การนำตัวกรองไปใช้เพื่อดูระเบียนที่เลือกในฐานข้อมูล Access

การกรองเป็นวิธีที่มีประโยชน์สำหรับการดูเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดง มีบางกรณีที่คุณอาจต้องการใช้ตัวกรองในฐานข้อมูล Microsoft Access เช่น เพื่อแสดงระเบียนที่เฉพาะเจาะจงในฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม หรือ แผ่นข้อมูล หรือเมื่อต้องการพิมพ์เฉพาะระเบียนบางระเบียนจากรายงาน ตาราง หรือ แบบสอบถาม

ด้วยการนำตัวกรองไปใช้ คุณจะสามารถจำกัดข้อมูลในมุมมองได้โดยไม่เปลี่ยนแปลงการออกแบบของแบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานต้นแบบ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะตรวจหารายการผลิตภัณฑ์ 100 หน้าเพื่อค้นหาข้อมูลที่มีราคาอยู่ในช่วง 50 บาทถึง 100 บาท หรือสร้างรายงานขนาดเล็กกว่าเพื่อแสดงเฉพาะรายการเหล่านั้น คุณสามารถนำตัวกรองไปใช้กับข้อมูลเพื่อให้แสดงเฉพาะระเบียนในตารางผลิตภัณฑ์ที่เขตข้อมูลราคามีค่าระหว่าง 50 บาทถึง 100 บาทได้

บทความนี้อธิบายถึงตัวกรองชนิดต่างๆ ใน Access และวิธีการนำตัวกรองมาใช้ บันทึก หรือ เอาตัวกรองออก เนื่องจากบทความนี้จะเน้นที่การใช้งานตัวกรองในฐานข้อมูลไคลเอ็นต์ของ Access 2010 เนื้อหาในบทความจึงไม่ครอบคลุมการใช้งานตัวกรองในฐานข้อมูลเว็บซึ่งมีข้อกำหนดที่แตกต่างออกไป เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำตัวกรองไปใช้ในโปรแกรม Office อื่นๆ เช่น Microsoft Excel 2010 หรือ Microsoft Outlook 2010 ให้ดูที่ วิธีใช้ ในโปรแกรมต่างๆ เหล่านั้น

ในบทความนี้


ตัวกรองมีประโยชน์อย่างไร

เนื่องจากมุมมองที่คุณจะเห็นหลังจากที่นำตัวกรองไปใช้จะแสดงเฉพาะระเบียนที่มีค่าตามที่คุณเลือกเท่านั้น ข้อมูลที่เหลือจะถูกซ่อนไว้จนกว่าคุณจะล้างตัวกรอง

 หมายเหตุ    คอลัมน์ในแผ่นข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มและรายงานที่ถูกผูกกับนิพจน์จะไม่สนับสนุนการกรอง

ตัวกรองมีอยู่หลายชนิด และบางชนิดก็นำมาใช้และเอาออกได้ง่าย ใน Access 2010 มีตัวกรองทั่วไปบางชนิดที่ถูกสร้างมาให้ใช้งานได้ในทุกมุมมอง ความพร้อมใช้งานของคำสั่งตัวกรองจะขึ้นอยู่กับชนิดและค่าของเขตข้อมูลนั้น

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูระเบียนของผู้ที่มีวันเกิดอยู่ในเดือนที่ระบุ ให้คลิกที่คอลัมน์ วันเกิด บนแท็บ หน้าหลัก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง คลิก ตัวกรองวันที่ แล้วเลือกช่วงวันที่ที่ต้องการ

การกรองบนเขตข้อมูลวันที่

บรรยายภาพ 1 ตัวกรองที่พร้อมให้คุณใช้งานจะขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์ที่เลือก
บรรยายภาพ 2 ตัวกรอง วันที่ทั้งหมดในช่วงเวลา จะละเว้นส่วนวันและปีของค่าวันที่

ในมุมมองที่มีการกรองนี้ คุณจะเห็นเฉพาะระเบียนที่ส่วนเดือนของเขตข้อมูล วันเกิด ได้รับการตั้งค่าเป็นเดือนเมษายน

