นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

คุณสามารถนำข้อมูลจากเวิร์กบุ๊ก Excel เข้าไปใน Access ได้หลายวิธี คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากเวิร์กชีตที่เปิดอยู่และวางลงในเวิร์กชีต Access นำเข้าเวิร์กชีตไปในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่ หรือลิงก์ไปยังเวิร์กชีตจากฐานข้อมูล Access ได้

หัวข้อนี้จะอธิบายวิธีการนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูล Excel จาก Access อย่างละเอียด


 หมายเหตุ 

  • บทความนี้ใช้ไม่ได้กับแอป Access 2013 สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การนำเข้าข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access
  • คุณไม่สามารถนำเข้าข้อมูลขณะใช้งานฐานข้อมูลเว็บ Access 2010 ในเบราว์เซอร์ ถ้าคุณต้องการนำเข้าข้อมูลลงในฐานข้อมูลบนเว็บ คุณต้องเปิดฐานข้อมูลบนเว็บก่อนโดยใช้ Access
  • ตารางที่ลิงก์ไม่สามารถเข้ากันได้กับฐานข้อมูลเว็บ Access 2010 ถ้าต้องการใช้ข้อมูลภายนอกในฐานข้อมูลเว็บ คุณต้องใช้การนำเข้าข้อมูลแทนการลิงก์ไปยังข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลบนเว็บ โปรดดูบทความ สร้างฐานข้อมูล Access เพื่อแชร์บนเว็บ
คุณต้องการทำอะไร


ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการนำเข้าข้อมูลจาก Excel

ถ้าเป้าหมายของคุณคือการเก็บข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดจากเวิร์กชีต Excel อย่างน้อยหนึ่งเวิร์กชีตใน Access คุณควรนำเข้าเนื้อหาของเวิร์กชีตลงในฐานข้อมูล Access ใหม่หรือที่มีอยู่ เมื่อคุณนำเข้าข้อมูล Access จะสร้างสำเนาของข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่โดยไม่เปลี่ยนแปลงเวิร์กชีต Excel ต้นฉบับ

สถานการณ์สมมติทั่วไปในการนำเข้าข้อมูล Excel ลงใน Access

  • คุณใช้ Excel มาเป็นเวลานาน แต่จากนี้ไปคุณต้องการใช้ Access เพื่อทำงานกับข้อมูลนี้ คุณต้องการย้ายข้อมูลในเวิร์กชีต Excel ของคุณไปยังฐานข้อมูล Access ใหม่อย่างน้อยหนึ่งฐานข้อมูล
  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่บางครั้งคุณก็ได้รับข้อมูลในรูปแบบ Excel ที่ต้องผสานกับฐานข้อมูล Access ของคุณ เมื่อคุณได้รับเวิร์กชีต Excel คุณต้องการนำเข้าเวิร์กชีต Excel เหล่านี้ลงในฐานข้อมูลของคุณ
  • คุณใช้ Access เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ แต่รายงานรายสัปดาห์ที่คุณได้รับจากคนอื่นๆ ในทีมของคุณเป็นเวิร์กบุ๊ก Excel คุณต้องการจัดระเบียบขั้นตอนการนำเข้าให้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกนำเข้าในฐานข้อมูลของคุณทุกสัปดาห์ ตามเวลาที่ระบุ

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณนำเข้าข้อมูลจาก Excel

  • ไม่มีวิธีที่สามารถบันทึกเวิร์กบุ๊ก Excel เป็นฐานข้อมูล Access ได้ เนื่องจาก Excel ไม่มีฟังก์ชันการสร้างฐานข้อมูล Access จากข้อมูล Excel
  • เมื่อคุณเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ใน Access (ในกล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ ให้เปลี่ยนกล่องรายการ ชนิดไฟล์ เป็น ไฟล์ Microsoft Office Excel และเลือกไฟล์ที่คุณต้องการ) Access จะสร้างลิงก์ไปยังเวิร์กบุ๊กแทนการนำเข้าข้อมูลของเวิร์กบุ๊ก การลิงก์ไปยังเวิร์กบุ๊กโดยพื้นฐานแล้วจะแตกต่างจากการนำเข้าเวิร์กชีตลงในฐานข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลิงก์ โปรดดูที่ส่วน ลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel ต่อไปในบทความนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

นำเข้าข้อมูลจาก Excel

ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายวิธีการเตรียมและเรียกใช้การนำเข้า และวิธีบันทึกการตั้งค่าการนำเข้าเป็นสเปคเพื่อนำมาใช้ใหม่ภายหลัง ขณะที่คุณดำเนินการ โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีตได้ครั้งละหนึ่งเวิร์กชีตเท่านั้น คุณไม่สามารถนำเข้าข้อมูลทั้งหมดจากทั้งเวิร์กบุ๊กในเวลาเดียวกันได้

เตรียมเวิร์กชีต

  1. ค้นหาไฟล์ต้นฉบับและเลือกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้าไปยัง Access ถ้าคุณต้องการนำเข้าเวิร์กชีตแค่บางส่วนเท่านั้น คุณสามารถกำหนดช่วงที่มีชื่อซึ่งมีเฉพาะเซลล์ที่คุณต้องการนำเข้าได้

    กำหนดช่วงที่มีชื่อ (เลือกได้)   
  1. สลับไปยัง Excel แล้วเปิดเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า
  2. เลือกช่วงของเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า
  3. คลิกขวาภายในช่วงที่เลือก จากนั้นคลิก ตั้งชื่อช่วง หรือ กำหนดชื่อ
  4. ในกล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ ให้ระบุชื่อสำหรับช่วงในกล่อง ชื่อ และคลิก ตกลง

ในการดำเนินการนำเข้า โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถนำเข้าเวิร์กชีตได้ครั้งละหนึ่งเวิร์กชีตเท่านั้น เมื่อต้องการนำเข้าข้อมูลจากหลายเวิร์กชีต ให้ดำเนินการนำเข้าแต่ละเวิร์กชีตซ้ำอีกครั้ง

  1. รีวิวข้อมูลต้นฉบับและทำตามคำอธิบายในตารางนี้
องค์ประกอบ คำอธิบาย
จำนวนคอลัมน์ จำนวนคอลัมน์ต้นฉบับที่คุณต้องการนำเข้าจะต้องไม่เกิน 255 คอลัมน์ เนื่องจาก Access รองรับได้ไม่เกิน 255 เขตข้อมูลในหนึ่งตาราง
การข้ามคอลัมน์และแถว

ขอแนะนำให้รวมเฉพาะแถวและคอลัมน์ที่คุณต้องการนำเข้าในเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงที่มีชื่อ

แถว    คุณไม่สามารถกรองหรือข้ามแถวในระหว่างการนำเข้าได้

คอลัมน์    คุณไม่สามารถข้ามคอลัมน์ในระหว่างการดำเนินการได้ถ้าคุณเลือกที่จะเพิ่มข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่

