การเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access ของคุณ

Microsoft Access 2010 มีวิธีการป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลของคุณหลายวิธีด้วยกัน และบทความนี้จะอธิบายว่าควรเลือกใช้ตัวเลือกต่างๆ อย่างไรและเมื่อใด

 หมายเหตุ   บทความนี้ไม่รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการใช้งานฐานข้อมูลบนเว็บ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างโปรแกรมประยุกต์บนเว็บของ Access ให้ดูบทความ การสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ร่วมกันบนเว็บ

ในบทความนี้


การป้อนข้อมูลในตาราง

แม้ว่าฟอร์มจะเป็นวัตถุที่เหมาะสมที่สุดสำหรับใช้ในการป้อนข้อมูล โดยเฉพาะเมื่อฐานข้อมูล Access ของคุณมีผู้ใช้หลายคน คุณสามารถป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูลในตารางได้โดยตรง

ชนิดข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถป้อนลงในตารางอาจขึ้นกับเงื่อนไขต่างๆ ต่อไปนี้

ดูการตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตาราง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ จากเมนูทางลัด
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ เพื่อดูคุณสมบัติต่างๆ ของเขตข้อมูล

แสดงการตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลมีผลอย่างไรต่อตัวเลือกการป้อนข้อมูลและการแก้ไขข้อมูล

คุณสมบัติ ตำแหน่งในตารางออกแบบตาราง ค่าที่เป็นไปได้ สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณพยายามป้อนข้อมูล
ขนาดเขตข้อมูล แท็บ ทั่วไป 0-255 การจำกัดตัวอักขระจะใช้ได้กับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Text เท่านั้น ถ้าคุณพยายามป้อนข้อมูลที่มีจำนวนมากกว่าอักขระที่ระบุ เขตข้อมูลจะตัดทอนส่วนท้ายของข้อมูลที่คุณป้อน
รูปแบบการป้อนข้อมูล แท็บ ทั่วไป ชุดของอักขระสัญพจน์และอักขระตัวยึดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือที่ผู้ใช้กำหนดเอง

รูปแบบการป้อนข้อมูลจะบังคับให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลในรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า รูปแบบดังกล่าวจะปรากฏเมื่อคุณเลือกเขตข้อมูลในตาราง หรือตัวควบคุมบนฟอร์ม ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณคลิกเขตข้อมูลวันที่และเห็นชุดของอักขระเป็น DD-MMM-YYYY นี่คือรูปแบบการป้อนข้อมูลซึ่งจะบังคับให้คุณป้อนค่าเดือนเป็นตัวย่อแบบสามตัวอักษร เช่น OCT หรือ ต.ค. สำหรับเดือนภาษาไทย และค่าปีเป็นสี่หลัก ตัวอย่างเช่น 15-OCT-2009 หรือ 15-ต.ค.-2552

 หมายเหตุ   โปรดจำไว้ว่ารูปแบบการป้อนข้อมูลจะควบคุมเฉพาะวิธีป้อนข้อมูลของคุณ ไม่ใช่วิธีที่ Access เก็บหรือแสดงข้อมูลนั้น

จำเป็น แท็บ ทั่วไป ใช่/ไม่ใช่

เมื่อเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ จะเป็นการบังคับให้คุณป้อนค่าในเขตข้อมูล และ Access จะไม่ยอมให้คุณบันทึกข้อมูลใหม่ใดๆ จนกว่าคุณจะป้อนข้อมูลในเขตข้อมูลที่ต้องการให้เสร็จสมบูรณ์ก่อน เมื่อปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ซึ่งหมายความว่าปล่อยให้เขตข้อมูลว่างได้

 หมายเหตุ   ค่า Null ไม่เหมือนค่าศูนย์ ศูนย์ (0) นั้นเป็นตัวเลข แต่ "Null" เป็นค่าที่หายไป ค่าที่ไม่ได้ระบุ หรือค่าที่ไม่รู้จัก

อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์ แท็บ ทั่วไป ใช่/ไม่ใช่ เมื่อเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ คุณสามารถป้อนสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ได้ คือสตริงที่ไม่มีอักขระ เมื่อต้องการสร้างสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ คุณจะต้องป้อนเครื่องหมายอัญประกาศคู่หนึ่งคู่ในเขตข้อมูล ("")
ใส่ดัชนี แท็บ ทั่วไป ใช่ (ค่าซ้ำกันได้), ใช่ (ค่าซ้ำกันไม่ได้), ไม่ใช่ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างดัชนีจากเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลได้ ถ้าคุณทำเช่นนี้ คุณสามารถทำซ้ำค่าในเขตข้อมูลหนึ่ง แต่ไม่ใช่ในเขตข้อมูลทั้งสอง
  1. เมื่อต้องการป้อนข้อมูลลงในตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการใช้