กรองวันเกิดที่ตรงกับเดือนเมษายน

บรรยายภาพ 1 ไอคอนตัวกรองในส่วนหัวของคอลัมน์และแถบนำทางระเบียนจะระบุว่ามุมมองปัจจุบันได้ถูกกรองตามคอลัมน์วันเกิด
บรรยายภาพ 2 ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อคุณนำเมาส์ไปวางเหนือส่วนหัวของคอลัมน์ คุณจะเห็นเกณฑ์ของตัวกรองปัจจุบัน

 หมายเหตุ    เมื่อคุณนำตัวกรองไปใช้กับคอลัมน์ที่มีการกรองอยู่แล้ว ตัวกรองก่อนหน้าจะถูกเอาออกโดยอัตโนมัติ ถึงแม้ว่าในแต่ละครั้งที่ใช้ตัวกรอง จะมีเพียงตัวกรองเดียวเท่านั้นที่จะมีผลต่อเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่ง แต่คุณสามารถระบุตัวกรองที่ต่างกันสำหรับแต่ละเขตข้อมูลที่แสดงในมุมมองนั้นได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูชื่อของที่ติดต่อที่อาศัยอยู่ในสหราชอาณาจักรและมีวันเกิดอยู่ในเดือนเมษายน คุณสามารถกรองตารางที่ติดต่อในเขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาค และเขตข้อมูลวันเกิดได้ เมื่อคุณกรองเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลในมุมมองเดียวกัน ตัวกรองจะถูกรวมเข้าด้วยกันโดยใช้ตัวดำเนินการ And ดังนี้

ประเทศ/ภูมิภาค = UK AND เดือนของวันเกิด = เมษายน

เมื่อต้องการแปลงกลับไปยังมุมมองที่ไม่มีการกรอง ให้ทำดังนี้ เอาตัวกรองออก การเอาตัวกรองออกเป็นการเอาตัวกรองออกจากมุมมองนั้นชั่วคราว เพื่อให้คุณสามารถสลับกลับไปยังมุมมองดั้งเดิมที่ไม่มีการกรองได้

เมื่อต้องการสลับระหว่างมุมมองที่มีการกรองและไม่มีการกรอง ให้ทำดังนี้ ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง บนแท็บ หน้าหลัก ให้คลิก สลับตัวกรอง

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกจากมุมมองอย่างถาวร ให้ทำดังนี้ล้างตัวกรอง เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการล้างตัวกรอง ให้ดูในส่วน การล้างตัวกรอง

การตั้งค่าตัวกรองจะยังคงมีผลอยู่จนกว่าคุณจะปิดวัตถุนั้น ถึงแม้ว่าคุณจะสลับไปยังอีกมุมมองหนึ่งของวัตถุนั้นก็ตาม กล่าวคือ ถ้าคุณกรองฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล การตั้งค่าตัวกรองจะยังคงมีผลอยู่ถึงแม้ว่าคุณจะสลับไปยังมุมมองฟอร์ม หรือมุมมองเค้าโครงก็ตาม และจะยังคงมีผลอยู่จนกว่าคุณจะปิดฟอร์มนั้น ถ้าคุณบันทึกวัตถุในขณะที่ยังใช้ตัวกรองอยู่ ตัวกรองนั้นก็จะพร้อมใช้งานในครั้งถัดไปที่คุณเปิดวัตถุนั้น เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการบันทึกตัวกรอง ให้ดูที่ส่วน การบันทึกตัวกรอง ในบทความนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเลือกและนำชนิดตัวกรองไปใช้

คุณสามารถเลือกตัวกรองได้จากตัวกรองต่างๆ ที่พร้อมใช้งานสำหรับชนิดข้อมูลแต่ละชนิด ตัวกรองเหล่านี้จะพร้อมใช้งานในรูปของคำสั่งบนเมนูในมุมมองต่างๆ ซึ่งได้แก่ แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน และเค้าโครง นอกจากตัวกรองเหล่านี้แล้ว คุณยังสามารถกรองฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลด้วยการกรอกฟอร์มได้อีกด้วย (เรียกว่า ตัวกรองตามฟอร์ม)

ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้น และถ้าคุณสะดวกในการเขียนนิพจน์แล้ว คุณสามารถสร้างตัวกรองของคุณเองได้โดยใช้ตัวเลือกบนแท็บเอกสาร ตัวกรอง

ให้เลือกจากชนิดตัวกรองต่อไปนี้

ตัวกรองทั่วไป: เมื่อต้องการกรองค่าหรือช่วงของค่าที่ระบุ

กรองตามสิ่งที่เลือก: เมื่อต้องการกรองแถวทั้งหมดในตารางที่มีค่าตรงกับค่าที่เลือกในแถวโดยการกรองมุมมองแผ่นข้อมูล

