การส่งออกข้อมูลไปยัง Word

คุณสามารถส่งออกข้อมูลจากฐานข้อมูล Microsoft Office Access 2007 ของคุณไปยังเอกสาร Microsoft Office Word 2007 ได้โดยใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก บทความนี้จะอธิบายวิธีการใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออกและวิธีบันทึกการตั้งค่าการส่งออกของคุณให้เป็นสเปคเพื่อนำมาใช้ใหม่ในภายหลัง

---

• การส่งออกข้อมูลไปยัง Word: ข้อมูลพื้นฐาน
• ส่งออกข้อมูลไปยัง Word
• ทำความเข้าใจกับวิธีที่ Access ส่งออกวัตถุไปยัง Word

---

ด้านบนของหน้า

การส่งออกข้อมูลไปยัง Word: ข้อมูลพื้นฐาน

คุณสามารถส่งออกตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานไปยัง Office Word 2007 ได้ เมื่อคุณส่งออกวัตถุโดยใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก Office Access 2007 จะสร้างสำเนาของข้อมูลวัตถุนั้นไว้ในแฟ้ม Microsoft Word Rich Text Format (*.rtf) สำหรับตาราง แบบสอบถาม และฟอร์มต่างๆ นั้น เขตข้อมูลและระเบียนที่มองเห็นได้จะปรากฏเป็นตารางในเอกสาร Word เมื่อคุณส่งออกรายงาน ตัวช่วยสร้างจะส่งออกข้อมูลและเค้าโครงรายงาน  โดยพยายามทำให้เอกสาร Word คล้ายกับรายงานให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

• การเริ่มการดำเนินการจาก Access    เมื่อต้องการส่งออกข้อมูลจาก Access ไปยัง Word คุณจะต้องทำงานอยู่ใน Access เนื่องจากไม่มีหน้าที่การใช้งานใดใน Word ที่สามารถนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ได้ นอกจากนี้ คุณไม่สามารถบันทึกฐานข้อมูล Access หรือตารางให้เป็นเอกสาร Word โดยใช้คำสั่ง บันทึกเป็น ใน Access ได้
• วัตถุที่คุณสามารถส่งออกได้    คุณสามารถส่งออกตาราง แบบสอบถาม และรายงาน และคุณยังสามารถส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือกในมุมมองได้ด้วย แต่คุณไม่สามารถส่งออกแมโครและโมดูลได้ เมื่อคุณส่งออกฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลที่มีฟอร์มย่อยหรือแผ่นข้อมูลย่อย จะมีเฉพาะฟอร์มหลักหรือแผ่นข้อมูลหลักเท่านั้นที่จะถูกส่งออก คุณจำเป็นต้องดำเนินการส่งออกซ้ำในแต่ละฟอร์มย่อยและแผ่นข้อมูลย่อยที่คุณต้องการให้แสดงใน Word ในทางกลับกัน เมื่อคุณส่งออกรายงาน ฟอร์มย่อยและรายงานย่อยที่รวมอยู่ในรายงานจะถูกส่งออกพร้อมกับรายงานหลัก
• ผลลัพธ์ของการดำเนินการ    ตัวช่วยสร้างการส่งออกจะส่งออกข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบเสมอ นั่นหมายความว่าจะมีเฉพาะเขตข้อมูลและระเบียนที่มองเห็นได้ในวัตถุหรือมุมมองเท่านั้นที่จะถูกส่งออกพร้อมกับการตั้งค่ารูปแบบการแสดงผล คอลัมน์และระเบียนที่ถูกซ่อนไว้ เนื่องจากการตั้งค่าตัวกรอง จะไม่ถูกส่งออก สำหรับรายงาน เค้าโครงของรายงานจะยังถูกรักษาไว้เมื่อรายงานถูกส่งออก
• การผสานกับเอกสารที่มีอยู่    เมื่อคุณส่งออกข้อมูลจาก Access ไปยังเอกสาร Word ข้อมูลนั้นจะถูกส่งออกไปเป็นแฟ้ม Word ใหม่เสมอ ถ้าคุณต้องการให้ข้อมูลแทรกลงในเอกสาร Word ที่มีอยู่ คุณต้องส่งออกข้อมูลจาก Access ให้เป็นเอกสาร Word ใหม่ก่อน จากนั้นให้คัดลอกข้อมูลจากเอกสาร Word ใหม่นั้นและวางข้อมูลลงในเอกสารที่มีอยู่ หรือคุณสามารถคัดลอกแถวจากตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานของ Access ได้โดยตรง จากนั้นให้วางแถวที่คัดลอกลงในเอกสารที่คุณมีอยู่