ตามค่าเริ่มต้น Access จะเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ แล้วป้อนข้อมูลของคุณ
  2. เมื่อต้องการย้ายไปยังเขตข้อมูลถัดไปในแถวเดียวกัน ให้กด TAB หรือใช้แป้นลูกศรซ้ายหรือขวา หรือคลิกเซลล์ในเขตข้อมูลถัดไป

 หมายเหตุ   เมื่อคุณกด TAB ตามค่าเริ่มต้น Access จะใช้การตั้งค่าภูมิภาคของ Windows เพื่อกำหนดว่าจะย้ายเคอร์เซอร์ไปทางซ้ายหรือขวา ถ้าคอมพิวเตอร์ใช้ภาษาที่อ่านจากซ้ายไปขวา เคอร์เซอร์จะย้ายไปทางขวาเมื่อคุณกดแป้น TAB ถ้าคอมพิวเตอร์ใช้ภาษาที่อ่านจากขวาไปซ้าย เคอร์เซอร์ก็จะย้ายไปทางซ้าย

 เคล็ดลับ   เมื่อต้องการย้ายไปยังเขตข้อมูลถัดไปในคอลัมน์ ให้ใช้แป้นลูกศรขึ้นหรือลง หรือคลิกเซลล์ที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การใช้ฟอร์มเพื่อป้อนข้อมูล

เมื่อฐานข้อมูลของคุณมีผู้ใช้หลายคน การใช้ฟอร์มช่วยให้สามารถป้อนข้อมูลได้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น และมีความถูกต้องมากขึ้น เนื่องจากคุณสามารถออกแบบเค้าโครงให้เหมาะสมกับความต้องการและทักษะของผู้ใช้เหล่านั้นได้

การออกแบบของฟอร์มจะเป็นสิ่งกำหนดวิธีที่คุณป้อนข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูล ฟอร์มมีตัวควบคุมต่างๆ เช่น รายการ กล่องข้อความ และปุ่ม ซึ่งแต่ละตัวควบคุมจะถูกกำหนดความสัมพันธ์ไว้กับเขตข้อมูลในตาราง แบบสอบถาม แมโคร หรือตัวควบคุมต่างๆ บนฟอร์มอื่นๆ ที่เปิดอยู่ ตัวควบคุมเหล่านี้ใช้สำหรับอ่านข้อมูลจากตารางหรือเขียนข้อมูลลงในตารางอย่างใดอย่างหนึ่ง

สิ่งที่คุณทำกับตัวควบคุมในฟอร์มขึ้นกับเงื่อนไขต่างๆ ต่อไปนี้

  • ชุดชนิดข้อมูลของแหล่งข้อมูล
  • ชุดคุณสมบัติของเขตข้อมูล
  • ชุดคุณสมบัติของตัวควบคุม

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีใช้ตัวควบคุมการป้อนข้อมูลที่ใช้บ่อย

 หมายเหตุ   ถ้าคุณมีคำถามเกี่ยวกับฐานข้อมูลของคุณ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบหรือผู้ออกแบบฐานข้อมูลของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้างฟอร์มใน Access 2010 ให้ดูบทความ ทำความรู้จักกับฟอร์ม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การป้อนค่าว่าง

คุณสามารถป้อนค่าว่างได้ถ้าคุณไม่มีข้อมูลที่จะระบุ หรือข้อมูลนั้นไม่มีอยู่ Access มีค่าว่างอยู่สองชนิด คือ ค่า Null และสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ค่า Null ระบุถึงค่าที่ไม่ทราบ และสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ระบุถึงเขตข้อมูลที่มีค่าว่าง ตัวอย่างเช่น ในตารางที่มีจำนวนเขตข้อมูลหมายเลขโทรสาร คุณสามารถเว้นให้เขตข้อมูลว่างไว้ได้ถ้าไม่มีข้อมูล และ Access จะป้อนค่า Null ให้ (ถ้าฐานข้อมูลของคุณได้รับการออกแบบมาให้ยอมรับค่า Null) นอกจากนี้ คุณยังสามารถป้อนสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ลงในเขตข้อมูลเพื่อระบุว่าคุณทราบว่าเขตข้อมูลนั้นไม่มีค่าอยู่