ตัวกรองตามฟอร์ม: เมื่อต้องการกรองหลายเขตข้อมูลในฟอร์มเดียวหรือแผ่นข้อมูลเดียว หรือถ้าคุณกำลังพยายามค้นหาระเบียนใดระเบียนหนึ่ง

ตัวกรองขั้นสูง: เมื่อต้องการกรองชนิดซึ่งคุณระบุเกณฑ์การกรองแบบกำหนดเองไว้

 หมายเหตุ    ถ้าคุณไม่เห็นคำสั่งตัวกรองในมุมมองใดๆ ผู้ออกแบบฟอร์มหรือฐานข้อมูลอาจปิดการใช้งานการกรองไว้ ให้ติดต่อผู้ออกแบบเพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม

ตัวกรองทั่วไป

เขตข้อมูลทุกชนิดจะสามารถใช้ตัวกรองทั่วไปได้ ยกเว้นเขตข้อมูล OLE Object และเขตข้อมูลที่แสดงค่าจากการคำนวณ รายการตัวกรองที่พร้อมใช้งานจะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลและค่าของเขตข้อมูลที่เลือก

คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการกรอง เมื่อต้องการกรองหลายคอลัมน์หรือหลายตัวควบคุม คุณจะต้องเลือกและกรองแต่ละคอลัมน์หรือแต่ละตัวควบคุมในลักษณะที่แยกจากกัน หรือใช้ตัวเลือกตัวกรองขั้นสูง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูส่วน ตัวกรองตามฟอร์ม และ ตัวกรองขั้นสูง ในบทความนี้

ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูตัวกรองที่พร้อมใช้งานในเขตข้อมูลวันเกิด บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ตัวกรอง

ตัวกรองวันที่ทั่วไป

ตัวอย่างตัวกรองวันที่ทั่วไป
บรรยายภาพ 1 เมื่อต้องการกรองค่าใดค่าหนึ่ง ให้ใช้รายการในกล่องกาเครื่องหมาย รายการนี้จะแสดงค่าทั้งหมดที่แสดงอยู่ในเขตข้อมูลในปัจจุบัน
บรรยายภาพ 2 เมื่อต้องการกรองช่วงของค่า ให้คลิกตัวกรองใดตัวกรองหนึ่ง แล้วระบุค่าที่ต้องการ
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูวันเกิดที่อยู่ระหว่างวันที่ปัจจุบันและวันที่สิ้นปี ให้คลิก ระหว่าง จากนั้นให้ระบุวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่เหมาะสมในกล่องโต้ตอบ ระหว่าง เมื่อต้องการดูวันเกิดทั้งหมดที่อยู่ในวันที่ที่ระบุ ให้คลิกวันที่นั้น และวันเกิดทั้งหมดที่ตรงกับวันที่ที่ระบุจะแสดงขึ้น

สิ่งสำคัญก็คือ ให้สังเกตว่าค่าในเขตข้อมูลวันที่จะมีผลต่อรายการของตัวกรองแบบเจาะจงชนิด ถ้าค่าวันที่ล่าสุดในเขตข้อมูลวันที่อยู่ในช่วงระยะเวลาสองปีที่ผ่านมา คุณจะเห็นรายการตัวกรองที่มีความยาวและรายละเอียดมากขึ้น ถ้าไม่มีวันที่ใดๆ ในเขตข้อมูลที่น้อยกว่าสองปี คุณจะเห็นรายการตัวกรองที่มีความยาวไม่มากนัก

รายการตัวกรองวันที่แบบยาวและแบบสั้น

รายการตัวกรองวันที่แบบยาวและแบบสั้น

 หมายเหตุ    ตัวกรองแบบเจาะจงชนิดจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูล Yes/No, OLE Object และเขตข้อมูล Attachments รายการค่าจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูล Memo หรือเขตข้อมูลที่มี Rich Text

การใช้ตัวกรองทั่วไป

  1. เปิดตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้ ได้แก่ มุมมองแผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง
  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองนั้นยังไม่ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ให้ตรวจสอบว่ามีไอคอน ไม่ถูกกรอง หรือไอคอน ไม่มีตัวกรอง เป็นสีจางแสดงอยู่

