บทนำสู่ตาราง

เมื่อคุณใช้ฐานข้อมูล คุณได้จัดเก็บข้อมูลของคุณไว้ในตารางต่างๆ ซึ่งเป็นรายการที่ยึดตามเรื่องซึ่งมีข้อมูลที่จัดเรียงในระเบียน ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างตาราง ที่ติดต่อ เพื่อเก็บรายชื่อ ที่อยู่อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์

บทความนี้จะให้ภาพรวมของตารางใน Microsoft Access 2010 และจะแนะนำคุณลักษณะของตารางคุณลักษณะใหม่ หรือคุณลักษณะที่ถูกเอาออกไป บทความนี้ยังอธิบายวิธีสร้างตาราง วิธีเพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง วิธีตั้งค่า คีย์หลัก (คีย์หลัก: เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล (คอลัมน์) ซึ่งค่าของเขตข้อมูลนั้นจะระบุแต่ละระเบียนในตารางโดยไม่ให้ซ้ำกัน คีย์หลักไม่อนุญาตให้มีค่าเป็น Null และต้องมีดัชนีที่ไม่ซ้ำเสมอ คีย์หลักจะใช้เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของตารางกับ Foreign Keys ในตารางอื่น)ของตาราง และวิธีตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลและตารางด้วย

คุณควรจะเริ่มต้นออกแบบฐานข้อมูลด้วยการวางแผนตารางทั้งหมด แล้วจึงตัดสินใจว่าจะให้แต่ละตารางสัมพันธ์กันอย่างไร ก่อนสร้างตาราง ให้พิจารณาความต้องการของคุณให้รอบคอบ และกำหนดตารางทั้งหมดที่คุณต้องการ สำหรับบทนำการวางแผนและออกแบบฐานข้อมูล โปรดดูบทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล และการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม

 บันทึกย่อ   มุมมองออกแบบ ไม่มีอยู่ในตารางบนเว็บ คุณสามารถใช้คุณลักษณะการออกแบบที่รวมอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูลแทนได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลเว็บ โปรดดูในบทความ การสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ร่วมกันบนเว็บ

ในบทความนี้


ภาพรวม

ตารางเป็นวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น พนักงาน หรือผลิตภัณฑ์ ตารางประกอบด้วยระเบียนและเขตข้อมูล

แต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งอินสแตนซ์ของเรื่องตาราง เช่น พนักงานรายใดรายหนึ่ง ระเบียนยังมักเรียกโดยทั่วไปว่า แถว หรืออินสแตนซ์

แต่ละเขตข้อมูลจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งรูปแบบของเรื่องตาราง เช่น ชื่อ หรือที่อยู่อีเมล เขตข้อมูลยังมักเรียกโดยทั่วไปว่า คอลัมน์ หรือแอตทริบิวต์

เขตข้อมูลประกอบด้วยค่าเขตข้อมูล เช่น Contoso, Ltd. หรือ someone@example.com ค่าเขตข้อมูลยังมักเรียกโดยทั่วไปว่า fact

ตารางลูกค้าซึ่งแสดงเค้าโครงของระเบียนและเขตข้อมูล

คำบรรยายภาพ 1 ระเบียน
คำบรรยายภาพ 2 เขตข้อมูล
คำบรรยายภาพ 3 ค่าเขตข้อมูล

ฐานข้อมูลสามารถมีตารางหลายตารางได้ ซึ่งแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน แต่ละตารางจะมีหลายเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ และการเชื่อมโยงหลายมิติ

ข้อมูลภายนอก

คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ ได้ เช่น ฐานข้อมูลอื่น แฟ้มข้อความ และสมุดงาน Excel เมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังข้อมูลภายนอก Access จะสามารถใช้การเชื่อมโยงนั้นเหมือนกับเป็นตาราง คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางที่เชื่อมโยง และสร้างความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับตารางที่เชื่อมโยงได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลภายนอกและวิธีที่คุณสร้างการเชื่อมโยง อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของข้อมูลภายนอกโดยใช้การเชื่อมโยงได้

คุณสมบัติของตารางและคุณสมบัติของเขตข้อมูล

ตารางและเขตข้อมูลมีคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อควบคุมคุณลักษณะหรือลักษณะการทำงานของตารางและเขตข้อมูลเหล่านั้นได้

แผ่นคุณสมบัติของตารางและแผ่นคุณสมบัติของเขตข้อมูล

ตารางจะเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ
คำบรรยายภาพ 1 คุณสมบัติของตาราง
คำบรรยายภาพ 2 คุณสมบัติของเขตข้อมูล

ในฐานข้อมูล Access คุณสมบัติของตารางเป็นแอตทริบิวต์ของตารางที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะการทำงานของตารางทั้งหมด คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าในแผ่นคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตาราง เพื่อระบุวิธีแสดงตารางตามค่าเริ่มต้นได้

คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในตาราง และกำหนดหนึ่งคุณลักษณะของเขตข้อมูลหรือรูปแบบของลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลบางค่าใน มุมมองแผ่นข้อมูล (มุมมองแผ่นข้อมูล: มุมมองที่แสดงข้อมูลจากตาราง ฟอร์ม แบบสอบถาม วิว หรือ Stored Procedure ในรูปแบบของแถวและคอลัมน์ ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถแก้ไขเขตข้อมูล เพิ่มและลบข้อมูล และค้นหาข้อมูลได้) คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้โดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

ชนิดข้อมูล

ทุกเขตข้อมูลจะมีชนิดข้อมูล ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะระบุชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลนั้นเก็บอยู่ เช่น ข้อความหรือแฟ้มที่แนบจำนวนมาก

การตั้งค่าชนิดข้อมูล

ชนิดข้อมูลคือคุณสมบัติของเขตข้อมูล แต่จะมีข้อแตกต่างจากคุณสมบัติของเขตข้อมูลอื่น ดังนี้

  • คุณจะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง ไม่ใช่ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล
  • ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ ที่เขตข้อมูลมี
  • คุณต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเมื่อสร้างเขตข้อมูล

 บันทึกย่อ   คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่ใน Access ได้โดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติตามค่าที่คุณใส่ ถ้าคุณไม่ได้ระบุชนิดข้อมูลอื่น Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Text ถ้าจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลได้โดยใช้ Ribbon ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent ใหม่

แสดงตัวอย่างของการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติ

ตารางต่อไปนี้แสดงให้เห็นวิธีการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติในมุมมองแผ่นข้อมูล

ถ้าคุณป้อน Office Access 2007 จะสร้างเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลเป็น
วรพล Text

http://www.contoso.com

คุณสามารถใช้ส่วนนำหน้าอินเทอร์เน็ตโพรโทคอล (IP) ที่ถูกต้องแบบใดก็ได้ ตัวอย่างเช่น http://, https:// และ mailto: เป็นส่วนนำหน้าที่ถูกต้อง

Hyperlink
1 Number, Long Integer
50,000 Number, Long Integer
50,000.99 Number, Double
50000.389 Number, Double

12/67

รูปแบบวันที่และเวลาที่โปรแกรมจะรู้จักได้นั้นจะต้องตรงตามระบบภาษาของผู้ใช้ที่คุณตั้งค่าไว้

Date/Time
December 31, 2006 Date/Time
10:50:23 Date/Time
10:50 am Date/Time
17:50 Date/Time

$12.50

สัญลักษณ์สกุลเงินที่โปรแกรมจะรู้จักได้นั้นจะต้องตรงตามระบบภาษาของผู้ใช้ที่คุณตั้งค่าไว้

Currency
21.75 Number, Double
123.00% Number, Double
3.46E+03 Number, Double

ความสัมพันธ์ตาราง

แม้ว่าแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน ตารางในฐานข้อมูลมักจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลอาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

