มีอะไรใหม่ใน Microsoft Access

ใน Microsoft Access 2010 คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลบนเว็บและประกาศฐานข้อมูลนั้นในไซต์ SharePoint ได้

“เริ่มทำงานร่วมกันได้ในทันที”

ผู้เยี่ยมชมของ SharePoint สามารถใช้โปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลของคุณในเว็บเบราว์เซอร์ได้ โดยใช้การให้สิทธิ์ของ SharePoint ในการกำหนดสิทธิ์การดูข้อมูลต่างๆ ของแต่ละบุคคล และคุณสามารถเริ่มต้นใช้งานด้วยแม่แบบ ซึ่งทำให้เริ่มการทำงานร่วมกันได้ในทันที นอกจากนี้ ยังมีสิ่งที่เพิ่มเติมอื่นๆ ที่รองรับความสามารถใหม่ในการเผยแพร่เว็บนี้ที่ยังคงให้ประโยชน์จากฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปแบบเดิมอีกด้วย

ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Access 2010 ก็เปลี่ยนไปเช่นกัน ถ้าคุณไม่คุ้นกับ Office Access 2007 Ribbon และบานหน้าต่างนำทางอาจเป็นสิ่งใหม่สำหรับคุณ โดย Ribbon จะนำมาใช้แทนเมนูและแถบเครื่องมือในรุ่นก่อน ส่วนบานหน้าต่างนำทางจะใช้แทนหน้าที่การใช้งานของหน้าต่างฐานข้อมูลพร้อมกับมีคุณลักษณะเพิ่มเติมด้วย นอกจากนี้ คุณลักษณะใหม่อีกอย่างหนึ่งใน Access 2010 ก็คือ มุมมอง Backstage ที่จะให้สิทธิ์คุณในการเข้าถึงคำสั่งทั้งหมดที่สามารถนำไปใช้กับทั้งฐานข้อมูลได้ เช่น กระชับและซ่อมแซม หรือคำสั่งที่มาจากเมนู แฟ้ม เป็นต้น

บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับคุณลักษณะที่นำมาใช้ใน Office Access 2007 และ Access 2010 ถ้าคุณต้องการข้อมูลแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับ Access โปรดดูในบทความ เริ่มต้นใช้งาน Access 2010

ในบทความนี้


ภาพรวม

ถ้าคุณสามารถเข้าถึงไซต์ SharePoint ที่มีการกำหนดค่า Access Services ไว้ คุณจะสามารถสร้างฐานข้อมูลบนเว็บโดยใช้ Access 2010 ได้ และบุคคลอื่นสามารถใช้ฐานข้อมูลของคุณในหน้าต่างเว็บเบราว์เซอร์ได้ แต่คุณต้องใช้ Access 2010 ในการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ ถึงแม้ว่าคุณลักษณะบางประการของฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปจะไม่ได้แปลเป็นเว็บ แต่คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่นเดียวกันนี้ได้โดยใช้คุณลักษณะใหม่ เช่น เขตข้อมูลจากการคำนวณ และแมโครข้อมูล เป็นต้น

การใช้ฐานข้อมูลร่วมกันบนเว็บ

  • การใช้แม่แบบ    แม่แบบที่จัดมาให้พร้อมกับ Access 2010 จะมีอยู่ห้าชุดด้วยกัน ซึ่งได้แก่ ที่ติดต่อ สินทรัพย์ โครงการ เหตุการณ์ และการให้ความช่วยเหลือทางการกุศล โดยคุณสามารถปรับเปลี่ยนแม่แบบเหล่านี้ได้ทั้งก่อนหรือหลังจากที่คุณประกาศแล้ว
  • การเริ่มต้นใหม่หมด    เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าขึ้นใหม่ คุณสามารถเลือกได้ระหว่างฐานข้อมูลทั่วไปและฐานข้อมูลบนเว็บ ซึ่งตัวเลือกนี้มีผลต่อคุณลักษณะการออกแบบและคำสั่งที่คุณจะมองเห็น ดังนั้น คุณจึงแน่ใจได้ว่าโปรแกรมประยุกต์ของคุณจะสามารถใช้งานร่วมกับเว็บได้
  • การแปลงฐานข้อมูลที่มีอยู่ให้เป็นฐานข้อมูลบนเว็บ    คุณสามารถประกาศโปรแกรมประยุกต์ที่มีอยู่ไปยังเว็บได้ อย่างไรก็ตาม ีคุณลักษณะบางอย่างของฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปจะไม่ได้รับการสนับสนุนบนเว็บ ดังนั้น คุณอาจต้องปรับคุณลักษณะบางอย่างของโปรแกรมประยุกต์ของคุณ

 หมายเหตุ   คุณสามารถเรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้กับเว็บใหม่ เพื่อช่วยคุณในการระบุและแก้ไขปัญหาความเข้ากันได้

  • อินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต    คุณสามารถประกาศไปยังเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ของคุณเอง หรือจะใช้โซลูชัน SharePoint ที่ให้บริการก็ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลบนเว็บ โปรดดูบทความ การสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ร่วมกันบนเว็บ

ตัวสร้างแมโครใหม่

Access 2010 มีตัวสร้างแมโครใหม่ที่มีคุณลักษณะ IntelliSense และส่วนติดต่อที่เข้าใจง่าย

ตัวสร้างแมโคร

บรรยายภาพ 1 เลือกแอคชันจากรายการ...
บรรยายภาพ 2 ...หรือคลิกสองครั้งที่แอคชันในแค็ตตาล็อกแอคชันเพื่อเพิ่มลงในแมโครของคุณ
บรรยายภาพ 3 แท็บ การออกแบบ จะปรากฏขึ้นในระหว่างที่คุณใช้งานแมโคร

เมื่อคุณเพิ่มแอคชัน ตัวเลือกเพิ่มเติมจะปรากฎขึ้นในตัวสร้างแมโคร ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเพิ่มแอคชัน "If" คุณจะเห็นสิ่งดังต่อไปนี้