รูปแบบตาราง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์อยู่ในรูปแบบตาราง ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อมีเซลล์ที่ผสาน เนื้อหาของเซลล์จะถูกวางในเขตข้อมูลที่ตรงกับคอลัมน์ซ้ายสุดและเขตข้อมูลอื่นจะถูกปล่อยให้ว่างไว้
คอลัมน์ แถว และเซลล์ว่าง ลบคอลัมน์ว่างและแถวว่างที่ไม่จำเป็นทั้งหมดในเวิร์กชีตหรือช่วง ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงมีเซลล์ว่าง ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่ขาดไป ถ้าคุณกำลังวางแผนที่จะผนวกระเบียนไปยังตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางยอมรับค่า Null (หายไปหรือไม่รู้จัก) เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติของเขตข้อมูล จำเป็น ถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้
ค่าความผิดพลาด ถ้ามีเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในเวิร์กชีตหรือช่วงมีค่าความผิดพลาด เช่น #NUM และ #DIV ให้แก้ไขข้อผิดพลาดนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า ถ้าเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงมีค่าความผิดพลาด Access จะวางค่า Null ในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้น ให้ดูที่ส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ต่อไปในบทความนี้
ชนิดข้อมูล

เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในระหว่างการนำเข้า ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ต้นฉบับแต่ละคอลัมน์มีชนิดข้อมูลเดียวกันทุกแถว Access จะตรวจหาแถวต้นฉบับแปดแถวแรกเพื่อกำหนดชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตาราง เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวต้นฉบับแปดแถวแรกไม่มีค่าชนิดข้อมูลที่ต่างกันไม่ว่าในคอลัมน์ใด มิฉะนั้น Access อาจกำหนดชนิดข้อมูลให้กับคอลัมน์ได้ไม่ถูกต้อง

นอกจากนี้ ขอแนะนำให้จัดรูปแบบคอลัมน์ต้นฉบับแต่ละคอลัมน์ใน Excel และกำหนดรูปแบบข้อมูลเฉพาะให้กับแต่ละคอลัมน์ก่อนที่คุณจะเริ่มการนำเข้า ขอแนะนำให้จัดรูปแบบถ้าคอลัมน์มีค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ หมายเลขเที่ยวบิน ในเวิร์กชีตหนึ่งอาจมีค่าตัวเลขและค่าข้อความ เช่น 871, AA90 และ 171 เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก จัดรูปแบบเซลล์
  2. บนแท็บ ตัวเลข ภายใต้ ประเภท ให้เลือกรูปแบบ สำหรับคอลัมน์ หมายเลขเที่ยวบิน คุณอาจจะเลือก ข้อความ
  3. คลิก ตกลง

ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับได้รับการจัดรูปแบบแล้วแต่ยังมีค่าผสมในแถวต่อจากแถวที่แปด การดำเนินการนำเข้าอาจข้ามค่านั้นไปหรือแปลงค่าอย่างไม่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหา ให้ดูที่ส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง

แถวแรก

ถ้าแถวแรกในเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อมีชื่อของคอลัมน์ คุณสามารถระบุให้ Access ถือว่าข้อมูลในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูลในระหว่างการดำเนินการนำเข้าได้ ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับของคุณไม่มีชื่อ ให้เพิ่มชื่อให้กับต้นฉบับก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า

 หมายเหตุ   ถ้าคุณวางแผนที่จะผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของแต่ละคอลัมน์ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้าชื่อของคอลัมน์ต่างจากชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง การดำเนินการนำเข้าจะล้มเหลว เมื่อต้องการดูชื่อของเขตข้อมูล ให้เปิดตารางในมุมมองออกแบบใน Access

  1. ปิดเวิร์กบุ๊กต้นฉบับถ้าเปิดอยู่ การเปิดไฟล์ต้นฉบับทิ้งไว้อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการแปลงข้อมูลระหว่างการดำเนินการนำเข้า

เตรียมฐานข้อมูลปลายทาง

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่จะใช้เก็บข้อมูลที่นำเข้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลนั้นไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียวและคุณมีสิทธิ์ทำการเปลี่ยนแปลงในฐานข้อมูลได้

หรือ

ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า เมื่อต้องการดำเนินการดังกล่าว ให้ทำดังนี้

คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ใหม่ แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า หรือ ฐานข้อมูลเว็บเปล่า

 หมายเหตุ   สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลบนเว็บ โปรดดูบทความ สร้างฐานข้อมูล Access เพื่อแชร์บนเว็บ

  1. ก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า ให้ตัดสินใจเลือกว่าคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่

สร้างตารางใหม่    ถ้าคุณเลือกที่จะเก็บข้อมูลไว้ในตารางใหม่ Access จะสร้างตารางและเพิ่มข้อมูลที่นำเข้าไว้ในตารางนี้ ถ้ามีตารางซึ่งมีชื่อที่ระบุอยู่แล้ว Access จะเขียนทับเนื้อหาของตารางด้วยข้อมูลที่นำเข้า

ผนวกเข้ากับตารางที่มีอยู่    ถ้าคุณเลือกที่จะเพิ่มข้อมูลให้กับตารางที่มีอยู่ แถวต่างๆ ในเวิร์กชีต Excel จะถูกผนวกไปยังตารางที่ระบุ

โปรดจำไว้ว่าความล้มเหลวในระหว่างการดำเนินการผนวกส่วนใหญ่เกิดขึ้นเพราะข้อมูลต้นฉบับไม่ตรงกับการตั้งค่าโครงสร้างและการตั้งค่าเขตข้อมูลของตารางปลายทาง เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้เปิดตารางปลายทางในมุมมองออกแบบและตรวจทานข้อมูลต่อไปนี้

  • แถวแรก    ถ้าแถวแรกของเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงที่มีชื่อไม่มีส่วนหัวของคอลัมน์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ในเวิร์กชีตต้นฉบับตรงกับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง ถ้าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ลำดับของคอลัมน์และเขตข้อมูลไม่จำเป็นต้องตรงกัน แต่ชื่อและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์จะต้องตรงกับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน
  • เขตข้อมูลที่หายไปหรือเขตข้อมูลที่เกินมา    ถ้าเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในเวิร์กชีตต้นฉบับไม่มีอยู่ในตารางปลายทาง ให้เพิ่มเขตข้อมูลก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า อย่างไรก็ตาม ถ้าตารางมีเขตข้อมูลที่ไม่มีอยู่ในต้นฉบับ คุณไม่จำเป็นต้องลบเขตข้อมูลเหล่านั้นออกจากตารางถ้าเขตข้อมูลยอมรับค่า Null

 เคล็ดลับ   เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติ จำเป็น ถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้