  • ตารางลูกค้าที่แสดงรายชื่อลูกค้าของบริษัทคุณ และที่อยู่ของลูกค้าเหล่านั้น
  • ตารางผลิตภัณฑ์ที่แสดงผลิตภัณฑ์ที่คุณขาย รวมถึงราคาและรูปภาพของแต่ละรายการ
  • ตารางใบสั่งซื้อที่ติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า

เนื่องจากข้อมูลในเรื่องที่ต่างกันถูกเก็บในตารางแยกกัน คุณจึงต้องหาหนทางที่จะผูกข้อมูลเข้าไว้ด้วยกัน ที่จะทำให้สามารถรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากตารางที่แยกกันได้โดยง่าย เมื่อต้องการเชื่อมต่อข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางที่ต่างกัน ให้คุณสร้างความสัมพันธ์ ความสัมพันธ์เป็นการเชื่อมต่อแบบตรรกะระหว่างตารางสองตารางที่มีการระบุเขตข้อมูลที่มีเหมือนกัน

คีย์

เขตข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์ของตารางจะถูกเรียกว่าคีย์ คีย์มักประกอบด้วยหนึ่งเขตข้อมูล แต่ก็อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งรายการได้ คีย์มีสองชนิด ได้แก่

  • คีย์หลัก    ตารางสามารถมีคีย์หลักได้เพียงคีย์เดียว คีย์หลักประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลซึ่งจะระบุแต่ละระเบียนที่คุณเก็บไว้ในตารางโดยไม่ซ้ำกัน บ่อยครั้งที่จะมีเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน เช่น หมายเลข ID, เลขลำดับ หรือรหัสที่ทำหน้าที่เป็นคีย์หลัก ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางลูกค้า ซึ่งลูกค้าแต่ละรายจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่ไม่ซ้ำกัน เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็นคีย์หลักของตารางลูกค้า การที่คีย์หลักมีมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูล มักจะเกิดจากการรวมกันของเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ซึ่งจะให้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้นามสกุล ชื่อ และวันเกิดรวมกันเป็นเป็นคีย์หลักของตารางเกี่ยวกับบุคคล
  • Foreign Key    ตารางยังสามารถมี Foreign Key ได้ตั้งแต่หนึ่งคีย์ขึ้นไป Foreign Key ประกอบด้วยค่าที่สอดคล้องกับค่าในคีย์หลักของตารางอื่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางใบสั่งซื้อซึ่งแต่ละใบสั่งซื้อจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่สอดคล้องกับระเบียนในตารางลูกค้า เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็น Foreign Key ของตารางใบสั่งซื้อ

ความสอดคล้องกันของค่าระหว่างเขตข้อมูลคีย์จะใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง คุณสามารถใช้ความสัมพันธ์ของตารางในการรวมข้อมูลจากตารางต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางลูกค้าและตารางใบสั่งซื้อ ในตารางลูกค้า แต่ละระเบียนจะถูกระบุโดยเขตข้อมูลคีย์หลัก ID

เมื่อต้องการกำหนดให้แต่ละใบสั่งซื้อสัมพันธ์กับลูกค้า ให้เพิ่มเขตข้อมูล Foreign Key ในตารางใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล ID ของตารางลูกค้า จากนั้นให้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองคีย์ เมื่อเพิ่มระเบียนในตารางใบสั่งซื้อ ให้ใช้ค่าของ ID ลูกค้าที่มาจากตารางลูกค้า เมื่อใดก็ตามที่ต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่สั่งซื้อ ให้ใช้ความสัมพันธ์เพื่อระบุว่าต้องการให้ข้อมูลใดจากตารางลูกค้าสอดคล้องกับระเบียนใดในตารางใบสั่งซื้อ

ความสัมพันธ์ของตารางที่แสดงในหน้าต่างความสัมพันธ์

ความสัมพันธ์ของตารางที่แสดงในหน้าต่างความสัมพันธ์
คำบรรยายภาพ 1 คีย์หลักที่ถูกระบุโดยไอคอนรูปกุญแจถัดจากชื่อเขตข้อมูล
คำบรรยายภาพ 2 Foreign Key ให้สังเกตว่าไม่มีไอคอนรูปกุญแจ

ประโยชน์จากการใช้ความสัมพันธ์

การเก็บข้อมูลแยกกันในตารางที่เกี่ยวข้องกันสร้างประโยชน์ดังต่อไปนี้

  • ความสม่ำเสมอสอดคล้องกัน    เนื่องจากแต่ละรายการของข้อมูลถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวในตารางเดียว โอกาสที่จะเกิดการกำกวมหรือความไม่สอดคล้องกันจึงมีน้อย ตัวอย่างเช่น คุณจะเก็บชื่อลูกค้าไว้เพียงครั้งเดียวในตารางเกี่ยวกับลูกค้ามากกว่าที่จะเก็บซ้ำๆ (ซึ่งจะมีโอกาสเกิดความไม่สอดคล้อง) ในตารางที่มีข้อมูลใบสั่งซื้อ
  • ประสิทธิภาพ    การบันทึกข้อมูลในที่เดียวหมายถึงการใช้เนื้อที่ดิสก์น้อยกว่า นอกจากนี้ ตารางขนาดเล็กจะให้ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าตารางขนาดใหญ่ สุดท้าย ถ้าคุณไม่ใช้ตารางแยกกันสำหรับเรื่องที่แตกต่างกัน คุณจะสร้างค่า Null (ไม่มีข้อมูล) และทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในตารางของคุณ ซึ่งจะทำให้เปลืองเนื้อที่และประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้
  • เข้าใจง่าย    การออกแบบของฐานข้อมูลจะเข้าใจง่าย ถ้าเรื่องต่างๆ ถูกแยกออกเป็นตารางต่างๆ อย่างเหมาะสม

 เคล็ดลับ   วางแผนตารางของคุณโดยพิจารณาถึงความสัมพันธ์ คุณสามารถใช้ ตัวช่วยสร้างการค้นหา ในการสร้างเขตข้อมูล Foreign Key ถ้ามีตารางที่มีคีย์หลักที่เกี่ยวข้องอยู่แล้ว ตัวช่วยสร้างการค้นหาจะสร้างความสัมพันธ์ให้คุณ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สเปคตาราง

ใน Access 2010 ตารางจะมีข้อจำกัดดังต่อไปนี้

แอตทริบิวต์ ค่าสูงสุด
จำนวนอักขระของชื่อตาราง 64
จำนวนอักขระของชื่อเขตข้อมูล 64
จำนวนเขตข้อมูลในหนึ่งตาราง 255
จำนวนตารางที่เปิด 2048 ขีดจำกัดนี้รวมถึงตารางที่ถูกเปิดภายในโดย Access
ขนาดตาราง 2 กิกะไบต์ ลบด้วยเนื้อที่ที่ต้องการสำหรับวัตถุของระบบ
จำนวนอักขระในเขตข้อมูล Text หนึ่งเขตข้อมูล 255
จำนวนอักขระในเขตข้อมูล Memo หนึ่งเขตข้อมูล 65,535 เมื่อป้อนข้อมูลผ่านส่วนติดต่อผู้ใช้
2 กิกะไบต์เมื่อป้อนข้อมูลผ่านทางการเขียนโปรแกรม
ขนาดของเขตข้อมูล OLE Object 1 กิกะไบต์
จำนวนดัชนีของตารางหนึ่งตาราง 32
จำนวนเขตข้อมูลของดัชนีหนึ่งดัชนี 10
จำนวนอักขระของข้อความตรวจสอบหนึ่งข้อความ 255
จำนวนอักขระของกฎการตรวจสอบหนึ่งกฎ 2,048
จำนวนอักขระของคำอธิบายตารางหรือเขตข้อมูลหนึ่งคำอธิบาย 255
จำนวนอักขระของระเบียนหนึ่งระเบียน (ยกเว้นเขตข้อมูล Memo และ OLE Object) เมื่อคุณสมบัติ การบีบ Unicode ของเขตข้อมูลถูกตั้งค่าเป็น ใช่ 4,000
จำนวนอักขระของการตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล 255