แมโครที่มีแอคชัน If

นอกเหนือจากการใช้งานแมโครในแบบเดิมแล้ว คุณยังสามารถใช้ตัวสร้างแมโครใหม่เพื่อสร้างแมโครข้อมูลได้อีกด้วย ซึ่งคุณลักษณะนี้เป็นคุณลักษณะใหม่

แมโครข้อมูล: เปลี่ยนแปลงข้อมูลตามเหตุการณ์

แมโครข้อมูลจะช่วยสนับสนุนการรวมในฐานข้อมูลบนเว็บ และยังมีวิธีการนำ "ทริกเกอร์" ไปใช้ในฐานข้อมูล Access 2010 อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเขตข้อมูล เปอร์เซ็นต์เสร็จสมบูรณ์ และเขตข้อมูล สถานะ คุณจะสามารถใช้แมโครข้อมูลในการตั้งค่าเปอร์เซ็นต์เสร็จสมบูรณ์เป็น 100เมื่อคุณตั้งค่าสถานะเป็น เสร็จสมบูรณ์ และเป็น 0 เมื่อคุณตั้งค่าสถานะเป็น ยังไม่เริ่มต้น ได้

ตัวสร้างนิพจน์เพิ่มเติม

ในขณะนี้ ตัวสร้างนิพจน์จะมีคุณลักษณะ IntelliSense ซึ่งทำให้คุณมองเห็นตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกใช้ได้ในขณะที่คุณกำลังพิมพ์ นอกจากนี้ ยังมีการแสดงวิธีใช้สำหรับค่าของนิพจน์ที่เลือกในขณะนั้นในหน้าต่าง ตัวสร้างนิพจน์ อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกฟังก์ชัน ตัดแต่ง ตัวสร้างนิพจน์จะแสดงค่าดังต่อไปนี้

Trim(string) ส่งกลับ Variant ชนิด String ที่มีสำเนาของสตริงที่ระบุโดยไม่มีช่องว่างนำหน้าหรือต่อท้าย

เขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่แสดงผลลัพธ์ของการคำนวณได้ โดยการคำนวณนั้นจะต้องอ้างอิงเขตข้อมูลอื่นในตารางเดียวกัน คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์ในการสร้างการคำนวณได้

กฎการตรวจสอบตาราง

 หมายเหตุ   คุณลักษณะนี้มีตั้งแต่ใน Access 2007

คุณสามารถสร้างกฎที่ป้องกันไม่ให้มีการป้อนข้อมูลในกรณีที่ระเบียนที่เปลี่ยนแปลงจะตรวจสอบความถูกต้องของกฎที่ระบุไว้ได้ สิ่งที่แตกต่างจากกฎการตรวจสอบเขตข้อมูลก็คือ กฎการตรวจสอบตารางจะสามารถตรวจสอบความถูกต้องของค่าในเขตข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งเขตข้อมูล คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์ในการสร้างกฎการตรวจสอบนี้ได้

แม่แบบฐานข้อมูลสำหรับการสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่สมบูรณ์

Access 2010 มีชุดของแม่แบบฐานข้อมูลที่ได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพสำหรับการติดตามที่ติดต่อ งาน เหตุการณ์ นักเรียน ทรัพย์สิน หรือข้อมูลชนิดอื่นๆ ได้ คุณสามารถใช้แม่แบบเหล่านี้ได้ทันที หรือพัฒนาและปรับปรุงแม่แบบเพื่อให้ติดตามข้อมูลในลักษณะที่คุณต้องการได้

แม่แบบที่มีอยู่ในมุมมอง Backstage

แม่แบบแต่ละชุดเป็นโปรแกรมประยุกต์สำหรับการติดตามที่สมบูรณ์ซึ่งมีตาราง ฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม แมโคร และความสัมพันธ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เนื่องจากแม่แบบเหล่านี้ได้รับการออกแบบให้สามารถใช้งานได้ทันที ดังนั้นคุณจึงสามารถเริ่มต้นและเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ถ้าการออกแบบของแม่แบบนั้นตรงกับความต้องการของคุณ คุณก็พร้อมทำงานได้ทันที แต่ถ้ายังไม่ตรงเสียทีเดียว คุณก็สามารถใช้แม่แบบนั้นเป็นตัวตั้งต้นเพื่อสร้างฐานข้อมูลที่ตรงกับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของคุณได้เช่นกัน

ฐานข้อมูลสินทรัพย์บนเว็บ

นอกเหนือไปจากแม่แบบที่มีอยู่ใน Access 2010 แล้ว คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับ Office.com และดาวน์โหลดแม่แบบเพิ่มเติมได้อีกด้วย

ส่วนต่างๆ ของโปรแกรมประยุกต์สำหรับเพิ่มหน้าที่การใช้งานในฐานข้อมูลที่มีอยู่

คุณสามารถเพิ่มหน้าที่การใช้งานลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดายโดยการใช้ส่วนของโปรแกรมประยุกต์ สิ่งใหม่ใน Access 2010 ส่วนของโปรแกรมประยุกต์คือแม่แบบที่ประกอบด้วยส่วนของฐานข้อมูล เช่น ตารางที่ได้รับการจัดรูปแบบไว้ล่วงหน้า หรือตารางที่มีฟอร์มและรายงานที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น เพิ่มส่วนของโปรแกรมประยุกต์ งาน ลงในฐานข้อมูล และคุณจะได้รับตารางงาน ฟอร์มงาน และตัวเลือกในการกำหนดความสัมพันธ์ตารางงานกับตารางอื่นในฐานข้อมูลของคุณ