  1. เมื่อต้องการป้อนสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ให้เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือเปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์ม
  2. เลือกเขตข้อมูลแล้วพิมพ์เครื่องหมายอัญประกาศคู่สองตัวโดยไม่มีช่องว่างระหว่างเครื่องหมายอัญประกาศคู่ทั้งสองตัว ("")
  3. ย้ายเคอร์เซอร์ไปยังระเบียนอื่นเพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงของคุณ เครื่องหมายอัญประกาศจะหายไปตามค่าเริ่มต้น

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การเพิ่มข้อมูลโดยใช้รายการ

ในฐานะผู้ใช้ของฐานข้อมูล คุณสามารถเลือกข้อมูลหรือป้อนข้อมูลโดยยึดตามค่าที่มีอยู่ในรายการได้ Access มีรายการให้หลายชนิดโดยยึดตามความต้องการของการป้อนข้อมูล

กล่องรายการแสดงค่าที่ป้อนเมื่อออกแบบตัวควบคุม ค่าสามารถมาจากเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลในตารางหรือผลลัพธ์แบบสอบถาม

ตัวควบคุมกล่องรายการแบบพื้นฐานบนฟอร์ม

  1. ถ้ารายการอยู่ในฟอร์ม ให้เปิดฟอร์มนั้นในมุมมองฟอร์ม และถ้ารายการเป็นตารางหรือผลลัพธ์แบบสอบถาม ให้เปิดวัตถุนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล
  2. ให้เลื่อนรายการของข้อมูลในกล่องรายการลง แล้วเลือกข้อมูลที่คุณต้องการ
  3. เมื่อต้องการยอมรับตัวเลือกของคุณลงในฐานข้อมูลของคุณ ให้ย้ายเคอร์เซอร์ไปยังเขตข้อมูลอื่น

กล่องคำสั่งผสมมีลักษณะคล้ายกับกล่องรายการ แต่กล่องคำสั่งผสมมีกล่องข้อความและรายการแบบหล่นลง เมื่อคุณสร้างรายการในตารางหรือชุดผลลัพธ์แบบสอบถาม Access จะใช้กล่องคำสั่งผสมโดยค่าเริ่มต้น ด้วยการใช้กล่องคำสั่งผสม คุณสามารถลดเนื้อที่ในการออกแบบฟอร์มได้

เมื่อต้องการเลือกรายการจากกล่องคำสั่งผสม ให้คลิกลูกศรลงถัดจากรายการ แล้วเลือกข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

รายการที่สนับสนุนหลายค่าคือเขตข้อมูลแบบหลายค่า (เขตข้อมูลแบบหลายค่า: เขตข้อมูลการค้นหาที่สามารถจัดเก็บได้มากกว่าหนึ่งค่า) รายการแบบหลายค่าที่คุณสามารถสร้างได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมใน Access ช่วยแก้ปัญหาทางธุรกิจทั่วไปได้ ตัวอย่างเช่น สมมุติว่าคุณใช้ฐานข้อมูล Access เพื่อติดตามปัญหาของฝ่ายสนับสนุนลูกค้า ถ้าคุณต้องมอบหมายปัญหาเดียวให้กับหลายบุคคล คุณสามารถใช้รายการแบบหลายค่าได้ รายการที่ใช้กล่องกาเครื่องหมายถัดจากแต่ละข้อมูลในรายการช่วยให้คุณสามารถเลือกหลายข้อมูลในรายการนั้นได้

รายการแบบหล่นลงของกล่องกาเครื่องหมายในสถานะเปิด

เมื่อต้องการเลือกข้อมูลจากรายการกล่องกาเครื่องหมาย ให้คลิกลูกศรลงถัดจากรายการ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสูงสุดไม่เกิน 100 กล่องกาเครื่องหมาย แล้วคลิก ตกลง

แก้ไขข้อมูลในรายการ

คุณสามารถแก้ไขชนิดของรายการในฟอร์ม ตาราง หรือชุดผลลัพธ์แบบสอบถามได้ถ้าผู้ออกแบบฐานข้อมูลหรือแผนกไอทีไม่ได้ปิดใช้งานคำสั่งนี้ในฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่สามารถใช้วิธีต่อไปนี้ในการแก้ไขรายการ หากการค้นหาใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น

