บทนำสู่รายงาน

ปกติเมื่อคุณใช้ฐานข้อมูล คุณจะใช้รายงานเพื่อดู จัดรูปแบบ และสรุปข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะสร้างรายงานชนิดรายการเพื่อแสดงหมายเลขโทรศัพท์ของที่ติดต่อทั้งหมดของคุณ หรือรายงานสรุปเพื่อรวมยอดขายทั้งหมดของบริษัทของคุณในภูมิภาคและระยะเวลาต่างๆ

บทความนี้จะให้ภาพรวมเกี่ยวกับรายงานใน Microsoft Access 2010 และแนะนำคุณลักษณะรายงานใหม่และที่มีการเปลี่ยนแปลง ในบทความนี้ยังอธิบายวิธีสร้างรายงาน วิธีเรียงลำดับ จัดกลุ่ม และสรุปข้อมูล และวิธีแสดงตัวอย่างและพิมพ์รายงานด้วย

คุณจะพบว่าการสร้างรายงานที่สื่อความหมายจะง่ายขึ้นมาก ถ้าฐานข้อมูลของคุณมีโครงสร้างตารางและความสัมพันธ์ที่ออกแบบมาเป็นอย่างดี สำหรับบทนำสู่การวางแผนและออกแบบฐานข้อมูล ให้ดูบทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ในบทความนี้


ภาพรวม

รายงานคือวัตถุฐานข้อมูลที่คุณใช้เพื่อแสดงและสรุปข้อมูล รายงานทำให้สามารถกระจายหรือเก็บ Snapshot ของข้อมูลของคุณ โดยการพิมพ์ออกมา แปลงเป็นแฟ้ม PDF หรือ XPS หรือส่งออกเป็นแฟ้มรูปแบบอื่นๆ

รายงานพนักงานในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

รายงานสามารถให้รายละเอียดเกี่ยวกับระเบียนแต่ละระเบียน ข้อมูลสรุปจากหลายๆ ระเบียน หรือทั้งสองอย่างได้ คุณยังสามารถใช้รายงาน Access เพื่อสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายหรือจุดประสงค์อื่นได้

คุณสามารถสร้างรายงานที่ “ไม่ถูกผูกไว้” ซึ่งจะไม่แสดงข้อมูลได้ แต่ตามวัตถุประสงค์ของบทความนี้ เราจะถือว่ารายงานนี้ถูกผูกไว้กับแหล่งข้อมูลหนึ่ง เช่น ตาราง หรือแบบสอบถาม

รายงานไคลเอ็นต์เทียบกับ รายงานเว็บ

Access 2010 มีคุณลักษณะใหม่ซึ่งทำให้คุณสามารถสร้าง “ฐานข้อมูลเว็บ” ได้ โดยการประกาศฐานข้อมูล Access ลงในเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ซึ่งมี Access Services ทำงานอยู่ เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเว็บ รายงาน Access จะถูกแสดงในเบราว์เซอร์โดยใช้ SQL Server Reporting Services การแปลงนี้ทำให้เกิดข้อจำกัดบางอย่างเกี่ยวกับคุณลักษณะต่างๆ ที่คุณสามารถนำไปใช้ในรายงานที่คุณต้องการแสดงในเบราว์เซอร์ได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณไม่ได้กังวลเกี่ยวกับการแสดงผลรายงานในเบราว์เซอร์ คุณสามารถใช้คุณลักษณะทั้งชุดที่ตัวออกแบบรายงานของ Access จัดให้ได้

ส่วนต่างๆ ของรายงาน

ใน Access การออกแบบรายงานจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ในฐานข้อมูลไคลเอ็นต์ คุณสามารถดูรายงานของคุณในมุมมอง ออกแบบ เพื่อดูส่วนต่างๆ ของรายงานได้ ในมุมมอง เค้าโครง ส่วนต่างๆ อาจมองเห็นไม่ชัดเจน แต่ยังคงมีอยู่ และสามารถเลือกได้โดยใช้รายการแบบหล่นลงในกลุ่ม สิ่งที่เลือก บนแท็บ รูปแบบ เมื่อต้องการสร้างรายงานที่เป็นประโยชน์ คุณจำเป็นต้องเข้าใจการทำงานของแต่ละส่วน ตัวอย่างเช่น ส่วนที่คุณเลือกวางตัวควบคุมที่ใช้คำนวณจะกำหนดวิธีการคำนวณผลลัพธ์ของ Access รายการต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปชนิดของส่วนและการใช้ส่วนเหล่านั้น