ส่วนของโปรแกรมประยุกต์บนแท็บสร้าง

มุมมองแผ่นข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง

คุณสามารถสร้างตารางและเริ่มต้นใช้งานได้โดยไม่จำเป็นต้องกำหนดเขตข้อมูลไว้ล่วงหน้า เพียงแค่คลิกที่ ตาราง บนแท็บ สร้าง และเริ่มป้อนข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลใหม่ที่ปรากฏขึ้น Access 2010 จะกำหนดชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ คุณจึงสามารถเริ่มต้นและเรียกใช้งานได้ในทันที คอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม จะแสดงตำแหน่งที่คุณจะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงไปเท่านั้น และถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงชนิดข้อมูล หรือเปลี่ยนรูปแบบการแสดงของเขตข้อมูลใหม่หรือเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว คุณสามารถใช้คำสั่งบน Ribbon ในแท็บ เขตข้อมูล นอกจากนี้ คุณยังสามารถวางข้อมูลจากตาราง Microsoft Excel ลงในแผ่นข้อมูลใหม่ได้อีกด้วย โดย Access 2010 จะสร้างเขตข้อมูลทั้งหมดและจดจำชนิดข้อมูลเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ

คลิกเพื่อเพิ่มในมุมมองแผ่นข้อมูล

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ซึ่งมีใน Access 2007 จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางอื่นๆ คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากตารางในแหล่งระเบียน ตารางที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่ตารางที่ไม่เกี่ยวข้องในฐานข้อมูลได้ ถ้าจำเป็นต้องมีความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่างๆ ระบบจะสร้างขึ้นให้โดยอัตโนมัติ หรือแสดงพร้อมท์เพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการทำงาน

บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

มุมมองเค้าโครงจะช่วยให้สามารถออกแบบฟอร์มและรายงานได้เร็วขึ้น

ใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่คุณดูข้อมูลในฟอร์มหรือรายงาน

มุมมองเค้าโครงมีคุณลักษณะเพิ่มเติมจาก Access 2007 หลายคุณลักษณะ ซึ่งคุณจำเป็นต้องใช้คุณลักษณะเหล่านี้เมื่อทำการออกแบบฟอร์มหรือรายงานสำหรับเว็บ

ฟอร์มในมุมมองเค้าโครงที่แสดงข้อมูลแบบ Live

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางออกแบบได้โดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล หรือคุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติได้ด้วยการใช้แผ่นคุณสมบัติ

การใช้เค้าโครงตัวควบคุมเพื่อจัดระเบียบข้อมูล

เค้าโครง ซึ่งเริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007 เป็นกลุ่มของตัวควบคุมที่คุณสามารถเคลื่อนย้ายและปรับขนาดเหมือนกับเป็นหน่วยเดียวกัน ใน Access 2010 เค้าโครงได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถในการวางตำแหน่งตัวควบคุมบนฟอร์มและรายงานที่หลากหลายยิ่งขึ้น โดยคุณสามารถแยกหรือผสานเซลล์ตามแนวนอนหรือแนวตั้งได้ ซึ่งช่วยให้คุณจัดเรียงเขตข้อมูล คอลัมน์ หรือแถวใหม่ได้อย่างง่ายดาย

คุณต้องใช้มุมมอง เค้าโครง เมื่อออกแบบฐานข้อมูลบนเว็บ แต่คุณก็สามารถใช้มุมมอง ออกแบบ สำหรับงานออกแบบฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปได้เหมือนเช่นเดิม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่

ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ ซึ่งได้เริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007 และได้รับการพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นใน Access 2010 ได้ออกแบบมาเพื่อให้คุณสามารถค้นหาคำสั่งและคุณลักษณะที่ก่อนหน้านี้จะแฝงอยู่ในเมนูและแถบเครื่องมือที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น

Ribbon

Ribbon เป็นคอลเลกชันของแท็บที่ประกอบด้วยกลุ่มคำสั่งต่างๆ ที่ได้รับการจัดไว้ตามคุณลักษณะและหน้าที่การใช้งาน Ribbon จะนำมาใช้แทนที่เลเยอร์ของเมนูและแถบเครื่องมือต่างๆ ใน Access รุ่นก่อนหน้านี้

รูป Ribbon ของ Access

คุณลักษณะหลักต่างๆ ของ Ribbon มีดังต่อไปนี้

  • แท็บคำสั่งเป็นแท็บซึ่งแสดงคำสั่งต่างๆ ที่ใช้งานร่วมกันทั่วไป เพื่อให้คุณสามารถค้นหาคำสั่งที่คุณต้องการเมื่อคุณจำเป็นต้องใช้งานได้
  • แท็บคำสั่งตามบริบท เป็นแท็บคำสั่งที่จะปรากฏขึ้นตามบริบทของคุณ นั่นก็คือวัตถุที่คุณกำลังทำงานอยู่ด้วยหรืองานที่คุณกำลังดำเนินการอยู่นั่นเอง แท็บคำสั่งตามบริบทจะมีคำสั่งที่เหมาะสำหรับนำไปใช้กับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่มากที่สุด
  • แกลเลอรีเป็นตัวควบคุมใหม่ที่แสดงตัวอย่างของลักษณะหรือตัวเลือก ซึ่งคุณจะสามารถดูผลลัพธ์ก่อนจะยอมรับตัวเลือกได้

มุมมอง Backstage

มุมมอง Backstage เป็นคุณลักษณะใหม่ใน Access 2010 โดยประกอบด้วยคำสั่งต่างๆ ที่คุณนำไปใช้กับฐานข้อมูลทั้งฐานข้อมูล เช่น กระชับและซ่อมแซม หรือเปิดฐานข้อมูลใหม่ คำสั่งเหล่านี้จะจัดเรียงอยู่บนแท็บทางด้านซ้ายของหน้าจอ และแต่ละแท็บจะมีกลุ่มของคำสั่งหรือการเชื่อมโยงที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิกที่ สร้าง คุณจะเห็นชุดของปุ่มที่ใช้ในการสร้างฐานข้อมูลใหม่หมด หรือโดยการเลือกจากไลบรารีของแม่แบบฐานข้อมูลที่ออกแบบไว้แล้ว