 หมายเหตุ   โปรดตรวจสอบกับฝ่ายไอทีของคุณก่อนที่คุณจะแก้ไขข้อมูลต่างๆ ในรายการ

  1. เปิดฟอร์ม ตาราง หรือชุดผลลัพธ์แบบสอบถามที่มีรายการอยู่ (ถ้าเป็นฟอร์ม ให้เปิดในมุมมองฟอร์ม ถ้าเป็นตารางหรือชุดผลลัพธ์แบบสอบถาม ให้เปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล)
  2. คลิกขวาที่รายการ แล้วคลิก แก้ไขข้อมูลในรายการ

กล่องโต้ตอบหรือฟอร์มการป้อนข้อมูลจะปรากฏขึ้น หน้าจอที่คุณเห็นนั้นขึ้นอยู่กับชนิดของรายการที่คุณต้องการแก้ไข รายการค่าและรายการการค้นหา รายการค่าจะแสดงชุดข้อมูลที่คุณใส่ด้วยตนเอง และรายการการค้นหาจะใช้แบบสอบถามเพื่อเรียกใช้ข้อมูลจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • ถ้าคุณจะแก้ไขรายการค่า ให้ใช้กล่องโต้ตอบ แก้ไขข้อมูลในรายการ เพื่อแก้ไขข้อมูลในรายการ แล้วคลิก ตกลง หลังจากที่คุณทำเสร็จสิ้นแล้ว

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การระบุเขตข้อมูลการค้นหา

เขตข้อมูลการค้นหาแสดงรายการตัวเลือกของข้อมูล ค่าจะอยู่ในคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว ของเขตข้อมูลการค้นหา มีเขตข้อมูลการค้นหาอยู่สองชนิดใน Access คือ รายการค่าที่มีชุดของค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และรายการการค้นหาที่ใช้แบบสอบถามเพื่อเรียกใช้ค่าจากตารางอื่น

เนื่องจากเขตข้อมูลการค้นหาใช้แบบสอบถามเพื่อเรียกใช้ค่าจากตารางหนึ่งหรือหลายตารางในฐานข้อมูล ตามค่าเริ่มต้นแล้ว เขตข้อมูลการค้นหาจะแสดงค่าอยู่ในรายการ คุณสามารถเลือกข้อมูลหนึ่งหรือหลายข้อมูลจากรายการการค้นหาได้โดยขึ้นกับว่าผู้ออกแบบฐานข้อมูลได้ตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหาไว้อย่างไร

ระบุชนิดของเขตข้อมูลการค้นหา (ว่าเป็นรายการค่าหรือรายการการค้นหา) ถ้าเป็นรายการการค้นหา ให้กำหนดตารางต้นฉบับที่ให้ข้อมูลกับเขตข้อมูลการค้นหา แล้วเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในรายการค่า

  1. คลิกขวาเพื่อเลือกตาราง และคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด
  2. ในส่วนล่างของตารางออกแบบ ให้คลิกแท็บ การค้นหา
  3. ดูที่คุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว และ แหล่งข้อมูลแถว

คุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว ต้องเป็น รายการค่า หรือ ตาราง/แบบสอบถาม ส่วนคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว ต้องมีรายการค่าหรือแบบสอบถามอยู่

ดูการตั้งค่าคุณสมบัติการค้นหา

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตาราง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ จากเมนูทางลัด
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ เพื่อดูคุณสมบัติของเขตข้อมูล
คุณสมบัติ ตำแหน่งในตารางออกแบบตาราง ค่าที่เป็นไปได้ สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณพยายามป้อนข้อมูล
จำกัดแค่ในรายการ แท็บ ค้นหา ใช่/ไม่ใช่ เป็นเปิดหรือปิดใช้งานความสามารถในการเพิ่มค่าลงในเขตข้อมูลที่ไม่พบในรายการ หากตั้งค่าคุณสมบัตินี้เป็น ใช่ คุณต้องเลือกค่าใดค่าหนึ่ง หากตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ คุณสามารถป้อนค่าที่ไม่ได้อยู่ในรายการได้
อนุญาตให้แก้ไขรายการค่าได้ แท็บ ค้นหา ใช่/ไม่ใช่