  • ส่วนหัวรายงาน   ส่วนนี้จะพิมพ์เพียงครั้งเดียว ที่ตำแหน่งเริ่มต้นของรายงาน ใช้ส่วนหัวรายงานสำหรับข้อมูลที่ปกติจะปรากฏบนหน้าปก เช่น โลโก้ ชื่อเรื่อง หรือวันที่ เมื่อคุณวางตัวควบคุมที่ใช้คำนวณซึ่งใช้ฟังก์ชันการรวม ผลรวม ในส่วนหัวรายงาน ผลรวมที่คำนวณได้จะเป็นของทั้งรายงาน ส่วนหัวรายงานจะพิมพ์อยู่ก่อนส่วนหัวของหน้า
  • ส่วนหัวของหน้า   ส่วนนี้จะพิมพ์อยู่ที่ส่วนบนสุดของทุกหน้า ตัวอย่างเช่น ใช้ส่วนหัวของหน้าเพื่อพิมพ์ซ้ำชื่อเรื่องของรายงานในทุกหน้า
  • ส่วนหัวของกลุ่ม   ส่วนนี้จะพิมพ์อยู่ที่ตำแหน่งเริ่มต้นของกลุ่มระเบียนใหม่แต่ละกลุ่ม ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่จัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ให้ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์นั้น เมื่อคุณวางตัวควบคุมที่ใช้คำนวณซึ่งใช้ฟังก์ชันการรวม ผลรวม ในส่วนหัวของกลุ่ม ผลรวมนั้นจะเป็นของกลุ่มปัจจุบัน คุณสามารถมีส่วนหัวของกลุ่มหลายๆ ส่วนอยู่ในรายงานได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนระดับการจัดกลุ่มที่คุณเพิ่มไว้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างส่วนหัวและส่วนท้ายของกลุ่ม ให้ดูที่ส่วน การเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวม
  • รายละเอียด   ส่วนนี้จะถูกเพิ่มเพียงครั้งเดียวสำหรับทุกแถวในแหล่งระเบียน ส่วนนี้เป็นตำแหน่งที่คุณวางตัวควบคุมซึ่งสร้างเนื้อความหลักของรายงาน
  • ส่วนท้ายของกลุ่ม   ส่วนนี้จะพิมพ์อยู่ที่ด้านท้ายของกลุ่มระเบียนแต่ละกลุ่ม ใช้ส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อพิมพ์ข้อมูลสรุปของกลุ่ม คุณสามารถมีส่วนท้ายของกลุ่มหลายๆ ส่วนอยู่ในรายงานได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนระดับการจัดกลุ่มที่คุณเพิ่มไว้
  • ส่วนท้ายของหน้า   ส่วนนี้จะพิมพ์อยู่ที่ด้านท้ายของทุกหน้า ใช้ส่วนท้ายของหน้าเพื่อพิมพ์เลขหน้าหรือข้อมูลต่อหน้า
  • ส่วนท้ายของรายงาน   ส่วนนี้จะพิมพ์เพียงครั้งเดียว ที่ตำแหน่งท้ายสุดของรายงาน ใช้ส่วนท้ายของรายงานเพื่อพิมพ์ผลรวมของรายงาน หรือข้อมูลสรุปอื่นๆ สำหรับรายงานทั้งหมด

 หมายเหตุ    ในมุมมอง ออกแบบ ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏอยู่ใต้ส่วนท้ายของหน้า อย่างไรก็ตาม ในมุมมองอื่นๆ ทั้งหมด (เช่น มุมมอง เค้าโครง หรือเมื่อรายงานถูกพิมพ์หรือแสดงตัวอย่าง) ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏขึ้นที่ ด้านบน ของส่วนท้ายของหน้าที่ตำแหน่งหลังส่วนท้ายของกลุ่มสุดท้าย หรือบรรทัดรายละเอียดในหน้าสุดท้าย

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

มีอะไรใหม่

การสร้างรายงานใน Access 2010 เป็นขั้นตอนที่คล้ายคลึงกันมากกับการสร้างรายงานใน Access 2007 อย่างไรก็ตาม ใน Access 2010 จะมีบางคุณลักษณะใหม่ที่เกี่ยวข้องกับรายงาน ดังนี้

