การนับจำนวนข้อมูลโดยใช้แบบสอบถาม

บทความนี้อธิบายถึงวิธีการนับจำนวนข้อมูลที่ส่งกลับจากแบบสอบถาม ตัวอย่างเช่น บนฟอร์มหรือรายงาน คุณสามารถนับจำนวนรายการในเขตข้อมูลตารางได้อย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลตารางหรือในตัวควบคุมอย่างน้อยหนึ่งตัว คุณยังสามารถคำนวณค่าเฉลี่ย และหาค่าน้อยที่สุด ค่ามากที่สุด ค่าแรกสุด และค่าล่าสุดได้ นอกจากนี้ Microsoft Office Access 2007 ยังให้คุณลักษณะใหม่ที่เรียกว่า แถวผลรวม ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อนับจำนวนข้อมูลในแผ่นข้อมูลได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนการออกแบบแบบสอบถามของคุณ

คุณต้องการทำสิ่งใด


ทำความเข้าใจกับวิธีการนับจำนวนข้อมูล

คุณสามารถนับจำนวนรายการในเขตข้อมูลหนึ่งได้ (ค่าในคอลัมน์) โดยใช้ฟังก์ชัน จำนวน ฟังก์ชัน จำนวน เป็นส่วนหนึ่งของชุดฟังก์ชันที่เรียกว่า ฟังก์ชันการรวม คุณใช้ฟังก์ชันการรวมเพื่อดำเนินการคำนวณบนคอลัมน์ของข้อมูลและส่งกลับค่าเพียงค่าเดียว Access มีฟังก์ชันการรวมจำนวนหนึ่งนอกเหนือจากฟังก์ชัน จำนวน เช่น

  • ผลรวม ใช้สำหรับการหาผลรวมของตัวเลขในหนึ่งคอลัมน์
  • ค่าเฉลี่ย ใช้สำหรับการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขในหนึ่งคอลัมน์
  • ค่าสูงสุด ใช้สำหรับการค้นหาค่าสูงสุดในหนึ่งเขตข้อมูล
  • ค่าต่ำสุด ใช้สำหรับการค้นหาค่าต่ำสุดในหนึ่งเขตข้อมูล
  • ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน ใช้สำหรับการวัดลักษณะการกระจายค่าจากค่าเฉลี่ย
  • ค่าความแปรปรวน ใช้สำหรับการวัดค่าความแปรปรวนทางสถิติของค่าทั้งหมดในคอลัมน์

Office Access 2007 ให้สองวิธีในการเพิ่มฟังก์ชัน จำนวน และฟังก์ชันการรวมแบบอื่นๆ ลงในแบบสอบถาม โดยคุณสามารถดำเนินการได้ดังนี้

  • เปิดแบบสอบถามของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูลแลเพิ่มแถวผลรวม ซึ่งเป็นคุณลักษณะใหม่ใน Office Access 2007 ที่ทำให้คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการรวมในคอลัมน์ของชุดผลลัพธ์ได้อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์โดยไม่ต้องเปลี่ยนการออกแบบแบบสอบถามของคุณ
  • สร้างแบบสอบถามแบบใช้หาผลรวม ซึ่งจะคำนวณผลรวมย่อยในกลุ่มของระเบียนต่างๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการหาผลรวมย่อยของยอดขายทั้งหมดโดยแบ่งตามเมืองหรือแบ่งตามไตรมาส ให้คุณใช้แบบสอบถามแบบใช้หาผลรวมเพื่อจัดกลุ่มระเบียนของคุณโดยแบ่งตามประเภทที่คุณต้องการ จากนั้นหาผลรวมตัวเลขยอดขาย ในขณะที่แถวผลรวมจะคำนวณผลรวมทั้งหมดสำหรับคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ของข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์

 หมายเหตุ   ส่วนต่างๆ ที่เกี่ยวกับวิธีทำในเอกสารนี้จะเน้นการใช้ฟังก์ชัน จำนวน แต่โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถใช้ฟังก์ชันการรวมแบบอื่นๆ ในแถวผลรวมและแบบสอบถามของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันการรวมแบบอื่นๆ ให้ดูที่การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ฟังก์ชันการรวมอื่นๆ ให้ดูบทความการแสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่มแถวผลรวมและวิธีการใช้แบบสอบถามแบบใช้หาผลรวมเพื่อนับจำนวนข้อมูล ขณะที่คุณดำเนินการ โปรดจำไว้ว่าฟังก์ชัน จำนวน สามารถทำงานกับชนิดข้อมูลต่างๆ ได้มากกว่าฟังก์ชันการรวมแบบอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียกใช้ฟังก์ชัน จำนวน กับเขตข้อมูลชนิดใดๆ ก็ได้ ยกเว้นเขตข้อมูลที่มีข้อมูลสเกลาที่ซ้ำกันอย่างซับซ้อน เช่น เขตข้อมูลของรายการที่มีหลายค่า