คำสั่งต่างๆ ที่คุณเห็นในมุมมอง Backstage จะมีอยู่ในเมนู แฟ้ม ใน Access รุ่นก่อนหน้านี้ร่วมอยู่กับฐานข้อมูลที่คุณเปิดล่าสุดและการเชื่อมโยง (ถ้าคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต) ไปยังบทความของ office.com

มุมมอง Backstage ของ Access

บานหน้าต่างนำทาง

บานหน้าต่างนำทาง ซึ่งเริ่มนำมาใช้ใน Access 2007 จะแสดงวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ในขณะนั้นและช่วยให้เข้าถึงวัตถุเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถใช้บานหน้าต่างนำทางในการจัดวัตถุตามชนิดของวัตถุ วันที่สร้าง วันที่ปรับเปลี่ยน ตารางที่เกี่ยวข้อง (ยึดตามความสัมพันธ์ของวัตถุ) หรือจัดลงในกลุ่มแบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้น และถ้าคุณต้องการเนื้อที่เพิ่มเติมสำหรับงานออกแบบฟอร์มของคุณ คุณก็สามารถยุบบานหน้าต่างนำทางเพื่อให้กินเนื้อที่น้อยลงแต่ยังคงใช้งานได้อยู่ได้อย่างง่ายดาย บานหน้าต่างนำทางจะใช้แทนหน้าต่างฐานข้อมูลใน Access รุ่นก่อนหน้า Access 2007

วัตถุในบานหน้าต่างนำทาง

วัตถุแบบแท็บ

ตามค่าเริ่มต้นแล้ว ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน และแมโครของคุณจะแสดงในลักษณะของวัตถุแบบแท็บในหน้าต่าง Access

 หมายเหตุ   คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ในฐานข้อมูลแต่ละชุด และใช้หน้าต่างของวัตถุแทนแท็บได้

วัตถุแบบแท็บใน Access 2007

ด้วยการคลิกที่แท็บวัตถุ คุณก็สามารถจะสลับไปมาระหว่างวัตถุต่างๆ ที่หลากหลายได้อย่างง่ายดาย

หน้าต่างวิธีใช้

Access 2010 ช่วยให้เข้าถึงเนื้อหาของทั้งวิธีใช้ Access และการอ้างอิงถึงนักพัฒนาจากหน้าต่างวิธีใช้เดียวกันได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเปลี่ยนแปลงขอบเขตการค้นหาให้จำกัดอยู่เฉพาะเนื้อหาของการอ้างอิงถึงนักพัฒนาเพียงอย่างเดียวได้ ตัวอย่างเช่น เนื้อหาทั้งหมดของวิธีใช้ Access และการอ้างอิงถึงนักพัฒนาจะพร้อมใช้งานในแบบออนไลน์ที่ Office.com หรือที่ MSDN อยู่ตลอดเวลาโดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าที่คุณกำหนดไว้ในหน้าต่างวิธีใช้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เครื่องมือการสร้างวัตถุที่ทรงประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

Access 2010 มีสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างวัตถุฐานข้อมูล

สร้างแท็บ

คุณสามารถใช้แท็บ สร้าง เพื่อสร้างฟอร์ม รายงาน ตาราง แบบสอบถาม และวัตถุฐานข้อมูลใหม่อื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว ถ้าคุณเลือกตารางหรือแบบสอบถามในบานหน้าต่างนำทาง คุณสามารถสร้างฟอร์มหรือรายงานใหม่โดยยึดตามวัตถุนั้นได้ในคลิกเดียวด้วยการใช้คำสั่ง ฟอร์ม หรือ รายงาน

ฟอร์มและรายงานใหม่ที่สร้างขึ้นโดยกระบวนการทำงานเพียงคลิกเดียวนี้ใช้การออกแบบที่ปรับปรุงใหม่ที่ทำให้ฟอร์มและรายงานมีความน่าสนใจมากขึ้นและใช้งานได้ในทันที ฟอร์มและรายงานที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัตินี้ได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพพร้อมกับมีส่วนหัวซึ่งประกอบด้วยโลโก้และชื่อ นอกจากนี้ รายงานที่สร้างอัตโนมัติยังมีข้อมูลวันที่และเวลา รวมถึงส่วนท้ายและผลรวมอีกด้วย

มุมมองรายงานและมุมมองเค้าโครง

มุมมองเหล่านี้ได้เริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007 และได้รับการพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นใน Access 2010 ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถทำงานกับฟอร์มและรายงานในแบบโต้ตอบได้ การใช้มุมมองรายงานจะทำให้คุณสามารถเรียกดูการแสดงรายงานที่ถูกต้องได้โดยไม่ต้องพิมพ์หรือแสดงผลใน แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ และถ้าคุณต้องการให้ความสนใจกับระเบียนบางระเบียน คุณสามารถใช้คุณลักษณะตัวกรอง หรือใช้การดำเนินการ ค้นหา เพื่อค้นหาข้อความที่ตรงกันได้ นอกจากนี้คุณสามารถใช้คำสั่ง คัดลอก เพื่อคัดลอกข้อความลงในคลิปบอร์ด หรือคลิกที่การเชื่อมโยงหลายมิติที่ใช้งานอยู่ซึ่งปรากฏอยู่ในรายงานของคุณเพื่อติดตามการเชื่อมโยงในเบราว์เซอร์ได้

มุมมองเค้าโครงทำให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่เรียกดูข้อมูลได้ คุณสามารถใช้มุมมองเค้าโครงในการเปลี่ยนแปลงการออกแบบทั่วไปต่างๆ ในขณะที่ดูข้อมูลในฟอร์มหรือรายงานได้ ตัวอย่างเช่น เพิ่มเขตข้อมูลโดยการลากชื่อเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บานใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติโดยใช้แผ่นคุณสมบัติ เป็นต้น