  • คีย์หลัก    ถ้าตารางมีเขตข้อมูลคีย์หลัก เวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงจะต้องมีคอลัมน์หนึ่งที่มีค่าซึ่งเข้ากันได้กับเขตข้อมูลคีย์หลักนั้น และค่าคีย์ที่นำเข้าจะต้องไม่ซ้ำกัน ถ้าระเบียนที่นำเข้ามีค่าคีย์หลักที่มีอยู่แล้วในตารางปลายทาง การดำเนินการนำเข้าจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด
  • เขตข้อมูลที่เป็นดัชนี    ถ้าคุณสมบัติ ดัชนี ของเขตข้อมูลในตารางถูกตั้งค่าเป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงจะต้องมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน

ไปยังขั้นตอนถัดไปเพื่อเรียกใช้การดำเนินการนำเข้า

เริ่มการดำเนินการนำเข้า

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิก Excel

 หมายเหตุ   แท็บ ข้อมูลภายนอก จะใช้งานไม่ได้จนกว่าจะเปิดฐานข้อมูล

  1. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - สเปรดชีต Excel ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ระบุชื่อของไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า

หรือ

คลิก เรียกดู และใช้กล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ เพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า

  1. ระบุวิธีการที่คุณจะเก็บข้อมูลที่นำเข้า

เมื่อต้องการเก็บข้อมูลในตารางใหม่ ให้เลือก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ตั้งชื่อตารางนี้ในภายหลัง

เมื่อต้องการผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ให้เลือก ผนวกสำเนาของระเบียนไปยังตาราง แล้วเลือกตารางจากรายการดรอปดาวน์ ตัวเลือกนี้จะใช้งานไม่ได้ถ้าฐานข้อมูลไม่มีตาราง

 หมายเหตุ   เมื่อต้องการลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลด้วยการสร้างตารางที่ลิงก์ ให้ดูในส่วน ลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel ต่อไปในบทความนี้

  1. คลิก ตกลง

ตัวช่วยนำเข้าสเปรดชีตจะเริ่มทำงานและนำคุณเข้าสู่ขั้นตอนการนำเข้า ไปยังขั้นตอนชุดถัดไป

ใช้ตัวช่วยนำเข้าสเปรดชีต

  1. ในหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า แล้วคลิก ถัดไป
  2. บนหน้าที่สองของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก แสดงเวิร์กชีต หรือ แสดงช่วงที่มีชื่อ เลือกเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อที่คุณต้องการนำเข้า แล้วคลิก ถัดไป
  3. ถ้าแถวแรกของเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือก แถวแรกที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ และคลิก ถัดไป

ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ Access จะใช้ส่วนหัวของคอลัมน์ในการตั้งชื่อเขตข้อมูลในตาราง คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเหล่านี้ได้ในระหว่างหรือหลังจากการดำเนินการนำเข้า ถ้าคุณกำลังผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนหัวของคอลัมน์ในเวิร์กชีตต้นฉบับตรงกับชื่อของเขตข้อมูลในตารางปลายทาง

ถ้าคุณกำลังผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 6 ถ้าคุณกำลังเพิ่มข้อมูลให้กับตารางใหม่ ให้ทำตามขั้นตอนที่เหลืออยู่

  1. ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณตรวจทานคุณสมบัติเขตข้อมูล คลิกคอลัมน์ในครึ่งล่างของหน้าเพื่อแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน หรือเลือกทำดังนี้
    • ตรวจทานและเปลี่ยนชื่อและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทางถ้าคุณต้องการ

Access จะตรวจทานแปดแถวแรกในแต่ละคอลัมน์เพื่อแนะนำชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้าคอลัมน์ในเวิร์กชีตมีชนิดของค่าที่แตกต่างกัน เช่น ข้อความและตัวเลขในคอลัมน์แปดแถวแรก ตัวช่วยสร้างจะแนะนำชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับค่าทั้งหมดในคอลัมน์ ซึ่งส่วนใหญ่คือชนิดข้อมูลข้อความ แม้ว่าคุณสามารถเลือกชนิดข้อมูลที่แตกต่างกันได้ โปรดจำไว้ว่าค่าที่เข้ากันกับชนิดข้อมูลที่คุณเลือกจะถูกละเว้นหรือถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้องในระหว่างการนำเข้า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ดูที่ส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ต่อไปในบทความนี้

  • เมื่อต้องการสร้างดัชนีบนเขตข้อมูล ให้ตั้งค่า ดัชนี เป็น ใช่
  • เมื่อต้องการข้ามคอลัมน์ต้นฉบับไปเลย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องนำเข้าเขตข้อมูล (ข้าม)

คลิก ถัดไป หลังจากที่คุณเลือกตัวเลือกเสร็จ

  1. ในหน้าจอถัดไป ให้ระบุคีย์หลักสำหรับตาราง ถ้าคุณเลือก ให้ Access เพิ่มคีย์หลักให้ Access จะเพิ่มเขตข้อมูล ตัวเลขอัตโนมัติ เป็นเขตข้อมูลแรกในตารางปลายทางและจะใส่ข้อมูลลงในตารางโดยอัตโนมัติด้วยค่า ID ที่ไม่ซ้ำกันโดยเริ่มจาก 1 คลิก ถัดไป
  2. ในตัวช่วยสร้างหน้าสุดท้าย ให้ระบุชื่อสำหรับตารางปลายทาง ในกล่อง นำเข้าไปยังตาราง ให้พิมพ์ชื่อของตาราง ถ้ามีตารางอยู่แล้ว Access จะแสดงพร้อมท์ที่ถามว่าคุณต้องการเขียนทับเนื้อหาที่มีอยู่ของตารางดังกล่าวหรือไม่ คลิก ใช่ เพื่อทำต่อไป หรือ ไม่ เพื่อระบุชื่ออื่นสำหรับตารางปลายทาง แล้วคลิก เสร็จสิ้น เพื่อนำเข้าข้อมูล

ถ้า Access สามารถนำเข้าข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดได้ ตัวช่วยสร้างจะแสดงหน้าที่แสดงสถานะการดำเนินการนำเข้า นอกจากนี้ คุณสามารถบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการสำหรับใช้ในอนาคตเป็นสเปคได้ ในทางกลับกัน ถ้าการดำเนินการล้มเหลวอย่างสิ้นเชิง Access จะแสดงข้อความ มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนำเข้าไฟล์

  1. คลิก ใช่ เพื่อบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการสำหรับใช้ในอนาคต การบันทึกรายละเอียดจะช่วยให้คุณทำซ้ำการดำเนินการนั้นได้ในภายหลังโดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนของตัวช่วยสร้างทุกครั้ง

บันทึกการตั้งค่าการนำเข้าเป็นสเปค

  1. ในกล่อง บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อสำหรับสเปคนำเข้า จากนั้นให้พิมพ์คำอธิบายในกล่อง คำอธิบาย หรือจะไม่พิมพ์ก็ได้
  2. ถ้าคุณต้องการดำเนินการในช่วงเวลาที่แน่นอน เช่น รายสัปดาห์หรือรายเดือน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างงาน Outlook ซึ่งจะสร้างงาน Outlook ที่ให้คุณเรียกใช้สเปคในภายหลังได้
  3. คลิก บันทึกการนำเข้า