  • แกลเลอรีรูปที่ใช้ร่วมกัน   ขณะนี้ใน Access 2010 คุณสามารถแนบรูปเข้ากับฐานข้อมูล จากนั้นใช้รูปร่วมกันระหว่างหลายๆ วัตถุได้ การปรับปรุงรูปหนึ่งรูปจะปรับปรุงรูปนั้นในทุกตำแหน่งที่มีการใช้รูปดังกล่าวบนทั้งฐานข้อมูล
  • ชุดรูปแบบของ Office   ขณะนี้ใน Access 2010 คุณสามารถใช้ชุดรูปแบบมาตรฐานของ Microsoft Office เพื่อนำชุดแบบอักษรและสีที่ได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพไปใช้กับฟอร์มและรายงานทั้งหมดของ Access ได้ในครั้งเดียว
  • การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น   Access 2010 ได้รวมเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการเน้นข้อมูลในรายงาน คุณสามารถเพิ่มกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้สูงสุดถึง 50 กฎสำหรับตัวควบคุมแต่ละตัว หรือกลุ่มตัวควบคุมแต่ละกลุ่ม และในรายงานไคลเอ็นต์ คุณสามารถเพิ่มแถบข้อมูลเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลในระเบียนต่างๆ ได้
  • เค้าโครงที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น   ใน Access 2010 วิธีการออกแบบเริ่มต้นสำหรับรายงาน คือการวางตัวควบคุมในเค้าโครง เส้นตารางเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดแนวและขนาดตัวควบคุมได้อย่างง่ายดาย และจำเป็นสำหรับรายงานที่คุณต้องการแสดงในเบราว์เซอร์ แม้ว่าเค้าโครงจะไม่ใช่ของใหม่ใน Access 2010 แต่มีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในวิธีที่คุณจะใช้เค้าโครงเหล่านี้เพื่อเคลื่อนย้าย จัดแนว และปรับขนาดตัวควบคุม สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ บทนำสู่เค้าโครงฟอร์มและรายงาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างรายงานใหม่

ขั้นตอนที่ 1: เลือกแหล่งระเบียน

แหล่งระเบียนของรายงานอาจเป็นตาราง แบบสอบถามที่มีชื่อ หรือแบบสอบถามที่ฝังตัวก็ได้ แหล่งระเบียนต้องมีแถวและคอลัมน์ทั้งหมดของข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในรายงาน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างตารางหรือแบบสอบถาม ให้ดูบทความ บทนำสู่ตาราง หรือ บทนำสู่แบบสอบถาม

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเครื่องมือรายงาน

เครื่องมือรายงานอยู่ในแท็บ สร้าง ของ Ribbon ในกลุ่ม รายงาน ตารางต่อไปนี้อธิบายการทำงานของเครื่องมือแต่ละอย่างอย่างสั้นๆ

รายงานที่เข้ากันได้กับเว็บ

รายงานที่สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือเหล่านี้จะเข้ากันได้กับคุณลักษณะ ประกาศไปยัง Access Services และจะแสดงในเบราว์เซอร์ สังเกตว่าวัตถุที่เข้ากันได้กับเว็บจะแสดงด้วยลูกโลกบนไอคอนของวัตถุ

รูปปุ่ม เครื่องมือ คำอธิบาย
รูปปุ่ม

รายงาน

สร้างรายงานแบบตารางอย่างง่าย ซึ่งมีเขตข้อมูลทั้งหมดในแหล่งระเบียนที่คุณเลือกใน บานหน้าต่างนำทาง
รูปปุ่ม

รายงานเปล่า

เปิดรายงานเปล่าในมุมมอง เค้าโครง และแสดงบานหน้าต่างงาน รายการเขตข้อมูล Access จะสร้างแบบสอบถามแหล่งระเบียน เมื่อคุณลากเขตข้อมูลจาก รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะ ประกาศไปยัง Access Services ให้ดูบทความ การสร้างฐานข้อมูล Access เพื่อใช้ร่วมกันบนเว็บ