เป็นการเปิดหรือปิดใช้งานคำสั่ง แก้ไขข้อมูลในรายการ สำหรับรายการค่า แต่ไม่ใช่สำหรับเขตข้อมูลการค้นหา เมื่อต้องการเปิดใช้งานคำสั่งดังกล่าวสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา ให้ป้อนชื่อฟอร์มที่ถูกต้องในคุณสมบัติ ฟอร์มแก้ไขข้อมูลในรายการ Access อนุญาตให้คุณเลือกฟอร์มใดก็ได้ ยกเว้นฟอร์มที่ได้รับการออกแบบมาเพื่ออนุญาตให้แก้ไข คุณอาจไม่สามารถแก้ไขค่าในรายการได้ คำสั่งอนุญาตให้แก้ไขรายการค่าได้จะปรากฏบนเมนูทางลัดที่คุณสามารถเปิดได้ด้วยการคลิกขวาที่ตัวควบคุมกล่องรายการ หรือกล่องคำสั่งผสม เมื่อคุณเรียกใช้คำสั่งนี้ กล่องโต้ตอบ แก้ไขข้อมูลในรายการ จะปรากฏขึ้น หรือ ถ้าคุณระบุชื่อของฟอร์มในคุณสมบัติ ฟอร์มแก้ไขข้อมูลในรายการ Access จะเริ่มฟอร์มนั้นแทนที่จะแสดงกล่องโต้ตอบ

 หมายเหตุ   คุณสามารถเรียกใช้คำสั่ง แก้ไขข้อมูลในรายการ จากตัวควบคุมกล่องรายการและกล่องคำสั่งผสมที่อยู่บนฟอร์ม และจากตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมที่อยู่ในชุดผลลัพธ์ของตารางและแบบสอบถามได้ ฟอร์มจะต้องเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบหรือมุมมองเรียกดู ขณะที่ชุดผลลัพธ์ของตารางและแบบสอบถามจะต้องเปิดอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล

ฟอร์มแก้ไขข้อมูลในรายการ แท็บ ค้นหา ชื่อของฟอร์มป้อนข้อมูล ถ้าคุณป้อนชื่อของฟอร์มการป้อนข้อมูลเป็นค่าในคุณสมบัติตารางนี้ ฟอร์มนั้นจะเปิดเมื่อผู้ใช้เรียกใช้คำสั่ง แก้ไขข้อมูลในรายการ มิฉะนั้นกล่องโต้ตอบ แก้ไขข้อมูลในรายการ จะปรากฏขึ้นเมื่อผู้ใช้เรียกใช้คำสั่งนี้

แก้ไขเขตข้อมูลการค้นหา

ตามค่าเริ่มต้น Access จะแสดงข้อมูลการค้นหาในรายการแบบหล่นลง แต่คุณสามารถระบุตัวควบคุมกล่องรายการเพื่อแสดงข้อมูลได้ ข้อแตกต่างระหว่างตัวควบคุมทั้งสองคือ รายการแบบหล่นลงจะเปิดออกเพื่อนำเสนอรายการนี้แล้วปิดลงหลังจากที่คุณเลือกเสร็จ ในขณะที่กล่องรายการจะยังคงเปิดอยู่ตลอดเวลา

เมื่อต้องการแก้ไขเขตข้อมูลการค้นหา คุณสามารถเรียกใช้คำสั่ง แก้ไขข้อมูลในรายการ หรือคุณสามารถแก้ไขข้อมูลโดยตรงในคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว หรือจากตารางต้นฉบับวิธีใดวิธีหนึ่ง

  • เมื่อต้องการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในตารางต้นฉบับ ให้เปิดตารางต้นฉบับสำหรับรายการการค้นหาและแก้ไขข้อมูลในตารางนั้น

คุณสามารถทำงานกับเขตข้อมูลการค้นหาในตารางได้โดยตรง รวมถึงในฟอร์มและรายงานด้วย ตามค่าเริ่มต้น ค่าในเขตข้อมูลการค้นหาจะปรากฏในชนิดของตัวควบคุมรายการที่ชื่อว่า กล่องคำสั่งผสม ซึ่งได้แก่รายการที่มีลูกศรแบบหล่นลง รายการการค้นหาที่ว่างเปล่า คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในรายการและเพิ่มข้อมูลลงในรายการได้ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหาและกล่องคำสั่งผสมของผู้ออกแบบฐานข้อมูล เมื่อต้องการทำเช่นนั้น ผู้ออกแบบฐานข้อมูลต้องตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลการค้นหา (คุณสมบัติดังกล่าวมีชื่อว่า จำกัดแค่ในรายการและผู้ออกแบบต้องปิดใช้งานคุณสมบัตินี้)

เมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลการค้นหา คุณจะสามารถตั้งค่าเขตข้อมูลนี้ให้สนับสนุนค่าหลายค่าได้ด้วย เมื่อคุณเลือกตั้งค่าเช่นนี้ รายการผลลัพธ์จะแสดงกล่องกาเครื่องหมายถัดจากแต่ละข้อมูลในรายการ และคุณสามารถเลือกหรือล้างรายการต่างๆ ได้ตามความจำเป็น

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

วิธีประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูล

Access มีหลายวิธีที่จะทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลเร็วขึ้น ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลและรายการในฟอร์ม และวิธีใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อนำค่ามาใช้อีกครั้งเมื่อคุณเรียงลำดับข้อมูล

ตั้งค่าเริ่มต้นให้กับเขตข้อมูลหรือตัวควบคุม

ถ้าระเบียนจำนวนมากใช้ค่าเดียวกันร่วมกันสำหรับเขตข้อมูลที่ระบุ เช่น เมือง หรือประเทศ/ภูมิภาค คุณสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้กับเขตข้อมูลนั้น เมื่อคุณเปิดฟอร์ม หรือสร้างระเบียนใหม่ ค่าเริ่มต้นของคุณจะปรากฏในตัวควบคุมนั้นตามค่าเริ่มต้น

การตั้งค่าเริ่มต้นให้กับตัวควบคุม

  1. เปิดฟอร์มในมุมมองออกแบบ
  2. คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการทำงานด้วย แล้วคลิก คุณสมบัติ
  3. บนแท็บ ข้อมูล ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น เป็นค่าที่คุณต้องการ
  4. เมื่อต้องการตั้งค่าเริ่มต้นใหม่ ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-3

ระบุค่าอื่น

  1. สำหรับค่าในกล่องข้อความ ให้ป้อนข้อมูลใหม่ คุณสามารถเขียนทับค่าเริ่มต้นได้ตลอดเวลา

หรือ

สำหรับค่าในรายการ ให้เลือกค่าใหม่จากรายการนั้น

นำค่ามาใช้ซ้ำเมื่อเรียงลำดับ

ในขณะที่คุณย้ายไปมาระหว่างระเบียน คุณอาจต้องเรียงลำดับระเบียนแต่ละระเบียนโดยใช้ค่าเดียวกัน เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณสามารถประหยัดเวลาโดยใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อทำซ้ำค่าที่เรียงลำดับนั้นได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณจะเรียงลำดับรายการใบสั่งซื้อตามชนิดผลิตภัณฑ์ ในระเบียนแรก คุณต้องพิมพ์ เครื่องดื่มไม่ผสมแอลกอฮอล์ เพื่อเรียงลำดับใบสั่งซื้อที่ลูกค้าได้ซื้อเครื่องดื่มไม่ผสมแอลกอฮอล์ เมื่อคุณย้ายไปยังระเบียนถัดไป คุณสามารถคัดลอกและใช้ค่าการเรียงลำดับนั้นใหม่ได้

 หมายเหตุ   ขั้นตอนเหล่านี้จะสมมติว่าคุณมีฟอร์มเปิดอยู่ในมุมมองฟอร์มแล้ว

  1. ย้ายไปยังเขตข้อมูลที่นำค่าจากเขตข้อมูลที่สัมพันธ์กับระเบียนก่อนหน้านี้มาใช้ซ้ำ
  2. กด CTRL+' (เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว)

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

อย่าลืมตั้งค่าชนิดข้อมูลให้เหมาะสม

เมื่อคุณออกแบบฐานข้อมูลของคุณ คุณต้องเลือกการตั้งค่าชนิดข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละเขตข้อมูล หากชนิดข้อมูลเป็นแบบอื่นที่ไม่ใช่ข้อความ ตารางต่อไปนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับชนิดข้อมูลของ Access และผลของการตั้งค่าชนิดข้อมูลแต่ละชนิดที่มีต่อการป้อนข้อมูล

ชนิดข้อมูล ผลที่มีต่อการป้อนข้อมูล
ข้อความ เขตข้อมูลข้อความจะรับข้อความหรืออักขระตัวเลขอย่างใดอย่างหนึ่ง รวมถึงรายการข้อมูลที่มีการใช้ตัวคั่น เขตข้อมูลข้อความจะยอมรับจำนวนอักขระน้อยกว่าเขตข้อมูล Memo คือ ตั้งแต่ 0 ถึง 255 อักขระ ในบางกรณี คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการแปลงเพื่อคำนวณข้อมูลในเขตข้อมูล Text
บันทึกช่วยจำ