ถ้าคุณไม่ได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างงาน Outlook ในขั้นตอนที่ 2 กระบวนงานของคุณก็เสร็จสิ้นแล้ว แต่ถ้าคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมาย Access จะเปิดงาน Outlook ให้ทำตามขั้นตอนที่ 4 และ 5

 หมายเหตุ   ถ้าไม่ได้ติดตั้ง Outlook ไว้ Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด ถ้า Outlook ไม่ได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้อง ตัวช่วยสร้างการเริ่มต้น Outlook จะทำงาน ให้ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างเพื่อกำหนดค่า Outlook

  1. ใน Outlook ให้ตรวจทานและแก้ไขการตั้งค่างาน เช่น วันครบกำหนด และ ตัวเตือน

เมื่อต้องการทำให้งานเป็นกิจวัตร ให้คลิก กิจวัตร และตั้งค่าตัวเลือกที่คุณต้องการ

  1. คลิก บันทึกและปิด

การเรียกใช้งานที่บันทึกไว้

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง Outlook ให้คลิก งาน แล้วดับเบิลคลิกที่งานที่คุณต้องการเรียกใช้
  2. บนแท็บ งาน ในกลุ่ม Microsoft Access ให้คลิก เรียกใช้การนำเข้า แล้วคลิก ตกลง เพื่อยืนยัน
  3. เปิดตารางปลายทางในมุมมองแผ่นข้อมูล เปรียบเทียบข้อมูลในตารางกับเวิร์กชีตต้นฉบับและตรวจดูให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ปรากฏนั้นถูกต้องแล้ว

ถ้าคุณพบว่ามีข้อมูลบางอย่างขาดหายไปหรือไม่ถูกต้อง ให้ดูส่วนถัดไปสำหรับข้อมูลการแก้ไขปัญหา

เรียกใช้การนำเข้าที่บันทึกไว้

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิก Excel
  2. ในกล่องโต้ตอบ จัดการงานข้อมูล ให้คลิกการนำเข้าที่บันทึกไว้ที่คุณต้องการเรียกใช้ แล้วคลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง

ถ้าคุณได้รับข้อความ มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนำเข้าไฟล์ แสดงว่าการดำเนินการนำเข้าล้มเหลวอย่างสิ้นเชิง ในทางกลับกัน ถ้าการดำเนินการนำเข้าแสดงกล่องโต้ตอบที่พร้อมท์ให้คุณบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ แสดงว่าการดำเนินการสามารถนำเข้าข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนได้ ข้อความบอกสถานะยังกล่าวถึงชื่อของตารางบันทึกข้อผิดพลาดที่มีคำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินการนำเข้า

 สิ่งสำคัญ   แม้ว่าข้อความบอกสถานะจะระบุว่าการดำเนินการประสบความสำเร็จอย่างสมบูรณ์แล้ว คุณควรตรวจทานเนื้อหาและโครงสร้างของตารางเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องก่อนที่จะเริ่มใช้งานตารางนั้น

  • เปิดตารางปลายทางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อดูว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการเพิ่มลงในตารางแล้วหรือยัง
  • เปิดตารางในมุมมองออกแบบเพื่อตรวจทานชนิดข้อมูลและการตั้งค่าคุณสมบัติอื่นของเขตข้อมูลด้วย

ตารางต่อไปนี้อธิบายขั้นตอนที่คุณสามารถใช้ในการแก้ไขค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง

 เคล็ดลับ   ขณะที่คุณกำลังแก้ไขปัญหาผลลัพธ์ที่ได้ ถ้าคุณพบว่ามีค่าที่หายไปเพียงไม่กี่ค่า คุณสามารถเพิ่มค่าเหล่านั้นลงในตารางด้วยตนเองได้ ในทางกลับกัน ถ้าคุณพบว่าคอลัมน์ทั้งคอลัมน์หรือค่าจำนวนมากขาดหายไปหรือไม่ได้ถูกนำเข้าอย่างถูกต้อง คุณควรแก้ไขปัญหานั้นในไฟล์ต้นฉบับ หลังจากคุณได้แก้ไขปัญหาที่ทราบทั้งหมดแล้ว ให้ดำเนินการนำเข้าซ้ำอีกครั้ง

ปัญหา การแก้ปัญหา
องค์ประกอบแบบกราฟิก องค์ประกอบกราฟิก เช่น โลโก้ แผนภูมิ และรูปภาพ ไม่สามารถนำเข้าได้ เพิ่มองค์ประกอบเหล่านี้ลงในฐานข้อมูลด้วยตนเองหลังจากการดำเนินการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์แล้ว
ค่าจากการคำนวณ ผลลัพธ์ของคอลัมน์หรือเซลล์จากการคำนวณจะถูกนำเข้า ไม่ใช่สูตรที่อยู่ภายใน ในระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับผลลัพธ์จากสูตร เช่น ตัวเลข
ค่า TRUE หรือ FALSE และ -1 หรือ 0 ถ้าเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงมีคอลัมน์ที่มีเฉพาะค่า TRUE หรือ FALSE, Access จะสร้างเขตข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ สำหรับคอลัมน์และแทรกค่า -1 หรือ 0 ในเขตข้อมูล อย่างไรก็ตาม ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีคอลัมน์ที่มีเฉพาะค่า -1 หรือ 0 ตามค่าเริ่มต้น Access จะสร้างเขตข้อมูลตัวเลขสำหรับคอลัมน์นั้น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเป็น ใช่/ไม่ใช่ ในระหว่างการดำเนินการนำเข้าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้
เขตข้อมูลแบบหลายค่า เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลไปยังตารางใหม่หรือผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่แล้ว Access จะไม่เปิดใช้งานการสนับสนุนสำหรับค่าหลายค่าในเขตข้อมูล แม้ว่าคอลัมน์ต้นฉบับจะมีรายการของค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;) รายการของค่าจะถือเป็นค่าเดี่ยวและถูกวางในเขตข้อมูลข้อความ
ข้อมูลถูกตัดทอน ถ้าข้อมูลถูกตัดทอนในคอลัมน์ของตาราง Access ให้ลองเพิ่มความกว้างของคอลัมน์ในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้ายังไม่สามารถแก้ปัญหานี้ได้ แสดงว่าข้อมูลในคอลัมน์ที่เป็นตัวเลขใน Excel มีขนาดใหญ่เกินไปสำหรับขนาดเขตข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทางใน Access ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลปลายทางอาจมีการตั้งค่าคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล เป็น ไบต์ ในฐานข้อมูล Access แต่ข้อมูลต้นฉบับมีค่ามากกว่า 255 แก้ไขค่าในไฟล์ต้นฉบับให้ถูกต้อง แล้วลองนำเข้าอีกครั้ง
รูปแบบการแสดงผล