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

มีอะไรใหม่

ความแตกต่างจาก Access 2007

การสร้างตารางใน Access 2010 จะมีขั้นตอนที่คล้ายคลึงกันมากกับการสร้างตารางใน Access 2007 อย่างไรก็ตาม ใน Access 2010 จะมีคุณลักษณะใหม่บางคุณลักษณะที่เกี่ยวข้องกับตาราง ดังต่อไปนี้

  • แมโครข้อมูล    คุณสามารถแนบแมโครไปที่เหตุการณ์ในตาราง ซึ่งจะทำให้คุณสามารถใช้แอคชันในขณะมีการปรับเปลี่ยน แทรก หรือลบระเบียนได้ แมโครนี้สามารถใช้เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหรือดำเนินการคำนวณได้ ตัวอย่างเช่น
  • ชนิดข้อมูลที่ถูกคำนวณ    ชนิดข้อมูลใหม่นี้ช่วยให้คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลตามการคำนวณของเขตข้อมูลอื่นในตารางเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างเขตข้อมูล ผลรวมของบรรทัด ที่ประกอบด้วยผลิตภัณฑ์ของเขตข้อมูลปริมาณและเขตข้อมูลราคาต่อหน่วย จากนั้น ถ้าคุณปรับปรุงเขตข้อมูลปริมาณหรือเขตข้อมูลราคาต่อหน่วย จะมีการปรับปรุง ผลรวมของบรรทัด โดยอัตโนมัติ
  • การเชื่อมต่อบริการบนเว็บ    นอกจากการเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น สมุดงาน Excel และรายการ SharePoint แล้ว คุณยังสามารถเชื่อมต่อไปยังข้อมูลในเว็บไซต์ที่มีส่วนติดต่อบริการบนเว็บได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่เว็บไซต์ของผู้ค้าออนไลน์ และสร้างโปรแกรมประยุกต์ของคุณเองเพื่อใช้ดูผลิตภัณฑ์หรือเริ่มต้นสั่งซื้อ
  • แม่แบบตารางและแม่แบบเขตข้อมูลถูกแทนที่ด้วยตัวแบบ    Access 2007 ได้เริ่มนำแม่แบบตารางและแม่แบบเขตข้อมูลมาใช้งาน แม่แบบตาราง คือ ตารางเปล่าที่ใช้ในการสร้างตารางใหม่ ซึ่งถูกสร้างให้เข้ากันได้กับรายการของ Windows SharePoint Services ที่มีอยู่แล้วภายใน ดังต่อไปนี้
    • ที่ติดต่อ
    • งาน
    • ประเด็น
    • เหตุการณ์
    • สินทรัพย์

ใน Access 2010คุณจะใช้ตัวแบบเมื่อต้องการเพิ่มส่วนที่สร้างไว้ล่วงหน้าลงในฐานข้อมูลของคุณ ตัวแบบอาจรวมถึงตารางและวัตถุฐานข้อมูลชนิดอื่นๆ เช่น แบบสอบถาม และฟอร์ม

 บันทึกย่อ   หัวข้อนี้ไม่ได้อธิบายเกี่ยวกับตัวแบบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูในส่วน ดูเพิ่มเติม

ความแตกต่างจาก Access 2003

  • ตัวแบบได้เข้ามาแทนที่ตัวช่วยสร้างตาราง    ในรุ่นก่อนหน้า Access 2007 คุณได้ใช้ ตัวช่วยสร้างตาราง เพื่อสร้างตารางอย่างรวดเร็วด้วยการตอบคำถามสองสามข้อ ใน Access 2007 ตัวช่วยสร้างตารางจะถูกแทนที่ด้วยแม่แบบตารางและแม่แบบเขตข้อมูล ใน Access 2010 จะนำตัวแบบมาใช้แทนที่แม่แบบตารางและแม่แบบเขตข้อมูล

 บันทึกย่อ   หัวข้อนี้ไม่ได้อธิบายเกี่ยวกับตัวแบบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูในส่วน ดูเพิ่มเติม

  • การสร้างแผ่นข้อมูล    ในขณะนี้ คุณสามารถสร้างและปรับเปลี่ยนตารางและเขตข้อมูลในระหว่างที่กำลังทำงานอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูลได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สร้างตารางใหม่

สร้างตารางใหม่ ถ้าคุณมีแหล่งข้อมูลใหม่ที่ไม่ได้อยู่ในตารางใดๆ ที่มีอยู่

คุณสามารถสร้างตารางได้โดยการสร้างฐานข้อมูลใหม่ การแทรกตารางลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือการนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังตารางจากแหล่งข้อมูลอื่น เช่น สมุดงาน Microsoft Office Excel, เอกสาร Microsoft Office Word, แฟ้มข้อความ, บริการบนเว็บ หรือฐานข้อมูลอื่น เมื่อสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ จะมีการแทรกตารางเปล่าใหม่ให้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใส่ข้อมูลในตารางเพื่อเริ่มต้นกำหนดเขตข้อมูลได้

คุณต้องการทำสิ่งใด


สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

  1. บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก สร้าง แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า
  2. ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มสำหรับฐานข้อมูลใหม่
  3. เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์
  4. คลิก สร้าง

ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดออก แล้วตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

  1. คลิกแท็บ แฟ้ม ชี้ไปที่ เปิด จากนั้นให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
    • ถ้าฐานข้อมูลที่คุณต้องการแสดงอยู่ภายใต้ ฐานข้อมูลล่าสุด ให้คลิกที่ฐานข้อมูลในรายการนั้น

หรือ

  • ถ้าฐานข้อมูลไม่ได้แสดงอยู่ภายใต้ ฐานข้อมูลล่าสุด ให้คลิกที่ตัวเลือกที่คุณต้องการภายใต้ เปิดเอกสาร
  1. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิกที่ เปิด
  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

นำเข้าหรือเชื่อมโยงเพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางโดยนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่เก็บไว้ที่อื่นได้ คุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในแผ่นงาน Excel, รายการ Windows SharePoint Services , แฟ้ม XML, ฐานข้อมูล Access อื่น, โฟลเดอร์ Microsoft Office Outlook และอื่นๆ ได้

เมื่อนำเข้าข้อมูล คุณจะสร้างสำเนาของข้อมูลในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับในภายหลังจะไม่มีผลต่อข้อมูลที่นำเข้า และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่นำเข้าจะไม่มีผลต่อข้อมูลต้นฉบับ หลังจากเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลและนำเข้าข้อมูล คุณสามารถใช้ข้อมูลที่นำเข้าโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของตารางที่นำเข้าได้

เมื่อเชื่อมโยงไปยังข้อมูล คุณจะสร้างตารางที่เชื่อมโยงในฐานข้อมูลปัจจุบัน ซึ่งเป็นการเชื่อมโยง ณ ปัจจุบันไปยังข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งเก็บไว้ที่อื่น เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางที่เชื่อมโยง คุณจะเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูลด้วยเช่นกัน เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูล การเปลี่ยนแปลงนั้นจะแสดงอยู่ในตารางที่เชื่อมโยง คุณต้องสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลในทุกครั้งที่ใช้ตารางที่เชื่อมโยง คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของตารางที่เชื่อมโยงได้

 บันทึกย่อ   คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในสมุดงาน Excel โดยใช้ตารางที่เชื่อมโยง การแก้ไขปัญหาชั่วคราวทำได้โดยการนำเข้าข้อมูลต้นฉบับไปยังฐานข้อมูล Access แล้วเชื่อมโยงไปยังฐานข้อมูลจาก Excel สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมโยงไปยัง Access จาก Excel ให้ค้นหาในวิธีใช้ Excel หรือดูที่การเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม

สร้างตารางใหม่ด้วยการนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลภายนอก

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง ให้คลิกแหล่งข้อมูลใดแหล่งข้อมูลหนึ่งที่พร้อมใช้งาน
  2. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏในแต่ละขั้นตอน

Access จะสร้างตารางใหม่และแสดงตารางนั้นในบานหน้าต่างนำทาง

 เคล็ดลับ   คุณยังสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint โดยใช้คำสั่งบนแท็บ สร้าง ได้อีกด้วย

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ใช้ไซต์ SharePoint เพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางในฐานข้อมูลซึ่งนำเข้ามาจากหรือเชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint ได้ คุณยังสามารถสร้างรายการ SharePoint ใหม่โดยใช้แม่แบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ แม่แบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Access 2010 ประกอบด้วยที่ติดต่อ งาน ประเด็น และเหตุการณ์

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก รายการ SharePoint
  1. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
  1. คลิก ที่ติดต่อ งาน ประเด็น หรือ เหตุการณ์
  2. ในกล่องโต้ตอบ การสร้างรายการใหม่ ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างรายการ
  1. ป้อนชื่อสำหรับรายการใหม่และคำอธิบายในกล่อง ระบุชื่อสำหรับรายการใหม่ และ คำอธิบาย
  1. เมื่อต้องการเปิดตารางที่เชื่อมโยงหลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดรายการเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น (ถูกเลือกอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้น)

  1. คลิก กำหนดเอง
  2. ในกล่องโต้ตอบ การสร้างรายการใหม่ ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างรายการ
  1. ป้อนชื่อสำหรับรายการใหม่และคำอธิบายในกล่อง ระบุชื่อสำหรับรายการใหม่ และ คำอธิบาย
  1. เมื่อต้องการเปิดตารางที่เชื่อมโยงหลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดรายการเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น (ถูกเลือกอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้น)

  1. คลิก รายการ SharePoint ที่มีอยู่
  2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า
  3. คลิก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน แล้วคลิก ถัดไป
  4. ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากแต่ละรายการ SharePoint ที่คุณต้องการนำเข้า

  1. คลิก รายการ SharePoint ที่มีอยู่
  2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - ไซต์ SharePoint ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่มีรายการซึ่งคุณต้องการเชื่อมโยงไป
  3. คลิก เชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลด้วยการสร้างตารางที่เชื่อมโยง แล้วคลิก ถัดไป
  4. เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับรายการ SharePoint ที่คุณต้องการเชื่อมโยง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ใช้บริการบนเว็บเพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางในฐานข้อมูลที่เชื่อมต่อกับข้อมูลในเว็บไซต์ที่มีส่วนติดต่อบริการบนเว็บได้

 บันทึกย่อ   ตารางบริการบนเว็บเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง ให้คลิก เพิ่มเติม แล้วคลิก Data Services
  2. ถ้าการเชื่อมต่อที่คุณต้องการใช้ถูกติดตั้งอยู่แล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 5 ถ้าไม่ใช่ ให้ดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
  3. คลิก ติดตั้งการเชื่อมต่อใหม่
  4. เลือกแฟ้มการเชื่อมต่อที่คุณต้องการใช้ จากนั้นคลิก ตกลง
  5. ในกล่องโต้ตอบ สร้างการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลบริการบนเว็บ ให้ขยายการเชื่อมต่อที่คุณต้องการใช้
  6. เลือกตารางที่คุณต้องการเชื่อมโยงไป

Access จะแสดงเขตข้อมูลที่ด้านขวาของกล่องโต้ตอบ

  1. อีกทางเลือกหนึ่งคือ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับตารางที่เชื่อมโยงในกล่อง ระบุชื่อการเชื่อมโยง Access จะใช้ชื่อนี้กับตารางที่เชื่อมโยงในบานหน้าต่างนำทาง
  2. คลิก ตกลง

Access จะสร้างตารางที่เชื่อมโยง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคีย์หลักของตาราง

คุณควรระบุคีย์หลักสำหรับตารางเพื่อประโยชน์ดังต่อไปนี้

  • Access จะสร้างดัชนีสำหรับคีย์หลักโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของฐานข้อมูลให้ดียิ่งขึ้น
  • Access จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกระเบียนมีค่าในเขตข้อมูลคีย์หลัก
  • Access จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละค่าในเขตข้อมูลคีย์ไม่ซ้ำกัน การมีค่าที่ไม่ซ้ำกันนั้นเป็นสิ่งสำคัญ มิฉะนั้นจะไม่มีทางแยกความแตกต่างได้อย่างน่าเชื่อถือระหว่างระเบียนเฉพาะเจาะจงหนึ่งๆ ออกจากระเบียนอื่น

เมื่อคุณสร้างตารางใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะสร้างคีย์หลักและกำหนดชื่อเขตข้อมูลของ ID และชนิดข้อมูล AutoNumber ให้โดยอัตโนมัติ

ในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงหรือเอาคีย์หลักออก หรือตั้งค่าคีย์หลักให้กับตารางที่ยังไม่มีคีย์หลักได้

กำหนดเขตข้อมูลที่จะใช้เป็นคีย์หลัก

บางครั้ง คุณอาจมีข้อมูลที่ต้องการใช้เป็นคีย์หลักอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหมายเลข ID ของพนักงานอยู่แล้ว ถ้าคุณสร้างตารางเพื่อติดตามข้อมูลพนักงาน คุณอาจตัดสินใจใช้ ID พนักงานที่มีอยู่แล้วเป็นคีย์หลักของตาราง หรือบางที ID พนักงานจะไม่ซ้ำกันเมื่อมีการรวมกับ ID แผนก โดยกำหนดให้คุณใช้ทั้งสองเขตข้อมูลเป็นคีย์หลัก คีย์หลักที่ถือเป็นตัวเลือกที่ดีจะมีคุณลักษณะดังต่อไปนี้

  • แต่ละระเบียนมีค่าที่ไม่ซ้ำกันในเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูล
  • เขตข้อมูลหรือหลายเขตข้อมูลที่ประกอบกันเป็นคีย์หลักจะต้องไม่เป็นค่าว่างหรือ Null นั่นคือจะต้องมีค่าอยู่เสมอ
  • ค่าจะไม่เปลี่ยนแปลง

ถ้าไม่มีข้อมูลที่เหมาะสมที่จะใช้เป็นคีย์หลักอยู่ คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่เพื่อใช้เป็นคีย์หลักได้ เมื่อสร้างเขตข้อมูลใหม่เพื่อใช้เป็นคีย์หลัก ให้ตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเป็น AutoNumber เพื่อช่วยตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลนั้นตรงตามคุณลักษณะสามประการในรายการก่อนหน้านี้

ตั้งค่าหรือเปลี่ยนคีย์หลัก

  1. เลือกตารางที่มีคีย์หลักที่คุณต้องการตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลง
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
  3. ในตารางออกแบบตาราง ให้เลือกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลที่ต้องการใช้เป็นคีย์หลัก

เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลหนึ่งเขตข้อมูล ให้คลิก ตัวเลือกแถว (ตัวเลือกแถว: กล่องหรือแถบขนาดเล็กที่เมื่อคลิกแล้วจะเลือกทั้งแถวในตารางหรือในมุมมองออกแบบแมโคร หรือเมื่อคุณเรียงลำดับและจัดกลุ่มระเบียนในมุมมองออกแบบรายงาน) สำหรับเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

เมื่อต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกตัวเลือกแถวของแต่ละเขตข้อมูล