 เคล็ดลับ    เมื่อต้องการเอาตัวกรองสำหรับวัตถุเฉพาะออกทั้งหมด บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ขั้นสูง จากนั้นคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด

  1. คลิกที่ใดก็ได้ในคอลัมน์หรือตัวควบคุมที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการกรอง จากนั้นบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ตัวกรอง

เมื่อต้องการใช้ตัวกรองทั่วไป ให้ทำดังนี้ ชี้ไปที่ ตัวกรองข้อความ (หรือตัวกรองตัวเลข หรือ วันที่) จากนั้นคลิกตัวกรองที่คุณต้องการ ตัวกรองเช่น เท่ากับ และ ระหว่าง จะพร้อมท์คุณให้ป้อนค่าที่จำเป็น

 เคล็ดลับ    อักขระบางตัว เช่น *, % และ ? จะมีความหมายพิเศษเมื่อระบุไว้ในกล่องข้อความตัวกรอง ตัวอย่างเช่น อักขระ * จะแทนสตริงของอักขระหนึ่งสตริง ดังนั้นสตริง a* จะตรงกับสตริงใดๆ ที่เริ่มต้นด้วย a และจะไม่ใช่เฉพาะสตริง a* โดยตรงตามอักขระเท่านั้น เมื่อไม่ต้องการใช้ความหมายพิเศษของอักขระ ให้ใส่อักขระนั้นลงในวงเล็บเหลี่ยม [] เช่น a[*] ฐานข้อมูลที่ใช้มาตรฐาน ANSI-89 จะถือว่า *, ?, [, ], !, - และ # เป็นอักขระพิเศษ ส่วนฐานข้อมูลที่ใช้มาตรฐาน ANSI-92 จะถือว่า %, _, [, ], ^ และ - เป็นอักขระพิเศษ คุณสามารถใช้มาตรฐานแบบใดก็ได้กับ Access แต่คุณไม่สามารถใช้มาตรฐานทั้งสองร่วมกัน (เช่น ?a*) ในนิพจน์เดียวได้

เมื่อต้องการใช้ตัวกรองโดยยึดตามค่าเขตข้อมูล ให้ทำดังนี้ล้างกล่องกาเครื่องหมายถัดจากค่าที่คุณไม่ต้องการให้กรอง จากนั้นคลิก ตกลง

 เคล็ดลับ    เมื่อต้องการกรองเพียงหนึ่งหรือไม่กี่ค่าในรายการขนาดยาว ขั้นแรกให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย (เลือกทั้งหมด) แล้วเลือกค่าที่คุณต้องการ

เมื่อต้องการกรองค่า Null (ค่า Null จะแสดงว่าไม่มีข้อมูล) ในเขตข้อมูลข้อความ ตัวเลข และวันที่ ให้ทำดังนี้ ในรายการกล่องกาเครื่องหมาย ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย (เลือกทั้งหมด) จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจาก (ว่าง)

กรองตามสิ่งที่เลือก

เมื่อต้องการดูแถวทั้งหมดในตารางที่มีค่าตรงกับค่าในแถว คุณสามารถกรองมุมมองแผ่นข้อมูลได้อย่างรวดเร็วโดยการเลือกค่าที่ระบุ แล้วคลิกคำสั่ง สิ่งที่เลือก รายการแบบหล่นลงจะแสดงตัวเลือกการกรองที่พร้อมใช้งาน ตัวเลือกเหล่านี้จะแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของค่าที่เลือก อีกวิธีหนึ่งที่สามารถใช้เพื่อเข้าสู่ตัวเลือกตัวกรองสิ่งที่เลือกคือ คลิกขวาที่เซลล์ที่ระบุ

ตัวอย่างเช่น ถ้ามีการเลือกค่า 2/21/1967 ในเขตข้อมูลวันเกิดอยู่ในปัจจุบัน บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก สิ่งที่เลือก เพื่อแสดงคำสั่งกรองตามสิ่งที่เลือก จากนั้นจึงเลือกตัวเลือกการกรองของคุณ

รายการตัวกรองที่ยึดตามสิ่งที่เลือก

นอกจากนี้ รายการคำสั่งยังขึ้นอยู่กับจำนวนค่าที่ถูกเลือกอีกด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกเฉพาะอักขระบางอักขระในค่า คุณจะเห็นรายการคำสั่งที่ต่างออกไป ขึ้นอยู่กับส่วนของเขตข้อมูลที่คุณเลือก