คุณอาจต้องตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ของบางเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบเพื่อให้แน่ใจว่าค่านั้นจะได้รับการแสดงอย่างถูกต้องในมุมมองแผ่นข้อมูล ตัวอย่างเช่น

  • เขตข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ จะแสดงค่า -1 และ 0 ในมุมมองแผ่นข้อมูลหลังจากการดำเนินการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์แล้ว เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ หลังจากการดำเนินการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์แล้วให้ตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบของเขตข้อมูล เป็น ใช่/ไม่ใช่ เพื่อให้แสดงกล่องกาเครื่องหมายแทน
  • วันที่แบบยาวและแบบปานกลางอาจปรากฏเป็นวันที่แบบสั้นใน Access เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้เปิดตารางปลายทางในมุมมองออกแบบใน Access และตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูลวันที่ให้เป็น วันที่แบบยาว หรือ วันที่แบบปานกลาง

 หมายเหตุ   ถ้าเวิร์กชีตต้นฉบับมีการจัดรูปแบบ Rich Text เช่น ตัวหนา ขีดเส้นใต้ หรือตัวเอียง ข้อความดังกล่าวจะถูกนำเข้าแต่การจัดรูปแบบดังกล่าวจะหายไป

ค่าที่ซ้ำกัน (ข้อผิดพลาดการละเมิดคีย์) ระเบียนที่คุณกำลังนำเข้าอาจมีค่าที่ซ้ำกันซึ่งจะไม่สามารถเก็บไว้ในเขตข้อมูลคีย์หลักของตารางปลายทางหรือเขตข้อมูลที่มีการตั้งค่าคุณสมบัติ ดัชนี เป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) ลบค่าที่ซ้ำกันในไฟล์ต้นฉบับแล้วลองนำเข้าอีกครั้ง
ค่าวันที่ขาดหายไป 4 ปี

เขตข้อมูลวันที่ถูกนำเข้าจากเวิร์กชีต Excel อาจขาดหายไปสี่ปี Excel สำหรับ Windows จะใช้ระบบวันที่แบบ 2443 (ช่วงของเลขลำดับที่ตั้งแต่ 1 ถึง 65,380) ซึ่งสอดคล้องกับวันที่ 1 มกราคม 2443 จนถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2621 อย่างไรก็ตาม Excel สำหรับ Macintosh ใช้ระบบวันที่แบบ 2447 (ช่วงของเลขลำดับที่ตั้งแต่ 0 ถึง 63,918) ซึ่งสอดคล้องกับวันที่ 1 มกราคม 2447 จนถึงวันที่ 31 ธันวาคมให้ 2621

ก่อนที่คุณจะนำเข้าข้อมูล ให้เปลี่ยนระบบวันที่สำหรับเวิร์กบุ๊ก Excel หรือหลังจากผนวกข้อมูลแล้วให้อัปเดตคิวรีที่ใช้นิพจน์ [ชื่อเขตข้อมูลวันที่] + 1462 เพื่อแก้ไขวันที่

ค่า Null

คุณอาจเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดในตอนท้ายของการนำเข้าเกี่ยวกับข้อมูลที่ถูกลบหรือสูญหายไปในระหว่างการดำเนินการ หรือเมื่อคุณเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณอาจพบว่าเขตข้อมูลบางค่าว่างอยู่ ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับใน Excel ไม่มีการจัดรูปแบบไว้ หรือแถวต้นฉบับ 8 แถวแรกมีค่าของชนิดข้อมูลต่างกัน ให้เปิดเวิร์กชีตต้นฉบับแล้วทำดังนี้

  • จัดรูปแบบคอลัมน์ต้นฉบับ
  • ย้ายแถวเพื่อให้แปดแถวแรกในแต่ละคอลัมน์ไม่มีค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกัน
  • ในระหว่างการนำเข้า ให้เลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าชนิดข้อมูลไม่ถูกต้อง คุณอาจเห็นค่า Null หรือค่าที่ไม่ถูกต้องในคอลัมน์ทั้งหมดหลังจากการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์แล้ว

ขั้นตอนก่อนหน้าสามารถช่วยลดจำนวนการปรากฏของค่า Null ได้ ตารางต่อไปนี้จะแสดงกรณีที่คุณจะยังคงเห็นค่า Null อยู่

ค่าที่หายไปเป็นชนิด... เมื่อนำเข้าไปยัง... และชนิดเขตข้อมูลปลายทางเป็น... เมื่อต้องการแก้ไข...
ข้อความ ตารางใหม่ วันที่ แทนที่ค่าข้อความทั้งหมดด้วยค่าวันที่ แล้วลองนำเข้าอีกครั้ง
ข้อความ ตารางที่มีอยู่แล้ว ตัวเลขหรือวันที่ แทนที่ค่าข้อความทั้งหมดด้วยค่าที่ตรงกับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทาง แล้วลองนำเข้าอีกครั้ง
ค่าวันที่ถูกแทนที่ด้วยค่าตัวเลข

คุณจะเห็นตัวเลขสุ่มห้าหลักแทนที่จะเป็นค่าวันที่ตามจริงในสถานการณ์ต่อไปนี้

  • คอลัมน์ต้นฉบับในเวิร์กชีตมีเฉพาะค่าตัวเลขในแปดแถวแรก แต่มีค่าวันที่บางค่าในแถวต่อๆ มา ค่าวันที่เหล่านี้จะถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้อง
  • คอลัมน์ต้นฉบับมีค่าวันที่ในบางแถวของแปดแถวแรก และคุณพยายามนำเข้าไปยังเขตข้อมูลตัวเลข ค่าวันที่เหล่านี้จะถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้อง

เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้แทนที่ค่าวันที่ด้วยค่าตัวเลขในคอลัมน์ต้นฉบับและลองนำเข้าอีกครั้ง

บางครั้งถ้าคอลัมน์ซึ่งมีค่าวันที่เป็นส่วนใหญ่มีหลายค่าข้อความด้วยเช่นกัน ค่าวันที่ทั้งหมดอาจปรากฏเป็นตัวเลขสุ่มห้าหลัก เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้แทนที่ค่าข้อความด้วยค่าวันที่แล้วลองนำเข้าอีกครั้ง

ค่าตัวเลขถูกแทนที่ด้วยค่าวันที่

คุณจะเห็นค่าวันที่แบบสุ่มแทนที่จะเป็นค่าตัวเลขตามจริงในสถานการณ์ต่อไปนี้

  • คอลัมน์ต้นฉบับมีค่าวันที่เฉพาะในแปดแถวแรกเท่านั้น แต่มีค่าตัวเลขบางค่าในแถวต่อๆ มา ค่าตัวเลขเหล่านี้จะถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้อง
  • คอลัมน์ต้นฉบับมีค่าตัวเลขในบางแถวของแปดแถวแรก และคุณพยายามนำเข้าไปไว้ในเขตข้อมูลวันที่ ค่าตัวเลขเหล่านี้จะถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้อง

เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้แทนที่ค่าตัวเลขด้วยค่าวันที่ในคอลัมน์ต้นฉบับแล้วลองนำเข้าอีกครั้ง

นอกจากนี้คุณอาจต้องการตรวจทานตารางบันทึกข้อผิดพลาด (ซึ่งกล่าวถึงในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง) ในมุมมองแผ่นข้อมูล ตารางมีสามเขตข้อมูล คือ ข้อผิดพลาด เขตข้อมูล และแถว แต่ละแถวจะมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่เฉพาะเจาะจง และเนื้อหาของเขตข้อมูลข้อผิดพลาดจะช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาได้

สตริงข้อผิดพลาดและคำแนะนำการแก้ไขปัญหา
ข้อผิดพลาด คำอธิบาย
การตัดทอนเขตข้อมูล ค่าในไฟล์ใหญ่เกินไปสำหรับการตั้งค่าคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล สำหรับเขตข้อมูลนี้
การแปลงชนิดล้มเหลว ค่าในเวิร์กชีตเป็นชนิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องสำหรับเขตข้อมูลนี้ ค่าดังกล่าวอาจจะขาดหายหรือแสดงไม่ถูกต้องในเขตข้อมูลปลายทาง ดูตารางก่อนหน้าสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหานี้
การละเมิดคีย์ ค่าคีย์หลักของระเบียนนี้เป็นค่าซ้ำ ค่านี้มีอยู่แล้วในตาราง
กฎการตรวจสอบล้มเหลว ค่าจะแบ่งชุดของกฎโดยใช้คุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ สำหรับเขตข้อมูลหรือตารางนี้
ค่า Null ในเขตข้อมูลที่จำเป็น ไม่อนุญาตให้มีค่า Null ในเขตข้อมูลนี้ เนื่องจากคุณสมบัติที่ จำเป็น สำหรับเขตข้อมูลนี้ถูกตั้งค่าเป็น ใช่
ค่า Null ในเขตข้อมูลตัวเลขอัตโนมัติ ข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้ามีค่า Null ที่คุณพยายามผนวกไปยังเขตข้อมูลตัวเลขอัตโนมัติ
ระเบียนที่แยกไม่ได้

ค่าข้อความมีอักขระตัวคั่นข้อความ (ปกติเป็นเครื่องหมายอัญประกาศคู่) เมื่อใดก็ตามที่ค่ามีอักขระตัวคั่น อักขระนั้นจะต้องซ้ำกันสองครั้งในไฟล์ข้อความ ตัวอย่างเช่น

ตัวคั่น 4 1/2""

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ลิงก์ไปยังข้อมูลใน Excel

ในการลิงก์ฐานข้อมูล Access ไปยังข้อมูลในโปรแกรมอื่น คุณสามารถใช้เครื่องมือการทำคิวรีและการรายงานที่ Access มีให้โดยไม่ต้องรักษาสำเนาของข้อมูล Excel ไว้ในฐานข้อมูลของคุณ

เมื่อคุณลิงก์ไปยังเวิร์กชีตหรือช่วงที่ตั้งชื่อแล้วใน Excel โปรแกรม Access จะสร้างตารางใหม่ที่ลิงก์ไปยังเซลล์ต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับเซลล์ต้นฉบับใน Excel จะปรากฏในตารางที่ลิงก์ด้วย อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของตารางที่สอดคล้องกันใน Access ได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูล คุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ Excel ต้นฉบับ

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการลิงก์ไปยังเวิร์กชีต Excel จากภายใน Access

โดยทั่วไปแล้วคุณจะลิงก์เวิร์กชีต Excel (แทนการนำเข้า) เนื่องจากสาเหตุต่อไปนี้

  • คุณต้องการเก็บข้อมูลของคุณในเวิร์กชีต Excel ต่อไป แต่ก็ยังสามารถใช้ฟีเจอร์การทำคิวรีและการรายงานที่มีประสิทธิภาพของ Access ได้อยู่
  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ Access แต่ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณใช้งานอยู่นั้นถูกเก็บอยู่ในเวิร์กชีต Excel คุณไม่ต้องการเก็บรักษาสำเนาของข้อมูลภายนอก แต่ต้องการให้สามารถทำงานกับข้อมูลนั้นใน Access ได้

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณกำลังลิงก์ไปยังเวิร์กชีต Excel

  • คุณไม่สามารถสร้างลิงก์ไปยังฐานข้อมูล Access จากภายใน Excel ได้
  • เมื่อคุณลิงก์ไปยังไฟล์ Excel โปรแกรม Access จะสร้างตารางขึ้นใหม่ซึ่งมักจะเรียกว่า ตารางที่ลิงก์ ตารางดังกล่าวจะแสดงข้อมูลในเวิร์กชีตต้นฉบับหรือช่วงที่มีชื่อ แต่จะไม่เก็บข้อมูลในฐานข้อมูลนั้น
  • คุณไม่สามารถลิงก์ข้อมูล Excel ไปยังตารางที่มีอยู่แล้วในฐานข้อมูลได้ ซึ่งหมายความว่า คุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่แล้วด้วยการดำเนินการลิงก์ได้
  • ฐานข้อมูลสามารถมีตารางที่ลิงก์ได้หลายตาราง
  • การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับเซลล์ต้นฉบับใน Excel จะปรากฏในตารางที่ลิงก์ด้วย อย่างไรก็ตามเนื้อหาและโครงสร้างของตารางที่ลิงก์ใน Access จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว
  • เมื่อคุณเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ใน Access (ในกล่องโต้ตอบ เปิดไฟล์ ให้เปลี่ยนกล่องรายการ ชนิดไฟล์ เป็น Microsoft Excel และเลือกไฟล์ที่ต้องการ) Access จะสร้างฐานข้อมูลเปล่าและเริ่มตัวช่วยลิงก์สเปรดชีตโดยอัตโนมัติ

จัดเตรียมข้อมูล Excel

  1. ค้นหาตำแหน่งที่ตั้งไฟล์ Excel และเวิร์กชีต หรือช่วงที่มีข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์ไปถึง ถ้าคุณไม่ต้องการที่จะลิงก์ไปยังเวิร์กชีตทั้งเวิร์กชีต ให้ลองกำหนดช่วงที่มีชื่อซึ่งมีเฉพาะเซลล์ที่คุณต้องการลิงก์

