจน์ ให้ดูบทความ การใช้ตัวสร้างนิพจน์
  2. ในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน
  3. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดงเมื่อข้อมูลนำเข้าไม่ถูกต้อง แล้วคลิก ตกลง

การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางบนเว็บสองตาราง

เมื่อต้องการสร้างความสัมพันธ์ในฐานข้อมูลเว็บ คุณต้องใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อสร้างเขตข้อมูลการค้นหา เขตข้อมูลการค้นหาจะไปที่ตารางซึ่งอยู่ด้าน 'กลุ่ม' ในความสัมพันธ์ และจะชี้ไปที่ตารางที่อยู่ด้าน 'หนึ่ง' ในความสัมพันธ์

สร้างเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. เปิดตารางที่คุณต้องการให้อยู่ด้าน 'กลุ่ม-' ของความสัมพันธ์
  2. คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก คลิกเพื่อเพิ่ม แล้วคลิก การค้นหาและความสัมพันธ์
  3. ทำตามขั้นตอนต่างๆ ในตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อสร้างเขตข้อมูลการค้นหา

การปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. เปิดตารางที่มีเขตข้อมูลการค้นหาที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน
  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม คุณสมบัติ ให้คลิก ปรับเปลี่ยนการค้นหา
    • คลิกขวาที่เขตข้อมูลการค้นหา แล้วคลิก ปรับเปลี่ยนการค้นหา
  3. ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างการค้นหา

การรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลด้วยการใช้แมโครข้อมูล

คุณสามารถทำการปรับปรุงและลบต่อกันเป็นทอดได้โดยใช้แมโครข้อมูล คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บ ตาราง เพื่อสร้างแมโครแบบฝังตัวที่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ วิดีโอต่อไปนี้อธิบายเกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐาน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแมโครข้อมูล โปรดดูบทความ การสร้างแมโครข้อมูล

การสร้างแบบสอบถามบนเว็บ

คุณสามารถใช้แบบสอบถามเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับฟอร์มและรายงานได้ แบบสอบถามทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งช่วยลดปริมาณการใช้เครือข่ายให้เหลือน้อยที่สุด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้ฐานข้อมูลบนเว็บเพื่อติดตามการบริจาคเพื่อการกุศล คุณต้องการจะดูว่ามีใครบริจาคเงินบ้างในขณะที่กำลังมีการจัดงานบริจาค คุณสามารถจะใช้แบบสอบถามเพื่อเลือกข้อมูลและเตรียมข้อมูลเพื่อใช้ในฟอร์มและรายงาน

 หมายเหตุ   กระบวนการนี้จะใช้แม่แบบการบริจาคเพื่อการกุศลเป็นตัวอย่าง คุณสามารถทำตามถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่โดยใช้แม่แบบฐานข้อมูลการบริจาคเพื่อการกุศล

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบสอบถาม ให้คลิก แบบสอบถาม
  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางแต่ละตารางที่คุณต้องการรวมไว้ จากนั้นคลิก ปิด

ในตัวอย่างนี้ ให้คลิกสองครั้งที่ Constituents, Donations, Events และ EventAttendees

  1. สร้างการรวมใดๆ ที่ต้องการด้วยการลากเขตข้อมูลจากวัตถุหนึ่งไปยังอีกวัตถุหนึ่งในหน้าต่างออกแบบแบบสอบถาม

ในตัวอย่างนี้ ให้ลากเขตข้อมูล ID จาก Constituents ไปยังเขตข้อมูล DonorConstituentID ใน Donations จากนั้นลากเขตข้อมูล DonorConstituentID จาก Donations ไปยังเขตข้อมูล ConstituentID ใน EventAttendees

  1. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถลากเขตข้อมูลไปที่ตาราง หรือคุณสามารถคลิกเขตข้อมูลสองครั้งเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเข้าไป

ในตัวอย่างนี้ ให้เพิ่ม Event จากตาราง Events, DonationDate จากตาราง Donations และ Greeting, FirstName และ LastName จากตาราง Constituents

  1. เพิ่มเกณฑ์ต่างๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้

ในตัวอย่างนี้ คุณต้องการจำกัด DonationDate เพื่อให้วันที่บริจาคอยู่ในช่วง StartDate และ EndDate ของงานบริจาค ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ในแถว เกณฑ์ ใต้ DonationDate ให้พิมพ์ >=[StartDate] And <=[EndDate]