คุณสามารถป้อนข้อความและข้อมูลที่เป็นตัวเลขจำนวนมากลงในเขตข้อมูลชนิดนี้ได้ นอกจากนี้ ถ้าผู้ออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่าเขตข้อมูลให้สนับสนุนการจัดรูปแบบ Rich Text คุณสามารถใช้ชนิดของการจัดรูปแบบที่โดยปกติคุณจะพบได้ในโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Word ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำแบบอักษรและขนาดแบบอักษรที่ต่างกันไปใช้กับอักขระที่ระบุในข้อความของคุณได้ และทำให้อักขระนั้นเป็นตัวหนาหรือตัวเอียง เป็นต้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มแท็ก Hypertext Markup Language (HTML) ให้กับข้อมูลนั้นได้ด้วย

นอกจากนี้ เขตข้อมูล Memo มีคุณสมบัติใหม่ชื่อ ผนวกเท่านั้น อีกด้วย เมื่อคุณเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ Access เก็บการติดตามข้อมูลรุ่นก่อนหน้าในเขตข้อมูล คุณสามารถตรวจทานประวัติของเขตข้อมูลได้โดยการคลิกขวาและเลือก แสดงประวัติคอลัมน์ จากเมนูบริบท คุณลักษณะนี้มีไว้สำหรับใช้ในโปรแกรมประยุกต์ เช่น ฐานข้อมูลการติดตามปัญหา ซึ่งคุณอาจต้องการเก็บรักษาบันทึกการติดตามไว้อย่างถาวร เมื่อคุณวางตำแหน่งเคอร์เซอร์ในเขตข้อมูล Memo ที่เปิดใช้งานคุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น ข้อความในเขตข้อมูลจะหายไปตามค่าเริ่มต้น คุณจะไม่สามารถนำการจัดรูปแบบใดๆ หรือการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ไปใช้กับข้อความได้

เช่นเดียวกับเขตข้อมูล Text คุณยังสามารถเรียกใช้ฟังก์ชันการแปลงกับข้อมูลในเขตข้อมูล Memo ได้

ตัวเลข คุณสามารถป้อนเฉพาะตัวเลขลงในเขตข้อมูลชนิดนี้ และคุณสามารถคำนวณค่าต่างๆ ในเขตข้อมูล Number ได้
วันที่และเวลา

คุณสามารถป้อนได้เฉพาะวันที่และเวลาในเขตข้อมูลชนิดนี้ ขึ้นอยู่กับว่าผู้ออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่าเขตข้อมูลเป็นอย่างไร คุณอาจพบเงื่อนไขเหล่านี้

  • ถ้าผู้ออกแบบฐานข้อมูลตั้งค่ารูปแบบการป้อนข้อมูลให้กับเขตข้อมูล (ชุดของสัญพจน์และอักขระตัวยึดที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเขตข้อมูล) คุณต้องป้อนข้อมูลในช่องว่างและในรูปแบบที่รูปแบบการป้อนข้อมูลนั้นกำหนดให้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเห็นรูปแบบ เช่น MMM_DD_YYYY คุณต้องพิมพ์ Oct 11 2009 หรือ ต.ค. 11 2552 ในช่องว่างที่มีให้ คุณไม่สามารถป้อนชื่อเดือนเต็มๆ หรือตัวเลขปีแบบสองตัวได้
  • ถ้าผู้ออกแบบไม่ได้สร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลเพื่อควบคุมวิธีที่คุณป้อนวันที่หรือเวลา คุณสามารถป้อนค่าโดยใช้รูปแบบวันที่หรือเวลาใดก็ตามที่สามารถใช้ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ 11 Oct. 2009 หรือ 11 ต.ค. 2552, 10/11/09, October 11, 2009 หรือ ตุลาคม 11, 2552 เป็นต้น
  • ผู้ออกแบบฐานข้อมูลอาจนำรูปแบบการแสดงผลมาใช้กับเขตข้อมูล ในกรณีดังกล่าว ถ้าไม่มีรูปแบบการป้อนข้อมูลอยู่ คุณสามารถป้อนข้อมูลได้ในแทบทุกรูปแบบ แต่ Access จะแสดงวันที่ตามรูปแบบการแสดงผล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถป้อน 10/11/2009 แต่รูปแบบการแสดงผลอาจถูกตั้งค่าให้แสดงค่าเป็น 11-Oct-2009
สกุลเงิน คุณสามารถป้อนเฉพาะค่าสกุลเงินลงในเขตข้อมูลชนิดนี้ นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องป้อนสัญลักษณ์สกุลเงินด้วยตนเอง ตามค่าเริ่มต้นแล้ว Access จะใช้สัญลักษณ์สกุลเงิน ( ¥, £, $, เป็นต้น) ที่ระบุไว้ในการตั้งค่าภูมิภาคของ Windows ของคุณ
AutoNumber คุณไม่สามารถป้อนหรือเปลี่ยนข้อมูลในเขตข้อมูลชนิดนี้ได้เลย Access จะเพิ่มค่าในเขตข้อมูล AutoNumber ให้ทุกครั้งที่คุณเพิ่มระเบียนใหม่ลงในตาราง
ใช่/ไม่ใช่ เมื่อคุณคลิกเขตข้อมูลที่มีการตั้งค่าให้เป็นชนิดข้อมูลนี้ Access จะแสดงกล่องกาเครื่องหมายหรือรายการแบบหล่นลง ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณจัดรูปแบบเขตข้อมูลนั้น ถ้าคุณจัดรูปแบบเขตข้อมูลให้แสดงรายการ คุณสามารถเลือก Yes หรือ No, True หรือ False หรือ On หรือ Off จากรายการดังกล่าว ซึ่งขึ้นอยู่กับรูปแบบที่นำไปใช้กับเขตข้อมูลนั้น คุณไม่สามารถป้อนค่าในรายการหรือเปลี่ยนแปลงค่าในรายการจากฟอร์มหรือตารางได้โดยตรง
วัตถุ OLE