ตัวกรองที่ยึดตามบางส่วนของเขตข้อมูลที่เลือก

บรรยายภาพ 1 กรองโดยใช้ค่าเริ่มต้นของเขตข้อมูล...
บรรยายภาพ 2 ...ค่าตรงกลางของเขตข้อมูล...
บรรยายภาพ 3 ...หรือค่าสุดท้ายของเขตข้อมูล

 หมายเหตุ    การกรองตามสิ่งที่เลือกบางส่วนจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่า คำสั่ง สิ่งที่เลือก จะไม่พร้อมใช้งานกับสิ่งที่แนบ

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออก บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก สลับตัวกรอง หรือคลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด

ใช้ตัวกรองที่ยึดตามสิ่งที่เลือก

  1. เปิดตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้ แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง
  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองนั้นยังไม่ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ให้ตรวจสอบว่ามีไอคอน ไม่ถูกกรอง หรือไอคอน ไม่มีตัวกรอง เป็นสีจางแสดงอยู่
  3. ย้ายไปยังระเบียนที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหนึ่งของตัวกรอง จากนั้นคลิกภายในคอลัมน์ (ในมุมมองแผ่นข้อมูล) หรือตัวควบคุม (ในมุมมองฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง)

เมื่อต้องการกรองโดยยึดตามการเลือกบางส่วน ให้เลือกอักขระที่คุณต้องการ จากนั้น บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก สิ่งที่เลือก แล้วคลิกตัวกรองที่คุณต้องการนำไปใช้

ตัวกรองตามฟอร์ม

ตัวกรองนี้จะมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการกรองหลายเขตข้อมูลในฟอร์มเดียวหรือแผ่นข้อมูลเดียว หรือเมื่อคุณกำลังพยายามค้นหาระเบียนที่เจาะจง Access จะสร้างฟอร์มเปล่าหรือแผ่นข้อมูลเปล่าที่คล้ายกับฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลต้นฉบับ จากนั้นจะอนุญาตให้คุณป้อนเขตข้อมูลได้มากเท่าที่คุณต้องการ เมื่อคุณทำเสร็จสิ้นแล้ว Access จะค้นหาระเบียนที่มีค่าตามที่ระบุไว้

 หมายเหตุ    คุณไม่สามารถระบุค่าของเขตข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าโดยใช้ตัวกรองตามฟอร์ม หรือสำหรับเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูล Memo, Hyperlink, Yes/No หรือ OLE Object แต่คุณสามารถระบุค่าสำหรับเขตข้อมูลอื่นๆ ในชุดระเบียนได้

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการค้นหาระเบียนลูกค้าทั้งหมดซึ่งมีตำแหน่งของบุคคลสำหรับติดต่อเป็น เจ้าของ และบุคคลนั้นอยู่ใน เชียงราย หรือใน นนทบุรี ให้เปิดแผ่นข้อมูลลูกค้าหรือฟอร์มลูกค้า จากนั้น บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก กรองตามฟอร์ม

ใส่ค่าชุดแรก แล้วคลิกแท็บ หรือ ที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลหรือฟอร์ม แล้วจึงใส่ค่าชุดถัดไป โปรดสังเกตว่าถ้าคุณต้องการให้ค่าของเขตข้อมูลดำเนินการเป็นตัวกรองค่าของเขตข้อมูลอื่นๆ ได้โดยอิสระ คุณจะต้องป้อนค่าดังกล่าวไว้บนแท็บ ค้นหา และแท็บ หรือ แต่ละแท็บ โดยแท็บ หรือ แต่ละแท็บจะแสดงชุดของค่าตัวกรองที่เป็นตัวเลือก

เมื่อต้องการดูเฉพาะระเบียนที่ตรงกับค่าป้อนเข้าของคุณ ให้ทำดังนี้    บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก สลับตัวกรอ

ใช้ตัวกรองด้วยการกรอกฟอร์ม

  1. เปิดตารางหรือแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือเปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์ม
  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองนั้นยังไม่ถูกกรอง บนแถบตัวเลือกระเบียน ให้ตรวจสอบว่ามีไอคอน ไม่ถูกกรอง หรือไอคอน ไม่มีตัวกรอง เป็นสีจางแสดงอยู่
  3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก กรองตามฟอร์ม บนเมนูทางลัด
  4. ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือในมุมมองฟอร์ม ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