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกที่ คีย์หลัก

กลุ่มเครื่องมือบนแท็บออกแบบ

ตัวบ่งชี้คีย์จะปรากฏที่ด้านซ้ายของเขตข้อมูลที่ระบุให้เป็นคีย์หลัก

เอาคีย์หลักออก

  1. เลือกตารางที่มีคีย์หลักที่คุณต้องการเอาออก
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
  3. คลิก ตัวเลือกแถว (ตัวเลือกแถว: กล่องหรือแถบขนาดเล็กที่เมื่อคลิกแล้วจะเลือกทั้งแถวในตารางหรือในมุมมองออกแบบแมโคร หรือเมื่อคุณเรียงลำดับและจัดกลุ่มระเบียนในมุมมองออกแบบรายงาน) สำหรับคีย์หลักปัจจุบัน ถ้าคีย์หลักมีหลายเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกตัวเลือกแถวสำหรับแต่ละเขตข้อมูล
  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกที่ คีย์หลัก

กลุ่มเครื่องมือบนแท็บออกแบบ

ตัวบ่งชี้คีย์จะถูกเอาออกจากเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่คุณระบุเป็นคีย์หลักไว้ก่อนหน้านี้

 บันทึกย่อ   เมื่อบันทึกตารางใหม่โดยไม่ได้ตั้งค่าคีย์หลัก Access จะพร้อมท์ให้คุณสร้างเขตข้อมูลใหม่สำหรับคีย์หลัก ถ้าคุณคลิก ใช่ Access จะสร้างเขตข้อมูล ID ที่ใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber เพื่อให้ค่าที่ไม่ซ้ำกันในแต่ละระเบียน ถ้าตารางมีเขตข้อมูล AutoNumber อยู่แล้ว Access จะใช้เขตข้อมูลดังกล่าวเป็นคีย์หลัก ถ้าคุณคลิก ไม่ใช่ Access จะไม่เพิ่มเขตข้อมูล และจะไม่มีการตั้งค่าคีย์หลัก

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติของตาราง

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติที่จะใช้กับตารางทั้งหมดหรือระเบียนทั้งหมดได้

  1. เลือกตารางที่มีคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า
  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ
  3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

กลุ่ม แสดง/ซ่อน บนแท็บ ออกแบบ

แผ่นคุณสมบัติของตารางจะถูกแสดงไว้

  1. บนแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ทั่วไป
  2. คลิกที่กล่องทางด้านซ้ายของคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า แล้วใส่การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัตินั้น

แสดงคุณสมบัติตารางที่พร้อมใช้งาน

ใช้คุณสมบัติตารางนี้ เพื่อ
แสดงมุมมองบนไซต์ SharePoint

ระบุว่าสามารถแสดงมุมมองตามตารางบนไซต์ SharePoint ได้หรือไม่

 บันทึกย่อ   ผลจากการตั้งค่านี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณสมบัติฐานข้อมูล แสดงมุมมองทั้งหมดบนไซต์ SharePoint

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูในส่วน ดูเพิ่มเติม

แผ่นข้อมูลย่อยถูกขยายออก ขยายแผ่นข้อมูลย่อยทั้งหมดเมื่อคุณเปิดตาราง
ความสูงแผ่นข้อมูลย่อย

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • ถ้าคุณต้องการขยายหน้าต่างแผ่นข้อมูลย่อยเพื่อแสดงทุกแถว ให้ปล่อยคุณสมบัตินี้ให้มีค่าเป็น "0"
  • ถ้าคุณต้องการควบคุมความสูงของแผ่นข้อมูลย่อย ให้ใส่ความสูงที่ต้องการเป็นนิ้ว
การวางแนว แสดงมุมมองบนไซต์ SharePoint
คำอธิบาย มุมมองเริ่มต้น คำอธิบายจะปรากฏในคำแนะนำเครื่องมือสำหรับตาราง
มุมมองเริ่มต้น ตั้งค่า แผ่นข้อมูล, PivotTable หรือ PivotChart เป็นมุมมองเริ่มต้นเมื่อเปิดตาราง
กฎการตรวจสอบ ใส่นิพจน์ซึ่งต้องเป็นจริงเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงระเบียน
ข้อความตรวจสอบ ใส่ข้อความที่จะแสดงเมื่อระเบียนละเมิดนิพจน์ในคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ
ตัวกรอง กำหนดเงื่อนไขที่จะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเงื่อนไขในมุมมองแผ่นข้อมูล
ลำดับตาม เลือกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อระบุลำดับการจัดเรียงเริ่มต้นของแถวในมุมมองแผ่นข้อมูล
ชื่อแผ่นข้อมูลย่อย ระบุว่าแผ่นข้อมูลย่อยควรปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือไม่ ถ้าใช่ ตารางหรือแบบสอบถามใดควรแสดงแถวในแผ่นข้อมูลย่อย
เชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก แสดงเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามที่ใช้กับแผ่นข้อมูลย่อยที่ตรงตามคุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง
เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก แสดงเขตข้อมูลในตารางที่ตรงตามคุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง
ใช้ตัวกรองเมื่อโหลด ใช้เงื่อนไขตัวกรองในคุณสมบัติ ตัวกรอง โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล
ใช้การจัดลำดับตามเมื่อโหลด ใช้เกณฑ์การเรียงลำดับในคุณสมบัติ ลำดับตาม โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

 เคล็ดลับ   เมื่อต้องการให้มีพื้นที่มากขึ้นสำหรับการใส่หรือการแก้ไขการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย ถ้าคุณกำลังตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ เป็นนิพจน์ และต้องการความช่วยเหลือในการสร้างกฎ ให้คลิก รูปปุ่ม ที่อยู่ถัดจากกล่องคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ เพื่อแสดงตัวสร้างนิพจน์

  1. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้กด CTRL+S

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง

คุณสามารถเก็บแต่ละส่วนของข้อมูลที่ต้องการติดตามในเขตข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ในตาราง ที่ติดต่อ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับนามสกุล ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ ในตารางผลิตภัณฑ์ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับชื่อผลิตภัณฑ์, ID ผลิตภัณฑ์ และราคา

ก่อนสร้างเขตข้อมูล ให้พยายามแยกข้อมูลให้เป็นส่วนเล็กที่สุดที่มีประโยชน์ การรวมข้อมูลในภายหลังจะง่ายมากกว่าการดึงข้อมูลออกจากกัน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะสร้างเขตข้อมูลชื่อเต็ม ให้ลองพิจารณาการสร้างเขตข้อมูล นามสกุล และ ชื่อ แยกกัน จากนั้น คุณจะสามารถค้นหาหรือเรียงลำดับตามชื่อ นามสกุล หรือทั้งสองอย่างได้อย่างง่ายดาย ถ้าคุณวางแผนที่จะรายงาน เรียงลำดับ ค้นหา หรือคำนวณรายการของข้อมูล ให้วางรายการนั้นในเขตข้อมูลของตัวเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลและการสร้างเขตข้อมูล โปรดดูที่การเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม

หลักจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูล

เมื่อสร้างตารางใหม่หรือเปิดตารางที่มีอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณจะสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในตารางโดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ของแผ่นข้อมูลได้

แผ่นข้อมูลที่มีคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

คำบรรยายภาพ 1 ใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่
  1. สร้างหรือเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

 บันทึกย่อ   สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างตาราง ให้ดูที่ส่วน การสร้างตารางใหม่

  1. ในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ให้ใส่ชื่อของเขตข้อมูลที่ต้องการสร้าง

ใช้ชื่อที่ให้คำอธิบายเพื่อให้สามารถระบุเขตข้อมูลได้ง่ายขึ้น

  1. ใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลใหม่

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในมุมมองออกแบบได้

  1. เปิดตารางที่คุณต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในมุมมองออกแบบ
  2. ในแถวเปล่าแรกของตารางออกแบบตาราง ภายใต้ ชื่อเขตข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อของเขตข้อมูลจากการคำนวณ
  3. ภายใต้ ชนิดข้อมูล ให้เลือก จากการคำนวณ