คุณใช้เขตข้อมูลชนิดนี้เมื่อคุณต้องการแสดงข้อมูลจากแฟ้มที่สร้างด้วยโปรแกรมอื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงแฟ้มข้อความ แผนภูมิ Excel หรือชุดภาพนิ่ง PowerPoint ในเขตข้อมูล OLE Object ได้

 หมายเหตุ   สิ่งที่แนบมาให้วิธีที่รวดเร็ว ง่าย และยืดหยุ่นกว่าในการดูข้อมูลจากโปรแกรมอื่น ดูข้อมูลเพิ่มเติมของรายการสิ่งที่แนบได้ต่อไปในตารางนี้

การเชื่อมโยงหลายมิติ คุณสามารถป้อนข้อมูลใดก็ได้ในเขตข้อมูลชนิดนี้ และ Access จะเพิ่ม http:// ในข้อความของคุณ ถ้าคุณป้อนที่อยู่เว็บถูกต้อง การเชื่อมโยงของคุณจะใช้งานได้ มิฉะนั้น การเชื่อมโยงของคุณจะส่งผลให้เกิดข้อความแสดงข้อผิดพลาดขึ้น นอกจากนี้ การแก้ไขการเชื่อมโยงหลายมิติที่มีอยู่อาจไม่ง่ายนัก เนื่องจากการคลิกเขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลายมิติด้วยเมาส์จะเริ่มต้นเบราว์เซอร์ของคุณ และนำคุณไปยังไซต์ที่ระบุไว้ในการเชื่อมโยง เมื่อต้องการแก้ไขเขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลายมิติ ให้คุณเลือกเขตข้อมูลที่ติดกัน แล้วใช้แป้น TAB หรือแป้นลูกศรย้ายโฟกัสไปยังเขตข้อมูลการเชื่อมโยงหลายมิติ จากนั้นกด F2 เพื่อเปิดใช้งานการแก้ไข หรือคลิกขวาที่เขตข้อมูล ชี้ไปที่ การเชื่อมโยงหลายมิติ แล้วคลิก แก้ไขการเชื่อมโยงหลายมิติ
Attachment คุณสามารถแนบข้อมูลจากโปรแกรมอื่นไปกับเขตข้อมูลชนิดนี้ แต่คุณไม่สามารถพิมพ์หรือป้อนข้อความหรือข้อมูลที่เป็นตัวเลขได้
Lookup Wizard ตัวช่วยสร้างการค้นหาไม่ใช่ชนิดข้อมูล แต่คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างนี้สร้างรายการแบบหล่นลงได้สองชนิด นั่นคือ รายการค่าและเขตข้อมูลการค้นหาได้ รายการค่าจะใช้ข้อมูลในรายการที่มีการใช้ตัวคั่นซึ่งคุณป้อนด้วยตนเองเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหา ค่าเหล่านี้จะเป็นอิสระจากข้อมูลหรือวัตถุอื่นใดในฐานข้อมูลของคุณ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2010