    สร้างช่วงที่มีชื่อใน Excel (เลือกได้ - มีประโยชน์ถ้าคุณต้องการลิงก์ไปยังบางส่วนของข้อมูลในเวิร์กชีต)   
  1. สลับไปยัง Excel และแสดงเวิร์กชีตที่คุณต้องการกำหนดช่วงที่มีชื่อ
  2. เลือกช่วงของเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจะลิงก์ไปถึง
  3. คลิกขวาภายในช่วงที่เลือก จากนั้นคลิก ตั้งชื่อช่วง หรือ กำหนดชื่อ
  4. ในกล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ ให้ระบุชื่อสำหรับช่วงในกล่อง ชื่อ แล้วคลิก ตกลง

โปรดสังเกตว่าคุณสามารถลิงก์ไปยังเวิร์กชีตได้ทีละแผ่นหรือทีละช่วงในระหว่างการดำเนินการลิงก์ เมื่อต้องการลิงก์ข้อมูลไปยังหลายที่ในเวิร์กบุ๊ก ให้ทำการลิงก์ซ้ำแต่ละเวิร์กชีตหรือช่วง

  1. รีวิวข้อมูลต้นฉบับและปฏิบัติตามคำอธิบายในตารางต่อไปนี้
องค์ประกอบ คำอธิบาย
รูปแบบตาราง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์อยู่ในรูปแบบตาราง ถ้าช่วงมีเซลล์ที่ผสาน เนื้อหาของเซลล์นั้นจะถูกวางในเขตข้อมูลที่ตรงกับคอลัมน์ซ้ายสุด ส่วนเขตข้อมูลอื่นๆ จะถูกปล่อยให้ว่างไว้
การข้ามคอลัมน์และแถว คุณไม่สามารถข้ามคอลัมน์และแถวต้นฉบับในระหว่างการดำเนินการลิงก์ได้ อย่างไรก็ตามคุณสามารถซ่อนเขตข้อมูลและกรองระเบียนด้วยการเปิดตารางที่ลิงก์ในมุมมองแผ่นข้อมูล หลังจากที่คุณได้นำเข้ามายัง Access แล้ว
จำนวนคอลัมน์ จำนวนคอลัมน์ต้นฉบับจะต้องไม่เกิน 255 คอลัมน์ เนื่องจาก Access จะรองรับได้ไม่เกิน 255 เขตข้อมูลในหนึ่งตาราง
คอลัมน์ แถว และเซลล์ว่าง ลบคอลัมน์ว่างและแถวว่างที่ไม่จำเป็นทั้งหมดในเวิร์กชีต หรือช่วงของ Excel ถ้ามีเซลล์ว่างอยู่ ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่ขาดหายไป
ค่าความผิดพลาด ถ้าเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในเวิร์กชีตหรือช่วงมีค่าความผิดพลาด ให้แก้ไขค่าเหล่านั้นก่อนที่คุณจะเริ่มทำการนำเข้า โปรดสังเกตว่าถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีค่าความผิดพลาด Access จะแทรกค่า Null ในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง
ชนิดข้อมูล

คุณไม่สามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลหรือขนาดของเขตข้อมูลในตารางที่ลิงก์ได้ ก่อนที่จะเริ่มการลิงก์ คุณต้องตรวจสอบว่าแต่ละคอลัมน์นั้นมีชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง

ถ้าคอลัมน์มีค่าของชนิดข้อมูลต่างกัน เราขอแนะนำให้คุณจัดรูปแบบคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คอลัมน์หมายเลขเที่ยวบินในเวิร์กชีตหนึ่งอาจมีค่าที่เป็นตัวเลขและข้อความ เช่น 871, AA90 และ 171 เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. คลิกขวาที่คอลัมน์ แล้วคลิก จัดรูปแบบเซลล์
  2. บนแท็บ ตัวเลข ภายใต้ ประเภท ให้เลือกรูปแบบ
  3. คลิก ตกลง
แถวแรก ถ้าแถวแรกในเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อนั้นๆ มีชื่อของคอลัมน์อยู่ คุณสามารถระบุให้ Access ใช้ข้อมูลในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูลในระหว่างการทำการลิงก์ได้ ถ้าไม่มีชื่อคอลัมน์ในเวิร์กชีต หรือถ้าชื่อคอลัมน์ขัดต่อกฎการตั้งชื่อเขตข้อมูลใน Access โปรแกรม Access จะกำหนดชื่อที่ถูกต้องให้กับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันแต่ละรายการ
  1. ถ้าไฟล์ต้นฉบับเปิดอยู่ ให้ปิดไฟล์

เตรียมฐานข้อมูลปลายทาง

  1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างลิงก์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลนั้นไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการทำการเปลี่ยนแปลงได้
  2. ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่แล้วของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่าโดยคลิก ไฟล์ คลิก ใหม่ แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า หรือ ฐานข้อมูลเว็บเปล่า
  3. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลบนเว็บ โปรดดูบทความ สร้างฐานข้อมูล Access เพื่อแชร์บนเว็บ

ขณะนี้คุณพร้อมที่จะเริ่มการลิงก์แล้ว

สร้างลิงก์

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิก Excel

 หมายเหตุ   แท็บ ข้อมูลภายนอก จะใช้งานไม่ได้จนกว่าจะเปิดฐานข้อมูล

  1. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลจากภายนอก - สเปรดชีต Excel ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ระบุชื่อของไฟล์ Excel ต้นฉบับ
  2. เลือก ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่ลิงก์ แล้วคลิก ตกลง

ตัวช่วยลิงก์สเปรดชีตเริ่มทำงาน และให้คำแนะนำคุณตลอดกระบวนการลิงก์

  1. ในหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกเวิร์กชีตหรือช่วงที่มีชื่อ แล้วคลิก ถัดไป
  2. ถ้าแถวแรกของเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือก แถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ Access จะใช้ส่วนหัวของคอลัมน์เพื่อตั้งชื่อเขตข้อมูลในตาราง ถ้าคอลัมน์ชื่อมีอักขระพิเศษบางอักขระ จะไม่สามารถใช้เป็นชื่อเขตข้อมูลใน Access ได้ ในกรณีเช่นนี้ ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะแสดงขึ้นและบอกให้คุณทราบว่า Access จะกำหนดชื่อที่ถูกต้องสำหรับเขตข้อมูล คลิก ตกลง เพื่อดำเนินการต่อไป
  3. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างให้ระบุชื่อสำหรับตารางที่ลิงก์ แล้วคลิก เสร็จสิ้น ถ้าตารางมีชื่อที่คุณระบุอยู่แล้ว คุณจะถูกถามว่าคุณต้องการเขียนทับตารางหรือคิวรีที่มีอยู่แล้วหรือไม่ คลิก ใช่ ถ้าคุณต้องการเขียนทับตารางหรือคิวรี หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อระบุชื่ออื่น

Access จะพยายามสร้างตารางที่ลิงก์ ถ้าดำเนินการสำเร็จ Access จะแสดงข้อความ การจัดทำลิงก์ตารางเสร็จเรียบร้อยแล้ว เปิดตารางที่ลิงก์และรีวิวเขตข้อมูลและข้อมูล เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเห็นข้อมูลที่ถูกต้องในเขตข้อมูลทั้งหมด