มุมมองแผ่นข้อมูล: คลิกที่แถวแรกในคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง คลิกที่ลูกศรที่ปรากฏแล้วเลือกค่า เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติม ให้คลิกแท็บ หรือ ที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูลแล้วเลือกค่าอื่น

มุมมองฟอร์ม: ให้คลิกลูกศรที่ปรากฏขึ้นในตัวควบคุม แล้วเลือกค่าที่จะกรอง เมื่อต้องการเพิ่มค่าเพิ่มเติม ให้คลิกแท็บ หรือ ที่ด้านล่างของฟอร์มแล้วเลือกค่าอื่น

 เคล็ดลับ    คุณไม่สามารถระบุค่าเขตข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าโดยใช้ตัวกรองตามฟอร์มได้ แต่คุณสามารถระบุค่าสำหรับเขตข้อมูลที่ไม่ได้มีหลายค่าในชุดระเบียนได้

  • เมื่อต้องการระบุรายการของค่าที่เป็นไปได้สำหรับเขตข้อมูลหนึ่ง ให้ใช้ตัวดำเนินการ หรือ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุ "เชียงราย" หรือ "เชียงใหม่" ในเขตข้อมูลเมืองเพื่อกรองระเบียนที่มีค่าทั้งสองค่าได้
  • เมื่อต้องการกรองโดยยึดตามสถานะของตัวควบคุม เช่น กล่องกาเครื่องหมายหรือปุ่ม ให้คลิกตัวควบคุมนั้นเพื่อให้อยู่ในสถานะที่คุณต้องการ เมื่อต้องการส่งกลับตัวควบคุมไปยังสถานะเป็นกลาง เพื่อให้ตัวควบคุมนี้ไม่ถูกใช้เป็นเงื่อนไขสำหรับการกรองระเบียน ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวควบคุมดังกล่าวไม่พร้อมใช้งาน (ปรากฏเป็นสีจาง)
  • เมื่อต้องการกรองระเบียนที่มีค่า Null (หายไป), ไม่เป็น Null, ว่างเปล่า (ว่าง หรือ "") หรือค่าไม่ว่าง ให้พิมพ์ Is Null, Is Not Null, "" หรือ Not "" ลงในเขตข้อมูลนั้น

  1. ถ้าคุณต้องการระบุชุดของเงื่อนไขที่เป็นตัวเลือกสองชุด ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเฉพาะชื่อของที่ติดต่อที่มีค่าประเทศ/ภูมิภาคเป็น ไทย และมีวันเกิดอยู่ในเดือนเมษายน คุณสามารถเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  • เมื่อต้องการเรียกใช้ระเบียนทั้งหมดที่ตรงกับเงื่อนไขชุดใดชุดหนึ่งจากหลายชุด คุณต้องระบุเงื่อนไขโดยการใส่เงื่อนไขชุดแรก คลิกแท็บ หรือ จากนั้นจึงใส่เงื่อนไขชุดถัดไป โปรดสังเกตว่าถ้าคุณต้องการให้ค่าของเขตข้อมูลดำเนินการเป็นตัวกรองค่าของเขตข้อมูลอื่นๆ ได้โดยอิสระ คุณจะต้องป้อนค่าดังกล่าวไว้บนแท็บ ค้นหา และแท็บ หรือ แต่ละแท็บ กล่าวคือ แท็บ ค้นหา และแท็บ หรือ แต่ละแท็บจะแสดงชุดของค่าตัวกรองที่เป็นตัวเลือก
  • โปรดสังเกตว่าทุกครั้งที่คุณเพิ่มเงื่อนไขของเขตข้อมูลลงในแท็บ หรือ Access จะสร้างแท็บ หรือ อีกแท็บขึ้นมา ซึ่งทำให้คุณสามารถระบุเงื่อนไข "หรือ" ได้อีกหลายครั้ง ตัวกรองจะส่งกลับระเบียนใดๆ ที่มีค่าทั้งหมดที่ระบุในแท็บ ค้นหา หรือค่าทั้งหมดที่ระบุในแท็บ หรือ แท็บแรก หรือค่าทั้งหมดที่ระบุในแท็บ หรือ แท็บที่สอง และเช่นนี้ไปเรื่อยๆ