ตัวสร้างนิพจน์ จะเปิดขึ้น

  1. ใส่การคำนวณที่ต้องการให้แสดงในตัวสร้างนิพจน์ ตัวอย่างเช่น ถ้าตารางของคุณมี Field1 และ Field2 และคุณต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ (Field3) ที่เท่ากับค่าของ Field1 หารด้วยค่าของ Field2 คุณจะต้องใส่ [Field1]/[Field2] ในตัวสร้างนิพจน์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนิพจน์ ให้ดูบทความ บทนำเรื่องนิพจน์

  1. เมื่อคุณใส่การคำนวณเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง

 เคล็ดลับ   เป็นการดีที่จะสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล เพื่อตรวจสอบว่าเขตข้อมูลจากการคำนวณทำงานในแบบที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล

หลังจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล คุณจะสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

  • ควบคุมลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลในเขตข้อมูล
  • ช่วยป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูล
  • ระบุค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูล
  • ช่วยเพิ่มความเร็วในการค้นหาและเรียงลำดับในเขตข้อมูล

คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่มีอยู่ในขณะทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูลได้ เมื่อต้องการเข้าถึงและตั้งค่ารายการของคุณสมบัติเขตข้อมูลทั้งหมด คุณต้องใช้มุมมองออกแบบ

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบ

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล เปลี่ยนชนิดข้อมูล เปลี่ยนคุณสมบัติ รูปแบบ และเปลี่ยนคุณสมบัติอื่นบางอย่างของเขตข้อมูลขณะทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูลได้

เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปิด
  2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล

เมื่อเพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติ Access จะกำหนดชื่อ Field1 ให้กับเขตข้อมูลใหม่รายการแรก และชื่อ Field2 ให้กับเขตข้อมูลใหม่ลำดับที่สอง เช่นนี้ต่อไปเรื่อยๆ โดยค่าเริ่มต้น ชื่อของเขตข้อมูลจะถูกใช้เป็นป้ายชื่อทุกครั้งที่มีการแสดงเขตข้อมูล เช่น ส่วนหัวของคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลให้เป็นชื่อที่ให้คำอธิบายมากขึ้นจะช่วยให้ใช้งานเขตข้อมูลขณะดูหรือแก้ไขระเบียนได้ง่ายขึ้น

  1. คลิกขวาที่ส่วนหัวของเขตข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ (ตัวอย่างเช่น Field1)
  2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก เปลี่ยนชื่อคอลัมน์
  3. ใส่ชื่อใหม่ในส่วนหัวของเขตข้อมูล

ชื่อเขตข้อมูลสามารถประกอบด้วยอักขระสูงสุด 64 ตัว (ตัวอักษรหรือตัวเลข) รวมทั้งช่องว่างด้วย

เปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะตรวจสอบข้อมูลนั้นเพื่อกำหนดชนิดข้อมูลที่เหมาะสมให้กับเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ 1/1/2006 Access จะรับรู้ว่าข้อมูลนั้นเป็นวันที่ และจะตั้งค่าชนิดข้อมูลให้กับเขตข้อมูลนั้นเป็น Date/Time ถ้า Access ไม่สามารถกำหนดชนิดข้อมูลได้ ชนิดข้อมูลจะถูกตั้งค่าเป็น Text โดยค่าเริ่มต้น

ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นที่คุณสามารถตั้งค่าได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น ให้กับเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูล Hyperlink หรือชนิดข้อมูล Memo เท่านั้น

อาจมีกรณีที่คุณต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเลขที่ห้องของคุณเหมือนกับวันที่ เช่น 10/2001 ถ้าคุณใส่ 10/2001 ในเขตข้อมูลใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณลักษณะการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติจะเลือกชนิดข้อมูล Date/Time ให้กับเขตข้อมูลนั้น เนื่องจากเลขที่ห้องเป็นป้ายชื่อ ไม่ใช่วันที่ จึงควรใช้ชนิดข้อมูล Text เมื่อต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. คลิกแท็บ แผ่นข้อมูล
  2. ในรายการ ชนิดข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้เลือกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการ

รูป Ribbon ของ Access

แสดงชนิดข้อมูลที่มีอยู่

ชนิดข้อมูล ใช้ในการจัดเก็บ ขนาด
Text

อักขระพยัญชนะผสมตัวเลข

ใช้กับข้อความ หรือตัวเลขที่ไม่ได้นำไปคำนวณ (ตัวอย่างเช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์) ค่าตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความสามารถเรียงลำดับและกรองได้อย่างเป็นตรรกะมากกว่า แต่ไม่สามารถใช้ในการคำนวณได้ง่าย

สูงสุด 255 อักขระ
Memo

อักขระพยัญชนะผสมตัวเลข (ยาวกว่า 255 อักขระ) หรือข้อความที่ใช้การจัดรูปแบบ Rich Text

ใช้สำหรับข้อความที่มีความยาวมากกว่า 255 อักขระ หรือสำหรับข้อความที่ใช้การจัดรูปแบบ Rich Text ตัวอย่างที่ดีในการใช้เขตข้อมูลแบบ Memo คือ หมายเหตุ คำอธิบายที่ยาวมาก และย่อหน้าที่มีการจัดรูปแบบ เช่น ตัวหนาหรือตัวเอียง

ได้จำนวนอักขระถึง 1 กิกะไบต์ หรือที่เก็บ 2 กิกะไบต์ (2 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระ) โดยที่คุณสามารถแสดงได้ 65,535 อักขระในตัวควบคุมหนึ่งตัว
ตัวเลข

ค่าตัวเลข (จำนวนเต็ม หรือ ค่าเศษส่วน)

ใช้เพื่อเก็บตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ ยกเว้นค่าทางการเงิน (ให้ใช้ชนิดข้อมูล Currency สำหรับค่าทางการเงิน)

1, 2, 4 หรือ 8 ไบต์ หรือ 16 ไบต์เมื่อใช้เป็น ID การจำลองแบบ
Date/Time

วันที่และเวลา

ใช้สำหรับการจัดเก็บค่าวันที่/เวลา โปรดสังเกตว่า ค่าแต่ละค่าที่จัดเก็บจะประกอบด้วยส่วนที่เป็นวันที่ และส่วนที่เป็นเวลา

8 ไบต์
Currency

ค่าทางการเงิน

ใช้เพื่อเก็บค่าทางการเงิน (สกุลเงิน)

8 ไบต์
AutoNumber

ค่าตัวเลขที่ไม่ซ้ำกันที่ Access จะแทรกโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มระเบียนหนึ่งระเบียน

ใช้เพื่อสร้างค่าที่ไม่ซ้ำกันซึ่งสามารถใช้เป็นคีย์หลักได้ โปรดสังเกตว่าค่าของเขตข้อมูล AutoNumber สามารถเพิ่มขึ้นได้ตามลำดับ หรือด้วยการเพิ่มค่าตามที่ระบุไว้ หรือกำหนดแบบสุ่ม

4 ไบต์ หรือ 16 ไบต์เมื่อใช้เป็น ID การจำลองแบบ
Yes/No

ค่าบูลีน (ใช่/ไม่ใช่)

คุณสามารถใช้หนึ่งในสามรูปแบบต่อไปนี้คือ Yes/No, True/False หรือ On/Off

1 บิต (8 บิต = 1 ไบต์)
OLE Object

วัตถุ OLE หรือข้อมูลไบนารีอื่นๆ

ใช้เพื่อเก็บวัตถุ OLE จากโปรแกรมอื่นๆ ของ Microsoft Windows

สูงสุด 1 กิกะไบต์
Attachment

รูปภาพ รูป แฟ้มไบนารี และแฟ้ม Office

ชนิดข้อมูลนี้เหมาะที่จะใช้เก็บรูปดิจิทัลและแฟ้มไบนารีชนิดใดๆ

สำหรับสิ่งที่แนบมาที่บีบอัดไว้ ขนาด 2 กิกะไบต์ สำหรับสิ่งที่แนบที่ไม่ได้บีบอัดไว้ ขนาดประมาณ 700 กิโลไบต์ ขึ้นอยู่กับระดับของสิ่งที่แนบที่จะสามารถบีบอัดได้
Hyperlink