ขณะที่ฟังก์ชันการรวมหลายฟังก์ชันจะทำงานได้เฉพาะกับข้อมูลในเขตข้อมูลที่ถูกตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ฟังก์ชัน ผลรวม จะทำงานได้กับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Number, Decimal หรือ Currency เท่านั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดข้อมูลที่แต่ละฟังก์ชันต้องการ ให้ดูที่การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทความนี้

สำหรับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับชนิดข้อมูล ให้ดูบทความการปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนการตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

นับจำนวนข้อมูลโดยใช้แถวผลรวม

คุณเพิ่มแถวผลรวมลงในแบบสอบถามได้ด้วยการเปิดแบบสอบถามของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูล ทำการเพิ่มแถว แล้วเลือกฟังก์ชัน จำนวน หรือฟังก์ชันการรวมแบบอื่นๆ เช่น ผลรวม, ค่าต่ำสุด, ค่าสูงสุด หรือ ค่าเฉลี่ย ขั้นตอนในส่วนนี้จะอธิบายถึงวิธีการสร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐานและการเพิ่มแถวผลรวม

สร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลพื้นฐาน

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ แล้วคลิก ออกแบบแบบสอบถาม

รูป Ribbon ของ Access

  1. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในแบบสอบถามของคุณ จากนั้นคลิก ปิด

ตารางที่เลือกไว้จะปรากฏเป็นหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบแบบสอบถาม รูปนี้จะแสดงให้เห็นตัวอย่างของตารางในตัวออกแบบแบบสอบถาม

แบบสอบถามที่มีสามเขตข้อมูลในตารางออกแบบ

  1. คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลตารางที่คุณต้องการใช้ในแบบสอบถามของคุณ

คุณสามารถรวมเขตข้อมูลที่มีข้อมูลแบบอธิบายได้ เช่น ชื่อและคำอธิบาย แต่คุณต้องรวมเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการนับจำนวนไว้ด้วย

แต่ละเขตข้อมูลจะปรากฏขึ้นในคอลัมน์ภายในตารางออกแบบแบบสอบถาม

  1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เรียกใช้

ผลลัพธ์ของแบบสอบถามจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. กลับไปยังมุมมองออกแบบและปรับแต่งแบบสอบถามของคุณหรือจะไม่ทำก็ได้ เมื่อต้องการทำ ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของแบบสอบถามแล้วคลิก มุมมองออกแบบ คุณสามารถปรับแต่งแบบสอบถามได้ตามต้องการด้วยการเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลตารางออก เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออก ให้เลือกคอลัมน์ในตารางออกแบบแล้วกด DELETE
  2. จะบันทึกแบบสอบถามของคุณหรือไม่ก็ได้

เพิ่มแถวผลรวม

  1. เปิดแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการทำเช่นนี้กับฐานข้อมูลในรูปแบบ Access 2007 ให้คลิกขวาที่แท็บเอกสารของแบบสอบถามแล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

หรือ

สำหรับฐานข้อมูลที่สร้างด้วย Access รุ่นเก่ากว่า บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิกลูกศรด้านล่าง มุมมอง แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

หรือ

ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่แบบสอบถาม การทำเช่นนี้จะเรียกใช้แบบสอบถามและโหลดผลลัพธ์ลงในแผ่นข้อมูล

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

รูป Ribbon ของ Access

แถว ผลรวม ใหม่จะปรากฏข้างใต้แถวข้อมูลแถวสุดท้ายในแผ่นข้อมูลของคุณ

  1. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการหาผลรวม แล้วเลือก จำนวน จากรายการนั้น

ซ่อนแถวผลรวม

  • บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แถวผลรวม ให้ดูบทความการแสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

นับจำนวนข้อมูลโดยใช้แบบสอบถามแบบใช้หาผลรวม

คุณนับจำนวนข้อมูลได้โดยใช้แบบสอบถามแบบใช้หาผลรวมแทนการใช้แถวผลรวมเมื่อคุณต้องการนับระเบียนบางระเบียนหรือทุกระเบียนที่ส่งกลับโดยแบบสอบถาม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนับจำนวนธุรกรรมการขายจำนวนหนึ่ง หรือจำนวนการทำธุรกรรมในเมืองๆ หนึ่งได้

โดยทั่วไป คุณใช้แบบสอบถามแบบใช้หาผลรวมแทนการใช้แถวผลรวมเมื่อคุณต้องการใช้ค่าผลลัพธ์ที่ได้ในส่วนอื่นของฐานข้อมูลของคุณ เช่น รายงาน

นับระเบียนทั้งหมดในแบบสอบถาม

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ แล้วคลิก ออกแบบแบบสอบถาม

รูป Ribbon ของ Access

  1. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในแบบสอบถามของคุณ จากนั้นคลิก ปิด

ตารางจะปรากฏในรูปของหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบแบบสอบถาม

  1. คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในแบบสอบถาม และตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณได้รวมเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับจำนวนไว้แล้ว คุณสามารถนับจำนวนเขตข้อมูลได้เกือบทุกชนิดข้อมูล โดยมีข้อยกเว้นคือเขตข้อมูลที่มีข้อมูลสเกลาที่ซ้ำกันอย่างซับซ้อน เช่น เขตข้อมูลของรายการที่มีหลายค่า
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม

แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบและ Group By จะปรากฏในแถวของแต่ละเขตข้อมูลในแบบสอบถาม

  1. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับจำนวนและเลือก Count จากรายการผลลัพธ์
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เรียกใช้

ผลลัพธ์ของแบบสอบถามจะแสดงในแผ่นข้อมูล

  1. จะบันทึกแบบสอบถามหรือไม่ก็ได้

นับจำนวนระเบียนในกลุ่มหรือประเภท

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ แล้วคลิก ออกแบบแบบสอบถาม

รูป Ribbon ของ Access

  1. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ตารางที่คุณต้องการใช้ในแบบสอบถามของคุณ จากนั้นคลิก ปิด

ตารางหนึ่งตารางหรือหลายตารางจะปรากฏในรูปของหน้าต่างในส่วนบนของตัวออกแบบแบบสอบถาม

  1. คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลที่มีข้อมูลประเภทของคุณ และเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการนับจำนวน แบบสอบถามของคุณไม่สามารถมีเขตข้อมูลแบบอธิบายอื่นๆ ได้
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม

แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบและ Group By จะปรากฏในแถวของแต่ละเขตข้อมูลในแบบสอบถาม

  1. ในแถว ผลรวม ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการนับจำนวนและเลือก Count จากรายการผลลัพธ์
  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เรียกใช้

ผลลัพธ์ของแบบสอบถามจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. จะบันทึกแบบสอบถามหรือไม่ก็ได้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

การอ้างอิงฟังก์ชันการรวม

ตารางต่อไปนี้จะแสดงรายการและอธิบายฟังก์ชันการรวมที่ Access มีให้ใช้ในแถวผลรวมและในแบบสอบถาม โปรดจำไว้ว่า Access มีฟังก์ชันการรวมสำหรับแบบสอบถามมากกว่าฟังก์ชันการรวมสำหรับแถวผลรวม นอกจากนี้ ถ้าคุณทำงานกับโครงการ Access โครงการหนึ่ง (ส่วนหน้า (front end) ของ Access ที่เชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Microsoft SQL Server) คุณจะสามารถใช้ชุดฟังก์ชันการรวมที่ SQL Server มีให้ได้จำนวนมากขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชุดของฟังก์ชันนั้น ให้ดู Microsoft SQL Server Books Online

ฟังก์ชัน คำอธิบาย ใช้กับชนิดข้อมูล
ผลรวม เพิ่มรายการลงในคอลัมน์ ใช้ได้กับข้อมูลตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น Number, Decimal, Currency
ค่าเฉลี่ย คำนวณค่าเฉลี่ยของคอลัมน์ โดยคอลัมน์จะต้องมีข้อมูลตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลา ฟังก์ชันนี้จะละเว้นค่า Null Number, Decimal, Currency, Date/Time
จำนวน นับจำนวนรายการในคอลัมน์

ชนิดข้อมูลทั้งหมด ยกเว้นชนิดข้อมูลที่มีข้อมูลสเกลาที่ซ้ำกันอย่างซับซ้อน เช่น คอลัมน์ของรายการที่มีหลายค่า

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการที่มีหลายค่า ให้ดูบทความแนะนำเขตข้อมูลที่มีหลายค่าและการเพิ่มหรือเปลี่ยนเขตข้อมูลการค้นหาที่ให้คุณเก็บค่าได้หลายค่า

ค่าสูงสุด ส่งกลับรายการที่มีค่าสูงสุด สำหรับข้อมูลที่เป็นข้อความนั้น ค่าสูงสุดคือค่าของอักษรตัวสุดท้าย และ Access จะไม่สนใจตัวพิมพ์ใหญ่เล็ก ฟังก์ชันนี้จะละเว้นค่า Null Number, Decimal, Currency, Date/Time
ค่าต่ำสุด ส่งกลับรายการที่มีค่าต่ำสุด สำหรับข้อมูลที่เป็นข้อความ ค่าต่ำสุดคือค่าอักษรตัวแรก และ Access จะไม่สนใจตัวพิมพ์ใหญ่เล็ก ฟังก์ชันนี้จะละเว้นค่า Null Number, Decimal, Currency, Date/Time
ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน

วัดลักษณะการกระจายค่าจากค่าเฉลี่ย (mean)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ฟังก์ชันนี้ ให้ดูบทความการแสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

Number, Decimal, Currency
ค่าความแปรปรวน

วัดค่าความแปรปรวนทางสถิติของค่าทั้งหมดในคอลัมน์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขและสกุลเงินเท่านั้น ถ้าตารางมีแถวน้อยกว่าสองแถว Access จะส่งกลับค่า Null

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันค่าความแปรปรวน ให้ดูบทความการแสดงผลรวมคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล

Number, Decimal, Currency

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2007