เมื่อต้องการเอาตัวกรองออกและแสดงระเบียนทั้งหมด ให้คลิก สลับตัวกรอง อีกครั้ง

เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนตัวกรองตามฟอร์ม ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก กรองตามฟอร์ม อีกครั้ง ชุดเงื่อนไขตัวกรองปัจจุบันจะปรากฏขึ้น

ตัวกรองขั้นสูง

ในบางครั้ง คุณอาจต้องการใช้ตัวกรองที่เป็นตัวกรองชนิดขั้นสูงและอาจต้องเขียนเงื่อนไขตัวกรองด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการค้นหาระเบียนที่มีวันที่อยู่ในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมาหรือหกเดิอนที่ผ่านมา

ในการใช้ตัวกรองขั้นสูงคุณจำเป็นต้องเขียนนิพจน์ โดยนิพจน์จะมีลักษณะคล้ายกับสูตรที่คุณเขียนใน Excel และคล้ายกับเงื่อนไขที่คุณระบุเมื่อออกแบบแบบสอบถาม

ในบางครั้งคุณอาจต้องการใช้ตัวกรองขั้นสูง เช่น เมื่อคุณต้องการค้นหาชื่อของผู้ติดต่อที่มีวันเกิดในช่วงเจ็ดวันที่ผ่านมา หลังจากที่ใช้ตัวกรองขั้นสูงแล้ว คุณสามารถขยายขอบเขตของผลลัพธ์ให้แสดงผู้ติดต่อที่มีประเทศ/ภูมิภาคอยู่ในสหรัฐอเมริกาได้

ใช้ตัวกรองขั้นสูง

  1. เปิดตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในมุมมองใดๆ ต่อไปนี้ แผ่นข้อมูล ฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง
  2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามุมมองนั้นยังไม่ถูกกรอง บนแถบนำทางระเบียน ให้ตรวจสอบว่า ไม่มีตัวกรอง แสดงเป็นสีจาง (ไม่พร้อมใช้งาน) ถ้าไม่เห็นแถบนำทางระเบียน ให้คลิก ขั้นสูง ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง บนแท็บ หน้าแรก จากนั้นให้คลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด (ถ้า ล้างตัวกรองทั้งหมด ปรากฏเป็นสีจาง แสดงว่าไม่ได้ใช้ตัวกรองอยู่)
  3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ตัวกรอง/เรียงลำดับขั้นสูง
  4. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรองลงในตาราง
  5. ในแถว เกณฑ์ ของเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล ให้ระบุเงื่อนไข ซึ่งจะถูกนำไปใช้เป็นชุด และจะมีเฉพาะระเบียนที่ตรงกับเงื่อนไขทั้งหมดในแถว เกณฑ์ เท่านั้นที่จะถูกแสดง เมื่อต้องการระบุเงื่อนไขที่เป็นตัวเลือกของเขตข้อมูลเดียวกัน ให้พิมพ์เงื่อนไขแรกในแถว เกณฑ์ และเงื่อนไขที่สองในแถว หรือ และทำเช่นนี้ไปเรื่อยๆ

 เคล็ดลับ    ชุดเงื่อนไขทั้งหมดในแถว หรือ จะถูกนำไปใช้เป็นทางเลือกสำหรับชุดเงื่อนไขในแถว เกณฑ์ เงื่อนไขใดๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้กับชุดเงื่อนไขทั้งสองชุด จะต้องถูกพิมพ์ลงในแถว เกณฑ์ และแถว หรือ คลิก สลับตัวกรอง เพื่อดูแถวที่กรองแล้ว

วิธีเรียนรู้การเขียนเงื่อนไขที่ดีคือการใช้ตัวกรองทั่วไปหรือตัวกรองที่ยึดตามสิ่งที่เลือก ซึ่งจะให้ผลลัพธ์ที่ใกล้เคียงกับสิ่งที่คุณกำลังค้นหาอยู่ จากนั้นในมุมมองที่ใช้ตัวกรองนั้นอยู่ ให้แสดงแท็บวัตถุ ตัวกรอง

คำสั่งพิเศษบนแท็บเอกสาร ตัวกรอง

คำสั่งพิเศษสองคำสั่งจะพร้อมให้คุณใช้งานได้บนแท็บเอกสาร ตัวกรอง เมื่อคุณคลิกขวาที่ใดก็ตามเหนือตารางออกแบบบนแท็บเอกสารนั้น คำสั่ง โหลดจากแบบสอบถาม และ บันทึกเป็นแบบสอบถาม จะพร้อมใช้งานอยู่บนเมนูทางลัด