ปัจจุบันมุมมองเค้าโครงมีเค้าโครงการออกแบบที่ปรับปรุงขึ้นใหม่ ซึ่งเป็นกลุ่มของตัวควบคุมที่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้เหมือนเป็นหน่วยเดียวกัน เพื่อที่คุณจะสามารถจัดเรียงเขตข้อมูล คอลัมน์ แถว หรือทั้งเค้าโครงใหม่ได้โดยง่าย นอกจากนี้ คุณยังสามารถเอาเขตข้อมูลออกหรือเพิ่มการจัดรูปแบบในมุมมองเค้าโครงได้อย่างง่ายดายอีกด้วย

รายงานในมุมมองเค้าโครง

การสร้างกลุ่มและการเรียงลำดับที่เข้าใจง่ายในรายงาน

Office Access 2007 ได้เริ่มนำวิธีในการจัดกลุ่มและเรียงลำดับรายงานและเพิ่มผลรวมที่ดียิ่งขึ้นและเข้าถึงได้ดีขึ้นมาใช้ ส่วนติดต่อนี้สามารถนำทางและเข้าใจได้ง่าย และเมื่อใช้กับมุมมองเค้าโครงใหม่ คุณจะเห็นผลของความเปลี่ยนแปลงนี้ได้ในทันที

บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

ถ้าคุณต้องการดูยอดขายรวมแยกตามภูมิภาคในรายงาน คุณสามารถใช้มุมมองเค้าโครงและบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม เพื่อเพิ่มระดับกลุ่มและร้องขอผลรวมได้ ซึ่งคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวในทันทีในรายงานของคุณ แถวผลรวมช่วยให้สามารถเพิ่มผลรวม ค่าเฉลี่ย จำนวน ค่าสูงสุด หรือค่าต่ำสุดลงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของรายงานได้อย่างง่ายดาย คุณไม่จำเป็นต้องสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณด้วยตนเองเพื่อหาผลรวมอย่างง่ายอีกต่อไป สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่ชี้และคลิกเท่านั้น

การสร้างผลรวมในรายงาน

เค้าโครงตัวควบคุมที่ปรับปรุงใหม่ซึ่งช่วยในการสร้างฟอร์มและรายงานที่สมบูรณ์

ฟอร์มและรายงานมักจะมีข้อมูลแบบตาราง เช่น คอลัมน์ที่มีชื่อลูกค้าหรือแถวที่มีเขตข้อมูลทั้งหมดสำหรับลูกค้า คุณสามารถจัดกลุ่มตัวควบคุมเหล่านี้ในเค้าโครง ซึ่งคุณสามารถจัดการในลักษณะเหมือนกับเป็นหน่วยเดียวกัน รวมถึงป้ายชื่อได้อย่างง่ายดาย

คำสั่งในกลุ่มเค้าโครงตัวควบคุมบนแท็บจัดเรียง

เนื่องจากคุณสามารถเลือกตัวควบคุมได้จากส่วนที่แตกต่างกันได้ เช่น ป้ายชื่อในส่วนหัวหรือส่วนท้าย เป็นต้น กล่าวคือมีความยืดหยุ่นอยู่สูงมากนั่นเอง ดังนั้นคุณจึงสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย

  • ย้ายหรือปรับขนาดเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ย้ายคอลัมน์ไปทางซ้ายหรือทางขวา
  • จัดรูปแบบเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าคอลัมน์ชื่อลูกค้าให้เป็นแบบตัวหนาเพื่อให้มองเห็นได้อย่างชัดเจน
  • เพิ่มคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ลงในเค้าโครง
  • ลบคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ออกจากเค้าโครง
  • ผสานหรือแยกเซลล์ (เฉพาะ Access 2010)

การย้ายคอลัมน์ในมุมมองเค้าโครง

เค้าโครงจะถูกบันทึกพร้อมกับการออกแบบของคุณเพื่อให้พร้อมใช้งานได้

ฟอร์มแยกสำหรับการเรียกดูข้อมูลที่รวดเร็ว

 หมายเหตุ   คุณลักษณะนี้มีตั้งแต่ใน Access 2007

คุณสามารถใช้ฟอร์มแยกเพื่อสร้างฟอร์มที่รวมมุมมองแผ่นข้อมูลและมุมมองฟอร์มไว้ด้วยกัน รวมถึงตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อกำหนดตำแหน่งของแผ่นข้อมูลใน Access ไว้ด้านบน ด้านล่าง ด้านซ้าย หรือด้านขวาได้

ฟอร์มแยก

 หมายเหตุ   ฟอร์มแยกไม่สามารถใช้งานได้ในฐานข้อมูลบนเว็บ

แมโครฝังตัวในฟอร์มและรายงาน

แมโครฝังตัวได้เริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007

คุณสามารถใช้แมโครฝังตัวเพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนโค้ดได้ แมโครฝังตัวจะจัดเก็บอยู่ในคุณสมบัติและเป็นส่วนหนึ่งของวัตถุที่แมโครนั้นฝังตัวอยู่ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของแมโครฝังตัวได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับตัวควบคุมอื่นๆ ที่อาจใช้แมโครนั้น เนื่องจากแมโครฝังตัวแต่ละตัวจะเป็นอิสระต่อกัน แมโครฝังตัวเหล่านี้สามารถเชื่อถือได้เนื่องจากได้รับการป้องกันไม่ให้ดำเนินการที่อาจไม่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ

การกำหนดแมโครฝังตัวให้กับเหตุการณ์แบบเมื่อคลิกสองครั้ง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ชนิดข้อมูลและตัวควบคุมข้อมูลใหม่

เขตข้อมูลจากการคำนวณ เป็นคุณลักษณะใหม่ใน Access 2010 ที่ช่วยให้คุณจัดเก็บผลลัพธ์จากการคำนวณได้ โดย Office Access 2007 ได้เริ่มนำชนิดข้อมูลและตัวควบคุมข้อมูลใหม่ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นมาใช้ ซึ่งได้แก่

  • เขตข้อมูลแบบหลายค่า
  • ชนิดข้อมูลสิ่งที่แนบมา
  • เขตข้อมูล Memo ที่ปรับปรุงขึ้นใหม่
  • ตัวควบคุมปฏิทินที่มีอยู่แล้วภายในสำหรับเขตข้อมูลวันที่/เวลา

เขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่แสดงค่าที่คำนวณจากข้อมูลอื่นในตารางเดียวกัน รวมทั้งใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างการคำนวณได้ ดังนั้น คุณจึงได้รับประโยชน์จาก IntelliSense และสามารถเข้าถึงวิธีใช้สำหรับค่าของนิพจน์ได้ง่าย

อย่างไรก็ตาม จะไม่สามารถใช้ข้อมูลจากตารางอื่นๆ เป็นแหล่งที่มาของข้อมูลที่คำนวณได้ เนื่องจากเขตข้อมูลจากการคำนวณไม่สนับสนุนนิพจน์บางนิพจน์

เขตข้อมูลที่มีหลายค่า

เขตข้อมูลที่มีหลายค่าซึ่งได้เริ่มนำใช้ใน Office Access 2007 สามารถจัดเก็บค่าได้มากกว่าหนึ่งค่าต่อหนึ่งระเบียน ถ้าคุณต้องมอบหมายงานชิ้นหนึ่งให้กับพนักงานหรือผู้รับจ้างของคุณ แต่คุณต้องการจะมอบหมายงานนั้นให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งราย ในระบบการจัดการฐานข้อมูลส่วนใหญ่และใน Access รุ่นก่อนหน้า Office Access 2007 คุณต้องสร้างความสัมพันธ์แบบ หลายต่อหลาย ขึ้นเพื่อให้สามารถดำเนินการนี้ได้อย่างถูกต้อง

 หมายเหตุ   Access จะสร้างตารางที่ซ่อนเพื่อรักษาความสัมพันธ์แบบ หลายต่อหลาย ที่จำเป็นของเขตข้อมูลที่มีหลายค่าแต่ละชุด

เขตข้อมูลที่มีหลายค่าจะมีประโยชน์อย่างมากเมื่อคุณทำงานกับรายการ SharePoint ที่มีชนิดเขตข้อมูลที่มีหลายค่าซึ่งใช้ใน Windows SharePoint Services โดย Access 2010 จะเข้ากันได้กับชนิดข้อมูลเหล่านี้

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาสำหรับแฟ้ม

ชนิดข้อมูลสิ่งที่แนบนี้จะทำให้คุณสามารถเก็บเอกสารและแฟ้มไบนารีทุกชนิดในฐานข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยไม่ทำให้ฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่เกินไปโดยไม่จำเป็น Access จะบีบอัดสิ่งที่แนบมาโดยอัตโนมัติ หากสามารถทำได้ เพื่อลดการใช้พื้นที่ให้เหลือน้อยที่สุด และถ้าคุณต้องการที่จะแนบเอกสาร Word ลงในระเบียน หรือบันทึกชุดข้อมูลของรูปภาพดิจิทัลในฐานข้อมูลของคุณ การใช้สิ่งที่แนบจะช่วยให้สามารถทำงานเหล่านี้ได้ง่ายยิ่งขึ้น นอกจากนั้น คุณยังสามารถเพิ่มสิ่งที่แนบหลายรายการลงในระเบียนเดียวได้อีกด้วย

กล่องโต้ตอบสิ่งที่แนบมา

 หมายเหตุ   คุณสามารถใช้เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาในฐานข้อมูลบนเว็บได้ แต่ตารางบนเว็บแต่ละตารางสามารถมีเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาได้สูงสุดเขตข้อมูลเดียว

เขตข้อมูล Memo สามารถเก็บ Rich Text และสนับสนุนประวัติการตรวจทานแก้ไขได้แล้ว

เขตข้อมูล Rich Text Memo ซึ่งได้เริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007 ทำให้คุณไม่ถูกจำกัดให้ใช้แต่ข้อความธรรมดาในระเบียนของคุณอีกต่อไป คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความด้วยตัวเลือกต่างๆ (เช่น ตัวหนา ตัวเอียง แบบอักษร และสีต่างๆ ตลอดจนตัวเลือกการจัดรูปแบบทั่วไปอื่นๆ) อีกทั้งยังสามารถเก็บข้อความนั้นในฐานข้อมูลของคุณได้อีกด้วย ข้อความที่อยู่ในรูปแบบ Rich Text จะถูกเก็บอยู่ในเขตข้อมูล Memo ในรูปแบบของ HTML ที่เข้ากันได้กับชนิดข้อมูล Rich Text ใน Windows SharePoint Services คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ TextFormat ใหม่ให้เป็น RichText หรือ ข้อความธรรมดา อย่างใดอย่างหนึ่งก็ได้ จากนั้นข้อมูลจะได้รับการจัดรูปแบบอย่างเหมาะสมในตัวควบคุมกล่องข้อความและในมุมมองแผ่นข้อมูล

เขตข้อมูล Memo จะมีประโยชน์สำหรับการเก็บข้อมูลจำนวนมาก คุณสามารถกำหนดค่าคุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น เพื่อเก็บรักษาประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับเขตข้อมูล Memo ซึ่งทำให้คุณสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ นอกจากนี้ คุณลักษณะนี้ยังสนับสนุนคุณลักษณะการติดตามใน Windows SharePoint Services อีกด้วย คุณจึงสามารถใช้ Access เพื่อแสดงประวัติเนื้อหารายการ SharePoint ได้เช่นกัน

ปฏิทินสำหรับการเลือกวันที่

 หมายเหตุ   คุณลักษณะนี้มีตั้งแต่ใน Access 2007

เขตข้อมูลและตัวควบคุมที่ใช้ชนิดข้อมูลวันที่/เวลา จะได้รับการสนับสนุนจากปฏิทินแบบโต้ตอบที่มีอยู่แล้วภายในโดยอัตโนมัติ โดยปฏิทินนี้เริ่มนำมาใช้ใน Access 2007 ปุ่มปฏิทินจะปรากฏขึ้นอัตโนมัติทางด้านขวาของวันที่ ถ้าคุณต้องการทราบวันที่ของวันศุกร์ที่จะถึงนี้ ก็เพียงแค่คลิกที่ปุ่มนั้นแล้วปฏิทินก็จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณค้นหาและเลือกวันที่ได้ นอกจากนี้ คุณก็สามารถเลือกที่จะปิดใช้งานปฏิทินสำหรับเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมโดยใช้คุณสมบัตินี้ได้เช่นกัน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