ด้านบนของหน้า

ส่งออกข้อมูลไปยัง Word

กระบวนการส่งออกข้อมูลไปยังเอกสาร Word มีขั้นตอนคร่าวๆ ดังนี้

• เตรียมแหล่งข้อมูลของคุณเพื่อส่งออก ในขั้นตอนนี้ คุณต้องแน่ใจว่าข้อมูลของคุณไม่มีข้อผิดพลาด และคุณตัดสินใจแล้วว่าจะส่งออกข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดในตารางต้นทางของคุณ
• เรียกใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก
• จะบันทึกการตั้งค่าของคุณให้เป็นสเปคส่งออกเพื่อนำมาใช้ใหม่ในภายหลังหรือไม่ก็ได้

ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีดำเนินงานแต่ละอย่าง

เตรียมการส่งออก

1. เปิดแหล่งฐานข้อมูล
2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกวัตถุที่มีข้อมูลที่คุณต้องการส่งออก

คุณสามารถส่งออกตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานก็ได้

3. ตรวจทานข้อมูลต้นฉบับเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นไม่มีตัวบ่งชี้ข้อผิดพลาด (สามเหลี่ยมสีเขียว) หรือค่าความผิดพลาด เช่น #Num

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แก้ไขข้อผิดพลาดใดๆ ก่อนที่จะส่งออกข้อมูลไปยัง Word มิฉะนั้น คุณจะพบว่าค่าดังกล่าวจะถูกแทนด้วยค่า Null (Null: ค่าที่คุณสามารถป้อนลงในเขตข้อมูลหรือใช้ในนิพจน์หรือแบบสอบถามเพื่อบ่งชี้ถึงข้อมูลที่หายไปหรือข้อมูลที่ไม่รู้จัก ใน Visual Basic คำสำคัญ Null จะหมายถึงค่า Null โดยบางเขตข้อมูล เช่น เขตข้อมูลคีย์หลักจะไม่สามารถมีค่า Null ได้)

4. ถ้าเอกสาร Word ปลายทางมีอยู่แล้วและถูกเปิดไว้ ให้ปิดเอกสารนั้นก่อนที่คุณจะดำเนินการต่อไป ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์คุณก่อนที่จะเขียนทับเอกสารนั้น

 หมายเหตุ   คุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังเอกสาร Word ที่มีอยู่ได้

5. ในฐานข้อมูล ถ้าคุณต้องการส่งออกเฉพาะส่วนหนึ่งของตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม ให้เปิดวัตถุนั้นและเลือกเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการ

ส่งออกข้อมูล

1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก Word

 หมายเหตุ   คำสั่ง ส่งออก จะพร้อมใช้งานเมื่อฐานข้อมูลเปิดอยู่เท่านั้น

2. ในตัวช่วยสร้างการส่งออก ให้ระบุชื่อของแฟ้มปลายทาง
3. ตัวช่วยสร้างจะส่งออกข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบเสมอ ถ้าคุณต้องการดูเอกสาร Word หลังจากที่การดำเนินการส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดแฟ้มปลายทางหลังจากที่การดำเนินการส่งออกเสร็จสมบูรณ์
4. ถ้าคุณเลือกระเบียนที่คุณต้องการส่งออกก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการส่งออก คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือก อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการส่งออกระเบียนทั้งหมดในมุมมอง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนั้น

 หมายเหตุ   กล่องกาเครื่องหมายนี้ปรากฏว่าไม่พร้อมใช้งาน (สีจาง) ถ้าไม่มีระเบียนใดถูกเลือก