ถ้าคุณเห็นค่าความผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง คุณต้องแก้ไขปัญหาที่ข้อมูลต้นฉบับ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหาค่าความผิดพลาดหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง ให้ดูในส่วนถัดไป

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องอื่นๆ ในตารางที่ลิงก์

ถึงแม้ว่าคุณจะได้รับข้อความ การจัดทำลิงก์ตารางเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณควรเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวและคอลัมน์แสดงข้อมูลที่ถูกต้อง

ถ้าคุณเห็นข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องที่ใดในตาราง ให้แก้ไขตามที่อธิบายไว้ในตารางต่อไปนี้ แล้วลองทำการลิงก์อีกครั้ง โปรดจำไว้ว่าคุณไม่สามารถเพิ่มค่าลงในตารางที่ลิงก์ได้โดยตรง เนื่องจากตารางเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

ปัญหา การแก้ปัญหา
องค์ประกอบแบบกราฟิก องค์ประกอบแบบกราฟิกในเวิร์กชีต Excel เช่น โลโก้ แผนภูมิ และรูปภาพ ไม่สามารถลิงก์ไปยัง Access ได้
รูปแบบการแสดงผล คุณอาจต้องตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ของบางเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบเพื่อให้แน่ใจว่าค่านั้นจะได้รับการแสดงอย่างถูกต้องในมุมมองแผ่นข้อมูล
ค่าจากการคำนวณ ผลลัพธ์ของคอลัมน์หรือเซลล์จากการคำนวณจะแสดงในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน แต่คุณไม่สามารถดูสูตร (หรือนิพจน์) ใน Access ได้
ค่าข้อความที่ถูกตัดทอน เพิ่มความกว้างของคอลัมน์ในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าคุณยังไม่เห็นค่าทั้งหมด อาจเป็นเพราะว่าค่านั้นมีความยาวเกินกว่า 255 อักขระ Access สามารถลิงก์ไปยังอักขระ 255 ตัวแรกเท่านั้น ดังนั้นคุณควรนำเข้าข้อมูลแทนการลิงก์ไปถึง
ข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกินขนาดเขตข้อมูลตัวเลข ตารางที่ลิงก์อาจแสดงว่าถูกต้อง แต่ต่อมาเมื่อคุณเรียกใช้คิวรีกับตารางนั้นคุณอาจเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด เขตข้อมูลตัวเลขมีข้อความมากเกินไป กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากความขัดแย้งระหว่างชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางที่ลิงก์กับชนิดข้อมูลที่ถูกเก็บอยู่ในเขตข้อมูลนั้น
ค่า TRUE หรือ FALSE และ -1 หรือ 0 ถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีคอลัมน์ที่มีเฉพาะค่า TRUE หรือ FALSE โปรแกรม Access จะสร้างเขตข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ สำหรับคอลัมน์ในตารางที่ลิงก์ อย่างไรก็ตามถ้าเวิร์กชีตหรือช่วงต้นฉบับมีคอลัมน์ที่มีเฉพาะค่า -1 หรือ 0 โปรแกรม Access จะสร้างเขตข้อมูลตัวเลขสำหรับคอลัมน์ค่าเริ่มต้น และคุณจะไม่สามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องในตารางได้ ถ้าคุณต้องการเขตข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ ในตารางที่ลิงก์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่า TRUE' และ 'FALSE'
เขตข้อมูลแบบหลายค่า Access จะไม่เปิดใช้งานการสนับสนุนสำหรับค่าหลายค่าในเขตข้อมูล แม้ว่าคอลัมน์ต้นฉบับจะมีรายการของค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;) รายการของค่าจะถือเป็นค่าเดี่ยวและถูกวางในเขตข้อมูลข้อความ
#Num!

Access แสดง #Num! เป็นค่าความผิดพลาดแทนข้อมูลจริงในเขตข้อมูล ในสถานการณ์ต่อไปนี้

  • ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่าตัวเลขหรือค่าวันที่เพียงไม่กี่ค่าในคอลัมน์ที่มีค่าข้อความอยู่เป็นส่วนใหญ่ ค่าตัวเลขและค่าวันที่เหล่านั้นจะไม่ถูกนำเข้า
  • ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่าข้อความเพียงไม่กี่ค่าในคอลัมน์ที่มีค่าตัวเลขอยู่เป็นส่วนใหญ่ ค่าข้อความเหล่านั้นจะไม่ถูกนำเข้า
  • ถ้าคอลัมน์ต้นฉบับมีค่าข้อความเพียงไม่กี่ค่าในคอลัมน์ที่มีค่าวันที่เป็นส่วนใหญ่ ค่าข้อความเหล่านั้นจะไม่ถูกนำเข้า

ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อลดอินสแตนซ์ต่างๆ ของค่า Null ในตาราง

  1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ต้นฉบับไม่มีค่าของชนิดข้อมูลที่ต่างกัน
  2. จัดรูปแบบคอลัมน์ในเวิร์กชีต Excel
  3. ในระหว่างการดำเนินการลิงก์ ให้เลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าชนิดข้อมูลไม่ถูกต้อง คอลัมน์ผลลัพธ์อาจมีเฉพาะค่า #Num! แสดงขึ้น สำหรับแถวของข้อมูลทั้งหมด
ค่าตัวเลขแทนที่จะเป็นค่าวันที่ ถ้าคุณเห็นตัวเลขสุ่มห้าหลักปรากฏอยู่ในเขตข้อมูล ให้ตรวจสอบดูว่าคอลัมน์ต้นฉบับซึ่งมีค่าตัวเลขเป็นส่วนใหญ่นั้นมีค่าวันที่ไม่กี่ค่าอยู่ด้วยหรือไม่ ค่าวันที่ที่ปรากฏในคอลัมน์ตัวเลขถูกแปลงเป็นตัวเลขอย่างไม่ถูกต้อง แทนที่ค่าวันที่ด้วยค่าตัวเลข แล้วลองทำการลิงก์อีกครั้ง
ค่าวันที่แทนที่จะเป็นค่าตัวเลข ถ้าคุณเห็นค่าวันที่แบบสุ่มปรากฏอยู่ในเขตข้อมูล ให้ตรวจสอบดูว่าคอลัมน์ต้นฉบับนั้นมีค่าส่วนใหญ่เป็นวันที่ แต่มีค่าตัวเลขอยู่ด้วยประปรายใช่หรือไม่ ค่าตัวเลขที่ปรากฏในคอลัมน์วันที่ถูกแปลงเป็นวันที่อย่างไม่ถูกต้อง แทนที่ค่าตัวเลขด้วยค่าวันที่ แล้วลองทำการลิงก์อีกครั้ง


ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2013, Access 2010