ตัวเลือกการกรองพิเศษ

คำสั่ง โหลดจากแบบสอบถาม จะโหลดการออกแบบของแบบสอบถามที่เลือกไว้ลงในตาราง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถใช้เงื่อนไขแบบสอบถามเป็นเงื่อนไขตัวกรองได้

ส่วนคำสั่ง บันทึกเป็นแบบสอบถาม จะทำให้คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าตัวกรองเป็นแบบสอบถามใหม่ได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเอาตัวกรองออกหรือใช้ตัวกรองอีกครั้ง

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองของข้อมูลที่ไม่มีการกรอง ให้เอาตัวกรองออก โดยการคลิก กรอง บนแถบนำทางระเบียนเพื่อแปลงกลับสู่มุมมองแบบเต็ม

เมื่อคุณเอาตัวกรองปัจจุบันออกแล้ว ตัวกรองจะถูกเอาออกจากเขตข้อมูลทั้งหมดในมุมมองเป็นการชั่วคราว ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ตัวกรองกับเขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาคและวันเกิดอยู่ก่อนแล้ว เมื่อเอาตัวกรองออก คุณก็จะเห็นระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง

เมื่อต้องการนำตัวกรองล่าสุดมาใช้ใหม่ ให้คลิก ไม่ถูกกรอง บนแถบนำทางระเบียน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การล้างตัวกรอง

ล้างตัวกรองเมื่อคุณไม่ต้องการใช้อีกต่อไป การล้างตัวกรองจะลบตัวกรองนั้นออกจากมุมมอง และคุณจะไม่สามารถนำตัวกรองนั้นกลับมาใช้ได้อีกด้วยการคลิกบนแถบสถานะ ไม่ถูกกรอง คุณสามารถล้างตัวกรองเดียวออกจากเขตข้อมูลเดียว หรือจะล้างตัวกรองทั้งหมดออกจากเขตข้อมูลทั้งหมดในมุมมองก็ได้

  • เมื่อต้องการล้างตัวกรองเดียวออกจากเขตข้อมูลเดียว ให้ทำดังนี้ คลิกขวาที่คอลัมน์หรือตัวควบคุมที่ถูกกรอง จากนั้นคลิก ล้างตัวกรองออกจากชื่อเขตข้อมูล
  • เมื่อต้องการล้างตัวกรองทั้งหมดออกจากเขตข้อมูลทั้งหมด ให้ทำดังนี้บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด บนเมนูทางลัด

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การบันทึกตัวกรอง

การบันทึกตัวกรองอาจเป็นประโยชน์แก่คุณถ้าคุณจะใช้ตัวกรองนั้นอีก การตั้งค่าตัวกรองที่มีผลใช้งานอยู่เมื่อคุณปิดตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานจะได้รับการบันทึกไว้พร้อมกับวัตถุโดยอัตโนมัติ และจะพร้อมนำไปใช้ใหม่อีกครั้ง อย่างไรก็ตาม ตามค่าเริ่มต้นแล้ว การตั้งค่าตัวกรองจะไม่ถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดวัตถุในครั้งต่อไป

เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าจะมีการนำตัวกรองปัจจุบันไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานในครั้งถัดไป จากแผ่นคุณสมบัติของวัตถุ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ FilterOnLoad ของวัตถุเป็น ใช่ คุณสมบัติ FilterOnLoad จะถูกนำไปใช้ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดวัตถุ เมื่อใดก็ตามที่คุณเปลี่ยนการตั้งค่านี้ คุณจะต้องปิดวัตถุแล้วเปิดวัตถุนั้นใหม่เพื่อนำการตั้งค่าใหม่ไปใช้

 หมายเหตุ    การตั้งค่าคุณสมบัติ FilterOnLoad จะถูกนำไปใช้เมื่อโหลดวัตถุเท่านั้น การตั้งค่าคุณสมบัตินี้สำหรับวัตถุในมุมมองออกแบบ แล้วสลับไปยังมุมมองอื่นจะไม่ส่งผลให้มีการนำการตั้งค่านี้ไปใช้ คุณจะต้องปิดและเปิดวัตถุอีกครั้งเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าคุณสมบัติ FilterOnLoad มีผล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2010