5. ให้คลิก ตกลง
6. ถ้ามีเอกสารปลายทางอยู่ คุณจะถูกพร้อมท์ให้คลิก ใช่ เพื่อเขียนทับแฟ้มนั้น คลิก ไม่ใช่ เพื่อเปลี่ยนชื่อของแฟ้มปลายทาง แล้วคลิก ตกลง อีกครั้ง

Access จะส่งออกข้อมูลและเปิดเอกสารปลายทางนั้นใน Word ซึ่งขึ้นอยู่กับตัวเลือกการส่งออกที่คุณระบุไว้ในตัวช่วยสร้าง นอกจากนี้ Access ยังแสดงสถานะของการดำเนินการบนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างด้วย ให้ไปยังขั้นตอนถัดไปถ้าคุณต้องการบันทึกการตั้งค่าการส่งออกเพื่อนำมาใช้ใหม่ในภายหลัง

บันทึกการตั้งค่าการส่งออก

1. บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างการส่งออก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกขั้นตอนการส่งออก

ชุดของตัวควบคุมเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น

2. ในกล่อง บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อสำหรับสเปคส่งออก
3. หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ให้พิมพ์คำอธิบายในกล่อง คำอธิบาย หรือไม่พิมพ์ก็ได้
4. คลิก บันทึกการส่งออก

หรือ

เมื่อต้องการเรียกใช้การดำเนินการส่งออกในช่วงเวลาที่แน่นอน (เช่น รายสัปดาห์ หรือ รายเดือน) ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างงาน Outlook แล้วคลิก บันทึกการส่งออก การทำเช่นนี้จะเป็นการสร้างงาน Microsoft Office Outlook 2007 ที่ให้คุณเรียกใช้สเปคได้ในภายหลัง

ถ้าคุณไม่สร้างงาน Outlook โปรแกรม Access จะบันทึกสเปคนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างงาน Outlook โปรแกรม Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ ส่งออก-ชื่อ - งาน สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้กล่องโต้ตอบดังกล่าว ให้ไปยังขั้นตอนถัดไป

 หมายเหตุ   ถ้าไม่มีการติดตั้ง Outlook ไว้ Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อคุณคลิก บันทึกการส่งออก ถ้า Outlook ไม่ได้กำหนดค่าไว้อย่างถูกต้อง ตัวช่วยสร้างการกำหนดค่า Outlook จะเริ่มทำงาน ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างเพื่อกำหนดค่าให้กับ Outlook

การสร้างงาน Outlook

1. ในกล่องโต้ตอบ ส่งออก-ชื่อ - งาน ใน Outlook ให้ตรวจทานและปรับเปลี่ยนการตั้งค่างาน เช่น วันครบกำหนด และ ตัวเตือน

เมื่อต้องการสร้างงานให้เป็นกิจวัตร ให้คลิก กิจวัตร รูปต่อไปนี้แสดงให้เห็นตัวกำหนดตารางเวลางานที่มีการตั้งค่าบางอย่างไว้เป็นตัวอย่าง

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการจัดกำหนดการงาน Outlook ให้ดูในบทความ การจัดกำหนดการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก

2. เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก บันทึกแล้วปิด

การเรียกใช้งานที่บันทึกไว้

1. ในบานหน้าต่างนำทาง Outlook ให้คลิก งาน แล้วคลิกสองครั้งที่งานที่คุณต้องการเรียกใช้
2. บนแท็บ งาน ในกลุ่ม Microsoft Office Access ให้คลิก เรียกใช้การส่งออก
3. เปิดแฟ้มข้อความและตรวจสอบเนื้อหาของแฟ้ม

ดูส่วนถัดไปสำหรับการแก้ไขปัญหาค่าที่หายไปและค่าที่ไม่ถูกต้อง

ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจกับวิธีที่ Access ส่งออกวัตถุไปยัง Word

ตารางต่อไปนี้จะอธิบายวิธีที่ Access ส่งออกวัตถุและค่าหลายอย่างไปยัง Word ตารางนี้สามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่ามีข้อผิดพลาดใดเกิดขึ้นถ้าการดำเนินการส่งออกไม่ทำงานตามที่คุณคาดไว้

ด้านบนของหน้า