การเชื่อมโยงหลายมิติ

ใช้เพื่อเก็บการเชื่อมโยงหลายมิติทำให้คลิกครั้งเดียวก็เข้าถึงเว็บเพจผ่าน URL (Uniform Resource Locator) หรือเข้าถึงแฟ้มผ่านชื่อในรูปแบบ UNC (ข้อตกลงการตั้งชื่อสากล) คุณยังสามารถเชื่อมโยงไปยังวัตถุ Access ที่จัดเก็บในฐานข้อมูลได้ด้วย

ได้จำนวนอักขระถึง 1 กิกะไบต์ หรือที่เก็บ 2 กิกะไบต์ (2 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระ) โดยที่คุณสามารถแสดงได้ 65,535 อักขระในตัวควบคุมหนึ่งตัว
Lookup Wizard

ไม่ใช่ชนิดข้อมูลที่แท้จริง แต่จะเรียกใช้งานตัวช่วยสร้างการค้นหาแทน

ใช้เริ่มตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อให้คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่ใช้กล่องคำสั่งผสมเพื่อค้นหาค่าในตารางอื่น แบบสอบถามอื่น หรือรายการของค่าอื่นได้

ยึดตามตารางหรือแบบสอบถาม: ขนาดของคอลัมน์ที่ถูกผูกไว้

ยึดตามค่า: ขนาดของเขตข้อมูล Text ที่ใช้จัดเก็บค่านั้น

 บันทึกย่อ   ขนาดสูงสุดของแฟ้มฐานข้อมูล Access คือ 2 กิกะไบต์

เคล็ดลับเกี่ยวกับชนิดข้อมูล
  • เมื่อต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน คุณควรใช้ ขนาดเขตข้อมูล ที่เหมาะสมที่สุดขณะสร้างเขตข้อมูล Text หรือ Number ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคาดว่าจะเก็บรหัสไปรษณีย์ซึ่งมีความยาวที่คาดการณ์ได้ ให้ระบุความยาวนั้นเป็นขนาดเขตข้อมูล คุณสามารถระบุขนาดเขตข้อมูลได้โดยการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน การตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่น
  • สำหรับหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขชิ้นส่วน และหมายเลขอื่นๆ ที่คุณไม่ต้องการใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ คุณควรเลือกชนิดข้อมูล Text แทนที่จะเป็นชนิดข้อมูล Number ค่าตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความจะสามารถเรียงลำดับและกรองได้เหมาะสมยิ่งขึ้นในเชิงตรรกะ

เปลี่ยนรูปแบบเขตข้อมูล

นอกจากการกำหนดชนิดข้อมูลให้กับเขตข้อมูลใหม่แล้ว Access ยังอาจตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ให้กับเขตข้อมูล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณใส่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ 10:50 น. Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Date/Time และคุณสมบัติ รูปแบบ เป็น Medium Time เมื่อต้องการเปลี่ยนคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูลด้วยตนเอง ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ แผ่นข้อมูล
  2. ในรายการ รูปแบบ ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้ใส่รูปแบบที่ต้องการ

 บันทึกย่อ   รายการ รูปแบบ อาจไม่พร้อมใช้งานสำหรับบางเขตข้อมูล (ตัวอย่างเช่น Text) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้น

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่น

  1. ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ
  2. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้เลือกคุณสมบัติที่ต้องการ

รูป Ribbon ของ Access

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมอง 'ออกแบบ'

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในขณะทำงานกับตารางในมุมมองออกแบบได้ ในมุมมองออกแบบ คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง รวมทั้งคุณสมบัติอื่นๆ ได้ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

เปิดตารางในมุมมองออกแบบ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตาราง
  2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก มุมมองออกแบบ

เปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

  1. ในตารางออกแบบตาราง ให้ค้นหาตำแหน่งเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าชนิดข้อมูล
  2. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลจากรายการ

แสดงชนิดข้อมูลที่มีอยู่

ชนิดข้อมูล ใช้ในการจัดเก็บ ขนาด
Text

อักขระพยัญชนะผสมตัวเลข

ใช้กับข้อความ หรือตัวเลขที่ไม่ได้นำไปคำนวณ (ตัวอย่างเช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์) ค่าตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความสามารถเรียงลำดับและกรองได้อย่างเป็นตรรกะมากกว่า แต่ไม่สามารถใช้ในการคำนวณได้ง่าย

สูงสุด 255 อักขระ
Memo

อักขระพยัญชนะผสมตัวเลข (ยาวกว่า 255 อักขระ) หรือข้อความที่ใช้การจัดรูปแบบ Rich Text

ใช้สำหรับข้อความที่มีความยาวมากกว่า 255 อักขระ หรือสำหรับข้อความที่ใช้การจัดรูปแบบ Rich Text ตัวอย่างที่ดีในการใช้เขตข้อมูลแบบ Memo คือ หมายเหตุ คำอธิบายที่ยาวมาก และย่อหน้าที่มีการจัดรูปแบบ เช่น ตัวหนาหรือตัวเอียง

ได้จำนวนอักขระถึง 1 กิกะไบต์ หรือที่เก็บ 2 กิกะไบต์ (2 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระ) โดยที่คุณสามารถแสดงได้ 65,535 อักขระในตัวควบคุมหนึ่งตัว
ตัวเลข

ค่าตัวเลข (จำนวนเต็ม หรือ ค่าเศษส่วน)

ใช้เพื่อเก็บตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ ยกเว้นค่าทางการเงิน (ให้ใช้ชนิดข้อมูล Currency สำหรับค่าทางการเงิน)

1, 2, 4 หรือ 8 ไบต์ หรือ 16 ไบต์เมื่อใช้เป็น ID การจำลองแบบ
Date/Time

วันที่และเวลา

ใช้สำหรับการจัดเก็บค่าวันที่/เวลา โปรดสังเกตว่า ค่าแต่ละค่าที่จัดเก็บจะประกอบด้วยส่วนที่เป็นวันที่ และส่วนที่เป็นเวลา

8 ไบต์
Currency

ค่าทางการเงิน

ใช้เพื่อเก็บค่าทางการเงิน (สกุลเงิน)

8 ไบต์
AutoNumber

ค่าตัวเลขที่ไม่ซ้ำกันที่ Access จะแทรกโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มระเบียนหนึ่งระเบียน

ใช้เพื่อสร้างค่าที่ไม่ซ้ำกันซึ่งสามารถใช้เป็นคีย์หลักได้ โปรดสังเกตว่าค่าของเขตข้อมูล AutoNumber สามารถเพิ่มขึ้นได้ตามลำดับ หรือด้วยการเพิ่มค่าตามที่ระบุไว้ หรือกำหนดแบบสุ่ม

4 ไบต์ หรือ 16 ไบต์เมื่อใช้เป็น ID การจำลองแบบ
Yes/No

ค่าบูลีน (ใช่/ไม่ใช่)

คุณสามารถใช้หนึ่งในสามรูปแบบต่อไปนี้คือ Yes/No, True/False หรือ On/Off

1 บิต (8 บิต = 1 ไบต์)
OLE Object

วัตถุ OLE หรือข้อมูลไบนารีอื่นๆ

ใช้เพื่อเก็บวัตถุ OLE จากโปรแกรมอื่นๆ ของ Microsoft Windows

สูงสุด 1 กิกะไบต์
Attachment

รูปภาพ รูป แฟ้มไบนารี และแฟ้ม Office

ชนิดข้อมูลนี้เหมาะที่จะใช้เก็บรูปดิจิทัลและแฟ้มไบนารีชนิดใดๆ

สำหรับสิ่งที่แนบมาที่บีบอัดไว้ ขนาด 2 กิกะไบต์ สำหรับสิ่งที่แนบที่ไม่ได้บีบอัดไว้ ขนาดประมาณ 700 กิโลไบต์ ขึ้นอยู่กับระดับของสิ่งที่แนบที่จะสามารถบีบอัดได้
Hyperlink