การสร้างฟอร์มบนเว็บ

ฟอร์มเป็นวิธีหลักในการป้อนและแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลบนเว็บ และยังมีประโยชน์ในด้านการตรวจทานข้อมูลอีกด้วย ฟอร์มจะทำงานบนเบราว์เซอร์ จึงทำให้มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด เมื่อคุณเปิดฟอร์ม เบราว์เซอร์จะเรียกใช้ข้อมูลที่จำเป็นจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint คุณสามารถกรองและเรียงลำดับข้อมูลในฟอร์มได้โดยไม่ต้องเรียกใช้ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

 เคล็ดลับ   เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด ให้จำกัดจำนวนระเบียนที่ฟอร์มหลักและรายงานหลักของคุณจะเรียกใช้

  1. เลือกตารางหรือแบบสอบถามเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล

 หมายเหตุ   ถ้าคุณต้องการสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ให้ข้ามขั้นตอนนี้

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้เลือกคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งต่อไปนี้
    • Form    สร้างฟอร์มง่ายๆ ที่แสดงครั้งละหนึ่งระเบียน โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

 หมายเหตุ   ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

  • รายการหลายรายการ    สร้างฟอร์มที่แสดงครั้งละหลายระเบียน โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

 หมายเหตุ   ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

  • ฟอร์มเปล่า    สร้างฟอร์มที่ไม่มีข้อมูลใดๆ
  • แผ่นข้อมูล    สร้างฟอร์มที่มีลักษณะหน้าตาและการทำงานเหมือนกับแผ่นข้อมูล โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

 หมายเหตุ   ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

การสร้างรายงานบนเว็บ

รายงานเป็นวิธีหลักในการตรวจทานหรือพิมพ์ข้อมูลจากฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ รายงานจะทำงานในเบราว์เซอร์ จึงทำให้มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด เมื่อคุณเปิดรายงาน เบราว์เซอร์ของคุณจะเรียกใช้ข้อมูลที่จำเป็นจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint คุณสามารถกรองและเรียงลำดับข้อมูลในรายงานได้โดยไม่ต้องเรียกใช้ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

 เคล็ดลับ   เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด ให้จำกัดจำนวนระเบียนที่ฟอร์มหลักและรายงานหลักของคุณจะเรียกข้อมูล

  1. เลือกตารางหรือแบบสอบถามเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล
  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้เลือกคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งต่อไปนี้
    • รายงาน    สร้างรายงานพื้นฐานโดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล
    • รายงานเปล่า    สร้างรายงานที่ไม่มีข้อมูลใดๆ

การสร้างฟอร์มการนำทางและตั้งค่าเป็นฟอร์มเริ่มต้นที่จะแสดงเมื่อเริ่มทำงาน

ผู้ใช้จำเป็นต้องมีวิธีในการไปยังส่วนต่างๆ ในโปรแกรมประยุกต์ของคุณ อย่าลืมว่า บานหน้าต่างนำทางไม่มีให้ใช้งานในฐานข้อมูลบนเว็บ สำหรับผู้ใช้ที่ใช้วัตถุฐานข้อมูลของคุณ คุณต้องจัดเตรียมวิธีการให้พวกเขา คุณสามารถสร้างฟอร์มการนำทางและระบุให้ฟอร์มนี้แสดงขึ้นเมื่อมีผู้ใช้เปิดโปรแกรมประยุกต์ของคุณในเว็บเบราว์เซอร์ นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่ระบุฟอร์มที่จะแสดงขึ้นเมื่อโปรแกรมประยุกต์เริ่มทำงาน จะไม่มีการเปิดฟอร์มขึ้นมา ซึ่งจะทำให้เป็นเรื่องยุ่งยากอย่างมากสำหรับผู้ที่ใช้โปรแกรมประยุกต์ดังกล่าว

 เคล็ดลับ   คุณอาจต้องรอจนถึงขั้นสุดท้ายในการสร้างฟอร์มนำทาง เพื่อที่คุณจะสามารถเพิ่มวัตถุทั้งหมดของคุณลงในฟอร์มได้เมื่อคุณสร้างฟอร์ม