รายงานไคลเอ็นต์

รายงานที่สร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือเหล่านี้จะเข้ากันไม่ได้กับคุณลักษณะ ประกาศไปยัง Access Services การเพิ่มรายงานไคลเอ็นต์ลงในฐานข้อมูลเว็บจะไม่เป็นการป้องกันการประกาศฐานข้อมูล แต่รายงานไคลเอ็นต์จะไม่สามารถใช้งานในเบราว์เซอร์ได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้รายงานไคลเอ็นต์ได้เมื่อเปิดฐานข้อมูลใน Access

รูปปุ่ม เครื่องมือ คำอธิบาย
รูปปุ่ม

รายงาน

สร้างรายงานแบบตารางอย่างง่าย ซึ่งมีเขตข้อมูลทั้งหมดในแหล่งระเบียนที่คุณเลือกใน บานหน้าต่างนำทาง
รูปปุ่ม

การออกแบบรายงาน

เปิดรายงานเปล่าในมุมมอง ออกแบบ ซึ่งคุณสามารถเพิ่มได้เพียงเขตข้อมูลและตัวควบคุมที่คุณต้องการเท่านั้น
รูปปุ่ม

รายงานเปล่า

เปิดรายงานเปล่าในมุมมอง เค้าโครง และแสดงบานหน้าต่างงาน รายการเขตข้อมูล เมื่อคุณลากเขตข้อมูลจาก รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน Access จะสร้างแบบสอบถามที่ฝังตัวและเก็บแบบสอบถามนี้ไว้ในคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของรายงาน
รูปปุ่ม

ตัวช่วยสร้างรายงาน

แสดงตัวช่วยสร้างหลายขั้นตอน ซึ่งทำให้คุณสามารถระบุเขตข้อมูล ระดับการจัดกลุ่ม/การเรียงลำดับ และตัวเลือกเค้าโครงได้ ตัวช่วยสร้างจะสร้างรายงานตามที่คุณได้เลือกไว้
รูปปุ่ม

ป้ายชื่อ

แสดงตัวช่วยสร้างที่ช่วยให้คุณสามารถเลือกขนาดของป้ายชื่อมาตรฐานหรือป้ายชื่อกำหนดเอง และเขตข้อมูลที่คุณต้องการแสดง รวมทั้งวิธีเรียงลำดับเขตข้อมูลเหล่านั้น ตัวช่วยสร้างจะสร้างรายงานป้ายชื่อตามที่คุณได้เลือกไว้

ขั้นตอนที่ 3: สร้างรายงาน

  1. คลิกปุ่มของเครื่องมือที่คุณต้องการใช้ ถ้าตัวช่วยสร้างปรากฏขึ้น ให้ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง และคลิก เสร็จสิ้น ในหน้าสุดท้าย

    Access จะแสดงรายงานนั้นในมุมมอง เค้าโครง
  2. จัดรูปแบบรายงานให้เป็นในแบบที่คุณต้องการ
  • ปรับขนาดเขตข้อมูลและป้ายชื่อโดยการเลือกเขตข้อมูลและป้ายชื่อเหล่านั้น แล้วลากที่ขอบจนกว่าจะได้ขนาดที่คุณต้องการ
  • ย้ายเขตข้อมูลโดยการเลือกเขตข้อมูลนั้น (และป้ายชื่อของเขตข้อมูล ถ้ามี) แล้วลากไปยังตำแหน่งใหม่
  • คลิกขวาที่เขตข้อมูลและใช้คำสั่งบนเมนูทางลัดเพื่อรวมหรือแยกเซลล์ ลบหรือเลือกเขตข้อมูล และทำการจัดรูปแบบอื่นๆ

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้คุณลักษณะที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้ เพื่อปรับแต่งให้รายงานของคุณดูน่าสนใจและอ่านง่ายยิ่งขึ้นได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวม

วิธีที่เร็วที่สุดในการเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวมลงในรายงาน คือคลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่ม เรียงลำดับ หรือเพิ่มผลรวม แล้วคลิกคำสั่งที่ต้องการบนเมนูทางลัด

คุณยังสามารถเพิ่มการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ หรือผลรวมได้ โดยการใช้บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม ในขณะที่เปิดรายงานอยู่ในมุมมอง เค้าโครง หรือมุมมอง ออกแบบ

