ข้อมูลในบทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับวิธีการสร้างและใช้งานแบบสอบถามแบบใช้สร้างตาราง คุณจะใช้แบบสอบถามแบบใช้สร้างตารางเมื่อคุณต้องการคัดลอกข้อมูลในตารางใดตารางหนึ่ง หรือต้องการเก็บข้อมูลเป็นการถาวร
หมายเหตุ คุณไม่สามารถเรียกใช้แบบสอบถามแบบใช้สร้างตารางในฐานข้อมูลเว็บโดยการใช้เว็บเบราว์เซอร์ได้ คุณสามารถเรียกใช้แบบสอบถามแบบใช้สร้างตารางได้ในฐานข้อมูลเว็บที่คุณเปิดโดยใช้ Access 2010
ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงบางส่วนของข้อมูลในชุดระเบียนที่มีอยู่แล้ว เช่น เขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูล คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลได้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล ให้ดูบทความ การปรับปรุงข้อมูลโดยใช้แบบสอบถาม
ถ้าคุณต้องการเพิ่มระเบียน (แถว) ลงในตารางที่มีอยู่ คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล ให้ดูบทความ การเพิ่มระเบียนในตารางโดยการใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล
ในบทความนี้
ภาพรวม
แบบสอบถามแบบใช้สร้างตารางจะเรียกข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง จากนั้นก็จะโหลดชุดผลลัพธ์ลงในตารางใหม่ ตารางใหม่นั้นสามารถอยู่ในฐานข้อมูลที่คุณเปิดอยู่ หรือคุณจะสร้างในฐานข้อมูลอื่นก็ได้เช่นกัน
โดยทั่วไป คุณจะสร้างแบบสอบถามแบบใช้สร้างตารางเมื่อคุณต้องการคัดลอกหรือเก็บข้อมูลเป็นการถาวร ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตาราง (ตารางเดียวหรือหลายตารางก็ได้) ของ ข้อมูลยอดขายที่ผ่านมาและคุณใช้ข้อมูลเหล่านั้นในรายงาน ตัวเลขยอดขายจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เนื่องจากเป็นทรานแซคชันเก่าที่มีอายุอย่างน้อยหนึ่งวัน และการใช้งานแบบสอบถามอยู่ตลอดเวลาเพื่อเรียกข้อมูลอาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในกรณีที่คุณใช้แบบสอบถามที่สลับซับซ้อนกับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ การโหลดข้อมูลลงในตารางอีกตารางหนึ่งแยกต่างหาก และใช้ตารางนั้นเป็นแหล่งข้อมูลจะช่วยลดปริมาณงานให้น้อยลง และทำให้สามารถเก็บข้อมูลถาวรได้สะดวกยิ่งขึ้น เมื่อคุณดำเนินการนี้ โปรดระลึกไว้อยู่เสมอว่าข้อมูลในตารางใหม่ของคุณเป็นเพียงแค่ Snapshot เท่านั้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะไม่มีความสัมพันธ์หรือการเชื่อมต่อใดๆ ไปยังตารางต้นฉบับ
ขั้นตอนการสร้างแบบสอบถามแบบใช้สร้างตาราง มีขั้นตอนคร่าวๆ ดังนี้
- เปิดใช้งานฐานข้อมูล ถ้าฐานข้อมูลยังไม่มีการเซ็นรับรอง หรือไม่ได้อยู่ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ คุณไม่สามารถเรียกใช้แบบสอบถามแอคชัน (แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล แบบใช้ปรับปรุงข้อมูล และแบบใช้สร้างตาราง) ได้
- ในมุมมองออกแบบแบบสอบถาม ให้สร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล แล้วปรับเปลี่ยนแบบสอบถามนั้นจนกระทั่งแบบสอบถามส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการ คุณสามารถเลือกข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตาราง และสามารถทำการ De-normalize ข้อมูลของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถป้อนข้อมูลลูกค้า ผู้ส่งสินค้า และผู้จำหน่ายสินค้าไว้ในตารางเดียว ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณมักจะไม่ทำในการสร้างฐานข้อมูลด้วยตารางที่ผ่านการ Normalize อย่างเหมาะสมแล้ว คุณยังสามารถใช้เกณฑ์ในแบบสอบถามเพื่อกำหนดเองเพิ่มเติมหรือจำกัดชุดผลลัพธ์ของคุณให้แคบลงได้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการ Normalize ข้อมูลของคุณ ให้ดูบทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล
- แปลงแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลให้เป็นแบบสอบถามแบบใช้สร้างตาราง เลือกตำแหน่งที่ตั้งของตารางใหม่ จากนั้นเรียกใช้แบบสอบถามเพื่อสร้างตาราง
ด้านบนของหน้า
การสร้างแบบสอบถามแบบใช้สร้างตาราง
คุณสามารถสร้างแบบสอบถามแบบใช้สร้างตารางได้โดยการสร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลก่อน จากนั้นจึงแปลงเป็นแบบสอบถามแบบใช้สร้างตาราง แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลของคุณสามารถใช้เขตข้อมูลจากการคำนวณและนิพจน์เพื่อช่วยส่งกลับข้อมูลที่คุณต้องการได้ ขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีการสร้างและแปลงแบบสอบถาม ถ้าคุณมีแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลที่ตรงกับความต้องการของคุณแล้ว คุณสามารถข้ามไปยังขั้นตอนการแปลงแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล และเรียกใช้แบบสอบถามแบบใช้สร้างตารางได้
การสร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล
หมายเหตุ ถ้าคุณมีแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลที่ให้ข้อมูลที่คุณต้องการแล้ว ให้ไปยังขั้นตอนถัดไป
- บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบสอบถาม ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม
- ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการเรียกข้อมูล ตารางแต่ละตารางจะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบแบบสอบถาม คลิก ปิด เมื่อคุณเพิ่มตารางเสร็จเรียบร้อยแล้ว
- ในตารางแต่ละตาราง ให้คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในแบบสอบถามของคุณ เขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลจะปรากฏในเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล ของตารางออกแบบ รูปนี้แสดงตารางออกแบบที่มีการเพิ่มเขตข้อมูลตารางไว้หลายเขตข้อมูล
- เพิ่มนิพจน์ใดๆ ลงในแถว เขตข้อมูล หรือจะไม่เพิ่มก็ได้
- เพิ่มเกณฑ์ใดๆ ลงในแถว เกณฑ์ ของตารางออกแบบ หรือจะไม่เพิ่มก็ได้
- คลิก เรียกใช้
เพื่อเรียกใช้แบบสอบถามและแสดงผลลัพธ์ในแผ่นข้อมูล
- เปลี่ยนเขตข้อมูล นิพจน์ หรือเกณฑ์ของคุณแล้วเรียกใช้แบบสอบถามใหม่อีกครั้งจนกว่าแบบสอบถามจะส่งกลับข้อมูลที่คุณต้องการแทนที่ในตารางใหม่ ซึ่งจะทำหรือไม่ทำก็ได้
การแปลงแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล
- เปิดแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลของคุณในมุมมองออกแบบ หรือสลับไปยังมุมมองออกแบบ Access มีวิธีสำหรับการดำเนินการนี้หลายวิธีด้วยกัน
- ถ้าคุณมีแบบสอบถามเปิดอยู่ในแผ่นข้อมูล ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของแบบสอบถามของคุณ แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
- ถ้าแบบสอบถามปิดอยู่ ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่แบบสอบถามนั้นแล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
- บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก สร้างตาราง
กล่องโต้ตอบ การสร้างตาราง จะปรากฏขึ้น
- ในกล่อง ชื่อตาราง ให้ป้อนชื่อของตารางใหม่
หรือ
คลิกลูกศรลงแล้วเลือกชื่อตารางที่มีอยู่
- เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- ใส่ตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน
- ถ้ายังไม่ได้เลือกฐานข้อมูล ให้คลิก ฐานข้อมูลปัจจุบัน จากนั้นคลิก ตกลง
- คลิก เรียกใช้ แล้วคลิก ใช่ เพื่อยืนยันการดำเนินการ
หมายเหตุ ถ้าคุณต้องการที่จะแทนที่ตารางที่มีอยู่ Access จะลบตารางนั้นก่อนและขอให้คุณยืนยันการลบ คลิก ใช่ จากนั้นคลิก ใช่ อีกครั้งเพื่อสร้างตารางใหม่
- ใส่ตารางใหม่ในฐานข้อมูลอื่น
- คลิก ฐานข้อมูลอื่น
- ในกล่อง ชื่อแฟ้ม ให้ป้อนตำแหน่งที่ตั้งและชื่อแฟ้มของฐานข้อมูลอื่น
หรือ
คลิก เรียกดู ให้ใช้กล่องโต้ตอบ การสร้างตาราง กล่องใหม่เพื่อระบุตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูลอื่น แล้วคลิก ตกลง
- คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ การสร้างตาราง กล่องแรก
- คลิก เรียกใช้ แล้วคลิก ใช่ เพื่อยืนยันการดำเนินการ
หมายเหตุ ถ้าคุณจะแทนที่ตารางที่มีอยู่ Access จะลบตารางนั้นก่อนและขอให้คุณยืนยันการลบ คลิก ใช่ จากนั้นคลิก ใช่ อีกครั้งเพื่อสร้างตารางใหม่
ด้านบนของหน้า
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเกณฑ์และนิพจน์ของแบบสอบถาม
ขั้นตอนต่างๆ ในบทความนี้จะกล่าวถึงเกณฑ์และนิพจน์ของแบบสอบถาม เกณฑ์ของแบบสอบถามคือกฎที่ระบุว่าระเบียนใดที่คุณต้องการรวมไว้ในแบบสอบถาม และคุณจะใช้เกณฑ์เมื่อคุณไม่ต้องการดูระเบียนทั้งหมดในชุดข้อมูลที่ให้ ตัวอย่างเช่น เกณฑ์ >25 AND <50 จะส่งกลับค่าที่มากกว่า 25 และน้อยกว่า 50 หรือเกณฑ์ เช่น "ชิคาโก้" OR "ปารีส" OR "มอสโก" จะส่งกลับเฉพาะระเบียนของเมืองเหล่านั้น
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เกณฑ์ ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์แบบสอบถาม
นิพจน์คือการผสมระหว่างตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์หรือตรรกศาสตร์ ค่าคงที่ ฟังก์ชัน และชื่อของเขตข้อมูล ตัวควบคุม และคุณสมบัติที่จะประมวลผลออกมาเป็นค่าๆ เดียว คุณใช้นิพจน์เมื่อคุณต้องการข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในตารางโดยตรง ตัวอย่างเช่น นิพจน์ [ราคาต่อหน่วย]*[ปริมาณ] จะคูณค่าในเขตข้อมูล 'ราคาต่อหน่วย' ด้วยค่าในเขตข้อมูล 'ปริมาณ' คุณสามารถใช้นิพจน์ได้หลายวิธี และขั้นตอนการสร้างและการใช้นิพจน์อาจเป็นเรื่องที่ค่อนข้างซับซ้อนได้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการใช้นิพจน์ ให้ดูบทความ การสร้างนิพจน์
ด้านบนของหน้า
การหยุดโหมดปิดใช้งานจากการบล็อกแบบสอบถาม
ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณเปิดฐานข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ หรือถ้าคุณไม่ได้เลือกที่จะเชื่อถือฐานข้อมูลนั้น Access จะป้องกันแบบสอบถามแอคชันทั้งหมด (ซึ่งได้แก่ แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล แบบใช้ปรับปรุงข้อมูล แบบใช้ลบข้อมูล หรือแบบใช้สร้างตาราง) จากการเรียกใช้ใดๆ
ถ้าคุณพยายามเรียกใช้แบบสอบถามแอคชันและดูเหมือนว่าไม่มีสิ่งใดเกิดขึ้น ให้ตรวจสอบข้อความต่อไปนี้บนแถบสถานะ Access
การกระทำหรือเหตุการณ์นี้ถูกบล็อกโดยโหมดปิดใช้งาน
เมื่อคุณเห็นข้อความดังกล่าว ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- บนแถบข้อความ (ซึ่งอยู่ใต้ Ribbon) ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโหมดปิดใช้งานและการรักษาความปลอดภัยของ Access ให้ดูบทความ ทำความรู้จักกับความปลอดภัยของ Access 2010
ด้านบนของหน้า