การเชื่อมโยงหลายมิติ

ใช้เพื่อเก็บการเชื่อมโยงหลายมิติทำให้คลิกครั้งเดียวก็เข้าถึงเว็บเพจผ่าน URL (Uniform Resource Locator) หรือเข้าถึงแฟ้มผ่านชื่อในรูปแบบ UNC (ข้อตกลงการตั้งชื่อสากล) คุณยังสามารถเชื่อมโยงไปยังวัตถุ Access ที่จัดเก็บในฐานข้อมูลได้ด้วย

ได้จำนวนอักขระถึง 1 กิกะไบต์ หรือที่เก็บ 2 กิกะไบต์ (2 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระ) โดยที่คุณสามารถแสดงได้ 65,535 อักขระในตัวควบคุมหนึ่งตัว
Lookup Wizard

ไม่ใช่ชนิดข้อมูลที่แท้จริง แต่จะเรียกใช้งานตัวช่วยสร้างการค้นหาแทน

ใช้เริ่มตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อให้คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่ใช้กล่องคำสั่งผสมเพื่อค้นหาค่าในตารางอื่น แบบสอบถามอื่น หรือรายการของค่าอื่นได้

ยึดตามตารางหรือแบบสอบถาม: ขนาดของคอลัมน์ที่ถูกผูกไว้

ยึดตามค่า: ขนาดของเขตข้อมูล Text ที่ใช้จัดเก็บค่านั้น

 บันทึกย่อ   ขนาดสูงสุดของแฟ้มฐานข้อมูล Access คือ 2 กิกะไบต์

เคล็ดลับเกี่ยวกับชนิดข้อมูล
  • สำหรับหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขชิ้นส่วน และหมายเลขอื่นๆ ที่คุณไม่ต้องการใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ คุณควรเลือกชนิดข้อมูล Text แทนที่จะเป็นชนิดข้อมูล Number ค่าตัวเลขที่เก็บเป็น Text จะสามารถเรียงลำดับและกรองในเชิงตรรกะได้เหมาะสมกว่า แต่ใช้ในการคำนวณได้ไม่ง่ายนัก
  • สำหรับชนิดข้อมูล Text และ Number คุณสามารถระบุขนาดของเขตข้อมูลหรือชนิดข้อมูลให้เจาะจงขึ้นได้ด้วยการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่น

  1. ในตารางออกแบบตาราง ให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ Access จะแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลนี้ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

 บันทึกย่อ   ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าได้

  1. ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้ใส่การตั้งค่าที่ต้องการสำหรับแต่ละคุณสมบัติ หรือกด F6 แล้วใช้ปุ่มลูกศรในการเลือกคุณสมบัติ

แสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลใดบ้างที่พร้อมใช้งาน

 บันทึกย่อ   คุณสมบัติไม่ได้พร้อมใช้งานทั้งหมดในทุกเขตข้อมูล ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติที่เขตข้อมูลมี

คุณสมบัติของเขตข้อมูล คำอธิบาย
ขนาดเขตข้อมูล

ตั้งค่าขนาดสูงสุดของข้อมูลที่เก็บเป็นชนิดข้อมูล Text, Number หรือ AutoNumber

 เคล็ดลับ   เพื่อประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด ให้ระบุ ขนาดเขตข้อมูล ที่น้อยที่สุดที่เพียงพอสำหรับการทำงาน

รูปแบบ กำหนดลักษณะเริ่มต้นที่เขตข้อมูลจะปรากฏบนหน้าจอหรือเมื่อพิมพ์ออกมาเอง
ตำแหน่งทศนิยม ระบุจำนวนของตำแหน่งทศนิยมที่ใช้เมื่อแสดงตัวเลข
ค่าใหม่ ระบุว่าต้องการให้เขตข้อมูล AutoNumber เพิ่มค่าหรือกำหนดด้วยค่าสุ่มเมื่อมีการเพิ่มระเบียนใหม่
รูปแบบการป้อนข้อมูล แสดงอักขระที่จะเป็นแนวทางในการป้อนข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการใช้รูปแบบการป้อนข้อมูล ให้ดูที่ส่วน ดูเพิ่มเติม
คำอธิบายภาพ ตั้งค่าข้อความที่แสดงตามค่าเริ่มต้นในป้ายชื่อของฟอร์ม รายงาน และแบบสอบถาม
ค่าเริ่มต้น กำหนดค่าเริ่มต้นให้กับเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มระเบียนใหม่
กฎการตรวจสอบ ใส่นิพจน์ที่ต้องเป็นจริงเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือเปลี่ยนค่าในเขตข้อมูลนี้
ข้อความตรวจสอบ ใส่ข้อความที่จะแสดงเมื่อค่าที่ป้อนละเมิดนิพจน์ในคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ
จำเป็นต้องมี บังคับให้ต้องป้อนข้อมูลในเขตข้อมูล
อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์ อนุญาตให้ป้อน (ด้วยการตั้งค่าคุณสมบัติเป็น ใช่) สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ("") ในเขตข้อมูลชนิด Text หรือ Memo ได้
ใส่ดัชนี เพิ่มความเร็วในการเข้าถึงข้อมูลในเขตข้อมูลนี้ด้วยการสร้างและใช้ดัชนี
การบีบ Unicode บีบข้อความที่เก็บในเขตข้อมูลนี้เมื่อข้อความที่เก็บมีขนาดเล็ก (< 4,096 อักขระ)
IME Mode ควบคุมการแปลงอักขระใน Windows รุ่นเอเชียตะวันออก
IME Sentence Mode ควบคุมการแปลงประโยคใน Windows รุ่นเอเชียตะวันออก
แท็กการกระทำ แนบ แท็กการกระทำ (สมาร์ทแท็ก: ข้อมูลที่ถูกจดจำและติดป้ายว่าเป็นชนิดพิเศษ ตัวอย่างเช่น ชื่อบุคคลหรือชื่อของผู้รับข้อความอีเมล Microsoft Outlook ล่าสุด เป็นชนิดของข้อมูลที่สามารถจดจำและติดป้ายด้วยสมาร์ทแท็กได้) ในเขตข้อมูลนี้
ผนวกเท่านั้น ติดตามประวัติของค่าเขตข้อมูล (โดยการตั้งค่าคุณสมบัติเป็น ใช่)
รูปแบบข้อความ เลือกค่า Rich Text ของคุณสมบัติเพื่อเก็บข้อความเป็น HTML และอนุญาตให้มีการจัดรูปแบบ Rich Text เลือกค่า Plain Text ของคุณสมบัติเพื่อเก็บเฉพาะข้อความที่ไม่จัดรูปแบบ
จัดแนวข้อความ ระบุค่าเริ่มต้นการจัดแนวของข้อความภายในตัวควบคุม
  1. เมื่อต้องการให้มีพื้นที่มากขึ้นเพื่อใส่หรือแก้ไขการตั้งค่าคุณสมบัติในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย

 เคล็ดลับ   ถ้าคุณกำลังใส่รูปแบบการป้อนข้อมูลหรือนิพจน์การตรวจสอบ และต้องการความช่วยเหลือ ให้คลิกรูปปุ่ม ที่อยู่ถัดจากกล่องคุณสมบัติเพื่อแสดงตัวสร้างที่เหมาะสม

  1. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้กด CTRL+S

ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดข้อมูลและคุณสมบัติของเขตข้อมูลในส่วน ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2010