  1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ สร้าง
  2. ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้คลิก การนำทาง แล้วเลือกเค้าโครงการนำทางจากรายการ
  3. เมื่อต้องการเพิ่มรายการ ให้ลากรายการจากบานหน้าต่างนำทางลงในตัวควบคุมการนำทาง

 หมายเหตุ   คุณสามารถเพิ่มได้เฉพาะฟอร์มและรายงานลงในตัวควบคุมการนำทางเท่านั้น

  1. เพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ที่คุณต้องการลงบนฟอร์มการนำทาง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้มีฟังก์ชันการค้นหาระหว่างฟอร์มทั้งหมดด้วยการเพิ่มตัวควบคุมบางตัวลงในฟอร์มการนำทางของคุณ
ตั้งค่าฟอร์มการนำทางเป็นฟอร์มที่แสดงบนเว็บเริ่มต้น
  1. คลิกแท็บ แฟ้ม ภายใต้ วิธีใช้ ให้คลิก ตัวเลือก
  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน
  1. ภายใต้ ตัวเลือกโปรแกรมประยุกต์ ให้คลิก ฟอร์มที่แสดงบนเว็บ แล้วเลือกฟอร์มที่คุณต้องการจากรายการ

 หมายเหตุ    คุณไม่จำเป็นต้องเลือกฟอร์มการนำทางของคุณเป็นฟอร์มที่แสดงบนเว็บ คุณสามารถระบุฟอร์มเว็บใดๆ ก็ได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การประกาศการเปลี่ยนแปลงไปยังโปรแกรมประยุกต์ของคุณและทำข้อมูลให้ตรงกัน

ประกาศฐานข้อมูลบนเว็บ

 หมายเหตุ    คุณสามารถดูวิดีโอของกระบวนการนี้ได้ในส่วน ภาพรวม

  1. บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก บันทึกและประกาศ แล้วคลิก ประกาศไปยัง Access Services
  2. คลิก เรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้
    ปุ่ม เรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้ ในมุมมอง Backstage ของ Access
    ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าฐานข้อมูลของคุณจะเผยแพร่อย่างถูกต้อง ถ้ามีการตรวจพบปัญหาใดๆ คุณควรแก้ไขให้เรียบร้อยก่อนที่จะเผยแพร่

     หมายเหตุ    ถ้าตรวจพบปัญหา Access จะบันทึกปัญหาเหล่านั้นลงในตารางที่ชื่อปัญหาความเข้ากันได้กับเว็บ แต่ละแถวในตารางจะมีการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลการแก้ไขปัญหา

  3. ภายใต้ ประกาศไปยัง Access Services ให้ใส่ข้อมูลต่อไปนี้
  • ในกล่อง URL ของเซิร์ฟเวอร์ ให้พิมพ์ที่อยู่เว็บของเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ที่คุณต้องการประกาศฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น http://Contoso/
  • ในกล่อง ชื่อไซต์ ให้พิมพ์ชื่อฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ ชื่อนี้จะถูกผนวกเข้ากับ URL ของเซิร์ฟเวอร์เพื่อสร้างเป็น URL สำหรับโปรแกรมประยุกต์ของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้า URL ของเซิร์ฟเวอร์เป็น http://Contoso/ และชื่อไซต์คือ CustomerService ดังนั้น URL จะเป็น http://Contoso/CustomerService
  1. คลิก ประกาศไปยัง Access Services

ทำข้อมูลในฐานข้อมูลบนเว็บให้ตรงกัน

หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบหรือออฟไลน์ฐานข้อมูลของคุณแล้ว ในขั้นตอนสุดท้ายคุณจะต้องทำข้อมูลให้ตรงกัน การทำข้อมูลให้ตรงกันจะแก้ความแตกต่างระหว่างแฟ้มฐานข้อมูลในคอมพิวเตอร์ของคุณกับในไซต์ SharePoint

 หมายเหตุ    คุณสามารถดูวิดีโอของกระบวนการนี้ได้ในส่วน ภาพรวม

  1. เปิดฐานข้อมูลบนเว็บใน Access และทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ
  2. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกแท็บ แฟ้ม แล้วคลิก ทำข้อมูลให้ตรงกันทั้งหมด
    ปุ่ม ทำข้อมูลให้ตรงกันทั้งหมด ในมุมมอง Backstage ของ Access

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2010, SharePoint Server 2010