งานนำเสนอข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

คุณลักษณะงานนำเสนอข้อมูลแบบใหม่จะช่วยให้คุณสร้างวัตถุฐานข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้ง่ายขึ้นด้วย

เครื่องมือการเรียงลำดับและการกรองที่ได้รับการปรับปรุง

ถ้าคุณต้องค้นหาค่าที่ตรงกันหรือเรียงลำดับคอลัมน์ของข้อมูลอย่างรวดเร็ว คุณลักษณะตัวกรองอัตโนมัติที่เริ่มใช้ใน Office Access 2007 นี้จะเพิ่มประสิทธิภาพความสามารถด้านการกรองให้ดีขึ้น ทำให้คุณให้ความสนใจกับข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างเต็มที่ คุณสามารถเลือกจากค่าที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากเมื่อคุณจำชื่อที่คุณต้องการไม่ได้ หรือคุณสามารถเรียงลำดับค่าได้โดยการใช้ตัวเลือกเมนูบริบทในภาษาสามัญ เช่น เรียงลำดับจากเก่าสุดไปใหม่สุด หรือเรียงลำดับจากเล็กสุดไปใหญ่สุด เป็นต้น

ตัวกรองอัตโนมัติ

คุณสามารถมองเห็นตัวเลือกการกรองที่ใช้งานบ่อยที่สุดได้อย่างง่ายดายในคำสั่งบนเมนู หรือคุณสามารถใช้ตัวกรองด่วนเพื่อจำกัดข้อมูลโดยยึดตามข้อมูลที่คุณป้อนได้ ตัวเลือกตัวกรองด่วนจะเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติตามชนิดข้อมูลนั้น ดังนั้นคุณจึงเห็นตัวเลือกที่เหมาะกับข้อมูลแบบข้อความ วันที่ และตัวเลขได้

เมนูตัวกรองวันที่

ผลรวมและการสลับสีพื้นหลังในแผ่นข้อมูล

มุมมองแผ่นข้อมูลมีแถวผลรวม ซึ่งคุณสามารถแสดงผลรวม จำนวน ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด ค่าต่ำสุด ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน หรือค่าความแปรปรวนได้ เมื่อคุณเพิ่มแถวผลรวมเข้าไปแล้ว ให้คุณชี้ไปที่ลูกศรในเซลล์ของคอลัมน์และเลือกการคำนวณที่คุณต้องการ

แถวผลรวมในแผ่นข้อมูล

แผ่นข้อมูล รายงาน และฟอร์มที่ต่อเนื่องจะสนับสนุนสีพื้นหลังแบบสลับสำหรับแถว ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าให้แตกต่างจากสีพื้นหลังเริ่มต้นได้อย่างอิสระ ส่วนการแรเงาแถวเว้นแถวนั้นก็ไม่ใช่เรื่องยาก และคุณสามารถเลือกใช้สีใดก็ได้

แผ่นข้อมูลที่ใช้การสลับสีแถว

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Access 2010 ได้เพิ่มคุณลักษณะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบใหม่ ซึ่งช่วยให้คุณใช้ลักษณะการจัดรูปแบบบางอย่างที่มีอยู่ใน Excel ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่ม แถบข้อมูล เพื่อให้สามารถดูคอลัมน์ตัวเลขได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ดังที่แสดงในภาพประกอบด้านล่างนี้

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในรายงาน Access

 หมายเหตุ   การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไม่สามารถใช้งานได้ในฐานข้อมูลบนเว็บ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น

คุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่ดีขึ้นและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับ Windows SharePoint Services ช่วยให้คุณสามารถจัดการและดูแลความปลอดภัยให้กับโปรแกรมประยุกต์การติดตามข้อมูลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การเก็บข้อมูลโปรแกรมประยุกต์การติดตามของคุณไว้ในรายการบน Windows SharePoint Services ทำให้คุณสามารถตรวจสอบประวัติการตรวจทานแก้ไข กู้คืนข้อมูลที่ถูกลบไป และกำหนดค่าสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้

Office Access 2007 ได้เริ่มใช้รูปแบบความปลอดภัยแบบใหม่ ซึ่งได้รับการปรับปรุงและพัฒนาประสิทธิภาพให้สูงขึ้นใน Access 2010 โดยมีการผสานการตัดสินใจที่เชื่อถือได้เข้ากับ Microsoft Office Trust Center โดยตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ทำให้ง่ายต่อการเชื่อถือฐานข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในโฟลเดอร์ที่ปลอดภัย คุณสามารถโหลดโปรแกรมประยุกต์ Office Access 2007 ที่มีรหัสหรือแมโครที่ปิดใช้งานเพื่อให้เกิดการใช้งานแบบ Sandbox ที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น (นั่นคือจะไม่สามารถเรียกใช้งานคำสั่งที่ไม่ปลอดภัยได้) โดยแมโครที่เชื่อถือได้จะถูกเรียกใช้ในโหมด Sandbox

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้ฟอร์ม InfoPath และ Outlook

คุณลักษณะด้านการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งเริ่มใช้ใน Office Access 2007 ช่วยในการเก็บรวบรวมข้อมูลคำติชมโดยใช้ Outlook และอาจรวมถึง InfoPath คุณสามารถสร้างฟอร์ม InfoPath หรือฟอร์ม HTML และฝังฟอร์มนั้นลงในเนื้อหาของข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณก็สามารถส่งฟอร์มไปยังผู้รับที่เลือกจากที่ติดต่อ Outlook ของคุณ หรือไปยังชื่อของผู้รับที่เก็บไว้ในเขตข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณก็ได้