  1. ถ้ายังไม่ได้เปิดบานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวมทั้งหมด ให้คลิก การจัดกลุ่มและการเรียงลำดับ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม
  2. คลิกที่ เพิ่มกลุ่ม หรือ เพิ่มการเรียงลำดับ แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดกลุ่มหรือเรียงลำดับ
  3. คลิก เพิ่มเติม บนรายการจัดกลุ่มหรือเรียงลำดับ เพื่อตั้งค่าตัวเลือกเพิ่มเติม และเพิ่มผลรวม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเน้นค่าโดยการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Access 2010 ได้รวมเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการเน้นข้อมูลในรายงาน คุณสามารถเพิ่มกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้สูงสุดถึง 50 กฎสำหรับตัวควบคุมแต่ละตัว หรือกลุ่มตัวควบคุมแต่ละกลุ่ม และในรายงานไคลเอ็นต์ คุณสามารถเพิ่มแถบข้อมูลเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลในระเบียนต่างๆ ได้

เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  1. เปิดรายงานในมุมมอง เค้าโครง โดยคลิกขวาที่รายงานนั้นใน บานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
  2. เลือกตัวควบคุมทั้งหมดที่คุณต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมหลายตัว ให้กดแป้น SHIFT หรือ CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกตัวควบคุมที่คุณต้องการ
  3. บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม การจัดรูปแบบตัวควบคุม ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

    Access จะเปิดกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
  4. ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก สร้างกฎ
  5. ในกล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ ให้เลือกค่าใน เลือกชนิดของกฎ
  • เมื่อต้องการสร้างกฎที่ใช้ประเมินแยกกันสำหรับแต่ละระเบียน ให้เลือก เลือกค่าในระเบียนปัจจุบันหรือใช้นิพจน์
  • เมื่อต้องการสร้างกฎที่ใช้เปรียบเทียบระหว่างระเบียนต่างๆ โดยใช้แถบข้อมูล ให้คลิก เปรียบเทียบกับระเบียนอื่น

 หมายเหตุ    ตัวเลือก เปรียบเทียบกับระเบียนอื่น ไม่มีในฐานข้อมูลเว็บ


  1. ใน แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้ระบุกฎที่กำหนดว่าควรนำการจัดรูปแบบไปใช้เมื่อใด รวมทั้งกำหนดการจัดรูปแบบที่คุณต้องการ เมื่อเป็นไปตามเกณฑ์ของกฎ
  2. คลิก ตกลง เพื่อกลับไปที่กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
  3. เมื่อต้องการสร้างกฎเพิ่มเติมสำหรับตัวควบคุมหรือชุดของตัวควบคุมนี้ ให้ทำตั้งแต่ขั้นตอนที่ 4 ซ้ำใหม่ หรือคลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การสร้างผลงานอย่างมืออาชีพด้วยชุดรูปแบบ

ขณะนี้ คุณสามารถนำชุดรูปแบบของ Office 2010 ไปใช้กับฐานข้อมูล Access ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสาร Office ทั้งหมดของคุณให้มีลักษณะที่สอดคล้องกันได้

 สิ่งสำคัญ    ถ้าคุณเลือกชุดรูปแบบ แบบอักษร หรือสีของ Office ระบบจะนำรายการที่คุณเลือกไว้นั้นไปใช้กับฟอร์มและรายงานทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ (ไม่ใช่เพียงแค่ฟอร์มหรือรายงานที่คุณกำลังทำงานอยู่เท่านั้น)

  1. เปิดรายงานในมุมมอง เค้าโครง โดยคลิกขวาที่รายงานนั้นใน บานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชุดรูปแบบ ให้เลือกชุดรูปแบบ สี หรือแบบอักษรที่คุณต้องการ


  • ใช้แกลเลอรี ชุดรูปแบบ เพื่อตั้งค่าสีและแบบอักษรให้กับแบบแผนที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าไปพร้อมๆ กัน
  • ใช้แกลเลอรี สี หรือ แบบอักษร เพื่อตั้งค่าสีหรือแบบอักษรแยกกัน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเพิ่มรูป   