การใช้ข้อความอีเมลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล

ไม่ว่าคุณเลือกที่จะเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่หรือจะปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หลังจากที่ผู้รับกรอกฟอร์มให้ครบถ้วนและส่งฟอร์มนั้นกลับคืนมา Outlook จะจดจำฟอร์มขาเข้าและบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access ของคุณโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

ส่งออกเป็น PDF และ XPS

ใน Access 2010 คุณสามารถส่งออกข้อมูลเป็นรูปแบบแฟ้ม PDF (Portable Document Format) หรือ XPS (XML Paper Specification) สำหรับการพิมพ์ การประกาศ และการกระจายอีเมลได้ โดยคุณต้องติดตั้ง Add-in จัดพิมพ์เป็น PDF หรือ XPS ก่อน การส่งออกฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูลเป็นแฟ้ม PDF หรือ XPS จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลในรูปแบบที่ง่ายต่อการแจกจ่าย โดยที่ยังคงรักษาคุณลักษณะการจัดรูปแบบทั้งหมดของคุณไว้เช่นเดิม และผู้ใช้รายอื่นก็ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Access ในเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อพิมพ์หรือตรวจทานผลลัพธ์ของคุณ

  • Portable Document Format    PDF คือ รูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเค้าโครงคงที่ ซึ่งเก็บรักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยให้สามารถใช้แฟ้มร่วมกัน รูปแบบ PDF จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเมื่อมีการแสดงแฟ้มแบบออนไลน์หรือมีการพิมพ์ แฟ้มจะยังคงมีรูปแบบตรงกับที่คุณต้องการทุกประการ และช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลในแฟ้มนั้นไม่สามารถถูกคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงได้โดยง่าย นอกจากนี้ รูปแบบ PDF ยังเป็นประโยชน์สำหรับเอกสารที่จะถูกผลิตซ้ำโดยใช้วิธีการพิมพ์เชิงพาณิชย์
  • XML Paper Specification    XPS เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยให้สามารถใช้แฟ้มร่วมกันได้ รูปแบบ XPS จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเมื่อมีการแสดงแฟ้มแบบออนไลน์หรือมีการพิมพ์ แฟ้มจะยังคงมีรูปแบบตรงกับที่คุณต้องการทุกประการ และช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลในแฟ้มนั้นไม่สามารถถูกคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงได้โดยง่าย

การทำงานกับข้อมูลภายนอกให้ง่ายขึ้น

ในขณะนี้ คุณสามารถเชื่อมต่อกับบริการเว็บเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูลภายนอกได้ โดยคุณต้องมีแฟ้มข้อกำหนดบริการเว็บจากผู้ดูแลการบริการเว็บ ซึ่งหลังจากที่คุณติดตั้งแฟ้มข้อกำหนดแล้ว คุณจะสามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลบริการเว็บในลักษณะของตารางที่เชื่อมโยงได้

คุณลักษณะใหม่ซึ่งเริ่มใช้ใน Office Access 2007 ช่วยให้การนำเข้าและส่งออกข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น คุณสามารถบันทึกการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก แล้วนำการดำเนินการที่บันทึกไว้นั้นไปใช้ซ้ำในครั้งต่อไปที่คุณต้องการทำงานแบบเดิมได้ ตัวช่วยนำเข้ากระดาษคำนวณจะทำให้คุณสามารถแทนที่ชนิดข้อมูลที่ Access เลือกไว้ได้ และคุณสามารถนำเข้า ส่งออก และเชื่อมโยงไปยังแฟ้มที่มีรูปแบบแฟ้ม Office Excel 2007 เป็นอย่างน้อย

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีการแก้ใขปัญหาต่างๆ ที่ดีขึ้น

การวินิจฉัย Microsoft Office ซึ่งเริ่มใช้ใน Office Access 2007 เป็นชุดการทดสอบเพื่อวิเคราะห์ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาสาเหตุการหยุดทำงานของคอมพิวเตอร์ของคุณได้ การทดสอบเพื่อวิเคราะห์สามารถแก้ปัญหาหลายอย่างได้โดยตรง และสามารถระบุวิธีที่คุณสามารถแก้ปัญหาอื่นๆ ได้ การวินิจฉัย Microsoft Office จะมาแทนที่คุณลักษณะ ตรวจหาและซ่อมแซม และ การกู้คืนโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office ที่มีอยู่ใน Microsoft Office 2003

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เครื่องมือพิสูจน์อักษรที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

คุณลักษณะใหม่บางประการของตัวตรวจสอบการสะกดมีดังต่อไปนี้

  • ลักษณะการทำงานของตัวตรวจสอบการสะกดในโปรแกรม Office ต่างๆ มีความสอดคล้องกันมากขึ้น ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงนี้ได้แก่
  • ตัวตรวจสอบการสะกดมีพจนานุกรมภาษาฝรั่งเศสฉบับเปลี่ยนโฉมใหม่ ซึ่งใน Microsoft Office 2003 พจนานุกรมนี้เป็นโปรแกรม Add-in ที่ต้องติดตั้งแยกต่างหาก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ การเลือกวิธีใช้งานการตรวจการสะกดและไวยากรณ์
  • ในครั้งแรกที่ใช้งานภาษาใดภาษาหนึ่ง จะมีการสร้างพจนานุกรมที่คัดออกขึ้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถใช้พจนานุกรมที่คัดออกนี้ในการบังคับให้ตัวตรวจสอบการสะกดทำเครื่องหมายค่าสถานะคำต่างๆ ที่คุณต้องการจะหลีกเลี่ยงได้ พจนานุกรมที่คัดออกนี้จะใช้เพื่อหลีกเลี่ยงคำต่างๆ ที่ไม่สุภาพหรือที่ไม่ตรงกับแนวทางลักษณะของคุณได้อย่างสะดวกง่ายดาย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ การใช้พจนานุกรมที่คัดออกเพื่อระบุการสะกดคำที่ต้องการ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2010