แต่เดิม ใน Access รูปจะถูกผูกติดกับตัวควบคุมรูปแต่ละตัวในฟอร์มหรือรายงาน เมื่อต้องการเปลี่ยนรูปที่ใช้บ่อยๆ ซึ่งมีการใช้ในฟอร์มและรายงานต่างๆ คุณจะต้องแก้ไขที่ตัวควบคุมรูปแต่ละตัวด้วยตนเอง แต่ขณะนี้ใน Access 2010 คุณสามารถแนบรูปเข้ากับฐานข้อมูลในครั้งเดียว แล้วใช้รูปนั้นในวัตถุต่างๆ ได้ การปรับปรุงรูปหนึ่งรูปจะปรับปรุงรูปนั้นในทุกตำแหน่งที่มีการใช้รูปดังกล่าวบนทั้งฐานข้อมูล สิ่งนี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งต่อสิ่งเหล่านี้ เช่น โลโก้บริษัท หรือรูปพื้นหลัง ซึ่งมีการใช้ในฐานข้อมูลทั้งหมด

การเพิ่มรูป

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเพิ่มรูป แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
  2. คลิกที่รายงานในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มรูปนั้น
  3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก แทรกรูป
  4. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • ใช้รูปที่มีอยู่แล้ว   ถ้ารูปที่คุณต้องการนั้นมีอยู่แล้วในแกลเลอรี ให้คลิกที่รูปเพื่อเพิ่มรูปนั้นลงในรายงาน
  • อัปโหลดรูปใหม่   ที่ด้านล่างของแกลเลอรี ให้คลิก เรียกดู ในกล่องโต้ตอบ แทรกรูปภาพ ให้นำทางไปยังรูปที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก เปิด

Access จะเพิ่มรูปที่เลือกลงในรายงาน

การเพิ่มรูปพื้นหลัง

 หมายเหตุ   รูปพื้นหลังไม่สามารถเพิ่มลงในรายงานที่เข้ากันได้กับเว็บ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเพิ่มรูปพื้นหลัง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง
  2. บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม พื้นหลัง ให้คลิก รูปพื้นหลัง
  3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • ใช้รูปที่มีอยู่แล้ว   ถ้ารูปที่คุณต้องการนั้นมีอยู่แล้วในแกลเลอรี ให้คลิกที่รูปเพื่อเพิ่มรูปนั้นลงในรายงาน
  • อัปโหลดรูปใหม่   ที่ด้านล่างของแกลเลอรี ให้คลิก เรียกดู ในกล่องโต้ตอบ แทรกรูปภาพ ให้นำทางไปยังรูปที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก เปิด

Access จะเพิ่มรูปที่เลือกลงในรายงาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การแสดงตัวอย่างและพิมพ์รายงาน

การแสดงตัวอย่างรายงาน

  1. เปิดรายงานที่คุณต้องการแสดงตัวอย่าง หรือเพียงแค่เลือกรายงานนั้นในบานหน้าต่างนำทาง
  2. บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก พิมพ์ แล้วคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

    Access จะเปิดรายงานนั้นใน แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถใช้คำสั่งบนแท็บ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อทำดังต่อไปนี้
  • พิมพ์รายงาน
  • ปรับขนาดหรือเค้าโครงของหน้า
  • ย่อหรือขยาย หรือดูหลายๆ หน้าพร้อมกันในคราวเดียว
  • ฟื้นฟูข้อมูลในรายงาน
  • ส่งออกรายงานเป็นแฟ้มรูปแบบอื่น
  1. เมื่อต้องการกลับไปที่พื้นที่ทำงานบนฐานข้อมูล ให้คลิก ปิดการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ บนแท็บ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม ปิดการแสดงตัวอย่าง

การพิมพ์รายงาน

นอกเหนือจากการพิมพ์จาก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ แล้ว คุณยังสามารถพิมพ์รายงานโดยไม่แสดงตัวอย่างก่อนได้

  1. เปิดรายงานที่คุณต้องการแสดงตัวอย่าง หรือเพียงแค่เลือกรายงานนั้นในบานหน้าต่างนำทาง
  2. บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก พิมพ์
  • เมื่อต้องการส่งรายงานไปยังเครื่องพิมพ์เริ่มต้นโดยตรง โดยไม่ตั้งค่าตัวเลือกเครื่องพิมพ์ ให้คลิก พิมพ์ด่วน
  • เมื่อต้องการเปิดกล่องโต้ตอบเพื่อเลือกเครื่องพิมพ์ ระบุจำนวนสำเนา และอื่นๆ ให้คลิกที่ พิมพ์

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ทดลองใช้ Office 2010 วันนี้!

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2010